Renovatie Douanelab de Knip, Amsterdam. Nr Vraag Antwoord. Deel 1 Toelichting op het project. Algemeen

Transcriptie

1

2 Nr Vraag Antwoord Deel 1 Toelichting op het project Algemeen Aan de hand van powerpoint sheets (direct na de bijeenkomst op TenderNed geplaatst) geeft de projectleider de heer S. Kocaman een inleiding op het project. Doel van deze bijeenkomst is tijdig informatie geven over de aanpak en inhoud van het project. In deze marktconsultatie geven we potentiële opdrachtnemers de kans om suggesties en risico s aan te geven, zodat we die kunnen meenemen in de voorbereiding van de opdracht. Het huidig laboratorium is technisch verouderd en voldoet niet aan alle ARBO eisen. Het effect dat met dit project bereikt moet worden is dat het laboratorium toekomstbestendig is voor een periode van ten minste 10 jaar. Een bijzondere uitdaging is het voornemen dat de FIOD en de Douane, na realisatie van dit project, in één laboratorium gaan samenwerken. De insteek voor de Vraagspecificatie is dat deze wordt geschreven vanuit de kritische succes factoren. Deze zijn bepalend voor een al dan niet geslaagd project voor de gebruikers. We willen daarbij zoveel mogelijk kansen geven aan de markt om de functionele vragen, wat er gerealiseerd moet worden, in te vullen. Belangrijk uitgangspunt bij het functioneel beschrijven is dat de opdrachtnemer zelf moet aantonen dat zijn oplossing voor een bepaalde functie voldoet. Van opdrachtnemer zullen wij daarom vragen zelf zijn kwaliteitsborging onder ISO 9001 te verzorgen. 1 Waarom is Design, Build en Maintain als contractvorm gekozen? De gebruiker zit in gebouw met veel uitval van installaties. Dit wordt als probleem ervaren waarvoor een oplossing wordt gezocht. Een van de belangrijkste effecten van dit project is dat de continuïteit van het bedrijfsproces geborgd wordt. Via de Life cycle benadering verwachten we betere performance. Daarom verwachten we dat de gekozen vorm het beste tegemoet komt aan de wens om de continuïteit te kunnen garanderen. 2 Is die uitval technisch of bouwkundig? Uitval is niet alleen gebouwtechnisch, de continuïteit van het gebouw als geheel moet gegarandeerd worden. Raakvlakmanagement is een belangrijk issue in dit project. Dit vraagt een duidelijk onderscheid over wat nu bij het gebouw is inbegrepen en wat is een solitaire voorziening in het laboratorium. 3 Functioneel uitvragen is niet eenvoudig. Hoe gaat de opdrachtgever dit meten? Hoe bewijs ik als opdrachtnemer dat ik voldoe? Wij vragen naar de aantoonbaarheid van het functioneren en het bewijs dat u als opdrachtnemer aan een eis voldoet. Volgens de richtlijnen en regelgeving verwijst de opdrachtnemer naar (NEN)-normen en moet hij doormiddel van verificatie en validatie aantoonbaar maken dat aan de eisen wordt voldaan (sheet 5). 2

3 De Vraagspecificatie De Kritische Succes Factoren worden toegelicht. 1) Identiteit van het laboratorium: naast hoogwaardig onderzoek van producten en ontwikkeling van methodes, speelt het douanelaboratorium ook een rol in het onderwijs in een internationaal laboratorium netwerk. 2) Flexibiliteit: hier worden oplossingen gevraagd die de veranderende onderzoeksvraag a.g.v. bijvoorbeeld wijziging in wet- en regelgeving (steeds andere stoffen en materialen onderzoeken) voor de komende tien jaar faciliteert. 3) Activiteit Gerichte Huisvesting (AGH): activiteiten worden uitgevoerd op de plek die daarvoor is bestemd, het concept stimuleert dit als een vanzelfsprekendheid. 4) Continuïteit van het primair proces van het laboratorium tijdens de verbouwing, maar ook in de tien jaar erna. De eisen die aan het laboratorium worden gesteld zijn niet bijzonder, het gaat om standaardeisen. 