Werkplan. Ontwikkeling methodiek activerende zorgtrajecten. Lectoraat Dynamiek van de Stad Hogeschool INHOLLAND

Transcriptie

1 Werkplan Ontwikkeling methodiek activerende zorgtrajecten Lectoraat Dynamiek van de Stad Hogeschool INHOLLAND

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Fasering onderzoek Fase I: Inventariserende onderzoeksfase Fase II: Ontwerpfase Fase III: Ontwikkelfase Fase IV: Verspreidingsfase Projectplanning Inzet Menskracht

3 1. Inleiding De doelstelling van het project ontwikkeling methodiek activerende zorgtrajecten is: het ontwikkelen van een vernieuwde methodiek activerende zorg op basis van praktijkervaringen en literatuur. De praktijkervaring wordt opgedaan in Rotterdam, waar een eerste versie van de methodiek wordt ingezet voor mensen die nu (nog) niet kunnen reïntegreren richting de arbeidsmarkt vanwege belemmeringen en meervoudige problematiek. De literatuur zal bestaan uit evaluaties van min of meer vergelijkbare methodieken en methodieken voor vergelijkbare doelgroepen. Deze doelstelling wil het consortium bereiken door middel van de uitvoering van ontwikkelingsgericht onderzoek, dat bestaat uit volgende onderdelen: - Fase I: inventariserend onderzoek; - Fase II: beschrijving van de praktijk van activerende zorgtrajecten op drie locaties; - Fase III: verdere ontwikkeling methodiek, samen met professionals en op basis van de ervaringen in de praktijk; en - Fase IV: stadsbrede implementatie van de nieuwe methodiek. Ieder onderdeel wordt in een afzonderlijke fase uitgevoerd. Het onderzoek zal twee jaren in beslag nemen. In de praktijk kunnen deze fasen overlappen, maar gemiddeld zal elke fase zo n 6 maanden duren. De activerende zorgtrajecten staan gepland voor 18 maanden en zullen gevolgd worden door zes maanden nazorg. De trajecten worden vanaf februari 2007 aangeboden, zodat het RAAK onderzoek- en ontwikkelproject vanaf najaar 2007 kan ingaan op de ervaringen die zijn opgedaan en kan worden afgerond na afloop van de trajecten en (een deel van) de nazorg. 3

4 2. Fasering onderzoek Zoals in de inleiding is aangegeven, bestaat het onderzoek uit een viertal fasen. Hieronder volgt per fase een uitwerking van de onderzoeksactiviteiten, de te beantwoorden vragen, de planning en de menskracht. 2.1 Fase I: Inventariserende onderzoeksfase Om het gehele traject van voldoende fundament te voorzien, zal in deze fase onderzocht worden welke literatuur reeds voorhanden is betreffende de combinatie zorg en activering. Ook zal onderzocht worden wat de werkwijze en resultaten zijn van een tweetal methodieken die worden toegepast bij Charlois Welzijn en het Centrum voor Dienstverlening, beide gevestigd in Rotterdam. De resultaten van de monitoring door de Sociaal-Wetenschappelijke Afdeling (SWA) van SoZaWe Rotterdam zullen bij de literatuurverkenning betrokken worden. Onderzoeksactiviteiten De eerste fase is een verkennend onderzoek naar de inhoud van activerende zorgtrajecten in theorie en in de praktijk. a. Literatuurverkenning over activering, zorg en de koppeling daartussen De onderzoekers die vanuit de Hogeschool INHOLLAND bij het onderzoeksproject betrokken zijn, starten het onderzoek met een literatuurstudie. Bij de verzameling van literatuur kan ook contact worden gezocht met de SWA en de uitvoeringsinstanties, alsmede met experts binnen en buiten INHOLLAND. De literatuur gaat in op de theoretische achtergrond van activering, zorg en activerende zorg, maar betreft ook best practices uit andere situaties die toepasbaar zijn op deze Rotterdamse situatie. Resultaat: literatuurverkenning b. Verkenning van proces en effect van twee methodieken In Rotterdam worden reeds twee methodieken van activerende zorg ingezet, door Centrum voor Dienstverlening en door Charlois Welzijn. Deze kunnen benut worden als spiegels. Om de effectiviteit van de twee methodieken te kunnen bepalen, dienen deze eerst te worden beschreven. De beschrijving vindt plaats aan de hand van plannen en andere documenten. In ieder geval wordt ingegaan op samenwerking, regie, facilitering (netwerk), lerend vermogen en de methodiek. Ook zullen verkennende gesprekken worden gevoerd met betrokkenen bij de twee methodieken. Evaluaties worden ook benut. Resultaat: globale beschrijving van de twee methodieken en de effecten daarvan in de praktijk 4

