Opening en mededelingen, vaststellen agenda Cor opent. Beleidsplan staat op de agenda maar is in hele presentatie verweven.

Transcriptie

1 Ntulen Algemene ledenvergadering Victria Squash Rtterdam Datum: 15 maart 2016 Tijd: 20.00h Plaats: Glasbx Victria Squash Rtterdam. Aanwezig: Bestuur: Jhan Camps, Rnald Permentier, Cr van den Heuvel, Gerard Schrader Leden: Richard Advcaat, Edwin v/d Berg, Jhn de Pauw, Henk de Swaan Arns, Jhan Haijer, Arie Langstraat, Trudy Scheffer, Gttfried Mildenberg, Huub Cremers, Gert Slf, Derk Budde, Mei Haightn Opening en mededelingen, vaststellen agenda Cr pent. Beleidsplan staat p de agenda maar is in hele presentatie verweven. Wrd van de Vrzitter Cr geeft een samenvatting van het afgelpen jaar. Rtterdam Open gerganiseerd znder PSA nderdeel (vanwege wegval spnsr) gerganiseerd als Nederlandse variant succesvl gerganiseerd. Kmend jaar nderzeken we de mgelijkheden m weer een internatinale PSA variant te rganiseren. Jeugd is greiend, zwel in aantallen als prestaties. Ledenaantallen: we hpten p een blijvende grei helaas zijn de aantallen iets gedaald. Clubleven: het is zeken naar activiteiten die vldende leden aanspreken Dit jaar vieren we ns 75 jarig bestaan. Cr bedankt de cmmissie vr de tijd die zij hier het afgelpen jaar in hebben gestken en kmend jaar ng gaan steken. De Technische cmmissie heeft versterking gekregen in de persn van Richard Advcaat die als vrijwilliger betrkken is bij de rganisatie van ternien. Overige werkzaamheden liggen p dit mment ng bij bestuursleden en daarm zijn er ng meer vrijwilligers ndig. Dit geldt k vr de SJR. Afgelpen jaar heeft het vr het eerst een incident plaats gevnden met een lid dat heeft geleid tt langdurige uitsluiting van activiteiten. Het bestuur zag dit als een lastig maar ndzakelijk besluit. Lek stelt vr een cmmissie p te richten waar leden een bezwaar kunnen indienen wanneer ze het niet eens zijn met dergelijke besluiten. Vaststellen ntulen ALV 9 juni 2015 Ntulen wrden vastgesteld. Vrdracht tt beneming nieuw bestuurslid (vrzitter): Mei Haightn Mei stelt zich vr en geeft haar visie p besturen: een visie met wrden gedragen wrden dr het hele bestuur en de hele club. Hierbij haalt zij het vlgende citaat aan: If yu dn t knw where yu are ging, any rad will get yu there Mei vindt het leuk m met elkaar na te denken ver wat we belangrijk vinden, waar we naar te willen en de weg hier naar te uit te stippelen. Aan de hand hiervan kan beleid en visie wrden gemaakt. Bij Victria is het familiegevel vr haar heel belangrijk.

2 Ze ndigt iedereen uit m haar aan te spreken vr verdere vragen. Alle aanwezigen stemmen in met de beneming van Mei als vrzitter, tevens zijn er ng 10 leden die van te vren via een handtekening p papier hebben ingestemd: F.A. Admiraal Eric Duiker R. Overkleeft Willem Vs Hans Wegman Rien Hermans Erwin van Jaarsveld Henk den Haring Marcel Löb Beleidsplan Dit beleidsplan is al eerder gepresenteerd en geeft richting aan club en bestuur. Delstellingen zijn: Gebalanceerde grei Financieel geznd Sprtief resultaat Verbinden Het beleid is dr het bestuur geëvalueerd en er is gecncludeerd dat dit een gede basis vrmt, k vr de kmende jaren. Er is een vrtvarende start gemaakt maar we hebben gemerkt dat niet alles is pgeleverd. De cnclusie is getrkken dat dit kmt drdat er p veel dingen tegelijk wrdt ingezet. Daarm is beslten nu vral p één aandachtspunt te fcussen: gebalanceerde grep. Het beleidsplan blijft richtingbepalend maar dit wrdt het vrnaamste speerpunt. Hiervr wrden dr het bestuur een aantal ideeën genemd die nderzcht wrden: Keep Fit zmerprgramma Squash kennismakingswrkshp Intrductiepakket Vrienden vucher Drverwijzing naar andere clubs (cmpetitieclubs, Tick in de Nick etc.) Cmbinatie met Fitness Centra Strippenkaart Henk vegt hier een aanbieding vr tennissers aan te. Arie geeft aan dat hij met name het eerste punt, het Keep Feet zmerprgramma vr hckeyers, interessant vindt en dat we met name hier p zuden meten inzitten. Lek nemt de gemeente als interessante partij: zij stelt subsidies beschikbaar vr meerdere sciale grepen. Er kan wrden aangehaakt bij bestaande initiatieven. Trudy det de suggestie m bedrijven in de buurt aan te schrijven vr een lidmaatschap. Jaarcijfers 2015 (Jhan) Jhan presenteert de jaarcijfers van Delstelling is dat de vereniging financieel geznd blijft en dat we daarnaast k een financiële delstelling hebben: beschikbare middelen meten de kmende jaren vral de (squash)leden ten gede kmen. Daarm zetten we in p kstenneutrale evenementen, investeren we in nze eigen faciliteiten, meer leden