4 Wat is de betekenis van flexibiliteit van het laboratorium? 5 Moet het laboratorium aan speciale eisen voldoen? (biohazard) 6 Hoe moet de duur van tien jaar worden geïnterpreteerd? 7 Waarom wordt ervoor gekozen om de M component voor 2 jaar in te zetten? Het laboratorium onderzoekt bij wijze van spreken de ene dag planken en de andere dag potjes met vloeistoffen of poeders. Alle mogelijke goederen die aan de grenzen worden gecontroleerd, komen voor onderzoek in aanmerking Nee, het is een standaard laboratorium. Ter verduidelijking: geen ML-II+ / BSLII+ De Rijksgebouwendienst huurt het pand en heeft een contract met de eigenaar tot Productlevering van het laboratorium voor een periode van tien jaar. Voor het gebouw de Knip, waar het laboratorium een onderdeel van is, heeft de Rijksgebouwendienst een maincontract afgesloten voor alle onderhoud van gebruikerszaken in dit pand. Vanuit de wens het aantal contracten zoveel mogelijk te beperken, stroomt het onderhoud na twee jaar in het maincontract. De M periode van twee jaar is bedoeld om zoveel mogelijk zekerheid te verkrijgen dat hetgeen is ontworpen en het gebouw ook zonder problemen functioneert. 3

4 Het contract De opdracht ziet op ontwerp, uitvoering en twee jaar onderhoud in één aanbesteding en één contract. Belangrijkste onderdelen, die direct zien op het resultaat, zijn de vraagspecificatie en de annexen. Van een opdrachtnemer verlangen wij dat ontwerp en uitvoering onder kwaliteitsborging, met een ISO 9001 gecertificeerd systeem, worden gerealiseerd. Als opdrachtgever zullen we toetsen inzetten op met name het plan van aanpak en ontwerpdocumenten. Gedurende het ontwerp en uitvoeringsproces kunt u op gezette tijden een audit verwachten op kwaliteitsaspecten; heeft u het proces in de hand. Van belang is dat we daarbij het vertrouwen krijgen dat u op een planmatige wijze tot het gewenste resultaat komt. Audits zien op het systeem en zo min mogelijk op de inhoud, die is aan opdrachtnemer. Is de uitvoering gereed, dan is er een moment van oplevering en acceptatie van het resultaat. Afhankelijk van het risicoprofiel kan voorgeschreven worden dat een beperkt aantal documenten tijdens de realisatieperiode ter acceptatie moet worden voorgelegd. Voor de onderhoudsperiode geldt een gelijk regime als voor de uitvoeringsperiode. De aanbesteding: Ingestoken wordt op een aanbesteding onder de Niet-openbare procedure. In de selectiefase zal gevraagd worden naar relevante competenties, die ondermeer met referentieprojecten kunnen worden aangetoond. Voorbeeld van een competentie kan zijn: het vermogen tot integraal ontwerpen. In de gunningsfase worden inschrijvingen beoordeeld op EMVI (economisch meest voordelige inschrijving). We willen als opdrachtgever, binnen het beschikbaar budget, letterlijk geld besteden om kwaliteit te waarderen. 8 Op dit moment ondervindt het laboratorium veel hinder van uitval. Krijgen we hier vooraf inzicht in? 9 Is er al iets bekend van de verdeling waardering over de prijs en de kwaliteit? 10 U gaat als opdrachtgever veel functioneel uitvragen? Hoe meet u de kwaliteit van de inschrijvingen? 11 Je kunt als aanbieder vier goede ontwerpen neerleggen, waarbij de gebruiker bepaald welke het wordt. Suggestie is om voor de inschrijving een dialoog te houden. 