Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Florin 7.0 Document versie: 1.0 Datum: Oktober 2011 Copyright 2010, PRIDIS TTM

2 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE INTRODUCTIE IN EN UITLOGGEN Inloggen Als u problemen heeft met inloggen Wachtwoord vergeten? Uitloggen FLORIN STARTPAGINA HET HOOFDMENU EEN RAPPORT MAKEN PERSOONLIJKE GEGEVENS MIJN KOSTEN PAGINA Standaard rapporten Privé Zakelijk verkeer Bedrijfscontacten Beschikbare CDR informatie GESPREKSCLASSIFICATIE PRIVÉ ZAKELIJK Handmatig classificeren Classificatie wijzigen MIJN CONTACTEN Contact informatie Een contact toevoegen Een contact opzoeken Een contact bewerken Een contact verwijderen MIJN INSTELLINGEN Uw instellingen wijzigen Uw wachtwoord wijzigen Uw artikelen bekijken TAAKBEHEER De status van een ingeroosterde taak aanpassen Een taak opnieuw inroosteren RAPPORTOPTIES BASISINSTELLINGEN TABBLAD Rapportinstellingen Rapportageperiode FILTER OPTIES TABBLAD Eigenschappen filter opties Nummer filter opties Datum & tijd filter opties Duur filter opties RAPPORT INSTELLINGEN TABBLAD NETWERKEN / TRUNKS TABBLAD Selectie van PBX's Selectie van trunks Selectie van netwerken ORGANISATIEBOOM TABBLAD De gehele organisatie selecteren Één of meerdere bedrijfsonderdelen selecteren Personen selecteren GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 1

3 3.5.4 Artikelen selecteren Zoeken in de organisatieboom RAPPORT TABBLAD Door het rapport bladeren In- en uitzoomen Een rapport exporteren Rapport opnieuw genereren Het rapport uitprinten GRAFIEK TABBLAD INROOSTEREN Hoe een rapport in te roosteren De status van een ingeroosterd rapport aanpassen Een rapport opnieuw inroosteren RAPPORTEN KOSTENRAPPORTEN Top 10 gebruikers rapport Top 10 gesprekken rapport Top 10 SMS rapport Top 10 data rapport Per afdeling detail rapport Per gebruiker rapport Per gebruiker detail rapport Privé Zakelijk per gebruiker rapport Gesprekken Binnen-buitenland rapport Privé Zakelijk Binnen-buitenland rapport Totaal overzicht gesprekken rapport Overzicht op accountcode rapport Overzicht op accountcode en toestel rapport Kosten per provider rapport BELGEDRAGRAPPORTEN Top 10 SMS aantal rapport Top 10 langste gespreksduur rapport Top 10 meest gebelde nummers rapport Top 10 data volume rapport Gespreksdetails rapport Gespreksrichting rapport Gesprekken per provider rapport Verboden nummers rapport BEREIKBAARHEIDSRAPPORTEN Top 10 wachttijd rapport Servicelevel Statistieken beantwoorde gesprekken rapport Wachttijd afgebroken gesprekken rapport Details afgebroken gesprekken rapport DDI/DID nummers rapport TRUNK RAPPORTEN Trunk samengevat rapport SYSTEEMBEHEER RAPPORTEN Factuur & bedrijfsonderdelen rapport Nummers zonder kosten rapport Toe te kennen artikelen rapport GESPREKSANALYSE Gespreksanalyse instellingen Periode instellingen Overige instellingen GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 2

4 4.6.4 Gespreksdetails Grafieken FINANCIEEL FACTUUR GESPECIFICEERD FACTUUR SAMENGEVAT BATCH OPTIES Exporteer via Via versturen naar adres(sen) uit factuurinformatie Aanmaken ClieOp bestand Factuurbatch inroosteren TEMPLATE AANMAKEN SYSTEEMBEHEER DE WATCHDOG Watchdog Monitor Berichten notificatie van systeemalarmen TAAKBEHEER Inleiding De status van een ingeroosterde taak aanpassen Een taak opnieuw inroosteren ORGANISATIEBEHEER Inleiding Items toevoegen Items bewerken Beeld opties Zoeken opties Nieuwe gebruiker Nieuw artikel Nieuw vast contract Nieuw variabel contract Nieuwe factuur informatie UPLOAD ORGANISATIEWIJZIGINGEN Vereisten Een sheet uploaden en importeren EXTERNE FACTUREN UPLOADEN Het importeren van een factuurbestand Het terugdraaien van een geïmporteerd factuurbestand Importeerstatussen INSTELLINGEN Account instellingen Taakbeheer adres instellingen BEDRIJFSCONTACTEN APPENDIX A GEBRUIKTE BEGRIPPEN APPENDIX B WATCHDOG BERICHTEN APPENDIX C ARTIKELTYPEN APPENDIX D GEBRUIKERSROLLEN PRIDIS TTM CONTACTGEGEVENS GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 3

5 1. Introductie Florin Total Telecom Management is een krachtige webgebaseerde Total Telecom Management systeem voor het administreren van Telecom assets en rapporteren van telecommunicatiekosten en gespreksstromen. Met Florin hebben eindgebruikers inzicht op hun eigen belgedrag en telecommunicatiekosten en doordat zij zelf informatie kunnen verschaffen over de gesprekken die zij voeren, kunnen eindgebruikers hierover ook verantwoordelijk worden gemaakt. Telecom kosten kunnen met Florin worden doorbelast naar bedrijfsonderdelen en personen. Florin kan managers voorzien van belangrijke management informatie op het gebied van de bereikbaarheid en de gesprekstromen binnen hun organisatie. Systeembeheerders kunnen met Florin alle Telecom assets beheren en hierover rapporteren. Florin kan een nauwkeurig beeld van een organisatie geven vanuit verschillende invalshoeken: de klant, de organisatie, de receptie en de medewerker en is daardoor een onmisbaar instrument om het telecommunicatie beleid te ondersteunen en de telecommunicatiekosten beheersbaar te maken en verder te optimaliseren. Deze handleiding beschrijft de Florin web applicatie en is bedoeld als hulp bij het gebruik hiervan. Andere onderdelen van Florin zoals de System Administration tool (geavanceerde tool voor het configureren van Florin) en de Florin Monitor (onderdeel verantwoordelijk voor het verzamelen van de gespreksgegevens) worden niet in deze handleiding beschreven. Voor het gebruik van de Florin web applicatie is Internet Explorer 6 of hoger vereist. Er wordt vanuit gegaan dat de gebruiker beschikt over voldoende algemene kennis van het werken met Internet Explorer. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 4

6 1.1 In en uitloggen Om toegang te krijgen tot de Florin applicatie gaat u naar de Florin website. Het adres van de Florin website wordt verstrekt door uw systeembeheerder. Om te voorkomen dat onbevoegden toegang verkrijgen tot vertrouwelijke informatie, moet iedere gebruiker zich in Florin aanmelden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gebruikersnaam en wachtwoord worden door uw systeembeheerder verstrekt Inloggen Hieronder is de inlogpagina van Florin weergegeven. Geef in het veld achter Gebruikersnaam uw verkregen gebruikersnaam in en in het veld achter Wachtwoord uw verkregen wachtwoord. Klik op Login om in te loggen. Indien u rechtsonder de optie Login informatie opslaan aanvinkt dan wordt uw gebruikersnaam en wachtwoord lokaal op uw pc opgeslagen en hoeft u de volgende keer uw gebruikersnaam en wachtwoord niet meer in te voeren Als u problemen heeft met inloggen Verifieer of u uw gebruikersnaam en/of wachtwoord correct heeft ingegeven. Mocht u nog niet kunnen inloggen dan kunt u het beste contact opnemen met uw systeembeheerder, deze kan uw gebruikersnaam en wachtwoord opnieuw naar uw adres laten toesturen Wachtwoord vergeten? Uw systeembeheerder kan ook de optie Wachtwoord vergeten? hebben geactiveerd. Mocht u uw wachtwoord zijn vergeten, dat kunt u met deze optie automatisch een nieuw wachtwoord laten aanmaken en deze naar uw adres laten versturen. Om automatisch een nieuw wachtwoord toegestuurd te krijgen volg de volgende stappen: 1. Klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten? 2. Geef in het veld achter Gebruikersnaam uw verkregen gebruikersnaam in en in het veld achter adres het adres waar het nieuwe wachtwoord naar toe moet worden gestuurd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 5

7 3. Wanneer u op Reset wachtwoord klikt zal er een nieuw wachtwoord worden aangemaakt en zal dit wachtwoord direct via naar u toe worden gestuurd. Klik op Terug om terug te keren naar de inlogpagina zonder een nieuw wachtwoord te genereren Uitloggen U kunt uw Florin sessie beëindigen door rechtsboven op de pagina op Uitloggen te klikken. U keert dan terug naar de inlogpagina waarna u de browser kunt afsluiten. Wij raden u aan om altijd wanneer u uw werkplek verlaat uit te loggen, dit voortkomt dat onbevoegden toegang tot uw gegevens kunnen krijgen. Verder zal zodra een Florin sessie enkele minuten (instelbaar door de systeembeheerder) inactief is, de sessie automatisch worden beëindigd. Wilt u daarna Florin opnieuw gebruiken dan zult u zich opnieuw moeten aanmelden. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 6

8 1.2 Florin startpagina Na het inloggen, komt u op de Mijn kosten pagina. De Mijn kosten pagina is uw persoonlijke startpagina in Florin. Vanuit het menu op deze pagina heeft u direct toegang tot alle opties binnen Florin. Daarnaast kunt u in het dashboard uw favoriete rapporten tonen. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 7

9 1.3 Het hoofdmenu Het hoofdmenu van Florin is ingedeeld op basis van functionaliteit. Het menu van Florin bestaat uit de volgende hoofdonderdelen: Persoonlijke gegevens: hieronder vindt u alle opties met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, zo kunt u hier uw gesprekken classificeren in privé en zakelijke gesprekken, kunt u een persoonlijke contactenlijst bijhouden, uw persoonlijke instellingen inzien en wijzigen en heeft u toegang tot Taakbeheer waar u uw ingeroosterde rapporten kunt beheren. Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie. Rapporten: onder Rapporten vindt u alle Florin rapporten ingedeeld naar functionaliteit. We onderscheiden o.a. kostenrapporten, bereikbaarheidsrapporten, belgedragrapporten, trunk rapporten en systeembeheerrapporten. Daarnaast hebt u met de Gespreksanalyse optie de mogelijkheid om zelf rapportages te maken over uw gespreksgegevens. Zie ook hoofdstuk 4. Financieel: onder Financieel vindt u alle opties voor het maken van facturen. Ook kunt u hier uw eigen facturen ontwerpen. Het onderdeel Financieel is allen beschikbaar indien u de Financiële module van Florin heeft aangeschaft. Zie voor meer informatie hoofdstuk 4.6. Systeembeheer: onder systeembeheer vindt u de systeembeheer opties van Florin. Zo kunt u hier de systeemstatus in de gaten houden, alle ingeplande taken zien en beheren, de organisatieboom beheren, externe facturen van providers inlezen, instellingen wijzigen en de bedrijfcontacten beheren. Zie voor meer informatie hoofdstuk 0. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 8

10 1.4 Een rapport maken Florin geeft u de mogelijkheid om flexibele rapportages op te stellen waarmee u inzicht kunt krijgen in al uw telecommunicatie middelen. Florin heeft een groot aantal standaard rapporten voor de meest gebruikte rapportages. Met een paar stappen kunt u eenvoudig de door u gewenste rapportage maken. De rapporten zijn ingedeeld naar functionaliteit, we onderscheiden o.a. kostenrapporten, bereikbaarheidsrapporten, belgedragrapporten, trunk rapporten en systeembeheerrapporten. Daarnaast hebt u met de Gespreksanalyse optie de mogelijkheid om zelf rapportages te maken over uw gespreksgegevens. Zie hoofdstuk 4 voor een compleet overzicht van alle beschikbare rapporten. Voordat u een rapport kunt genereren moet u een aantal parameters opgeven, zoals de rapportageperiode, de afdelingen, personen en artikelen waarover u wilt rapporteren en eventuele filter opties. In het rapport scherm kunt u verschillende tabbladen selecteren om deze parameters in te stellen. Zie hoofdstuk 2.5 voor een beschrijving van alle beschikbare rapportopties. De uitvoer van gegenereerde rapporten wordt weergegeven in een apart rapport pagina. Voor een aantal rapporten is het ook mogelijk om het rapport als een grafiek weer te geven. Grafieken worden in een aparte grafiek tabblad weergegeven. Om van het grafiek tabblad terug te keren naar het rapport moet men het tabblad rapport selecteren. De lay-out van de verschillende rapporten kan variëren, dit is afhankelijk van het geselecteerde rapport. Automatisch een rapport genereren U kunt Taakbeheer gebruiken om rapporten in te roosteren en op gezette tijden te genereren. Deze rapporten worden dan automatisch naar uw adres gestuurd. Taakbeheer kan ook worden gebruikt om systeem intensieve rapportages op de achtergrond te draaien. Ter illustratie gaan we een maandelijks kostenrapport van een bepaalde afdeling maken over de maand + november. Volg de volgende stappen om dit te doen: In het hoofdmenu selecteer Rapporten Kosten Per gebruiker. In het tabblad Basisinstellingen kunt u een titel en subtitel voor het rapport ingeven. Selecteer voor de rapportageperiode de optie Maand. Het scherm wordt opnieuw opgebouwd en u kunt nu het jaar en de maand kiezen. Selecteer de maand November in het pull-down menu. Klik op Volgende rechtsboven in het scherm. In het Filter opties scherm hoeft u niets in te vullen. Klik nu nogmaals op Volgende rechtsboven in het scherm. In het Organisatieboom tabblad selecteert u de optie bedrijfsonderdeel(en). Vink daarna in de organisatieboom de gewenste bedrijfsonderdelen aan waarover u wilt rapporten. Klik op Volgende rechtsboven in het scherm. Het rapport wordt nu gegenereerd en getoond in het scherm. Eventueel kunt u nog kiezen om het rapport te printen of exporteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 9

11 2. Persoonlijke gegevens In dit hoofdstuk worden alle opties met betrekking tot uw persoonlijke gegevens beschreven. Zo wordt beschreven hoe u gesprekken kunt classificeren in privé en zakelijke gesprekken, hoe u een persoonlijke contactenlijst kan bijhouden, hoe u uw persoonlijke instellingen kunt inzien en wijzigen en wordt Taakbeheer beschreven waarmee u uw ingeroosterde rapporten kunt beheren. 2.1 Mijn kosten pagina De Mijn kosten pagina is uw persoonlijke startpagina in Florin, vanuit het hoofdmenu op deze pagina heeft u direct toegang tot alle opties. Daarnaast kunt u op deze pagina ook uw gesprekken classificeren, met één muisklik een rapport starten, uw contacten beheren en zoeken in het adresboek. Om naar de Mijn kosten pagina te gaan klik in het hoofdmenu Persoonlijke gegevens Mijn kosten. + In de volgende paragrafen zullen de verschillende onderdelen op de Mijn kosten pagina worden toegelicht Standaard rapporten Onder Standaard Rapporten wordt een lijst met vaak gebruikte rapporten weergegeven. Welke rapporten in deze lijst zijn opgenomen wordt bepaald door de systeembeheerder. Door in de lijst op de link van het door u gewenste rapport te klikken kunt u het betreffende rapport starten. Op deze wijze kunt u met één muisklik uw favoriete rapporten starten zonder dat u de verschillende rapportpagina s met opties moet doorlopen Privé Zakelijk verkeer Op de Mijn kosten pagina onder Privé Zakelijk verkeer staat aangegeven hoeveel gesprekken nog geclassificeerd moeten worden. Door op de link Er zijn nog... onbekende nummers te klikken kunt u deze gesprekken classificeren. Met behulp van de optie Wijzigen Privé Zakelijk kunt u de classificatie van eerder geclassificeerde gesprekken wijzigen. Zie voor meer informatie over het classificeren van gesprekken paragraaf 2.2. Via de link Mijn contacten kunt u een persoonlijke contactenlijst bijhouden. U kunt met behulp van deze contactenlijst snel telefoonnummers opzoeken en automatisch gesprekken laten classificeren als privé en GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 10

12 zakelijk. De persoonlijke contacten zijn uw eigen persoonlijke contacten en zijn alleen voor uzelf toegankelijk. Zie voor meer informatie over de persoonlijke contacten paragraaf Bedrijfscontacten Bedrijfscontacten onderscheiden zich van de persoonlijke contacten. Bedrijfscontacten zijn de contacten van uw organisatie en zijn toegankelijk voor alle personen binnen uw organisatie. De bedrijfscontacten worden beheerd door de systeembeheerder. D.m.v. het instellen van policies kunnen de bedrijfscontacten worden gebruikt om binnen uw organisatie gesprekken automatisch te classificeren. Deze policies kunnen worden ingesteld door de systeembeheerder. Een bedrijfscontact bestaat uit de bedrijfsnaam, naam van een contactpersoon en het telefoonnummer. In het zoekscherm op de Mijn kosten pagina kan een gebruiker bedrijfcontacten opzoeken en bekijken. Bedrijfscontacten kunnen alleen worden toegevoegd door een systeembeheerder. Op de Mijn kosten pagina kunt u zoeken in de bedrijfscontacten door in de onderstaande velden een zoekterm op te geven. Als op de Zoeken knop wordt geklikt dan zal in bedrijfscontactenlijst naar een match worden gezocht. De zoekresultaten zullen dan worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld in het Naam veld jan opgeeft, dan zullen alle contacten met in de naam de lettercombinatie jan worden gevonden, zoals bijvoorbeeld Jan Pietersen of Piet Jansen. Indien geen van de velden is ingevuld en u klikt op de Zoeken knop, dan zullen alle bedrijfscontacten worden weergegeven Beschikbare CDR informatie Onder Beschikbare CDR informatie (alleen beschikbaar voor systeembeheerders) wordt weergegeven over welke periode gespreksgegevens beschikbaar zijn. De datum en tijd van het eerste gesprek en de datum en tijd van het laatste gesprek in de database wordt hier weergegeven. Deze informatie is nuttig bij het maken van een rapport wanneer men de rapportageperiode moet opgeven. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 11

13 2.2 Gespreksclassificatie privé zakelijk Gespreksclassificatie is het proces van het markeren van gesprekken als privé of zakelijk. Met Florin kunnen deze gesprekken handmatig of automatisch worden geclassificeerd. Het automatisch classificeren gaat door het invoeren van het nummer in de database. Dit zorgt ervoor dat als er een gesprek wordt gevoerd met dit nummer het systeem automatisch classificeert. Gesprekken die niet automatisch zijn geclassificeerd moeten handmatig geclassificeerd worden. Op de Mijn kosten pagina wordt aangegeven hoeveel gesprekken er nog geclassificeerd moeten worden. De classificatie geldt voor het gebelde nummer, als deze dus eenmaal is geclassificeerd zal deze classificatie worden opgeslagen voor toekomstige gesprekken Handmatig classificeren Op de Mijn kosten pagina onder Privé Zakelijk verkeer staat aangegeven hoeveel gesprekken nog geclassificeerd moeten worden. Door op de link Er zijn nog... onbekende nummers te klikken kunt u deze gesprekken classificeren. Met behulp van de optie Wijzigen Privé Zakelijk kunt u de classificatie van eerder geclassificeerde gesprekken wijzigen. Om gesprekken te classificeren klikt u op de Mijn kosten pagina op de link Er zijn nog... onbekende nummers, dit opent het volgende gespreksclassificatie scherm. + In de lijst met gesprekken kunt u per bestemming aanvinken welke classificatie moet worden toegepast. Om meer gegevens over een bestemming te krijgen klikt u op het icontje in de kolom Details. Door op de link Nummer aan database toevoegen te klikken kunt u het nummer toevoegen aan de persoonlijke contacten database. Dit zorgt er ook voor dat alle volgende gesprekken van/naar deze bestemming automatisch zullen worden ingedeeld volgens de door u opgegeven classificatie. Als u klaar bent klikt u op Opslaan en Afsluiten om de classificaties door te voeren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 12

14 2.2.2 Classificatie wijzigen Met behulp van de optie Wijzigen Privé Zakelijk kunt u de classificatie van eerder ingedeelde gesprekken wijzigen. Om de classificatie van gesprekken te wijzigen klik in de Mijn kosten pagina onder Privé Zakelijk verkeer op de link Wijzigen Privé Zakelijk, dit opent het volgende scherm. Door op het detail icoontje achter de kolom Privé of Zakelijk te klikken, kunt u meer detail informatie opvragen en per gesprek de classificatie wijzigen. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 13

15 2.3 Mijn contacten Met mijn contacten kunt u een persoonlijke contactenlijst bijhouden. U kunt met behulp van deze contactenlijst snel telefoonnummers opzoeken en automatisch gesprekken laten classificeren als privé en zakelijk. De persoonlijke contacten zijn uw eigen persoonlijke contacten en zijn alleen voor uzelf toegankelijk. Persoonlijke contacten onderscheiden zich van Bedrijfscontacten. Bedrijfscontacten zijn de contacten van uw organisatie en zijn toegankelijk voor alle personen binnen uw organisatie. De Bedrijfscontacten worden beheerd door de systeembeheerder. D.m.v. het instellen van policies kunnen de bedrijfscontacten worden gebruikt om binnen uw organisatie gesprekken automatisch te classificeren. Deze policies kunnen worden ingesteld door de systeembeheerder Contact informatie Een contact kan de volgende informatie bevatten: Veld Bedrijf (optioneel) Naam (verplicht) Nummer (verplicht) Opmerking (optioneel) Privé-Zakelijk verkeer (verplicht) Uitleg Eventuele bedrijfsnaam van het contact De volledige naam van de contactpersoon. Om op achternaam te kunnen sorteren is het handig om de naam in de vorm van Achternaam, voornaam in te voeren. Het telefoonnummer van het contact. Alleen getallen gebruiken, geen spaties/streepjes/haken/plusjes. Indien het telefoonnummer niet in het juiste formaat wordt opgegeven, dan zal de classificatie van privé en zakelijk niet correct verlopen. Fout = +31(0) , Goed = Hier kan aanvullende informatie worden opgegeven, zoals functie, adres of dagen waarop de persoon niet bereikbaar is. Hier moet worden aangevinkt of gesprekken met dit contact als privé of als zakelijk moeten worden geclassificeerd Een contact toevoegen U kunt een persoonlijk contact toevoegen door onder de optie Voeg contact toe de betreffende gegevens van het nieuwe contact in te voeren. De velden Naam, Nummer en Privé-Zakelijk verkeer zijn verplicht en moeten worden ingevuld. Door op de Toevoegen knop te klikken wordt het contact aan de persoonlijke contactenlijst toegevoegd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 14

16 2.3.3 Een contact opzoeken U kunt een contact opzoeken in uw persoonlijke contactenlijst door onder de optie Zoek contact in één of meer van de velden een zoekopdracht in te voeren. Als op de Zoeken knop wordt geklikt zal in contactlijst naar een match worden gezocht. De zoekresultaten zullen in een lijst onder Mijn contacten worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld in het Naam veld jan opgeeft, dan zullen alle contacten met in de naam de lettercombinatie jan worden gevonden, zoals bijvoorbeeld Jan Pietersen of Piet Jan sen. Indien geen van de velden is ingevuld en u klikt op de Zoeken knop, dan zullen onder Mijn contacten alle persoonlijke contacten worden weergegeven Een contact bewerken De contactenlijst wordt onder Mijn contacten weergegeven. Indien u de gegevens van een contact wilt aanpassen dat klik u in de lijst achter het betreffende contact op de knop Bewerken. U kunt dan de gegevens in de velden wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klik op Bijwerken. Klik op Annuleren om terug te keren zonder de wijzigingen op te slaan Een contact verwijderen De lijst met persoonlijke contacten wordt onder Mijn contacten weergegeven. Indien u een contact wilt verwijderen uit de lijst dan klikt u in de lijst achter + het betreffende contact op de knop Verwijder. Een dialoogscherm zal nu worden getoond waarin u om een bevestiging zal worden gevraagd. Klik op OK om het contact definitief te verwijderen of op Cancel/Annuleren om terug te keren zonder dat het contact wordt verwijderd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 15

