DRAAIBOEK algemeen Verhuizingen 2010

Transcriptie

1 DRAAIBOEK algemeen Verhuizingen

2 Inhoudsopgave 1 ALGEMEEN CONTACTGEGEVENS ADRESSEN OMSCHRIJVING LOCATIE PROJECTOMSCHRIJVING ALGEMEEN UITGANGSPUNTEN TAKEN VOORBEREIDING VERHUIZING VERHUISMATERIALEN UITVOERING VERHUIZING PLANNING BIJZONDERHEDEN LAADADRES BIJZONDERHEDEN LOSADRES ICT PLAATSEN MEUBILAIR EN INVENTARIS AANWEZIGHEID BETROKKEN MEDEWERKERS BEVEILIGING BEVEILIGING INTERN BEVEILIGING EXTERN BHV EHBO HERKENBAARHEID PERSONEEL DE HAAN CALAMITEITEN OPLEVERING ALGEMEEN SAMENSTELLING OPLEVERING

3 8 NAZORG ALGEMEEN SAMENSTELLING NAZORG VOLGORDE NAZORG

4 1 Algemeen 1.1 Contactgegevens Albert Schweitzer Ziekenhuis Naam Functie Tel. nummer E mail Arjo Kurvink Verhuiscoördinator 06 a.kurvink@asz.nl De Haan Naam Functie Tel. nummer E mail Richard Robberecht Projectmanager 06 Projectmanager ICT 06 Voorman laadadres 06 Voorman losadres 06 Voorman ICT 06 Adm. medewerker Adressen Pand Straat Postcode Plaats Telefoon beveiliging Zusterflat Van der Steenhovenplein NM Dordrecht Amstelwijck Nieuwbouw Dordwijk Albert Schweitzerplaats AT Dordrecht 4

5 1.3 Omschrijving locatie Laadadres: Amstelwijck In de zusterflat zitten diverse afdelingen. Losadres: Dordwijk 5

6 2 Projectomschrijving 2.1 Algemeen Het project omvat 5 poliklinieken van locatie AW naar DW met circa. 100 werknemers Circa 350 kantoormedewerkers van locatie AW naar locatie DW 1 SEH +observatorium binnen locatie DW (circa 50 medewerkers) tot 4 poliklinieken binnen locatie DW (circa 50 medewerkers) circa 50 kantoor werkplekken binnen locatie DW 2.2 Uitgangspunten Mee verhuizen met medewerker: A 500 bureau A 230 Bureaustoel Ahrend Rolladeblok PC, toetsenbord, muis, scherm Kastinhoud, ingepakt in dozen Inhoud rolladeblok, ingepakt in dozen Inhoud bureau, ingepakt in doos 2.3 Taken Taken medewerkers: Inpakken kastinhoud in doos Inpakken inhoud bureau en rolladeblok in doos Alle te verhuizen items voorzien van een verhuisetiket Taken De Haan: Afleveren benodigde verhuismaterialen Beschermen vloeren, liften en hoeken van beide panden Afkoppelen ICT Demonteren bureaus Laden, transporteren en lossen van meubilair, ICT en inventaris welke voorzien zijn van een verhuisetiket. Monteren bureaus Aankoppelen ICT Cablemanagement Verwijderen bescherming aan vloer, liften en hoeken Ophalen van lege verhuismaterialen In en uit pakken van de archieven Demonteren van de stellingen vanuit de diverse archiefruimte 6

7 3 Voorbereiding verhuizing 3.1 Verhuismaterialen De benodigde verhuismaterialen worden geleverd door De Haan. Zij leveren het materiaal 2 maanden voorafgaande aan de verhuizing. Bij deze verhuizing wordt er uitgegaan van verhuisdozen per medewerker. De smartkarren worden inclusief de 2 boekendozen geplaatst in de kamer. Tevens wordt er een reservevoorraad geplaatst in de kelder. Medewerkers die meer materiaal nodig hebben, kunnen dit aanvragen via de Frontoffice FB ( tel / e mail: * Frontoffice). Iedere medewerker ontvangt 12 tot 24 verhuisetiketten. Ieder te verhuizen item moet apart voorzien worden van een verhuisetiket. Meubilair zal worden gestickerd door de verhuiscoördinator. Voor de hoekbureaus geldt dat per deel van het bureau er een sticker geplaatst moet worden zodat de delen bij elkaar blijven gedurende de verhuizing als ze gedemonteerd zijn. Voor aanvang van de hoofdverhuizing vindt er nog een laatste controleronde plaats om te bekijken of alle items correct voorzien zijn van een sticker met de juiste bestemming erop. 7

