Gecombineerd met de Cie M

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag RIS111097CV_GEC_22-JAN-2004 VERSLAG Rekeningencommissie Gecombineerd met de Cie M Aanwezig: de heer drs. R.J. van Lente, voorzitter, de heren A. Mulder, E. de Niet, N. Roozenburg, R.L. Trouvat en W.J. Pijl, allen lid RC; mevrouw W.A. Vonk, plv. lid RC; de heren M.F. Dufresne en mr. A.P. Kaland (beiden lid commissie Middelen); mevrouw drs. L.E.J. Engering-Aarts, wethouder FC; de heren mr. drs. G.J. Boot en R. Bruijnzeel van de Directie Financiën, alsmede mevrouw drs. E.M.L. Fogl RC en R.A. Vierbergen RA, secretariaat RC Afwezig: de heren A.C.M Hartman, S. Mohamed en J.E. Labuche (allen lid RC) 1 Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en stelt de agenda vast. Het werkbezoek van beide commissies aan Brussel en Luxemburg is gepland op 18 en 19 februari Noot van het secretariaat : dit moet zijn donderdag 19 en vrijdag 20 februari Tevens wordt een artikel uit het blad Binnenlands Bestuur uitgereikt over Europa. 2 Nieuwe Comptabiliteitsvoorschriften De directeur Accountantsdienst, de heer Vierbergen, houdt een korte presentatie, met de volgende hoofdlijnen : Algemeen Het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is een vooruitgang omdat als uitgangspunt de eigenheid van gemeenten is gehanteerd. De eerdere Comptabiliteitsvoorschriften waren meer op de verslaggevingsvoorschriften voor het bedrijfsleven gebaseerd. De gemeente Den Haag heeft de hoofdlijnen van de nieuwe BBV goed verankerd in de verordening Financieel Beheer en Beleid. Belangrijkste wijzigingen Investeringen De BBV onderscheidt twee soorten investeringen, te weten investeringen met een economisch nut (reeds bestaand) en investeringen met een maatschappelijk nut (nieuw). Investeringen met een economisch nut worden omschreven als alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid om middelen te verwerven en/of die verhandelbaar zijn (bijvoorbeeld investeringen in gebouwen en machines). Nieuw is dat uitsluitend specifieke investeringsbijdragen van derden hierop in mindering mogen worden gebracht. Investeringen met een maatschappelijk nut worden omschreven als die investeringen die niet verhandelbaar zijn en waar in principe geen revenuen van derden op te verkrijgen zijn (bijvoorbeeld investeringen in wegen, bruggen en water). De hiermee gemoeide uitgaven moeten in principe direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Omdat dit praktisch niet haalbaar is, staat de BBV activeren toe, met dien

2 Verslag Rekeningencommissie (gecombineerd met Cie M) 2 verstande dat de Investeringen zo snel als mogelijk moeten worden afgeschreven. Overigens staat de BBV wel toe dat op deze investeringen zowel interne als externe bijdragen in mindering worden gebracht. In de (Haagse) verordening Financieel beheer en beleid zijn deze uitgangspunten, inclusief de maximale afschrijvingstermijn van 10 jaar, correct opgenomen. Mutaties op reserves Alle mutaties op reserves (dotaties en onttrekkingen) moeten voortaan expliciet in de begroting en de rekening worden opgenomen. Met deze BBV-eis wordt de transparantie voor de raad sterk verbeterd. Onderscheid reserves en voorzieningen De post reserves wordt met de invoering van de BBV beperkt tot die reserves waarvan de raad de bestemming kan wijzigen. Feitelijk betreft dit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Voorzieningen worden voortaan ruimer gedefinieerd. Deze omvatten naast de reeds bestaande voorzieningen voor kwantificeerbare risico s ook de van derden ontvangen (nog niet bestede) middelen die voor specifieke doelen zijn verstrekt (bijvoorbeeld rijkssubsidies). Deze zijn niet vrij besteedbaar. Activeren van tekorten Met de nieuwe BBV is het expliciet verboden om tekorten te activeren. Overigens voldoet de gemeente Den Haag sinds de artikel 12-status al aan dit voorschrift. Jaarlijks terugkerende, aan arbeid gerelateerde verplichtingen, van een gelijk volume Dit soort kosten mag niet meer op de balans worden opgenomen (in voorzieningen of andere posten aan de passiefzijde van de balans). Kern van dit voorschrift is dat de reguliere begroting van baten en lasten hierin moet voorzien. Dit betekent bijvoorbeeld dat een voorziening voor pensioenen en voor nog te betalen vakantiegeld niet meer is toegestaan, tenzij er geen sprake is van een jaarlijks gelijk volume. Verbonden partijen Verbonden partijen is een nieuw begrip dat wordt gedefinieerd als partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie heeft en waarin zij een financieel belang heeft. Naast NV s/bv s kunnen dit bijvoorbeeld ook stichtingen zijn. Verbonden partijen dienen onder meer in een afzonderlijke paragraaf in de begroting en de rekening te worden behandeld. Balans De balans moet onder de BBV naast een hoofdindeling met toelichting, ook een voorgeschreven onderverdeling bevatten. Voor de gemeente Den Haag is dit geen ingrijpende verandering. Samenvattend kan worden geconcludeerd dat met de nieuwe BBV de gemeenteverantwoordingen meer transparant en duidelijker worden. De gemeente Den Haag heeft de hoofdlijnen van de nieuwe BBV goed verankerd in de Verordening financieel beheer en beleid. Kanttekening is wel dat de nieuwe wetgeving nog geen jurisprudentie kent. Bij het ministerie van BZK is een commissie BBV geïnstalleerd, die bevoegd is om gezaghebbende uitspraken te doen over in de praktijk voorkomende problemen en vragen. BBV en begroting 2004 De heer Bruijnzeel (plaatsvervangend directeur Financiën) gaat in op de nieuwe BBV, in het licht van de begroting 2004.

