BIJLAGE II Programma van Eisen

Transcriptie

1 BIJLAGE II Programma van Eisen Richtinggevende uitgangspunten 1. Er wordt gestreefd naar het zo min mogelijk verhuizen van meubilair. Dit zal echter niet bij alle verhuizingen het geval zijn. Op dit moment kan er nog geen goede verdeling van de inventarisatie worden verstrekt. 2. De Opdrachtnemer brengt ruim voldoende bescherming aan in alle locaties om schade aan gebouwen, liften en inventaris te voorkomen. 3. De Opdrachtnemer draagt zorg voor een volledig draaiboek van de verhuizingen inclusief voorbereidingen en indicatieve oplevermomenten van de verschillende fases en locaties. 4. De Opdrachtnemer levert voldoende verhuismaterialen aan. 5. De Opdrachtnemer levert stickervellen op A4 formaat aan in 10 verschillende kleuren zodat het verhuisteam van de Opdrachtgever deze kan printen. Deze stickers mogen geen lijmresten achterlaten na verwijdering en eenvoudig te verwijderen zijn, dan wel niet vroegtijdig loslaten. 6. De Opdrachtnemer draagt zorg voor een gedegen verzekering van alle te verhuizen goederen volgens specificatie van de Opdrachtgever met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden. 7. De Opdrachtnemer draagt zorg voor een vaste verhuisploeg met voldoende capaciteit om de Opdracht uit te voeren. 8. Medewerkers van de Opdrachtgever pakken de eigen kastinhoud in verhuisdozen en voorzien deze van stickers. 9. Het projectteam van de Opdrachtgever draagt zorg voor het aanbrengen van verhuisstickers op de te verhuizen inventaris. Inventaris welke niet voorzien is van een verhuissticker zal niet mee verhuizen. 10. De Opdrachtgever draagt zorg voor plattegronden met daarop de ruimte-indelingen. Deze worden bij de deuren van elke ruimte opgehangen. 11. Kopieerapparatuur dient te worden meeverhuisd bij de interne verhuizingen in Alphen aan den Rijn. Kopieerapparatuur van de locaties in Boskoop en Rijnwoude dienen niet te worden meeverhuisd. 12. De Opdrachtgever draagt zorg voor de catering tijdens de verhuisdagen (koffie, thee en koud water overdag en - indien er s avonds of op zaterdag gewerkt moet worden - een lunch en avondmaaltijd). Uitgangspunten veiligheid 1. Werken voor de Gemeente Alphen aan den Rijn betekent dat veilig werken centraal staat. Er wordt van haar leveranciers verwacht dat zij er alles aan doen om veilig te werken conform de geldende wettelijke en aanvullende eigen regels. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij op de hoogte is van de noodzakelijke procedures omtrent veiligheidsplannen en werkvergunningen. 2. De Opdrachtnemer brengt de risico s in kaart. De voorlieden van de Opdrachtnemer zullen hier een belangrijke rol in dienen te vervullen. Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 1 van 6