8 4 Uitvoering verhuizing 4.1 Planning De planning van het totale project betreffende De Haan, inclusief het aantal aanwezige medewerkers en materiaal / materieel, staat vermeld in planlijst. De beveiliging en interne medewerkers worden middels dit schema op de hoogte gebracht van de tijden en werkzaamheden. Globale planning Datum... Omschrijving 4.2 Bijzonderheden laadadres Op de verhuisdag zal om 15:00 uur begonnen worden met afkoppelen en inpakken van de ICT. Ook wordt er om 8.00 uur begonnen met het beschermen van de vloeren, liften en hoeken. Vervolgens begint om uur de fysieke verhuizing. Het laden van de verhuizing op de locaties zal plaatsvinden via diverse uitgangen. Deze uitgangen zullen wij in een nader overleg met u bepalen. Bij het laden wordt een verhuiswagen nooit open en onbeheerd achtergelaten door de medewerkers van De Haan. Voor de liften wordt er een liftsleutel beschikbaar gesteld. Ook staat er gedurende de hele verhuisdag een liftmonteur stand by welke ingeschakeld kan worden bij een defect aan een lift. 4.3 Bijzonderheden losadres Op de verhuisdag zal om 15:00 uur begonnen worden het beschermen van de vloeren, liften en hoeken. Vervolgens zal omstreeks om 16:30 uur de eerste verhuiswagen arriveren waarna het lossen begint. Het lossen van de verhuizing zal plaatsvinden via de een nader te bepalen locatie. Voor de liften wordt er een liftsleutel beschikbaar gesteld. Ook staat er gedurende de hele verhuisdag een liftmonteur stand by welke ingeschakeld kan worden bij een defect aan een lift. 8

9 4.4 ICT Het af en aankoppelen van de ICT, en het cablemanagement, wordt verzorgd door De Haan. Patchlijsten van zowel de telefoons als de ICT worden beschikbaar gesteld. Met het afkoppelen van de ICT kan worden begonnen op de verhuisdag vanaf 07:00 uur. Aansluitend wordt op de loslocatie begonnen met het aankoppelen van de ICT en het wegwerken van de bekabeling (cablemanagement). Zodra een configuratie geplaatst is en er cablemanagement is toegepast kan er getest worden of de configuratie werkt. 4.5 Plaatsen meubilair en inventaris Op de loslocatie worden de verhuisde goederen op de kamer geplaatst volgens indelingstekeningen, welke op het kozijn naast de deur opgehangen zijn. Een voorbeeld van een indelingstekening staat hieronder getoond. De smartkarren worden dusdanig in de kamer geplaatst dat de medewerker bij binnenkomst in 9

10 de kamer hier geen overlast van heeft. 4.6 Aanwezigheid betrokken medewerkers Gedurende de verhuisdag zijn, per locatie, de volgende medewerkers van Albert Schweitzer Ziekenhuis aanwezig: Laadlocatie Van Tot Tel. Nummer Arjo Kurvink loslocatie Van Tot Tel. Nummer Arjo Kurvink

11 5 Beveiliging 5.1 Beveiliging intern De beveiliging intern wordt georganiseerd vanuit de locaties zelf. De beveiligingsafdelingen van beide locaties zorgen voor inpandige beveiliging bij de uitgangen waar geladen en gelost wordt. Hier is continue beveiliging bij aanwezig zodat er geen onbevoegde personen het pand binnen kunnen komen. Alle bedrijven zullen uiterlijk 24 uur voor elke verhuizing een lijst aanleveren met namen van de medewerkers die aanwezig zullen zijn. Deze lijst zal aan de bewaking worden uitgereikt en kan als controlemiddel gebruikt worden. 5.2 Beveiliging extern Voor de externe veiligheid is De Haan verantwoordelijk. Onder externe veiligheid wordt verstaan het beveiligen van de verhuiswagens en de lading gedurende het laden, het transport en het lossen. Bij het laden en lossen wordt een verhuiswagen nooit open en onbeheerd achtergelaten door de medewerkers van De Haan. 5.3 BHV De aanwezigheid van de beveiligingsmedewerkers, de diverse interne en externe medewerkers (in het bezit van een BHV diploma) waarborgen de veiligheid tijdens de verhuizingen in de diverse panden. In geval van een calamiteit kan het interne noodnummer ( 112) gebeld worden waarna de meldkamer bereikt wordt. 5.4 EHBO De Haan heeft in elke auto een verbandtrommel. Personeel van De Haan kan EHBO toepassen. In het gebouw van Albert Schweitzer Ziekenhuis is een verbandtrommel aanwezig. 5.5 Herkenbaarheid personeel De Haan Alle uitvoerende medewerkers van De Haan zijn herkenbaar aan de bedrijfskleding. Deze bestaat uit jack, sweater, polo en jeans duidelijk voorzien van de bedrijfsnaam De Haan logo. Personeel van De Haan, dat niet herkenbaar is aan de kleding, kan de toegang tot het gebouw worden ontzegd. Albert Schweitzer Ziekenhuis zal zorgdragen voor herkenbaarheid van eigen personeel en dat van derden, middels personeelspassen. 11

