Groep Gent. Bedrijfsvoering 30/05. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 1

Transcriptie

1 Groep Gent Bedrijfsvoering 30/05 Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 1

2 INHOUD WIJS WERKEN is HUISVESTING IMPLEMENTATIE Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 2

3 WIJS WERKEN IS Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 3

4 Wijs Werken is een middel om: 1 onze dienstverlening naar de burger toe te versterken, 2 het welzijn van onze medewerkers te verhogen, 3 te werken aan een duurzame werkomgeving, 4 een aantrekkelijke werkgever te zijn. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 4

5 ACTIVITEITS GEBONDEN WERKEN STERK LEIDERSCHAP VERTROUWEN RESULTAAT Wijs Werken PLAATSON- AFHANKELIJK WERKEN KENNISDELING & ONTWIKKELING DIGITAAL WIJS WERKEN * HUISVESTING WAARDEN GROEP GENT (WORTELS) Digitale Informatie & Archief, Digitale werkplek Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 5 5

6 Wijs Werken in de praktijk (animatiefilmpje) April 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 6 6

7 We werken met goesting en passie voor de klant. We voelen ons BETROKKEN bij de organisatie. We bepalen mee wat prioritair is. We communiceren OPEN en respectvol. We werken op basis van wederzijds vertrouwen. We werken DOELGERICHT en efficiënt. We nemen onze verantwoordelijkheid om resultaten te behalen. We kunnen ons werk zelf plannen. We hebben de vrijheid om ons werk CREATIEF in te vullen zolang we onze resultaten op een kwaliteitsvolle manier realiseren. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 7

8 Wat betekent WIJS WERKEN voor MIJ: een beter evenwicht tussen werk en privé een comfortabele en aangename werkomgeving ik kies mijn werkplek volgens de activiteit die ik wens uit te voeren ik heb duidelijke doelstellingen Wat betekent WIJS WERKEN voor het TEAM: we zijn centraler gehuisvest (nabijheid team en diensten) vlotter (digitaal) communiceren en interageren vlotter (digitaal) delen van kennis we hebben duidelijke verantwoordelijkheden Wat betekent WIJS WERKEN voor de ORGANISATIE: betere dienstverlening duurzaam inzetten van ruimte en middelen een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 8 8

9 HUISVESTING Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 9

10 ONZE KRACHTEN BUNDELEN OP CENTRALE LOCATIES STADHUIS SINT- MARTENSSTRAAT SITE ZUID CAMPUS PRINS FILIP Meer info op: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 10

11 Site Zuid 3 gebouwen, elk met een eigen functie Huisvesting pijler PERSOON Huisvesting pijler GROND Huisvesting pijler ONDERSTEUNING PUBLIEKSZONE Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 11

12 Renovatie met respect voor het monumentale karakter Renovatie backoffice ruimte AC Zuid verdieping 2 tot en met 6: architect Abscis Renovatie binnen in het E-gebouw: architect P. Van Derbeken Bibliotheek en publiekstoegankelijke zones AC Zuid: architect Kraaijvanger-SAR. Masterplan en voorontwerp klaar juli 2017 Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 12

13 Renovatie bibliotheek & publiekszone AC Zuid: Kraaijvanger-SAR Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 13

14 Renovatie bibliotheek & publiekszone AC Zuid: Kraaijvanger-SAR Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 14

15 Renovatie bibliotheek & publiekszone AC Zuid: Kraaijvanger-SAR Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 15

16 Link met project LEO. Publiekszone met loketten en spreekruimtes op gelijkvloers van de site Zuid: volledige scheiding tussen front- en backoffice. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 16

17 Voorziene faciliteiten op site Zuid naast publiekszone en kantoorzone CENTRAAL FACILITY PUNT voor personeel CENTRALE VERGADERZONE SERVICE & LOGISTIEK Bpost ICT: datacenter & UPS lokaal POSTBEDELINGS-, SCANen KOPIEERCENTER REFTER & CATERING Meer info op: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 17

