VOORBEELD DRAAIBOEK VERHUIZING

Transcriptie

1 VOORBEELD DRAAIBOEK VERHUIZING

2 Inhoudsopgave 1 ALGEMEEN 1.1 CONTACTGEGEVENS 1.2 ADRESSEN 1.3 OMSCHRIJVING LOCATIE 2 PROJECTOMSCHRIJVING 2.1 ALGEMEEN 2.2 UITGANGSPUNTEN 2.3 TAKEN 3 VOORBEREIDING VERHUIZING 3.1 VERHUISMATERIALEN 4 UITVOERING VERHUIZING 4.1 PLANNING 4.2 BIJZONDERHEDEN LAADADRES 4.3 BIJZONDERHEDEN LOSADRES 4.4 ICT 4.5 PLAATSEN MEUBILAIR EN INVENTARIS 4.6 AANWEZIGHEID BETROKKEN MEDEWERKERS 5 BEVEILIGING 5.1 BEVEILIGING INTERN 5.2 BEVEILIGING EXTERN 5.3 BHV 5.4 EHBO 6 CALAMITEITEN 7 OPLEVERING 7.1 ALGEMEEN 7.2 SAMENSTELLING OPLEVERING 8 NAZORG 8.1 ALGEMEEN 8.2 SAMENSTELLING NAZORG 8.3 VOLGORDE NAZORG

3 1 Algemeen 1.1 Contactgegevens Bedrijf A Naam functie tel.nr.: Jan Jansen HR manager jan@bedrijfa.nl Piet Jansen verhuiscoordinator piet@bedrijfa.nl M&M Verhuizingen Naam functie tel.nr.: Maarten Honnebier Projectmanager 06- maarten@mmverhuizingen.nl John Andrade Voorman laadadres 06- john@mmverhuizingen.nl Hennie Zwart Voorman losadres 06- hennie@mmverhuizingen.nl Gerrit van Gein Voorman ICT gerrit@mmverhuizingen.nl 1.2 Adressen Pand Straat postcode plaats telefoon beveiliging telefoon be Laadadres 1 Laadadres 2 Losadres 1.3 Omschrijving locatie Laadadres 1 (locatie A): Bereikbaarheid: Via leveranciersingang achterzijde pand, goederenlift beschikbaar. Voldoende parkeerruimte vrachtwagen Laadadres 2 (locatie B): Bereikbaarheid: In centrum. Ontheffing noodzakelijk. Parkeervakken reserveren bij stadsdeel Aanlooproutre via receptie hoofdingang. 1 Lift wordt voor de verhuizing gereserveerd. Losadres (locatie C): Bereikbaarheid: In woonwijk. Goed toegankelijk eigen parkeerplaats. Toegang via hoofdingang.

4 2 Projectomschrijving 2.1 Algemeen Het project omvat : * 10 afdelingen kantoor van locatie A naar C met circa. 100 werknemers * 4 afdelingen kantoor van Locatie B naar locatie C met circa 50 werknemers * 3000 m2 magazijn van locatie A naar locatie C 2.2 Uitgangspunten Mee verhuizen met medewerker: bureau Bureaustoel Rolladeblok PC, toetsenbord, muis, scherm Kastinhoud, ingepakt in dozen Inhoud rolladeblok, ingepakt in dozen Inhoud bureau, ingepakt in doos Mee te verhuizen magazijn: stellingen + stellinginrichting kantoor loodsbaas, ingepakt in dozen Mee te verhuizen centrale ruimtes en pantrys: dozen, ingepakt door M&M Verhuizingen alle losstaande meubilair en witgoed 2.3 Taken Taken medewerkers: Inpakken kastinhoud in doos Inpakken inhoud bureau en rolladeblok in doos Alle te verhuizen items voorzien van een verhuisetiket Taken M&M Verhuizingen: Afleveren benodigde verhuismaterialen Beschermen vloeren, liften locatie C Afkoppelen ICT Demonteren bureaus Laden, transporteren en lossen van meubilair, ICT en inventaris welke voorzien zijn van een verhuisetiket. Monteren bureaus Aankoppelen ICT Cablemanagement Verwijderen bescherming aan vloer, liften en hoeken Ophalen van lege verhuismaterialen In en uit pakken van centrale ruimtes en pantrys Demonteren van de stellingen vanuit het magazijn Monteren van de stellingen

