Profiel. Directeur bedrijfsvoering Jeugdformaat. 11 april Opdrachtgever Jeugdformaat

Transcriptie

1 Profiel Directeur bedrijfsvoering Jeugdformaat 11 april 2017 Opdrachtgever Jeugdformaat Voor meer informatie over de functie Douwe Wijbenga Peter Gerritsen Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie en situatie 3 2 De functie van directeur bedrijfsvoering 4 3 De gewenste ervaring en capaciteiten 7 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure 9 Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

3 1 De organisatie en situatie Jeugdformaat biedt jeugd- en opvoedhulp in de regio Haaglanden. De medewerkers van Jeugdformaat werken aan de begeleiding en ondersteuning van ongeveer gezinnen en circa pleeggezinnen per jaar. Jeugdformaat heeft 33 gezinshuizen en 65 kleinschalige voorzieningen voor daghulp en verblijf. Bij Jeugdformaat werken circa 800 medewerkers. Jeugdformaat staat de komende jaren voor een aantal majeure opgaven. De decentralisatie en transformatie van de jeugdhulp vragen veel van medewerkers en de leiding van de organisatie. De (jeugd)hulpmarkt en het sociale domein zijn volop in ontwikkeling en transitie. Deze ontwikkelingen vragen vernieuwende oplossingen en een grote mate van flexibiliteit van zowel medewerkers als de organisatie. Extern heeft Jeugdformaat in toenemende mate te maken met verschillende financiers en stakeholders. Voorts verdwijnen grenzen tussen de verschillende zorgsectoren en verschijnen nieuwkomers op de lokale zorgmarkt. Partnership en samenwerking met lokale overheden en andere zorgaanbieders vragen veel tijd en aandacht. Het leggen van verbindingen tussen de zorg en het publieke domein zijn daarbij van essentieel belang. Jeugdformaat positioneert zich in het sociale domein als specialist voor complexe jeugd- en opvoedhulp. Deze positionering vraagt nadrukkelijk om een verdere professionalisering van medewerkers en een versterking van de kwaliteit van de zorg. Investeren in de beroepsontwikkeling van de medewerkers en het implementeren van het kwaliteitskader Jeugdhulp zijn hierbij belangrijke speerpunten. Ruimte voor de professional zal moeten samengaan met het ontwikkelen van vakmanschap en eigenaarschap. Bovenstaande ontwikkelingen vragen aanpassingen en flexibiliteit van medewerkers, de organisatie en in het bijzonder van de top van de organisatie. Ontwikkelingsgerichtheid en een scherp oog voor mensen en processen zijn daarbij de noodzakelijke kerncompetenties. In deze context heeft Jeugdformaat afgelopen jaar besloten de topstructuur aan te passen door de afstand tussen bestuur en directie zodanig te verkleinen, zodat een platte organisatie ontstaat die is toegerust op het optimaal functioneren (in termen van o.a. verbinding, integraliteit en innovatiekracht) in een sterk veranderende omgeving. De topstructuur van Jeugdformaat bestaat op dit moment uit een directieteam met een eenhoofdige raad van bestuur (directeur-bestuurder) en twee zorgdirecteuren. Het directieteam is de drijvende kracht in de verdere ontwikkeling van de organisatie en het (rol)model voor het samenwerken binnen en buiten de organisatie. Het beste uit medewerkers halen is daarbij het adagium. Openheid, eerlijk en respectvol zijn daarbij centrale waarden. Om de strategische doelstellingen te realiseren is het noodzakelijk om de interne organisatie beter te laten aansluiten bij de klantvraag en de behoeftes uit de markt. Jeugdformaat is een organisatie in verandering en deze transitie zal, naar verwachting, de komende twee jaar plaatsvinden. Hierdoor ontstaat in het nieuwe bestuursmodel logischerwijs een nieuwe vacature voor een directeur bedrijfsvoering. In het bestuursmodel van Jeugdformaat is er (na deze wervingsprocedure) sprake van een directieteam met een voorzitter (deze directeur-bestuurder draagt statutair de eindverantwoordelijkheid), twee zorgdirecteuren en een directeur bedrijfsvoering. De directeur bedrijfsvoering wordt naast de verantwoordelijkheid voor de eigen (bedrijfsvoerings-)portefeuille ook belast met de coördinatie van innovatieve (strategische) programma s en projecten. HR en Marketing & Communicatie vallen onder de directe aansturing en verantwoordelijkheid van de bestuurder. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