12 Wordt van tevoren een budget bekend gemaakt? Dit is geen uitvraag voor een standaard laboratorium. Het bekendmaken van het budget kan ons helpen om de ambitie helder te krijgen. Op dit moment zijn we nog bezig met de voorbereiding van de opdracht. We zullen proberen daar zo goed mogelijk inzicht in te geven. Nee, daarvoor is het nog te vroeg. De presentatie (sheet 11) geeft wel een idee van de issues waar we aan denken. De verhouding van de waardering tussen prijs en kwaliteit moet nog uitgewerkt worden. Wij moeten een eenduidige meetlat opstellen om dit te kunnen toetsen. Wij vragen geen volledig uitgewerkte oplossing maar wel een plan dat voor alle partijen voldoende houvast biedt. U krijgt duidelijk te zien op welke aspecten u in de aanbesteding kunt 'scoren'. Deze suggestie nemen we in overweging. We nemen de suggestie mee om het budget te vermelden bij de aanbesteding. Doel is om binnen het budget de kritische succes factoren zo goed mogelijk in te vullen. 4

5 13 Vanuit de industrie is de kwaliteitsborging die u voorstaat een bekende werkwijze. Bij de validatie is er dan geen interpretatie mogelijk. Validatie is recht, smart en het gaat om harde componenten. Als er sprake is van de mogelijkheid van interpretatie dan kun je niet spreken van validatie. Hoe beoordeel je de zachte componenten in deze opdracht. Als een eis voor interpretatie vatbaar is, dan kan het resultaat zijn dat de gebruiker uiteindelijk niet tevreden is. Het voorbeeld, gebruikt in de presentatie, dat de ene dag potjes en de andere dag pallets afgehandeld moeten worden, lijkt wel erg extreem gekozen. In de industriële aanpak is het gebruikelijk dat er van tevoren een validatieplan moet zijn, die de basis vormt voor het aantoonbaar juist eindresultaat. Opgemerkt wordt dat indien de eisen niet SMART worden opgezet, er interpretatieverschillen kunnen ontstaan. Voor zover het om gunningscriteria gaat wordt er onderscheid gemaakt tussen prestatiecriteria die we met een formule kunnen uitrekenen en kwaliteitscriteria die aan een beoordelingscommissie worden voorgelegd. Ook bij de kwaliteitscriteria is van te voren aangeven naar welke aspecten gekeken zal worden. Voor zover het om de eisen in de vraagspecificatie gaat, dan moeten deze SMART en, indien mogelijk, eenduidig meetbaar zijn. Uit de reacties uit de zaal is de opmerking dat zaken in de vraagspecificatie zoveel zwart-wit neergezet moeten worden, opgetekend. Daarbij wordt opgemerkt dat er ook zoiets speelt als beeldkwaliteit, dat kan niet zwart wit neergezet worden. Een laboratorium is geen industrie puur sang. De validatie en een plan hiervoor, maakt deel uit van het kwaliteitsmanagement. Kansen en bedreigingen. Aan de hand van de powerpoint (sheet 12) worden een paar kansen en bedreigingen door de projectleider toegelicht. De komende periode zullen we het ambitieniveau en beschikbare middelen zo goed mogelijk in evenwicht brengen. Omdat we bij geïntegreerd uitbesteden meer overlaten aan de markt zien wij hier zeker een risico, omdat we niet alles vooraf hebben uitgewerkt in oplossingen. Tegelijkertijd geeft het kansen als de ruimte die we geven door de markt goed wordt opgepakt. Met geïntegreerde contracten onder de UAV-GC hebben we in de utiliteitsbouw minder ervaring dan in de GWW, dit kan een vorm van bedreiging zijn. 14 Een van de deelnemers merkt op dat hij geen probleem heeft met een vraagspecificatie zoals toelicht. Dit geeft juist de mogelijkheid tot creativiteit. 15 Aangegeven wordt dat het van belang is dat de uitgangspunten in een programma van eisen worden vastgelegd. 16 U vraagt meer proces dan een prijs. De vrijheid om oplossingen te bedenken is groot. Hoe kom ik van behoefte naar oplossing waar de gebruiker blij mee is? De projectleider geeft aan dat dit een mooi geluid is. In de vraagspecificatie specificeren we de uitgangspunten. Het is aan marktpartijen om met een creatieve oplossingen te komen die het proces van het laboratorium optimaal ondersteunen. Belangrijk uitgangspunt is dat we een budget hebben en daarbinnen zal de opdracht gerealiseerd moeten worden. We zullen het proces zo inrichten dat eisen zo smart mogelijk worden gesteld. Maar iets wat smart is kan ook met creatieve oplossingen worden ingevuld. 5

