Vrachtbon uitleg. Paraaf voor akkoord.. 1

Transcriptie

1 Vrachtbon uitleg Tijdens het uitvoeren van de ritopdracht maakt u gebruik van een zogenaamde Easy2send vrachtbon, hieronder vindt u een voorbeeld. Veel van onze klanten hebben al voorgedrukte exemplaren in hun bezit, maar het kan ook voorkomen dat u gevraagd wordt zelf een vrachtbon in te vullen. U dient daarom altijd enkele exemplaren in voorraad te hebben. De vrachtbon beschrijft de details van de rit die u uitvoert en heeft 4 verschillende versies: Laat het gele exemplaar achter op het laadadres Laat het blauwe exemplaar achter op het losadres Het roze exemplaar is voor uw eigen administratie Stuur het witte exemplaar binnen 1 week naar ons terug

2 1. Opdrachtgever: Hier staan de adresgegevens van de opdrachtgever al voorgedrukt, anders vult u deze handmatig in. 2. Af-/Ophaaladres: Meestal is dit gelijk aan het adres van de opdrachtgever, maar het kan voorkomen dat de klant vraagt goederen op te halen op een ander adres. 3. Afleveradres: Het adres waar u de goederen lost. 4. Handtekening opdrachtgever/afzender: Laat hier de persoon van wie u de goederen ontvangt zijn/haar handtekening plaatsen, noteer ook de naam in blokletters, de datum en het tijdstip. 5. Handtekening ontvangst: Laat hier de persoon die de goederen ontvangt, zijn/haar handtekening plaatsen, noteer ook de naam in blokletters, de datum en het tijdstip. 6. Handtekening chauffeur: Plaats hier uw eigen handtekening en uw chauffeursnummer. Dit nummer ontvangt u wanneer uw (bedrijfs)gegevens opgenomen zijn in ons administratieve systeem. 7. In dit gedeelte kunt u verdere specificaties van de ritopdracht noteren zoals het aantal pallets, het aantal dozen en het gewicht van de colli. Het is belangrijk dat deze details correct en zo volledig mogelijk worden ingevuld. 8. Ritnummer: Elke ritopdracht heeft een uniek ritnummer, vraag onze planning naar dit nummer wanneer hij/zij dit nog niet aan u heeft doorgegeven. Let op: Er dient altijd getekend te worden voor ontvangst. De handtekening is belangrijk, maar nog belangrijker is de naam van de ontvanger. Zonder vrachtbon kunnen wij onze klant niet factureren. Zonder vrachtbon kunnen wij u dus ook u factuur niet in behandeling nemen!! 2