5 c. Betrekken resultaten monitoring door SWA SWA voert de monitor uit van de uitvoering van de activerende zorgtrajecten. Als onderdeel van de inventarisatie zal met SWA worden overlegd over de voorlopige bevindingen. Tevens zal relevante literatuur worden uitgewisseld en er kan afstemming van beide onderzoeken plaatsvinden. Resultaat: afstemming en zicht op voorlopige bevindingen. De resultaten van fase I zullen worden gepresenteerd aan de leden van de klankbordgroep en worden besproken in het brede team (het kernteam en de cirkel daaromheen). Planning September 2007 t/m Januari 2008 Menskracht In de eerste fase van het project zijn betrokken: - Kernteam onderzoekers/ontwikkelaars van Hogeschool INHOLLAND Eindresultaat fase I Zicht op state of the art in het relevante onderzoek en op best practices, alsmede op twee lokale programma s die voor een deel vergelijkbaar zijn. 2.2 Fase II: Ontwerpfase In deze fase zal de gehanteerde methodiek en de uitvoeringspraktijken daarvan in drie deelgemeenten onderzocht worden. Daarbij wordt onder meer gekeken naar het niveau van het management, de uitvoerenden en de cliënten, alsmede naar de aard en omvang van de samenwerking in de zorgketen. De methodiek zal als prototype worden beschreven. Gezien de omvang van de te verwachten werkzaamheden is voor deze fase meer tijd uitgetrokken ten koste van de fasen III en IV. Onderzoeksactiviteiten De onderzoeksactiviteiten die centraal staan in de tweede fase, zijn het beschrijven van de praktijk in IJsselmonde, Charlois en Prins Alexander, het bepalen en vergelijken van de effectiviteit van de gehanteerde uitvoeringspraktijken en het distilleren van belemmerende en stimulerende factoren. Dat geheel kan dienen als input van fase III. a. Beschrijven uitvoeringspraktijk in IJsselmonde, Charlois en Prins Alexander Gewerkt wordt aan een beschrijving van de uitvoeringspraktijk op een zeker detailniveau. Dat wil zeggen vanuit een combinatie van perspectieven, te weten het perspectief van de cliënt, de professional en de 5