6 17 Is het de bedoeling om van 3 naar 2 verdiepingen te gaan tijdens de verbouwing? Wordt de capaciteit van het laboratorium tijdens de uitvoering gereduceerd? 18 Kunt u iets vertellen over hoe het traject met de gebruiker is verlopen? 19 Heeft de gebruiker iets gezegd over de rol die zij wil spelen in dit project? 20 Als de life cycle benadering belangrijk is, waarom is er dan niet voor een M-periode van 10 jaar gekozen? Met de douane is besproken dat het een mogelijke oplossing is dat de benodigde capaciteit op twee verdiepingen wordt geconcentreerd, terwijl één verdieping wordt verbouwd. Het is aan de opdrachtnemer om daar een slimme oplossing voor te bedenken. Alternatieven die meer comfort bieden, zijn mogelijk. In oktober 2012 zijn er verkennende gesprekken gehouden. De KSF's zijn vastgelegd en vervolgens zijn er een aantal risicosessies gehouden. Deze gegevens waren de ingrediënten voor de afwegingsvorm van dit contract. DBM kwam als meest gunstig naar voren. Dit advies is neergelegd bij de gebruiker en de facilitaire dienst van de Belastingdienst. Nadat zij akkoord waren met het advies, zijn wij vanaf mei bezig om de vraagspecificatie te maken. De processen van de gebruikers van het laboratorium (afhandelen van monsters, vingerafdrukken, etc.) worden in de vraagspecificatie beschreven. Van daaruit is gekeken welke middelen er nodig zijn om deze processen te faciliteren. Vanuit de processen worden faciliteiten gespecificeerd. De vraagspecificatie wordt steeds gespiegeld met de gebruiker. Het is een gebruiker die graag betrokken wordt en een traditioneel proces gewend is waar eerst een volledig ontwerp met die gebruiker wordt uitgewerkt. Zij willen een duidelijke stempel drukken op de renovatie. De drijfveer om toch voor DBM te gaan, is de kans op het verbeteren van de continuïteit door de life cycle benadering in deze contractvorm. Binnen de Rijksgebouwendienst is door de directie Beheer en de directie Vastgoed ingezet op maincontracting; één onderhoudscontract voor een locatie. Als wij nu via deze opdracht een extra partij inzetten, vergroot dat de span of control. Meer onderhoudscontracten in één gebouw heeft een risico in zich dat calamiteiten op de raakvlakken van onderhoudscontracten tot discussie leiden over oorzaak en gevolg. Een en ander maakt dat is gekozen voor een M van 2 jaar. 6

7 Deel 2 vraag en antwoordronde 21 Eerst twee 2 jaar onderhoud en daarna tien jaar gegarandeerd functioneren. Hoe wilt u dat afdekken? 22 Bij wie ligt de verantwoordelijkheid als het onderhoud na 2 jaar, door derden wordt gedaan? 23 Gaat de fabrieksgarantie over naar de onderhoudspartijen? 24 Zorgt de opdrachtgever voor de overdracht van partij a naar b? 25 Continuïteit garanderen door middel van fabrieksgaranties heeft als risico in zich dat daarmee niet het samenspel waarin alle componenten moeten functioneren, is afgedekt. Je doet hiermee een concessie op de gewenste continuïteit. 26 Een beschrijving van het functionele gebruik van het laboratorium is een goede insteek. De transitie van partij a naar partij b vormt een risico onder de garantie voor de gevraagde functionaliteit van het laboratorium, die in de DBM wel kan worden geleverd. In de uitvraag moet het helder zijn hoe dat geborgd moet worden? 