Waaierwerken: gewoon een nieuwe toren of een nieuw gebouw vol kansen?

Transcriptie

1 Waaierwerken: gewoon een nieuwe toren of een nieuw gebouw vol kansen? Interactieve inspiratiesessie PTOW 14 april 2016 Alex Van Loon, adviseur Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling 1-23/06/2015

2 Aanleiding: een nieuw provinciehuis 2-23/06/2015

3 Visie op waaierwerken 'Waaierwerken' is voor de provincie Antwerpen een manier om als moderne organisatie een betere dienstverlening te garanderen voor de burgers en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkgever te zijn. Door flexibeler en dynamischer te zijn, creëren wij meer samenhorigheid tussen de mensen, een meer participatieve houding, meer betrokkenheid en inspraak en een betere doorstroom van informatie. Wij hanteren een betere werk/privé balans en willen tegelijkertijd kostenbesparend, milieuvriendelijker, creatiever en efficiënter zijn. Kennisdelen staat centraal en wordt mede ondersteund door onze technologische vooruitgang. 3-23/06/2015

4 Tijdelijke huisvesting: pilootproject 4-23/06/2015

5 5-23/06/2015

6 Waar komt waaierwerken vandaan? Anders Werken of Het Nieuwe Werken : Twee containerbegrippen Niet overal hetzelfde Sommige recepten werken op de ene plaats wel, maar elders niet Is dat wel zo anders of nieuw? Waaierwerken: - sommige dingen doen we vandaag al zo - sommige zaken zijn optioneel - kiezen uit de waaier van mogelijkheden

7 Een waaier van mogelijkheden 7-23/06/2015

8 Een waaier van mogelijkheden 8-23/06/2015

9 Resultaatgericht werken Duidelijke jaarafspraken (Functioneren & Evalueren) op basis van duidelijke doelstellingen (Beleids- en Beheerscyclus) vertaald in werkoverleg en werkafspraken Resultaatgericht werken betekent dat: De medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor het afgesproken werk De leidinggevende aan de medewerker vertrouwen geeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd 9-23/06/2015

10 Resultaatgericht werken: deelthema s Omgaan met resultaatgericht werken Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren, Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap, Verantwoordelijkheid en autonomie versterken Betrokkenheid verhogen: jobcrafting, 10-23/06/2015

11 Een waaier van mogelijkheden 11-23/06/2015

12 Flexibele werkplekken Meer soorten werkplekken Werkplek kiezen naargelang de taak Akoestische maatregelen Personaliseren werkomgeving Clean desk Leefregels Telewerk 12-23/06/2015

13 Werkplektypes Werkplek open ruimte Cockpit Individuele stiltewerkplek Collectieve stilteruimte Centrale bibliotheek Loungewerkplek Aanlandwerkplek 13-23/06/2015

14 Overleg- en projectruimtes Kleine overlegruimte Grote overlegruimte Projectruimte Koffiehoek 14-23/06/2015

15 Een waaier van mogelijkheden 15-23/06/2015

16 Flexibele ICT Laptops Wifi in heel het gebouw en op het terras van het personeelsrestaurant Lync (chat, presence, videoconferencing) 16-23/06/2015

17 Een waaier van mogelijkheden 17-23/06/2015

18 Dossierbeheer Opruimdagen (papier & digitaal) Digitaal en papieren dienstklassement Digitale handtekening Zoveel mogelijk processen digitaliseren (niet automatiseren) Verbetering archiefwerking Centrale bibliotheek 18-23/06/2015

19 Tijdlijn pilootproject Januari 2012: deputatie keurt aanpak goed Oktober 2011: managementteam bepaalt minimale scope Scope Maart 2011: projectplan Januari 2011: projectvoorstel Oktober 2013: tweede evaluatie Scope Juni 2013: eerste evaluatie Mei 2013: verhuis naar PaS Rode draad = co-creatie Januari 2014: finale evaluatie Scope Scope Voorjaar 2013: leefregels via werkplekspel Oktober 2012: programma op maat per Scope dienst 19-23/06/2015

20 Aanpak Foto werkplekspel 20-23/06/2015

21 Aanpak Foto Opruimen flap evaluatieronde creëert rust Je leert andere diensten kennen Eindelijk het gevoel een moderne werkgever te hebben Mogelijkheden van toestellen beter benutten Lounge wordt veel gebruikt 21-23/06/2015

22 Evaluatie pilootproject Enkele kwaliteiten: Verschillende types werkplekken Contacten en samenwerking over de diensten heen Mogelijkheid om te telewerken Laptops en bijkomende schermen (22 ) Enkele aandachtspunten: Samenhang binnen het team Integratie van nieuwe collega s Stabiele ICT-omgeving 22-23/06/2015

