Collegevoorstel Onderwerp Programma BW-nummer Portefeuillehouder Samenvatting Ter besluitvorming door het college

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Machtiging VNG Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op basis van de Archiefwet 1995 dient ons college een ontwerpselectielijst op te stellen waarin wordt aangegeven hoe lang informatie-elementen bewaard moeten worden en welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De VNG heeft voor de gemeenten een ontwerp opgesteld en vraagt de gemeente hen te machtigen dit ontwerp ter vaststelling aan de minister aan te bieden. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. JZ10, Helmie Vos, 2109 Datum ambtelijk voorstel 30 maart 2015 Registratienummer Ter besluitvorming door het college De VNG te machtigen de ontwerp selectielijst ter vaststelling aan de minister van OCW voor te leggen conform bijgaand machtigingsformulier. Steller Helmie Vos Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 12 mei 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 4.1 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling Op basis van de Archiefwet 1995 dient ons college een ontwerpselectielijst op te stellen waarin wordt aangegeven hoe lang informatie-elementen bewaard moeten worden en welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Omdat in 2016 de huidige Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen afloopt, is door de VNG een nieuwe ontwerpselectielijst opgesteld. Deze selectielijst is ook geschikt voor waardering van digitale informatie. De VNG vraagt de gemeente hen te machtigen dit ontwerp ter vaststelling aan de minister aan te bieden. In 1996 is door het college van Burgemeester en Wethouders aan de VNG een machtiging afgegeven om namens de gemeente de selectielijst aan de minister van OCW aan te bieden. Er is toen voor gekozen om de VNG niet te machtigen voor het onderhoud en het beheer van de lijst. Reden was dat er door de gemeente meer duidelijkheid was gewenst over de invulling hiervan. Deze duidelijkheid is inmiddels wel aanwezig. Daarom is het voorstel deze keer een (volledige) machtiging af te geven. 2 Juridische aspecten Ingevolge artikel 5 van de Archiefwet 1995 dient de gemeente te beschikken over een selectielijst van archiefbescheiden waarin wordt aangegeven hoe lang informatie-elementen bewaard moeten worden en welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. 3 Doelstelling Het vaststellen van een selectielijst voor de (inter)gemeentelijke archiefbescheiden. Door het machtigen van de VNG om deze lijst voor alle gemeenten vast te laten stellen, worden tijdrovende procedures voorkomen. 4 Argumenten - De gemeente hoeft zelf geen procedure tot vaststelling van een selectielijst op te stellen en is daardoor ontlast van een tijdrovende en complexe opgave; - De waardering van informatie bij gemeenten is uniform, dit bevordert de rechtsgelijkheid van burgers; - De waardering van informatie wordt afgestemd met de overige bestuurslagen (Rijk, provincies en waterschappen). 5 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. 6 Participatie en Communicatie Over dit voorstel wordt op de gebruikelijke manier gecommuniceerd. 7 Uitvoering en evaluatie Na ondertekening van de machtiging door ons college, zal het formulier worden opgestuurd naar de VNG. 8 Risico Er zijn geen risico s verbonden aan dit voorstel. Bijlage: Machtigingsformulier

3 Vereniging van Nederlandse Gemeenten Gemeente Nijmegen t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus HG NIJMEGEN doorkiesnummer (070) betreft Machtiging ontwerpselectielijst archiefbescheiden uw kenmerl< ons kenmerk ECSDIU bijlage(n) datum 23 februari 2015 Geacht college, Hierbij verzoeken wij u om ons te machtigen om de Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 voor vaststelling aan te bieden aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Omdat in 2016 de huidige Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, actualisatie 2012) expireert, hebben wij een nieuwe ontwerpselectielijst opgesteld. Onlangs hebben wij het concept aangeboden aan de Nederlandse gemeenten voor een reactie (zie ledenbrief d.d. 29 januari 2015 ECSD/U Lbr ). 1 Vrijwel alle gemeenten hebben de VNG gemachtigd om de verplichting om een ontwerpselectielijst op te stellen op grond van artikel 5. Archiefwet namens hen uit te voeren. Dit heeft verschillende voordelen: - Gemeenten zijn ontlast van een tijdrovende en complexe opgave; -De waardering van informatie bij gemeenten is uniform, hetgeen de rechtsgelijkheid van burgers bevordert; -De waardering van informatie (in de keten) wordt afgestemd met de overige bestuurslagen (Rijk, provincies en waterschappen). In het verleden hebt u echter een beperkte machtiging aan ons afgegeven, waarbij de algehele herziening van de selectielijst van de machtiging was uitgesloten. Daardoor is het niet mogelijk om het ontwerp mede uit uw naam voor vaststelling aan te bieden aan de minister van OCW. 1 http/ /www. vng. nll onderwerpenind exlcultu ur-en-sport/arch ieven-en-m usea/brieven/concel2.!:: ontwerpselectielijst VNG Postbus GK Den Haag Tel

4 Wij verzoeken u daarom ons daartoe te machtigen, teneinde de werking van de nieuwe Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 op uw gemeente per 2016 te verzekeren. Dat kan door de bijgevoegde machtiging te ondertekenen 2 en aan ons te retourneren. Mocht u ondanks de voordelen van de landelijke aanpak een eigen selectielijst willen ontwikkelen, dan stellen wij het op prijs dat u ons daarover schriftelijk informeert. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten Kriens \\ Voorzitter directieraàd ) 2 Gelieve in het geval (een) ander( en) dan de burgemeester en gemeentesecretaris ondertekent/ondertekenen, een kopie van de betreffende mandaatregeling bij de machtiging te voegen. VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel

5 Bijlage 1. MACHTIGINGSFORMULIER Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.... in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 en 40 van de Archiefwet machtigt de Vereniging van Nederlandse Gemeenten om met in acht neming van de bepalingen in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995: 1. namens het college de op basis van artikel 5 van de Archiefwet verplichte Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2016 ter vaststelling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan te bieden; 2. namens de privaatrechtelijke rechtspersonen met openbaar gezag bekleed zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet alsmede namens de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt en waarvoor geen openbaar lichaam in het leven is geroepen door wie een aparte voorziening omtrent de zorg yoor de archiefbescheiden is getroffen zoals bedoeld in artikel 40 lid I van de Archiefwet de genoemde Ontwerpselectielijst ter vaststelling aan de minister van OCW aan te bieden; 3. namens het college en de in 2 bedoelde privaatrechtelijke rechtspersonen en gemeenschappelijke regelingen waar nodig een ontwerp voor de volgende wijzigingen te maken met behulp van een door de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven Strategisch lnformatieoverleg: a. wettelijk verplichte wijzigingen; b. wijzigingen in bewaartermijnen die op basis van jurisprudentie of de gemeentelijke praktijk problematisch blijken te zijn; c. indien de opname van een categorie dermate spoedeisend is dat een formele wijziging van de selectielijst niet kan worden afgewacht; 4. het onder 2 bedoelde ontwerp zelfstandig ter vaststelling aan de minister van OCW aan te bieden.

6 5. op de daartoe geëigende termijn de lijst geheel of modulair (c.q. hoofdstuksgewijs) te actualiseren met behulp van een door de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven Strategisch lnformatieoverleg, het Ontwerp daarvan eerst voor afstemming aan te bieden aan het college en vervolgens ter vaststelling aan de minister van OCW. Plaats,... Datum,... Het college van burgemeester en wethouders voornoemd, de burgemeester, de gemeentesecretaris,