Jaarverslag 2016 & jaarplan 2017 Huisartsenpraktijken de Hertog

Transcriptie

1 Jaarverslag 2016 & jaarplan 2017 Huisartsenpraktijken de Hertog Hertog van Saxenlaan 36 e-g 8801 ES Franeker de Bruin & Zwager het Bolwerk Heeres & de Groot Publicatiedatum: mei 2017

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Samenwerking tussen Franeker huisartsenpraktijken Terugblik Vooruitblik Addendum praktijk Terugblik Belangrijke gebeurtenissen Behaalde resultaten Patiëntenpopulatie Personeel Personeelsformatie en mutaties Nascholing Nevenfuncties Ziekte en verzuim Kwaliteit Klachten Incidenten Chronische zorg Overzicht van de gestructureerde zorg Spiegelinformatie Ketens Vooruitblik Tot slot Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

3 1 Inleiding Voor u ligt het eerste gezamenlijke jaarverslag van de huisartsenpraktijken de Bruin & Zwager, het Bolwerk en Heeres & de Groot. Allereerst zal er in dit gezamenlijke jaarverslag ruimte zijn voor een terugblik op 2016 door een weergave van behaalde resultaten op het vlak van samenwerking tussen de Franeker huisartsenpraktijken. Vervolgens wordt er een terugblik gegeven op wat er is gedaan en bereikt op het gebied van ons kwaliteitssysteem. Daarna een blik vooruit door kort samen te vatten wat de plannen in deze context zijn voor Het tweede deel van dit jaarverslag vanaf hoofdstuk 4 bestaat uit een addendum waarin elke huisartsenpraktijk afzonderlijk terugblikt op de resultaten en vooruitblikt op de plannen van de individuele huisartsenpraktijk. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

4 2 Samenwerking tussen Franeker huisartsenpraktijken 2.1 Terugblik 2016 Sinds de verhuizing naar het GOED in oktober 2014, hebben de praktijken veel tijd en aandacht besteed aan de samenwerking met de andere huisartsenpraktijken in de nieuwe setting. Hoewel de drie praktijken in eerste instantie zelfstandige entiteiten blijven, is een stuk samenwerking niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk gezien de ontwikkelingen in de eerstelijns huisartsenzorg. Een belangrijke rol in het bevorderen van de samenwerking en het bundelen van krachten heeft de praktijkmanager, Mw. S.Silvius. Zij is in dienst van Doktersdiensten en sinds juli 2014 aan de drie Franeker huisartsenpraktijken toegekend. De praktijkmanager heeft een belangrijke rol in het verbinden van de diverse partijen en adviseert, signaleert en coördineert de overstijgende bedrijfsvoering, samenwerking en innovatie van de drie huisartsenpraktijken. Hierin is zij de strategisch partner van de huisartsen en stelt vanuit innovatie en kwaliteitsverbetering plannen van aanpak op en bewaakt deze om noodzakelijke en gewenste veranderingen in de zorg met het netwerk te ontwikkelen en te implementeren. Hierbij zorgt de praktijkmanager ook voor het aanleggen en onderhouden van de contacten met externe gesprekspartners, zoals zorgverzekeraars, zorginstellingen, collega 1e lijns zorgverleners in GOED en daar buiten, Gebiedsteam en facilitaire leveranciers. Waar in het eerste jaar vooral gesproken kan worden over een jaar van opbouwen, het opzetten van structuren en werkwijzen, verandermanagement en facilitair management lag de focus in 2016 op beleid, organisatie en kwaliteit van zorg en zorgvernieuwing. Er zijn in 2016 goede resultaten bereikt op gebied van het vormen van samenwerking, het afstemmen van de praktijkvoering, verbetering van kwaliteit van zorg en het projectmatig starten van zorgvernieuwing. Samenwerking en het afstemmen van praktijkvoering: - Een eerste stap is gezet richting een gezamenlijk kwaliteitsbeleid door het besluit geassocieerd te willen accrediteren, wat betekent dat kwaliteitssysteem, protocollen en procedures van de praktijken onderling op elkaar afgestemd gaan worden; de eerste 7 protocollen (diagnostiek) zijn op elkaar afgestemd en geplaatst in de gezamenlijke documentenstructuur, zodat alle medewerkers hierbij kunnen. Het beheer van deze protocollen wordt verdeeld over de praktijken, waardoor uiteindelijk administratieve tijd bespaard kan worden, welke ten bate van directe patiëntenzorg ingezet kan worden. Het grote voordeel van geassocieerd accrediteren is dat de praktijken van elkaar weten, dat ze op dezelfde wijze kwalitatieve zorg verlenen. Hierdoor kan het voor elkaar waarnemen in geval van nood in alle vertrouwen plaatsvinden. - Introductie van de gezamenlijke accreditatiemonitor. Hierin staan alle procedures en protocollen vermeld met hun beheerder en revisiedatum, wat het mogelijk maakt de actualiteit van de afspraken te borgen. - Er is een procedure voor de borging van het gezamenlijke kwaliteitssysteem geschreven. - Als onderdeel daarvan zijn de gezamenlijk opgestelde infectiepreventie protocollen, door een werkgroep interne controle, nagelopen op actualiteit en waar nodig aangepast. In de werkgroep had van elke praktijk één assistente zitting. - Er is een gezamenlijk beleidsplan tot stand gekomen. - Er is gestart met gezamenlijke scholing in de vorm van klinische lessen. O.a. is er een scholing gegeven over agressie in de praktijk, BedrijfsHulpVerlening en medische handelingen. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