2 3. De Opdrachtnemer draagt zorg voor voldoende en ervaren toezicht op de uit te voeren werkzaamheden. 4. Vooraf dienen de in te zetten personen te worden aangemeld. 5. De beveiliging van de Opdrachtgever zal toezicht houden op de werkzaamheden en kan te allen tijde het werk stilleggen of verzoeken om inzage in de inhoud verhuiswagens of goederen welke verhuismedewerkers bij zich dragen. Uitgangspunten laden en lossen 1. Er zijn een beperkt aantal laad- en loslocaties. De Opdrachtnemer dient hiermee rekening te houden. 2. Indien rijplaten nodig zijn dienen deze door de Opdrachtnemer te worden georganiseerd en gelegd, en na afloop verwijderd. 3. Laad- en loslocaties dienen vooraf te worden aangegeven zodat de Opdrachtgever haar beveiliging hierover kan inlichten. 4. De Opdrachtnemer dient zich vooraf te laten informeren over de maximale maten en wieldruk van de in te zetten verhuiswagens in relatie tot de laad- en loslocaties. 5. Het aan- en afvoeren, laden en lossen en tijdelijk parkeren zal geschieden middels een vooraf op te stellen logistiek plan. Uitgangspunten in te zetten materialen 1. Bezorgen verhuismaterialen: De Opdrachtgever ontvangt enkele weken voorafgaand aan elke verhuizing de verhuismaterialen voor het zelf inpakken van de inhoud van de kasten. Dit dient onderdeel uit te maken van de Inschrijving en de Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het bezorgen van voldoende materialen. 2. Duurzame verhuismiddelen: De Opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het beheer van de duurzame verhuismiddelen en het retour halen hiervan. Kosten voor eventuele vermissing kunnen niet aan de Opdrachtgever worden doorberekend. 3. Ophalen verhuismaterialen: De Opdrachtgever streeft ernaar de verhuismaterialen zo snel mogelijk leeg te maken en wil de verhuismaterialen zo snel mogelijk na de verhuizing weer opgehaald hebben. Het ophalen van de verhuismaterialen dient onderdeel uit te maken van de Inschrijving. 4. Bescherming gebouwen: Alle gebouwen van de Opdrachtgever dienen zodanig te worden beschermd dat geen beschadigingen zullen ontstaan aan vloeren, wanden, deuren en deurposten, liften en trappen. Deze materialen dienen direct na afronding van de verhuizing, doch uiterlijk op de eerste werkdag na de verhuizing door de nazorgmedewerkers te worden verwijderd (tenzij anders aangegeven door de Opdrachtgever). De Opdrachtgever zal Opdrachtnemer aansprakelijk stellen voor eventueel ontstane schades. Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 2 van 6

3 Uitgangspunten voorbereidende werkzaamheden 1. De Opdrachtnemer levert zo snel mogelijk na de gunning een verhuisdraaiboek op welke voldoet aan de volgende eisen: a. planning van de op dat moment bekend zijnde verhuizingen en bezorging materialen; b. inzet aantallen mensen (welke gegarandeerd zijn qua inzet tijdens vakantieperiodes) en middelen per locatie; c. geplande oplevermomenten van de verschillende fases; d. garantie uitvoering tijdens vakantieperiodes, of korte verlofperiodes na de feestdagen etc., indien de Opdrachtgever dit verwacht. e. namen en telefoonnummers van de eindverantwoordelijke salesmanager, projectleiders en in te zetten personen. 2. De Opdrachtnemer zal betrokken worden in de voorbereidende werkzaamheden om gezamenlijk het calculatiesheet op te zetten met als doel om vooraf te kunnen vaststellen wat er verhuisd zal gaan worden. Op deze wijze weet de Opdrachtnemer exact wat er moet worden uitgevoerd, kan de Opdrachtgever al dan niet gezamenlijk met de Opdrachtnemer de inventaris gaan voorzien van verhuisstickers. Uitgangspunten verhuisvergaderingen Verhuisvergaderingen: De Opdrachtgever houdt periodiek een verhuisvergadering. In deze vergaderingen wil Opdrachtgever de projectleider(s) betrekken. Wij verwachten in deze vergaderingen van de projectleiders: 1. Uiteenzetting van het draaiboek / plan van aanpak. 2. Advisering met betrekking tot de voorbereidingen door de Opdrachtgever. 3. In kaart brengen risico s (Taak Risico Analyses). 4. Gezamenlijk bekijken uit te voeren werkzaamheden op locatie en opstellen van werkvergunningen. 5. Bijhouden en bijsturen van de doorloopplanningen. Uitgangspunten personeel 1. De medewerkers van de Opdrachtnemer dienen herkenbaar gekleed te zijn, voorzien van de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen en bekend met het juiste gebruik hiervan. 2. Al het personeel welke op de locaties aan het werk gaan zullen zich moeten legitimeren met een in Nederland geldig paspoort, ID kaart of rijbewijs. Indien deze niet getoond kan worden zal deze medewerker de toegang tot de locatie ontzegd worden totdat de juiste documenten kunnen worden overlegd. 3. De Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer dat er gecertificeerd personeel wordt ingezet zoals van een Opdrachtnemer mag worden verwacht. 4. De gebouwen van de Opdrachtgever zijn rookvrij. In de gebouwen mag niet gerookt worden. Roken is uitsluitend toegestaan op de daarvoor aangewezen plaatsen welke zich Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 3 van 6