6 praktijkgerichte, praktijkrelevante wetenschap. Derhalve worden interviews afgenomen met cliënten die in het traject zitten, dan wel die het traject hebben afgerond en met cliënten die zijn afgevallen (anders dan door externe factoren als ziekte, verhuizing e.d.). In deze interviews staat de beleving van de cliënten centraal: wat vinden de cliënten belangrijk in de wijze waarop ze benaderd en begeleid worden? Daarnaast vinden diepte interviews plaats met de zorgcoaches en klantmanagers. In deze interviews staat de dagelijkse uitvoeringspraktijk centraal; de knelpunten en de succesfactoren. Ook punten die gemist worden in de huidige uitvoeringspraktijk kunnen worden ingebracht. Bovendien zal de rol van het Lokale Zorgnetwerk bij de uitvoering van de trajecten worden onderzocht. Het gaat dan om vragen als: zijn de cliënten van de trajecten al bekend bij het Lokale Zorgnetwerk en welke rol speelt de GGD als coördinator van het Lokale Zorgnetwerk? Het aantal cliënten, zorgcoaches en klantmanagers dat geïnterviewd zal worden, dient te worden bepaald op basis van het totaal aantal betrokken cliënten, zorgcoaches en klantmanagers. Het zal per uitvoeringsinstantie zo n tien procent van de cliënten zijn, met een minimum van 5 cliënten. Het aantal zorgcoaches en klantmanagers per uitvoeringsinstantie zal nog worden bepaald. Vooraf dienen vragenlijsten opgesteld te worden voor de verschillende interviews. Een gestructureerde opbouw van de interviewvragenlijsten dient als format voor de beschrijving van de uitvoeringspraktijken. Iedere beschrijving eindigt met een overzicht van ervaren knelpunten en succesfactoren. In dit onderdeel van fase II kunnen studenten van de Hogeschool INHOLLAND worden ingezet. Zij kunnen helpen bij het afnemen van interviews (in elke geval met de zorgcoaches en klantmanagers, en mogelijk met cliënten voorwaarden hiervoor dienen nader bepaald te worden) en rapporteren over de afgenomen interviews. De onderzoekers van de hogeschool zullen de studenten begeleiden. Resultaat: beschrijving van de uitvoeringspraktijken in IJsselmonde, Charlois en Prins Alexander. Deze beschrijvingen dienen als input voor een bijeenkomst met (een selectie van) professionals om terug te koppelen of zij zich kunnen vinden in de beschrijvingen van de onderzoekers. Discussie - Per uitvoeringsinstantie een onderzoeker? Wat is mogelijk/wenselijk - Aantal te interviewen klantmanagers de districten zijn niet allemaal even groot en in elk district zijn al een of twee klantmanagers bij de trajecten betrokken. b. Vergelijken effectiviteit drie praktijken Op basis van de beschrijving van de drie uitvoeringspraktijken vindt een vergelijking plaats om factoren aan te wijzen die effectiviteit bepalen. Vergelijkingspunten zijn in ieder geval de klanttevredenheid, uitval uit de trajecten, resultaat/doelrealisatie van het aantal trajecten. Daarnaast wordt de ervaring van de zorgcoaches en de klantmanagers en ideeën omtrent hiaten in de methodiek meegenomen. Thema s die daarbij zeker aan de orde moeten komen zijn samenwerking, regie, facilitering (netwerk) en lerend vermogen. 6

7 Resultaat: prototype van de methodiek; overzicht met factoren die van invloed zijn op de effectiviteit van de uitvoeringspraktijk en een score op die resultaten. De uitkomsten zullen geconfronteerd moeten worden met de resultaten van de literatuurverkenning (hier of in fase 3). Te beantwoorden vragen - Wat is activering en hoe wordt het gedefinieerd? Wat is zorg en hoe wordt het gedefinieerd? Hoe wordt de combinatie van activerende zorg beschreven? - Welke doelgroep wordt aangesproken met de activerende zorgtrajecten? - Wat is de rol van de lokale zorgnetwerken, en wordt er aangesloten bij structuren die er al bestaan? - Welke andere netwerk- of samenwerkingsvormen zijn er? - Hoe zien de drie uitvoeringspraktijken van de activerende zorgtrajecten er uit en wat is hun effectiviteit? - Wat zijn succes- en faalmomenten in de uitvoering van de methodieken activerende zorgtrajecten Uit de vergelijking van de effectiviteit van de drie uitvoeringspraktijken worden succesfactoren gefilterd, die zeker in de nieuw te ontwikkelen/ aanvullende methodiek moeten worden opgenomen. Tevens worden hiaten in de huidige methodiek benoemd, die in de nieuwe methodiek opgenomen dienen te worden. Planning Februari 2008 t/m Oktober 2008 Waarvan: januari t/m juni: interviews juli t/m augustus: beschrijven uitvoeringspraktijk september: terugkoppeling naar professionals (bijeenkomst) september t/m oktober: vergelijken van de effectiviteit en distilleren van succesfactoren september en oktober: uitwerken van planning voor fasen III en IV Menskracht - Kernteam onderzoekers/ontwikkelaars van hogeschool Inholland - Zorgcoaches Stichting MDA, Stichting OK, BV Aanbeeld - SWA - Klantmanagers - Studenten Eindresultaat fase II Een prototype van de methodiek activerende zorg, die kan worden beschreven op basis van alle gegevens uit de praktijksituaties. In de volgende fase wordt dit globale prototype verder uitgewerkt. 7