5 - Gezamenlijke griepvaccinatie. Elke praktijk heeft de geïndiceerde patiënten voor de griepprik schriftelijk uitgenodigd en op zaterdag 29 oktober 2016, zijn alle patiënten op 1 externe locatie gevaccineerd. - Alle praktijken bieden nu de mogelijkheid van een avondspreekuur. Hierbij wordt personeel, waar mogelijk gedeeld. Kwaliteit van zorg & Zorgvernieuwing: - In het kader van substitutie, het overhevelen van zorg in de 2e lijn naar de 1e lijn, is in samenwerking met de plaatselijke optometrist, de oogartsen van het MCL en de Friesland zorgverzekeraar gestart met een pilot meekijkconsult oogzorg van 1 jaar. Dit betekent dat de huisarts patiënten die voldoen aan een aantal omschreven voorwaarden kan doorverwijzen naar de optometrist in plaats van naar de oogarts. - Kwaliteitsverbetering van de steeds complexer wordende zorg voor ouderen in lokale zorglocaties door een structureel overleg, tussen huisartsen en medewerkers van betreffende locaties in bijzijn van een specialist oudergeneeskunde. - MDO kwetsbare ouderen wordt verder geprofessionaliseerd door alle betrokken zorgverleners uit te nodigen bij het bespreken van een casus; hiertoe is een brief naar de relevante zorgverleners in de gemeente Franekeradeel verzonden. - Samen met het Gebiedsteam is er een project "Each foar Jongerein" opgezet, waarbij de huisartsen en POH-GGZ een beroep kunnen doen op de deskundigheid van een GZ-psycholoog in dienst van het Gebiedsteam voor psychologische zorg aan jeugdigen. Dit ter voorkoming van een onnodige verwijzing naar de 2e lijn daar waar dat kan. - Met de Stichting ZinPortaal een project Zingeving op Recept gestart, waarbij de huisartsen patiënten met zingevingsvragen door kunnen sturen naar geestelijk verzorgers. - Gestart met onderlinge consultatie op de specialisaties dermatoscopie, aanmeten pessarium en verwijderen chalazion. In 2016 zijn hiervoor 21 patiënten onderling geconsulteerd. - Nieuwe invulling aan de taken van de Cliënten Advies Groep gegeven. Voor nadere informatie wordt u verwezen naar het beleidsplan van de 3 huisartsenpraktijken. Om de samenwerking goed te laten verlopen is veel overleg noodzakelijk. Werkprocessen moeten op elkaar afgestemd worden op elk niveau van de praktijkvoering; niet alleen horizontaal (tussen assistenten, praktijkondersteuners en huisartsen onderling), maar ook verticaal. Daarnaast is kwaliteitsbewaking uitermate belangrijk geworden, omdat in het kader van de praktijkaccreditatie, erop vertrouwd moet kunnen worden, dat alle medewerkers voldoen aan de (NPA) beschreven kwaliteitsnormen en volgens die normen werken. In dat kader is het dan ook goed om te kunnen melden, dat alle drie huisartsenpraktijken in het GOED in 2016 geaccrediteerd zijn. 2.2 Vooruitblik 2017 De weg die de praktijken zijn ingeslagen in 2016 op gebied van samenwerking, afstemmen van praktijkvoering en zorgvernieuwing zal in 2017 voortgezet worden. Deels zal er voortgeborduurd worden op de behaalde resultaten in 2016 en deels zullen er nieuwe doelen geformuleerd worden. Samenwerking en het afstemmen van praktijkvoering: - Realiseren gelijk HIS, de praktijk met een afwijkend HIS converteert naar het HIS van de andere twee praktijken en de apotheek. Met de apotheek levert dit direct voordelen op, o.a. dat recepten 100% direct binnenkomen bij de apotheek. Op termijn kan een gelijk HIS voordelen geven voor de samenwerking tussen de praktijken, bijvoorbeeld ten aanzien van onderlinge waarneming en het vergelijken van indicatoren. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