17 2.4 Mijn instellingen In de Mijn instellingen pagina kunt u uw persoonlijke instellingen wijzigen. U kunt op deze pagina onder andere uw wachtwoord waarmee u inlogt wijzigen, tevens kunt u op deze pagina zien welke artikelen aan u zijn toegewezen, zoals uw vaste toestelnummer(s), mobiele nummer(s) of modem/fax nummers. U vindt de Mijn instellingen pagina in het hoofdmenu onder Persoonlijke gegevens Mijn instellingen Uw instellingen wijzigen Om uw persoonlijke instellingen te wijzigen, volg de volgende stappen: Klik in het hoofdmenu op Persoonlijke gegevens Mijn instellingen. De instellingen pagina wordt nu geopend en u kunt al uw instellingen bekijken. Om uw instellingen aan te passen, klik linksonder op de Bewerken knop. Er wordt nu een pagina geopend waar u uw instellingen kunt wijzigen. U kunt niet al uw instellingen zelf wijzigen, een aantal instellingen kan uitsluitend door de systeembeheerder wordt aangepast. Deze velden worden in de pagina grijs weergegeven. Voor iedere gebruiker wordt er een profiel aangemaakt. Dit profiel bevat o.a. uw naam, uw status, uw voorkeurtaal en uw locatie. Welke instellingen u kunt wijzigen is afhankelijk van uw gebruikersrol, een eindgebruiker kan bijvoorbeeld slechts een aantal instellingen wijzigen en een systeembeheerder kan alle instellingen wijzigen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 16

18 De volgende instellingen worden weergegeven (een eindgebruiker kan alleen de velden gemarkeerd met wijzigen): Instelling Persoon Personeelsnummer Kostenplaats Titel Voornaam Initialen Tussenvoegsel Achternaam Taal Functieomschrijving Werknemer status Gebouw/verdieping/kamer Tijdzone Verzoek tot toevoegen aan bedrijfscontacten PUK en SIM code zichtbaar Verstuur notificatie Gebruikersrol instellingen Factuur Gebruikersrol Bedrijfsonderdeelrechten Klantnummer Bedrijfsnaam Naam van de rekeninghouder Adresregel 1 Adresregel 2 Postcode Plaats Land Account Rekeningnummer Account is geverifieerd Is factureerbaar Factuur adres Gebruik standaard mail adres Loginnaam Actief Beschrijving Een unieke ID nummer waarmee de gebruiker geïdentificeerd kan worden binnen de organisatie De kostenplaats waarnaar gefactureerd moet worden Eventuele titel(s) van de gebruiker De voornaam van de gebruiker De initialen van de gebruiker Eventueel tussenvoegsel in de achternaam De achternaam van de gebruiker Het adres waar berichten van het systeem, ingeroosterde rapporten en alarmen op wordt ontvangen De functie van de gebruiker De status van de gebruiker De locatie van de gebruiker De voorkeurstaal van de gebruiker De tijdszone van de gebruiker Of de gebruiker wel of niet opgenomen moet worden in het bedrijfsadresboek. Is de PUK en SIM code zichtbaar voor de gebruiker. Geeft aan of het systeem s mag sturen naar deze gebruiker. + De gebruikersrol (met bijbehorende rechten) van de gebruiker. De afdeling/het bedrijfsonderdeel waar de gebruiker gerechtigd is om over te rapporteren en/of beheertaken uit te voeren. Het klantnummer dat op de facturen wordt vermeld. De naam van het bedrijf. De naam van de rekeninghouder waarnaar wordt gefactureerd. 1 e regel van het factuuradres 2 e regel van het factuuradres Postcode van het factuuradres Plaats van het factuuradres Land van het factuuradres Het bankrekeningnummer Geeft aan of het bankrekeningnummer is geverifieerd door de bank. Dit is van toepassing indien facturen via automatische betaal- en incasso-opdrachten (ClieOp) worden geïnd. Geeft aan of het bedrijfsonderdeel of gebruiker wel of geen facturen kan ontvangen. Het versturen van facturen kan hiermee tijdelijk worden uitgezet. Hier kunnen eventuele aanvullende adressen worden opgegeven waarnaar facturen gestuurd moeten worden. Geeft aan of facturen naar het standaard adres van de gebruiker moeten worden verstuurd. De gebruikersnaam waarmee de gebruiker moet inloggen Geeft aan of het account nog actief is. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 17

19 Verloopt na Verloopdatum Geeft aan hoeveel dagen het account nog actief blijft. Geeft de datum aan wanneer het account afloopt. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen Uw wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen, volg de volgende stappen: Klik in het hoofdmenu op Persoonlijke gegevens Mijn instellingen. Klik linksonder op Verander wachtwoord. Er wordt u een pagina geopend waar u uw wachtwoord kan wijzigen. Op deze pagina kunt u uw wachtwoord veranderen welke u gebruikt voor het inloggen op de applicatie. Om uw wachtwoord te kunnen wijzigen moet u ook uw huidige wachtwoord invoeren. Om uw wachtwoord te wijzigen: 䀀 c o Selecteer het Huidig wachtwoord tekstveld en voer uw huidig wachtwoord in. o Selecteer het Nieuw wachtwoord tekstveld en voer uw nieuwe wachtwoord in. o Selecteer het Herhaal huidig wachtwoord tekstveld en voer ter bevestiging uw nieuwe wachtwoord nogmaals in. o Klik op Toepassen om het gewijzigde wachtwoord op te slaan. De eerstvolgende keer dat u inlogt op de applicatie moet u het nieuwe wachtwoord gebruiken. Klik op Sluiten om de pagina te verlaten zonder dat de wijzigingen worden opgeslagen. Vanwege beveiligingsredenen worden ingevoerde karakters weergegeven als stippen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 18

20 2.4.3 Uw artikelen bekijken Om alle artikelen te bekijken die aan u zijn toegewezen, volg de volgende stappen: Klik in het hoofdmenu op Persoonlijk Mijn instellingen. Klik linksonder op de Artikelen knop. De pagina met alle details over de aan u toegewezen artikelen zal nu worden geopend. Het toegewezen artikelen scherm geeft u een overzicht van alle aan u toegewezen artikelen, zoals mobiele of vaste telefoontoestellen, faxen of modems. Van elk artikel kan ook nog detail informatie worden opgevraagd. De volgende velden worden getoond in het overzicht: Veld Artikel type Nummer Toestel Model Details... Uitleg Het type artikel Het telefoonnummer Het type artikel, bijvoorbeeld mobiele of vaste telefoontoestelen, fax, modem, etc. Referentie naar het artikel model, bijvoorbeeld merk en type telefoontoestel. Ga naar de detail pagina van het betreffende artikel. Om meer detail informatie van een artikel te bekijken, volg de volgende stappen: Selecteer een artikel uit de lijst en klik op Details. Het scherm met detail informatie wordt nu geopend. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 19

21 2.5 Taakbeheer Met Florin heeft u de mogelijkheid om taken in te roosteren om deze op gezette tijden uit te laten voeren. Taakbeheer kan worden geopend in het hoofdmenu via Persoonlijke gegevens Taakbeheer. De Taakbeheer optie onder Persoonlijke gegevens laat al uw ingeroosterde taken zien. De volgende taken kunnen worden ingeroosterd: Rapporten: u kunt een rapport inroosteren in de rapport pagina onder het tabblad Inroosteren. Inline rapportages: Inline rapportages zijn rapporten die door de systeembeheerder zijn aangemaakt en zijn ingeroosterd met de System Administration tool. CDR import: het importeren van CDR bestanden of externe factuurbestanden. CDR import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool of worden aangemaakt vanuit de Externe facturen uploaden pagina. LDAP import: het importeren van LDAP gegevens. LDAP import taken kunnen door systeembeheerders worden ingeroosterd met de System Administration tool. Factuurbatch: het aanmaken van een factuurbatch. Voor meer informatie over het inroosteren van factuurbatches zie hoofdstuk 4.6. Org import: het importeren van organisatiegegevens vanuit importsheets. Org import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool of worden aangemaakt op de Upload organisatiewijzigingen pagina. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van Taakbeheer: + Van iedere taak in Taakbeheer wordt de volgende informatie getoond: Kolom Naam Inroosteren Status Eigenaar Type Aangemaakt Uitleg De naam van de taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak moet worden uitgevoerd De status van de taak De persoon die de eigenaar is van de taak Het type taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak is aangemaakt GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 20

22 2.5.1 De status van een ingeroosterde taak aanpassen In Taakbeheer kun u ook tijdelijk het inroosteren van een taak stopzetten, de taak blijft dan wel beschikbaar in de lijst en kan later opnieuw ingeroosterd worden. Daarnaast kunt u voor een taak ook de interval instellingen wijzigingen. Om het inroosteren van een taak tijdelijk stop te zetten, klik op Pauzeer. Om een ingeroosterde taak uit de lijst te verwijderen, klik op Verwijder. Om een taak opnieuw in te roosteren, klik op Opnieuw inroosteren Een taak opnieuw inroosteren Wanneer u de Opnieuw inroosteren optie heeft aangeklikt, zal het volgende scherm verschijnen: U kunt nu de instellingen wijzigen. U heeft hierin de volgende opties: 1. Taak opslaan: Sla alle gemaakte wijzigingen op. 2. Annuleren: Verlaat het opnieuw inroosteren zonder de wijzigingen op te slaan. 3. Eigendom claimen: Stel jezelf in als eigenaar van het rapport, zodat het rapport naar je eigen adres wordt verstuurd. 4. Herstel status: Verander de status van pauze naar actief. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 21

23 3. Rapportopties Met Florin kunt u gespreksgegevens analyseren en hierover vervolgens gedetailleerde rapporten of grafieken genereren. Deze rapporten kunt u afdrukken of exporteren voor verdere analyse. In dit hoofdstuk zullen alle opties worden besproken die standaard beschikbaar zijn bij alle rapporten. In hoofdstuk 4 zullen alle rapporten in detail worden beschreven. De verschillende rapportopties zijn verdeelt over acht verschillende tabbladen. Deze tabbladen zijn weergegeven bovenin het rapport scherm. In de volgende paragrafen zullen de verschillende tabbladen met al hun opties in detail besproken worden. Navigeren door de Rapportopties Met behulp van Vorige en Volgende (rechtsboven in het rapport scherm) kunt u gemakkelijk door alle tabbladen met alle rapport opties lopen. 3.1 Basisinstellingen tabblad Rapportinstellingen Voordat een rapport gegenereerd kan worden moeten alle rapport instellingen opgegeven zijn, zoals de rapportageperiode, eventuele filters en de onderdelen uit uw organisatie waarover moet worden gerapporteerd. Onder het tabblad Basisinstellingen + kunt u de titel, een eventuele subtitel en de rapportageperiode van uw rapport opgeven. Om de rapportageperiode in te stellen moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Voer een titel voor het rapport in. Deze titel zal worden weergegeven bovenin het rapport en wordt gebruikt als naam voor het rapport indien het rapport per wordt verzonden. 2. Voer een subtitel voor het rapport in. Tekst dat in dit veld is ingevuld zal onder de titel bovenin het rapport worden weergegeven. Dit veld is optioneel. 3. Selecteer de gewenste rapportageperiode. Kies hiervoor één van de onderstaande opties. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 22

24 3.1.2 Rapportageperiode U kunt uit de onderstaande rapportageperiodes kiezen: Afgelopen dag, week, maand of jaar Rapporteer over de geselecteerde periode tot aan de huidige dag. 1. Klik op de dropdown lijst om de verschillende opties te zien. 2. Selecteer één van de opties uit de lijst. Dag Rapporteer over één dag (van 00:00 tot 24:00 uur). Selecteer de dag als volgt: 1. Type de dag of klik op het kalender icoontje om de kalender te openen. 2. Gebruik de pijltjes om de maand te selecteren. 3. Klik op de gewenste dag in het maandoverzicht. 粐 Week Rapporteer over één week (van maandag 00:00 uur tot zondag 24:00 uur). 1. Klik op het kalender icoontje om de kalender te openen. 2. Gebruik de pijltjes om de maand te selecteren. 3. Klik op één van de dagen in de gewenste week om de week te selecteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 23

25 Maand Rapporteer over één maand. Selecteer in de bovenste dropdown lijst het jaartal en in de onderste de gewenste maand. Jaar Rapporteer over één jaar. Selecteer in de dropdown lijst het gewenste jaar. Instelbaar Rapporteer vanaf een specifieke start datum en tijdstip tot aan een specifiek einddatum en tijdstip. 1. Type de start datum en tijd in of klik op het kalender icoontje om de kalender te openen. 3. In het kalender schermpje gebruik de pijltjes om de maand te selecteren. 4. klik op de gewenste startdatum in de kalender. 5. Klik op het klokje icoontje om het tijdselectiescherm te openen. 6. In het tijdselectiescherm klik op de gewenste starttijd. 7. Om de einddatum en tijdstip op te geven herhaal stap 2 t/m 6. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 24

26 Externe Factuur Rapporteer over een externe factuur met van een telecom provider. Externe facturen zijn geïmporteerde facturen van (mobiele) telecom providers. Externe facturen bevatten gespreksdetails en overzichten van kosten en abonnementen. De start- en einddatum van de facturen is provider afhankelijk. In het algemeen is de factuurperiode van externe facturen een maand. Gebruik deze optie indien u een rapport wilt maken over uw mobiele kosten die maandelijks door uw provider worden gefactureerd Rapporteren over één factuur Om een rapport te maken over een externe factuur, selecteer de factuurperiode door in de bovenste dropdown lijst het jaartal en in de onderste de maand te kiezen. Florin zal nu voor het rapport alleen data gebruiken uit facturen die binnen de geselecteerde factuurperiode vallen. Rapporteren over meerdere facturen Indien u een rapportage wilt maken over facturen uit verschillende factuurperioden, dient u de optie Meerdere factuurperiodes aan te vinken. U kunt dan een beginmaand en een eindmaand selecteren. In het rapport zal nu de data worden gebruikt uit alle facturen die binnen de geselecteerde factuurperiodes vallen. + Gebruikers met een andere rol dan eindgebruiker (bijvoorbeeld een manager of systeembeheerder), kunnen ook individuele facturen selecteren en kunnen rapporteren over specifieke facturen. Bij deze gebruikers zal na het selecteren van de factuurperiode onder de optie Selecteer factuur in een listbox alle geïmporteerde facturen worden getoond die binnen de geselecteerde factuurperiode vallen. Met behulp van de shift- en ctltoetsen kunt u één of meer facturen in de listbox selecteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 25

27 De namen van externe facturen zijn als volgt opgebouwd: Provider Klantnummer Factuurnummer factuurperiode Naam van de telecom provider waarvan de factuur afkomstig is Uw klantnummer bij de telecom provider Het factuurnummer en volgnummer van de factuur De factuurperiode van de factuur Indien u een rapportage wilt maken over facturen uit verschillende factuurperioden, dient u de optie Meerdere factuurperiodes aan te vinken. U kunt dan een beginmaand en een eindmaand selecteren. In de listbox zullen nu alle geïmporteerde facturen worden getoond die binnen de geselecteerde factuurperiodes vallen. In de listbox kunt u dan de gewenste facturen selecteren. Om verder te gaan met het instellen van de rapport parameters klik rechtsboven in het rapport scherm op Volgende. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 26

28 3.2 Filter opties tabblad De Filter opties zijn bedoeld voor de geavanceerde gebruiker. Met de opties onder het tabblad Filter opties heeft u de mogelijkheid om filters te plaatsen op de gespreksdata voor het rapport. Zo kunt u zelf bepalen welke gesprekken moeten worden opgenomen in het rapport. De filter opties zijn onderverdeeld in vier secties, namelijk: Eigenschappen: Filter gesprekken op het type gesprek. Nummers: Filter gesprekken op telefoonnummers. Datum & tijd: Filter gesprekken op datum en tijd. Duur: Filter gesprekken op de gespreksduur Eigenschappen filter opties Met de Eigenschappen filter opties kunt u de gespreksgegevens in uw rapport filteren op basis van de eigenschappen van het gesprek. Door de gewenste optie aan te vinken kunnen de filter parameters worden ingesteld. Hieronder worden de verschillende filter opties nader toegelicht. + Inkomend uitgaand Met de optie Inkomend uitgaand kunt u filteren op basis van de gespreksrichting. Alleen gesprekken met een richting die is aangevinkt zullen worden getoond in het rapport. U heeft de volgende opties: Optie Onbekend Inkomend Uitgaand Tandem Intern Uitleg Alle gesprekken waarvan de richting niet bekend is Alle inkomende gesprekken Alle uitgaande gesprekken Alle tandem (doorgeschakelde) gesprekken Alle interne gesprekken GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 27

29 Binnen-Buitenland Met de optie Binnen - Buitenland kunt u filteren op basis van de verkeersregio. Alleen gesprekken met een verkeersregio die is aangevinkt zullen worden getoond in het rapport. U heeft de volgende opties: Optie Onbekend Intern Eigen netwerk Lokaal Nationaal Internationaal Uitleg Alle gesprekken waarvan de verkeersregio niet bekend is Alle interne gesprekken (binnen de PABX) Alle gesprekken binnen het eigen (mobiele) netwerk Alle lokale gesprekken Alle nationale gesprekken Alle internationale gesprekken Gesprekseigenschappen + Met de optie Gesprekseigenschappen kunt u filteren op basis van het type gesprek. Alleen gesprekstypen die zijn aangevinkt zullen worden getoond in het rapport. U heeft de volgende opties: Optie Roaming Afgebroken Mislukte oproep Conferentie Bezet Bedienpost Doorgeschakeld Uitleg Gesprekken met roamingkosten Inkomende gesprekken die niet zijn beantwoord Uitgaande gesprekken die zijn afgebroken door de beller Groepsgesprekken met meer dan twee partijen Gesprekken die niet beantwoord zijn omdat het gebelde toestel in gesprek was Gesprekken die zijn beantwoord of opgezet door bedienposten Gesprekken die zijn beantwoord en daarna zijn doorgestuurd naar een ander intern toestel of groepsnummer GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 28

30 Spraak Data Berichten Met de optie Spraak Data Berichten kunt u filteren op basis van het gesprekstype. Alleen de gesprekken van de typen die zijn aangevinkt zullen worden getoond in het rapport. U heeft de volgende opties: Optie Onbekend Spraak Berichten Data Uitleg Onbekende gesprekstypen Spraak gesprekken Berichten zoals SMS, MMS Datagesprekken zoals mobiele digitale diensten CDR invoer Met de optie CDR invoer kunt u de gespreksdata ə filteren op basis van hun oorsprong. U heeft de volgende opties: Optie PABX (Vast) Provider bestand (Mobiel) Uitleg De gespreksdata is afkomstig uit een PABX (via de Florin monitor) De gesprekdata is geïmporteerd vanuit een bestand (bijvoorbeeld afkomstig van een mobiele provider) Privé Zakelijk verkeer Met de optie Privé Zakelijk verkeer kunt u de gesprekken filteren op basis van hun classificatie. U heeft de volgende opties: Optie Niet ingedeeld Zakelijk Privé Uitleg Alle gesprekken die niet zijn geclassificeerd Alle als zakelijk geclassificeerde gesprekken Alle als privé geclassificeerde gesprekken GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 29

31 Providers Met de optie Providers kunt u gesprekken filteren op basis van de provider. Er zal een lijst worden getoond met alle providers die in het systeem aanwezig zijn. Door een provider aan te vinken worden alle gesprekken van de betreffende provider geselecteerd Nummer filter opties Met behulp van de Nummer Filter opties kunt u de gespreksgegevens in uw rapport filteren op gespreksnummers. Door de gewenste optie aan te vinken kunnen de filter parameters worden ingesteld. Wanneer een optie is aangevinkt zal er een veld worden weergegeven waarin één of meer nummers of nummerreeksen kunnen worden opgegeven die in het rapport moeten worden getoond. Bij het definiëren van nummerreeksen kunt u gebruik maken van de wildcards * (asterisk) en het? (vraagteken). Een asterisk gebruikt u om een willekeurige reeks cijfers voor te stellen en het vraagteken gebruikt u om exact één willekeurig cijfer voor te stellen. Ter illustratie een paar eenvoudige voorbeelden van het gebruik van wildcards: 06* = alle nummers die beginnen met 06; *032* = alle nummers waarin de cijfercombinatie 032 voorkomt; 10?? = de nummerreeks 1000 t/m 1099 ӯ Hieronder worden de verschillende filter opties nader toegelicht. Bellende nummers Met de Bellende nummers optie kunt u filteren op het telefoonnummer van de beller. Alleen de opgegeven telefoonnummers of nummerreeksen zullen worden getoond in het rapport. Aannemende nummers GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 30

32 Met de Aannemende nummers optie kunt u filteren op het telefoonnummer waarop het gesprek is aangenomen. Afhankelijk van het type PABX kan dit een toestelnummer of ook een groepsnummer zijn. DNIS nummers Met de DNIS nummers optie kunt u filteren op het Dialed Number Identification Service (DNIS) nummer. Het DNIS nummer is een cijferreeks die door het telefoonnetwerk wordt aangeboden, waarmee het nummer dat de beller heeft gekozen kan worden geïdentificeerd. Met behulp van deze optie kunt u het inkomend telefoonverkeer naar uw organisatie in kaart brengen. DID/DDI nummers ӯ Met de DID/DDI nummers optie kunt u filteren op Direct Dial-In (DDI) nummers (in Amerika bekend als Direct Inward Dialing (DID)). Hiermee kunt u de gesprekken filteren welke zijn gemaakt door het direct aankiesbare nummer te gebruiken. Interne gesprekken naar dat toestel zullen niet getoond worden. Accountcodes Met de Accountcodes optie kunt u telefoongesprekken filteren op basis van accountcodes. Een accountcode kan worden toegewezen aan een specifiek project, divisie of opdrachtgever. Bij het voeren van gesprekken kunnen de betreffende kosten, door een accountcode in te toetsen op het telefoontoestel, worden toegewezen aan specifieke projecten, divisies of opdrachtgevers. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 31

33 3.2.3 Datum & tijd filter opties Met de Datum & tijd filter opties kunt u de gesprekken weergegeven in het rapport verder filteren op datum en tijd. Door de gewenste optie aan te vinken kunnen de filter parameters worden ingesteld. Hieronder worden de verschillende filter opties nader toegelicht. Dagen van de week Met de Dagen van de week filter optie kunt u een filter plaatsen op de dagen waarop de gesprekken plaatsvonden. Indien de maandag is geselecteerd, dan zullen in het rapport alleen de gesprekken worden weergegeven die in de rapportageperiode op een maandag hebben plaatsgevonden. Dagelijkse periode + Met de Dagelijkse periode filter optie kunt u gesprekken selecteren die binnen de rapportageperiode tussen de ingestelde tijdstippen plaatsvonden. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken over een maand en alleen rapporteren over de gesprekken tussen 8:00 en 17:00 uur Duur filter opties Met de Duur filter opties kunt u in uw rapport de gesprekken selecteren op basis van de gespreksduur. Door de gewenste optie aan te vinken kunnen de filter parameters worden ingesteld. De verschillende filter opties worden nu nader toegelicht. Wachttijd Met de Wachttijd filter optie kunt u gesprekken selecteren op basis van wachttijd. U kunt een minimale en een maximale wachttijd opgeven. Alle gesprekken met een wachttijd tussen de opgegeven tijden zullen worden getoond in het rapport. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 32

34 Gespreksduur Met de Gespreksduur filter optie kunt u gesprekken selecteren op basis van de gesprekstijd. U kunt een minimale en een maximale gespreksduur opgeven. Alle gesprekken met een gespreksduur tussen de ingestelde waarden zullen worden weergegeven in het rapport. ӯ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 33

35 3.3 Rapport instellingen tabblad Het Rapport instellingen tabblad is niet in elk rapport aanwezig. Onder het Rapport instellingen tabblad staan alleen opties die specifiek voor het betreffende rapport beschikbaar zijn. Zie hoofdstuk 4 voor een complete beschrijving van alle rapporten met alle specifieke rapportopties. Լ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 34

