Leiden Bio Science Park - Plankosten nieuwbouw Naturalis en uitbreiding De Stal

Transcriptie

1 Ben W. nr d.d Onderwerp Leiden Bio Science Park - Plankosten nieuwbouw Naturalis en uitbreiding De Stal besluiten:behoudens advies van de commi 1. De intensieve samenwerking tussen Naturalis, de Rijksgebouwendienst en de gemeente in het kader van de nieuwbouw van het museum in het Leiden Bio Science Park te continueren. 2. Af te wijken van de nota plankosten en de uren in de definitiefase t.b.v. de nieuwbouw van Naturalis ten laste te brengen van de reserve bedrijfsvoering plankosten. 3. De uitbreiding van De Stal onder leiding van de DZB en met ondersteuning van het Projectbureau te beschouwen als een gemeentelijke activiteit en de uren in de definitiefase ten laste te brengen van de reserve bedrijfsvoering plankosten. Pers samenvatting: Naturalis, de Rijksgebouwendienst en de gemeente werken sinds enkele jaren samen aan de plannen voor de uitbreiding van het museum op de huidige locatie in het Leiden Bio Science Park. Gezien het belang van Naturalis voor de stad en de invloed van de nieuwbouw op de omgeving, begeleidt de gemeente de plannen voor nieuwbouw actief. De kosten van de samenwerking in de definitiefase worden gedragen door de gemeente en niet in rekening gebracht bij de initiatiefnemer, te weten Naturalis. In De Stal is sprake van een succesvolle combinatie van leerwerktrajecten voor re-integratie (o.l.v. DZB), horeca en informatiecentrum voor het LBSP. De Stal is te klein en de gemeente overweegt een uitbreiding. Bij de uitbreidingsplannen wordt rekening gehouden met de herinrichting van het Leeuwenhoekpark en de ontwikkelingen in de omgeving, met name de nieuwbouw van Naturalis. De gemeente draagt de kosten van de planvorming.

2 Leiden Bio Science Park - Uitbreiding De Stal Projectopdracht Nu: Straks? Datum: Versie: Concept Auteur/functie: Camiel Kooijman (Directie Stad, Projectbureau, projectmanager) Mischa Prinsenberg (DZB, manager Re-integratie)

3 INHOUDSOPGAVE Akkoordverklaring...4 InleidinG...5 Doel van dit document...5 Ingangsdocumenten...5 Projectinhoud...5 Probleemdefinitie...5 Doelstelling en resultaten...5 Projectuitvoering...7 Projectaanpak...7 Relaties andere projecten / naaste omgeving...8 Relatie met going concern...8 Randvoorwaarden...8 Projectbeheersing...8 Budget...8 Baten...9 Projectorganisatie...10 Communicatie/Rapportage...12 Tijd...12 Risicobeheersing...14

4 AKKOORDVERKLARING Hierbij verklaren onderstaande partijen akkoord te gaan met de inhoud en de daaruit voortkomende verplichtingen. Datum akkoord: februari 2013 Bestuurlijk opdrachtgever (is projectwethouder) Naam: Robert Strijk Handtekening: Ambtelijk opdrachtgever (is afdelingsmanager/lid concerndirectie opdrachtgever) Naam: Ronald van de Worp Handtekening: Ambtelijk opdrachtnemer (is projectmanager): Naam: Henri van Middelaar Handtekening: Illustratie: impressie interieur na uitbreiding van De Stal:

5 INLEIDING Doel van dit document Deze projectopdracht markeert de start van de inzet van PMB. Het beschrijft de projectresultaten, de wijze waarop en in samenwerking met welke partijen die tot stand komen en de wijze waarop de uitvoering van het project wordt beheerst. Na ondertekening door de partijen is dit het contract waarop partijen elkaar kunnen aanspreken. Ingangsdocumenten Masterplan LBSP De Hollandse campus, 2008 Programma van eisen Leeuwenhoekpark, 2012 PROJECTINHOUD Probleemdefinitie De Stal, het voormalig onderkomen van stier Herman, heeft drie belangrijke functies. Oorspronkelijk is De Stal ingericht als informatiecentrum en horeca voorziening ten behoeve van het Bio Science Park. De afgelopen jaren zijn deze functies succesvol gecombineerd met de re-integratie van werkzoekenden. Onder leiding van de DZB doen werkzoekenden horeca-ervaring op. De doorstroom is groot waardoor een groot aantal werkzoekenden succesvol terechtkomt in een betaalde betrekking elders. Bij de horecafunctie betreft het lunches, borrels en evenementen. Naast de bedrijven maken ook het LUMC en Naturalis frequent gebruik van de faciliteiten. De bezoekers van De Stal ervaren de inzet van DZB ers in het algemeen als positief. De Stal is momenteel voornamelijk doordeweeks en overdag geopend. Ten gevolge van de groei van het science park neemt het gebruik van De Stal toe. Het succes leidt tot knelpunten bij het uitbaten. Er is behoefte aan een uitbreiding. Een groter oppervlak biedt ruimte om speciale gelegenheden (b.v. borrels, bedrijfs- en afstudeerpresentaties) tegelijkertijd te laten plaatsvinden met de reguliere openstelling voor bezoekers. Ook biedt De Stal nu niet voldoende ruimte voor de keuken, opslag en het personeel. De Stal is gemeentelijk eigendom en bevindt zich in het gedeelte van het Leeuwenhoekpark dat in eigendom is bij de gemeente. Bij het ontwerp voor de herinrichting van het Leeuwenhoekpark wordt rekening gehouden met een uitbreiding van De Stal. Het herinrichten van het Leeuwenhoekpark draagt sterk bij aan een verbetering van de directe omgeving van De Stal. In de nieuwe situatie zal het terras uitkijken over een waterpartij en de nieuwe groeninrichting. Doelstelling en resultaten Doelstelling De gemeente onderzoekt of een uitbreiding haalbaar is en in welke vorm. De bedrijven onderschrijven het belang van De Stal en willen een bijdrage leveren aan de uitbreiding. Naturalis heeft recentelijk aangegeven de exploitatie van De Stal op haar