6 - Geassocieerd accrediteren in juni 2017; afstemmen protocollen en procedures van de praktijken onderling en gezamenlijke documentenstructuur verder inrichten. - Financieel nauwer samenwerken door alle gezamenlijke kosten via één bankrekening te laten verlopen. - Verkennen van de mogelijkheden van een patiënten-portaal einde Een portaal via welke patiënten zelf digitaal afspraken kunnen maken, structurele medicatie kunnen herhalen, lab uitslagen kunnen inzien, delen van het dossier kunnen zien, e-consulten kunnen indienen, etc. - Verkennen waar de praktijken nog meer gebruik kunnen maken van elkaars deskundigheden op organisatorisch, financieel, personeel maar ook medisch vlak. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opvangen van elkaars werkzaamheden bij ziekte, onderlinge consultatie (specialisatie) en taakdelegatie (efficiency). - Aanscherpen van het No show beleid en hierin gezamenlijke afspraken maken. Kwaliteit van zorg & Zorgvernieuwing: - Een proef met een platform (Vital Health) dat voorziet in de digitale ondersteuning bij ouderenzorg waardoor het mogelijk wordt, informatie met betrokken zorgverleners veilig te delen en daarmee de tijdsinvestering die deze afstemming vraagt te beperken. In 1e instantie gaan de praktijkondersteuners in Franeker samen met Wijkverpleging het Friese Land en de Specialist Ouderengeneeskunde starten met de pilot. Mogelijk wordt gedurende de loop van de pilot het aantal ketenpartners uitgebreid. - Afspraken maken met de lokale zorglocaties over de inzet van Eerste Lijns Verblijf bedden. (Bedden waar patiënten, die tijdelijk meer zorg nodig hebben dan thuis geboden kan worden of na een operatie in het ziekenhuis nog niet naar huis kunnen, gebruik van kunnen maken.) - Project "Each foar Jongerein" zal voortgezet worden (zie pagina 4). - Project "Zingeving op Recept" zal voortgezet worden (zie pagina 4). - De pilot meekijkconsult oogzorg wordt voortgezet (zie pagina 4). - De werkgroep zorg zal een zorgpad voor patiënten > 12 jaar met PDS/obstipatie ontwikkelen. De werkgroep zorg bestaat uit diverse disciplines in het gezondheidscentrum de Hertog. - De werkgroep zorg zal een zorgpad jeugd 0-4 jaar ontwikkelen. Mogelijk zal er een verkenning met de zorgverzekeraar gedaan worden naar vereenvoudiging van de huisartsen financiering in samenhang met resultaatsbeloning op gezondheidsuitkomsten van de populatie in Franeker. 3 Addendum praktijk Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