23 Iedereen mee: waaierwerkdagen! Voormiddag: informeren en beleven 3D-simulatie van interieur nieuw provinciehuis Proeven van diverse aspecten van waaierwerken: Resultaatgericht werken en leiderschap Werkplekspel Digitaal werken: Sharepoint, Skype, Gesprek met collega s die nu al waaierwerken Inschrijven voor werfbezoek 23-23/06/2015

24 Iedereen mee: waaierwerkdagen! Namiddag: eigen traject op maat samenstellen Per dienst of team Minimale en optionele doelen, bv.: Afspraken over hoe kantoorverdieping te gebruiken Hoe clean desk toepassen? Basis van elk dossier is digitaal Afspraken over telefonische bereikbaarheid Outlookagenda openstellen Telefoneren via laptop Resultaatgericht coachen Kennis delen Eigen uitdaging 24-23/06/2015

25 Iedereen mee: waaierwerkdagen! Groepen van ongeveer 60 Deelnemen per dienst of team Begeleiding door telkens 2 facilitatoren Ondersteunende diensten aanwezig om afspraken te maken over uitvoering Input verzamelen voor leiderschapstraject 25-23/06/2015

26 Verhuis April 2016 Juli 2016 Oktober 2016 Januari 2017 April 2017 Juli 2017 Oktober 2017 Januari 2018 April 2018 Juli 2018 Globale planning richting verhuis Terugkomdag WWd 360 Traject op maat Afspraken 26-23/06/2015

27 Hoe de verandering verankeren? Eigenaarschap via verdiepingsraden: Afspraken tussen gebruikers onderling Afspraken met ondersteunende diensten Over: Het samen leven en werken Gebruik van de kantoorruimtes (bv. leefregels) Inrichting van de kantoorruimtes Dienstverlening (facilitair, ICT) Ook al voor de inrichting van het nieuwe provinciehuis 27-23/06/2015

28 Jullie vragen

29 Meer weten? Alex Van Loon Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling Tel Freek Van Looveren Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling Tel /06/2015

30 Extra slides

31 Traject op maat Ontmoeten: Per dienst of per groep van teams te bepalen i.s.m. de coach en de ondersteunende diensten 5 thema's 2 doelen Minimaal te behalen in functie van de verhuis Optioneel te behalen om het werken makkelijker te maken Interne projectleiders voor onderdelen van het traject Ont-moeten: Dienst kiest uit het aanbod. Wat moet bereikt worden is duidelijk, hoe dat kan bereikt worden is flexibel Ondersteunende diensten en programma s elk op hun eigen thema DPRO coach als aanspreekpunt en gids, geen auditor of controleur 31-23/06/2015

32 Zijn wij klaar voor waaierwerken in het nieuwe provinciehuis? We zijn geïnformeerd over de werking van het nieuwe provinciehuis 32-23/06/2015

33 Waaierwerktraject MINIMALE DOELEN OPTIONELE DOELEN Wij weten wat waaierwerken inhoudt op de verschillende thema's en wij weten wat de minimaal te bereiken doelen zijn Wij hebben een traject op maat met acties om de minimale en de optionele doelen te bereiken We hebben praktische afspraken met de ondersteunende diensten over onze acties en hun begeleiding, liefst op de Waaierwerkdag zelf Tijdens de uitvoering van onze acties mogen we ons traject op maat bijsturen. We maken dan nieuwe afspraken met de ondersteunende diensten 33-23/06/2015

34 Flexibele werkplekken MINIMALE DOELEN OPTIONELE DOELEN Wij hebben afspraken met onze collega's op dezelfde verdieping over hoe de verdieping te gebruiken We weten dat je elke dag een werkplek moet kiezen naargelang het werk dat je gaat doen Wij weten hoe we clean desk zullen toepassen en hebben daar eventueel afspraken over gemaakt binnen onze dienst Wij passen clean desk toe in het PaS/het Coveliersgebouw We hebben kennis gemaakt met een van de pilootprojecten en hebben getuigenissen gehoord van pilootwaaierwerkers Wij passen aspecten van waaierwerken toe in het PaS/het Coveliersgebouw/Lozanagebouw We hebben een andere uitdaging i.v.m. flexibele werkplekken 34-23/06/2015

35 Digitaal samenwerken en dossierbeheer (1/2) MINIMALE DOELEN De basis van elk dossier is digitaal, wij kunnen digitaal samenwerken en wij delen onze digitale dossiers; er zijn nog papieren documenten die kunnen worden opgeslagen met een maximum van 144 lopende meter per verdieping. Wij kunnen ons dagelijks werk doen met de bestaande ICT-toepassingen. We archiveren, vernietigen of digitaliseren papieren dossiers, met als doelstelling 144 lopende meter per verdieping tegen midden 2017 Wij hebben afspraken over wanneer onze dienst telefonisch bereikbaar is en hoe we oproepen binnen onze dienst (of naar het onthaal) doorschakelen bij afwezigheid van collega's OPTIONELE DOELEN Deze stap kan worden overgeslagen voor diensten die digitaal al ver staan. Je kan handig digitaal werken met de courante Microsoftpakketten 35-23/06/2015

