STANDHOUDERS HANDBOEK

Transcriptie

1 STANDHOUDERS HANDBOEK Geachte beursdeelnemer, U gaat exposeren op de Kampeer Fiets en Wandelbeurs, en voor een optimaal resultaat van uw deelname is het belangrijk dat u deze beurs goed voorbereidt. Als beursorganisatie helpen wij u daar graag bij. Deze standhouderinformatie bevat alle gegevens die van belang zijn voor u als deelnemer aan onze beurs. Wij verzoeken u daarom vriendelijk deze standhouderinformatie zorgvuldig door te nemen en te bewaren. Hebt u na het lezen van de informatie nog vragen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Hopende op een prettige samenwerking, wensen wij u alvast een goede voorbereiding en een succesvolle beurs. Met vriendelijke groet Anita Eleveld TT Hall Assen

2 BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS Organisatie Art Assen TT Hall Assen (werkdagen van uur) Beursorganisator Anita Eleveld TT Hall Assen Algemeen Overige: Asser Personenvervoer Centrale Brink Dorenbos Taxi Regio taxi Algemeen reisadvies Tijdens de op- en afbouwdagen is de informatiebalie van de TT Hall voor al uw vragen geopend (op werkdagen van uur).tijdens de beurs zijn wij bereikbaar op nummer

3 BEURSDATA EN OPENINGSTIJDEN Openingstijden beurs voor bezoekers Zaterdag 4 februari : Zondag 5 februari : Let op: Standhouders dienen minimaal 30 minuten voor aanvang aanwezig te zijn. OP- EN AFBOUWDAGEN Opbouw: Vrijdag 3 februari : Zaterdag 4 februari : Let op: de beursvloer is op de bovenstaande tijden alléén toegankelijk via deur 2 en/of 5. Vrijdag kunt u de hele dag met de auto/vrachtauto naar binnen. Zaterdag ochtend laten we helaas geen auto/vrachtauto`s meer binnen. Dit i.v.m. de kachel in de hal. Maar ook de spullen van andere standhouders welke dan beschadigt kunnen raken. Afbouw: Zondag 6 februari : Maandag 7 februari : Let Op: I.v.m. demontage dienen standhouders welke gebruik maken van standbouw/ marktkramen van de TT Hall direct na afloop van de beurs alle materialen van de wanden en frieslijsten te verwijderen. Wanden, frieslijsten en vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Eventuele schade wordt aan u doorberekend. Daarnaast moeten alle geleende producten weer in normale staat terug gebracht worden bij de informatiebalie. Doet u dit niet, dan ontvangt u hier nog een factuur van. DEADLINES Voor de Kampeer Fiets en Wandelbeurs kunt u bij ons diverse meubels bestellen. Het liefst ontvangen wij uw bestellingen zo spoedig mogelijk, u kunt deze echter nog tot uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de beurs aan ons doorgeven. Tijdens de opbouw kunnen we helaas geen meubels meer bij bestellen. Veel deelnemers wachten tot het laatste moment met het (bij)bestellen van materiaal of vragen slechts enkele uren voor de beurs nog om een verandering. Dit legt veel extra werkdruk op de beursorganisatie en het technisch personeel. Soms is het onvermijdelijk en in dat geval helpen wij u graag om alles in orde te krijgen voordat de beurs begint. Tijdens de opbouw en tijdens het evenement kunt u bij de informatiebalie terecht voor al u vragen.

4 ADRES EN BEREIKBAARHEID TT HALL TT Hall Assen Adres: De Haar 11, 9405 TE Assen Tel: Fax: adres: Internetadres: organisatie beurs (Anita Eleveld) Route: De TT Hall ligt op het terrein naast het TT Circuit Assen. Vanaf de A28 wordt goed aangegeven welke richting u op moet rijden om naar de hal te komen. Hou gewoon TT circuit aan. En dan ziet u vanzelf de TT Hall. Kijk voor een uitgebreide routebeschrijving op LOGISTIEK EN PARKEREN Op de genoemde op- en afbouwtijden zal transport deur 2, 5 en/of 23 geopend zijn. Alleen vrijdag kunt u met de auto naar binnen rijden tot aan u stand. Zo is het voor u gemakkelijk om u spullen uit te laden. Maar graag verzoek ik u wel zodra de auto in de hal staat de auto uit te zetten i.v.m. uitlaat gassen. Zaterdag kunt u niet meer met de auto naar binnen. Dit i.v.m. de verwarmingskosten en diefstal. Als u nog zwaar materiaal heeft kom dan op de vrijdag, zodat u met de auto naar binnen kan. Wilt u liever de op de donderdag al spullen brengen, laat dit ons dan even weten. Dan kijken we samen naar een passende oplossing. Vlak voor-, tijdens- en na de openingstijden zijn andere deuren dan de hoofdingang niet bedoeld voor in- en uitloop. Deze zullen dan ook gesloten zijn. Alleen op deze manier blijft de vloer overzichtelijk en kan diefstal worden voorkomen. De deuren en nooduitgangen zijn elektrisch vergrendeld. Alleen bij een noodalarm gaan deze automatisch open. Naast elke deur zit een noodknop. Bij misbruik van deze noodknop wordt u een boete van 700,- in rekening gebracht i.v.m. het laten uitrukken van de hulpdiensten en het resetten van het systeem. Parkeren Het parkeren tijdens de beurs is voor exposanten gratis. Bezoekers betalen 3,-- U kunt met uw polsbandje aantonen dat u standhouder bent, en dan hoeft u niet te betalen. PLATTEGROND Bijgesloten vindt u de beursplattegrond. Uw standnummer correspondeert met uw stand op de plattegrond. Eén vakje op de plattegrond is 1m². Wij verzoeken u vriendelijk uw standoppervlakte te controleren om vervelende situaties op bij de opbouw te voorkomen.