7 Addendum Jaarverslag 2016 & jaarplan 2017 Huisartsenpraktijk Het Bolwerk Hertog van Saxenlaan 36 G 8801 ES Franeker het Bolwerk Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

8 4 Terugblik Belangrijke gebeurtenissen In 2016 hebben wij het besluit genomen tot conversie naar Medicom. Het ziektepercentage lag in 2016 hoger dan normaal vanwege langdurige ziekte van 2 werkneemsters. De focus lag sterk op de samenwerking met de andere twee praktijken, met name ook ten aanzien van het besluit tot gezamenlijke accreditatie en afstemmen beleid met de zorgverzekeraars. 4.2 Behaalde resultaten Wij hebben ons, naast uiteraard bovenal de gebruikelijke patiëntenzorg en bijkomende zaken, met name beziggehouden met het implementeren van de samenwerking met de andere praktijken. Zie daarvoor het gezamenlijke jaarverslag hierboven genoemd. Rond september 2016 viel het besluit tot conversie naar een ander HIS. Van oudsher hebben wij met Transhis gewerkt. Met het vertrek van de grondlegger K.van Boven uit de praktijk en de fysieke reisafstand naar het epicentrum van Transhis in Nijmegen is de affiniteit met dit wetenschappelijk ingerichte HIS afgezwakt. Bovendien verliep de medicatiebewaking niet optimaal doordat de apotheek met een ander HIS werkt. Daarbij werken de 2 andere praktijken met Medicom en wordt met een unaniem HIS de samenwerking gemakkelijker. De rest van het jaar zijn wij druk bezig geweest met de voorbereidingen, om dit proces met name veilig te laten verlopen met zo weinig mogelijk verlies van patiëntgegevens en een zo goed als mogelijke en duidelijke conversie van de gegevens naar het nieuwe HIS, Medicom, te bereiken. Daarbij werden wij ondersteund door onze praktijkmanager, Cobbler ( ICT),Transhis en Medicom. Alle medewerkers krijgen een verplicht scholingsprogramma. In 2016 zijn wij gestart met het houden van spreekuur buiten kantooruren, namelijk 2 maal per week 2 uur spreekuur s avonds en 1 maal per week s ochtends van 7.30 tot 8.00hr. Het verbeterplan om het gebruik van onze Transhis-APP te stimuleren is eind 2016 komen te vervallen in verband met de beslissing tot conversie naar een ander HIS. Er bleek met name belangstelling voor inzage van het dossier door de patiënt, minder voor interactie. Ouderenzorg: 2 maal per jaar vindt MDO Ouderen plaats tussen 0-lijns en 1 e -lijns hulpverleners en alle praktijken. De Advanced Care Planning is geimplementeerd: het bespreken, registreren en communiceren met patient en extern betrokkenen, zoals de Dokterswacht, ten aanzien handelingen rond het levenseinde, zoals bijvoorbeeld reanimatie. We zijn gestart met deelname aan de keten Astma. De documentenstructuur is geheel gereviseerd en gesaneerd en daarmee overzichtelijker geworden. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