3 Charterprotocol De missie van Easy2Send is het creëren van toegevoegde waarde voor onze cliënten door het veilig, betrouwbaar en efficiënt vervoeren en opslaan van goederen en documenten. Uw vervoersdiensten vormen hierin een belangrijke schakel. Om ervoor te zorgen dat onze missie altijd waargemaakt wordt, vindt u hieronder een beknopte uitleg van onze werkwijze die u dient te volgen. Uitvoering van een express ritopdracht De planners van Easy2send nemen contact met u op met de vraag of u een ritopdracht voor ons kunt uitvoeren. Onze klanten verwachten binnen 30 à 45 minuten een chauffeur bij het afhaaladres, u moet dit zonder overtreding van geldende verkeersregels kunnen halen. Wanneer u eerder op het ophaaladres aanwezig bent, kan het voorkomen dat u even moet wachten. Neemt u altijd contact op wanneer dit langer duurt dan een kwartier zodat wij de klant hiervan op de hoogte kunnen brengen en wij u uw wachttijd kunnen vergoeden. Nadat de goederen geladen zijn, rijdt u naar het afleveradres. Hierbij mag niet gecombineerd worden, u rijdt exclusief voor Easy2Send zodat de klant de goederen zo snel mogelijk ontvangt. Neemt u contact met ons op wanneer de klant u afwijkende informatie geeft over de rit, zoals een ander afleveradres dan u van onze planning heeft gekregen of een onverwachte retouropdracht. U zorgt dat u tijdens het uitvoeren van de rit telefonisch goed bereikbaar bent, zodat wij u op de hoogte kunnen brengen van eventuele wijzigingen. U neemt contact op met onze planning wanneer u vertraging ondervindt (file/pech) zodat wij de klant hiervan op de hoogte kunnen brengen. Bij aflevering van de goederen zorgt u ervoor dat de naam van de ontvanger in blokletters op de vrachtbon genoteerd wordt, evenals de handtekening van de ontvanger, de datum en het tijdstip van aflevering. Let op eventueel te innen remboursbedragen. Hierna neemt u contact op met onze planningsmedewerkers om door te geven hoe laat u heeft afgeleverd en wie getekend heeft voor ontvangst van de goederen. En wellicht hebben wij al weer een nieuwe opdracht voor u klaarliggen. Hopelijk ten overvloede; het is u in geen enkele situatie toegestaan uw logistieke diensten direct aan onze klanten aan te bieden. Bij overtreding van deze regel zullen wij u direct uit ons bestand verwijderen en de geleden financiële schade (misgelopen omzet) op u verhalen. Wij vragen u 1 keer per week aan ons te factureren. Na ontvangst van de factuur en alle vrachtbonnen die daar bij horen, zal de factuur 30 dagen na factuurdatum cq ontvangstdatum aan u betaalbaar worden gesteld. Indien wij geen kopie van de vrachtbon ontvangen, houden wij ons het recht voor de betaling van de desbetreffende rit op te shorten. 3

4 Samenvattend, neem altijd contact op met ons tijdens uitvoering van de rit wanneer: * U vertraging ondervindt (file, pech) * U op het laad- of losadres andere informatie krijgt dan van onze planning * De vrachtbon een remboursbedrag vermeldt dat onze planning niet had aangegeven * U het ophaaladres of afleveradres niet kunt vinden * U moet wachten op het ophaal of afleveradres * U gevraagd wordt zelf goederen te laden of te lossen * U de goederen afgeleverd heeft Kilometerberekening Informatie Totale kilometers: Het totale aantal kilometers wordt berekent door de afstanden die u moet afleggen tussen de verschillende locaties bij elkaar op te tellen. Wachttijd: Het kan voorkomen dat er om een bepaalde reden gewacht moet worden bij het laden of het lossen. In dit geval zijn de eerste 15 minuten op de kosten van de chauffeur, daarna is het mogelijk om telefonisch contact op te nemen met een van onze planningsmedewerkers om zo een vergoeding voor de wachttijd te verwezenlijken. Aanrijd kilometers: Wij berekenen uw rit vanaf het centrum van het ene postcode gebied naar het centrum van het andere postcode gebied. Wij nemen hiermee de grootte van het postcode gebied in acht, hierdoor wordt er 10 kilometer van het totale aantal kilometers afgetrokken. De vergoedingen: Personenautoritten Combo ritten Bus ritten Bakwagen Wachttijd Tussenstop 0.30 per kilometer vice versa 0.35 per kilometer vice versa 0.40 per kilometer vice versa 0.60 per kilometer vice versa 3,75 per gewacht kwartier na de eerste 15 minuten 4,00 per tussenstop 4

5 De kilometers worden berekend vanaf uw postcode laadadres losadres uw postcode minus 10 kilometer. Standaard rit: 1. Uw rit zal beginnen vanaf de postcode van uw standplaats. 2. U maakt vervolgens een rit naar het laadadres. 3. U rijdt van het laadadres direct door naar het afleveradres. 4. Vervolgens kunt u terug rijden naar uw standplaats, indien wij geen vervolgrit voor u ter beschikking hebben. Kilometer berekening: U kunt de betaalde kilometers gemakkelijk berekenen door onderstaande berekening te gebruiken, waarbij u rekening moet houden met de aanrijd kilometers. Totale kilometers 10 kilometer = Betaalde kilometers Voorbeeld: Van S naar A = 30 Van A naar B = 120 Van B naar S = 150 Totale kilometers: 300 Aanrijd kilometers: = 290 kilometers Dit betekent dat wij u 290 kilometer zullen uitbetalen. S B Losadres A Laadadres 5