4 2 De functie van directeur bedrijfsvoering Het speelveld van de jeugdhulp is enorm veranderd. Met de transitie en transformatie zijn de gemeenten de opdrachtgever en de financier geworden. Achter deze transitie en transformatie zit een nieuwe beleidsvisie en een nieuw mensbeeld: dichter bij burgers, meer uitgaan van burgers, meer uitgaan van eigen kracht en de krachten in de omgeving. Met deze transformatie gaat jeugdhulp op in het brede sociale domein. Dit biedt uiteraard kansen, maar geeft ook meer mogelijke aanbieders. De belangrijkste kansen liggen in samenhangende zorg, meer in verbinding met de lokale zorg. De belangrijkste vertegenwoordiger voor een zelfredzaam burger is daarbij de zorgprofessional van Jeugdformaat, aan wie continue nieuwe eisen en vaardigheden worden gesteld. Dit vraagt veel van medewerkers waarbij hoge eisen worden gesteld aan de professionele basis die het mogelijk moet maken verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Deze professionaliteit manifesteert zich binnen Jeugdformaat op drie verschillende wijzen: de medewerkers van Jeugdformaat zijn ter zake deskundig, kunnen autonoom functioneren en uit hun attitude blijkt flexibiliteit en samenwerkingsgerichtheid. Deze (HR-)visie vormt tevens het uitgangspunt in de strategische visienota ( ) en de daarbij behorende innovatieagenda. In het realiseren van deze visie vervullen de ondersteunende diensten een belangrijke functie vanuit hun faciliterende rol. De diensten moeten zodanig opereren dat de zorgprofessionals zoveel mogelijk met hun eigenlijke werk bezig kunnen zijn. Door bijvoorbeeld optimale, slimme ICT toepassingen en door toegankelijke informatievoorziening zullen zoveel mogelijk administratieve taken weggenomen kunnen worden bij de zorgprofessionals. Dat veronderstelt een goede informatie-uitwisseling tussen deze functies en de zorgteams. Om de zorgteams en de overige zorgfunctionarissen zo zelfstandig mogelijk te laten opereren moeten zij een grote mate van onafhankelijkheid hebben van de ondersteunende diensten. Tegelijkertijd moeten de zorgteams zelf rekenschap kunnen geven van hun werkzaamheden. Dat veronderstelt dat zorgteams beschikken over een adequaat intern informatiesysteem dat zij altijd en overal kunnen raadplegen en een adequaat rapportagesysteem. Het realiseren van deze voorwaarden is de verantwoordelijkheid van de functionarissen van de ondersteunende diensten. Administratieve processen zoals budgettering, factuurcontroles, boekhouding en salarisadministraties moeten voor zorgmedewerkers evenwel tot een absoluut minimum worden beperkt. Dit vraagt uiteraard tevens veel van de directeur bedrijfsvoering en de (staf)hoofden van de ondersteunende diensten. Zij moeten immers de randvoorwaarden en een klimaat creëren waarin medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren. De directeur levert een cruciale bijdrage aan dit proces door een optimale horizontale en integrale verbinding tussen beleid (ondersteunende diensten) en uitvoering (primair zorgproces) mogelijk te maken. Daartoe stuurt hij/zij direct twee stafhoofden van HV & FB en Automatisering, Administratie en Informatisering en Finance en Control aan op een coachende en integrale manier zodat ze op hun eigen domein leading zijn en waarbij gezamenlijkheid, verbinding en eigenaarschap de sleutelbegrippen zijn. Ook dit vraagt om een cultuuromslag. Op dit moment bestaan de ondersteunende diensten uit de volgende diensten en taakgebieden: HRM & Kennisacademie Marketing & Communicatie HV & FB en Automatisering Administraties en Informatisering Finance en Control Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

5 Deze ondersteunende diensten zullen een concept van klantgerichte dienstverlening moeten ontwikkelen waarbij de vraag van de klant (primaire zorgproces) uitgangspunt is. De dienst moet de vraag proberen altijd goed helder te krijgen (vraagverheldering = de kunst van het doorvragen als het niet duidelijk is). Het gaat uiteindelijk om een attitude die zorgprofessionals maximaal faciliteert, natuurlijk binnen kaders, maar waarbij er altijd getracht wordt de meest wenselijke oplossing aan te bieden. Ook dient er meer nadruk gelegd te worden op het leveren van een compleet afgewerkte dienst c.q. te regelen dat dit gebeurt, zodat de klant zich optimaal gefaciliteerd voelt. Herkenbaarheid, korte lijnen en eigenaarschap moet voorop staan. Van aanspreekpunten van ondersteunende diensten wordt verwacht dat zij de vragen vanuit het primair proces terugleggen binnen de ondersteunende dienst waar dan binnen de overeengekomen tijdsperiode de dienst wordt geleverd c.q. een antwoord wordt gegeven. Jeugdformaat is een organisatie in verandering waarin de ondersteunende stafdiensten een duurzame verbinding willen leggen met het primaire zorgproces. Daartoe is ook het noodzakelijk op een projectmatige wijze tot procesverbeteringen te komen. De organisatie is evenwel al op weg. Veel projecten zijn inmiddels onderweg, andere initiatieven staan nog op de planning. Organisatiebreed is vanuit de strategische visie de innovatieagenda leidend. Kortom, we zoeken een directeur die in staat is programma s, processen en projecten gericht op het bereiken van voornoemde strategische doelstellingen in een (tijdelijke) organisatie adequaat aan te sturen. De focus is vooral gericht op het initiëren en regisseren van ontwikkelingsprocessen met betrekking tot samenhangende projecten en activiteiten (innovatieagenda). Hieruit vloeien globaal een aantal kerntaken: Resultaatgebied 1: Ontwikkelen professionele coördinatie, aansturing en verbinding met het primaire zorgproces geeft hiërarchisch leiding aan de ondersteunende diensten (niet HRM en Marketing & Communicatie); (mede)verantwoordelijk voor het ontwikkelen dan wel vormgeven van het vast te stellen strategisch en tactisch beleid op ondersteunende diensten en taken; is het rolmodel voor samenwerking, verbinding en klantgericht denken; ontwikkelt effectieve- en constructieve overlegstructuren tussen het primaire zorgproces en de ondersteunende diensten. Resultaatgebied 2: Programma-/projectvoorbereiding en -ontwikkeling adviseert de overige leden van het directieteam over en integreert nieuwe concepten en werkwijzen ter verbetering van de effectiviteit binnen het domein Bedrijfsvoering; stuurt stafhoofden/projectleiders en -medewerkers functioneel/hiërarchisch aan vanuit hun specifieke rol (beleidsterrein) in het programma/project; draagt zorg voor bewaking en rapportage over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten; adviseert de overige leden van het directieteam vanuit de focus op bedrijfsvoering bij het sluiten van contracten c.q. overeenkomsten en bij de vaststelling en beoordeling van resultaten. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

