Financieel Statuut Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden

Transcriptie

1 Financieel Statuut Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden

2 Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d.21 februari 2014 besluit vast te stellen het Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden. Rapportages 1. Omdat de GR GGD Haaglanden geen eigen uitvoeringsorganisatie heeft, zijn geen specifieke financiële beheersnota s van toepassing. De uitvoeringsorganisatie GGD Haaglanden is onderdeel van de gemeente Den Haag en is daardoor aangesloten op de verordening Financieel beheer en beleid die op de gehele gemeente Den Haag van toepassing is ( Den-Haag-1.htm ) 2. Binnen de uitvoeringsorganisatie GGD Haaglanden is de Directeur publieke gezondheid verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting van de GR GGD Haaglanden. 3. De functie van controller wordt uitgevoerd door een medewerker in dienst van de gemeente Den Haag die niet bij de uitvoeringsorganisatie GGD Haaglanden werkzaam is. De dienstcontroller OCW is bevoegd om onafhankelijk van de directeur te rapporteren aan de bestuursorganen van de GR indien daartoe aanleiding is. 4. De Directeur publieke gezondheid zal twee keer per jaar (na een half jaar en na afloop van het jaar in de jaarrekening) aan het Dagelijks Bestuur van de GGD Haaglanden toelichting geven middels een financiële rapportage. Bij agendering door het Dagelijks Bestuur van de financiële rapportage in het Algemeen Bestuur kan de Directeur publieke gezondheid (of iemand namens hem) een mondelinge toelichting geven. 5. De stukken van de GR GGD Haaglanden worden integraal door onafhankelijke accountants van de gemeente Den Haag gecontroleerd (interim controle en jaarstukken). De accountant brengt hierover verslag uit aan het AB. 6. In de jaarrekening en de halfjaarrapportage wordt ingegaan op de risico s die de uitvoeringsorganisatie loopt voor de uitvoering van het takenpakket. De uitvoeringsorganisatie geeft in deze rapportages weer welke maatregelen worden getroffen om deze risico s te beperken. Begroting en jaarrekening 7. Voor de gemeentelijke bijdrage voor het regionale pakket geldt: begroting is rekening. De gemeentelijke bijdragen blijven gedurende de vierjaarlijkse periodes van de afspraken (beginnende ) gelijk, met uitzondering van de indexering en een correctie voor het aantal inwoners (CBS).

3 8. De Directeur publieke gezondheid legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de werkelijk gerealiseerde baten en lasten voor 1 juni van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. 9. Een transparante begroting en verantwoording houdt het volgende in: De producten zijn onderscheiden in het jaarprogramma van de GGD Haaglanden. In de begroting en verantwoording dient deze productindeling te worden aangehouden. Per product wordt inzicht gegeven in de begrote en werkelijke gerealiseerde baten en lasten. Per product wordt inzicht gegeven in de begrote en werkelijk geleverde prestaties en een toelichting op eventuele afwijkingen. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de GGD Haaglanden d.d. 7 maart 2014 H.P.G. van Alphen, voorzitter. A.A.H.M. van Dijk, secretaris