6 Standaard rit + wachttijd: Uw rit zal beginnen vanaf de postcode van uw standplaats. U maakt vervolgens een rit naar het laadadres. U rijdt van het laad adres direct door naar het afleveradres. Het is mogelijk dat u moet wachten op het laadadres of het afleveradres. Indien dit langer duurt dan 15 minuten, moet u contact op nemen met een van de planningsmedewerkers. Vervolgens kunt u terug rijden naar uw standplaats, indien wij geen vervolgrit voor u ter beschikking hebben. Kilometer berekening: U kunt uw uitbetaalde kilometers gemakkelijk berekenen door onderstaande berekening te gebruiken, waarbij u rekening moet houden met de aanrijd kilometers. Totale kilometers 10 kilometer = Uitbetaalde kilometers Voorbeeld: Van S naar A = Van A naar B = Van B naar S = (+Wachttijd) 150 Totale kilometers: Aanrijd kilometers: = 290 kilometers Dit betekent dat wij u 290 kilometer zullen uitbetalen. Indien er langer dan 15 minuten gewacht moest worden op een van de locaties, dan zal er per kwartier gewachte tijd 3,75 extra uitbetaald worden. Indien u geen contact opneemt met een planningsmedewerker zal de vergoeding vervallen. S B A Losadres Laadadres (+ wachttijd) 6

7 Tussenstop rit: 1. Uw rit zal beginnen vanaf de postcode van uw standplaats. 2. U maakt vervolgens een rit naar het laadadres. 3. U rijdt vanaf het laadadres naar het tussenstopadres. 4. U rijdt van het tussenstopadres direct door naar het afleveradres. 5. Vervolgens kunt u terug rijden naar uw standplaats, indien wij geen vervolgrit voor u ter beschikking hebben. Kilometer berekening: U kunt uw uitbetaalde kilometers gemakkelijk berekenen door onderstaande berekening te gebruiken, waarbij u rekening moet houden met de aanrijd kilometers. Totale kilometers 10 kilometer = Uitbetaalde kilometers Voorbeeld: Van S naar A = 30 Van A naar T = 120 Van T naar B = 60 (+ 4,00) Van B naar S = 90 Totale kilometers: 300 Aanrijd kilometers: = 290 kilometers Dit betekent dat wij u 290 kilometer zullen uitbetalen. Per tussenstop zal er 4,00 extra uitbetaald worden. S Centrum postcode gebied B Centrum postcode gebied A Laadadres T Tussenstop 7

8 Retour rit: Uw rit zal beginnen vanaf de postcode van uw standplaats. U maakt vervolgens een rit naar het laadadres. U rijdt van het laad adres direct door naar het afleveradres. Vanaf het afleveradres rijdt u terug naar het laadadres. Vervolgens kunt u terug rijden naar uw standplaats, indien wij geen vervolgrit voor u ter beschikking hebben. Kilometer berekening: U kunt uw uitbetaalde kilometers gemakkelijk berekenen door onderstaande berekening te gebruiken, waarbij u rekening moet houden met de aanrijd kilometers. Totale kilometers 10 kilometer = Uitbetaalde kilometers Voorbeeld: Van S naar A = Van A naar B = Van B naar A = Van A naar S = (+ 4,00) 30 Totale kilometers: Aanrijd kilometers: = 290 kilometers Dit betekent dat wij u 290 kilometer zullen uitbetalen. De retourrit wordt beschouwd als een tussenstop, daardoor zal er ook 4,00 extra worden uitbetaald. S B Losadres A Laadadres (+ retouradres) 8

9 Bedankt voor uw aandacht, mocht u nog vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen met een van onze planningsmedewerkers via onderstaand telefoonnummer. Wij hopen op een langdurig prettige samenwerking! Met vriendelijke groet, Easy2Send Telefoon: Fax: planning@easy2send.nl Voor gezien en akkoord, Adres: Renbaanstraat GC Den Haag Naam + Firmanaam: Handtekening 9