Opsturen en aanleveren van zendingen, laden en lossen van materialen

Transcriptie

1 Opsturen en aanleveren van zendingen, laden en lossen van materialen INHOUD 1.0 Opsturen / aanleveren van folders / materialen / standmaterialen / etc. 2.0 Laden en lossen op de dag van het evenement / congres of tijdens opbouwdag(en) 2.1 Via hoofdentree 2.2 Laad- en losruimte, Expeditie Meentzijde 2.3 Laad- en losruimte, Expeditie Rodezandzijde 2.4 Plattegrond aanvoerroute expeditie-ingangen en liften 3.0 Regels en bijzonderheden voor leveranciers en standhouders

2 1.0 Opsturen / aanleveren van folders / materialen / standmaterialen / etc. Het opsturen/ aanleveren van zendingen is alleen toegestaan na goedkeuring van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam en niet eerder toegestaan dan 1 werkdag voor aanvang van het evenement. Van tevoren niet aangemelde zendingen kunnen niet geaccepteerd worden. Adressering: Postillion Convention Centre WTC Rotterdam t.a.v. Kamer 159 Convention Centre WTC Rotterdam Beursplein AA ROTTERDAM Omschrijving van de inhoud van het pakket en de datum van het evenement / congres Naam van het evenement / congres en naam projectmanager Postillion Convention Centre WTC Rotterdam Afzender Uw materialen worden tijdelijk bij ons opgeslagen en, in overleg met de opdrachtgever van het evenement / congres, naar de desbetreffende locatie gebracht. Afsturen van pallets en grote materialen dienen op voorhand kenbaar gemaakt te worden, i.v.m. beperkte opslag. Het kan zijn dat, in verband met beperkte opslag, levering slechts mogelijk is op de dag van uw evenement / congres. Indien nodig zullen wij extra ruimte voor de opslag van goederen in de vorm van een zaal of andere ruimte aan de opdrachtgever van het evenement / congres doorbelasten. Maakt u derhalve duidelijke afspraken met de opdrachtgever van het evenement congres. Postillion Convention Centre WTC Rotterdam doet bij afleveren materialen geen betalingen aan koeriers / transporteurs voor zendingen onder rembours of bijkomende leges, invoerrechten etc. Aansprakelijkheid: Postillion Convention Centre WTC Rotterdam is niet aansprakelijk voor vermissing van goederen van huurder of van goederen die namens huurder door derden zijn geleverd.

3 2.0 Laden en lossen op de dag van het evenement / congres of tijdens de opbouwdag 2.1 Via de hoofdentree Kleine materialen (handzaam) kunt u via de hoofdingang meenemen. Adres: Postillion Convention Centre WTC Rotterdam Beursplein AA ROTTERDAM De hoofdingang is bereikbaar via de roltrap of per trap (1 x 11 treden en 1 x 10 treden). Afmeting van de deur: hoogte 2,15 meter, breedte 1,20 meter. U kunt zich melden bij de centrale receptie en vragen naar de organisatie van het evenement / congres of naar de dienstdoende Floor Manager / F&B Supervisor. Onze voorkeur geniet de laad- en loszone aan de Meentzijde en/of Rodezandzijde te gebruiken, omdat de hoofdingang redelijk druk is en de lift niet is gemaakt voor het vervoer van dergelijke materialen. Schade, ontstaan door onzorgvuldig gebruik zal dan ook altijd op de veroorzaker verhaald worden.