12 6 Calamiteiten Indien zich een calamiteit voordoet, zoals een ernstig ongeval of brand, kunnen onderstaande alarmnummers worden gebeld. Bij calamiteit Telefoonnummer Politie Intern 112 Beveiliging Intern 112 De Haan Indien zich calamiteiten voordoen tijdens de fysieke verhuizing, die direct van invloed (kunnen) zijn op de aanvang van de primaire processen, dienen deze te worden gerapporteerd door projectleider van Albert Schweitzer Ziekenhuis. Deze melding dient te worden gedaan aan: Naam Arjo Kurvink Bert Lammers Mobiel 12

13 7 Oplevering 7.1 Algemeen Na afloop van de verhuiswerkzaamheden wordt er per locatie door een opleveringsteam een ronde gemaakt langs de verhuisde werkplekken. Aan de hand van de van naarlijst, en op de loslocatie ook de indelingstekeningen, zal gekeken worden of de werkplekken volgens de vastgelegde afspraken verhuisd zijn. Werkzaamheden die voortvloeien uit de opleveringsronde worden waarmogelijk direct verholpen. Mocht dit niet direct noodzakelijk of mogelijk zijn dan worden de werkzaamheden uitgevoerd gedurende de nazorg. 7.2 Samenstelling oplevering Voor de oplevering is er per locatie een team van medewerkers aanwezig die de meldingen gaat verhelpen. Het nazorgteam bestaat uit de volgende medewerkers: Intern: 1 projectmedewerker Extern (De Haan): 1 projectmanager 1 voorman 1 voorman ICT 2 verhuizers 2 ICT medewerkers 13

14 8 Nazorg 8.1 Algemeen De nazorg vindt plaats gedurende 3 werkdagen na de verhuizing. Gedurende de nazorg is het belangrijk om zo snel mogelijk aandacht te geven aan de melding van de betreffende medewerker, en hem te laten weten dat er aan zijn/haar melding wordt gewerkt. Communicatie is hierbij van groot belang. Dus ook als de melding is verholpen moet alsnog bij de aanmelder worden gecontroleerd of de melding inderdaad naar wens verholpen is. Over zaken waarvoor langere tijd nodig is worden aparte afspraken gemaakt met de aanmelder. Voorbeelden van nazorg zijn: Verstellen van bureau in hoogte Het verplaatsen in de kamer van meubilair Het niet werken van de ICT / telefoon Kastindelingen veranderen 8.2 Samenstelling nazorg Voor de nazorg is er een team van medewerkers aanwezig die de meldingen gaat verhelpen. Het nazorgteam bestaat uit de volgende medewerkers: Intern: medewerker Facilitaire Dienst medewerker ICT medewerker telefonie medewerker ARBO medewerker Productie ondersteuning medewerker servicedesk ( optioneel) Extern (De Haan): 1 voorman 1 monteur 1 verhuizer 1 ICT medewerker 14

15 8.3 Volgorde nazorg 1) Bij nazorg vult de medewerker een nazorgformulier in en levert dit in bij de facilitaire dienst. 2) Een interne medewerker van het nazorgteam haalt de formulieren continue op bij de facilitaire dienst. Werkzaamheden voortvloeiend uit de nazorgformulieren worden uitgezet naar de desbetreffende uitvoerende medewerker van het nazorgteam. 3) De uitvoerende medewerker voert de werkzaamheden uit en meld de werkzaamheden afronding af bij de facilitaire dienst. 4) Aansluitend wordt telefonisch contact opgenomen met de klant. Als de werkzaamheden naar tevredenheid afgerond zijn wordt de melding afgesloten. Indien er nog zaken te corrigeren zijn neemt de facilitaire dienst hierover contact op met de uitvoerende medewerker. 15