De gemeente komt naar de burger toe

Transcriptie

1 studiedag Een klantgerichte dienstverlening en toch besparen: een haalbare kaart? De gemeente komt naar de burger toe Nanette van Ameijde gemeente Molenwaard (NL) INSTITUTE vzw Studiedag Een klantgerichte dienstverlening en toch besparen: een haalbare kaart? - Genk, 20 maart 2014 groeien door expertise

2 Besparen met dienstverlening Ervaringen uit de gemeente Molenwaard (NL) Nanette van Ameijde Gemeentesecretaris/algemeen directeur 20 maart 2014

3 kenschets

4 Kinderdijk

5 aard en karakter plattelandsgemeente / veel molens 13 kernen (12 dorpen / 1 stad) elke kern eigen karakter / identiteit sterke sociale cohesie / verenigingen sterke arbeidsmoraal / nuchterheid Nieuwpoort Groot-Ammers 892 Goudriaan Streefkerk 830 Kinderdijk Brandwijk Nieuw-Lekkerland Bleskensgraaf Oud-Alblas (+ Waal) Langerak 970 Ottoland Molenaarsgraaf Wijngaarden inwoners hectare

6 omgekeerde herindeling eerst ambtelijke organisatie (2009) stap voor stap bestuurlijke eenwording samenvoeging 3 gemeenten per

7 herindeling en Molenwaard nabij Wat speelde er? zorg over afstand tot burger na schaalvergroting verbeteren dienstverlening efficiency: kosten besparen na herindeling gemeentehuis: waar?

8 omdenken: anders organiseren Vragen die we ons stelden: digitaliseren van onze dienstverlening? digitaliseren van vele werkprocessen? benutten ruim 100 eigen panden in dorpskernen? gebruik maken van panden van anderen (woonzorgcomplexen, dorpshuizen, sportkantines, horecagelegenheden, etc.)? Conclusie: digitaal en kerngericht werken geen balie meer nodig vanuit perspectief burger ja, nog wel backoffice nodig!

9 Molenwaard Nabij strategische visie Actieve Burgers Ondersteunende Gemeente dienstverlening werken facilitair / huisvesting ICT / virtuele kantoor pijlers drijvende kracht facilitaire pijlers bestuursstijl communicatie

10 burgerperspectief Dus: geen gemeentehuis meer vanuit het perspectief van de burger!

11 virtueel kantoor Geen fysiek kantoor, wel virtueel kantoor volledig plaats- en tijdonafhankelijk: - beschikbaarheid 24x7-4xA: Anytime Anyplace Anywhere Any device cloud

12 dienstverlening CLICK: zoveel als mogelijk digitaal - website met vraag-antwoord-combinaties - webformulieren - zaakgericht CALL: via één telefoonnummer bereikbaar - verwijzen naar website, hulp bij digitaal indienen FACE: afspraak aan huis of maatwerk. - paspoorten/rijbewijzen: aanvraag verwerken in de kern op afspraak, bezorging aan huis - aktes worden thuis getekend (ambtenaar komt langs)

13 dienstverleningsvoorbeelden voorbeelden dienstverlening in de praktijk

14 werkwijze team maatschappelijke ondersteuning vernieuwende werkwijze meer digitale informatie meer communicatie beter contact met burger

15 rendement WMO-consulent hoe het was zomaar een dag 1. aankomst op kantoor, klaarmaken voor eerste huisbezoek, spullen bij elkaar zoeken. reistijdverlies 2. huisbezoek in kern x papieren aantekeningen reistijdverlies 3. terug op kantoor verslag uitwerken, acties uitzetten. voorbereiden tweede huisbezoek reistijdverlies 4. huisbezoek kern y reistijdverlies 5. terug op kantoor, verslag uitwerken, etc. reistijdverlies 6. regiovergadering reistijdverlies 7. afronding werkzaamheden op kantoor Bleskensgraaf

16 rendement WMO-consulent hoe het wordt zomaar een dag 1. aankomst op kantoor in buurt eerste huisbezoek, klaarmaken voor eerste huisbezoek, spullen bij elkaar zoeken. korte reistijd 2. huisbezoek in kern x, verslag direct op laptop korte reistijd 3. terug naar aanlandplek in kern x, acties uitzetten voorbereiden tweede huisbezoek reistijd naar tweede client 4. huisbezoek kern y korte reistijd 5. aanlanden op werkplek in kern y reistijd 6. regiovergadering naar huis 7. thuiswerken: afronding werkzaamheden thuis