4 doorgaans buiten de gebouwen bevinden. Sigarettenpeuken dienen in de daarvoor bestemde asbakken te worden gedeponeerd. 5. De Opdrachtgever meent dat het gebruik van mobiele telefoons is voorbehouden aan de projectleider(s) en eventuele voorlieden en alleen gebruikt zal worden voor zakelijke doeleinden. Uitgangspunten start uitvoering 1. Start uitvoering: De verhuizing dient te beginnen met een startwerkvergadering waarin het verhuizend personeel op de hoogte gesteld wordt van het project en de regels, zoals die gelden op de betreffende locaties. Deze startwerkvergadering zal geleid dienen te worden door de projectleider van de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever zal zorgen dat er iemand aanwezig is voor het beantwoorden van eventuele vragen. 2. Verhuizing in fases: De Opdrachtgever verwacht voor het gehele verhuistraject één vaste projectleider en één aangewezen backup-medewerker. 3. Planten: Planten vanuit de locaties Boskoop en Rijnwoude verhuizen niet mee. Voor de interne verhuizing in Alphen zal de verhuizing van planten per fase worden afgestemd. 4. Whiteboards en kunstwerken: Niet alle kunstwerken en whiteboards zullen mee verhuizen. Indien deze toch meeverhuizen dan zal verwijderen en ophangen door een handyman onder leiding van de Opdrachtnemer uitgevoerd moeten worden. 5. Prullenbakken dienen te worden meeverhuisd naar de nieuw in te richten werkplek. 6. Kapstokken dienen te worden meeverhuisd naar de nieuw in te richten werkplek. 7. Opleverniveau: Het project is pas opgeleverd als voldaan is aan de volgende punten: a. de Opdrachtgever zal de tekeningen zodanig voorbereiden dat het duidelijk is bij welke kast of welke werkplek de dozen en computers geplaatst moeten worden. De Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer dat hij deze bij de juiste werkplek en bij (of in) de juiste kasten plaats met de stickers zichtbaar naar voren; b. de stoelen, netjes aangeschoven, achter de bureaus en vergadertafels staan; c. archieven, op de juist aangegeven volgorde, in de kasten staan of hangen (indien van toepassing); d. alle beschermende materialen netjes zijn verwijderd en afgevoerd; e. alle hondjes, trolleys, kratten, dozen en anderszins zijn verwijderd en afgevoerd; f. apparatuur op de juiste bureaus is geplaatst; g. er geen losse (verpakkings)materialen meer rondslingeren op de vloeren en of werkbladen; h. alle toegangen die zijn gebruikt voor het verhuizen weer gesloten zijn en er sprake is van een veilig gebied, ongeacht eventuele werk instructies om deuren wel open te laten zonder toezicht; i. nooduitgangen mogen onder geen enkele voorwaarde geblokkeerd zijn, ongeacht eventuele werk instructies om dit wel te doen; Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 4 van 6