18 Huisvesting diensten E-gebouw Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 18

19 Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 19

20 IMPLEMENTATIE Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 20

21 BEGELEIDING WIJS WERKEN: standaard traject ANALYSEFASE Ik begrijp wat Wijs Werken betekent. Ik begrijp wat Wijs Werken betekent specifiek voor onze dienst. Het is mij duidelijk hoe ik zelf direct betrokken ben bij de implementatie. ONTWERPFASE Het is mij duidelijk hoe onze nieuwe werkplek er zal uitzien. IMPLEMENTATIEFASE Ik word, als leidinggevende, klaargestoomd voor het Wijs Werken. EVALUATIE & NAZORG Als gebruiker evalueer ik mijn werkbeleving voor en na de invoering van het Wijs Werken. Het is mij duidelijk hoe we binnen onze dienst meer digitaal zullen werken. Ik ben fiere ambassadeur en denk mee na over HOE we op onze dienst Wijs zullen Werken. We evalueren hoe we als dienst samen reeds Wijzer Werken en hoe we verder kunnen groeien. De nieuwe manier van werken en onze nieuwe werkplek wordt voor al onze medewerkers duidelijk. We zijn klaar voor de verhuis naar onze nieuwe werkplek. We nemen het zelf verder in handen, Wijs Werken wordt deel van ons DNA. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 21

22 BEGELEIDING WIJS WERKEN: standaard traject ANALYSEFASE Kennismaking met directie: Visie & concept Wijs Werken Traject Wijs Werken ONTWERPFASE Invullen dambordpatroon: Opmaak werkplekfiche Briefing vastgoed Uitwerken microplan IMPLEMENTATIEFASE Leidinggevenden voorbereiden: 4 sessies rond leidinggeven binnen het Wijs Werken Maturiteitsscan EVALUATIE & NAZORG Evaluatie door gebruikers: Bevraging Evaluatieworkshop met ambassadeurs Analyse behoeften: Interviews behoeften Profielbepaling Rapportering behoeften aan directie Actieplan Digitaal Werken: Workshop leidinggevenden Opzetten digitaal klassement (verdere) archivering en opruimacties Keuze hardware Activeren ambassadeurs: Gebruik van de nieuwe werkplek Afspraken rond gebruik Validatie meubilair via task force Evaluatie met leidinggevenden: Bespreken resultaten evaluatie Maturiteitsscan Activeren medewerkers: Actiegroep (departement) Task force (dienst) Interne verhuiscoördinator (dienst) Interne communicator (dienst) Kick-off gebruikers: Visie Wijs Werken Finaal microplan Aanpak behaviour Praktische voorbereiding verhuis: Rondleiding nieuwe werkplek Opleiding gebruikers Opruimen en inpakken Nazorg en overdracht: Bijsturen inrichting Bijsturen afspraken Verder digitaliseren van de werking Overdracht Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 22

23 BEGELEIDING WIJS WERKEN Activiteitsgebonden werken Inspirerende werk- en ontmoetingsplaats Anneleen De Bock (projectleider Bricks) Digitaal Wijs Werken Papierluw werken Digitaal samenwerken Digitaal kennis ontwikkelen & delen Conny Van Achte (projectleider Bytes) Resultaatgericht werken Inspelen op de sterktes en kwaliteiten van elk team en individu Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) Verhuiscoördinator Christian Vidts Anton Maes (3B coördinator) Nina De Blieck (Behaviour coach) BETROKKEN ROLLEN KLANTZIJDE Interne projectleider FM coördinator Interne verhuiscoördinator Interne communicator Ambassadeurs Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 23

24 BRICKS Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 24

25 Bricks Ruimte & infrastructuur voor een efficiënte samenwerking en een inspirerende werk- en ontmoetingsplek Activiteitsgebonden werkomgeving: dambordpatroon met voldoende variatie afgestemd op de activiteiten van elke dienst. Multifunctioneel en praktisch Aandacht voor akoestiek, ergonomie & comfort Toekomstbestendig (Groep Gent in evolutie) Anneleen De Bock (projectleider Bricks) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 25