36 3.4 Netwerken / Trunks tabblad Het tabblad Netwerken / Trunks is alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Onder het tabblad Netwerken / Trunks kunt u specifieke PBX's, netwerken en trunken selecteren om over te rapporteren. Achter Rapporteer over kunt u selecteren of u PBX's, trunks of netwerken wilt selecteren Selectie van PBX's Florin kan gegevens uit meerdere PBX's verzamelen en verwerken. Standaard wordt gerapporteerd over alle PBX's. Indien u specifiek over bepaalde PBX's wilt rapporteren dan dient u de optie Een of meer pabxs te selecteren. Er zal dan een lijst worden gegeven met alle PBX's die in het systeem aanwezig zijn. Door het vakje voor de naam van de PBX aan te vinken wordt de betreffende PBX geselecteerd. Wanneer u daarna een rapport genereerd, dan zal alleen gerapporteerd worden over de geselecteerde PBX's Selectie van trunks Լ Indien u specifiek over bepaalde trunklijnen wilt rapporteren dan dient u de optie Een of meer trunks te selecteren. Er zal dan een lijst worden gegeven met alle trunklijnen die in het systeem aanwezig zijn. Door het vakje voor de trunklijn aan te vinken wordt de betreffende trunklijn geselecteerd. Wanneer u daarna een rapport genereerd, dan zal alleen gerapporteerd worden over de geselecteerde trunklijnen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 35

37 3.4.3 Selectie van netwerken Een netwerk is het netwerk van een telecom operator (telefoonbedrijf) waaraan de trunklijnen zijn verbonden. Indien u wilt rapporteren over het telefoonverkeer over bepaalde netwerken, dan dient u de optie Een of meer networks te selecteren. Er zal dan een lijst worden gegeven met alle netwerken die aan het systeem verbonden zijn. Door het vakje voor het netwerk aan te vinken wordt het betreffende netwerk geselecteerd. Wanneer u daarna een rapport genereerd, dan zal alleen gerapporteerd worden over het verkeer van en naar de geselecteerde netwerken. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 36

38 3.5 Organisatieboom tabblad Selecteren van bedrijfsonderdelen, personen en artikelen Onder het tabblad Organisatieboom kunt u selecteren over welke afdelingen, personen of artikelen u een rapportage wilt maken. De organisatieboom geeft u een overzicht van de structuur van uw organisatie. In de organisatieboom kunt u de volgende type items selecteren: Bedrijfsonderdeel(en): De gehele organisatie of afdelingen binnen de organisatie. Gebruiker(s): De personen in de organisatie. Artikel(en): Vaste telefoontoestellen, mobiele telefoontoestellen, faxen, modems, etc. Om een rapportage te maken over een afdeling, persoon of artikel moet u de volgende stappen doorlopen: 1. Selecteer het type item waarover u een rapportage wilt maken: Bedrijfsonderdeel(en), Gebruiker(s) of Artikel(en). Na uw keuze zal in de organisatieboom een check box verschijnen voor alle items van dit type. 2. Vink in de organisatieboom de check boxen aan van de items waarover u wilt rapporteren. 3. Klik rechtsboven in het scherm op Volgende om verder te gaan. 痐 ӱ Zoeken naar een specifiek item in het organisatie overzicht. M.b.v. Zoeken en Zoek volgende rechtboven in het scherm kunt u eenvoudig in het organisatie overzicht specifieke items opzoeken en selecteren De gehele organisatie selecteren Indien u een rapport wilt maken over uw gehele organisatie, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in het keuzemenu Rapporteer over: de optie Bedrijfsonderdeel(en). 2. In het organisatie overzicht zal nu bij alle bedrijfsonderdelen een check box verschijnen. 3. Vink in het organisatie overzicht de check box aan van het hoogste bedrijfsonderdeel in de organisatieboom. Hiermee worden ook automatisch alle onderliggende afdelingen geselecteerd. 4. Klik op het tabblad Rapport om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 37

39 3.5.2 Één of meerdere bedrijfsonderdelen selecteren De volgende stappen moeten worden doorlopen om een rapport te maken over één of meerdere bedrijfsonderdelen: 1. Selecteer in het keuzemenu Rapporteer over: de optie Bedrijfsonderdeel(en). 2. In het organisatie overzicht zal nu bij alle bedrijfsonderdelen een check box verschijnen. 3. Vink in het organisatie overzicht de check box aan van de bedrijfsonderdelen waarover u een rapport wilt maken. Door op de + te klikken kunnen onderliggende bedrijfsonderdelen worden geselecteerd. 4. Klik op het tabblad Rapport om het rapport te genereren Personen selecteren Om een rapport te maken over één of meerdere personen moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Selecteer in het keuzemenu Rapporteer over: de optie Gebruiker(s). 2. In het organisatie overzicht zal nu bij alle personen een check box verschijnen. 3. Vink in het organisatie overzicht de check box aan van de personen waarover u een rapport wilt maken. Door op de + te klikken kunnen personen in onderliggende bedrijfsonderdelen worden geselecteerd. 4. Klik op het tabblad Rapport om het rapport te genereren. 篰 ӱ Artikelen selecteren Om een rapport te maken over één of meerdere artikelen moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Selecteer in het keuzemenu Rapporteer over: de optie Artikel(en). 2. In het organisatie overzicht zal nu bij alle artikelen een check box verschijnen. 3. Vink in het organisatie overzicht de check box aan van de artikelen waarover u een rapport wilt maken. Door op de + te klikken worden artikelen in onderliggende bedrijfsonderdelen zichtbaar. 4. Klik op het tabblad Rapport om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 38

40 3.5.5 Zoeken in de organisatieboom Bij grote bedrijven kan de organisatieboom zeer uitgebreid worden. Het vinden van specifieke items in het organisatie overzicht kan dan lastig worden. In deze gevallen kan de zoekfunctie uitkomst bieden. Met behulp van de zoekfunctie kunt u eenvoudig zoeken naar een specifiek type item door alleen een paar letters of cijfers uit de naam van het item op te geven. Om te zoeken in de organisatieboom volg de volgende stappen: 1. Klik op de Zoeken optie rechtsboven in het scherm. Het zoekvenster zal nu verschijnen. 2. Typ in het Zoek naar veld één of meer karakters in van de naam van het item waarnaar u op zoek bent. Er zal gezocht worden naar alle items met een naam waarin de opgegeven karaktercombinatie voorkomt. Er kunnen geen wildcards worden opgegeven. 3. Daarnaast kunt u ook selecteren welk type item u zoekt (een bedrijfsonderdeel, persoon of artikel). 4. Klik op Zoeken om de zoekopdracht te starten of op Annuleren om de zoekopdracht af te breken en terug te keren naar het organisatie scherm. 5. Zodra er een item is gevonden, zal de zoekopdracht worden onderbroken en zal in het organisatie overzicht het betreffende item worden weergegeven. 뀠ӱ 6. Indien gewenst kunt u het gevonden item selecteren door het item aan te vinken. 7. Om in het organisatie overzicht verder te zoeken, klik op de Zoek volgende optie rechtsboven in het scherm. 8. Zodra er een volgend item is gevonden dat ook voldoet aan de zoekopdracht, zal de zoekopdracht worden onderbroken en zal in het organisatie overzicht het betreffende item worden weergegeven. 9. Indien gewenst kunt u het gevonden item selecteren door het item aan te vinken. 10. U kunt de Zoek volgende optie verder gebruiken totdat u al uw items heeft gevonden. Om verder te gaan met het maken van het rapport klik op Volgende rechtsboven in het scherm. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 39

41 3.6 Rapport tabblad Wanneer een rapport is gegenereerd, dan wordt bovenin het rapport een werkbalk weergegeven. Deze werkbalk bevat verschillende knoppen waarmee men door het rapport kan bladeren, het rapport kan printen en het rapport kan exporteren naar verschillende bestandsformaten Door het rapport bladeren Met de onderstaande knoppen kunt u door het rapport bladeren. Met de < knop gaat u naar de eerste pagina van het rapport, met de < knop gaat u één pagina terug in het rapport, met de > knop bladert u één pagina verder in het rapport en met de > knop gaat u naar de laatste pagina in het rapport. In het midden is het huidige paginanummer en het totaal aantal pagina's weergegeven In- en uitzoomen U heeft ook de mogelijkheid op in het rapport in en uit te zoomen. U kunt de zoom factor selecteren in de onderstaande dropdown lijst. 楀 ӳ Een rapport exporteren Om een rapport op te slaan moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Start het rapport en geef de rapport parameters op in de Basis instellingen, Filter opties en Organisatieboom tabbladen 2. Klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. 3. In de werkbalk selecteer in de Export to the selected format dropdown lijst het bestandstype waarin u uw rapport wilt opslaan en klik op de Export knop ernaast. U kunt kiezen uit de bestandsformaten TIFF, PDF en CSV. 4. Het volgende dialoog window zal nu verschijnen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 40

42 5. Klik op Openen/Open om het bestand te openen, op Save/Opslaan om het bestand op te slaan of op Cancel/Annuleren om de export af te breken. 6. Na het selecteren van Save/Opslaan zal een Save As dialoog window verschijnen waarin u de naam en de lokatie waaronder het rapport wordt opgeslagen nog kunt wijzigen. Klik op de Save/Opslaan knop om het bestand op te slaan of op Cancel/Annuleren om de export af te breken. 鮀 ӳ Rapport opnieuw genereren Met de onderstaande knop in de rapport werkbalk kunt u het rapport verversen en opnieuw genereren Het rapport uitprinten U kunt het rapport uitprinten door op de onderstaande knop te klikken. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 41

43 3.7 Grafiek tabblad Bij de meeste rapporten is het ook mogelijk om een grafiek te maken van het rapport. Bij deze rapporten wordt het Grafiek tabblad geactiveerd. Zodra dit tabblad wordt aangeklikt zal er een grafiek gegenereerd worden van het rapport. In het Grafiek tabblad zijn er verschillende opties aanwezig waarmee u de grafiek eenvoudig naar uw eigen wensen kunt aanpassen. ꉀӳ Om een grafiek te maken moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Selecteer het rapport en genereer het rapport met behulp van de verschillende rapport tabbladen. 2. Klik op het Grafiek tabblad. 3. Er zal direct een grafiek genereert worden, welke het beste aansluit op de data in het rapport. 4. Bij de optie Grafiektype kunt u de type grafiek selecteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 42

44 3.8 Inroosteren Met Florin heeft u de mogelijkheid om rapporten in te roosteren en deze op gezette tijden naar uw inbox te laten sturen. Rapporten kunnen worden ingeroosterd voor of nadat een rapport is gemaakt. Een rapport vooraf inroosteren kan handig wanneer u een rapport wil maken over een lange periode en u niet lang wilt wachten bij het genereren van het rapport. Een bestaand rapport kunt u bijvoorbeeld zodanig inroosteren dat deze automatisch elke week op een vast tijdstip wordt gegenereerd en daarna naar uw adres wordt gestuurd Hoe een rapport in te roosteren U kunt een rapport inroosteren in de rapport pagina onder het tabblad Inroosteren. Voordat een rapport kan worden ingeroosterd, moeten alle rapportinstellingen opgegeven zijn, zoals de rapportperiode en over welke onderdelen in de organisatieboom moet worden gerapporteerd. Deze parameters kunnen worden opgegeven onder de Basisinstellingen en de Organisatieboom tabbladen. Լ Om een rapport in te roosteren moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Klik op het Inroosteren tabblad en voer een naam voor de taak in. 2. Selecteer wanneer u het rapport wilt inroosteren: Nee, onmiddellijk of Ja. 3. Selecteer de datum en het tijdstip wanneer het rapport moet worden gegenereerd. 4. Selecteer in welk formaat (PDF, Excel of CSV) het rapport als bijlage moet worden verzonden. 5. Met optie Opslaan op schijf kunt u opgeven of een extra kopie van het rapport op de systeem server moet worden opgeslagen. 6. Selecteer of het rapport eenmalig of periodiek moet worden gegenereerd en met welk interval. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 43

45 7. Selecteer de prioriteit voor de waarmee het rapport zal worden verzonden. 8. Onder omschrijving kunt u eventueel nog extra opmerkingen toevoegen. 9. Om het rapport definitief in te roosteren, klik op de Rapport inroosteren knop. 10. Er zal nu het Taakbeheer scherm verschijnen met een overzicht van al uw ingeroosterde taken. + Van iedere taak in Taakbeheer wordt de volgende informatie getoond: Veld Naam Inroosteren Status Eigenaar Type Aangemaakt Uitleg De naam van de taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak moet worden uitgevoerd De status van de taak De persoon die de eigenaar is van de taak Het type taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak is aangemaakt De status van een ingeroosterd rapport aanpassen In Taakbeheer kunt u ook tijdelijk het inroosteren van een rapport stopzetten, het rapport blijft dan wel beschikbaar in de lijst en kan later opnieuw ingeroosterd worden. Daarnaast kunt u voor een rapport ook de interval instellingen wijzigingen. Om het inroosteren van een rapport tijdelijk stop te zetten, klik op Pauzeer. Om een ingeroosterd rapport uit de lijst te verwijderen, klik op Verwijder. Om een rapport opnieuw in te roosteren, klik op Opnieuw inroosteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 44

46 3.8.3 Een rapport opnieuw inroosteren Wanneer u de Opnieuw inroosteren optie heeft aangeklikt, zal het volgende scherm verschijnen: U kunt nu de instellingen wijzigen. U heeft hierin de volgende opties: Taak opslaan: Sla alle gemaakte wijzigingen op. ӳٱ Annuleren: Verlaat het opnieuw inroosteren zonder de wijzigingen op te slaan. Eigendom claimen: Stel jezelf in als eigenaar van het rapport, zodat het rapport naar je eigen adres wordt verstuurd. Herstel status: Verander de status van pauze naar actief. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 45

47 4. Rapporten Florin geeft u de mogelijkheid om flexibele rapportages op te stellen waarmee u inzicht kunt krijgen in al uw telecommunicatie middelen. Florin heeft een groot aantal standaard rapporten voor de meest gebruikte rapportages. Met een paar stappen kunt u eenvoudig de door u gewenste rapportage maken. De rapporten zijn ingedeeld naar functionaliteit, we onderscheiden o.a. kostenrapporten, bereikbaarheidsrapporten, belgedragrapporten, trunk rapporten en systeembeheerrapporten. Daarnaast hebt u met de Gespreksanalyse optie de mogelijkheid om zelf rapportages te maken over uw gespreksgegevens. 4.1 Kostenrapporten Met de kostenrapporten kunt u eenvoudig inzicht krijgen in uw Telecom kosten. Hiervoor zijn er een groot aantal rapporten beschikbaar. De onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare kostenrapporten binnen Florin. In de volgende paragrafen worden de verschillende kostenrapporten nader toegelicht. Rapport Beschrijving Top 10 gebruikers Top 10 gesprekken Top 10 SMS Top 10 data Per afdeling detail Per gebruiker Per gebruiker detail Privé zakelijk per gebruiker Gesprekken binnen-buitenland Privé zakelijk binnen-buitenland Totaal overzicht gesprekken Overzicht op accountcode Geeft u een lijst met de gebruikers met de hoogste kosten Geeft u een overzicht van de duurste gesprekken Geeft u een overzicht van de duurste SMS berichten Geeft u een overzicht van de duurste data gesprekken Geeft u een gedetailleerd overzicht van alle kosten per afdeling Geeft u een overzicht van alle kosten per gebruiker Geeft u een gedetailleerd overzicht van alle kosten per gebruiker Geeft u een overzicht van alle gesprekskosten per gebruiker gespecificeerd naar classificatie Geeft u een totaal + overzicht van alle gesprekken gespecificeerd naar bestemming Geeft u een totaal overzicht van alle gesprekken gespecificeerd naar bestemming en classificatie Geeft u een totaal overzicht van alle kosten per afdeling Geeft u een overzicht van alle gesprekken per accountcode Overzicht op accountcode en toestel Geeft u een overzicht van alle gesprekken per accountcode en toestel Kosten per provider Geeft u een overzicht van alle kosten gespecificeerd per provider GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 46

48 4.1.1 Top 10 gebruikers rapport Het Top 10 gebruikers rapport geeft een overzicht van de gebruikers met de hoogste kosten. Standaard wordt de top-10 lijst weergegeven, maar u kunt bij de rapport instellingen zelf bepalen hoeveel gebruikers in het rapport moeten worden getoond. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 gebruikers rapport. In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Aantal gesprekken Totale gesprekskosten Uitleg Het bedrijfsonderdeel waaronder de gebruiker valt De naam van de persoon waaraan de kosten zijn verbonden Het totaal aantal gesprekken binnen de rapportageperiode De totale gesprekskosten binnen + de rapportageperiode Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Top 10 gebruikers. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Het maximale aantal is Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 47

49 4.1.2 Top 10 gesprekken rapport Het Top 10 gesprekken rapport geeft een lijst van de duurste gesprekken. Standaard wordt de 10 gesprekken met de hoogste kosten weergegeven, maar u kunt dit aantal onder de rapport instellingen zelf instellen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 gesprekken rapport. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Datum/Tijd Beller Bestemming Gespr. duur Kosten Uitleg Het bedrijfsonderdeel of afdeling Naam van de gebruiker + De startdatum en tijd van het gesprek Het nummer van de beller Het nummer van de bestemming De tijdsduur van het gesprek De gesprekskosten Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Top 10 gesprekken. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Het maximale aantal is Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 48

50 4.1.3 Top 10 SMS rapport Het Top 10 SMS rapport geeft een lijst van de gebruikers met de hoogste kosten met betrekking tot het versturen en ontvangen van SMS berichten. De lijst kan worden opgesteld op basis van artikelen (telefoonnummers), personen of afdelingen. Standaard wordt de top-10 lijst weergegeven, maar u kunt bij de rapport instellingen zelf bepalen hoeveel gebruikers in het rapport moeten worden getoond. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 SMS rapport op basis van artikel (telefoonnummer). In het rapport wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Extensie Naam Bedrijfsonderdeel Inkomend Uitgaand Totaal Uitleg Het artikel (telefoonnummer), indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Artikelen. De naam van de persoon, indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Personen. + Naam van de afdeling, indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Afdelingen. Alle kosten van ontvangen SMS berichten Alle kosten van verzonden SMS berichten De totale kosten van SMS berichten Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Top 10 SMS. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter Rapport resultaat kunt u selecteren of de lijst wordt opgesteld op basis van artikelen (telefoonnummers), personen of afdelingen. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 49

51 5. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Het maximale aantal is Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 50

52 4.1.4 Top 10 data rapport Het Top 10 data rapport geeft een lijst van de duurste gebruikers met betrekking tot het versturen en ontvangen van data. Deze data kan het gevolg zijn van digitale diensten geleverd door mobiele providers, denk hierbij aan webtoegang, s ontvangen en versturen, streaming video, on-line gaming en het uploaden/download van ringtones, muziek bestanden en wallpapers. De lijst kan worden opgesteld op basis van artikelen (telefoonnummers), personen of afdelingen. Standaard wordt de top-10 lijst weergegeven, maar u kunt bij de rapport instellingen zelf bepalen hoeveel gebruikers in het rapport moeten worden getoond. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 data rapport op basis van artikel (telefoonnummer). In het rapport wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Extensie Naam Bedrijfsonderdeel Volume Duur Totale kosten Uitleg + Het artikel (telefoonnummer), indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Artikelen. De naam van de persoon, indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Personen. Naam van de afdeling, indien is gekozen voor een rapport met als rapportresultaat Afdelingen. De hoeveelheid data dat is ontvangen en verzonden De tijdsduur voor het ontvangen en verzenden van data De totale kosten voor het ontvangen en verzenden van data Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Top 10 data. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter Rapport resultaat kunt u selecteren of de lijst wordt opgesteld op basis van artikelen (telefoonnummers), personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 51

53 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Het maximale aantal is Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 52

54 4.1.5 Per afdeling detail rapport Het Per afdeling detail rapport geeft u een overzicht van alle gesprekskosten gespecificeerd per afdeling en naar vast/mobiel. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Per afdeling detail rapport. In de rapportage wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Uitleg Bedrijfsonderdeel De naam van het bedrijfsonderdeel of afdeling Mobiel Internationaal Van mobiele telefoontoestellen alle kosten van internationale gesprekken Mobiel Nationaal Van mobiele telefoontoestellen alle kosten van nationale gesprekken Mobiel Naar mobiel Van mobiele telefoontoestellen alle kosten van gesprekken naar mobiele nummers Mobiel Tekst/SMS Van mobiele telefoontoestellen alle kosten van tekst/sms berichten Mobiel Data Van mobiele telefoontoestellen alle kosten van data diensten Mobiel Totaal Van mobiele telefoontoestellen de totale gesprekskosten Vast Internationaal Van vaste telefoontoestellen alle kosten van internationale gesprekken + Vast Nationaal Van vaste telefoontoestellen alle kosten van nationale gesprekken Vast Lokaal Van vaste telefoontoestellen alle kosten van lokale gesprekken Vast Naar mobiel Van vaste telefoontoestellen alle kosten van gesprekken naar mobiele nummers Vast Totaal Van vaste telefoontoestellen de totale gesprekskosten Abonnementen De totale abonnementskosten Totaal De totale kosten Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Per afdeling detail. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 53

55 4.1.6 Per gebruiker rapport Het Per gebruiker rapport geeft u per afdeling een overzicht van alle gesprekskosten gespecificeerd per persoon. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Per gebruiker rapport. In het rapport worden de volgende statistieken weergegeven: Ҿ Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Aantal gesprekken Kosten Uitleg De naam van het bedrijfsonderdeel waar de persoon onder valt De naam van de persoon Het aantal gesprekken van de betreffende persoon waaraan kosten zijn verbonden. Dit is dus exclusief de gesprekken waar geen gesprekskosten aan zijn verbonden, zoals inkomende gesprekken. De totale gesprekskosten. Dit is inclusief roamingkosten, gesprekskosten contracten, etc. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Per gebruiker. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 54

56 4.1.7 Per gebruiker detail rapport Het Per gebruiker detail rapport geeft u van elke gebruiker een gedetailleerd overzicht van de gemaakte gesprekskosten van alle interne, lokale, nationale en internationale gespreken binnen de opgegeven rapportageperiode. Daarnaast worden de gebruikers per afdeling weergegeven. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Per gebruiker detail rapport. Ҿ In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Uitleg De naam van de afdeling De naam van de persoon Spraak, data, berichten Het type gesprek, een spraak, data of berichten (SMS) gesprek Binnen-buitenland Aantal gesprekken Kosten Geeft van gesprekken de regio van de bestemming aan, bijv. een intern, lokaal, nationaal of internationaal gesprek Het totaal aantal gesprekken De totale gesprekskosten Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Per gebruiker detail. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 55

57 4.1.8 Privé Zakelijk per gebruiker rapport Het Privé Zakelijk per gebruiker rapport geeft een overzicht van de gesprekskosten op basis van de gespreksclassificatie. In het rapport worden alle gesprekskosten van alle zakelijke, privé en niet geclassificeerde gesprekken weergegeven onderverdeeld naar afdeling, persoon en extensie. Er kan gerapporteerd worden over een bepaalde tijdsperiode, over verschillende afdelingen, personen of artikelen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Privé Zakelijk per gebruiker rapport. In de rapportage worden onderverdeeld per afdeling en persoon de volgende statistieken weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Extensie Privé kosten Zakelijke gesprekskosten Verboden kosten Niet ingedeelde kosten Kosten Uitleg De naam van de afdeling De naam van de persoon Het extensienummer 㒐 De gesprekskosten van alle als privé geclassificeerde gesprekken De gesprekskosten van alle als zakelijk geclassificeerde gesprekken De gesprekskosten van alle gesprekken naar verboden nummers De gesprekskosten van alle niet geclassificeerde gesprekken De totale gesprekskosten van alle privé, zakelijke, verboden en niet geclassificeerde gesprekken Om het wachttijd rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Privé Zakelijk per gebruiker. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 56

