Certified Powered by SAP NetWeaver SAP

Transcriptie

1 SAP De Total Resource Solution is het geweldige resultaat van de strategische samenwerking tussen Nétive, Connexys en TheNextFlex. Via onze oplossing ondersteunen wij u bij al uw vraagstukken op de gebieden Recruitment, Mobiliteit en Inhuur en wordt naar wens gekoppeld met de gebruikte systemen binnen uw organisatie. U gebruikt één oplossing voor het uitzetten en verwerken van uw vraag naar tijdelijke of vaste medewerkers, waarbij we vrijwel alle publicatiekanalen zoals vacaturesites, sociale netwerken en marktplaatsen inzetten om uw vraag naar arbeid zo comfortabel mogelijk te vervullen. Een greep uit de vele gebruikers

2 SAP Het beste van drie werelden Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit van vast en tijdelijk personeel. Inhuur, recruitment en mobiliteit worden ondersteund van aanvraag tot contract, van uren tot facturen vanuit één webbased oplossing. De Total Resource Solution (TRS) is de eerste en enige integrale softwareoplossing die organisaties ondersteunt bij mobiliteit en het uitzetten en verwerken van alle vaste en tijdelijke aanvragen op vrijwel alle publicatiekanalen zoals vacaturesites, sociale netwerken en marktplaatsen. De oplossing is SAP gecertificeerd en kan ook met andere HR- of ERP-pakketten worden geïntegreerd. De Total Resource Solution is bestemd voor organisaties die centraal vanuit één resource center of afdeling recruitment werken aan het zo optimaal mogelijk invullen van openstaande posities. De oplossing is uitermate geschikt voor organisaties die direct overzicht willen hebben van alle interne en extern beschikbare kandidaten voor zowel vaste als tijdelijke posities. Inkoop, recruitment, HR, mobiliteit en de managers werken in de innovatieve oplossing met elkaar samen en hebben zicht op het totale proces van in- door en uitstroom van personeel. Uitzend-, detacheringskrachten, ZZP-ers, sollicitanten en eigen medewerkers kunnen optimaal worden gematcht op nieuwe en openstaande aanvragen. Eén invoer voor de managers voor vaste en tijdelijke vacatures; Geheel instelbare workflow naar de wens van de gebruiker voor inhuur en recruitment; Leveranciersmanagement; Eigen marktplaats voor ZZP-ers en leveranciers* Contractmanagement; Urenregistratie; Facturatie (pro-forma en geconsolideerd voor MSP s en inhuurdesken); * N.B. conform aanbestedingsrecht voor overheidsorganisaties Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit voor vast en tijdelijk personeel 2

3 Ondersteuning wet flexibiliteit en zekerheid rondom inhuur; Integratie met social media; Integratie met meer dan 100 verschillende jobboards; Integratie met uw eigen Werken bij site ; Uitgebreide rapportagemodule; Inlogaccount voor de medewerker; Gecertificeerde integratie met SAP; Integratiemogelijkheden met HR- en/of ERP-paketten; Matching van vast, flex en intern personeel; Dossieropbouw mobiliteitskandidaten en flexmedewerkers (denk aan kopie paspoorten, VOG verklaringen, VAR verklaringen, VCA certifcaten etc ). TRS Recruitment De basis van onze oplossing is simpel. De TRS Recruitmentmodule ondersteunt en automatiseert het wervingen selectieproces van elke organisatie en levert tijd- en kostenbesparing op. Vacatures kunnen eenvoudig worden geplaatst op vrijwel alle mediakanalen en respons wordt automatisch verwerkt en gemeten. En dat is nog niet alles. Want het opbouwen van talentpools, het genereren van rapportages en een koppeling met social media behoren ook tot de mogelijkheden. De TRS Recruitmentmodule is compleet en draagt bij aan een volledig en inzichtelijk overzicht welke is toegespitst op een efficiënt en transparant werkproces. Kandidaten ontvangen automatisch een gepersonaliseerde ontvangstbevestiging en komen vervolgens in de procedure van de betreffende vacature en recruiter. TRS Recruitment is dusdanig flexibel dat elke organisatie de applicatie kan aanpassen aan de persoonlijke wensen en behoeften. Met behulp van de recruitment applicatie wordt het werving- en selectieproces inzichtelijk en beter gestroomlijnd waardoor er meer gestuurd kan worden op instroom, doorlooptijden, efficiency en kosten. 3