5 j. alle computers, telefoons en AV materialen aangesloten zijn, kabels netjes zijn weggewerkt en alle apparaten getest zijn conform uitgangspunten ICT en telefonie. Uitgangspunten ICT en telefonie 1. Gestickerde apparatuur dient door de Opdrachtnemer te worden ontkoppeld, verhuisd en te worden aangesloten. Onder aansluiten wordt verstaan: a. kabels aansluiten; b. LAN aansluiten; c. kabels bijeenbinden; d. testen of netwerklichtje brandt; e. testen of monitor en computer aan gaan en het inlogscherm verschijnt; f. afsluiten van de computers; g. de kabels zodanig wegwerken dat de toetsenborden en muizen niet kunnen worden verwijderd voor andere doeleinden. 2. Configuraties dienen te allen tijde bij elkaar te worden gehouden zoals deze op een bureau hebben gestaan tenzij anders op de stickers aangegeven. 3. Computerboxen: De computers dienen te worden vervoerd in daarvoor bestemde verhuismaterialen waarin deze goed beschermd zijn. 4. Telefoons dienen te worden aangesloten en te worden getest op het krijgen van een kiestoon. Uitgangspunten communicatie Voor bovenstaande handelingen verzoeken wij u één aanspreekpunt aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het gehele verhuistraject en aanwezig is bij de verhuisvergaderingen voorafgaand aan de verhuizingen. Deze functionaris wordt betiteld als verhuiscoördinator. Om de functie te concretiseren volgt een beschrijving van een aantal relevante begrippen: 1. Verwachtingspatroon: verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van de werkzaamheden zoals beschreven in het draaiboek. Ook dient hij of zij aanwezig te zijn tijdens periodieke verhuis overleggen bij de Opdrachtgever. Daarnaast wordt van de verhuiscoördinator specifieke verhuisexpertise en een flexibele instelling verwacht. 2. Verantwoordelijkheid: verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang, veiligheid en het opleverniveau. 3. Meerwerk: indien vooraf geen schriftelijke toestemming is gegeven, accepteert de Opdrachtgever geen meerwerk. Indien Opdrachtnemer van mening is dat er sprake is van meerwerk dient dit onderbouwd te worden en dient dit vooraf met de Opdrachtgever te worden afgestemd. Pas na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever kan het werk worden uitgevoerd en verrekend. 4. Bevoegdheid: aansturen van de voormannen en overig verhuispersoneel. Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 5 van 6

6 Uitgangspunten archieven 1. Inpakken archieven: de archieven en bibliotheken worden ingepakt door de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever zal de schappen voorzien van verhuisstickers. De Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor het handhaven van de juiste volgorde in de archieven. De archieven in de kantoorkasten zullen door de medewerkers van de Opdrachtgever worden in- en uitgepakt. Indien van toepassing wordt de Opdrachtnemer verzocht om hier meterbakken voor aan te leveren. 2. Archieven moeten verhuisd worden naar verschillende locaties in Alphen aan den Rijn. De Opdrachtnemer dient hier rekening mee te houden bij het inpakken en het transport. 3. Opschonen archieven: het opschonen van de archieven zal vooraf door de Opdrachtgever zijn uitgevoerd inclusief het afvoeren van afval. Uitgangspunt nazorg 1. Nazorgwerkzaamheden: de hoeveelheid zal per fase worden bepaald. Onder nazorg worden alleen zaken verstaan welke niet in de oplevering zoals bovenstaand beschreven zijn inbegrepen. 2. Werkzaamheden: de werkzaamheden van de nazorgmedewerkers zijn het verrichten van ad hoc werkzaamheden, verzamelen van verhuismaterialen, verwijderen van beschermingsmiddelen en handymanwerkzaamheden. Uitgangspunten evaluatie 1. Het evalueren van de verhuizing zal zo snel mogelijk na de nazorg plaats vinden. Hierbij dient de verantwoordelijke van de Opdrachtnemer aanwezig te zijn. De Opdrachtgever verwacht van de Opdrachtnemer dat eventuele verbeterpunten uit de evaluatie door de Opdrachtnemer intern worden opgevolgd en doorgevoerd in de volgende fase(n). Projectnaam: Verhuisdiensten Herhuisvesting Stadhuis Pagina 6 van 6