Ter voldoening aan onze actieve informatieplicht, zoals bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet, delen wij u het volgende mede.

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief Datum collegevergadering : Portefeuillehouder : E. Boot Behandelend ambtenaar : M. Does Zaaknummer : Aan de gemeenteraad Onderwerp: Samenwerking Giessenlanden, Leerdam en Zederik Ter voldoening aan onze actieve informatieplicht, zoals bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet, delen wij u het volgende mede. Aanleiding De gemeenten Giessenlanden, Leerdam en Zederik (GLZ) werken op operationeel niveau samen. De afspraken over deze samenwerking zijn vastgelegd in een convenant dat op 25 maart 2008 is ondertekend. Afgesproken is dat de raden van de gemeenten GLZ periodiek geïnformeerd worden over de voortgang van de samenwerking. Eind mei 2008 is voor het eerst verslag gedaan van de vorderingen. In deze tweede informatiebrief wordt opnieuw ingegaan op de stand van zaken van de samenwerking tussen de drie gemeenten. Samenwerkingmodel Het uitgangspunt van de gemeenten GLZ is helder: drie zelfstandige gemeenten die beschikken over voldoende bestuurskracht. De operationele samenwerking moet een bijdrage leveren aan het vergroten van de bestuurskracht van de afzonderlijke gemeenten. Zonder te vervallen in theoretische verhandelingen over samenwerkingsmodellen, is het wel zinvol te onderkennen dat er diverse manieren zijn om de in de vorige alinea bedoelde operationele samenwerking vorm te geven. De gemeenten GLZ hebben gekozen voor het matrixconcept. Bij dit concept nemen de samenwerkende gemeenten elk één of meerdere taken of beleidsterreinen voor hun rekening. Hierbij treden medewerkers uit een bepaalde sector of met een bepaalde expertise in dienst van een bepaalde gemeente, of worden daarnaar gedetacheerd. Om volgens het matrixconcept te kunnen werken, dienen er tussen de samenwerkende gemeenten nadere afspraken te worden gemaakt. Onder andere dient er te worden nagedacht over de juridische vormgeving, dienen er afspraken gemaakt te worden over de verdeling van de kosten en zullen de diverse samenwerkingstaken verdeeld moeten worden over de gemeenten GLZ. Deze vraagstukken worden op dit moment uitgewerkt. De verwachting is dat deze uitwerking eind 2008 afgerond zal zijn. In deze uitwerking zal tevens een nadere toelichting op het matrixconcept worden gegeven. Naast het clusteren van taken volgens het matrixmodel, zal er op diverse andere onderdelen meer vrijblijvend worden samengewerkt. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het uitwisselen van kennis of het gezamenlijk aantrekken van medewerkers (hetgeen gelet op de zeer krappe arbeidsmarkt zeer zinvol is). De kansen die op dergelijke samenwerkingsonderdelen voorbij komen, zullen pro-actief worden aangegrepen.

2 Prioriteiten Om tot een concrete uitwerking van de samenwerking te komen, hebben de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente GLZ in juni 2008 een projectopdracht vastgesteld. In deze opdracht worden negen taakvelden genoemd waarop zal worden samengewerkt, te weten: belastingen, juridische zaken, personeel en organisatie, inkoop en aanbesteding, informatiebeleid en ICT, BAG, civiele werken en gemeentewerken, brandweer en dienstverlening. Het uitwerken van de samenwerking op deze negen taakvelden is een aanzienlijke opgave en vraagt veel inzet van het ambtelijk apparaat van de drie gemeenten. Het is dan ook noodzakelijk om prioriteiten te stellen. Aan de volgende samenwerkingsonderdelen zal de komende periode prioriteit worden gegeven: informatiebeleid/-beheer en dienstverlening, personeel en organisatie, juridische zaken en brandweerzaken. Voortgang inhoudelijke projecten Belastingen In de vorige informatiebrief is aangegeven dat er bij samenwerking op het gebied van belastingen tussen de gemeenten GLZ geen directe (schaal)voordelen zijn te behalen. De Werkgroep belastingen is toen gevraagd te onderzoeken of aansluiting bij een reeds bestaand samenwerkingsverband op het gebied van belastingen haalbaar is. De opdracht hierbij was te onderzoeken of aansluiting bij de organisatie Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR) of het samenwerkingsverband in de Drechtsteden mogelijk is. De werkgroep heeft het onderzoek afgerond en concludeert dat aansluiting bij de in de vorige alinea genoemde samenwerkingsverbanden de eerste twee jaar niet voor de hand ligt. Deze samenwerkingsverbanden bevinden zich zelf nog in een relatieve opbouwfase. Het nu aansluiten zou dan ook risico s met zich kunnen meebrengen. Zoals aangegeven is belastingen geen prioritair samenwerkingsonderdeel. Dit is mede ingegeven door het feit dat de uitvoering van dit taakveld goed verloopt bij de afzonderlijke gemeenten. Gelet hierop is dan ook besloten het voorstel van de werkgroep - om de komende tijd niet aan te sluiten bij één van de genoemde samenwerkingsverbanden - over te nemen. De ontwikkelingen op dit gebied zullen alert worden gevolgd. In de loop van 2009 zal opnieuw worden bezien of aansluiting bij een van de genoemde organisaties wenselijk is. Juridische zaken Op het taakveld juridische zaken wordt al langere tijd samengewerkt. In de afgelopen periode is onderzocht of deze samenwerking kan worden geïntensiveerd. Het einddoel is om met ingang van 1 januari 2010 te komen tot een Servicecentrum Juridische Zaken voor de gemeente GLZ (volgens het matrixmodel). Tot 1 januari 2010 zullen de volgende concrete acties worden ondernomen: er komt één commissie van bezwaar en beroep voor de gemeenten GLZ; er wordt voor de gemeenten GLZ één gezamenlijk (huis)jurist gekozen; er wordt samengewerkt op het gebied van de Landelijke voorziening verordeningen en de Screening dienstenrichtlijn; de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen wordt gezamenlijk opgepakt; de deregulering wordt gezamenlijk ter hand genomen. Door de Werkgroep Juridische Zaken is verder een projectplan opgesteld. In dit projectplan is beschreven welke stappen gezet moeten worden om te komen tot een servicecentrum met ingang van 1 januari Personeel en organisatie Op het gebied van personeel en organisatie is gekozen voor een groeimodel. In de eerste fase zal er worden samengewerkt. In de tweede fase (met ingang van 1 januari 2010) worden de taken samengevoegd volgens het eerder genoemde matrixconcept. In de vorige informatiebrief werd het voornemen aangekondigd om met ingang van 1 januari 2009 de salarisadministraties van de drie gemeenten (inclusief de organisatieonderdelen op het gebied van salarisadministratie) samen te voegen. De voorbereidingen op dit onderdeel zijn in volle gang. Dit onderdeel zal overeenkomstig de planning op 1 januari 2009 afgerond zijn.