58 4.1.9 Gesprekken Binnen-buitenland rapport Het Gesprekken Binnen-buitenland rapport geeft u in één overzicht een beschrijving, het aantal, de gespreksduur en de kosten van uw gesprekken. Alleen gesprekken waaraan kosten zijn verbonden zijn opgenomen in dit rapport. In het rapport wordt onderscheid gemaakt in gesprekken gevoerd vanaf een vast toestel en gesprekken gevoerd vanaf een mobiel toestel. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Gesprekken Binnen-buitenland rapport. Ҿ In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Telefoon Spraak/Data/Bericht Regio Beschrijving Aantal Duur Kosten Uitleg Geeft aan of de gesprekken zijn gevoerd vanaf een vast of mobiel toestel Geeft het type gesprek aan (d.w.z. spraak, data, berichten of onbekend) Geeft de verkeersregio aan van het gesprek, de volgende opties zijn mogelijk: Onbekend: Alle gesprekken waarvan de verkeersregio niet bekend is Intern: Alle interne gesprekken (binnen de PABX) Eigen netwerk: Alle gesprekken binnen het eigen (mobiele) netwerk Lokaal: Alle lokale gesprekken Nationaal: Alle nationale gesprekken Internationaal : Alle internationale gesprekken Geeft een beschrijving van het gesprek Het totaal aantal gesprekken De totale gespreksduur van alle gesprekken De totale gesprekskosten GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 57

59 Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Gesprekken Binnen-buitenland. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 58

60 Privé Zakelijk Binnen-buitenland rapport Het Privé Zakelijk Binnen-buitenland rapport geeft u in één overzicht de kosten van uw gesprekken onderverdeelt naar de gespreksclassificatie. In het rapport wordt onderscheid gemaakt in gesprekken gevoerd vanaf een vast toestel en gesprekken gevoerd vanaf een mobiel toestel. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Privé Zakelijk Binnen-buitenland rapport. + In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Telefoon Spraak/Data/Bericht Regio Beschrijving Privé kosten Zakelijke kosten Uitleg Geeft aan of de gesprekken zijn gevoerd vanaf een vast of mobiel toestel Geeft het type gesprek aan (d.w.z. spraak, data of berichten) Geeft de verkeersregio aan van het gesprek, de volgende opties zijn mogelijk: Onbekend: Alle gesprekken waarvan de verkeersregio niet bekend is Intern: Alle interne gesprekken (binnen de PABX) Eigen netwerk: Alle gesprekken binnen het eigen (mobiele) netwerk Lokaal: Alle lokale gesprekken Nationaal: Alle nationale gesprekken Internationaal : Alle internationale gesprekken Geeft een beschrijving van het gesprek De kosten van alle als privé geclassificeerde gesprekken De kosten van alle als zakelijke geclassificeerde gesprekken Niet geclassificeerde kosten De kosten van alle niet geclassificeerde gesprekken Totaal De totale gesprekskosten GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 59

61 Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Privé Zakelijk Binnen-Buitenland. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 60

62 Totaal overzicht gesprekken rapport Het Totaal overzicht gesprekken rapport geeft u een overzicht van het aantal gesprekken, de gespreksduur en de kosten van zowel vaste als mobiele gesprekken. Het rapport is in drie varianten beschikbaar, namelijk op basis van: Tijdsinterval: de statistieken worden per tijdsinterval weergegeven; Personen: de data wordt per persoon weergegeven; Bedrijfsonderdelen/afdelingen: de data wordt per afdeling weergegeven. Hieronder zijn voorbeelden weergegeven van alle drie varianten. Totaal overzicht gesprekken rapportage op tijdsbasis Totaal overzicht gesprekken rapportage op personen 킐Ҿ Totaal overzicht gesprekken rapportage op bedrijfsonderdelen GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 61

63 In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Interval/Naam/Bedrijfsonderdeel Aantal gesprekken Mobiel Aantal gesprekken Vast Aantal gesprekken Totaal Gespreksduur Mobiel Gespreksduur Vast Gespreksduur Totaal Kosten Mobiele gesprekken Kosten Mobiele data/sms Kosten Vaste gesprekken Kosten Abonnementen Kosten Totaal Uitleg Het tijdsinterval/de naam van de personen/de naam van het bedrijfsonderdeel of afdeling (afhankelijk van de gekozen rapportvariant) Het aantal gesprekken van mobiele telefoontoestellen Het aantal gesprekken van vaste telefoontoestellen Het totaal aantal gesprekken De gespreksduur van alle gesprekken van mobiele telefoontoestellen De gespreksduur van alle gesprekken van vaste telefoontoestellen De totale gespreksduur van alle gesprekken De gesprekskosten van alle mobiele telefoontoestellen De totale kosten van alle dataverkeer en SMS berichten De gesprekskosten van alle vaste telefoontoestellen De totale abonnementskosten De totale kosten Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Totaal overzicht gesprekken. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel voor het rapport en de rapportageperiode voor het rapport op. Selecteer achter Rapport resultaat de rapportvariant: Op tijdsbasis, Personen of Afdelingen. Indien u voor tijdsbasis heeft gekozen, selecteer dan achter Interval het tijdsinterval waarover de statistieken in het rapport moet worden weergegeven. Welke tijdsintervallen u kunt kiezen, is afhankelijk van de geselecteerde Ҿrapportageperiode. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 62

64 Overzicht op accountcode rapport Een accountcode kan worden toegewezen aan een specifiek project, divisie of opdrachtgever. Bij het voeren van gesprekken kunnen de betreffende kosten, door een accountcode in te toetsen op het telefoontoestel, worden toegewezen aan specifieke projecten, divisies of opdrachtgevers. Het Overzicht op accountcode rapport geeft u een overzicht van alle gesprekken gespecificeerd naar accountcode. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Overzicht op accountcode rapport. In het rapport worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Accountcode Inkomend Gesprekken Inkomend Duur Uitgaand Gesprekken Uitgaand Duur Tandem Gesprekken Tandem Duur Uitleg De accountcode Het aantal inkomende gesprekken + De totale gespreksduur van alle inkomende gesprekken Het aantal uitgaande gesprekken De totale gespreksduur van alle uitgaande gesprekken Het aantal tandem gesprekken De totale gespreksduur van alle tandem gesprekken Totaal Aantal gesprekken Het totaal aantal gesprekken Totaal Duur Totaal Kosten De totale gespreksduur van alle gesprekken De totale gesprekskosten. Dit is inclusief roamingkosten, gesprekskosten contracten, etc. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Overzicht op accountcode. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 63

65 Overzicht op accountcode en toestel rapport Een accountcode kan worden toegewezen aan een specifiek project, divisie of opdrachtgever. Bij het voeren van gesprekken kunnen de betreffende kosten, door een accountcode in te toetsen op het telefoontoestel, worden toegewezen aan specifieke projecten, divisies of opdrachtgevers. Het Overzicht op accountcode en toestel rapport geeft voor uw gehele organisatie een overzicht van alle gevoerde gesprekken met accountcodes. De gesprekken worden gespecificeerd naar accountcode en toestelnummer. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Overzicht op accountcode en toestel rapport. In het rapport worden de volgende statistieken weergegeven: + Kolom Accountcode Extensie Naam Inkomend Gesprekken Inkomend Duur Uitgaand Gesprekken Uitgaand Duur Tandem Gesprekken Tandem Duur Uitleg De accountcode Het toestelnummer Naam van de persoon of afdeling waaraan het toestel is toegewezen Het aantal inkomende gesprekken De totale gespreksduur van alle inkomende gesprekken Het aantal uitgaande gesprekken De totale gespreksduur van alle uitgaande gesprekken Het aantal tandem gesprekken De totale gespreksduur van alle tandem gesprekken Totaal Aantal gesprekken Het totaal aantal gesprekken Totaal Duur Totaal Kosten De totale gespreksduur van alle gesprekken De totale gesprekskosten. Dit is inclusief roamingkosten, gesprekskosten contracten, etc. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Overzicht op Accountcode en toestel. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 64

66 Kosten per provider rapport Het kosten per provider rapport geeft u een overzicht van alle kosten onderverdeelt per providers. De kosten worden weergegeven per tijdsinterval, de lengte van het interval kunt u instellen bij de Basisinstellingen onder Interval. Per provider zal een aparte kolom worden weergegeven. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Kosten per provider rapport. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Kosten per provider. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. U kunt ook het interval bepalen waarover de kosten moeten worden weergegeven in het rapport. Afhankelijk van de gekozen rapportageperiode, Ҿ kunt u kiezen uit een kwartier, uur, dag, week, maand of kwartaal. Indien u heeft gekozen voor de optie Instelbaar dan zal het meest optimale interval automatisch worden bepaald. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 65

67 4.2 Belgedragrapporten Met de belgedragrapporten kunt u eenvoudig inzicht krijgen over het beldrag binnen uw organisatie. Hiervoor zijn er een aantal rapporten beschikbaar. De onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare belgedragrapporten. In de volgende paragrafen worden de verschillende belgedragrapporten nader toegelicht. Rapport Top 10 SMS aantal Top 10 langste gespreksduur Top 10 meest gebelde nummers Top 10 Data volume Gespreksdetails Gespreksrichting Gesprekken per provider Verboden nummers Beschrijving Geeft u een top 10 lijst van de artikelen/personen/afdelingen die het meeste SMS berichten hebben ontvangen en verzonden Geeft u een top 10 lijst met de langste gesprekken Geeft u een top 10 lijst van de meest gebelde nummers Geeft u een top 10 lijst van de artikelen/personen/afdelingen die de meeste data hebben ontvangen en verzonden Geeft u de details over de gesprekken Geeft u informatie over inkomende en uitgaand verkeer Geeft u per provider een overzicht van alle gesprekken Geeft u een overzicht van alle gesprekken naar verboden nummers + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 66

68 4.2.1 Top 10 SMS aantal rapport Het Top 10 SMS rapport geeft u een top 10 lijst van de artikelen, personen of afdelingen die het meeste SMS berichten hebben ontvangen en verzonden. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 SMS aantal rapport. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Extensie/Naam/bedrijfsonderdeel Inkomend Uitgaand Totaal Uitleg Het telefoonnummer van het artikel/de naam van de persoon/de afdelingsnaam (afhankelijk van de keuze bij rapport resultaat) Het aantal ontvangen SMS berichten + Het aantal verzonden SMS berichten Het totaal aantal SMS berichten Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Top 10 SMS aantal. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 67

69 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. Ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 68

70 4.2.2 Top 10 langste gespreksduur rapport Het Top 10 langste gespreksduur rapport geeft u een top 10 overzicht van de gesprekken met de langste gespreksduur binnen de geselecteerde rapportageperiode. Er kan gerapporteerd over personen of afdelingen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 langste gespreksduur rapport. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Naam/bedrijfsonderdeel Uitleg De naam van de persoon of afdeling (afhankelijk van de keuze bij rapport resultaat) Nummer van de andere partij Het telefoonnummer van de andere partij Richting Datum/Tijd Totale kosten Gespreksduur De richting van het gesprek + De startdatum en tijd van het gesprek De kosten van het gesprek De lengte van het gesprek Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Top 10 langste gespreksduur. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 69

71 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. Ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 70

72 4.2.3 Top 10 meest gebelde nummers rapport Het Top 10 meest gebelde nummers rapport geeft u een overzicht van de meest gebelde nummers. Dit kunnen zowel inkomende als uitgaande gesprekken zijn. Standaard wordt de top-10 lijst weergegeven, u kunt echter onder het tabblad rapport instellingen zelf instellen hoeveel nummers in het rapport moeten worden getoond. U kunt rapporteren over personen of over afdelingen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 meest gebelde nummers rapport. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Naam/bedrijfsonderdeel Uitleg + De naam van de persoon of afdeling (afhankelijk van de rapport resultaat keuze) Nummer van de andere partij Het telefoonnummer van de andere partij Richting Aantalgesprekken De richting van het gesprek Het totaal aantal gesprekken Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Top 10 meest gebelde nummers. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 71

73 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Ҿ 6. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 72

74 4.2.4 Top 10 data volume rapport Het Top 10 data volume rapport geeft u een top 10 lijst van de artikelen, personen of afdelingen die de meeste data hebben ontvangen en verzonden. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 data volume rapport. + In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Extensie/Naam/bedrijfsonderdeel Volume (MB) Duur Aantal keer verbonden Uitleg Het telefoonnummer van het artikel/de naam van de persoon/de afdelingsnaam (afhankelijk van de rapport resultaat keuze) De hoeveelheid data (in Megabyte) dat is ontvangen en verzonden De totale tijdsduur dat is gebruikt voor het ontvangen en verzenden van data Het aantal verschillende sessies dat is gebruikt voor het ontvangen en verzenden van data Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Top 10 data volume. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 73

75 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. Ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 74

76 4.2.5 Gespreksdetails rapport Het Gespreksdetails rapport geeft u een overzicht van alle gesprekken in de geselecteerde rapportageperiode. U kunt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. Let op: Dit rapport kan potentieel zeer veel resultaten opleveren. Om te voorkomen dat het genereren van het rapport te lang duurt en het systeem teveel belast, is standaard het aantal weer te geven resultaten beperkt tot 1000 gesprekken. U kunt zelf het aantal weer te geven resultaten onder het tabblad Rapport instellingen aanpassen. Houdt u bij het aanpassen van het aantal weer te geven resultaten en bij het selecteren van de rapportageperiode wel rekening met het aantal te verwachten resultaten. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Gespreksdetails rapport. + In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Datum/Tijd Beller Bestemming Richting Gespr. duur Kosten Uitleg De naam van de afdeling De naam van de persoon De datum en starttijd van het gesprek Het telefoonnummer van de beller Het telefoonnummer van de bestemming De gespreksrichting (inkomend, uitgaand of tandem) De gespreksduur De kosten van het gesprek Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Gespreksdetail. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 75

77 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Standaard is het aantal weergegeven resultaten in het rapport beperkt tot 1000 gesprekken. U kunt dit aantal aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad. Klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Houdt u hierbij wel rekening dat hoe groter het aantal resultaten, hoe langer het duurt om het rapport te genereren. 6. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. Ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 76

78 4.2.6 Gespreksrichting rapport Het Gespreksrichting rapport geeft u een overzicht van het aantal gesprekken onderverdeeld naar gespreksrichting. Het aantal gesprekken kan worden weergegeven per tijdsinterval, artikel, persoon of afdeling. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een gespreksrichting rapport gespecificeerd per tijdsinterval. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een gespreksrichting rapport gespecificeerd per persoon. + In de rapportage worden, onderverdeeld per tijdsinterval, afdeling, persoon of artikel, kunnen de volgende statistieken weergegeven: Kolom Interval/Naam/Extensie Inkomend Uitgaand Tandem Overig Totaal Uitleg Het tijdsinterval, de naam van de afdeling of persoon of het extensienummer van het artikel (afhankelijk van het geselecteerde rapport resultaat) Het aantal inkomende gesprekken Het aantal uitgaande gesprekken Het aantal tandem gesprekken Het aantal gesprekken waarvan de gespreksrichting niet bekend is Het totaal aantal gesprekken Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Gesprekrichting. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter Rapport resultaat moet u opgeven of u het rapport wilt specificeren op basis van tijd, artikelen, personen of afdelingen. Indien u kiest op tijdbasis dan kunt u ook het interval bepalen waarover de gesprekken moeten worden weergegeven in het rapport. Afhankelijk van de gekozen rapportageperiode, kunt u kiezen uit een kwartier, uur, dag, week, maand of kwartaal. Indien u heeft gekozen voor de optie Instelbaar dan zal het systeem het meest optimale interval bepalen GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 77

79 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. Ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 78

80 4.2.7 Gesprekken per provider rapport Het gesprekken per provider rapport geeft u een overzicht van het aantal gesprekken onderverdeelt per providers. Het aantal gesprekken wordt weergegeven per tijdsinterval, de lengte van het interval kunt u instellen bij de Basisinstellingen onder Interval. Per provider zal een aparte kolom worden weergegeven. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een gesprekken per provider rapport. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Gesprekken per provider. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. U kunt ook het interval bepalen waarover het aantal gesprekken moet worden weergegeven in het rapport. Afhankelijk + van de gekozen rapportageperiode, kunt u kiezen uit een kwartier, uur, dag, week, maand of kwartaal. Indien u heeft gekozen voor de optie Instelbaar dan zal het systeem het meest optimale interval bepalen. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 79

81 4.2.8 Verboden nummers rapport Het verboden nummers rapport geeft een overzicht van alle gesprekken naar verboden nummers. Verboden nummers kunnen door de systeembeheerder worden ingesteld d.m.v. policies. Er kan gerapporteerd worden over een bepaalde tijdsperiode, over verschillende afdelingen, personen of artikelen. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Datum/tijd Extensie Bestemming Naam Uitleg De startdatum en tijd waarop het gesprek is gevoerd Het telefoonnummer van de beller Het gebelde telefoonnummer Naam van de persoon (en zijn afdeling) die het gesprek heeft gevoerd Om het rapport te starten volg de volgende stappen: Ҿ 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Belgedrag Verboden nummers. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 80

82 4.3 Bereikbaarheidsrapporten Met de bereikbaarheidsrapporten kunt u eenvoudig inzicht krijgen over de bereikbaarheid van uw organisatie. Hiervoor zijn er een groot aantal rapporten beschikbaar. De onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare bereikbaarheidsrapporten. In de volgende paragrafen worden de verschillende bereikbaarheidsrapporten nader toegelicht. Rapport Top 10 wachttijd Servicelevel Statistieken beantwoorde gesprekken Wachttijd afgebroken gesprekken Details afgebroken gesprekken DDI/DID nummers Beschrijving Geeft u een lijst met de gesprekken met de langste wachttijd Geeft een overzicht van de statistieken van alle beantwoordde gesprekken, afgebroken gesprekken, wachttijden en servicelevel resultaten. Geeft u een gedetailleerd overzicht van alle wachttijden per afdeling Geeft u een totaal overzicht van alle afgebroken besprekken gespecificeerd per afdeling en tijdsperiode Geeft u een overzicht van alle afgebroken gesprekken Geeft u de gespreksstatistieken voor alle DDI/DID nummers + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 81

83 4.3.1 Top 10 wachttijd rapport Het Top 10 wachttijd rapport geeft een overzicht van de (inkomende) gesprekken met de langste wachttijd. Standaard wordt een top-10 lijst weergegeven, maar u kunt bij de rapport instellingen zelf bepalen hoeveel gesprekken in het rapport moeten worden getoond. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Top 10 wachttijd rapport. In het rapport worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Nummer v/d andere partij Eigen nummer Naam Bedrijfsonderdeel Datum Tijd Wachttijd Uitleg Ҿ Het telefoonnummer van de andere partij Het extensienummer van de persoon De naam van de persoon De naam van het bedrijfsonderdeel of afdeling waaronder de persoon of extensie valt De datum van het gesprek Het tijdstip van het gesprek De wachttijd van het gesprek. Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Bereikbaarheid Top 10 wachttijd. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. Standaard wordt in het rapport een top-10 lijst weergegeven. U kunt de lengte van deze lijst aanpassen onder het Rapport instellingen tabblad, klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het veld achter Aantal resultaten het gewenste aantal in. Het maximale aantal is Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 82

84 4.3.2 Servicelevel Het Servicelevel rapport geeft u een overzicht van de gesprekstatistieken van alle inkomende gesprekken. Het rapport laat de statistieken zien van alle beantwoordde gesprekken, van alle afgebroken gesprekken, de wachttijden en de servicelevel resultaten. Er kan gerapporteerd worden over een bepaalde tijdsperiode en over verschillende afdelingen, personen of artikelen. Het rapport is in drie varianten beschikbaar, namelijk op basis van: Tijdsinterval: de statistieken worden per tijdsinterval weergegeven; Personen: de data wordt per persoon weergegeven; Bedrijfsonderdelen/afdelingen: de data wordt per afdeling weergegeven. Hieronder zijn voorbeelden weergegeven van alle drie varianten. Servicelevel rapportage op tijdsbasis Servicelevel rapportage op personen + Servicelevel rapportage op bedrijfsonderdelen GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 83

85 De volgende statistieken kunnen worden weergegeven in het rapport: Kolom Interval/Naam/Bedrijfsonderdeel Totaal aantal gesprekken Beantwoorde gesprekken Aantal Uitleg Het tijdsinterval/de naam van de personen/de naam van het bedrijfsonderdeel of afdeling (afhankelijk van de gekozen rapportvariant) Totaal aantal inkomende gesprekken Totaal aantal beantwoordde gesprekken Beantwoorde gesprekken Gemiddelde gespr. duur Gemiddelde gespreksduur van alle beantwoordde gesprekken Beantwoorde gesprekken Totale gespr. duur Beantwoorde gesprekken % Beantwoord Afgebroken gesprekken Aantal Afgebroken gesprekken Gemiddelde wachttijd Wachttijd Gemiddeld Wachttijd Max. wachttijd Servicelevel Aantal beantw. binnen servicelevel Servicelevel % beantwoord binnen servicelevel Servicelevel % beantwoord vorige periode Totale gespreksduur van alle beantwoordde gesprekken Het percentage beantwoordde gesprekken Totaal aantal afgebroken gesprekken Gemiddelde wachttijd van alle afgebroken gesprekken Gemiddelde wachttijd van alle inkomende gesprekken De langste wachttijd van alle inkomende gesprekken Het aantal gesprekken beantwoord binnen de ingestelde serviceleveltijd Het percentage gesprekken beantwoord binnen de ingestelde serviceleveltijd Het percentage gesprekken beantwoord binnen de ingestelde serviceleveltijd in de voorafgaande periode (afhankelijk van de gekozen rapportageperiode) Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Bereikbaarheid Servicelevel. Het rapportscherm zal nu worden geopend. Ҿ 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef een titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Klik op het Rapport instellingen tabblad om de tijd (in seconden) van het servicelevel in te stellen. Het servicelevel is de maximale wachttijd waarbinnen een gesprek moet zijn beantwoord en geeft weer hoe goed een organisatie in staat is gesprekken aan te nemen en door medewerkers af te laten handelen. De standaard instelling voor het servicelevel is 10 seconden. 5. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de bedrijfsonderdelen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 6. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 84

86 4.3.3 Statistieken beantwoorde gesprekken rapport Het Statistieken beantwoorde gesprekken rapport geeft u inzicht hoe snel telefoongesprekken worden beantwoord gemiddeld over een periode. Het rapport geeft, afhankelijk van de gekozen rapportageperiode, over verschillende tijdsintervallen aan hoeveel en hoe snel gesprekken zijn beantwoord. De gesprekken worden in vier verschillende kolommen ingedeeld afhankelijk hoe snel het gesprek is beantwoord, dit wordt zowel weergegeven in aantallen als percentages. De drempelwaardes die bepalen in welke kolom een gesprek valt, zijn door u in te stellen. De statistieken worden zowel per afdeling als per persoon weergegeven. Hieronder is een voorbeeld van een Statistieken beantwoorde gesprekken rapport weergegeven. + In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Bedrijfsonderdeel Naam Interval Totaal aantal gesprekken Aantal beantwoorde gesprekken <7 Aantal beantwoorde gesprekken <11 Aantal beantwoorde gesprekken <15 Aantal beantwoorde gesprekken >= 15 Percentage van de beantwoorde gesprekken <7 Percentage van de beantwoorde gesprekken <11 Percentage van de beantwoorde gesprekken <15 Percentage van de beantwoorde gesprekken >= 15 Uitleg Naam van het bedrijfsonderdeel of afdeling Naam van de persoon Geeft het periode aan waarover de statistieken worden weergegeven (alleen intervallen waarin gesprekken zijn beantwoord worden getoond) Geeft het totaal aantal gesprekken aan die tijdens de rapportageperiode zijn beantwoord in dit uur van de dag Geeft het aantal gesprekken aan die binnen 7 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarde van 7 seconden is instelbaar. Geeft het aantal gesprekken aan die binnen 7 en 11 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarden van 7 en 11 seconden zijn instelbaar. Geeft het aantal gesprekken aan die binnen 11 en 15 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarden van 11 en 15 seconden zijn instelbaar. Geeft het aantal gesprekken aan die beantwoord zijn na 15 seconden. De drempelwaarde van 15 seconden is instelbaar. Geeft het percentage gesprekken aan die binnen 7 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarde van 7 seconden is instelbaar. Geeft het percentage gesprekken aan die binnen 7 en 11 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarden van 7 en 11 seconden zijn instelbaar. Geeft het percentagegesprekken aan die binnen 11 en 15 seconden zijn beantwoord. De drempelwaarden van 11 en 15 seconden zijn instelbaar. Geeft het percentage gesprekken aan die beantwoord zijn na 15 seconden. De drempelwaarde van 15 seconden is instelbaar. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 85