27 Ten aanzien van de gewenste life cycle benadering. Is er mogelijk ruimte om de maintain component over de totale periode te garanderen, wellicht in de samenwerking met die maincontractor? Om in het verlengde van de kleine maintain component de gevraagde kwaliteit te borgen, willen we 10 jaar fabrieksgarantie uitvragen op essentiële onderdelen. De eis kan zijn dat bijvoorbeeld de fabrikant deze garantie verstrekt. Het is mogelijk dat een bepaalde fabrikant eist dat onderhoud alleen door een bepaalde partij mag worden uitgevoerd. Dan wordt deze aan de maincontract partner voorgeschreven. Indien het onderhoud door de maincontractor wordt uitgevoerd dan dient hij dat volgens de voorschriften van de fabrikant uit te voeren. Ja, als opdrachtnemer van de DBM overeenkomst na 2 jaar oplevert, dan krijg de maincontractor de verplichtingen bij garantie overgedragen. De Rijksgebouwendienst zal de transitie op zich nemen en aan de maincontractor garanderen dat het onderhoud op orde is. Van opdrachtnemer van de DBM overeenkomst wordt verwacht dat hij bij oplevering van het onderhoud aan de overdracht meewerkt. De continuïteit is een totaal plaatje dat niet alleen gaat over de installaties. Wij zullen de kritische processen aan geven. Een deel van de gevraagde zekerheid kan ook in een goed ontwerp worden ingebouwd. We kunnen u alleen vragen dit aan de voorkant regelen in ontwerp en realisatie, doch beperkt in de onderhoudscontracten. Dit kan wellicht een optie zijn. Nu kan daar nog niet op vooruit worden gelopen omdat opdrachtnemer en oplossing nog niet bekend zijn. 7

8 28 Is het niet handiger om het onderhoud helemaal los te trekken van de realisatie? Als het zo moeilijk ligt, waarom wordt er überhaupt een maintain periode gevraagd. We hebben in de afgelopen periode al naar veel opties gekeken. Het is een tussenvorm om de gebruiker zoveel als mogelijk zekerheid te geven ten aanzien van continuïteit. In die 2 jaar moeten in ieder geval de kinderziektes opgelost zijn. De suggestie uit de markt dat een onderhoudsperiode van 2 jaar suboptimaal is omdat daarmee niet de life cycle periode wordt gegarandeerd, is door het projectteam gehoord. 29 Hoe gaat u de flexibiliteit borgen na de 2 jaar onderhoud? Op dat moment ga je het laboratorium en de Knip samenbrengen. Wordt dat onder dit contract gedaan? 30 Wat wordt er geregeld over de aansprakelijkheid van het gerealiseerde? Wordt er een verzekering gevraagd? 31 Wat wordt in deze opdracht verstaan onder renoveren? 32 In de tekst staat dat het ontwerp onderdeel is van de opdracht. Schrijft de Rijksgebouwendienst de architect en constructeur voor? 33 Wordt er om een ontwerp gevraagd bij de aanbieding? 34 Is het een idee om de prijs uit te sluiten als gunningscriterium en een oplossing binnen het budget te realiseren? 35 Is het een idee dat gegadigden de mogelijkheid wordt geboden om, voor inschrijving, een interview te hebben met de gebruiker? In een dialoog, zou de gebruiker niet weggehouden moeten worden. Als ons gevraagd wordt de gebruiker te pleasen, dan is het handig om een gesprek met hem te voeren. De uitvraag wordt zo opgesteld dat de eisen zien op functionaliteit en continuïteit over een periode van tien jaar. De aansprakelijkheid onder de UAV-GC is na oplevering van het gerealiseerd object, voornamelijk beperkt tot verborgen gebreken. Van de opdrachtnemer wordt in de maintain periode wel geëist dat hij door maintain een functionerend laboratorium levert. De renovatie is beperkt tot een inbouwpakket in een bestaand