8 2.3 Fase III: Ontwikkelfase In deze fase wordt gekeken naar best practices bij de uitvoering in de drie deelgemeenten. Daarnaast wordt gekeken naar succesfactoren, met als doel te komen tot een ideale werkwijze op het gebied van methodiek en samenwerking, die overdraagbaar is naar andere (deel)gemeenten. Onderzoeksactiviteiten De methodiek, waarvoor in de vorige fase een prototype is geschreven, wordt in de derde fase verder ontwikkeld en uitgewerkt. Daarvoor zullen regelmatig terugkerende bijeenkomsten worden georganiseerd met de zorgcoaches en klantmanagers en er zullen best practices worden geanalyseerd. a. Methodiek ontwikkelingsbijeenkomsten met professionals Op basis van de beschrijving uit fase twee zal een aantal bijeenkomsten worden belegd door de onderzoekers met de (uitvoerende) professionals. Het doel van deze bijeenkomsten is een verfijning en uitwerking van de beschreven methodiek. Waar nodig kunnen correcties worden aangebracht. Ook hierbij aandacht voor de cliëntcontacten enerzijds en de samenwerking in de keten van zorg- en diensverlening anderzijds. Deze bijeenkomsten zullen deels bestaan uit uitwisseling, deels uit instructie / overdracht b. Onderzoeken best practices Onderzoeken best practices op gebied van de methodiek (gericht op cliënten) en samenwerking (met andere professionals in de keten). In deze fase proberen de professionals de nieuwe of verbeterde methodische werkwijzen in de praktijk uit. Dit gebeurd op basis van de succesfactoren benoemd in fase II. Er wordt een rapportagemodel ontwikkeld aan de hand waarvan de professionals verslag kunnen doen van deze aanpak. Het succes ervan moet ook getoetst worden aan de uitkomsten van de monitoring van SWA. c. Onderzoek naar de resultaten van de best practices bij cliënten Afnemen diepte-interviews bij cliënten die te maken hebben gehad met de vernieuwde aanpak, om te bezien hoe door cliënten beleefd wordt. Te beantwoorden vragen - Welk doelgroepenonderscheid is er binnen de beoogde cliëntenpopulatie wenselijk en welke gevolgen heeft dit voor de methodiek? - Hoe is de cliënttevredenheid bij vernieuwde aanpak? - Wat zijn de resultaten, is er verschil met de periode daarvoor? - Hoe kunnen ervaringen in de ene deelgemeente worden geïmplementeerd in een andere? Met welke factoren moet rekening gehouden worden? 8

9 Planning Oktober 2008 t/m Maart 2009 Discussie Er zal een keuze gemaakt moeten worden voor een werkvorm voor de professionals. Algemene bijeenkomsten over de deelgemeenten heen of per deelgemeente? Volgens een intervisiemodel? Menskracht - Kernteam onderzoekers/ontwikkelaars van Hogeschool INHOLLAND - Zorgcoaches Stichting MDA - Zorgcoaches Stichting OK - Zorgcoaches BV Aanbeeld - Klantmanagers Eindresultaat fase III Handreiking voor vernieuwde methodiek activerende zorg. 2.4 Fase IV: Verspreidingsfase Deze periode zal benut worden voor het opnemen van herzieningen, bijstellingen en het uitwerken van aanbevelingen voor implementatie, alsmede voor het voorbereiden en deels uitvoeren van implementatiewerkzaamheden Onderzoeksactiviteiten a. nagaan welke de vereisten zijn voor implementatie in andere deelgemeenten op het gebied van inbedding / samenwerking b. vaststellen randvoorwaarden voor het werken met de methodiek c. vaststellen welke organisaties per DG aangezocht moeten worden voor de inbedding en verankering Organisatieactiviteiten a. organisatie van bijeenkomsten met managers en met professionals voor de implementatie van de methodiek b. organiseren van instructie / cursus c. organisatie van publiciteit 9