36 Digitaal samenwerken en dossierbeheer (2/2) MINIMALE DOELEN We stellen onze Outlookagenda open voor mekaar Wij telefoneren via de laptop of met mobiele telefoontoestellen. Telefonie is persoonsgebonden en niet werkplekgebonden. Er worden geen vaste telefoontoestellen meer gebruikt. OPTIONELE DOELEN We stellen onze Outlookagenda open voor iedereen binnen de provincie Al onze werkprocessen zijn gedigitaliseerd, voor zover wettelijk mogelijk. We hebben een volledig uniek digitaal dossier. Onze werkprocessen worden ondersteund door Sharepoint en wij kunnen werken met Sharepoint Wij gebruiken chatten, videogesprekken en schermendelen om te communiceren en samen te werken We hebben een andere uitdaging i.v.m. digitaal samenwerken en dossierbeheer 36-23/06/2015

37 Resultaatgericht werken (1/2) MINIMALE DOELEN OPTIONELE DOELEN Wij nemen verantwoordelijkheid op voor het bereiken van de doelstellingen van onze dienst en voor de werking van onze dienst. Wij communiceren open en geven en vragen feedback aan mekaar. Onze leidinggevende coacht ons resultaatgericht en schenkt ons vertrouwen. Hij stuurt in de eerste plaats op de te bereiken resultaten en niet (of minder) op de manier waarop deze worden bereikt. Wij delen onze kennis binnen onze dienst en binnen de provincie, op basis van het uitgangspunt dat alle informatie wordt gedeeld, tenzij het gaat om gevoelige informatie. Onze persoonsprofielen op het intranet of in Lync bevatten foto's, werkmaterie en expertise 37-23/06/2015

38 Resultaatgericht werken (2/2) MINIMALE DOELEN Ons werkoverleg is aangepast aan waaierwerken OPTIONELE DOELEN Om de doelstellingen van onze dienst te bereiken werken wij samen met collega's van andere diensten. Wij zijn daarom op de hoogte van de activiteiten van de verschillende diensten en we kennen mekaars capaciteiten. Onze werkprocessen zijn in kaart gebracht en verbeterd en iedereen kent zijn rol Wij weten hoe kleine aanpassingen te doen aan onze job of aan onze werkorganisatie (jobboetseren individueel of in team) en wij passen dat toe We hebben een andere uitdaging i.v.m. resultaatgericht werken 38-23/06/2015

39 Gezamenlijk beheer eigen verdieping MINIMALE DOELEN We maken binnen onze verdieping in het nieuwe provinciehuis afspraken over het samenwerken en het beheer ervan, in overleg met de ondersteunende departementen OPTIONELE DOELEN We maken binnen onze huidige verdieping in het PaS/Coveliersgebouw afspraken over het samenwerken en het beheer ervan, in overleg met de ondersteunende departementen 39-23/06/2015

40 Hoe geïnspireerd samenwerken? Het teamwiel van Vroemen in uitdagingen 7 maart /06/2015

41 Motiverende doelen Kennen wij onze doelstellingen? Staan wij achter onze doelstellingen? Hebben wij onze doelstellingen vertaald naar activiteiten en naar ons dagelijks werk? 41-23/06/2015

42 Gedeelde verantwoordelijkheid Nemen wij gezamenlijk verantwoordelijkheid op voor ons werk? Hebben wij autonomie om ons werk te organiseren en uit te voeren? Krijgen wij het vertrouwen om ons werk te organiseren en uit te voeren? 42-23/06/2015

43 Open communicatie Geven we mekaar eerlijke feedback over ons werk? Moeten wij de manier waarop we communiceren of kennisdelen herbekijken voor het waaierwerken? Hoe gaan wij onze teamspirit onderhouden? 43-23/06/2015

44 Respect voor verschillen Zijn we bewust van onze verschillende persoonlijkheden en talenten? Is iedereen er zich van bewust hoe autonoom hij of zij kan werken? Zetten we onze verschillende persoonlijkheden en talenten optimaal in? Waarderen we mekaars persoonlijkheden en talenten? 44-23/06/2015

45 Flexibel aanpassen Kunnen wij ons aanpassen aan veranderende omstandigheden en doelstellingen? Leren wij uit onze fouten? Spelen wij in op mekaars ideeën om beter te werken? Reflecteren wij over onze samenwerking? Kijken wij vooruit? Worden wij hiertoe uitgenodigd? 45-23/06/2015

46 Initiatief tonen Helpen wij mekaar uit eigen beweging? Nemen wij spontaan initiatief als we problemen waarnemen? 46-23/06/2015