4 SAP Vacaturesite TRS Recruitment biedt een vacaturemanagement applicatie die geïntegreerd kan worden met uw website en/of intranet. De gebruiksvriendelijke applicatie stelt u in staat vacatures te archiveren, vacatures in eigen huisstijl te publiceren op uw eigen inter-/intranetsite en op meer dan 100 verschillende jobsites. De vacatures zijn ook Google friendly opgesteld. Workflow Om grip te houden op uw proces leveren wij een workflowmodule. Het geeft de stappen en verantwoordelijkheden binnen uw organisatie in één overzicht weer. De workflow is geïntegreerd in de hele applicatie en stelt uw gebruikers daarom in staat direct nieuwe stappen te ondernemen. Door het bundelen van alle activiteiten in één scherm heeft u een totaaloverzicht van alle procedures en doorlooptijden en ontstaat transparantie van bron tot doel. Dit resulteert in een besparing van zowel tijd als kosten. TRS Recruitment eigenschappen op een rij: De aanwezige functionaliteiten binnen de TRS Recruitment applicatie zijn zeer uitgebreid. Op de volgende pagina zetten wij daarom de belangrijkste functionaliteiten voor u nog even op een rij. Producteigenschappen Workflow Gerichte inschrijvingen Open sollicitaties Open sollicitatieverdeler Individueel werken (afwijzen, voordragen, beoordelen, gesprekken, aanbiedingen e.d.) Werken met sollicitatiecommissies Groepsgewijs werken (afwijzen, voordragen, beoordelen, gesprekken, aanbiedingen e.d.) s en brieven versturen vanuit de applicatie Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit voor vast en tijdelijk personeel

5 Vacaturemanagement Vacature-invoerwizard Advertentieteksten opstellen m.b.v. HTML editor Publiceren vacatures op eigen site, intranet en vacaturesites Publiceren vacatures bij werving- en selectiebureau Google friendly vacatures 5

6 SAP Talentpools Doelgroepen aanmaken en beheren Groepsgewijze communicatie met doelgroep Contactmanagement Kandidaatmanagement Kandidaatinvoerwizard Toevoegen kenmerken aan kandidaat Notities en bijlagen In portefeuille nemen Automatisch ontdubbelen van kandidaten Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit voor vast en tijdelijk personeel 6

7 Matchen en zoeken Full-text search in database en documenten Gestructureerd zoeken of vooraf gedefinieerde velden Met één druk op de knop zoeken op jobboards en social mediakanalen Zachte criteria bij koppeling met psychologische test Rapportage & analyse Standaardrapporten zoals CBS kwartaal rapportage Excel en PDF export Customizen van rapporten Beheer Inrichten standaarddocumenten HTML Zelf velden aanmaken Velden wel/niet verplicht maken 7

8 SAP TRS Mobiliteit Het TRS mobiliteitsplatform biedt een oplossing voor iedere vorm van arbeidsmobiliteit, welke acties u ook moet ondernemen: Loopbaanadvies, afname van testen, dossiervorming of matching op vacatures. Dit alles kan vastgelegd worden in de gebruiksvriendelijke TRS oplossing, die geheel naar uw wensen kan worden ingericht. De oplossing bestaat uit een vacaturebank voor interne medewerkers en een backoffice applicatie voor HR. Matching van kandidaten en vacatures op basis van harde én zachte criteria en een koppeling met testleveranciers is mogelijk. In beweging met mobiliteit Doordat u kandidaten uitdaagt en begeleidt bij het vinden van een nieuwe baan zorgt u voor beweging binnen uw organisatie. Nauwkeurige vastlegging en ondersteuning van deze beweging is essentieel.trs Mobiliteit kan u dit bieden voor zowel interne als externe mobiliteit. Geschikt voor iedere vorm van mobiliteit De mobiliteitsoplossing is geschikt voor iedere vorm van mobiliteit, zowel intern als tussen samenwerkende organisaties. Denk aan het aanbod van vacatures, klussen of projecten. Maar ook loopbaanadvies en outplacementtrajecten behoren tot mogelijkheden. Compleet mobiliteitsportal Bij de mobiliteitsoplossing kan een portal voor de medewerkers worden afgenomen. Vacatures kunnen automatisch worden geplaatst op dit platform. De respons wordt automatisch verwerkt en gemeten. Het plaatsen van vacatures kan met de TRS oplossing, maar is ook mogelijk met andere systemen. Alle overige content op de site kan beheerd worden door uw eigen organisatie. Match van vraag en aanbod Vraag en aanbod brengt u bij elkaar door een match van kandidaten en vacatures. Deze matches worden mogelijk gemaakt doordat u talenten vastlegt bij kandidaten. Uniek is dat deze match kan plaatsvinden op basis van harde én zachte criteria. Harde criteria betreffen de voorkeuren van een kandidaat, zachte criteria zijn de persoonlijkheidskenmerken van deze persoon. Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit voor vast en tijdelijk personeel 8