5 3 Voorbereiding verhuizing 3.1 Verhuismaterialen De benodigde verhuismaterialen worden geleverd door M&M Verhuizingen. Zij leveren het materiaal 2 maanden voorafgaande aan de verhuizing. Bij deze verhuizing wordt er uitgegaan van 4 verhuisdozen per medewerker. De dozen worden per verdieping naast de lift geplaatst.. Tevens wordt er een reservevoorraad geplaatst in de kelder. Medewerkers die meer materiaal nodig hebben, kunnen dit aanvragen bij de verhuiscoordinator( tel./ ) Iedere medewerker ontvangt 12 tot 24 verhuisetiketten. Ieder te verhuizen item moet apart voorzien worden van een verhuisetiket. Meubilair zal worden gestickerd door de verhuiscoördinator. Voor de hoekbureaus geldt dat per deel van het bureau er een sticker geplaatst moet worden zodat de delen bij elkaar blijven gedurende de verhuizing als ze gedemonteerd zijn. Voor aanvang van de hoofdverhuizing vindt er nog een laatste controleronde plaats om te bekijken of alle items correct voorzien zijn van een sticker met de juiste bestemming erop. 4 Uitvoering verhuizing 4.1 Planning De planning van het totale project, inclusief het aantal aanwezige medewerkers en materiaal / materieel, staat vermeld in planlijst. De beveiliging en interne medewerkers worden middels dit schema op de hoogte gebracht van de tijden en werkzaamheden. Globale planning Datum omschrijving oplevering definitieve tekeningen + stickerplan afleveren verhuismaterialen overleg verhuiscoordinator, projectmanager etc verhuizing magazijn inpakken centrale ruimten + pantrys verhuizing locatie A verhuizing locatie B nazorgdagen 4.2 Bijzonderheden laadadressen Op de verhuisdag zal om 15:00 uur begonnen worden met afkoppelen en inpakken van de ICT. Ook wordt er om 8.00 uur begonnen met het beschermen van de vloeren, liften en hoeken.

6 Vervolgens begint om uur de fysieke verhuizing. Het laden van de verhuizing op de locaties zal plaatsvinden via diverse uitgangen. Deze uitgangen zullen wij in een nader overleg met u bepalen. Bij het laden wordt een verhuiswagen nooit open en onbeheerd achtergelaten door de medewerkers M&M Verhuizingen. Voor de liften wordt er een liftsleutel beschikbaar gesteld. Ook staat er gedurende de hele verhuisdag een liftmonteur standby welke ingeschakeld kan worden bij een defect aan een lift. 4.3 Bijzonderheden losadres Op de verhuisdag zal om 15:00 uur begonnen worden het beschermen van de vloeren, liften en hoeken. Vervolgens zal omstreeks om 16:30 uur de eerste verhuiswagen arriveren waarna het lossen begint. Het lossen van de verhuizing zal plaatsvinden via de een nader te bepalen locatie. Voor de liften wordt er een liftsleutel beschikbaar gesteld. Ook staat er gedurende de hele verhuisdag een liftmonteur standby welke ingeschakeld kan worden bij een defect aan een lift. 4.4 ICT Het af- en aankoppelen van de ICT en het cablemanagement, wordt verzorgd door M&M Verhuizingen. Patchlijsten van zowel de telefoons als de ICT worden beschikbaar gesteld. Met het afkoppelen van de ICT kan worden begonnen op de verhuisdag vanaf 15:00 uur. Aansluitend wordt op de loslocatie begonnen met het aankoppelen van de ICT en het wegwerken van de bekabeling (cablemanagement). Zodra een configuratie geplaatst is en er cablemanagement is toegepast kan er getest worden of de configuratie werkt. 4.5 Plaatsen meubilair en inventaris Op de loslocatie worden de verhuisde goederen op de kamer geplaatst volgens indelingstekeningen, welke op het kozijn naast de deur opgehangen zijn. Overzichtstekeningen hangen op iedere verdieping bij de lift. 4.6 Aanwezigheid betrokken medewerkers Gedurende de verhuisdag zijn, per locatie, de volgende medewerkers van Bedrijf A aanwezig: Locatie A van tot telefoonnummer Jan Jansen Locatie B van tot telefoonnummer Piet Jansen