4 2.2 Laad en losruimte, Expeditie Meentzijde Expeditie Meentzijde is een ingang voor groot materiaal en wordt in de regel standaard gebruikt. Adres: World Trade Center Rotterdam Meent JS ROTTERDAM Deze expeditie-ingang is gelegen aan de Meentzijde van het World Trade Center Rotterdam. U herkent Expeditie Meentzijde aan de grote zwarte schuifdeuren. Laad- en losplaatsen zijn aangegeven op de straat en bevinden zich tegenover McDonald s. Het openen van de deuren gaat via intercom aan de buitenzijde rechts van de deuren. Deze doorgang heeft een hoogte van 220 cm en breedte van 185 cm. De algemene regels voor laden en lossen zijn hier van toepassing. Let dus goed op, de politie controleert hier streng. Eventuele boetes kunt u bij ons niet reclameren. Blijft u langer staan, met kleiner vervoer, is het aan te raden de betaalde parkeerplaatsen aan de overzijde te gebruiken. U kunt, tegen betaling, ook parkeren in de WTC-V&D Parkeergarage (meerdere betaalmogelijkheden). De expeditielift heeft de volgende afmetingen: 5,50 meter lang 2,19 meter breed 2,30 meter hoog De maximale belasting van de expeditielift is KG. Drukt u in de lift op de knop met nummer 2 (Main Hall) en houdt u rekening met de sensoren in de lift (geel gearceerd). De beursvloer bevindt zich op de tweede etage. Dit is uit de lift linksaf en de lange gang volgen.

5 Tijdens de opbouw van het evenement / congres is altijd een Floor Manager / F&B Supervisor aanwezig die u eventueel voor advies kan bij staan. De Floor Manager / F&B Supervisor is te bereiken via de centrale receptie bij de hoofdentree (eveneens op Main Hall). Bij grootschalige transporten is de aanwezigheid van een beveiligingsmedewerker verplicht (minimaal 4 aaneengesloten uren), doorbelast aan de gebruiker. Deze medewerker zal de ingang bewaken en erop toezien dat de aan- en afvoer van goederen efficiënt en veilig verloopt. Indien zowel gebruik gemaakt word van de expeditie Meentzijde als de expeditie Rodezand, dient u rekening te houden met een beveiligingsmedewerker per expeditie ingang. Voor een parkeerontheffing kunt u contact opnemen met: Gemeente Rotterdam, Stadsbeheer Evenementen & Ontheffingen Dhr. Johan van der Stoep Kleinpolderplein, dienstwoningen Postbus AT ROTTERDAM Tel. : j.vanderstoep@rotterdam.nl

6 2.2 Laad en losruimte, Expeditie Rodezandzijde Expeditie Rodezandzijde is een extra ingang voor kleiner materiaal en wordt alleen in overleg en na toestemming van het Postillion Convention Centre Rotterdam gebruikt. Adres: World Trade Center Rotterdam Rodezand AM ROTTERDAM Deze expeditie-ingang is gelegen aan de Rodezandzijde van het World Trade Center Rotterdam (ter hoogte van de Leeuwenstraat). Het openen van de deuren gaat via intercom aan de buitenzijde rechts van de deuren. Deze doorgang heeft een hoogte van 209 cm en breedte van 148 cm. Laad- en losplaatsen zijn aangegeven op de straat en bevinden zich tegenover Dansclub Cinema. U herkent Expeditie Rodezandzijde aan een groot uithangbord met de tekst Expeditie Beurs-WTC. De algemene regels voor laden en lossen zijn hier van toepassing. Let dus goed op, de politie controleert hier streng. Eventuele boetes kunt u bij ons niet reclameren. Blijft u langer staan, met kleiner vervoer, is het aan te raden de betaalde parkeerplaatsen te gebruiken. U kunt, tegen betaling, ook parkeren in de WTC-V&D Parkeergarage (meerdere betaalmogelijkheden). De expeditielift heeft de volgende afmetingen: 2,10 meter lang 1,66 meter breed 2,25 meter hoog De maximale belasting van de expeditielift is KG. De lift bevindt zich aan het einde van de expeditie-ingang aan de linkerzijde. Voor de beursvloer drukt u in de lift op de knop met nummer 1 (u bevindt zich dan in de Shipping Hall).