9 Aantal patienten 4.3 Patiëntenpopulatie >100 Leeftijdsgroep Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

10 5 Personeel 5.1 Personeelsformatie en mutaties Overzicht Medewerkers: Naam Funktie Formatie Werkzaam sinds Mw. T.A.L. Polman Huisarts/waarnemer 2 dagen 1989 Mw. J.A. de Haan Huisarts 3 dagen 2002 Mw. A.E. Dam Huisarts 3 dagen 2010 Dhr. S.M. Rozendal Huisarts 4 dagen 2012 Mw. S. Wiersma Praktijkondersteuner 24 uur 2002 Mw. M. Heeres Praktijkondersteuner 32 uur 2011 Mw. B. Kooistra Assistente 24 uur 2007 Mw. J. Plat Assistente 30 uur 2009 Mw. C. de Jager Assistente 24 uur 2009 Mw. R. Reitsma Assistente 25,5 uur 2011 Mw. J. de Groot Assistente 0 uren contract 2015 Mw. T. Wouda Assistente 8,5 uur 2016 Mw. E. Riemersma Assistente 0 uren contract 2016 Mw. M. Prins POH GGZ 14 uur 2014 Dhr G.J. Veenstra POH GGZ 4 uur 2014 Mw. J de Groot is per september gestopt als assistente vanwege het starten van een opleiding. Zij heeft nadien op invalbasis een aantal dagen gewerkt. Mw. J. Plat haar ouderschapsverlofuren liepen af, zij werkt 30 uur. Mw. R. Reitsma heeft extra uren gekregen, zij werkt 25,5 uur. Per augustus is Mw. T. Wouda werkzaam als assistente voor 8,5 uur, daarnaast valt zij dagen in waar nodig. Mw. Riemersma is kort werkzaam geweest als assistente als oproepkracht, zij heeft een vaste betrekking elders gekregen en haar contract is stopgezet. 5.2 Nascholing Op kwaliteitsgebied wordt uitgebreid aandacht besteed aan opleiding en training van de praktijkassistenten: Daarnaast volgen de assistenten individueel nascholingen, binnen het kader van hun Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP). Middels Accredidact volgen zij online nascholing. De nascholing wordt afgestemd op de algemene behoefte van alle assistentes van de drie praktijken. Sinds de huisvesting in het Gezondheidscentrum worden gezamenlijke klinische lessen voor de assistenten georganiseerd. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

11 De artsen van onze praktijk volgen nascholing in het kader van de verplichte herregistratie en daarnaast naar persoonlijke interesse. Huisarts de Haan heeft zich gespecialiseerd in de dermatoscopie, het plaatsen van de Implanon en het aanmeten van pessariae. Huisarts de Haan en Dam hebben hun specialisatie in COPD middels de Caspir module vervolgd. Jaarlijks vindt 6 maal een FTO plaats, waarbij we nu al enkele jaren voldoen aan kwaliteitsniveau 4. Jaarlijks vindt met alle medewerkers een individueel functioneringsgesprek plaats, waarin de verrichte werkzaamheden en toekomstverwachtingen volgens een vast (competentiegericht) schema worden doorgenomen. Hiervan vindt schriftelijke verslaglegging plaats, die door de deelnemers wordt geaccordeerd en bewaard. 5.3 Nevenfuncties Huisarts A.E. Dam : bestuurslid Friese Huisartsen Vereniging Noord ( FHV-Noord) voorzitter Medisch Coördinerend Centrum Leeuwarden ( MCC) lid Transmurale Commissie MCL portefeuillehouder ICT en contacten gebiedsteam gezamenlijke huisartsen de Hertog coördinator ICT, kwaliteit en GGZ praktijk Het Bolwerk Huisarts J. A. de Haan : vertegenwoordiger Friese Huisartsenvereniging zitting kerngroep Gezondheidscentrum De Hertog portefeuillehouder Ouderenzorg gezamenlijke huisartsen de Hertog financiën praktijk Het Bolwerk Huisarts T.A.L. Polman : huisartsenbegeleider huisartsopleiding Groningen Huisarts S.M. Rozendal : personeelsbeheer praktijk Het Bolwerk werkgroep zorg van de Hertog portefeuillehouder personeel gezamenlijke huisartsen de Hertog 5.4 Ziekte en verzuim Het verzuimpercentage personeel bedroeg 4,97%. Dit relatief hoge cijfer is te verklaren door het langdurig uit de roulatie zijn van mw. B. Kooistra en mw. T. Wouda. Mw. B. Kooistra heeft haar werkzaamheden na langdurige afwezigheid vanwege ziekte hervat. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

