GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 Versie 1.0 Datum GEBRUIKERSHANDLEIDING digitaal Facilitair Meldpunt SelfServiceDesk Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09

2 Index 1. INLEIDING INLOGGEN NIEUWE MELDING HET INVOEREN VAN EEN NIEUWE MELDING VERSTUREN VAN EEN BEVESTIGING ONDERVERDELING WERKZAAMHEDEN CLUSTERS OPENSTAANDE MELDINGEN OVERZICHT MELDINGEN ZOEKEN... 9 Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 2

3 1. Inleiding Het digitaal Facilitair Meldpunt is FMIS software (Facility Management Informatie Systeem) voor de ondersteuning van de facilitaire afdeling. De facilitaire software helpt bij het verwerken van KWIS- meldingen (klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen). Met behulp van dit systeem zal o.a.: - Facilitaire dienstverlening toegankelijk worden gemaakt voor medewerkers van Woonstad Rotterdam - Een beter overzicht ontstaan van de voortgang van meldingen en de uitvoer van werkzaamheden - Betere rapportages worden gegenereerd - Gegevens m.b.t. het beheer van panden goed worden geregistreerd Deze wijze van registreren in het digitaal Facilitair Meldpunt levert je een aantal voordelen op: - Jouw melding is vastgelegd - Begin en eindtijd van je melding wordt in kaart gebracht - Je wordt voorzien van statusinformatie - Je ontvangt een schriftelijke bevestiging - Je kunt je eigen melding altijd volgen Deze handleiding laat in het kort zien wat je mogelijkheden zijn en ondersteunt je bij het doorgeven van klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen in de SelfServiceDesk van het digitale Facilitair Meldpunt. Indien je naar aanleiding van deze gebruikershandleiding nog vragen hebt over het digitale Facilitair Meldpunt kun je terecht bij de afdeling Facilitaire Zaken. Via facilitair.meldpunt@woonstadrotterdam.nl of Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 3

4 2. Inloggen Via de banner op intranet kom je bij het inlogscherm. Kies om in te loggen als klant (aanmelder) en klik op de optie: SelfServiceDesk gebruiken (SSD). Je bent automatisch ingelogd. Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 4

5 3. Nieuwe melding 3.1 Het invoeren van een nieuwe melding Om een nieuwe melding in te voeren klik je in het meest linkse veld onder snelkoppelingen op één van de snelkoppelingen: Nieuwe melding voor Services, Nieuwe melding voor Huisvesting of Nieuwe melding voor DIV. Het is van belang de juiste behandelaar te kiezen. Des te sneller zal je melding in behandeling worden genomen. 3.2 is een schematische weergave van de werkzaamheden binnen de verschillende clusters. Jij bent de Aanmelder en je gegevens verschijnen automatisch uit de Active Directory. Bij Omschrijving selecteer bij soort melding: Gebruikersvraag, Storing/Reparatie, Bestelling/Aanvraag, Verlies/Diefstal of Klacht. In het lege veld Verzoek zorg je eerst voor een datumstempel door F12 op het toetsenbord te gebruiken of klik op het stempel icoon Je kunt nu je verzoek indienen bijv: Storing aan de copier op 1 e verdieping, kamer Je bent nu gereed om de melding te registreren. Klik rechtsboven of onder op de envelop met de groene pijl. Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 5

6 3.2 Onderverdeling werkzaamheden Clusters Cluster Services Cluster Huisvesting Cluster DIV Catering Evenementen In- en uitdiensttreding Kantoorartikelen Afvalverwerking en scheiding Arbo (werkplekmetingen etc.) Bedrijfshulpverlening Abonnementen/vakliteratuur Archief Bode- en koeriersdiensten Kantoorapparatuur Bewaking en beveiliging Postverzending Mobiele telefonie basistoestellen/accessoires Parkeerfaciliteiten Persoonsgebonden middelen: - Bedrijfskleding - Identiteitsbewijzen met pasfoto - Gereedschap - Digitale fototoestellen - Schoenen voor buitendienstmedewerkers Personenvervoer Relatiegeschenken Repro, drukwerk en papier Binnenbeplanting Energie Gebouwreparaties en onderhoud Huisvesting (verhuizingen) Klimaatbeheersing Kunst Legionella Meubilair en inventaris Ongediertebestrijding Schoonmaak Terrein en groenvoorziening Toegangscontrole/sleutelbeheer Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 6

7 3.3 Versturen van een bevestiging Na het versturen van de melding is het mogelijk om een bevestiging te versturen. Dit doe je door in bovenstaand veld de knop boven aan of onderaan met versturen te klikken. Het is ook mogelijk om te kiezen voor niet versturen. Bij het versturen kunnen kopieën verstuurd worden naar collega s door hun adressen in te toetsen bij kopie naar. Hierbij is het mogelijk om een kopie naar de afzender te sturen en een leesof ontvangstbevestiging te ontvangen, door de betreffende vakjes aan te vinken. Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 7

8 4. Openstaande meldingen 4.1 Overzicht Meldingen Klik in het meest linkse veld onder snelkoppelingen op Openstaande meldingen. In dit overzicht kun je de status van je meldingen zien. De geplande einddatum geeft aan wanneer de melding opgelost wordt. Verschijnt deze datum in het rood dan is de opleverdatum verstreken. De behandelaar heeft verzaakt jouw melding binnen de gestelde tijd op te lossen. Als je op het meldingnummer klikt in het overzicht, dan kom je in de melding terecht. In het actieveld naast het veld verzoek kun je zien welke actie door welke facilitair medewerker is genomen inzake jouw melding. Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 8

9 5. Zoeken In het linker veld Snelzoeker meldingen kun je jouw melding zoeken door het betreffende meldingnummer in te voeren en op het zoekicoon te klikken. Afdeling Facilitaire Zaken 08/03/09 9