10 Te beantwoorden vragen - Welke zijn de criteria voor het werken met de methodiek - Welke (rand)voorwaarden moeten aan een organisatie gesteld worden om de methodiek succesvol toe te passen Discussie Is in deze fase al echt sprake van implementatie elders of beperkt deze fase zich tot de voorbereiding ervan? Dat zal in overleg met SoZaWe worden bekeken, waarbij ook rekening gehouden zal worden met de uitkomsten van de monitoring door SWA, de wensen van de directie van SoZaWe en de politiek, en de mate waarin deelgemeenten bereid en in staat zijn te gaan implementeren. Planning Maart 2009 t/m Augustus 2009 Menskracht - Kernteam onderzoekers/ontwikkelaars van Hogeschool INHOLLAND - Beleidsmedewerkers / managers SoZaWe - Managers / professionals participerende instellingen Eindresultaat fase IV Website, publicaties, bijeenkomsten en andere disseminatieactiviteiten. 10

11 3. Projectplanning Hieronder volgt de planning van het project. De specifieke invulling van de fase III en IV vindt plaats op basis van het resultaat van de voorgaande fasen. Fase Tijd Activiteit Menskracht I Sept 07 t/m Jan 08 Inventariserend onderzoek Kernteam onderzoek INHOLLAND II Febr 08 t/m Okt 08 Ontwerpen prototype methodiek Kernteam onderzoekers INHOLLAND Febr 08 t/m Jun 08 Afnemen interviews Zorgcoaches Stichting MDA, Stichting Jul 08 t/m Aug 08 Beschrijven uitvoeringspraktijk OK, BV Aanbeeld Terugkoppeling naar Sept 08 professionals Klantmanagers Vergelijk effectiviteit en Sept 08 t/m Okt 08 SWA distilleren succesfactoren Studenten Sept 08 t/m Okt 08 Uitwerken planning fasen III&IV III IV Okt 08 t/m Mrt 09 Mrt 09 t/m Aug 09 Kernteam onderzoekers INHOLLAND Zorgcoaches Stichting MDA Zorgcoaches Stichting OK Zorgcoaches BV Aanbeeld Klantmanagers Kernteam onderzoekers INHOLLAND Beleidsmedewerkers / managers SoZaWe Managers / professionals Stichting MDO, Stichting OK, BV Aanbeeld 11

12 4. Inzet xxx 12

13 5. Menskracht Het project ontwikkeling methodiek activerende zorg is een zeer complex project. De complexiteit heeft onder andere te maken met de drie pilots van verschillende zorgaanbieders en de overige betrokken organisaties (uit het consortium en van daarbuiten). En vanwege het feit dat betrokkenen in de verschillende fasen van het project voor een deel ook andere kwaliteiten van onderzoekers/ontwikkelaars nodig hebben. De klankbordgroep De organisaties uit het consortium (beleidsniveau): - De gemeente Rotterdam, SoZaWe: xxx - De gemeente Rotterdam, GGD: xxx - Deelgemeente Charlois: xxx - Deelgemeente IJsselmonde: xxx - IJsselmonde, SoZaWe: xxx - Alexander, SoZaWe: xxx - Charlois, SoZaWe: xxx - Stichting MDA: xxx - Stichting OK: xxx - BV Aanbeeld: xxx Andere organisaties /personen - Xxx Het kernteam van onderzoekers/ontwikkelaars - xxx, lector Dynamiek van de Stad -- projectleider - xxx, School of Social Work & kenniskring DvdS - xxx, freelance onderzoeker & kenniskring DvdS - xxx, School of Health - xxx, freelance onderzoeker De cirkel om het kernteam heen Tijdelijke deelnemers: - xxx, School of Health - xxx, freelance trainer - Studenten InHolland Mensen die structureel input & feedback geven - xxx, lector Best practices in de GGZ verpleegkunde - xxx, associate lector Verslavingszorg - xxx, SWA, SoZaWe 13

14 - Eén uitvoerende professional van elk van de drie uitvoerende bedrijven Toelichting Dit model is een uitwerking en precisering van het voorstel dat in de subsidieaanvraag is gedaan. Daarin is ook sprake van bijeenkomsten waarop de resultaten van het onderzoek en ontwikkelwerk wordt doorgesproken en bediscussieerd met professionals uit alle betrokken instellingen. Deze bijeenkomsten zullen zeker worden gehouden, en daarvoor zal in overleg met de klankbordgroep gericht en breed worden uitgenodigd. Maar de bijeenkomsten vormen geen onderdeel van de organisatiestructuur. 14