12 6 Kwaliteit 6.1 Klachten geen klachten ingediend in Incidenten Ook in een huisartsenpraktijk kunnen zich incidenten voordoen. Incidenten kunnen aanleiding geven tot onbedoelde schade aan de patiënt. Wij maken gebruik van de Procedure Veilig Melden Incidenten, volgens de laatste richtlijnen van de NPA. In 2016 zijn maandelijks rond de 5 meldingen geweest. Er hebben zich geen meldingen met ernstige gevolgen voorgedaan. Belangrijkste verbeterpunten naar aanleiding van gemelde incidenten: - arts weet te laat dat er een e-consult is: e-consulten signaleren en de arts hierop wijzen in zijn/haar agenda - urine-potjes werden vergeten na te kijken: urine-potjes in de koelkast markeren als onderzocht, zodat de niet-onderzochte potjes niet vergeten worden - verkeerde patiënt staat gepland: bij het maken van een afspraak zoeken op geboortedatum en naam, zodat de juiste patiënt gepland wordt - medicatie van apotheek wordt niet direct in koeling geplaats: levering van apotheek altijd controleren en direct in de koelkast plaatsen indien nodig - brief kwam op verkeerde adres terecht: brieven over patiënten, zoals verklaringen, door patiënt op laten halen en niet zelf opsturen. 7 Chronische zorg 7.1 Overzicht van de gestructureerde zorg In 2016 heeft de praktijk deelgenomen aan de ketens Diabetes Type II, COPD en CVRM. 7.2 Spiegelinformatie Ketens Ieder jaar ontvangt de huisartsenpraktijk een Spiegel & Benchmarking van de Ketenzorg Friesland. In dit overzicht wordt gekeken naar de indicatoren waarbij spiegelinformatie wordt gegeven ten opzichte van de andere huisartsenpraktijken, die ook bij Ketenzorg Friesland deze zorg afnemen. T.a.v. COPD valt op dat er relatief veel patiënten met COPD roken. T.a.v. Diabetes Mellitus scoren wij relatief gemiddeld. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei

13 8 Vooruitblik 2017 We gaan deelnemen aan de pilot communicatie applicatie Ouderenzorg, in samenwerking met Doktersdiensten. De SOG en Thuiszorg heeft ook toegang tot deze applicatie. We gaan per 1 februari converteren naar een ander HIS, van Transhis naar Medicom. De personele bezetting willen wij optimaliseren en stabiliseren zo mogelijk. We gaan de postverwerking deels delegeren naar de assistentes. De 3-jaarlijkse patiënten-enquêtes zullen weer afgenomen worden; Wij gaan de af te nemen enquêtes evalueren en zo nodig verbeteringen implementeren. De eerste gezamenlijke audit zal in juni 2017 plaats vinden en daarna willen we het gezamenlijke kwaliteitssysteem door-ontwikkelen. De astmazorg gaan wij verder protocolleren door implementatie ketenzorg astma. De competenties en taken (bijvoorbeeld personeel, financiën en kwaliteitsbeleid) van een goed opgeleide managementassistente uitbreiden door middel van scholing en het creëren van voldoende tijd, zodat de artsen zich meer kunnen richten op de patiëntenzorg. Wij gaan uitlooptijd spreekuren artsen analyseren en reduceren. Wij gaan de spiegelinformatie vanuit de ketens evalueren en zo nodig verbeteringen implementeren. Uitbreiden HIS met ehealth. 9 Tot slot Een toenemende zorgvraag door vergrijzing van de populatie, substitutie van zorg vanuit de tweede lijn naar de huisartsenpraktijk, telkens wisselende financieringsstructuren van de zorg en de veranderende relatie tussen werkgever en werknemer, maken dat de huisarts steeds meer ondernemer en manager moet zijn; manager van een team van assistenten, praktijkondersteuners, physician assistants en collega s, om samen de steeds hogere eisen van de gezondheidszorg zo adequaat mogelijk te kunnen vervullen. De Nederlandse huisartsenzorg staat wereldwijd in een bijzonder hoog aanzien en we zullen de komende jaren alle zeilen bij moeten zetten om dat vol te houden. Zorgvernieuwing, samenwerking en delegeren van taken moeten ons daarbij helpen. Want uiteindelijk gaat het er om: de juiste zorg op het juiste moment voor de juiste patiënt te leveren, waarbij de kwaliteit geborgd is en patiënten laagdrempelig en dichtbij huis een vertrouwd aanspreekpunt hebben. Jaarverslag Huisartsen de Hertog 2017 mei