3 Verslag Rekeningencommissie (gecombineerd met Cie M) 3 Algemeen De gemeente Den Haag heeft de begroting 2004 voor ongeveer 90% overeenkomstig de nieuwe BBV opgesteld. Overigens zijn voor de jaarrekening over 2003 de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 nog van toepassing. Reserves en voorzieningen In de begroting 2004 is het nieuwe onderscheid tussen reserves (waarvan de bestemming is te wijzigen door de Raad) en voorzieningen (waarvan de bestemming niet is te wijzigen; zie hierna) doorgevoerd. Het beeld van de begroting 2004 is dat hierdoor de bestemmingsreserves zijn afgenomen en de voorzieningen zijn toegenomen. Voorts zijn middels functie 980 de begrote dotaties en onttrekkingen aan reserves expliciet zichtbaar gemaakt. Risicovoorzieningen en voorzieningen met een verplichtend karakter De wethouder Financiën geeft een verhelderend onderscheid bij de nieuwe post voorzieningen. Deze omvat vanaf 2004 zowel de reeds bestaande risico s, als posten waarop een verplichting rust. Bij de laatste post moet gedacht worden aan (per balansdatum) nog niet bestede, van derden verkregen middelen, zoals bijdragen van het Rijk en subsidies. Uitvoeringsbesluit Van een aantal posten/geldstromen zal nog nader geanalyseerd worden hoe de presentatie in de begroting (en rekening) moet plaatsvinden. Als voorbeeld zijn onderwijsmiddelen genoemd, waarvan de besteding tot balansdatum conform de BBV ten laste van de exploitatie moet worden gebracht en de dan resterende middelen in een voorziening moeten worden opgenomen. Met het oog op een consistente gedragslijn zal een uitwerking plaatsvinden middels het in de Verordening Financieel Beheer en Beleid genoemde uitvoeringsbesluit. Investeringen In de begroting 2004 (investeringsbijlage) is al zo veel als mogelijk rekening gehouden met het nieuwe onderscheid tussen activa met een maatschappelijk nut en bedrijfseconomische activa. Het effect van de inmiddels door de raad vastgestelde maximum afschrijvingstermijn van 10 jaar bij investeringen met een maatschappelijk nut moet nog worden uitgewerkt en zal via het concernbericht aan de raad worden medegedeeld. Begrotingsverloop Nieuw in de begroting 2004 is het inzicht dat wordt gegeven in de ontwikkeling van de begroting. De beginstand 2003 is opgenomen in de begroting 2004, evenals alle nadien door de raad genomen besluiten. Verplichte paragrafen Alle op grond van de BBV verplichte paragrafen zijn opgenomen in de begroting Ook zijn nieuwe kostencategorieën geïntroduceerd met het oog op de verplichte kwartaalrapportages aan het CBS. 3 Onderwerpsuggesties pilot zero base budgetting Algemeen Zero base budgetting is een bedrijfseconomisch doorlichtinginstrument waardoor inzicht wordt verkregen in de opbouw en de samenstellende delen van begrotingsposten. Met als uitgangspunt de huidige omvang van de activiteiten op een begrotingspost, wordt onderzocht welke middelen (personeel, huisvesting, enz.)