87 Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Kosten Statistieken beantwoorde gesprekken. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Selecteer achter Interval het tijdsinterval waarover de statistieken in het rapport moet worden weergegeven. Welke tijdsintervallen u kunt kiezen, is afhankelijk van de geselecteerde rapportageperiode. 3. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de afdelingen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. Ҿ 4. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 5. De drempelwaarden van het Aantal beantwoorde gesprekken en de Percentage van de beantwoorde gesprekken kunnen worden aangepast onder het Rapport instellingen tabblad. Klik hiervoor op het Rapport instellingen tabblad en voer in het velden achter Xe drempelwaarde het gewenste aantal seconden in. De 1e drempelwaarde moet lager zijn als de 2e drempelwaarde, de 2e drempelwaarde moet lager dan de 3e drempelwaarde zijn, enz. 6. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 86

88 4.3.4 Wachttijd afgebroken gesprekken rapport Het Wachttijd afgebroken gesprekken rapport geeft u het gespreksstatistieken van afgebroken oproepen. Er kan gerapporteerd worden over een bepaalde tijdsperiode en over verschillende afdelingen, personen of artikelen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Wachttijd afgebroken gesprekken rapport. De tabellen zijn opgedeeld in rijen en kolommen. Per rij worden de statistieken weergegeven over een bepaald tijdsinterval. De lengte van deze intervallen is afhankelijk van de gekozen rapportageperiode en wordt automatisch door het systeem bepaald. De kolommen + met drempelwaarden kunnen door u worden aangepast in de opties onder het Rapport instellingen tabblad. De volgende statistieken worden weergegeven in het rapport: Kolom Interval Totaal aantal gesprekken Totale tijd afgebroken Uitleg Het tijdsinterval waarover de statistieken worden weergegeven Totaal aantal afgebroken gesprekken per tijdsinterval Totale wachttijd van alle afgebroken gesprekken per tijdsinterval Gemiddelde tijd afgebroken Gemiddelde wachttijd van alle afgebroken gesprekken per tijdsinterval W<15 W<30 W<60 W> Totaal aantal afgebroken gesprekken met een wachttijd kleiner dan de 1e drempelwaarde (standaard 15 s) Totaal aantal afgebroken gesprekken met een wachttijd groter en gelijk aan 1e drempelwaarde (standaard 15 s) en kleiner dan 2e drempelwaarde (standaard 30 s) Totaal aantal afgebroken gesprekken met een wachttijd groter en gelijk aan 2e drempelwaarde (standaard 30 s) en kleiner dan 3e drempelwaarde (standaard 60 s) Totaal aantal afgebroken gesprekken met een wachttijd groter en gelijk aan 3e drempelwaarde (standaard 60 s) Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Bereikbaarheid Wachttijd afgebroken gesprekken. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef een titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Selecteer achter Interval het tijdsinterval waarover de statistieken in het rapport moet worden weergegeven. Welke tijdsintervallen u kunt kiezen, is afhankelijk van de geselecteerde rapportageperiode. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 87

89 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Klik op het Rapport instellingen tabblad om de verschillende drempelwaarden aan te passen. Ҿ 5. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de bedrijfsonderdelen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 6. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 88

90 4.3.5 Details afgebroken gesprekken rapport Het details afgebroken gesprekken rapport geeft een gedetailleerd overzicht van alle onbeantwoorde gesprekken. Er kan gerapporteerd worden over een bepaalde tijdsperiode, over verschillende afdelingen, personen of artikelen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een details afgebroken gesprekken rapport. In de tabel is elke rij één gesprek. Van elk gesprek zijn de verschillende gespreksgegevens per kolom weergegeven. In de rapportage worden de volgende kolommen weergegeven: Kolom Datum/Tijd Beller Bestemming Naam Wachttijd Uitleg De startdatum en -tijd van het gesprek Het telefoonnummer van de beller + Het gebelde telefoonnummer De naam van de gebelde De wachttijd van het gesprek in uren, minuten en seconden Om het Details afgebroken gesprekken rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Bereikbaarheid Details afgebroken gesprekken. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef een titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de bedrijfsonderdelen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 89

91 4.3.6 DDI/DID nummers rapport Het DDI/DID nummers rapport geeft u de gesprekstatistieken van alle DDI/DID nummers. Direct Dial-In (DDI) (in Amerika bekend als Direct Inward Dialing (DID)) nummers zijn doorkiesnummers die van buiten de PBX direct kunnen worden aangekozen. Door in de PBX cijfercombinaties toe te kennen aan een interne extensie kan de centrale directe verbindingen tot stand brengen met die extensie. Er is geen telefoniste nodig. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een DDI/DID rapport. De volgende statistieken worden weergegeven in het rapport: Kolom Uitleg DID/DDI Het direct aankiesbare (DID) nummer Totaal aantal gesprekken Totaal aantal gesprekken Gespreksduur in seconden Totale gespreksduur van alle gesprekken Gemiddelde duur in seconden Gemiddelde gespreksduur Ҿ van alle gesprekken Wachttijd (sec) Totale wachttijd van beantwoorde gesprekken Gemiddelde wachttijd in seconden Gemiddelde wachttijd van alle beantwoorde gesprekken Afgebroken gesprekken Het totale aantal afgebroken gesprekken Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Bereikbaarheid DDI/DID nummers. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef een titel en de rapportageperiode voor het rapport op. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Klik op het Organisatieboom tabblad en selecteer de bedrijfsonderdelen, personen of artikelen waarover u een rapportage wilt maken. 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 90

92 4.4 Trunk rapporten Met de trunk rapporten kunt u rapportages maken over trunks. De onderstaande lijst laat de beschikbare trunk rapporten zien. In de volgende paragrafen worden de verschillende trunk rapporten nader toegelicht. Rapport Trunk samengevat Beschrijving Geeft u per trunk verschillende statistieken van alle gesprekken + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 91

93 4.4.1 Trunk samengevat rapport Het Trunk samengevat rapport geeft u de gespreksstatistieken over de trunklijnen. Het rapport kan op twee manieren worden gegenereerd, namelijk op basis van entiteit of op basis van tijd. Het Trunk samengevat rapport op basis van entiteit geeft u per trunk een totaal overzicht van de gespreksstatistieken. Het Trunk samengevat rapport op tijdsbasis geeft u per trunk de gespreksstatistieken verdeelt over de tijd. Afhankelijk van het gekozen interval worden de statistieken per kwartaal, maand, week, dag, uur of kwartier weergegeven. Hieronder zijn voorbeelden weergegeven van beide type rapporten. Voorbeeld van een Trunk samengevat rapport op basis van entiteit Voorbeeld van een Trunk samengevat rapport op tijdsbasis + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 92

94 In de rapportage worden de volgende statistieken weergegeven: Kolom Pabx Netwerk Trunk Jaar Maand Dag Uur Kwartier Aantal gesprekken Gespreksduur in seconden Kosten Afgebroken gesprekken Gemiddelde gespr. duur Bezetting % Uitleg De telefooncentrale waaraan de trunks zijn verbonden Het netwerk waaraan de trunk is verbonden Het trunknummer Het jaartal De maand De dag Het uur van de dag Het kwartier in het uur, hierbij is 0 = 1e kwartier (uu:00 - uu:15), 1 = 2e kwartier (uu:15- uu:30), 2 = 3e kwartier (uu:30-uu:45) en 3 = 4e kwartier (uu:45-uu:00) Het totaal aantal gesprekken De totale gespreksduur in seconden De totale gesprekskosten Het aantal afgebroken gesprekken De gemiddelde gespreksduur De bezettinggraad (in procenten), geeft aan hoeveel procent van de tijd de trunk bezet was Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Trunk Trunk samengevat. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Hier kunt u ook aangeven of het Ҿ rapport op basis van entiteit op of tijdbasis moet worden gegenereerd. Indien u hebt gekozen voor een rapport op tijdbasis kan kunt u bij de Interval optie bepalen met welke interval de statistieken in het rapport weergegeven moeten worden. Afhankelijk van de gekozen rapportageperiode kunt u hierbij kiezen uit kwartaal, maand, week, dag, uur of kwartier. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Standaard wordt over alle trunken gerapporteerd. Onder het tabblad Netwerken/Trunk kunt u specifieke PBX's, netwerken en trunken selecteren waarover u wilt rapporteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 93

95 5. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. 4.5 Systeembeheer rapporten Met de systeembeheer rapporten kunt u rapportages maken over het systeem. De onderstaande lijst laat de beschikbare systeembeheer rapporten zien. In de volgende paragrafen worden de verschillende systeembeheer rapporten nader toegelicht. Rapport Factuur & bedrijfsonderd. Nummers zonder kosten Toe te kennen artikelen Beschrijving Geeft u een overzicht van alle factuur informatie binnen uw organisatie Geeft u een overzicht van alle ongebruikte telefoonnummers (nummers waarop geen gesprekskosten zijn gemaakt) Geeft u een overzicht van alle artikelen die nog niet zijn toegewezen aan een persoon of afdeling + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 94

96 4.5.1 Factuur & bedrijfsonderdelen rapport Het Factuur & bedrijfsonderdelen rapport geeft u in één overzicht alle factuur informatie binnen uw organisatie. Hieronder is een voorbeeld gegeven van een factuur & bedrijfsonderdelen rapport. In het rapport wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Klantnummer Type Naam Kostenplaats Lager gelegen afdelingen Uitleg Het klantnummer waaraan de factuur informatie is gekoppeld Het type item waaraan de factuur informatie is gekoppeld. De volgende typen zijn mogelijk: Dept = Afdeling; Person = Persoon of [none] = geen items aan de factuur informatie gekoppeld Naam van de afdeling of persoon waaraan de factuur informatie is gekoppeld De kostenplaats 킐Ҿ Indien in de organisatieboom de factuur informatie is gekoppeld aan een hogere afdeling, dan worden hier alle lager gelegen afdelingen weergegeven waarop de factuur informatie ook van toepassing is. Om het rapport te starten volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Systeembeheer Factuur & bedrijfsonderd. 2. Het rapport zal nu direct worden gegenereerd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 95

97 4.5.2 Nummers zonder kosten rapport Het nummers zonder kosten rapport geeft u een overzicht van alle artikelen waarop geen kosten zijn gemaakt. Met behulp van dit rapport kunt u ongebruikte artikelen opsporen. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Nummers zonder kosten rapport. In het rapport wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Extensie Bedrijfsonderdeel Naam Uitleg Het telefoonnummer van het toestel + waarop in de rapportageperiode geen kosten zijn gemaakt Indien van toepassing, de afdeling waaraan het toestel is toegewezen Indien van toepassing, de naam van de persoon waaraan het toestel is toegewezen Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Systeembeheer Nummers zonder kosten. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 96

98 4.5.3 Toe te kennen artikelen rapport Het Toe te kennen artikelen rapport geeft u een actueel overzicht van alle artikelen die niet zijn toegewezen aan een afdeling of persoon. Met behulp van dit rapport kunt u kosten opsporen die niet direct aan een afdeling of persoon kunnen worden gerelateerd. Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een Toe te kennen artikelen rapport. In het rapport wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Extensie Laatste aanpassing Aantal gesprekken Gesprekskosten Uitleg Het extensienummer van het toestel De laatste keer dat er gespreksgegevens van het betreffende toestel zijn ingelezen Het aantal gesprekken gevoerd met het betreffende toestel De totale gesprekskosten die zijn gemaakt met het betreffende toestel 䏰 Om het rapport te genereren volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten Systeembeheer Toe te kennen artikelen. Het rapportscherm zal nu worden geopend. 2. In het rapportscherm klik op het Basisinstellingen tabblad en geef de titel en de rapportageperiode voor het rapport op. Achter de optie Rapport resultaat kunt u aangeven of u wilt rapporteren over artikelen, personen of afdelingen. 3. Onder het tabblad Filter opties heeft u nog verschillende opties om het rapport verder te verfijnen. 4. Ten slotte, klik op het Rapport tabblad om het rapport te genereren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 97

99 4.6 Gespreksanalyse De Gespreksanalyse tool is één van de krachtigste onderdelen van Florin. Met behulp van deze tool bent u in staat tot op het kleinste detail informatie van gesprekken te onderzoeken en inzicht te krijgen in de gesprekskosten. U kunt rapporteren over de gehele organisatie of over bepaalde afdelingen, personen en artikelen. U kunt deze eenvoudig selecteren in een organisatieboom. Gespreksanalyse beschikt over 'drilldown' functionaliteit, door in de rapportage op bepaalde items te klikken kunt u meer detailinformatie opvragen. Hieronder is een voorbeeld gegeven van het gespreksanalyse scherm. + De organisatieboom is links op de gespreksanalyse pagina weergegeven. In de organisatieboom is de hiërarchische structuur van uw organisatie weergegeven. Alle afdelingen, personen en artikelen in uw organisatie zijn in de organisatieboom weergegeven. Door eenvoudig een item in de boom aan te klikken en te selecteren, bepaald u vanaf welk niveau en over welke items wordt gerapporteerd. Rechts in het scherm is de rapportage weergegeven. Bovenaan het rapportagescherm zijn de volgende drie tabbladen weergegeven waar u de verschillende rapportage instellingen kunt aanpassen. Gespreksanalyse: met de opties onder het gespreksanalyse tabblad kunt u de gewenste rapportage kiezen. Periode: onder het periode tabblad kunt u de rapportageperiode instellen. Afdrukken: onder dit tabblad kunt u de gespreksanalyse rapportage uitprinten. Overige instellingen: onder het overige instellingen tabblad kunt u de instellingen voor grafieken wijzigen en het maximaal aantal weer te geven resultaten Gespreksanalyse instellingen U kunt kiezen uit twee type rapportages, namelijk: Gespreksanalyse op organisatie basis Trend analyse rapportages U kunt de volgende rapportages maken: Kosten; rapportage op kosten, Aantal gesprekken; rapportage van het aantal gesprekken, Gespreksduur; rapportage op de gespreksduur, Wachttijd; wachttijd rapportage. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 98

100 U kunt de gespreksinformatie in de rapportage indelen met de volgende opties: Binnen-buitenland; de gespreksinformatie wordt ingedeeld naar intern, lokaal, nationaal en internationaal verkeer. Inkomend Uitgaand; de gespreksinformatie wordt ingedeeld naar inkomend, uitgaand en intern verkeer. Spraak Data Berichten; de gespreksinformatie wordt ingedeeld naar spraak, data en berichten (SMS) verkeer. Privé Zakelijk verkeer; de gespreksinformatie wordt ingedeeld naar privé en zakelijk verkeer. CDR invoer; de gespreksinformatie wordt ingedeeld naar de herkomst van de CDR gegevens Gespreksanalyse op organisatie basis Gespreksanalyse op organisatie basis geeft rapportages gespecificeerd op afdelingen, personen of artikelen. Om rapportages te maken op organisatie basis selecteer op het Gespreksanalyse tabblad de optie Op organisatie basis. In de drop-down lijst kunt u aangeven of u wilt rapporten over bedrijfsonderdelen, personen of artikelen. In de organisatieboom kunt u selecteren op welk niveau u wilt rapporteren. 㒐 U kunt een aantal verschillende rapportages maken. Hieronder is een voorbeeld gegeven van een gespreksanalyse rapportage op organisatie basis op kosten en verkeerstype (binnen-buitenland). U kunt in tabel de kolomen sorteren door op de kolomnaam te klikken. Daarnaast kunt u verdere detail informatie opvragen. Door op de naam van een afdeling, persoon of artikel te klikken kunt u inzoomen op onderliggende niveaus en items. Indien u over de vereiste autorisaties beschikt, kunt u ook de gespreksdetails opvragen door in de tabel op te klikken. Voor meer informatie over de gespreksdetails zie paragraaf GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 99

101 Trend analyse Trend analyses geeft u rapportages over de tijd. Om trend analyses te maken selecteer op het Gespreksanalyse tabblad de optie Trend analyse. In de organisatieboom kunt u selecteren op welk niveau en over welke items u wilt rapporteren. U kunt een aantal verschillende trend rapportages maken. Hieronder is een voorbeeld gegeven van een trend analyse rapportage op kosten en verkeerstype (binnen-buitenland). + U kunt in tabel de kolomen sorteren door op de kolomnaam te klikken. Daarnaast kunt u verdere detail informatie opvragen. Door op de naam van een afdeling, persoon of artikel te klikken kunt u inzoomen op onderliggende niveaus en items. Indien u over de vereiste autorisaties beschikt, kunt u ook de gespreksdetails opvragen door in de tabel op te klikken. Voor meer informatie over de gespreksdetails zie paragraaf Periode instellingen Onder het Periode tabblad kunt u de rapportageperiode instellen. Het instellen van de rapportageperiode werkt volgens het principe, u geeft de laatste dag op waarover moet worden gerapporteerd en geeft aan tot hoever terug in de tijd moet worden gerapporteerd. In het veld achter Datum tot kunt u de einddatum voor het rapport opgeven. U kunt direct een datum invoeren of via de kalender popup de datum selecteren in een kalender. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 100

102 In de velden achter Toon laatste kunt u opgeven tot hoever terug in de tijd (t.o.v. de geselecteerde einddatum) moet worden gerapporteerd. In de twee drop-down lijsten kunt u selecteren over hoeveel (maximaal 20) jaren, maanden of dagen moet worden gerapporteerd. De geselecteerde rapportageperiode is weergegeven achter het veld Datum tot Overige instellingen Onder het tabblad Overige instellingen kunt u de grafiektype en het maximaal aantal gespreksrecords selecteren. In de drop-down lijst achter Grafiektype kunt u de type grafiek selecteren. U kunt kiezen uit de volgende grafiektypen: Staafdiagram Gestapelde staafdiagram Gestapelde staafdiagram in procenten Taartdiagram + Om te voorkomen dat er teveel data wordt opgevraagd en het genereren van het rapport te lang duurt, is het aantal gespreksrecords dat wordt weergegeven bij de gespreksdetails en in de grafieken gelimiteerd. U kunt deze limiet aanpassen met de optie Max records, u kunt hierbij kiezen uit maximaal 100, 1000 of records. Hoe hoger het limiet staat ingesteld hoe langer het genereren van rapportages kan duren Gespreksdetails Gespreksanalyse biedt u ook de mogelijkheid om detailinformatie van de telefoongesprekken op te vragen. Door in de rapportage op achter een afdeling, persoon of artikel te klikken wordt het gespreksdetailsvenster van de betreffende afdeling, persoon of artikel geopend. Het gespreksdetailsvenster geeft een overzicht van alle gesprekken van de betreffende afdeling, persoon of artikel binnen de rapportage-periode. Van elke gesprek wordt de belangrijkste informatie in verschillende kolommen getoond. Door op de kolomnaam te klikken wordt de tabel gesorteerd op de betreffende kolom. Hieronder is een voorbeeld weergegeven. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 101

103 Van elk gesprek wordt de volgende informatie weergegeven: Kolom Achternaam Beller Bestemming Datum/Tijd Gespreksduur Wachttijd Kosten Privé/zakelijk Uitleg De achternaam van de persoon waaraan het gesprek is gerelateerd Het telefoonnummer van de beller Het telefoonnummer van de bestemming De datum en starttijd van het gesprek De gespreksduur van het gesprek + De wachttijd van het gesprek De gesprekskosten De gespreksclassificatie Onderaan het gespreksdetailsvenster is een taakbalk weergegeven. Hiermee kunt u onder andere bladeren door de rapportage en de pagina-instellingen aanpassen. Rechts in de taakbalk is weergegeven uit hoeveel pagina's en regels de rapportage bestaat en welke pagina en regels op het moment worden getoond. Links in de taakbalk kunt u door de verschillende pagina's van de rapportage bladeren. In het midden van de taakbalk heeft u de volgende opties: Change page: met deze optie kunt u direct naar een specifieke pagina in de rapportage springen. Voer het gewenste paginanummer in en klik op Go om naar de betreffende pagina te gaan. Page size: met deze optie kunt u het aantal weer te geven regels op één pagina aanpassen. Voer het maximaal aantal regels dat op een pagina mag worden getoond in en klik op Change om de instelling te activeren. U hebt ook de mogelijkheid om filters toe te passen op de gespreksdata. Op deze wijze kunt u alleen die gesprekken tonen waarin u geïnteresseerd bent. U kunt op de volgende wijze een filter aanmaken: 1. U kunt op iedere kolom een filter toepassen. Bovenin iedere kolom is een tekstveld weergegeven. Voer in het tekstveld de tekst of cijfers in waarop u wilt filteren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 102

104 2. Klik op het trechter icoontje achter het tekstveld om het type filter te selecteren. 3. U heeft de keuze uit de onderstaande filters: 4. Herhaal dit eventueel met andere kolommen. Venster opties Rechtsboven in het venster heeft u de volgende opties: Pin de positie van het venster op het scherm vast Vernieuw de data in het venster Minimaliseer het venster Maximaliseer het venster Sluit het venster 㒐 GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 103

105 4.6.5 Grafieken U heeft ook de mogelijkheid om de rapportage in een grafiek te tonen. Klik hiervoor op het Grafiek tabblad. De instellingen voor de grafiek kunt u aanpassen onder het Overige instellingen tabblad. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 104

106 5. Financieel De opties onder Financieel zijn alleen beschikbaar indien u de Financiële module van Florin heeft aangeschaft. Met deze module kunt u elektronische facturen maken van uw telecom kosten. U kunt factuurbatches geautomatiseerd aanmaken en laten versturen via en van uw facturen ClieOp betalings- en incassoopdrachten aanmaken. Daarnaast kunt u ook u eigen facturen ontwerpen en als verschillende templates opslaan. Voor het aanmaken van de facturen worden de gegevens uit factuur informatie gebruikt. De factuur informatie bevat alle informatie benodigd om kosten te kunnen factureren. Factuur informatie kan in Organisatiebeheer worden toegekend aan bedrijfsonderdelen of gebruikers. Voor meer informatie over het toewijzen en aanmaken van factuur informatie zie paragraaf Voor de interne doorbelasting van vaste en mobiele telefoon zijn de volgende facturen beschikbaar: Gespecificeerde facturen: Met gespecificeerde factuur kunt u facturen aanmaken gespecificeerd naar bedrijfsonderdelen, personen of artikelen. Samenvattende facturen: Met samengevatte factuur kunt u één totaalfactuur aanmaken van de gehele organisatie. 5.1 Factuur gespecificeerd Met een gespecificeerde factuur krijgt u meer gegevens te zien, waaronder contract kosten. Ook kunt u de factuur meer specificeren, zo kunt u ook facturen maken op personen of op artikelen. Om gespecificeerde facturen te maken volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Financieel Factuur gespecificeerd. Het volgende scherm zal nu worden + geopend. 2. U kunt nu selecteren over welk deel van de organisatie u wilt factureren. Selecteer achter de optie Maak factuur over of u wilt facturen over bedrijfonderdelen, personen of artikelen. U kunt daarna in de onderstaande organisatieboom de items selecteren die moeten worden gefactureerd. 3. Selecteer achter de optie Selecteer factuur type of de facturen moeten worden gespecificereerd in bedrijfsondelen, personen of artikelen. 4. Klik daarna op Volgende om verder te gaan. Er zal nu een scherm worden geopend waar u de instellingen van de facturen kunt bepalen. U kunt op de facturatie instellingen pagina de volgende zaken instellen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 105

107 䕐 In de listbox achter Sorteer volgende kunt u selecteren in welke volgorde de facturen worden aangemaakt. U heeft hier de volgende opties: Geen Geen specifieke volgorder Klantnummer De facturen worden gesorteerd op volgorde van klantnummer Naam De facturen worden gesorteerd op volgorde van naam Postcode & straat De facturen worden gesorteerd op volgorde van postcode & straat Bankrekeningnummer De facturen worden gesorteerd op volgorde van bankrekeningnummer Onder de Gesprekkostentype optie kun u aangeven welke type kosten in de facturen moeten worden opgenomen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 106