9 TRS Inhuur TRS Inhuur is een compleet Vendor Management Systeem (VMS). Ons team van HR en ICT specialisten heeft TRS Inhuur ontwikkeld om de uitdagingen die werkgevers in Nederland hebben op het gebied van flexibele arbeid te adresseren. TRS Inhuur voldoet 100% aan de Nederlandse flexwet, het aanbestedingsrecht en alle andere wet- en regelgeving omtrent de inhuur van derden. Het is een SaaS oplossing (volledig op internet gebaseerd) voor het totale administratieve traject van inhuur. Alle functionaliteiten van TRS Inhuur zijn gebaseerd op uw eigen specifieke inhuurproces. Bovendien integreren onze VMS oplossingen naadloos in uw interne HR, ICT, Finance en Procurement processen en systemen. TRS Inhuur is een gemakkelijk te gebruiken, alles in één oplossing voor uw inhuurproces: van aanvraag tot aan de factuur en de rapportages. Het is opgebouwd uit een aantal modules. De modules zijn separaat of in combinatie verkrijgbaar. Aanvraagmodule - helpt u om efficiënt de juiste kandidaat te krijgen van de juiste leverancier, tegen de juiste prijs. Contractmodule - verzamelt en automatiseert al de contractuele afspraken die met de kandidaat en de leverancier zijn gemaakt. Dossiermodule - stelt u in staat om documenten zoals CV s, VOG s, VAR s en andere documenten te beheren en te analyseren. Urenmodule - stelt u in staat om eenvoudig uren en declaraties in te vullen, te accorderen en en te verwerken zodat u duidelijk inzicht heeft in de kosten. Facturatiemodule - digitaliseert uw factureringsproces volledig en reduceert al uw papierwerk. Deze unieke module geeft u ook de mogelijkheid budgetreserveringen te ramen of pro-forma facturen te genereren en de kosten intern door te belasten. Rapportagemodule - overzichtelijke en aanpasbare real-time rapportages en dashboards over uw flexibele schil, inhuurproces, performance van leveranciers, inhuurkosten en meer. 9

10 SAP TRS Aanvraag Met behulp van TRS Aanvraag worden aanvragen voor nieuwe tijdelijke medewerkers in goede banen geleid. Het zorgt ervoor dat de aanvragen centraal worden geregistreerd en afgehandeld. Wat TRS Aanvraag uniek maakt, is de mogelijkheid om vacatures automatisch naar de juiste intermediairs te distribueren. Daardoor kunnen zij direct aan de slag met het zoeken en snel de juiste kandidaat voor het beste tarief voorstellen. In één overzicht kan de opdrachtgever alle kandidaten van alle intermediars beoordelen op kwaliteit en tarief. Ook budgettair ontstaan er geen verrassingen: op het moment dat de aanvraag wordt ingevuld, is een indicatieve totaalrekening beschikbaar. Deze module ondersteunt: Aanvragen met workflow en procuratiestructuur eigen organisatie Functieprofielen Distributie naar mobiliteit, mantelcontractpartners, voorkeursleveranciers en marktplaatsen Voorstellen van kandidaten Selecteren van kandidaten Budgetramingen en indicatieve verplichtingen 10

11 TRS Contracten Het beheren van gegevens van flexmedewerkers is de basisfunctionaliteit. In deze module worden alle gegevens opgeslagen, waaronder contracten en het volledige arbeidsverleden. Zodra een nieuw contract wordt aangemaakt, genereert en verstuurt de applicatie automatisch een contract voor de leverancier. Het is mogelijk mutaties op contracten met terugwerkende kracht of in de toekomst door te voeren: alle gegevens die gerelateerd zijn, worden automatisch bijgewerkt. Deze module ondersteunt: Registratie en beheer van medewerkers en contracten Opdracht- en orderbevestigingen Registratie on- en offboardinginformatie Verplichtingen administratie Mutaties en correcties van financiële gegegevens Beheren complexe prijs- en mantelcontractafspraken Bulk mutaties zoals CAO wijzigingen 11