17 een werkdag van de WMO consulent: de verschillen oude situatie een vast basiskantoor gespreksverslag op papier: na uitwerken toezenden naar cliënt veel reistijdverlies werkplekafhankelijk (vast bureau, telefoon en pc) papieren dossiers mee naar cliënt nieuwe situatie werkplekken verspreid over hele gemeente verslag direct digitaal beschikbaar voor cliënt reistijd tot minimum beperkt, meer tijd voor huisbezoeken op een dag werkplekonafhankelijk (overal werken, smartphone, laptop) digitale dossier direct bij de hand tevreden klanten, tevreden medewerkers wachttijden verminderd

18 leerlingenvervoer: besparing door digitalisering 94% digitale afhandeling leerlingenvervoer 297 aanvragen 13 ouders (19 kinderen) voorkeur voor papieren afhandeling i.p.v. digitaal

19 vergunningverlening: besparing door 100% digitalisering 100% digitaal welstandscommissie: aantekening direct verwerkt, uitslag meteen naar burger omgevingsvergunning van aanvraag tot beschikking 100% digitaal ook handhaving volledig digitaal vooroverleg vindt plaats in de dorpskern

20 vergunningverlening en toezicht in de kernen toezicht en handhaving grote besparingen door digitalisering kosten kopieren van 1,5 mln in 2011 naar in 2013 (= exclusief raadsstukken) plotkosten (A0 tekeningen) van euro naar 0,- per maand 100% digitaal, op pad met ipad snel schakelen met collega van vergunningverlening ook via media burger informeren over nieuwe werkwijze

21 landelijke proef (thuis)bezorgen thuisbezorgen van paspoorten en IDkaarten: landelijke proef door zes gemeenten in Nederland in 2013 en 2014 ook bezorging op het werk (elk geldig adres in Nederland) zeer lovende reacties van burgers

22 Klanttevredenheid Alles was keurig geregeld, alle lof. Ik vind het heel fijn dat ik niet nog eens de deur uit hoefde te gaan met de 3 kinderen! Prettig om de profielfoto van de bezorger vooraf te kunnen zien. Je weet dan wie er voor de deur kan staan. We hebben deze manier van bezorgen als zeer positief ervaren! Alles wat ons beloofd werd is ook uitgevoerd. Ik was zeer dankbaar dat ik maar 1 maal richting het gemeentehuis hoefde te gaan, dit ook omdat ik tamelijk slecht ter been ben. Ideaal, zeker met een baby. Kan de baby mooi doorslapen Gemiddelde klanttevredenheidcijfer in 2013: 9,0

23 Geboorteaangifte: digitaal/aan huis Proces: kersverse ouder meldt digitaal geboorte kind en vult alle benodigde gegevens in en geeft tevens voorkeur voor dag/tijdstip afspraak (< 3 dg) ambtenaar controleert gegevens, maakt voorlopige akte op ambtenaar komt binnen 3 dagen langs op afgesproken dag/tijdstip burger tekent akte (knuffel)

24 Bestuur bestuurders veelvuldig in de kernen te vinden: afspraak niet meer op gemeentehuis volledig digitaal bestuurlijk proces alleen tablet of laptop nodig collegevergadering kan overal plaatsvinden!

25 studiedag Een klantgerichte dienstverlening en toch besparen: een haalbare kaart? bedankt voor uw aandacht INSTITUTE vzw Studiedag Een klantgerichte dienstverlening en toch besparen: een haalbare kaart? - Genk, 20 maart 2014 groeien door expertise

26 financiën (extra) de lasten voor huisvesting (m.n. rente/afschrijving) worden vervangen door lasten voor virtueel kantoor personele lasten nemen af kwaliteit dienstverlening neemt toe (efficiëncy, digitalisering en ervaren nabijheid) per saldo minimaal 15% lagere lasten Neveneffecten: door huur in plaats van bouw veel flexibeler naar de toekomst flexibel werken, betere balans werk/privé en aantrekkelijker werkgever