108 U heeft hier de volgende opties: Vaste lijn gesprekken De gesprekskosten van vaste toestellen Mobiele gesprekken Contracten De gesprekskosten van mobiele toestellen De kosten van vaste contracten (zoals abbonementen) en variabele contracten (zoals gesprekstoeslagen en kortingen) Bij de Factuurnummer optie kun u de factuurnummers opgeven. Het factuurnummer bestaat uit twee delen namelijk uit een prefix en een volgnummer. De prefix kunt u opgeven achter Prefix. Achter Instelbaar kunt u het eerste volgnummer opgeven. De facturen zullen oplopende volgnummers krijgen, beginnend met het ingestelde volgnummer. Onder de opties bij Factuurperiode kunt u de factuurperiode opgeven. Alle kosten binnen de opgegeven factuurperiode zullen in de facturen worden meegenomen. + Bij de BTW opties kunt u aangeven of ook BTW kosten in de facturen moeten worden weergegeven. Om geen BTW kosten in de factuur op te nemen, vink de optie Exclusief BTW aan. Indien u wel BTW kosten wilt opnemen in de facturen vink de optie Inclusief BTW aan en geeft het BTW tarief op. In het Opmerkingen veld kunt u een omschrijving van de facturen opgeven. Deze tekst zal in de facturen als Omschrijving worden weergegeven. 5. Klik daarna op Factuur aanmaken om de facturen te genereren. Op de volgend pagina is een voorbeeld weergegeven van een factuur. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 107

109 䖠 6. Nadat de factuur gegenereerd is, kunt u de facturen ook uitprinten en/of opslaan naar een bestand met behulp van de opties in de werkbalk. 7. Indien de factuur uit meerdere onderdelen bestaat, kunt u met de opties Vorig rapport onderdeel en Volgend rapport onderdeel bovenin de factuurpagina bladeren tussen de verschillende factuuronderdelen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 108

110 5.2 Factuur samengevat Met Samengevatte factuur kunt u één totaalfactuur aanmaken van uw gehele organisatie. Om samenvattende facturen te maken volg de volgende stappen: 1. Klik in het hoofdmenu op Financieel Factuur samengevat. 2. Klik in het scherm dat wordt geopend op Volgende om verder te gaan. Er zal nu een scherm worden geopend waar u de instellingen van de factuur kan bepalen, zie de vorige paragraaf voor meer informatie. 3. Klik daarna op Factuur aanmaken om de factuur te genereren. Hieronder is een voorbeeld gegeven van een samengevat factuur. 4. Nadat de factuur gegenereerd is, kunt u de factuur ook uitprinten en/of opslaan naar een bestand met behulp van de opties in de werkbalk. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 109

111 5.3 Batch opties Met de batch opties heeft u de mogelijkheid om factuurbatches aan te maken en kunt u deze exporteren, en inroosteren om te worden verstuurd via . Daarnaast kunt u ook ClieOp betalings- en incasso-opdrachten aanmaken van uw facturen. Het Batch opties menu is te vinden linksboven in de factuurpagina. U heeft de volgende batch opties: 1. Exporteer via Verstuur de gehele factuurbatch naar een specifiek adres; 2. Via versturen naar adres(sen) uit factuurinformatie: Verstuur de facturen naar de adressen opgegeven in de factuurinformatie; 3. Aanmaken ClieOp bestand: Maak van de factuurbatch een ClieOp betalings- en incasso-opdracht. 䗰 Exporteer via Met de optie Exporteer via kunt u de factuurbatches laten versturen naar een adres. De factuurbatch zal als een bijlage in een worden verstuurd. Om een factuurbatch te versturen via , vink de optie Exporteer via aan en volg de volgende stappen: GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 110

112 1. Vul achter adres waar bestand naartoe moet het adres in waar de factuurbatch naartoe moet worden verstuurd. 2. Geef achter Naam van het exportbestand de naam in voor het bestand met de factuurbatch. 3. Selecteer achter Geselecteerd export bestand het gewenste bestandtype. Op dit moment wordt alleen het PDF formaat ondersteund. Indien de optie Opslaan als standaard is aangevinkt zullen de opgegeven waarden als standaard waarden worden bewaard. 4. Klik op Inroosteren om het aanmaken van de factuurbatch in te roosteren of op Sluiten om terug te keren naar de factuurpagina zonder een factuurbatch aan te maken. Voor meer informatie over het inroosteren van factuurbatches zie paragraaf Via versturen naar adres(sen) uit factuurinformatie Met de optie Via versturen naar adres(sen) uit factuurinformatie kunt u de facturen uit de factuurbatch versturen naar de adressen opgegeven in de factuur informatie. Voor meer informatie over de instellingen in factuur informatie zie paragraaf GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 111

113 De facturen zullen in een PDF bestand als bijlage in een worden verstuurd. Om de facturen uit de factuurbatch te versturen, vink de optie Via versturen naar adres(sen) uit factuurinformatie aan en volg de volgende stappen: 1. Vul achter Van het adres in dat in de berichten moet worden vermeld als afzender. 2. Indien in de factuur informatie aanvullende adressen zijn opgegeven zullen deze adressen achter Naar worden vermeld. Bij CC en BCC kunt u eventueel nog extra adressen opgeven waar de facturen naar toe moeten worden gestuurd. 3. Achter Eerste en Laatste staat het eerste en laatste factuurnummer uit de factuurbatch vermeld. In het Onderwerp veld kunt u de begeleidende tekst ingeven die in de zal worden weergegeven. Indien de optie Opslaan als standaard is aangevinkt zullen de opgegeven waarden als standaard waarden worden bewaard. 4. Klik op Inroosteren om het aanmaken van de factuurbatch in te roosteren of op Sluiten om terug te keren naar de factuurpagina zonder een factuurbatch aan te maken. Voor meer informatie over het inroosteren van factuurbatches zie paragraaf Aanmaken ClieOp bestand ClieOp (cliëntopdrachten) is gezamelijk door de Nederlandse banken ontwikkeld om zakelijke betalingen en incasso-opdrachten in een elektronisch bestand aan te kunnen aanleveren. Met de optie Aanmaken ClieOp bestand kunt u een ClieOp bestand aanmaken van uw factuurbatch. In Organisatiebeheer kunt u aan een bedrijfsonderdeel of gebruiker factuur informatie toekennen. De factuur informatie bevat alle informatie benodigd om kosten te kunnen factureren. Voor het 䙀 ClieOp bestand worden als de naam en bankrekeningnummer voor de betalers de gegevens van de rekeninghouders uit de factuur informatie gebruikt. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 112

114 Om een ClieOp bestand te maken van uw factuurbatch, volg de volgende stappen: 1. In de Batch opties vink de optie Aanmaken ClieOp bestand aan. 2. De volgende instellingen moeten worden opgegeven om een ClieOp bestand aan te maken: Optie adres waar bestand naartoe moet op Naam opdrachtgever Inzender identificatie Uitleg Het adres waar het ClieOp bestand naar toe moet worden verzonden. De naam van de opdrachtgever. Identificatie die de inzender zichzelf toekent. Rekeningnummer opdrachtgever Bevat het rekeningnummer van de opdrachtgever van de batch. Dit nummer dient een negen- en tiencijferige Nederlandse bankrekeningnummer te zijn dat voldoet aan de elfproef. Oude Postbank(giro)rekeningnummers met een zevencijferige nummer mogen niet worden gebruikt. (Let op: het banknummer mag alleen cijfers bevatten en geen spaties of punten) ClieOp Versie De ClieOp versie, alleen ClieOp versie 3 wordt ondersteund. Bestandsnaam Bestandsidentificatie Gewenste verwerkingsdatum Het naam voor het ClieOp bestand Identificeert het bestand uniek per maand. In de eerste 2 posities (1& 2) moet de aanmaakdatum van het bestand (dag van de maand) worden opgegeven en voor de positie 3 & 4 een volgnummer. Het eerste bestand krijgt het volgnummer 01, bij meerdere bestanden op een dag dient oplopend te worden doorgenummerd. De datum waarop de batch verwerkt dient te worden. Formaat ddmmjj Indien de optie Opslaan als standaard is aangevinkt zullen de opgegeven waarden als standaard waarden worden bewaard Klik op Inroosteren om het aanmaken van het ClieOp bestand in te roosteren of op Sluiten om terug te keren naar de factuurpagina zonder een ClieOp bestand aan te maken. Voor meer informatie over het inroosteren van factuurbatches zie paragraaf 0. In tegenstelling tot bankrekeningnummers, die aan de elfproef voldoen, zijn Postbank(giro)rekeningnummers niet zelfcontrolerend. Om te voorkomen dat posten met een onjuist girorekeningnummer (in relatie tot de opgegeven naam/woonplaatsgegevens) toch zouden worden geboekt, kunnen posten hierop worden gecontroleerd. Voor nieuwe crediteuren danwel debiteuren is deze controle altijd verplicht. Na goedbevinden worden deze posten geboekt. In de ClieOp-indeling worden ten aanzien van dit aspect twee soorten posten onderscheiden: Posten die gecontroleerd moeten worden op de juiste tenaamstelling van het gironummer van de relatie, ook wel onzuivere posten of posten met naam/nummercontrole genoemd. Posten waar de zogenaamde naam/nummercontrole achterwege kan blijven, omdat deze controle al in een eerder stadium heeft plaatsgevonden. Deze worden ook wel zuivere posten of posten zonder naam/nummercontrole genoemd. In één batch kunnen zowel zuivere als onzuivere posten worden opgenomen. Standaard zal in Florin factuur informatie altijd als een onzuivere post worden behandeld. U kunt factuur informatie als een zuivere post aanduiden door in de factuur informatie instellingen de optie Account is geverifieerd op Ja te zetten. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 113

115 5.3.4 Factuurbatch inroosteren Om een factuurbatch of ClieOp betalings- en incasso-opdracht aan te maken, volg de volgende stappen: 1. Voer in het veld onder Naam een naam in voor de factuurbatch taak. Onder deze naam zal de factuurbatch taak in Taakbeheer worden aangemaakt. 2. Geef achter Ingeroosterd aan, wanneer de factuurbatch taak moet worden uitgevoerd. U heeft de volgende opties: Nee: de taak wordt wel aangemaakt in de Taakbeheer, maar de taak wordt niet ingeroosterd om te worden uitgevoerd. U kunt zelf in Taakbeheer de taak starten en eventueel de starttijd instellen. Nee, onmiddelijk uitvoeren: de factuurbatch zal direct worden aangemaakt. Ja: de taak wordt ingeroosterd in Taakbeheer en op een door de systeembeheerder vastgesteld tijdstip uitgevoerd. 䚐 3. Geef achter de optie Inroosteren met interval aan hoe vaak en met welke frequentie de factuurbatch moet worden aangemaakt. U heeft de volgende opties: 4. Geef achter Prioriteit de prioriteit aan van de factuurbatch. De prioriteit bepaalt in welke volgorde factuurbatches worden aangemaakt. U heeft de volgende opties: GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 114

116 5. In het Omschrijvingen veld kunt u eventueel nog aanvullende opmerkingen m.b.t. de factuurbatch noteren. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 115

117 5.4 Template aanmaken Indien u de Financiële module van Florin heeft aangeschaft kunt u uw eigen facturen ontwerpen en deze als verschillende templates opslaan. Welke template voor welke facturen moeten worden gebruikt kunt u opgeven in factuur informatie bij de optie Factuur template. U kunt de volgende zaken aanpassen in de factuur: Optie Koptekst Logo Voetnoot Uitleg De koptekst wordt linksboven in de factuur weergegeven. Hier kunt u de adresgegevens van uw organisatie opgeven. U kunt uw eigen bedrijfslogo in de factuur opnemen. Het logo wordt rechtsboven in de factuur weergegeven. De voetnoot wordt onderin de factuur weergegeven, hier kunt u uw betalingvoorwaarden vermelden. Doorloop de volgende stappen om een factuur template aan te maken: 1. Bij Selecteer factuur kunt u een bestaande factuur template openen of geef onder Voeg nieuwe factuur template toe een naam op voor een nieuwe template. Klik op Toevoegen om de template op te slaan onder de ingevulde naam. Om factuur templates te verwijderen, klik bij Verwijder geselecteerde template op Verwijder en de huidige template zal worden verwijderd uit het systeem. 2. Klik bij Koptekst op Bewerken om de koptekst op te geven. Klik op Toepassen om de tekst op te slaan. 3. Om een logo toe te voegen, klik op Browse om een logo te selecteren. Klik op Toepassen om de logo op te slaan. De volgende bestandstypen worden ondersteund: GIF, JPG en PNG. Wij adviseren om geen 䛠 afbeeldingen te gebruiken groter dan 250 bij 50 pixels, anders kan het voorkomen dat het logo niet volledig in de factuur zal worden weergegeven. 4. Klik bij Voetnoot op Bewerken om de voetnoot op te geven. Klik op Toepassen om de tekst op te slaan. 5. Onder Berichten worden een log bijgehouden van alle wijzigingen die u in de factuur aanbrengt. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 116

118 6. Systeembeheer In het systeembeheer onderdeel van Florin kunnen de systeeminstellingen worden beheerd. Systeembeheer is alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Systeembeheer bestaat uit de volgende onderdelen: Watchdog wordt gebruikt om de systeemstatus in de gaten te houden. In Taakbeheer kunt u alle ingeplande taken zien. Organisatiebeheer wordt gebruikt om alle item gerelateerde administratietaken uit te voeren. Met Upload organisatiewijzigingen kunt u importsheets met organisatiewijzigingen importeren om de organistatieboom aan te maken of bij te werken. Op de Externe facturen uploaden pagina kunt u externe factuurbestanden met gespreksgegevens importeren en beheren. Systeeminstellingen wordt gebruikt om de systeemwijde instellingen te configureren. Bedrijfscontacten wordt gebruikt om bedrijfscontacten te beheren. In de volgende paragrafen worden de verschillende onderdelen van systeembeheer nader toegelicht. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 117

119 6.1 De Watchdog Een belangrijk onderdeel van de Florin applicatie is het ontvangen en verzamelen van alle gespreksdata. Het verzamelen van alle gespreksdata wordt gedaan door de Monitor, welke als een service draait op de systeem server. Met behulp van de Watchdog kan de systeembeheerder de status van de Monitor controleren en in het geval van problemen met de Monitor automatisch een notificatie laten genereren. De Watchdog service draait naast de Monitor service op de systeemserver. De Watchdog pagina bestaat uit de volgende onderdelen: Watchdog: laat de status van de Watchdog service zien. Monitor: laat de status van de Monitor service zien. Berichten: geeft een overzicht van alle informatie- en foutmeldingen van de Monitor en CDR import Watchdog Onder Watchdog wordt een overzicht gegeven van de status van de Watchdog service. De volgende informatie wordt weergegeven: Laatste herstart: Het tijdstip waarop de Watchdog service voor het laatst is gestart. Uptime: De totale tijd dat de Watchdog service draait sinds de laatste herstart. Laatste controle: Het tijdstip waarop de Watchdog service voor het laatst een systeemcontrole heeft uitgevoerd. Huidige status: Geeft de huidige status van de Watchdog service aan. De volgende statussen zijn mogelijk: o 'Running': De Watchdog service is actief en draait zonder problemen. o 'Initialising': De Watchdog service bezig met opstarten. o 'Stopped': De Watchdog service is op een gecontroleerde wijze gestopt. o 'Lost Communication': De Watchdog service reageert niet. Het is onverwacht gestopt of niet gestart. 䜰 Monitor Onder Monitor wordt een overzicht gegeven van de status van de Monitor service. Om de status van de Monitor te kunnen monitoren is het noodzakelijk dat de Watchdog service actief is. De volgende informatie wordt weergegeven: Laatste herstart: Het tijdstip waarop de Monitor service voor het laatst is gestart. Uptime: De totale tijd dat de Monitor service draait sinds de laatste herstart. Laatste communicatie: Het tijdstip waarop voor het laatst met de Monitor is gecommuniceerd. Huidige status: Geeft de huidige status van de Monitor service aan. De volgende statussen zijn mogelijk: o 'Running': De Monitor service is actief en draait zonder problemen. o 'Initialising': De Monitor service bezig met opstarten. o 'Stopped': De Monitor service is op een gecontroleerde wijze gestopt. o 'Lost Communication': De Monitor service reageert niet. Het is onverwacht gestopt of niet gestart. o Gesprekken sinds reset: Het aantal gesprekken dat sinds de laatste herstart is ingelezen door de Monitor. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 118

120 6.1.3 Berichten Onder berichten wordt een overzicht gegeven van alle berichten afkomstig van de Monitor en CDR import. De CDR import is verantwoordelijk voor het importeren van CDR bestanden. Voor meer informatie over de CDR import zie paragraaf 6.4. De volgende berichtenniveaus worden onderscheiden: Critical: Een kritisch foutbericht. Error: Een foutbericht. Warning: Een waarschuwing dat mogelijk een probleem kan aanduiden. Information: Een bericht met informatie. Door de gewenste type berichten aan te vinken kunt u instellen welke type berichten in het overzicht zullen worden getoond notificatie van systeemalarmen Het is ook mogelijk om in het geval van problemen met de Monitor of de CDR import automatisch een notificatie te laten genereren. Op deze wijze kunt u snel worden gealarmeerd wanneer er problemen optreden met de Monitor of CDR import. Voor een overzicht van alle mogelijke notificaties zie Appendix B Watchdog berichten. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 119

121 6.2 Taakbeheer Inleiding Taakbeheer kan worden geopend in het hoofdmenu via Persoonlijke gegevens Taakbeheer en Systeembeheer Taakbeheer. Met Florin heeft u de mogelijkheid om taken in te roosteren om deze op gezette tijden uit te laten voeren. De volgende taken kunnen worden ingeroosterd: Rapporten: u kunt een rapport inroosten in de rapport pagina onder het tabblad Inroosteren. Voor meer informatie over het inroosteren van rapporten zie paragraaf 3.8. Inline rapportages: Inline rapportages zijn rapporten die door de systeembeheerder zijn aangemaakt en zijn ingeroosterd met de System Administration tool. CDR import: het importeren van CDR bestanden. CDR import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool. LDAP import: het importeren van L DAP gegevens. LDAP import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool. CDR import: het importeren van CDR bestanden of externe factuurbestanden. CDR import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool of worden aangemaakt vanuit de Externe facturen uploaden pagina. LDAP import: het importeren van LDAP gegevens. LDAP import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool. Factuurbatch: het aanmaken van een factuurbatch. Voor meer informatie over het inroosteren van factuurbatches zie paragraaf Error! Reference source not found.. Org import: het importeren van organisatiegegevens vanuit importsheets. Org import taken kunnen worden ingeroosterd met de System Administration tool of worden aangemaakt op de Upload organisatiewijzigingen pagina. 䞀 Hieronder is een voorbeeld weergegeven van de Taakbeheer: Van iedere taak in Taakbeheer wordt de volgende informatie getoond: Kolom Naam Inroosteren Status Eigenaar Type Aangemaakt Uitleg De naam van de taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak moet worden uitgevoerd De status van de taak De persoon die de eigenaar is van de taak Het type taak De datum en het tijdstip waarop de ingeroosterde taak is aangemaakt GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 120

122 6.2.2 De status van een ingeroosterde taak aanpassen In Taakbeheer kun u ook tijdelijk het inroosteren van een taak stopzetten, de taak blijft dan wel beschikbaar in de lijst en kan later opnieuw ingeroosterd worden. Daarnaast kunt u voor een taak ook de interval instellingen wijzigingen. Om het inroosteren van een taak tijdelijk stop te zetten, klik op Pauzeer. Om een ingeroosterde taak uit de lijst te verwijderen, klik op Verwijder. Om een taak opnieuw in te roosteren, klik op Opnieuw inroosteren Een taak opnieuw inroosteren Wanneer u de Opnieuw inroosteren optie heeft aangeklikt, zal het volgende scherm verschijnen: + U kunt nu de instellingen wijzigen. U heeft hierin de volgende opties: Taak opslaan: Sla alle gemaakte wijzigingen op. Annuleren: Verlaat het opnieuw inroosteren zonder de wijzigingen op te slaan. Eigendom claimen: Stel jezelf in als eigenaar van het rapport, zodat het rapport naar je eigen adres wordt verstuurd. Herstel status: Verander de status van pauze naar actief. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 121

123 6.3 Organisatiebeheer Inleiding Organisatiebeheer is alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Met behulp van Organisatiebeheer kunt u de organisatieboom van Florin beheren. De organisatieboom is een hiërarchische weergave van uw organisatie. In de organisatieboom onderscheiden we de volgende type items: Icon Type item Beschrijving Bedrijfsonderdelen Gebruikers Artikelen Vast contracten Variabele contracten Policies Factuur informatie De gehele organisatie of afdelingen binnen de organisatie De personen in de organisatie Vaste telefoontoestellen, mobiele telefoontoestellen, faxen, modems, etc. Contracten voor het toekennen van vaste toeslagen of kortingen Contracten voor het toekennen van toeslagen of kortingen op gesprekskosten Policies worden gebruikt om gesprekken automatisch aan te merken als een bepaald type. Informatie benodigd om facturen te kunnen versturen Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een organisatieboom. 䟐 Boven de organisatieboom is een menu weergegeven met alle opties om de organisatieboom te kunnen bewerken. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 122

124 De volgende menuopties zijn beschikbaar: Toevoegen: met de opties onder Toevoegen kunt u nieuwe items toevoegen aan de organisatieboom. Voor meer informatie over het toevoegen van items zie paragraaf Bewerken: met de opties onder Bewerken kunt u bestaande items in de organisatieboom bewerken. Voor meer informatie over het bewerken van items zie paragraaf Beeld: met behulp van de Beeld opties kunt u de weergave van de organisatieboom aanpassen. Voor meer informatie over de beeld opties zie paragraaf Zoeken: met de Zoeken opties kunt u in de organisatieboom zoeken naar specifieke items. Voor meer informatie over de zoek opties zie paragraaf Items toevoegen Met de opties onder Toevoegen kunt u items toevoegen aan de organisatieboom. Selecteer in de boom het bedrijfonderdeel, de gebruiker of het artikel waaraan u een nieuw item wilt toevoegen. Klik in het menu op Toevoegen en selecteer het type item dat u wilt toevoegen. U kunt de volgende items toevoegen: Bedrijfsonderdeel Gebruiker Artikel Vast contract Variabel contract Policy Factuur informatie + Niet alle opties zijn altijd beschikbaar, dit is afhankelijk van het geselecteerde item. Hierbij zijn de volgende regels van toepassing: Bedrijfsonderdelen kunnen alleen aan andere bedrijfsonderdelen worden toegevoegd. Gebruikers kunnen alleen aan bedrijfsonderdelen worden toegewezen. Artikelen kunnen aan bedrijfsonderdelen en gebruikers worden toegewezen. Vaste en variabele contracten kunnen worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen, gebruikers en artikelen. Policies kunnen worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen, gebruikers en artikelen. Factuur informatie kan worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen en gebruikers. Bedrijfsonderdeel toevoegen Een bedrijfsonderdeel kan alleen aan een ander bedrijfsonderdeel worden toegevoegd. Volg de volgende stappen om een bedrijfsonderdeel aan de organisatieboom toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel waaraan u een nieuw bedrijfsonderdeel wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Bedrijfsonderdeel. 3. Het volgende scherm zal worden geopend. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 123

125 4. In het veld Bedrijfsonderdeel toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel vermeldt waaraan het nieuwe bedrijfsonderdeel zal worden toegevoegd. 5. Onder Bedrijfsonderdeel moet u de naam van het bedrijfsonderdeel opgeven. Daarnaast kunt u optioneel ook een kostenplaats en/of referentienummer opgeven. 6. Onder Facturatie kunt u een klantnummer opgeven om het bedrijfsonderdeel te koppelen aan factuur informatie. Deze functionaliteit wordt alleen gebruikt indien u beschikt over de Financiële module van Florin. 7. Klik op Opslaan en afsluiten om het bedrijfsonderdeel definitief toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Gebruiker toevoegen Gebruikers kunnen alleen aan bedrijfsonderdelen worden toegevoegd. Volg de volgende stappen om een gebruiker toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel waaraan u de nieuwe gebruiker wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Gebruiker. 䠠 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. In het veld Gebruiker(s) toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel vermeldt waaraan de gebruikers zullen worden toegevoegd. 5. Het Voeg gebruiker toe scherm bestaat uit twee vensters. Het linker venster bevat een lijst met alle beschikbare gebruikers die nog niet zijn toegewezen aan een bedrijfsonderdeel. In het rechter venster staat de lijst met gebruikers die zullen worden toegevoegd aan het bedrijfsonderdeel. Met behulp van de opties Toevoegen aan lijst en Verwijder uit lijst kunt u gebruikers uit de ene lijst selecteren en verplaatsten naar de andere lijst. 6. Indien u een nieuwe gebruiker wilt toevoegen die nog niet in het systeem aanwezig is, klik op de optie Nieuwe gebruiker. Voor meer informatie over het aanmaken van nieuwe gebruikers zie paragraaf GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 124