4 Verslag Rekeningencommissie (gecombineerd met Cie M) 4 hiervoor nodig zijn. Dit is een wezenlijk andere benadering dan de reguliere begrotingssystematiek, waarbij de vorige begrotingen, uitkomsten, trendpercentages en budgettaire kaders de basis voor de begroting vormen. Hierdoor wordt het mogelijk om verschillen tussen de begroting en de rekening beter te analyseren (oorzaken van verschillen, incidentele of structurele verschillen, enz.). Zero base budgetting is dus niet een instrument voor politieke besluitvorming. De selectie van de twee begrotingsposten In goed overleg met de wethouder Financiën besluiten de commissies om de activiteiten schuldhulpverlening en handhaving als pilots te selecteren. De directie Financiën zal zorg dragen voor de uitvoering en de Accountantsdienst zal meedenken. 4 Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Aansluitend aan de gecombineerde vergadering Rekeningencommissie/commissie Middelen, volgt de vergadering van de Rekeningencommissie. 1 Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en stelt de agenda vast. 2 Verslag vergadering RC d.d. 5 november 2003 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3 Verslag vergadering RC d.d. 10 november 2003 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4 Voortgang actiepunten RC-rapport 2002 De beantwoording van de vragen van de leden van de Rekeningencommissie wordt verzorgd door wethouder Financiën, met als belangrijkste punten: - Onderbesteding van middelen In de jaarrekening 2003 zal extra aandacht worden besteed aan de onderbesteding van middelen. Tussentijds inzicht is lastig maar bij het concernbericht is extra informatie opgenomen. Het complete beeld van de besteding van middelen kan pas bij de jaarrekening 2003 inzichtelijk gemaakt worden. - De Haeghe Groep zal onvolkomenheden in de AO/IC in 2003 hebben opgelost De Haeghe Groep heeft inmiddels een aanzienlijk pakket maatregelen getroffen om aan de eisen te kunnen voldoen. De resultaten hiervan zullen niet eerder blijken dan bij de jaarrekening over 2003.

5 Verslag Rekeningencommissie (gecombineerd met Cie M) 5 - Tussentijdse audit naar de besteding en de betrouwbaarheid van de gerealiseerde prestaties van het GroteStedenBeleid middelen (GSB) De tussentijdse audit is nagenoeg gereed. - Bouwleges Voor de afdoening van dit onderwerp is de reactie van wethouder Bruins (naar aanleiding van de door de commissie aan hem verzonden brief) bepalend. Er dient meer inzicht te komen in de meerjarige ontwikkelingen reserve Grondbedrijf De voorjaarsnota (voor april a.s. gepland) zal een planning bevatten van de verwachte ontwikkeling van de reserve Grondbedrijf over de komende jaren. Rapportage over resultaten onderzoek onderbesteding programmagelden bij DSO De rapportage over resultaten onderzoek onderbesteding programmagelden bij DSO is een specifiek actiepunt voor de beheersportefeuillehouder van DSO. De rekening 2003 is de mijlpaal voor deze rapportage. Verbeteren toelichting beleidsrelevante kengetallen Het proces van het opstellen en het definitief selecteren van beleidsrelevante kengetallen is ruim voor de begroting afgerond. Op basis van de inventarisatie heeft het college in een reactie aan de raad haar visie verwoord ten aanzien van kengetallen en ook gemotiveerd aangegeven welke kengetallen zijn overgenomen en welke niet. Aanvullend wordt opgemerkt dat Kordes heeft geconcludeerd dat de gemeente Den Haag goed op weg is met het gebruiken van kengetallen. De secretaris van de RC zal een artikel verspreiden waar de rol van de gebruiker van kengetallen duidelijk wordt beschreven. De Rekeningencommissie zal zich bij de jaarrekening 2003 beraden op haar taak bij het gebruik van kengetallen. Het tijdig voorleggen van begrotingswijzigingen aan de raad Het college heeft met het Presidium afspraken gemaakt over de termijnen van aanlevering van raadsvoorstellen. Leden van de Rekeningencommissie kunnen zich desgewenst met vragen over de aard en de inhoud van die afspraken wenden tot het Presidium. Het geven van een indicatie van de financiële gevolgen gemeentelijke herindeling Indien er voldoende zekerheden zijn over de resultaten en het verwerken van de onderhandelingen met Leidschendam - Voorburg en Pijnacker - Nootdorp zal over de afwikkeling van de herindeling gerapporteerd worden. De milieuverslagen dienen uiterlijk 1 december 2003 voor controle in het bezit van de GAD te zijn om eventuele geconstateerde hiaten in de rapportering tijdig te kunnen oplossen. De accountantsdienst heeft al van een aantal diensten stukken ontvangen en bij de jaarrekening 2003 zullen de resultaten van de milieuverslagen worden opgenomen. De reactie op de brief van de Rekeningencommissie van 27 mei 2003 De werkwijze met betrekking tot de rekening 2002 zal volledig worden gevolgd bij de behandeling van de rekening over Het college benadrukt dat de voorbereiding van de raadsbehandeling voor de rekening 2003 de periode van 20 april tot 24 juni 2004 zal beslaan. De planning van de voorbereiding is in eerste instantie een zaak van het Presidium en het college wacht derhalve voorstellen van het Presidium af. Het

6 Verslag Rekeningencommissie (gecombineerd met Cie M) 6 college geeft daarbij aan dat het college erop vertrouwt dat het college voldoende gelegenheid zal behouden om een goede reactie op te stellen op het rapport van de RC, nadat dit rapport is verschenen. Samenvattend concludeert de voorzitter van de Rekeningencommissie dat de commissie deze voortgangsrapportage zal betrekken bij haar onderzoek naar de rekeningen over De voorzitter complimenteert de wethouder en dankt haar voor haar inbreng in de discussies. 5 Rondvraag en sluiting De eerstvolgende vergadering van de Rekeningencommissie zal op 27 januari 2004 plaatsvinden. Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering. RC RC