5 STANDBOUW / MARKTKRAAM Marktkraam van de TT Hall Bij een marktraam zijn de afmetingen 4 bij 1 meter diep. De marktkraam heeft verlichting en een gezamenlijke stroomaansluiting. Dus neem zelf u verlengkabel mee. Verplicht is wel om af rokking mee te nemen voor de marktkraam. Dit betekend een laken van boven tot onder. Zodat bezoekers niet onder uw marktkraam kunnen kijken. De kleur maakt voor ons niets uit. Standaard standbouw van de TT Hall Bij een standaard stand zijn witte wanden, vloerbedekking (antraciet), verlichting (2 duospots) en een frieslijst (zonder naamsvermelding!) inbegrepen. Het is niet toegestaan in de wanden te boren of te spijkeren. Het beste is om materialen op te hangen met draden en kleine haken die u aan de bovenzijde van de wand bevestigd. Direct na afloop van de beurs dienen alle materialen van de wanden en frieslijsten verwijderd te zijn. Wanden, frieslijsten en vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Vuile wanden (bijvoorbeeld door dubbelzijdig tape) moeten wij helaas als schade aan u in rekening brengen. Vrije standruimte Als u gekozen heeft voor vrije standruimte bent u verplicht vloerbedekking neer teleggen. Heeft u geen vloerbedekking, dan kunt u dat bij de organisatie huren. BEWAKING EN VERZEKERING Elke vorm van verzekering, tegen welk risico dan ook, is niet inbegrepen. U dient hiervoor zelf zorg te dragen door een transport/verblijfsverzekering af te sluiten. U bent zelf aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel, personen die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, alsmede voor houders van aan welke hij deelnemerskaarten en/of doorlopende toegangsbewijzen heeft verstrekt, tot stand is gebracht. U bent eveneens aansprakelijk voor uw inzendingen, standruimte en de geëxposeerde goederen. De TT Hal Assen is uitgerust met een modern beveiligingssysteem. Transport- en nooddeuren zijn elektrisch vergrendeld, er is camera toezicht en een geraffineerd alarmsysteem staat direct in verbinding met een meldkamer. s nachts is er bewaking in de hal aanwezig. Toch adviseren wij u nadrukkelijk kostbare spullen (vooral tijdens de drukke op- en afbouwtijden) veilig op te bergen of mee naar huis te nemen. CATERING De catering in de TT Hall is exclusief in handen van Bos en Bos Catering externe catering is niet toegestaan. Catering tijdens de beurs Tijdens de beurs krijgt u de mogelijkheid om bij het horecaterras eten en drinken te bestellen. Tijdens de opbouw en afbouw kunt u geen catering krijgen, dus neem dit zelf mee.

6 REGELS VOOR ACTIVITEITEN Alcohol Het schenken van alcohol kan een onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om er voor te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Flyeren Het uitdelen van flyers of ander promotiemateriaal buiten uw stand is niet toegestaan. Het is in alle gevallen verboden om buiten het complex van de TT Hall (bijvoorbeeld op de parkeerplaats) te flyeren. In dat geval zullen de schoonmaakkosten aan u in rekening worden gebracht. Geluidsoverlast Zorg ervoor dat andere standhouders geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Vooral geluidsoverlast kan erg storend zijn voor de omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Vraag bij twijfel eerst toestemming aan de organisatie. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Promotiemogelijkheden Reclame uitingen buiten uw stand zijn mogelijk, alleen in overleg met de organisatie. Neemt u hiervoor contact op met de organisatie. Standhouders polsbandjes De organisatie van de Kampeer Fiets en Wandelebeurs heeft tijdens de opbouw de polsbandjes voor u klaar gelegd bij de informatiebalie. Deze polsbandjes zijn persoonsgebonden en alleen geldig indien u ze om uw pols heeft vastgemaakt. Indien u meer polsbandjes nodig heeft in verband met vrijwilligers/personeel die uw stand bemannen, kunt u dit aangeven aan de organisatie tijdens de opbouw. Gelieve dit tijdens de opbouw te regelen zodat deze kunnen worden overhandigd. Uiteraard zijn deze polsbandjes alleen bedoeld voor de standhouders en mogen alleen aan hen verstrekt worden.