3 en ng minder verhead bij SV en een crrecte inning van cntributies. We waren in 2015 erg succesvl in het rganiseren van evenementen, te weten: Rtterdam Open Club terni SJR terni Liverpl Eredivisie cmpetitie Deze evenementen zijn allemaal kstenneutraal afgeslten. 75 jarig bestaan De ttale begrting van het 75 jarig bestaan bedraagt 20k: 5k subsidie inkmsten vr uitgave bek 1,6k (2014) + 3,5k (2015) inkmsten gerealiseerd via brd-spnsren Vrziening in de bekhuding van 8k naar 10k verhgd Er kmen k wel inkmsten uit acties, maar vr het geval het budget niet wrdt gehaald is dit bedraag k mee begrt. Cnclusie: Evenement 75 jarig bestaan is verantwrd begrt Investering in eigen faciliteiten Baan 1 Afgelpen jaar is baan 1 pgeknapt met een nieuwe leverancier. Het resultaat viel in de praktijk tegen: de baan met in 2016 helaas wrden vervangen. Cr legt uit dat we de keuze vr de nieuwe leverancier maakten mdat we dan een maandelijkse fee vr nderhud zuden betalen. Dit zu stabiliteit pleveren. Baan 1 was een kwalificatie prject vr het nderhud aan het hele cmplex. Dit heeft ns 5000 eur gekst Extra investeren in renvaties én vernieuwingen Ondanks de tegenvaller van baan 1 hebben we 5000 eur budget vr renvaties en vernieuwingen. Dit budget is met name bestemd vr het pknappen van andere banen/muren. Lek geeft aan dat de plastic heken bij baan 1 meten vervangen wrden. Eerste vrbeelden van vernieuwing is al zichtbaar p baan 1. Ledverlichting: een initiatief van Gerard. Resultaat: pgenmen vrziening vervanging baan 1: 5k, extra investeringen 5k Inkmsten uit cntributies Cntributies: De inkmsten uit cntributies zijn in 2015 teruggelpen (122k -> 117k). Cntributie vrmt de basis vr nze dekking van vaste lasten. Vanuit het bestuur is daarm de kers gekzen m daarm in 2016 meer leden te werven met speciale acties. Opgenmen vrziening ledenwerving/marketing: 4k, delstelling +40 leden in drie jaar, waarvan 25% in Dr in het eerste jaar in te zetten p deze 25% is deze investering van 5000 gedekt. Arie: neem de verhuur hier k in mee. Het is namelijk pvallend dat bij Victria z weinig banen wrden verhuurd terwijl p de Gerdesiaweg, waar de vrzieningen slechter zijn, wel veel wrdt verhuurd. Minder verhead bij SV De SV investeert in nze faciliteiten (CV installatie, duches 2016, netwerk, LEDs) De SV pereert steeds ksten-bewuster De afdracht aan de SV was afgelpen jaar lager (23,7k vs 27,8k per kwartaal). Hierin zit k nze