7 Locatie C van tot telefoonnummer Klaas Jansen 5 Beveiliging 5.1 Beveiliging intern De beveiliging intern wordt georganiseerd vanuit de locaties zelf. De beveiligingsafdelingen van alle locaties zorgen voor inpandige beveiliging bij de uitgangen waar geladen en gelost wordt. Hier is continue beveiliging bij aanwezig zodat er geen onbevoegde personen het pand binnen kunnen komen. Alle bedrijven zullen uiterlijk 24 uur voor elke verhuizing een lijst aanleveren met namen van de medewerkers die aanwezig zullen zijn. Deze lijst zal aan de bewaking worden uitgereikt en kan als controlemiddel gebruikt worden. 5.2 Beveiliging extern Voor de externe veiligheid is M&M Verhuizingen verantwoordelijk. Onder externe veiligheid wordt verstaan het beveiligen van de verhuiswagens en de lading gedurende het laden, het transport en het lossen. Bij het laden en lossen wordt een verhuiswagen nooit open en onbeheerd achtergelaten door de medewerkers van M&M Verhuizingen. 5.3 BHV De aanwezigheid van de beveiligingsmedewerkers, de diverse interne en externe medewerkers (in het bezit van een BHV diploma) waarborgen de veiligheid tijdens de verhuizingen in de diverse panden. In geval van een calamiteit kan het interne noodnummer ( 112) gebeld worden waarna de meldkamer bereikt wordt. 5.4 EHBO M&M Verhuizingen heeft in elke auto een verbandtrommel. Personeel van M&M Verhuizingen kan EHBO toepassen. In het gebouw van Bedrijf A is een verbandtrommel aanwezig. 6 Calamiteiten Indien zich een calamiteit voordoet, zoals een ernstig ongeval of brand, kunnen onderstaande alarmnummers worden gebeld. bij calamiteit politie beveiliging verhuiscoordinator telefoonnummer

8 Indien zich calamiteiten voordoen tijdens de fysieke verhuizing, die direct van invloed (kunnen) zijn op de aanvang van de primaire processen, dienen deze te worden gerapporteerd door verhuiscoordinator van bedrijf A. 7 Oplevering 7.1 Algemeen Na afloop van de verhuiswerkzaamheden wordt door een opleveringsteam een ronde gemaakt langs de verhuisde werkplekken. Werkzaamheden die voortvloeien uit de opleveringsronde worden waarmogelijk direct verholpen. Mocht dit niet direct noodzakelijk of mogelijk zijn dan worden de werkzaamheden uitgevoerd gedurende de nazorg. 7.2 Samenstelling oplevering Voor de oplevering is team van medewerkers aanwezig die de meldingen gaat verhelpen. Het nazorgteam bestaat uit de volgende medewerkers: Intern: 1 projectmedewerker Extern (M&M Verhuizingen): 1 projectmanager 1 voorman 1 voorman ICT 2 verhuizers 8 Nazorg 8.1 Algemeen De nazorg vindt plaats gedurende 3 werkdagen na de verhuizing. Gedurende de nazorg is het belangrijk om zo snel mogelijk aandacht te geven aan de melding van de betreffende medewerker, en hem te laten weten dat er aan zijn/haar melding wordt gewerkt. Communicatie is hierbij van groot belang. Dus ook als de melding is verholpen moet alsnog bij de aanmelder worden gecontroleerd of de melding inderdaad naar wens verholpen is. Over zaken waarvoor langere tijd nodig is worden aparte afspraken gemaakt met de aanmelder. Voorbeelden van nazorg zijn: Verstellen van bureau in hoogte Het verplaatsen in de kamer van meubilair Het niet werken van de ICT / telefoon Kastindelingen veranderen 8.2 Samenstelling nazorg Voor de nazorg is er een team van medewerkers aanwezig die de meldingen gaat verhelpen. Het

9 nazorgteam bestaat uit de volgende medewerkers: Intern: medewerker Facilitaire Dienst medewerker ICT medewerker telefonie medewerker ARBO medewerker Productie ondersteuning medewerker servicedesk ( optioneel) Extern (M&M Verhuizingen): 1 voorman 1 monteur 1 verhuizer 1 ICT medewerker 8.3 Volgorde nazorg 1) Bij nazorg vult de medewerker een nazorgformulier in en levert dit in bij de facilitaire dienst. 2) Een interne medewerker van het nazorgteam haalt de formulieren continue op bij de facilitaire dienst. Werkzaamheden voortvloeiend uit de nazorgformulieren worden uitgezet naar de desbetreffende uitvoerende medewerker van het nazorgteam. 3) De uitvoerende medewerker voert de werkzaamheden uit en meldt de afronding af bij de facilitaire dienst. 4) Aansluitend wordt telefonisch contact opgenomen met de klant. Als de werkzaamheden naar tevredenheid afgerond zijn wordt de melding afgesloten. Indien er nog zaken te corrigeren zijn neemt de facilitaire dienst hierover contact op met de uitvoerende medewerker.

10

11

12 telefoon beveiliging