26 Geen landschapskantoor maar dambordpatroon op maat van elke dienst, aandacht voor samenwerking en concentratiewerk. Dambordpatroon E-gebouw (Barneys +3) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 26

27 Medewerker kiest zelf een werkplek in functie van zijn/haar activiteit: activiteitsgebonden werkomgeving (filmpje) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 27

28 Telefoneren Type activiteiten Groep Gent Individueel werk Brainstorm Concentratiewerk Vergadering Informeel overleg Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 28

29 9u00-11u00: vergadering 11u30: mails checken Aanlandplek atrium 17u: kort statusgesprek met collega 12u00: lunch in Vooruit 13u30: geconcentreerd voorbereiden in afgesproken stille ruimte 15u00-16u30: brainstorm in koffiehoek atrium 14u30: overleg met leidinggevende in cockpit Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 29

30 Gemeenschappelijke zones

31 Medewerker kiest zelf een werkplek in functie van Werkplekken E-gebouw zijn/haar activiteit: activiteitsgebonden werkomgeving. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 31

32 CLEAN DESK: Werkplekken na gebruik vrijmaken. We vermijden het gelijktijdig gebruik van 2 werkplekken. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 32

33 Clean Desk principe (filmpje) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 33

34 Plan van aanpak: timing en werken najaar 2017 in uitwerking! Sept 2017 Oktober 2017 Nov 2017 Dec 2017 Jan 2018 Febr 2018 VERHUIZEN Verhuis Bedrijfsvoering Verhuis dienst HR: enkel gebruik backoffice Verhuis dienst HR (Sodigent, Rek & Sel, ) na volledige inrichting VERBOUWINGEN Inrichtingsdossiers:gem zones + kitchenettes timing afh bestek Gelijkvloers Beddeleem (balie, jury-en gesprekslok. ) Warme en koude keuken, douches en kleedruimtes timing afh bestek 34 business consulting. profoundly different.

35 E-gebouw: verhuisbewegingen 2e fase- in uitwerking met de betrokken diensten Datum verhuis 2017 Huidige locatie Nieuwe locatie Opmerking Dienst Interne Audit 16/5 Onderstraat 20 E-gebouw deel Barneys +4 Gelinkt aan de verhuisbewegingen Botermarkt. Infosessie Bedrijfsvoering 27/6 Bedrijfsvoering Deel 1: Beleidsparticipatie Internationale Relaties en netwerken Stedelijke Vernieuwing Strategische Coördinatie Strategische Subsidies 7/09 AC Portus +9 en +10 Barneys +3 Bedrijfsvoering Deel 2 Data en informatie 14/9 AC Portus +10 Hofstraat +3 Bedrijfsvoering: Organisatieontwikkeling 14/9 AC Portus +3 + Onderbergen Barneys +4 MIJLPAAL Einde huur AC Portus +10 Eind sept Start bufferverdiep +9: flexplekken werken Zuid + AC Portus 35

36 Huisvesting diensten E-gebouw: Wie zit waar? Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 36

37 Barneys +4: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 37

38 Barneys +3: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 38

39 Hofstraat +3: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 39

40 Hofstraat +1: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 40

41 Infosessie en rondleiding: dinsdag 27/6 om 14u FM communicatie stuurt uitnodiging Inhoud? Verhuis: voor tijdens na Hoe verhuisdozen kleven en labellen Bibliotheek Poolfietsen en wagens Praktische vragen en bezorgdheden bij de verhuis: Christian Vidts 0495/ Vragen omtrent beheer gebouw en reservatie vergaderzalen: Michel De Maesschalck 0475/ Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 41

42 BYTES Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 42

43 Bytes Digitaal werken: Digitale werkplek: jouw toegangspoort naar al je toepassingen Digitale mindset Digitale Informatie & Archief Vlot en gebruiksvriendelijk Toegankelijk via elk toestel Ruggengraat van het nieuwe samenwerken: sociaal platform: volgen van nieuws en groepen Digitale tools Digitale werkplek informatie uitwisselen samen aan documenten en dossiers werken Conny Van Achte (projectleider Bytes) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 43