4 hyptheek van de uitbuw Stand , aflssing ,- per jaar, stand ,-, Rente ver ,80, Lening vlledig afgelst Squash draagt vr 15% bij aan begrting SV, baanhuur squash vr 7% Aftrek vr baanverhuur, lpt echter langzaam terug (33,9 ->???) Het idee was m de hyptheek af te lssen met inkmsten uit de verhuur. De teruglp van deze inkmsten is daarm een zrgenpunt. De financiële verbndenheid met de andere verenigingen vrmt een risic Als een andere vereniging binnen de SV failliet gaat dan zijn wij k verantwrdelijk. Dit is riskant nu k de tennisvereniging afsluit met een tekrt van eur. Afgelpen jaar hebben we geprfiteerd van een 18% lagere aanrekening van Dsign De geleverde dienst blijft echter nder de maat wat npt tt veel handmatige crrecties en geeft frustratie bij secretaris, ledenadministratie en penningmeester Eenmalige acties/evenementen/crrecties vergen teveel handwerk Dankzij de acties van Yvn Bles (ledenadministratie) zijn de penstaande debiteuren flink verlaagd, dtering vrziening debiteuren is verlaagd van 8k naar 3,5k Om de facturatie klantvriendelijk, flexibeler en inzichtelijker te maken is een cntract geslten met Payt. Dit helpt k bij eenmalige acties In 2016 meten we switchen van administratiekantr Jhan spreekt vrkeur uit vr zelfde kantr als waar de SV gebruik van maakt. Psitief resultaat van 6,7k (2014: 3,9k), te te vegen aan de reserve Eenmalige effect van Rtterdam Open 2014 is weg, lagere spnsrinkmsten Extra inkmsten dr acties 75-jarig bestaan Eredivisie budget verlaagd en teveel aan uitgaven ingelpen Aanrekening SV is verlaagd Extra ksten vr verzekering dr naheffing p basis van ledenaantallen Vrzieningen pgenmen vr: Investering baan 1 en faciliteiten, 75-jarig bestaan, marketing nieuwe leden, ledencertificatien, dubieuze debiteuren (verlaagd!) (Jhan prbeert ledencertificaten met een gesprek af te den) Hand-ut: cncept jaarverslag (ng nder vrbehud gedkeuring Kas Cmmissie) Lek (kascmmissie): In nvember is beslten 2014 en 2015 samen te dechargeren. Hewel de cijfers in februari ng niet ter beschikking kwamen is er geen aanleiding m te vernderstellen dat er geen decharge gegeven gaat wrden. Echter met dit ng wel ged gecntrleerd wrden. Lek geeft aan dat als we drgaan met dit administratiekantr dat we dan in prblemen kmen. Daarm aanbeveling m te switchen. Lek beveelt aan m ged te kijken en evalueren wat nu echt klantvriendelijk is vr de maandelijkse betaling met autmatische incass. Welke betalingen wel en niet zijn gedaan is niet ged inzichtelijk en smmige mensen strneren. In maart en april willen ze vr zrgen dat de decharge er kmt. Mcht er iets niet in rde zijn dan met er een nieuwe ALV kmen. We zijn akkrd met dit uitstel. Er zijn een aantal bekingsksten die niet p de gede pst zijn gebekt dr Dsign, dit met ng wrden bijgesteld. Dit heeft geen gevlgen vr de begrting maar met ng wel wrden gecrrigeerd. Arie: penningmeester is beleid en uitverend. Zuden we er ivm tijd niet vr kunnen kiezen dit p te splitsen en hier een tweede persn aan te te vegen. Vraag: zuden we hierdr dan niet helemaal weg kunnen bij een administratiekantr? Jhan geeft aan wel een tweede persn er bij te willen maar niet

5 weg te willen bij een administratie kantr. De bekhuding bij een lid beleggen is riskant. Arie geeft aan een naam te hebben van iemand die geïnteresseerd zu kunnen zijn. Hij gaat deze naam aanleveren. Verdere stabilisering van de financiële gezndheid van de vereniging Aanrekening SV zal 10% dalen, wel afspraak vr beterente bij late betaling Ectax vervalt in 2016 (3,4k) Cashflw blijft zrgelijk (inkmsten piek in september) en met meer naar vren Net zals in 2015 blijven de ledenaantallen een punt van aandacht, dus extra werving is ndig zals vrzien, verwacht break even in 2016 Administratieve afhandeling verder verbeteren via Payt Dr Payt naar verwachting minder peratineel gede en lagere debiteuren stand Start van jubileumjaar, dus daar zullen de uitgaven stijgen Investering in nze faciliteiten zals vrzien Business relatie met de spnsren is ng steeds nder de maat, supprt gezcht! Inkmsten uit verhuur lpen terug tt niveau aflssing hyptheek (28k) Trendlijn afgelpen jaren: 37k, 34k, 28k Dus: analyse en marketing actie ndzakelijk m deze lijn weer mhg te brengen. Lek geeft aan we z n eur missen vr het dekken van de aflssing en de rente. Technisch cmmissie en wedstrijdzaken Oprichting talentenfnds (Gerard) Talenten ntbreekt het vaak aan financiën. Vanuit de belasting is hier een nieuwe regeling vr. SBBI. Hier vlden wij aan. Del: -talenten ndersteunen, -leden makkelijk maken m te schenken. Vrdelen: -giften 100% aftrekbaar. Hierdr kunnen mensen wellicht meer gaan schenken -je schenkt vr langere peride. Dit is binding van de schenker maar k van talenten. Acties: -De criteria van de belastingdienst navragen. -Criteria talenten pstellen (wat is een talent) Lek adviseert m te infrmeren bij de hckey mdat zij vaak wel ervaring hebben met dit srt zaken en nemt k ng een crwdfunding platfrm. Daar hebben we tt het einde van het jaar een gratis abnnement p. We zuden dit kunnen uitprberen vr zlang het ng gratis is en dan hier verder mee. Cmpetitie (Rnald) Eredivisie: Heren kunnen geen kampien meer wrden. Dames hebben dit wel gehaald. Prestaties: NK Jeugd 5 dames die vr Victria uit kmen hebben prijzen gewnnen. Eerste prijzen nder 13, 17, 23. Resultaten van de jngens blijven ng uit Heren 9 en dames 3 kampien. Grant Thrntn Victria Heren 1, seizen

