Transcriptie

1

2 Nieuwe technieken, nieuwe afspraken en procedures, nieuwe instructies zoals bijvoorbeeld: Telefooncentrale BMC en ontruimingsinstallatie Printerplan Inlogprocedures Introductie van multifunctionals (Digitaal) archiveren Toegangscontrole Gebouwbeheersystemen Clean Desk Vergaderfaciliteiten Catering Nieuwe werkomgeving (Andere bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, voorzieningen) Van vaste werkplekken naar flex etcetera Verhuizen betekent: grote veranderingen voor de organisatie 2

3 Vaststellen kaders Inrichten projectorganisatie Inventarisatie vraagzijde Inventarisatie aanbodzijde Offertes en opdrachtverstrekking Verhuizen Nazorg Een juiste aanpak kan zijn: 3

4 Projectorganisatie en besluitvorming Vlekkenplan (welke afdeling waar naar toe) Inrichtingsprincipes meubilair (oud/nieuw, flex/vast) ICT Hardware (bestaand/nieuw) Printerplan (aantal en soort) (digitaal) Archiveren Telefonie vaststellen kaders (projectdocument) Arbo Catering Productieverlies Planning en mijlpalen Verhuiskosten Communicatie (extern en intern) Klanten/leerlingen Leveranciers Management Medewerkers Ondernemingsraad Diverse specifieke uitgangspunten.. 4

5 Voorbeeld vlekkenplan of wandenplan 5

6 Inventarisatie van de vraagkant Wie gaan er waar naar toe en wat nemen ze mee? (van-naar lijst) Zie volgend voorbeeld Uitwerken van de vlekkenplannen (kamerplattegronden met werkpleknummers, kastnummers, en plaats faxen, printers en copiers Zie volgend voorbeeld Verhuizen 6

7 PERSOONSGEGEVENS ALGEMENE GEGEVENS afdeling naam functie registr nr. vast/tijdelijk verhuis huidige nieuwe werkplek nr. Type apparaat datum kamer kamer NIET tvi Comm. Str. Theo van Aalst Manager Commerciële Strategie vast AA 855 AA printer Comm. Str. Tiny König Managementasssistente vast AA 1359 AA fax/printer Comm. Str. Elles van Vegchel Managementasssistente tijdelijk AA 886 AA fax outlet oud outlet nieuw VOICE GEGEVENS Bestaand Nieuw telefoonnr type toestel fax externe externe doorschakelingnaal schakeling schakeling Internatio- Shef-sec Groep- telefoonnr nummer isdn analoge lijn EL 4 nee nee ja nee nee EL module nee ja nee ja nee EL module nee ja nee nee nee nee DATA GEGEVENS outlet oud outlet nieuw Beweging Servernaam Desktop/Laptop TVI nummer PC TVI nummer TVI Nummer beeldscherm Docking station TVI nummer Printer I-paq + toebehoren V GV022N05 Desktop/Laptop nee Ja V GV022F01 Desktop nvt staat er niet op nee V GV022N02 Desktop nvt nvt nee Voorbeeld van-naar schema 7

8 Voorbeeld kamerplattegronden 8

9 Besluitvorming Communicatie van en naar o.a.: directie, management, medewerkers, klanten, leerlingen leveranciers, MR, OR) Nazorg Kritieke succesfactoren 9

10 Plan van aanpak Checklist Managementbrief Verhuisbrief Verhuisinstructie Zie volgend voorbeeld Van-naar lijst Plattegronden en kamertekeningen Attentie en Welkomstboekje Nazorg: formulieren, T-shirts Communicatie middelen zijn o.a. 10

11 Voorbeeld verhuisinstructie 11

12 Zorg dat de verhuisdag een leuke dag wordt. Lekker vroeg beginnen, en op tijd allemaal klaar. Denk aan attentie medewerkers Onderschat de nazorg niet Verhuizen is voor iedere organisatie weer anders verhuizen is maatwerk! Tips 12

13 De Verhuiscoördinator, 44 R.I.-straat 10, 4051 AR Ochten T E info@deverhuiscoordinator.nl