gebouw. Mogelijk bevat het een beperkte constructieve component, deze is echter nog onderwerp van discussie en alles behalve zeker. De opdrachtgever contracteert alleen de opdrachtnemer die de aanbesteding wint. Het is aan deze opdrachtnemer om het overige te contracteren. Wij vragen om een visie met een plan van aanpak, dat voldoende houvast geeft omtrent de aanbieding. We zijn niet van plan om een volledig uitgewerkt ontwerp te vragen. De gunningscriteria zijn nog niet opgesteld. We nemen de suggestie mee in onze overwegingen bij het opstellen van de criteria. De suggestie wordt in de overweging meegenomen. 8

9 36 Is de afweging om een dialoog te houden al gemaakt? Wordt het niet onnodig complex gemaakt als je een dialoog voert? Het vele werk dat een dialoog met zich meebrengt moet wel in verhouding staan tot een opdracht met een omvang van ca. 2000m2. Als een dialoog wordt gehouden, dan zou door een voorafgaande selectie het aantal partijen beperkt moeten worden, om vervolgens met deze partijen individueel in dialoog te gaan. 37 Planning en tijd. Als de opdracht een half jaar eerder wordt opgeleverd, is dat interessant voor de opdrachtgever? 38 Waarom blijft het laboratorium in de Knip. Waarom wordt het bijvoorbeeld niet ondergebracht bij het NFI. Er is nog geen kant en klare blauwdruk hoe deze aanbesteding wordt ingericht. Volgens planning is in het eerste kwartaal van 2014 de aanbestedingsleidraad gereed. In de aanloop daarheen bekijken we of een dialoog toegevoegde waarde kan hebben; de suggesties die vandaag zijn gedaan nemen we in de afweging mee. Een dialoog voor deze aanbesteding zal niet zo groot zijn als die voor een omvangrijke PPS. De procedure biedt de mogelijkheid om deze zo in te richten dat de dialoog op een beperkt aantal issues ziet. Dit is geen selling point. Als het sneller kan is dat wellicht mooi, maar het aspect tijd is niet een van de kritische succes factoren. Naast gebouw de Knip zit een monsteropslag, daar is veel in geïnvesteerd. Er is een besluit genomen door de Belastingdienst dat het laboratorium op deze kernlocatie blijft. Voor de verbouwing is er gekeken naar tijdelijke huisvesting, financieel lijkt dit niet aantrekkelijk voor het project. 39 Heeft het auteursrecht van de architect invloed op deze opdracht? 40 In hoeverre is het douanelaboratorium een zelfstandig operend onderdeel, met andere woorden: in hoeverre raakt deze opdracht andere delen van het gebouw? Wij gaan er vanuit dat een inbouwpakket het ontwerp van het gebouw niet raakt. Dit wordt in komende periode nog bezien. Technische raakvlakken liggen er bijvoorbeeld met de WKO van het hoofdgebouw. Warmte en koeling worden uit het hoofdgebouw aangeleverd. Functioneel is er een raakvlak door de gang vanaf de Knip naar bouwdeel G (een bouwkundige koppeling). Technisch zijn er wat verwevenheden. Functioneel nauwelijks. Ten aanzien van de logistiek: monsters komen vanuit de gang binnen in het laboratorium. De keten van activiteiten (Chain Of Custody) is een belangrijk issue dat goed geregeld moet zijn. Als deze keten niet is geborgd dan kan bewijsmateriaal mogelijk niet worden gebruikt in een rechtszaak. 9