6 Delstelling was kampienschap maar de praktijk bleek anders. Castelijn viel uit en we hebben hem niet mgen vervangen. We trkken Hpkins aan maar drdat hij zijn arm brak heeft hij niet meer kunnen spelen. Trudy: als er eredivisie wrdt gespeeld p baan 8 zrg dan dat hier k spnsring is van GT. Dit gaan we ppakken. Technische cmmissie Reguliere cmpetitie Aantal teams: 13 heren en 3 dames teams Delstelling: H1 en D1 kampien (vr kmend jaar. Dit is afhankelijk van spnsring GT) en een 4e damesteam. We willen graag k een betere pbuw in de spelers/teams verdeling ver de divisies. Er wrden gesprekken geverd ver clubkleding, het is de bedeling deze in clubkleuren aan te bieden. Jeugd Aantal teams: 2 Delstelling: Springplank vr talent Meilijkheid hier is dat ze sms heel ver meten reizen vr krte wedstrijden. Er wrdt met de SBN gekeken f dit beter kan. Mixcmpetitie: Aantal teams: 1 f 2 Delstelling: gede rganisatie (ligt nu bij Jris) Interne League Heksteen van clubleven Ternien Clubterni en cmpetitieafsluiting: p april Sterkste Club Nederland: 11 juni Medical Masters: augustus Dutch Junir Open: juli? Dit is een 'super serie'. Sterkste jeugd van Eurpa en van ver de hele wereld. De week daarvr is er in Keulen k een superterni dus dan gaat de jeugd altijd eerst daar spelen en dan dr hier naar te. Is tt nu te altijd gehuden in het Frans Otten. Dit jaar niet. Wij hebben ns hier vr ingeschreven en hren eind van de week f dit drgaat. We gaan dit dan samen met Ommrd den. Jhn merkt p dat baan 1 dan klaar met zijn. Rtterdam Open (prfterni?): september Eventueel clsed satelite prf terni als we geen spnsren kunnen vinden. Friendshipcup: ktber Eurpean Tur Masters: Nvember 75 jaar terni: 5 nvember Al deze ternien vergen wel veel regelwerk. Richard Advcaat is bereid gevnden m hier bij te helpen (waarvr dank). Ng een extra vrijwilliger is wenselijk. Jeugd Andere pzet vr de zaterdagen. Breedte sprt versus trainen aan de TOP Aparte grepen

7 Aparte namen: SJR en RTC SJR kinderen Breedte sprt RTC (uit de hele regi squashtalent hier laten trainen) Versie 2.0 vlgt ten beheve van Tpsprt Fnds ten beheve van ndersteuning tptalenten Sprtief resultaat: wensen en delstellingen Schlenbinding (breedtesprt) Bedrijvenbinding Meer trainers SJR Meer vrijwilligers Meer jeugd (jngens) die de tp willen halen Meer actieve dames (teams) Cntinuïteit in spnsring Clubterni: er is nu k een categrie vr de udere spelers met aangepaste regels. Rndvraag Lek: tp en breedte uit elkaar halen. Hier leg je wel een breuk mee tussen de sfeer. De tp kan z de breedte k niet meer begeleiden. Rnald geeft aan dat hij tppers blijft vragen m te helpen bij de breedte. Afscheid vrzitter We nemen afscheid van Cr en bedanken hem namens de leden, het bestuur en de SV. Cr spreekt k ng een paar wrden ter afscheid en van dank.