4 Toelichting bij Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden Bij 1 t/m 6 rapportages: Gemeente Den Haag beschikt over een eigen interne accountantsdienst. De accountant van de gemeentelijke accountantsdienst is gelijk aan een externe accountant volstrekt onafhankelijk. In tegenstelling tot een externe accountant die beperkt aanwezig is bij het uitvoeren van de interim controle en de jaarrekeningcontrole voert de accountantsdienst van de gemeente Den Haag het gehele jaar controlewerkzaamheden uit. Bij 7 begroting en jaarrekening Voor de gemeentelijke bijdrage voor het regionale pakket geldt: begroting is rekening. Voor- en nadelen van de reguliere exploitatie in deze jaarrekening komen ten gunste of ten laste van de gemeente Den Haag. Nadelen die zijn ontstaan door aanvullende eisen en wensen vallen hier niet onder. Aanpassing van de gemeentelijke bijdragen voor het vastgestelde takenpakket is uitsluitend mogelijk wanneer de gemeente Den Haag voor de vierjaarlijkse periode van de overeenkomst transparant inzicht heeft gegeven in de begroting en de rekening. Bij 9 transparante begroting De producten die zijn onderscheiden in het document Regionaal Takenpakket GGD Haaglanden (OCW/ ) vormen de basis voor het jaarprogramma van de GGD Haaglanden. In het jaarprogramma worden, in tegenstelling tot het document Regionaal Takenpakket GGD Haaglanden, beleidswijzigingen in het takenpakket van GGD Haaglanden meegenomen. Wat betreft de transparantie in de kosten gelden de volgende afspraken: Inzicht in begrote en werkelijk gerealiseerde lasten, zoals die zijn benoemd op productniveau in de ontwerpbegroting 2014 GR GGD Haaglanden: o De directe loonkosten; loonkosten in de uitvoering en de afdelingsoverhead o De directe productiekosten o De overhead; de overhead die vanuit de ondersteunende diensten aan de GGD Haaglanden wordt toegerekend is vastgesteld conform de methodiek van de Gemeente Den Haag (zie bijlage 1) en kan, behoudens de jaarlijkse indexering conform intern tarief, niet veranderen gedurende de vierjaarlijkse periode. De overhead hoeft in de jaarlijkse cyclus van begroting en verantwoording niet nader te worden gespecificeerd. Een aantal afspraken over financiën is niet vastgelegd in dit, maar in andere documenten van de GR GGD Haaglanden geregeld. Geregeld in het directiestatuut: In artikel 9 van het directiestatuut is geregeld dat er een Financiële werkgroep in het leven wordt geroepen ter ondersteuning van de directie en de adviescommissie.

5 Geregeld in de begroting 2014 van de GGD Haaglanden: Voor de eerste contractperiode ( ) is een aantal punten geregeld in de ontwerpbegroting 2014 van de GGD Haaglanden: De regiogemeenten geven voor maximaal 4 jaar de garantie om een mogelijk nadeel op taken voortvloeiend uit het regionaal en lokaal pakket te compenseren daar waar de in de begroting opgenomen baten zijn gebaseerd op geschatte aantallen prestaties maal tarief. Voor het Lokale pakket is de uitwerking als volgt: Deze garantie treedt in werking wanneer de werkelijke baten (als gevolg van lagere werkelijke prestaties), lager zijn dan in de begroting is opgenomen én op het totaal van het Regionaal en Lokaal pakket een nadeel ontstaat; Deze garantie is gemaximeerd voor de in de begroting opgenomen baten; Deze garantie wordt per individuele gemeente geëffectueerd en is ook gemaximeerd voor de in de begroting opgenomen baten van de individuele gemeente. Voor het Regionale pakket is de uitwerking als volgt: Deze garantie treedt in werking wanneer de werkelijke baten (als gevolg van lagere werkelijke prestaties), lager zijn dan in de begroting is opgenomen én op het totaal van het Regionaal en Lokaal pakket een nadeel ontstaat; De garantie wordt door het totaal van de regiogemeenten geëffectueerd. De regiogemeenten geven een garantie om in de eerste vierjaarlijkse periode de hierboven bedoelde taken (taken binnen het Regionaal en Lokaal pakket, waarvan de in de begroting opgenomen baten zijn gebaseerd op geschatte aantallen prestaties maal tarief) af te nemen bij de gemeente Den Haag omdat de gemeente Den Haag een werkgelegenheidsgarantie voor vijf jaar zal afgeven voor het personeel dat hiervoor wordt overgenomen van de GGD ZHW (gedwongen winkelnering).

6 Bijlage 1 De gemeente Den Haag rekent aan iedere fte standaard een overheadtoeslag toe van In deze overheadtoeslag zitten de volgende componenten: Huisvesting Onderhoud en vervanging standaardmeubilair Werkplekkosten (klein druk en printwerk, printers, koffie, facilitycard) Kantoorautomatisering (aanschaf, beheer, onderhoud, vervanging, software) HR Services Verzekeringen (WA) Materiele kosten (vergaderruimtes, mobiel en telefonie, kantoorbenodigdheden, advertenties) Accountantskosten Rechtspositionele verantwoordelijkheden (NS en HTM-abonnementen, ARBO-kosten, bedrijfsmaatschappelijk werk) Centrale staf (centrale taken zoals Personeel en Organisatie, Control, Financiën (incl. crediteuren/debiteuren administratie, AO/IC, Planning en Controlcyclus), Informatisering, managementondersteuning niet zijnde binnen de sector)