6 te willen nemen, in combinatie met de re-integratie functie. Een van de ideeën is sloop en nieuwbouw, waardoor De Stal als het ware een vooruitgeschoven locatie wordt van het museum. In het haalbaarheidsonderzoek wordt dit verzoek van Naturalis meegenomen. Het college stelt zowel de horeca functie, het informatiecentrum en de re-integratie functie als randvoorwaarde bij de veranderingen rondom De Stal.

7 Resultaten Dit project leidt tot de volgende resultaten1: Verkenning haalbaarheid uitbreiding van De Stal (financieel, mogelijkheid commerciële uitbreiding, fysiek, e.d.). Besluitvorming of de uitbreiding van De Stal onder leiding van de gemeente wordt uitgebreid of in samenwerking met Naturalis. Een ontwerp voor de uitbreiding van De Stal Uitbreiding van De Stal Eventueel: aanpassing van de contracten tussen VAG en DZB of VAG, DZB en Naturalis PROJECTUITVOERING Projectaanpak Resultaten tot nu toe: DZB heeft Popma & Ter Steege ingeschakeld voor een verkenning van de uitbreidingsmogelijkheden. Popma & Ter Steeg stemmen af met LOLA wat betreft de herinrichting van het Leeuwenhoekpark. DZB heeft een bureau ingeschakeld voor een advies inzake het horeca concept voor De Stal. Vervolgstappen: De activiteiten zijn o.a.: Definitiefase: o Keuze variant uitbreiding o Vaststellen financieel kader o Randvoorwaarden uitbreiding (financieel, commercieel, ruimtelijk, e.d.) Ontwerpfase: o Ontwerp en kostenraming uitbreiding. o Selectie architect. Voorbereiding: o Eventueel: wijziging bestemmingsplan / projectbesluit. o Vergunningen. o Inkoop (o.a. bestek, aanbesteding). o Juridische en financiële transacties (nieuw huurcontract). Realisatie accommodaties en buitenruimte. Algemeen: o Besluitvorming (gemeente o.a.: Uitvoeringsbesluit). o Communicatie en afstemming. o Beheerplan (VAG). 1 Het programma van eisen (Arcadis) bevat achtergrondinformatie.

8 Relaties andere projecten / naaste omgeving Leeuwenhoekpark De Stal is gelegen in het Leeuwenhoekpark. Het Leeuwenhoekpark wordt eind 2013 heringericht. Momenteel werkt het projectteam aan het voorlopig ontwerp. Het ontwerp voor het Leeuwenhoekpark houdt rekening met een uitbreiding van De Stal. De herinrichting van het Leeuwenhoekpark resulteert in een sterke verbetering van de ruimtelijke kwaliteit rondom De Stal. De directe omgeving van De Stal zal ook sterk verbeteren: er komt plaats voor een zonnig terras aan het water. Nieuwbouw Naturalis Naturalis werkt aan een uitbreiding van de huisvesting en museum. De Stal ligt aan een belangrijke entreeroute voor Naturalis. Naturalis heeft aangegeven De Stal te willen verwerven, slopen en nieuwbouw te plegen, waarbij de exploitatie in samenwerking met DZB zal plaatsvinden. De gemeente neemt dit verzoek mee in de haalbaarheidsverkenning. Relatie met going concern VAG treedt op als verhuurder aan DZB. DZB coördineert de exploitatie en re-integratie. Randvoorwaarden Principes projectmatig werken (Leids planproces, Handboek projectmatig werken). PROJECTBEHEERSING Budget Uitvoeringskosten Het vertrekpunt is dat DZB de kosten van de uitbreiding draagt. Bij een uitbreiding o.l.v. DZB is de verwachting dat de bedrijven en instellingen op het LBSP ook zullen bijdragen (indicatie: enkele tienduizenden euro s). Een mogelijkheid is dat de gebouwgebonden kosten via een krediet worden gefinancierd en via het huurcontract in rekening worden gebracht bij de huurder. Indien de keuze is samen te gaan werken met Naturalis, dan zal Naturalis de kosten van de uitbreiding van De Stal op haar nemen. De kosten van de realisatie van de uitbreiding worden geraamd op: Variant kleinschalige uitbreiding o.l.v. DZB : max ,Variant sloop, nieuwbouw o.l.v. Naturalis : circa ,- (excl. verwervingskosten) Plankosten - Kosten inzet gemeentelijk apparaat definitiefase