3 Andere concrete resultaten zijn: een gezamenlijke door de colleges van burgemeester en wethouders vastgestelde (interne) Procedure werving en selectie; een gezamenlijk met ingang van 1 januari 2009 af te sluiten ARBO-contract; Verder hebben de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten GLZ het projectplan van de Werkgroep personeel en organisatie vastgesteld. De uitwerking van dit projectplan leidt tot een samenvoeging van de volledige organisatieonderdelen personeel en organisatie van de drie gemeenten met ingang van 1 januari Inkoop en aanbesteding Op het gebied van inkoop en aanbesteding is een quick scan uitgevoerd. Doel van deze guick scan is te inventariseren waar de mogelijke samenwerkingswinst op dit onderdeel ligt. De quick scan is inmiddels uitgevoerd. De rapportage met de uitkomst wordt november 2008 verwacht. Bij deze rapportage zal een actieplan worden gevoegd. Informatiebeleid/-beheer en dienstverlening Op termijn dienen gemeenten steeds meer diensten (minimaal 65 procent) digitaal aan te kunnen bieden. Met deze wettelijke eis krijgt het taakveld dienstverlening steeds nadrukkelijker een relatie met het taakveld informatiebeleid/-beheer. Door deze verwevenheid is er voor gekozen deze thema s te koppelen. Op dit moment wordt bezien of de gemeenten GLZ de digitalisering gezamenlijk kunnen oppakken. Hierbij zullen de gemeenten mogelijkerwijs gezamenlijk het EGEM-i traject doorlopen. Bij dit traject gaat het om een door de rijksoverheid gefaciliteerde ondersteuning, waarbij specialisten gemeenten helpen te voldoen aan de eis van minimaal 65 procent digitale dienstverlening. In de vorige nieuwsbrief werd aangegeven dat Giessenlanden participeert in ICTSAV (een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Giessenlanden, Graafstroom, Liesveld en Nieuw- Lekkerland). Inmiddels is besloten dit samenwerkingsverband te beëindigen. De deelnemende gemeenten zullen per 1 juli 2009 opzeggen (op het moment dat de organisatie van de A3 van start gaat). De huidige activiteiten van ICTSAV gaan dan op in de nieuwe organisatie van de A3, voorzover de A3-gemeenten daartoe besluiten. Giessenlanden neemt de contractueel verplichte diensten daarna af van de A3-gemeenten, volgens een opgesteld afbouwschema (Giessenlanden zal gefaseerd uitreden waarbij nieuwe applicaties niet langer gezamenlijk worden aangekocht). De samenwerking op het gebied van ICT tussen de gemeenten GLZ zal worden geïntensiveerd, waarbij de deelname door Giessenlanden gefaseerd wordt opgeschaald. Deze opschaling zal afgestemd worden op de gefaseerde uittreding van Giessenlanden uit ICTSAV/samenwerking A3. Een basisvoorwaarde voor deze samenwerking is overigens een goede ICT-verbinding tussen de drie gemeenten (die ook noodzakelijk is voor andere samenwerkingsonderdelen). In december 2008 zal er voor de ICT-medewerkers van de gemeenten GLZ een miniconferentie worden gehouden, waarbij de intensivering van de samenwerking op de agenda staat. Basisadministratie Adressen en Gebouwen (Wet BAG) De gemeenten GLZ zijn afzonderlijk volop bezig met de implementatie van de Wet BAG. Het Ministerie van VROM heeft de drie gemeenten zeer recentelijk nog laten weten dat ze goed op schema liggen. Het ministerie heeft er dan ook vertrouwen in dat de gemeenten GLZ op 1 juli 2009 gereed zijn met de implementatie. In 2009 zal worden onderzocht in hoeverre het mogelijk is intensief te gaan samenwerken op het gebied van de Wet BAG. Civiele werken en gemeentewerken De Werkgroep civiele werken en gemeentewerken heeft voorgesteld om te komen tot een: gezamenlijke voorbereiding en uitvoering van groot onderhoud wegen en rioleringen (in de vorm van een pilot); gezamenlijke invulling van vacatures; gezamenlijke inhuur van derden; gezamenlijke opstelling van een Handboek Openbare Ruimte en een Beeldkwaliteitplan Openbare Ruimte; afstemming van beheerplannen openbare ruimte en kapitaalgoederen (op termijn kan wellicht worden gekomen tot het gezamenlijk opstellen van deze plannen); gezamenlijke invoering van nieuwe wet- en regelgeving.