10 41 In het geval er toch uitval van functies is in de onderhoudsperiode, welke sancties zitten daarop? 42 Kunnen er garanties worden gegeven voor installaties in het hoofdgebouw ten aanzien van de continuïteit van bijvoorbeeld de levering van water en verwarming? Zou een stand alone oplossing overwogen moeten worden? 43 Speelt duurzaamheid een rol in deze opgave? Dit wordt niet genoemd in de stukken. Is dat van toepassing en wordt het gewaardeerd? 44 Waarom brengen jullie de opdrachtnemer van de onderhoudscomponent niet onder bij de maincontractor? Bij interrupties in het proces zullen er sancties worden opgelegd. In het geval hetgeen is overeengekomen niet wordt geleverd, kent de overeenkomst een systeem van 'uitstel van betaling' of 'geen betaling'. Indien het laboratorium heeft gefunctioneerd als overeengekomen, volgt volledige betaling. Het ideale plaatje is het Douanelaboratorium helemaal los te knippen van het overige deel van het gebouw. Het vraagt aandacht voor het raakvlakmanagement. Overigens kunnen wij opdrachtnemer alleen aansprakelijk houden voor wat binnen de scope valt. We zullen de beschikbare revisie verstrekken. De criteria van Duurzaam Inkopen van AgentschapNL worden van toepassing verklaard. Duurzaamheid zal waarschijnlijk niet als criterium op zichzelf worden gewaardeerd. Indirect komt het terug in de integrale oplossing die de meeste garanties geeft voor een passend laboratorium voor de komende 10 jaar. Dit is een optie die eerder bekeken is, maar wel wat haken en ogen kent. Wij moeten nog eens goed kijken of dit praktisch kan en of wij juridisch het opdrachtgeverschap over kunnen dragen aan de maincontractor. Zie ook vraag 27 van de consultatie. 45 Opgemerkt wordt dat het FIOD laboratorium in Haarlem redelijk gecompartimenteerd is. In Amsterdam is het meer open. Aangegeven is dat de materiaalstroom door het laboratorium belangrijk. Het is daarom noodzakelijk de hoeveelheden te kennen ivm de benodigde capaciteit. Als je het routinelaboratorium, zo klein mogelijk houdt, drukt dat de exploitatiekosten. Vraag is hoe het een en ander zich tot elkaar verhoudt. 46 Moet de totale inrichting van het laboratorium als nagelvast worden gezien? Bij het voorbereiden van deze opdracht proberen we zo goed mogelijk een beeld te krijgen wat de intensiteit en gelijktijdigheid van de proeven is. We zullen dat in de vraagspecificatie opnemen. Losse labapparatuur valt buiten de scope van deze opdracht en is van de gebruiker. Deze apparatuur moet wel aangesloten kunnen worden. In de vraagspecificatie geven we de demarcatie aan, alsmede een overzicht van de apparatuur die gebruikt wordt. 47 Wie verzorgt de verhuizingen? De fysieke verhuizing is een verantwoordelijkheid van BCFD. Ook het aansluiten van apparatuur valt buiten de scope. Het afstemmen en plannen ligt bij opdrachtnemer. 10

11 48 Hoe wordt er omgegaan met nieuwe methodes en nieuwe apparatuur? In hoeverre wordt verwacht dat we daarop participeren? Je kunt vooruitstrevend zijn en inspelen op nieuwe apparatuur, maar dan moet daar in het budget wel rekening mee worden gehouden. Overigens gaan de innovaties snel en dat leidt tot grote variabelen. 49 Hoe gaat U om met bestaande en nieuwe onderhoudspartijen? Een risico van deze aanpak kan zijn dat er verschillende partijen voor het onderhoud van bestaande en nieuwe apparatuur verantwoordelijk zijn. Op een gegeven moment bevries je een situatie in de vraagspecificatie. De gebruiker heeft een globaal beeld van de toekomst en kan zo richting geven. Een aanbieding die mogelijke richtingen door een slim ontwerp kan faciliteren zal beter gewaardeerd worden. In je ontwerp kan daarop maximaal worden ingespeeld, met bijvoorbeeld een flexibele infrastructuur. Een demarcatielijst wordt verstrekt. Losse labapparatuur is sowieso geen onderdeel van het project. Labtafels/zuurkasten nagelvast etc. wel. Wij schrijven in onze contracten geen leveranciers voor en als we dat doen is gelijkwaardigheid ook acceptabel. Deel 3 Evaluatie aanpak van deze marktconsultatie 50 De inzet is vooruitstrevend. Het bedrag (budget) is bepalend. Kunst is hoe ga je dit in een aanbesteding meetbaar maken, zodat iedereen een eerlijke kans krijgt? 