9 De kosten voor de inzet van het gemeentelijk apparaat in de definitiefase worden geraamd op ca ,- (100 uren maal gemiddeld ca. 100,- per uur). PB ONT/RMB VAG REA/ORO DZB 50 uren uren 10 uren Niet doorbelast Baten Bewerkstelligen van samenhang tussen de herinrichting van het Leeuwenhoekpark, de nieuwbouw van Naturalis en de wens tot uitbreiding van DZB voor De Stal. Een uitbreiding van De Stal, die bijdraagt aan betere werkomstandigheden voor het personeel, meer ruimte voor bezoekers (waaronder een extra apart te gebruiken ruimte) en meer ruimte voor deelnemers aan re-integratie.

10 Projectorganisatie De projectorganisatie is als volgt: Robert Strijk Bestuurlijk opdrachtgever Ronald van de Worp Ambtelijk opdrachtgever Martijn Brakenhoff Projectcontroller Camiel Kooijman Gedelegeerd ambtelijk opdrachtnemer Charlotte van Luling Projectondersteuning Projectteam Gemeente Leiden: ONTW/RMB: Jan Nijland / Leon de Laat REA/OR Agnar Nijssen VAG Marco Vermeulen, Walther DZB Mischa Prinsenberg, Hans Bruin Extern: Architect Evt.: onderzoeks-/adviesbureaus Aannemer Sturingsdriehoek: Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtnemer: Robert Strijk Ronald van de Worp Henri van Middelaar. NB Camiel Kooijman zal de werkzaamheden uitvoeren als gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever. Vanuit DZB zijn ook de volgende collega s betrokken: Koos Koelewijn Locatiemanager re-integratie De Stal

11 Guido van Ede Re-integratie consulent

12 De raming van de uren van de inzet van het ambtelijk apparaat in de definitiefase is opgenomen in 5.2. NB: Geen BTW voor de gemeentelijke inzet. De volgende expertise wordt ingekocht: o Architect (ontwerp, kostenraming en toezicht). o Aannemer (realisatie objecten en terrein). o Eventueel: onderzoek- en/of adviesbureaus (i.r.t. planologische procedure, inventarisatie bouwtechnische staat bestaande objecten, juridische ondersteuning, e.d.). De belanghebbenden zijn: Gemeente Leiden: o DZB: huurder, exploitant van De Stal, Re-integratie o VAG: eigenaar en verhuurder van De Stal Bezoekers van De Stal Bedrijven en instellingen van het LBSP, welke optreden als gebruiker en als financier. Met name LUMC, Naturalis en de stichting bedrijven LBSP. NB: Voor deze projectopdracht is geen krachtenveldanalyse uitgevoerd; hiervoor wordt uitgegaan van de kennis in het project LBSp, Naturalis en Leeuwenhoekpark. Communicatie/Rapportage De projectleider coördineert: o in overleg met de projectteamleden de benodigde overleggen. o het overleg met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. o het informeren van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad (in ieder geval t.b.v. het uitvoeringsbesluit). o het informeren van de bedrijven, instellingen en omwonenden over de uitbreiding van De Stal. De projectmanager legt verantwoording af aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over de voortgang en resultaten, inclusief interne aangelegenheden betreffende capaciteit en inzet van projectmedewerkers, projectbudget, kredietaanvragen, interne procedures en draagvlakvorming etc. De verslagen van de overleggen worden verzorgd door de projectondersteuning. Het project wordt opgenomen in de reguliere rapportagestructuur voor projecten. Tijd De belangrijkste mijlpalen van het project zijn: Maart 2013: Beslismoment: uitbreiding o.l.v. DZB vs. Naturalis. April 2013: Beslismoment: voorzetten planvorming (haalbaarheid). April 2013: Selectie architect.

13 Juni 2013: Definitief ontwerp. Augustus 2013: Aanvraag omgevingsvergunning. Najaar 2013: Uitvoeringsbesluit. Najaar 2013: Ondertekening contract VAG <> DZB ofwel DZB en Naturalis Najaar 2013: Aanbesteding realisatie uitbreiding. Eind 2013: Start werkzaamheden. Voorjaar 2014: Ingebruikname van de (nieuwe) clubaccommodatie door KZ Leiden.

14 Risicobeheersing Er is voor de uitbreiding van De Stal nog geen risico-inventarisatie uitgevoerd. Het voorstel is dit alsnog te doen. De volgende risico s lijken aanwezig: Het ontbreken van voldoende investeringsmiddelen bij DZB. Een stopzetting van de exploitatie door DZB, waardoor de gemeente in bezit is van een horeca voorziening (geen kerntaak). De vestiging van een concurrerende horeca instelling in het LBSP. De gemeente heeft hier invloed op middels het bestemmingsplan; momenteel is er in het Pesthuis horeca t.b.v. Naturalis.