126 7. Klik op Opslaan en afsluiten om alle geselecteerde gebruikers uit de rechter lijst definitief toe te voegen aan het bedrijfsonderdeel en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Artikel toevoegen Artikelen kunnen aan bedrijfsonderdelen of gebruikers worden toegevoegd. Volg de volgende stappen om een artikel toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel of de gebruikers waaraan u het artikel wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Artikel. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. In het veld Artikel toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel + en/of de gebruikers vermeld waaraan het artikel zal worden toegevoegd. 5. Het Artikel toevoegen scherm bestaat uit twee vensters. Het linker venster bevat een lijst met alle beschikbare artikelen die nog niet zijn toegewezen. In het rechter venster staat de lijst met artikelen die zullen worden toegevoegd. Met behulp van de opties Toevoegen aan lijst en Verwijder uit lijst kunt u artikelen uit de ene lijst selecteren en verplaatsten naar de andere lijst. 6. Indien u een nieuwe artikel wilt toevoegen die nog niet in het systeem aanwezig is, klik op de optie Nieuw artikel. Voor meer informatie over het aanmaken van nieuwe artikelen zie paragraaf Klik op Opslaan en afsluiten om alle geselecteerde artikelen uit de rechter lijst definitief toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Vast contract toevoegen Vaste contracten kunnen worden gebruikt voor het toekennen van vaste toeslagen of kortingen. Vaste contracten kunnen worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen, gebruikers of artikelen. Volg de volgende stappen om een vast contract toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel waaraan u het vaste contract wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Vast contract. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 125

127 4. In het veld Contract toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel vermeldt waaraan het contract zal worden toegevoegd. 5. Selecteer bij Selecteer contact een bestaan contract of klik op Nieuw contract om een nieuw vast contract aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een vast contract zie paragraaf Klik op Opslaan en afsluiten om het contract toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Variabel contract toevoegen Variabele contracten kunnen worden gebruikt voor het toekennen van toeslagen of kortingen op de gesprekskosten. Variabele contracten kunnen worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen, gebruikers of artikelen. Volg de volgende stappen om een variabel contract toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel waaraan u het variabele contract wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Variabel contract. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. In het veld Contract toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel vermeldt waaraan het contract zal worden toegevoegd. 5. Selecteer bij Selecteer contact een bestaan contract 䡰 of klik op Nieuw contract om een nieuw vast contract aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een variabel contract zie paragraaf Klik op Opslaan en afsluiten het contract toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Policy toevoegen Policies worden gebruikt om gesprekken automatisch aan te merken als een bepaald type. Het zijn in feite regels die worden toegepast tijdens het registreren van gesprekken. Policies kunnen worden toegepast om bijvoorbeeld gesprekken automatisch te classificeren als privé of zakelijk. Policies kunnen worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen, gebruikers of artikelen. Policies kunnen alleen worden aangemaakt door de systeembeheerder met behulp van de System Administrator tool. Om een policy toe te wijzen aan bedrijfsonderdeel, gebruiker of artikel, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel waaraan u de policy wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Policy. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. In het veld Policy toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel, de gebruiker of het artikel vermeldt waaraan de policy zal worden toegevoegd. 5. Selecteer bij Selecteer policy de gewenste policy. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 126

128 6. Klik op Opslaan en afsluiten om de policy toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan. Factuur informatie toevoegen Factuur informatie bevat alle informatie benodigd om kosten te kunnen factureren en kan worden toegewezen aan bedrijfsonderdelen en gebruikers. Volg de volgende stappen om factuur informatie toe te voegen: 1. Selecteer in de organisatieboom het bedrijfsonderdeel of de gebruiker waaraan u de factuur informatie wilt toevoegen. 2. Selecteer in het menu Toevoegen Factuur informatie. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. In het veld Factuur informatie toekennen aan staat het bedrijfsonderdeel of de gebruiker vermeldt waaraan de factuur informatie zal worden toegevoegd. 5. Selecteer bij Selecteer Factuur informatie bestaande factuur informatie of klik op Nieuwe factuur informatie om een nieuwe factuur informatie aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van nieuwe factuur informatie zie paragraaf Klik op Opslaan en afsluiten de factuur informatie toe te voegen en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder de wijzigingen op te slaan Items bewerken Met de opties onder Bewerken kunt u wijzigingen aanbrengen in de organisatieboom. + De volgende opties zijn beschikbaar onder Bewerken: Verplaats item naar beschikbare items map: met deze optie kunt u items verplaatsen naar de beschikbare items map. Verplaats item naar...: met deze optie kunt u items verplaatsen in de organisatieboom. Verwijder item: met deze optie kunt u items verwijderen. Bekijk item: met deze optie kunt u de eigenschappen en instellingen van items bekijken. Wijzig item: met deze optie kunt u items wijzigen. Verstuur wachtwoord: met deze optie kunt u per aan gebruikers hun wachtwoord sturen. Reset wachtwoord: met deze optie kunt u het wachtwoord van een gebruiker resetten. Verplaats item naar beschikbare items map Met de optie Verplaats item naar beschikbare items map wordt het geselecteerde item verplaats naar de beschikbare items map. Het item maakt dan geen deel meer uit van de organisatie maar is nog wel beschikbaar en kan op een later tijdstip opnieuw toegewezen worden. Om een item naar de beschikbare items map te verplaatsen volg de volgende stappen: GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 127

129 1. Selecteer in de organisatieboom het item dat u wilt verplaatsen. 2. Selecteer in het menu van organisatiebeheer Bewerken Verplaats item naar beschikbare items map. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. Klik op Ja om het item definitief te verplaatsen naar de beschikbare items map of klik op Nee om het item niet te verplaatsen en terug te keren naar organisatiebeheer. Verplaatsen van items Met de optie Verplaats item kunt u items verplaatsen in de organisatieboom. Alleen bedrijfsonderdelen, gebruikers en artikelen kunnen worden verplaatst. Policies, contracten en factuur informatie kunnen niet worden verplaatst omdat deze meerdere keren kunnen worden toegewezen in de organisatieboom. Een bedrijfsonderdeel, gebruiker en artikel kan slechts één maal worden toegewezen en kan daarom wel worden verplaatst. Om een item te verplaatsen volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het item dat u wilt verplaatsen. 2. Selecteer in het menu van organisatiebeheer Bewerken Verplaats item naar Het onderstaande scherm zal worden geopend. 䣀 4. Klik op Ja om het item te verplaatsen of klik op Nee om het item niet te verplaatsen en terug te keren naar organisatiebeheer. 5. Indien u in het bovenstaande scherm Ja heeft geselecteerd, dat zal het onderstaande scherm worden geopend. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 128

130 6. Selecteer in het Verplaats naar venster de nieuwe plek waar het item naartoe verplaatst moet worden. Klik op OK en sluit om de wijziging op te slaan of klik op Annuleren om te stoppen zonder de wijziging op te slaan. Verwijder item Met de optie Verwijder item kunt u items verwijderen uit de organisatieboom. Het item zal dan permanent worden verwijderd uit Florin. Met betrekking tot het verwijderen van items gelden 崠 de volgende regels: Bedrijfsonderdelen kunnen niet worden verwijderd indien er nog items aan zijn toegewezen. Indien een gebruiker wordt verwijderd waaraan nog artikelen zijn toegekend, dan worden de betreffende artikelen verplaatst naar de beschikbare items map. Contracten en factuur informatie kunnen alleen worden verwijderd in de beschikbare items map, een voorwaarde hierbij is dat het contract of factuur informatie niet mag zijn toegewezen in de organisatieboom. Policies kunnen niet worden verwijderd in organisatiebeheer, hiervoor heeft u de System Administration tool nodig. Om een item te verwijderen volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het item dat u wilt verwijderen. 2. Selecteer in het menu van organisatiebeheer Bewerken Verwijder item. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. Klik op Ja om het item definitief te verwijderen of klik op Nee om het item niet te verwijderen en terug te keren naar organisatiebeheer. Bekijk item GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 129

131 Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de instellingen van items in de organisatieboom opvragen. U heeft ook de mogelijkheid om de instellingen te wijzigen, bij gebruikers kunt u bijvoorbeeld het wachtwoord veranderen. U kunt de volgende items bekijken: Gebruikers Artikelen Vast contract Variabel contract Policy Bekijk gebruiker Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de instellingen van gebruikers in de organisatieboom opvragen en eventueel wijzigen. Om de instellingen van een gebruiker te bekijken volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom de gebruiker waarvan u de instellingen wilt bekijken. 2. Selecteer in het menu Bewerken Bekijk item. 3. Het volgende scherm zal worden geopend. Ӵ Voor meer informatie over de gebruikers instellingen, zie paragraaf Op de Bekijk gebruiker pagina heeft u de volgende opties: Eigenschappen: met deze optie kunt u opvragen welke artikelen, contracten en policies aan de gebruiker zijn toegewezen. Verstuur nieuw wachtwoord: met deze optie kunt u voor de gebruiker een nieuw wachtwoord genereren en deze naar het adres van de gebruiker versturen. Verander wachtwoord: met deze optie kunt u het wachtwoord van de gebruiker wijzigen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 130

132 Bewerken: met deze optie kunt u de instellingen bewerken, zie ook paragraaf Nieuw: met deze optie kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken. Sluiten: klik op sluiten om terug te keren naar organisatiebeheer. Bekijk artikel Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de instellingen van artikelen in de organisatieboom opvragen en eventueel wijzigen. Om de instellingen van een artikel te bekijken volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het artikel waarvan u de instellingen wilt bekijken. 2. Selecteer in het menu Bewerken Bekijk item. 3. Het volgende scherm zal worden geopend. Ӵ Voor meer informatie over de instellingen van artikelen, zie paragraaf Op de Bekijk artikel pagina heeft u de volgende opties: Bewerken: met deze optie kunt u de instellingen bewerken, zie ook paragraaf Nieuw: met deze optie kunt u een nieuw artikel aanmaken. Sluiten: klik op sluiten om terug te keren naar organisatiebeheer. Bekijk vast contract Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de instellingen van vaste contracten in de organisatieboom opvragen en eventueel wijzigen. Om de instellingen van een vast contract te bekijken volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het contract waarvan u de instellingen wilt bekijken. 2. Selecteer in het menu Bewerken Bekijk item. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 131

133 Voor meer informatie over de instellingen van vaste contracten, zie paragraaf Op de Bekijk vast contract pagina heeft u de volgende opties: Bewerken: met deze optie kunt u de instellingen bewerken, zie ook paragraaf Nieuw: met deze optie kunt u een nieuw artikel aanmaken. Sluiten: klik op sluiten om terug te keren naar organisatiebeheer. Bekijk variabel contract Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de instellingen van variabele contracten in de organisatieboom opvragen en eventueel wijzigen. Om de instellingen van een variabel contract te bekijken volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het contract waarvan u de instellingen wilt bekijken. 2. Selecteer in het menu Bewerken Bekijk item. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 帐 Voor meer informatie over de instellingen van variabele contracten, zie paragraaf Op de Bekijk variabel contract pagina heeft u de volgende opties: Bewerken: met deze optie kunt u de instellingen bewerken, zie ook paragraaf Nieuw: met deze optie kunt u een nieuw artikel aanmaken. Annuleren: klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer. Bekijk policy Met behulp van de Bekijk item optie kunt u de eigenschappen van policies in de organisatieboom opvragen. Policies kunnen alleen worden aangemaakt en gewijzigd door de systeembeheerder met behulp van de System Administrator tool. Om de eigenschappen van een policy te zien, volg de volgende stappen: GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 132

134 1. Selecteer in de organisatieboom de policy waarvan u de eigenschappen wilt opvragen. 2. Selecteer in het menu Bewerken Bekijk item. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend met de naam en opmerkingen van de policy. 4. Klik op Sluiten om terug te keren naar organisatiebeheer. Wijzig item Met behulp van de Wijzig item optie kunt u de instellingen van items in de organisatieboom wijzigen. U kunt de volgende items wijzigen: Bedrijfsonderdelen Gebruikers Artikelen Vast contract Variabel contract Ӵ Wijzig bedrijfsonderdeel Om de instellingen van een bedrijfsonderdeel te wijzigen, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom de bedrijfsonderdeel waarvan u de instellingen wilt wijzigen. 2. Selecteer in het menu Bewerken Wijzig item. 3. Het onderstaande scherm zal worden geopend. 4. Kunt u nu de naam, de kostenplaats en het klantnummer van het bedrijfsonderdeel wijzigen. 5. Klik op Opslaan en afsluiten om alle wijzigen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de wijzigen worden opgeslagen. Wijzig gebruiker Om de instellingen van een gebruiker te wijzigen, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom de gebruiker waarvan u de instellingen wilt wijzigen. 2. Selecteer in het menu Bewerken Wijzig item. 3. Kunt u nu de instellingen van de gebruiker wijzigen. Voor meer informatie over de gebruikers instellingen, zie paragraaf Klik op Opslaan om alle wijzigen op te slaan of op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder dat de wijzigen worden opgeslagen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 133

135 Wijzig artikel Om de instellingen van een artikel te wijzigen, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het artikel waarvan u de instellingen wilt wijzigen. 2. Selecteer in het menu Bewerken Wijzig item. 3. Kunt u nu de instellingen van het artikel wijzigen. Voor meer informatie over de instellingen van artikelen, zie paragraaf Klik op Opslaan om alle wijzigen op te slaan of op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder dat de wijzigen worden opgeslagen. Wijzig vast contract Om de instellingen van een vast contract te wijzigen, volg de volgende stappen: 1. Selecteer in de organisatieboom het contract waarvan u de instellingen wilt wijzigen. 2. Selecteer in het menu Bewerken Wijzig item. 3. Kunt u nu de instellingen van het contract wijzigen. Voor meer informatie over de instellingen van vaste contracten, zie paragraaf Klik op Opslaan om alle wijzigen op te slaan of op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder dat de wijzigen worden opgeslagen. Wijzig variabel contract Om de instellingen van een variabel contract te wijzigen, volg de volgende stappen: 5. Selecteer in de organisatieboom het contract waarvan u de instellingen wilt wijzigen. 6. Selecteer in het menu Bewerken Wijzig item. 7. Kunt u nu de instellingen van het contract wijzigen. Voor meer informatie over de instellingen van variabele contracten, zie paragraaf Klik op Opslaan om alle wijzigen op te slaan of op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder dat de wijzigen worden opgeslagen. + Verstuur wachtwoord De systeembeheerder van Florin kan wachtwoorden van gebruikers niet lezen of achterhalen. Met de optie Verstuur wachtwoord kan de systeembeheerder een naar gebruikers sturen met daarin hun huidig wachtwoord. Dit kan handig zijn wanneer een gebruiker zijn wachtwoord is vergeten. De systeembeheerder kan wachtwoorden versturen naar alle gebruikers binnen een bedrijfsonderdeel of naar individuele gebruikers. Om wachtwoorden te versturen naar alle gebruikers binnen een bedrijfsonderdeel, selecteer een bedrijfsonderdeel in de organisatieboom en kies in het menu Bewerken Verstuur wachtwoord. Alle gebruikers binnen het bedrijfsonderdeel en alle onderliggende afdelingen zullen dan een ontvangen met hun wachtwoord. Om aan een individuele gebruiker zijn huidige wachtwoord te sturen, selecteer de gebruiker in de organisatieboom en kies in het menu Bewerken Verstuur wachtwoord. Alleen gebruikers waarbij de instelling Verstuur notificatie op Ja staat, zullen een ontvangen. In het menu onder Bewerken Bekijk item heeft de systeembeheerder ook nog de twee volgende opties om het wachtwoord van een gebruiker aan te passen: Verstuur nieuw wachtwoord: met deze optie kan voor de gebruiker een nieuw wachtwoord worden gegenereerd en naar het adres van de gebruiker worden verstuurd. Verander wachtwoord: met deze optie kan het wachtwoord van de gebruiker worden gewijzigd. Met behulp van de optie Bewerken Reset wachtwoord kan de systeembeheerder ook een nieuw wachtwoord genereren voor alle gebruikers binnen een bedrijfsonderdeel. Reset wachtwoord GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 134

136 De systeembeheerder van Florin kan wachtwoorden van gebruikers niet lezen of achterhalen. Met behulp van de Reset wachtwoord optie kan de systeembeheerder een nieuw wachtwoord genereren voor alle gebruikers binnen een bedrijfsonderdeel en deze automatisch per versturen. Om nieuwe wachtwoorden te versturen naar alle gebruikers binnen een bedrijfsonderdeel, selecteer het bedrijfsonderdeel in de organisatieboom en kies in het menu Bewerken Reset wachtwoord. Alle gebruikers binnen het bedrijfsonderdeel en alle onderliggende afdelingen zullen dan een ontvangen met hun nieuwe wachtwoord. Alleen gebruikers waarbij de instelling Verstuur notificatie op Ja staat, zullen een ontvangen. In het menu onder Bewerken Bekijk item heeft de systeembeheerder ook nog de twee volgende opties om het wachtwoord van een gebruiker aan te passen: Verstuur nieuw wachtwoord: met deze optie kan voor de gebruiker een nieuw wachtwoord worden gegenereerd en naar het adres van de gebruiker worden verstuurd. Verander wachtwoord: met deze optie kan het wachtwoord van de gebruiker worden gewijzigd Beeld opties Met behulp van de Beeld opties kunt u de weergave van de organisatieboom aanpassen. + De volgende opties zijn beschikbaar: Klap alle mappen in: klik deze optie aan om alle mappen in te klappen. Deze optie kan handig zijn wanneer u heel veel items heeft uitgeklapt. Opties: hieronder kunt u opgeven welke type items wel of niet in de organisatieboom getoond moeten worden. Hiermee kunt u de organisatieboom overzichtelijker maken. Vink de type items aan die in de organisatieboom verborgen moeten worden. Bij het aanvinken van bepaalde opties zullen andere opties worden uitgegrijsd en kunnen niet meer worden geselecteerd. Als u bijvoorbeeld Verberg gebruikers aanvinkt dan is Verberg artikelen ook niet meer aan te vinken. De optie Verberg beschikbare items is standaard geselecteerd. Indien u in de organisatieboom alle items wilt zien die beschikbaar zijn en kunnen worden toegewezen, dan dient u deze optie uit te vinken. In de organisatieboom zal dan de map Beschikbare Items worden weergegeven. In deze map bevinden zich de volgende mappen: Beschikbare gebruikers: met alle gebruikers die niet zijn toegewezen aan een bedrijfsonderdeel. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 135

137 Beschikbare artikelen: met alle artikelen die niet zijn toegewezen aan een bedrijfsonderdeel of gebruiker. Beschikbare contracten: met alle contracten die kunnen worden toegewezen aan een bedrijfsonderdeel, gebruiker of artikel. Beschikbare policies: met alle policies die kunnen worden toegewezen aan een een bedrijfsonderdeel, gebruiker of artikel. Beschikbare factuur informatie items: met alle factuur informatie items die kunnen worden toegewezen aan een een bedrijfsonderdeel, gebruiker of artikel Zoeken opties Met behulp van de Zoeken optie kunt u in de organisatieboom zoeken naar specifieke items. 彐 Om te zoeken in de organisatieboom volgt de volgende stappen: 1. Klik in het menu op Zoeken Zoek om de zoek opties te openen. 2. Voer in het veld achter Zoek naar de tekst in waarop u wilt zoeken. 3. Vink in de lijst aan op welke type items in de organisatieboom u wilt zoeken. 4. Klik op Zoeken om de zoekopdracht te starten. 5. Zodra er een overeenkomst gevonden is tussen de ingevoerde tekst en een naam van een item in de organisatieboom zal de zoekopdracht stoppen en zal de organisatieboom worden geopend bij het betreffende item. 6. Klik eventueel in het menu op Zoeken Volgende om de zoekopdracht te vervolgen en verder te zoeken in de organisatieboom. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 136

138 6.3.6 Nieuwe gebruiker Binnen organisatiebeheer kunt u nieuwe gebruikers aanmaken. Selecteer hiervoor in het menu van organisatiebeheer Toevoegen Gebruiker Nieuwe gebruiker. Het volgende scherm zal dan worden geopend, u kunt dan alle instellingen invoeren. Ӵ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 137

139 Ӵ Voor gebruikers kunnen de volgende instellingen worden geconfigureerd: Instelling Persoon Personeelsnummer Kostenplaats Titel Voornaam Initialen Tussenvoegsel Achternaam Functieomschrijving Werknemer status Gebouw/verdieping/kamer Beschrijving Een unieke ID nummer waarmee de gebruiker geïdentificeerd kan worden binnen de organisatie De kostenplaats waarnaar gefactureerd moet worden Eventuele titel(s) van de gebruiker De voornaam van de gebruiker De initialen van de gebruiker Eventuele tussenvoegsels in de achternaam De achternaam van de gebruiker Het adres waar berichten van het systeem, ingeroosterde rapporten en alarmen op wordt ontvangen De functie van de gebruiker De status van de gebruiker De locatie van de gebruiker GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 138

140 Taal Tijdzone Verzoek tot toevoegen aan bedrijfscontacten PUK en SIM code zichtbaar Verstuur notificatie Gebruikersrol instellingen Gebruikersrol Bedrijfsonderdeelrechten Factuur Klantnummer Account Loginnaam Actief Verloopt na Verloopdatum De voorkeurstaal van de gebruiker De tijdszone van de gebruiker Of de gebruiker wel of niet opgenomen moet worden in het bedrijfsadresboek. Is de PUK en SIM code zichtbaar voor de gebruiker. Geeft aan of het systeem s mag sturen naar deze gebruiker. De gebruikersrol (met bijbehorende rechten) van de gebruiker. Zie appendix D voor een overzicht van alle gebruikersrollen. De afdeling/het bedrijfsonderdeel waar de gebruiker gerechtigd is om over te rapporteren en/of beheertaken uit te voeren. Het klantnummer dat op facturen wordt vermeld. De gebruikersnaam waarmee de gebruiker moet inloggen Geeft aan of het account nog actief is. Geeft aan hoeveel dagen het account nog actief blijft. Geeft de datum aan wanneer het account afloopt. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen 恀 Nieuw artikel Binnen organisatiebeheer kunt u nieuwe artikelen aanmaken. Selecteer hiervoor in het menu van organisatiebeheer Toevoegen Artikel Nieuw artikel. Het volgende scherm zal dan worden geopend, u kunt dan alle instellingen invoeren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 139

141 Voor artikelen kunnen de volgende instellingen worden geconfigureerd: + Instelling Algemene instellingen Artikel code Nummer Artikel type Status PABX Laatste keer gewijzigd Toestel informatie Serienummer Toestel Model MAC adres Productiedatum Vervaldatum garantie Bekabeling informatie Systeempoort Walloutlet Gebouw MDF outlet Systeem MDF outlet Beschrijving Een unieke ID nummer waarmee het artikel geïdentificeerd kan worden binnen uw organisatie. Het extensienummer van het artikel Het type artikel De status van het toestel. De PABX waarop het toestel is aangesloten De laatste keer dat de instellingen voor het toestel zijn gewijzigd (niet bewerkbaar). Het serienummer van het toestel Het type/merk toestel Het model toestel Het eventuele MAC adres van het toestel De datum waarop het toestel is geproduceerd De datum waarop de garantie vervalt. De poort op de PABX waarop het vaste toestel is aangesloten. De walloutlet waarop het vaste toestel is aangesloten. Eventuele gebouw MDF outlet Eventuele systeem MDF outlet GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 140

142 GSM informatie PUK code De PUK code van het GSM-toestel SIM code International Mobile Equimpment Identification Opmerkingen De SIM code van het GSM-toestel IMEI nummer (meestal 15-cijferig) dat een GSM-toestel identificeert. In het opmerkingen veld kunnen eventuele bijzonderheden m.b.t. het artikel worden vermeld. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen. ӵ Nieuw vast contract Binnen organisatiebeheer kunt u nieuwe vaste contracten aanmaken. Selecteer hiervoor in het menu van organisatiebeheer Toevoegen Vast contract Nieuw contract. Het volgende scherm zal dan worden geopend, u kunt dan alle instellingen invoeren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 141