51 Zet een duidelijke stip op de horizon (geld, scope) en schets een reële ambitie. Er zijn voldoende voorbeelden met deze aanpak die succesvol zijn. Die willen we graag inbrengen. 52 Waarom nemen jullie niet een groter project als pilot? Staat de omvang van de inspanning die geleverd moet worden wel in verhouding met de omvang van dit project van ca. 2000m2? 53 Een aanpak met een Bouwteam is wellicht een alternatief voor de geschetste aanpak. 54 In hoeverre is de organisatiestructuur bekend? Staat hij al? 55 Heeft de gebruiker tijd vrijgemaakt? Onze ervaring is dat de belasting op de eindgebruiker groot is. Ze moeten tijdens de rit regelmatig vragen beantwoorden De omvang lijkt ons juist beheersbaar. Het lijkt ons een mooie manier om een best practice neer te zetten en ook onze gebruiker in deze werkwijze mee te nemen. Zie ook vraag 36 van de consultatie - Wij werken nu al samen met de gebruiker. De gebruiker is zich bewust dat zij capaciteit vrij moeten maken. Een suggestie is dat de gebruiker 1 persoon van zijn organisatie helemaal vrij maakt voor het project. Eén intern persoon als aanspreekpunt, die vragen begeleid en die de organisatie kent (wie is wie) en mandaat heeft, helpt enorm. Dit kan het proces enorm versnellen. 11

12 Schriftelijk ingediende vragen 56 Waarom is er gekozen voor een onderhoudsperiode van 2 jaar? 57 Waarom is er gekozen voor een functionele garantieperiode van 10 jaar? Wat voor een rol (activiteiten en/of prestaties) verwacht OG van ON gedurende de garantieperiode van 10 jaar? 58 Wat wordt bedoeld met flexibiliteit van het gebouw? Betekent dit een toekomstige verandering (in vloeroppervlak) van de verhouding labfunctie versus werk- /vergaderruimte. Of wordt met flexibiliteit de aanpasbaarheid op toekomstige toe- /afname van het aantal werknemers/gebruikers bedoeld (flexwerken/het nieuwe werken)? Zie vraag 7 en 20 van de consultatie Zie vraag 7, 20, 21, 22, 23, 24 en 25 van de consultatie Ten aanzien van flexibiliteit is, tijdens de consultatie, toegelicht dat oplossingen worden gevraagd die met name de veranderende onderzoeksvraag als gevolg van bijvoorbeeld wijziging in wet- en regelgeving (steeds andere stoffen en materialen onderzoeken) voor de komende tien jaar faciliteert. Zie ook vraag 4 en 48 van de consultatie 59 Uitvraag Marktconsultatie renovatie Douanelaboratorium de Knip d.d. 24- september 2013, versie 1.0, bladzijde 5. Ziet u nog andere belangrijke succesfactoren om het DBM contract voor dit project tot een succes te maken? Het succes hangt in belangrijke mate af van de flexibiliteit en het incasseringsvermogen van de gebruiker. Hoe wordt hier invloed op uitgeoefend? Welke mogelijkheden krijgt de contractant om hierop invloed op uit te oefenen? In sheet 6 van de presentatie is een overzicht gegeven van de belangrijkste KSF's die zien op het effect van dit project. Het is de uitdaging voor marktpartijen om met zo min mogelijk overlast een renovatie te realiseren. In de vraagspecificatie wordt de ruimte beschreven, in termen van eisen en randvoorwaarden, waarbinnen een opdrachtnemer uitvoering aan de opdracht dient te geven. Ten aanzien van uw constatering, kan naar aanleiding van uw vraag, worden opgemerkt dat continuïteit van het primair proces van de gebruiker tijdens de verbouwing en in de periode na oplevering een belangrijke factor is die bepaald of het beoogd effect van dit project is behaald. Zie ook vraag 17 en 19 van de consultatie. 12