6 Resultaatgebied 3: Programma-/projectuitvoering draagt zorg voor uitvoering van het programma bedrijfsvoering in relatie tot de innovatieagenda; bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden; bewaakt en bevordert de integrale samenhang met betrekking tot andere programma s/projecten en processen; draagt zorg voor de informatievoorziening vanuit het programma/project en voor de afstemming van de interne en externe communicatie met belanghebbenden. Resultaatgebied 4: Programma-/project-evaluatie draagt zorg voor toetsing en verantwoording van behaalde resultaten; adviseert over toekomstige programma s/projecten. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

7 3 De gewenste ervaring en capaciteiten De kandidaat die wij zoeken beschikt over de volgende kennis en ervaring: Academisch werk- en denkniveau. Ruime kennis en ervaring met programma-, proces-, verander- en projectmanagement. Financieel en bedrijfsmatig zeer goed onderlegd. Innovatieve visie op gebruik ICT en is goed in staat om deze visie in businesscases om te zetten. Ervaring met en een visie op vastgoedvraagstukken en facilitaire dienstverlening. Stevige daadkrachtige persoonlijkheid met visie en kennis van klantgerichte dienstverlening. Iemand die meer gaat voor de klus/opdracht en minder voor de carrière. Een strategisch denker (overstijgend) met praktische inslag (hands on). Iemand met grote alertheid op de in- en externe omgeving, in bezit van onderhandelingsvaardigheden en resultaatgericht. Een netwerker die moeiteloos kan schakelen in verschillende werkvelden. Is een samenwerker pur sang en stelt het belang van Jeugdformaat boven het belang van het eigen aandachtsgebied. Is in staat om mensen om zich heen te enthousiasmeren, te verbinden en te inspireren: coachend leiderschap. Is aantoonbaar succesvol in het aansturen van een organisatieonderdeel met hoog opgeleide professionals vanuit de visie dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie dienen te worden gelegd. Neemt initiatieven, zet ideeën om in plannen, doelen in resultaten en durft besluiten te nemen. Creëert de juiste voorwaarden en geeft ruimte zodat professionals optimaal kunnen presteren. Is benaderbaar en handelt op basis van gelijkheid. Toont betrokkenheid en stuurt op gezamenlijkheid. Is authentiek, durft out of the box te denken en durft te vertrouwen op ervaring en intuïtie. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

8 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een aanstelling voor minimaal 32 uur in de week. De functie is conform de CAO Jeugdzorg (maximaal schaal 13). De standplaats is Rijswijk. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9

9 5 De selectieprocedure De selectie kent een aantal fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur(s) van Leeuwendaal met kandidaten vinden plaats in week 17 en 18. Geschikte kandidaten worden in week 19 op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Jeugdformaat Op woensdagmiddag 17 mei vindt de eerste gespreksronde plaats. Deze behelst twee gesprekken (achter elkaar) met twee verschillende selectie-/adviescommissies. Gesprekken zullen plaats vinden vanaf uur bij Jeugdformaat in Rijswijk. 3 Optioneel krijgen de overgebleven kandidaten een vervolggesprek met de selectiecommissie (wordt nog ingepland). 4 De overgebleven kandidaat krijgt een adviesgesprek met de verschillende vormen van medezeggenschap. Tevens vindt er een kennismaking plaats met een vertegenwoordiging van de RvT. 5 Na de gespreksrondes vindt pre-employment screening plaats door een extern bureau. Een assessmentonderzoek kan onderdeel uitmaken van de procedure. Ook worden referenties ingewonnen. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en wordt de kandidaat in dienst genomen. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 juni Het streven is dat de directeur bij voorkeur per 1 augustus 2017 (afhankelijk van opzegtermijn) van start gaat bij Jeugdformaat. Jeugdformaat/Directeur bedrijfsvoering/profiel/22 maart van 9