7 Tijdens de opbouw van het evenement / congres is altijd een Floor Manager / F&B Supervisor aanwezig die u eventueel voor advies kan bij staan. De Floor Manager / F&B Supervisor is te bereiken via de centrale receptie bij de hoofdentree (eveneens op Main Hall). Bij grootschalige transporten is de aanwezigheid van een beveiligingsmedewerker verplicht (minimaal 4 aaneengesloten uren), doorbelast aan de gebruiker. Deze medewerker zal de ingang bewaken en erop toezien dat de aan- en afvoer van goederen efficiënt en veilig verloopt. Indien zowel gebruik gemaakt word van de expeditie Meentzijde als de expeditie Rodezand, dient u rekening te houden met een beveiligingsmedewerker per expeditie ingang. Voor een parkeerontheffing kunt u contact opnemen met: Gemeente Rotterdam, Stadsbeheer Evenementen & Ontheffingen Dhr. Johan van der Stoep Kleinpolderplein, dienstwoningen Postbus AT ROTTERDAM Tel. : j.vanderstoep@rotterdam.nl

8 2.4 Plattegrond aanvoerroute expeditie-ingangen en liften

9 3.0 Regels en bijzonderheden voor leveranciers en standhouders 1. De gebruiker maakt tijdig een afspraak omtrent datum en tijdstip voor de aan- en afvoer van goederen en materialen. 2. Postillion Convention Centre WTC Rotterdam zal, afhankelijk van een op- en afbouwschema: a) de toegang aanwijzen waar de materialen en goederen kunnen worden binnengebracht en na afloop kunnen worden afgevoerd. b) in overleg het tijdstip vaststellen waarop het transport kan plaatsvinden. De gebruiker is verplicht zich hieraan te houden. Aan- en afvoer op het niet afgesproken tijden zijn niet toegestaan. 3. De gebruiker dient alle aanwijzingen van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam stipt op te volgen. 4. De gebruiker zal uitsluitend gebruik maken van de hem toegewezen lift om de goederen te transporteren. 5. De verplaatsing van materialen dient zo geruisloos mogelijk te geschieden. 6. Het is absoluut verboden tijdens het transport materialen tegen wanden of deuren te plaatsen of met behulp van wiggen, deuren open te zetten. 7. De te gebruiken transportmiddelen dienen voorzien te zijn van luchtbanden en of een soort wielen welke geen lawaai maken en waarmee geen beschadigingen aan een marmeren vloer kunnen worden aangebracht. 8. Geconstateerde beschadiging en noodzakelijke extra schoonmaakwerk zullen aan de desbetreffende veroorzaker worden doorberekend. 9. Het is niet toegestaan te werken met materialen die beschadigingen aan stands en gebouw kunnen veroorzaken. 10. Het is verboden zonder afspraak vooraf goederen tijdelijk op te slaan in de ingangen, de parkeergarage of voor de liften. 11. In gebruik gegeven sleutels dienen nog dezelfde dag, derhalve direct na de beëindiging van de werkzaamheden te worden teruggegeven. 12. De gebruiker draagt er zorg voor dat hij zijn goederen en materialen zodanig aan- en afvoert dat de huurders van de kantoorruimten en hun bezoekers hiervan geen hinder ondervinden. Hij zal er steeds voor zorgdragen dat de toegangen tot de nooduitgangen vrij gehouden worden en dat de brandweervoorschriften worden nageleefd. 13. De gebruiker zal uitsluitend gebruik maken van de hem toegewezen standaard aansluiting voor elektra. 14. De gebruiker is verantwoordelijk en derhalve aansprakelijk voor het veilig gebruik van de elektronische apparatuur. 15. Energiekosten en eventuele kosten voor assistentie door functionarissen van Postillion Convention Centre WTC Rotterdam zullen aan de gebruiker worden doorberekend. 16. Voor zover bovenstaand niet genoemd, zijn de Algemene Voorwaarden voor huur- en verhuur congres-, vergader-, en tentoonstellingsruimte van toepassing.