12 SAP TRS Digitaal Dossier De TRS Digitaal Dossier module zorgt ervoor dat u het dossier van uw flexkrachten volledig kunt digitaliseren en bewaken. Per flexkracht kan een dossier worden aangemaakt waarin documenten zoals een CV, een ID bewijs, een geheimhoudingsverklaring of een Verklaring Omtrent Gedrag kan worden opgeslagen. U kiest er zelf voor of het niet uploaden/accorderen of overschrijden van de geldigheid van een document restricties dient op te leveren. Deze module ondersteunt: Aanmaken en beheren van dossiers van tijdelijke medewerkers Self-service digitale documenten Alle type documenten bijvoorbeeld: CV, kopie legitimatiebewijs, geheimhoudingsverklaring, VOG verklaringen, VAR verklaringen, leveringsvoorwaarden, inzetbevestigingen en verplichtingen Inlener / uitlener specifieke documenten Uploaden / accorderen / afwijzen van documenten Controle geldigheidsdatum en signalering bij verloop geldigheidsdatum Beperkingen voor inloggen en/of urenstaten invoeren bij niet aanleveren documenten Impactanalyse bij het maken van nieuwe documenten 12

13 TRS Uren In deze module vult de tijdelijke medewerker zijn werkbriefje in, beoordeelt de manager het werkbriefje, kan de intermediair werkbriefjes verwerken en worden kosten duidelijk. Gedurende de uitvoer van alle processtappen worden alle betrokken personen op de hoogte gesteld van de voortgang via . Gerechtigden kunnen op ieder moment van de dag de status van een werkbriefje zien. Voor het indienen van kosten kan de flexkracht gebruik maken van de declaratiemodule. Een ingediende declaratie dient door de leidinggevende geaccordeerd te worden, waarna de leverancier deze kan verlonen en factureren. Deze module ondersteunt: Invullen urenstaten en declaraties (flexmedewerker) Accorderen urenstaten en declaraties (manager) Verwerken urenstaten en declaraties (leverancier) Configurabele workflow Factuurbedragen inzichtelijk op urenstaat Dag-, week- en maandstaten Standaard, toeslagen, overwerk en verschoven uren etc.. Automatische toewijzing van standaard vergoedingen zoals reiskosten 13

14 SAP TRS Facturatie De factureringsmodule maakt TRS Inhuur bijzonder: geen enkel ander systeem biedt de opdrachtgever de mogelijkheid budgetreserveringen te ramen of pro-forma facturen te genereren. Daarnaast is het mogelijk de kosten intern door te belasten. Zodra een contract voor een flexmedewerker is afgesloten, genereert het systeem een raming voor de budgetreservering voor het complete arbeidscontract. Een opdrachtgever komt dus nooit voor verrassingen te staan. En als het contract loopt maakt de leverancier via 1 druk op de knop een digitale factuur op in PDF. Deze facturen worden gezien als wettig betaaldocument, zodat papieren facturen worden geëlimineerd. Ook kunnen er met TRS Inhuur geconsolideerde facturen worden gestuurd, waardoor het totale aantal facturen enorm daalt. Deze module ondersteunt: Pro-forma factuur (in PDF of XLS) E-Factuur (in PDF of XLS) Geconsolideerde facturering (in PDF of XLS) Opslagpercentage / fee voor regisseur (MSP of inhuurdesk) BTW-verlegd Dé oplossing voor de inhuur, recruitment en mobiliteit voor vast en tijdelijk personeel 1

15 TRS en Integratie met SAP De Total Resource Solution heeft gebruikers. Wij bieden een gecertificeerde koppeling met SAP waardoor de integriteit van uw ERP processen is geborgd. Stamdata kan worden uitgewisseld zodat u deze alleen binnen uw SAP systeem hoeft te onderhouden. Verder bieden wij de mogelijkheid om inkooporders, uren en facturen electronisch uit te wisselen. Total Resource Solution is gebouwd op basis van het Force.com platform waarop meer dan gebruikers continu aan het werk zijn. De toepassing van de laatste internet technieken maakt ons zeer flexibel. SAP De architectuur van onze oplossing 15

16 Nu een afspraak? Benieuwd wat de Total Resource Solution voor u kan betekenen? Neem contact op met één van onderstaande organisaties: Connexys K.P. van der Mandelelaan MB Rotterdam Telefoon info@connexys.com Nétive VMS B.V. Patrijsweg EX Rijswijk Telefoon info@netive.nl