4 De werkgroep is gevraagd een plan van aanpak op te stellen voor de uitwerking van de in de vorige alinea genoemde onderwerpen. Het plan van aanpak zal voor het einde van het jaar worden afgerond. Brandweer Zoals aangegeven in de eerste informatiebrief, heeft de Werkgroep brandweer in mei 2008 een rapportage aangeboden, waarin is aangegeven op welke taakvelden kan worden samengewerkt en voor welke taakvelden samenvoeging mogelijk is. Met betrekking tot repressie (de warme taken) heeft de werkgroep voorgesteld de bestaande situatie te handhaven, omdat dit al overeenstemt met de landelijke richtlijnen. Voor preparatie, preventie, scholing, nazorg et cetera kan samenwerking dan wel samenvoeging een oplossing bieden voor het probleem van kwetsbaarheid en voor de versnippering van taken. Een vervolgopdracht is verstrekt om te komen tot een tweede rapportage, waarbij de mogelijkheden tot samenvoeging verder worden uitgewerkt. De werkgroep heeft inmiddels diverse samenwerkingsverbanden (waarbij de brandweertaken zijn geclusterd) bezocht. Met de uit deze bezoeken verkregen informatie kan de werkgroep de tweede rapportage opstellen. Deze notitie wordt in de maand november 2008 verwacht. Budgetten Om tot een uitwerking van de (prioritaire) taakvelden te kunnen komen, zal het zo nu en dan nodig zijn om externe deskundigheid in te huren. Dit in de eerste plaats omdat er op onderdelen specifieke expertise nodig is, die binnen de gemeenten GLZ niet aanwezig is. In de tweede plaats zal dit nodig zijn omdat er niet altijd voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar zal zijn (het reguliere werk gaat tenslotte gewoon door). Om deze externe deskundigheid te kunnen inhuren wordt de raden van de gemeenten GLZ gevraagd voor het jaar 2009 per gemeente ,- beschikbaar te stellen (opgenomen in de gemeentebegrotingen voor het jaar 2009 en volgende). Voorgesteld wordt het totale budget van ,- dat na votering beschikbaar komt als volgt te verdelen: uitwerking juridisch model en financieel verdelingsmodel ,-; uitwerking juridische zaken ,-; uitwerking informatiebeleid/-beheer en dienstverlening ,-; uitwerking brandweer ,-; overig ,-. Benadrukt wordt dat het hier een globale inschatting van de kosten betreft. Aan de hand van de projectenplannen kunnen de kosten meer gedetailleerd worden begroot. Tenslotte wordt onder dit punt nog opgemerkt dat er al eerder een bedrag van ,- per gemeente beschikbaar is gesteld voor het taakveld personeel en organisatie. Tot slot Tot zover de actuele stand van zaken aangaande de samenwerking tussen de drie gemeenten. Duidelijk is dat op de verschillende onderdelen gestaag voortgang wordt geboekt. Met name op de prioritaire taakvelden zullen de komende maanden diverse concrete stappen worden gezet. De conclusie is in ieder geval dat de implementatie van de samenwerking op schema ligt. Zoals eerder aangegeven in deze brief, vraagt de samenwerking het nodige van de medewerkers van de gemeenten GLZ. Daarbij komt dat de samenwerking op termijn consequenties zal hebben voor diverse medewerkers (bijvoorbeeld doordat ze in een andere gemeente gaan werken). Het is dan ook belangrijk de medewerkers nadrukkelijk te betrekken bij het proces. Dit zal gebeuren aan de hand van nieuwsbrieven en voorlichtingsbijeenkomsten. Daarnaast is er inmiddels een gezamenlijk overlegorgaan ingesteld (een zogenaamde BOR). Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van Burgemeester en wethouders van Giessenlanden, de secretaris, de burgemeester,

5 M. Does mevr. E. Boot