44 Maximaal Digitaal samenwerken: Minimum aan papier Reductie archief tot 30% Moderne tools: Basisuitrusting (WiFi, netwerkkabels, ) Specifieke voorzieningen (MFK, info-schermen, telefonie ) Persoonlijke ICT voorzieningen (laptop, gsm ) Meer info: Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 44

45 Digitaal werken (filmpje) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 45

46 BEHAVIOUR Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 46

47 Behaviour Resultaatgericht Sterktes & kwaliteiten van elk team en individu Vertrouwen Een nieuwe werkomgeving vraagt een aangepaste werkmethode en ander gedrag. Afspraken maken en respecteren voor een vlotte samenwerking in de nieuwe werkomgeving. Andere manier van leidinggeven : meer focus op coachen meer verantwoordelijkheid meer flexibiliteit in waar en hoe werken aandacht voor teamdynamiek Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 47

48 Behaviour Open communiceren en constructieve feedback. Wederzijds vertrouwen staat centraal! Medewerkers krijgen meer vrijheid over het HOE en worden geëvalueerd op het WAT (de resultaten). Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 48

49 GEEN COPY PASTE Wijs Werken heeft een impact op de manier waarop we werken! We kiezen een werkplek in functie van onze activiteiten Onze werkplek en niet mijn werkplek Clean Desk Teamkasten en geen persoonlijke kasten Een locker en geen ladenblok. Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 49

50 Ervaringen met Wijs Werken (filmpje) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 50

51 BEGELEIDING WIJS WERKEN Maand 1 Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9 ANALYSE Wat zijn de principes? Kennismaking directie Opstart actiegroep Infosessie diensten ONTWERP Wat moeten we voorbereiden? Opstart taskforce Validatie Microplan VERHUIS naar de activiteitsgebonden werkomgeving IMPLEMENTATIE Hoe gaan we werken? Kick-off gebruikers Opstart Task Force Opstart leidinggevenden Opstart Ambassadeurs EVALUATIE & NAZORG Hoe verloopt het nu? Nazorg Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 51

52 BEGELEIDING WIJS WERKEN: IMPLEMENTATIE 3B s Maand 4 Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9 Maand 1 tot 3 Analyse & ontwerp Kick-off gebruikers Opstart Taskforce Opstart leidinggevenden Taskforce VERHUIS naar de activiteitsgebonden werkomgeving EVALUATIE & NAZORG Hoe verloopt het nu? Traject Leidinggevenden Opstart ambassadeurs Traject ambassadeurs Infosessie & rondleiding Gebruikersopleiding Renovatie Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 52

53 TRAJECT LEIDINGGEVENDEN Leiding geven in het Wijs Werken 4 sessies 1. Mijn rol als leidinggevende in Wijs Werken, 2. Leidinggeven in een activiteitsgebonden werkomgeving, 3. Persoonlijke werkorganisatie en telewerken, 4. Werken op basis van vertrouwen en coachend leiderschap, Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 53

54 BEGELEIDINGSTRAJECT Workshop Dienst Interne Audit 16 mei (14u-16u) Kickoff gebruikers (3 B) Leidinggevenden (3u/sessie) Sessie 1 : updaten afspraken Sessie 2 : vertrouwen, telewerk, 30 mei (11u-12u30) 5 sept (13u30-16u30) 16 okt (9u-12u) Infosessie verhuis + rondleiding Verhuisdata Opleiding gebruikers = werkplekspel 27 juni (14u-16u) 7 sept en 14 sept 14 sept (14u-16u) Juridische dienst : apart traject Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 55

55 Ervaringen met Wijs Werken (filmpje) Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 56

56 JOUW VRAGEN? B e d a n k t v o o r j e a a n d a c h t Mei 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent 57