143 喰 ҿ Voor vaste contracten kunnen de volgende instellingen worden geconfigureerd: Instelling Contract Contractnaam Contractcode Serviceprovider Kosten toevoegingen Kosten per tijdsinterval Tijdsinterval Contractduur Startdatum Einddatum Type filters Entiteit Beschrijving De naam voor het contract Eventuele referentiecode voor het contract Eventuele naam van een service provider die is verbonden aan het contract De kosten per tijdsinterval Het tijdsinterval waarmee de bovenstaande kosten in rekening moeten worden gebracht De ingangsdatum voor het contract, indien er geen datum is opgeven is het contract direct actief De einddatum voor het contract, indien er geen datum is opgeven is het contract voor onbepaald actief Het type item (bedrijfsonderdelen, gebruikers of artikelen) waarop het contract van GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 142

144 toepassing moet zijn Artikel types Het artikel type waarop het contract van toepassing moet zijn Opmerkingen In het opmerkingen veld kunnen eventuele bijzonderheden m.b.t. het contract worden vermeld. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen. 喰 ҿ Nieuw variabel contract Binnen organisatiebeheer kunt u nieuwe variabele contracten aanmaken. Selecteer hiervoor in het menu van organisatiebeheer Toevoegen Variabel contract Nieuw contract. Het volgende scherm zal dan worden geopend, u kunt dan alle instellingen invoeren. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 143

145 ӵ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 144

146 Voor variabele contracten kunnen de volgende instellingen worden geconfigureerd: Instelling Contract Contractnaam Contractcode Serviceprovider Periode filter Dagelijkse starttijd Dagelijkse eindtijd Dagen van de week Kosten toevoegingen Verbindingskosten Opslagpercentage Kosten per tijdseenheid Beschrijving 喰 ҿ De naam voor het contract Eventuele referentiecode voor het contract Eventuele naam van een service provider die is verbonden aan het contract De starttijd waarop het contract dagelijks actief moet worden, hiermee kunt u dal- en piekuren definiëren. De eindtijd waarop het contract dagelijks inactief moet worden, hiermee kunt u dal- en piekuren definiëren. De dagen van de week waarop het contract van kracht moet zijn. De kosten voor het opzetten van een verbinding. Extra percentage die over de reguliere gesprekkosten wordt berekend. Zo kunnen extra kosten of kortingen op de gesprekskosten worden doorberekend. Voor kortingen moet een negatief percentage worden opgegeven. De additionele gesprekskosten per tijdsspanne. Eenheid van de tijdsspanne De eenheid van de tijdsspanne (seconden, minuten of uren). Grootte van de tijdsspanne Het aantal seconden, minuten of uren van de tijdspanne. Type filters Buiten-Buitenland Gespreksrichtingen Spraak Data Berichten Artikel types Privé Zakelijk verkeer De verkeersregio van de gesprekken, zoals intern, lokaal, nationaal en internationaal. De richting van het gesprek, zoals inkomend of uitgaand. Het type gesprek aan, zoals spraak, data of berichten (SMS). Het artikel type waarop het contract van toepassing moet zijn. De classificatie van gesprekken (privé of zakelijk). GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 145

147 Contractduur Startdatum Einddatum Overige filters Kostenbron Provider van de andere partij Opmerkingen De ingangsdatum voor het contract, indien er geen datum is opgeven is het contract direct actief. De einddatum voor het contract, indien er geen datum is opgeven is het contract onbepaald actief. De bron die gebruikt wordt voor het bepalen van de reguliere gesprekskosten (kosten afkomstig van een Provider, uit een tarieventabel of uit de Coin database). Hier kunt u selecteren op gesprekken met als bestemming een toestel van een specifieke provider. Kosten van gesprekken van en naar bepaalde providers kunnen zo worden geselecteerd. In het opmerkingen veld kunnen eventuele bijzonderheden m.b.t. het contract worden vermeld. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen. + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 146

148 Nieuwe factuur informatie Binnen organisatiebeheer kunt u nieuwe factuur informatie aanmaken. Selecteer hiervoor in het menu van organisatiebeheer Toevoegen Factuur informatie Nieuwe factuur informatie. Het volgende scherm zal dan worden geopend, u kunt dan alle instellingen invoeren. Voor factuur informatie kunnen de volgende instellingen + worden geconfigureerd: Instelling Facturatie Klantnummer Bedrijfsnaam Naam van de rekeninghouder Adresregel 1 Adresregel 2 Postcode Plaats Land Rekeningnummer Account is geverifieerd Is factureerbaar Aanvullende e- mailadressen bij versturen factuur Factuur adres Gebruik standaard mail adres Factuur template Beschrijving Het klantnummer dat op de facturen wordt vermeld. De naam van het bedrijf. De naam van de rekeninghouder waarnaar wordt gefactureerd. 1 e regel van het factuuradres 2 e regel van het factuuradres Postcode van het factuuradres Plaats van het factuuradres Land van het factuuradres Het bankrekeningnummer (Let op: het banknummer mag alleen cijfers bevatten en geen spaties of punten) Geeft aan of het bankrekeningnummer is geverifieerd door de bank. Dit is van toepassing indien facturen via automatische betaal- en incasso-opdrachten (ClieOp) worden geïnd. Geeft aan of het bedrijfsonderdeel of gebruiker wel of geen facturen kan ontvangen. Het versturen van facturen kan hiermee tijdelijk worden uitgezet. Geeft aan of facturen eventueel naar aanvullende adressen moeten worden verstuurd. Hier kunnen eventuele aanvullende adressen worden opgegeven waarnaar facturen gestuurd moeten worden. Geeft aan of facturen naar het standaard adres van de gebruiker moeten worden verstuurd. Selecteer hier de gewenste template voor de facturen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 147

149 Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan en terug te keren naar organisatiebeheer. Klik op Annuleren om terug te keren naar organisatiebeheer zonder dat de nieuwe instellingen worden opgeslagen. 㒐 GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 148

150 6.4 Upload organisatiewijzigingen De optie Upload organisatiewijzigingen is alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Op de Upload organisatiewijzigingen pagina kunt u een Excel sheet met organisatiegegevens uploaden om de organistatieboom in Florin aan te maken of bij te werken Vereisten Om een sheet te kunnen importeren moet u beschikken over: 1. Een Excel bestand met de organisatiegegevens dat voldoet aan het formaat zoals vastgesteld door Pridis. 2. Een mapping bestand dat door Pridis is verstrekt. Het mapping bestand zorgt ervoor dat de velden en kolommen in het Excel bestand correct worden gekoppeld aan de velden in de Florin database Een sheet uploaden en importeren Volg de volgende stappen om een sheet te uploaden om te importeren: 㒐 1. Klik achter Excel bestand op Selecteer om het Excel bestand te selecteren dat u wilt inlezen. 2. Klik achter Mapping bestand op Selecteer om het mapping bestand te selecteren dat door Pridis is verstrekt. 3. Als zowel het Excel bestand als het mapping bestand is geselecteerd, klik op Upload om de beide bestanden te uploaden naar het systeem. 4. Wanneer beide bestanden succesvol zijn geüpload, klik op Importeer werkblad. 5. In Florin zal nu een taak worden aanmaakt om de gegevens uit de sheet te importeren en de organisatieboom bij te werken. 6. Onder Taakbeheer kunt u zien wanneer de importtaak van de organisatiegegevens zal worden uitgevoerd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 149

151 6.5 Externe facturen uploaden De optie Externe facturen uploaden is alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Met de optie Externe facturen uploaden kunt u handmatig externe factuurbestanden met gespreksgegevens importeren in Florin. Deze externe factuurbestanden kunnen bijvoorbeeld op CD-ROM zijn aangeleverd door uw telecom provider of worden gedownload vanaf de website van uw telecom provider. De Externe facturen uploaden pagina bestaat uit twee delen, in het bovenste deel kunt u de externe facturen selecteren en uploaden. Het onderste deel van de Externe facturen uploaden pagina geeft een overzicht van alle facturen die in het systeem zijn geüpload. Het overzicht met geuploade facturen geeft de volgende informatie: Kolom Datum geupload Eigenaar Provider Importeerstatus Importeer bestand Beschrijving De datum en het tijdstip waarop het factuurbestand is geupload. De gebruiker die het factuurbestand heeft geupload De telecom provider van het betreffende + factuurbestand De status van het factuurbestand. Zie paragraaf 0 voor een overzicht van alle mogelijke importeerstatussen De bestandsnaam van het factuurbestand Het importeren van een factuurbestand Om een extern factuurbestand te importeren moeten de volgende stappen worden gevolgd: 1. Eerst moet het factuurbestand worden geüpload naar de Florin server zodat het in Florin kan worden verwerkt. Om een extern factuurbestand te uploaden volg de volgende stappen: a. Kies in de listbox onder Selecteer Provider de telecom provider waarvan u een factuurbestand wilt inlezen. b. Onder de optie Selecteer export bestand(en) kunt u de factuurbestanden selecteren. Klik op Selecteer om een venster te openen waarin u het factuurbestand kunt selecteren. Indien u meerdere factuurbestanden van dezelfde provider wilt importeren, kunt u op Toevoegen klikken. Er zal dan een nieuwe regel verschijnen waarin u een nieuw factuurbestand kunt selecteren. Klik op Verwijder om de extra regel weer uit de lijst te verwijderen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 150

152 Tip: Het is ook mogelijk om factuurbestanden als een ZIP bestand te uploaden. Dit kan nuttig zijn bij zeer grote factuurbestanden en wanneer er een beperkte bandbreedte beschikbaar is. Let op: een ZIP bestand mag maar één factuurbestand bevatten. c. Nadat alle factuurbestanden zijn geselecteerd, klik op Upload om de bestanden te uploaden naar het systeem. d. De geselecteerde factuurbestanden zullen nu aan het overzicht met facturen worden toegevoegd. Als een factuurbestand succesvol is geüpload, zal het de status Ontvangen krijgen. 2. Nadat een factuurbestand succesvol is geüpload, kan het factuurbestand worden geïmporteerd. Een import kan op de twee volgende manieren worden gestart: Automatisch: Indien er in Taakbeheer een CDR importtaak is ingeroosterd, zal het factuurbestand automatisch door de ingeroosterde importtaak worden opgepakt. De import van het factuurbestand zal dan worden gestart op het instelde tijdstip van de CDR importtaak. Handmatig: Het importeren van het factuurbestand kan ook handmatig worden gestart door op de knop te klikken. De importtaak zal dan binnen 㒐 enkele minuten worden gestart. Door op de knop te klikken kan de start van de import worden gepauzeerd. Het factuurbestand blijft wel beschikbaar in het systeem maar zal niet automatisch door de CDR importtaak in Taakbeheer worden uitgevoerd. Het factuurbestand zal dan de status Afgebroken krijgen. De import kan op een later moment alsnog worden gestart door op de knop te klikken. Door op de knop te klikken, wordt het factuurbestand definitief uit het systeem verwijderd. 3. Een import zal, afhankelijk van de hoeveelheid data in het factuurbestand, enkele minuten tot enkele uren kunnen duren. Tijdens het importeren zal de status van het factuurbestand op Importeren staan. Wanneer de import is afgerond, zal de status veranderen in Geïmporteerd. Alle data uit het factuurbestand is nu ingelezen en kan verder in het systeem worden verwerkt. 4. Wanneer alle data uit een factuurbestand is ingelezen, dan moet alle data nog worden verwerkt door het systeem. Tijdens deze fase worden bijvoorbeeld de gespreksgegevens gekoppeld aan afdelingen, gebruikers en artikelen, worden de gesprekken geclassificeerd en worden extra kosten uit contracten aan gesprekken toegekend. Wanneer alle gegevens zijn verwerkt, zal de status van het factuurbestand veranderen in Verwerkt en is de import van het factuurbestand afgerond. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 151

153 Wanneer er tijdens de import problemen optreden, zal de import worden afgebroken. Afhankelijk van het type probleem zal de status van het factuurbestand veranderen. Voor een overzicht en uitleg van de mogelijke statussen zie paragraaf Het terugdraaien van een geïmporteerd factuurbestand Het is ook mogelijk om een om de import van een factuurbestand terug te draaien. Alle data uit het factuurbestand zal dan uit de Florin database worden verwijderd. Indien u een factuurbestand terugdraait, kunt u geen rapportages meer maken over de data uit het betreffende factuurbestand! Om een extern factuurbestand terug te draaien, volg de volgende stappen: 1. Om een extern factuurbestand te kunnen terugdraaien moet het factuurbestand helemaal zijn geïmporteerd. 2. Om een factuurbestand terug te draaien klik op. Voordat het terugdraaien wordt gestart zal er eerst nog om een bevestiging worden gevraagd. Indien u het terugdraaien bevestigd, zal het factuurbestand worden teruggedraaid. Tijdens het terugdraaien krijgt het factuurbestand de status Terugdraaien. Ӵ 3. Wanneer het terugdraaien is afgerond, krijgt het factuurbestand de status Teruggedraaid. Nadat het factuurbestand is teruggedraaid heeft u nog twee opties. Klik op om het factuurbestand opnieuw te importeren of klik op om het factuurbestand definitief uit het systeem te verwijderen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 152

154 6.5.3 Importeerstatussen Een geüpload factuurbestand kan één van de volgende statussen hebben: Importeerstatus Beschrijving Ontvangen Ingeroosterd Geïmporteerd Verwerkt Teruggedraaid Geannuleerd Importeren Terugdraaien Annuleren Geweigerd Duplicaat Fout Het bestand is succesvol geüpload naar de server Het bestand is ingeroosterd om te worden geïmporteerd Alle gespreksgegevens uit de factuur zijn succesvol geïmporteerd en worden door het systeem verwerkt Alle gespreksgegevens zijn succesvol geïmporteerd en verwerkt De import van de factuur is door de gebruiker teruggedraaid De import is door de gebruiker afgebroken Het systeem is bezig met het importeren van de factuur Het systeem is bezig met het terugdraaien van de import Het systeem is bezig met het afbreken van de import De import is geweigerd omdat er een probleem in de factuur is aangetroffen De import is geweigerd omdat de factuur al is geïmporteerd De import is afgebroken omdat er een fout is opgetreden Ongeldige records De import is afgebroken omdat er ongeldige CDR records zijn aangetroffen in de factuur + GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 153

155 6.6 instellingen De instellingen zijn alleen beschikbaar voor systeembeheerders. Bij de instellingen kan het afzender adres van berichten worden ingesteld en kan het bericht worden geconfigureerd dat wordt verstuurd wanneer een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt, wanneer een wachtwoord gereset wordt of wanneer een gebruiker zijn wachtwoord vergeten is. Om de instellingen aan te passen selecteer in het hoofdmenu onder Systeembeheer de optie instellingen Account instellingen Onder het tabblad Account kunt u het bericht configureren dat wordt verstuurd naar gebruikers om het wachtwoord door te geven. De volgende instellingen kunt u configureren: Verstuur adres: het adres dat in het bericht wordt vermeld als afzender. onderwerp: het onderwerp van het bericht. bericht: hier kunt u de tekst van het bericht opgeven. Om de berichten specifiek te maken kunt u in de gebruik maken van de volgende parameters: o {initials} => Initialen van de persoon; o {lastname} => Achternaam van de persoon; o {loginname} => De gebruikers loginnaam (min of meer verplicht om de nuttig te laten zijn); o {password} => Password van de gebruiker (min of meer verplicht om de nuttig te laten zijn) Taakbeheer adres instellingen Onder het tabblad Taakbeheer kunt u het adres opgeven dat wordt vermeld als afzender in berichten met rapporten, die met Taakbeheer zijn ingeroosterd en verstuurd. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 154

156 6.7 Bedrijfscontacten Bedrijfscontacten onderscheiden zich van de persoonlijke contacten. Bedrijfscontacten zijn de contacten van uw organisatie en zijn toegankelijk voor alle personen binnen uw organisatie. De bedrijfscontacten worden beheerd door de systeembeheerder. D.m.v. het instellen van policies kunnen de bedrijfscontacten worden gebruikt om binnen uw organisatie gesprekken automatisch te classificeren. Deze policies kunnen worden ingesteld door de systeembeheerder. Een bedrijfscontact bestaat uit de bedrijfsnaam, naam van een contactpersoon en het telefoonnummer. In het zoekscherm op de Mijn kosten pagina kan een gebruiker bedrijfcontacten opzoeken en bekijken. Bedrijfscontacten kunnen alleen worden toegevoegd door een gebruiker met systeembeheer rechten. Zoeken naar bedrijfscontacten Op de Mijn kosten pagina kunt u zoeken in de bedrijfscontacten door in de onderstaande velden een zoekterm op te geven. Als op de Zoeken knop wordt geklikt dan zal in bedrijfscontactenlijst naar een match worden gezocht. De zoekresultaten zullen dan worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld in het Naam veld jan opgeeft, dan zullen alle contacten met in de naam de lettercombinatie jan worden gevonden, zoals bijvoorbeeld Jan Pietersen of Piet Jansen. Indien geen van de velden is ingevuld en u klikt op de Zoeken knop, dan zullen alle bedrijfscontacten worden weergegeven. Een bedrijfscontact toevoegen 㒐 U kunt een bedrijfscontact toevoegen door onder de optie Voeg contact toe de betreffende gegevens van het nieuwe contact in te voeren. De velden Naam, Nummer, en Privé-Zakelijk verkeer zijn verplicht en moeten worden ingevuld. Door op de Toevoegen knop te klikken wordt het contact aan de bedrijfscontactenlijst toegevoegd. Alleen gebruikers met de systeembeheer rol kunnen Bedrijfscontacten toevoegen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 155

157 Een bedrijfscontact bewerken De lijst met de zoekresultaten wordt onder Zoek contact weergegeven. Indien u de gegevens van een bedrijfscontact wilt aanpassen dat klik u in de lijst achter het betreffende contact op de knop Bewerken. U kunt dan de gegevens in de velden wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klik op Bijwerken. Klik op Annuleren om terug te keren zonder de wijzigingen op te slaan. Alleen gebruikers met de systeembeheer rol kunnen Bedrijfscontacten bewerken. Een bedrijfscontact verwijderen Indien u een bedrijfscontact wilt verwijderen uit de lijst dan klikt u in de lijst achter het betreffende contact op de knop Verwijder. Een dialoogscherm zal nu worden getoond waarin u om een bevestiging zal worden gevraagd. Klik op OK om het contact definitief te verwijderen of op Cancel/Annuleren om terug te keren zonder dat het contact wordt verwijderd. Alleen gebruikers met de systeembeheer rol kunnen Bedrijfscontacten verwijderen. Ӵ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 156

158 Appendix A Gebruikte begrippen Hieronder is een overzicht gegeven van de belangrijkste termen en begrippen die binnen Florin worden gebruikt. Begrip Accountcode Afgebroken gesprek Artikel Beantwoord gesprek Bedrijfscontacten Binnen Buitenland CDR Contract DDI/DID nummer Gebruiker Gebruikersrol Gesprekseigenschappen Gespreksrichting Monitor Netwerk PBX Persoonlijke contacten Policies Privé Zakelijk verkeer Provider PSTN Definitie Een accountcode kan worden toegewezen aan een specifiek project, divisie of opdrachtgever. Bij het voeren van gesprekken kunnen de betreffende kosten, door een accountcode in te toetsen op het telefoontoestel, worden toegewezen aan specifieke projecten, divisies of opdrachtgevers. Een inkomend telefoongesprek dat niet is beantwoord. Een vast, mobiel of ander type toestel. Artikelen kunnen worden toegekend aan een afdeling of een persoon. Zie appendix C voor een overzicht van alle artikeltypen. Een telefoongesprek dat is beantwoord door een persoon, telefoonswitch of ACD omgeving. Bedrijfscontacten zijn de contacten van uw organisatie en zijn toegankelijk voor alle personen binnen uw organisatie. De Bedrijfscontacten worden beheerd door de systeembeheerder. D.m.v. het instellen van policies kunnen de bedrijfscontacten worden gebruikt om binnen uw organisatie gesprekken automatisch te classificeren. De verkeersregio van een telefoongesprek, zoals intern (binnen de eigen PBX), eigen netwerk (binnen het netwerk van eigen mobiele provider), lokaal, nationaal en internationaal. Call Details Records. De gespreksinformatie die door de telefooncentrale wordt uitgestuurd en gebruikt wordt om de rapporten te maken. Bepaalde additionele kosten die aan gesprekken of een afdeling of persoon kunnen worden gekoppeld. Binnen Florin onderscheiden we vaste en variabele contracten. Direct Dial-In (DDI)(in Amerika bekend als Direct Inward Dialing (DID)) nummers zijn doorkiesnummers die 喰 van ҿ buiten de PABX direct kunnen worden aangekozen. Door in de PABX cijfercombinaties toe te kennen aan een interne extensie kan de centrale directe verbindingen tot stand brengen met die extensie. De persoon die het systeem gebruikt voor rapportage en gespreksclassificatie. De gebruikersrol bepaalt tot welke onderdelen in de applicatie de gebruiker toegang heeft. Zie ook appendix D. Extra eigenschappen van een telefoongesprek zoals roaming, afgebroken, mislukte oproep, conferentie, bezet, bedienpost en doorgeschakeld. De richting van een telefoongesprek, zoals inkomend, uitgaand, tandem of intern. De Monitor is een belangrijk onderdeel binnen Florin en is verantwoordelijk voor het (realtime) verzamelen en verwerken van alle CDR gegevens. De Monitor draait als een service op de systeemserver. Een netwerk is het fysieke netwerk van een telecom provider en is de toegang tot het openbare telefoonnet (PSTN). Private Branch Exchange (PBX) Bedrijfstelecommunicatiecentrale. Wordt ook wel Private Automatic Branch Exchange (PABX) genoemd. Een telefoonsysteem, aanwezig binnen een bedrijf dat inkomende en uitgaande calls afhandelt. Indien voorzien van ACD-software, dan kan een PBX ook ACD-functies hebben. Vaak wordt een PBX aangeduid als switch of centrale. Persoonlijke contacten zijn uw eigen persoonlijke contacten en zijn alleen voor uzelf toegankelijk. U kunt met behulp van de persoonlijke contactenlijst snel telefoonnummers opzoeken en automatisch gesprekken laten classificeren als privé en zakelijk. Policies worden gebruikt om gesprekken automatisch aan te merken als een bepaald type. Gesprekken kunnen worden ingedeeld als zijnde privé of zakelijk. Een provider is een organisatie (telefoonbedrijf) dat telecommunicatiediensten levert zoals mobiele of vaste telefonie en datacommunicatie. Binnen Florin kunnen aan een provider tarieventabellen worden verbonden. Public-Switched Telephone Network (PSTN); het openbare telefoonnet dat verbindingen mogelijk maakt tussen alle privé- en bedrijfsaansluitingen. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 157

159 Service Level Spraak Data Berichten Systeembeheerder Tarieventabel Trunk VDN Wachttijd Het service level wordt gedefinieerd als X procent van de contacten beantwoord binnen Y seconden, bijvoorbeeld 90% beantwoord binnen 20 seconden. Het service level geeft weer, hoe goed een organisatie in staat is gesprekken aan te nemen en door medewerkers uit te laten voeren. Geeft het type gesprek aan, zoals spraak, data of berichten (SMS). De persoon die het beheer doet van de applicatie, zoals gebruikers, toestellen, contracten aanmaken en wijzigen. Een tarieventabel is een lijst met alle tarieven van een provider, met behulp van de tarieventabelen worden binnen Florin de gesprekskosten berekend. Een trunk is een fysieke verbinding tussen de publieke telefooncentrale en het punt van binnenkomst waar de gesprekken worden afgehandeld. Op iedere lijn kan één gesprek tegelijkertijd plaatsvinden. In het geval van een gesprek is de lijn bezet en kan voor een volgend gesprek een volgende lijn worden aangesproken. Trunks zijn verbonden aan een netwerk van een telecom provider. Binnen Florin kunnen Trunks worden gedefinieerd per trunklijn of als bundel (meerdere trunklijnen gebundeld). Binnen Avaya switches zijn Vector Directory Numbers (VDN's) extensies die inkomende gesprekken routeren naar specifieke vectoren. Deze vectoren worden gebruikt in call flows voor het routeren van gesprekken. Een VDN extensie is een virtueel telefoonnummer en is dus niet direct gekoppeld aan een fysiek toestel. De tijd die een beller moet wachten totdat het gesprek door een persoon wordt beantwoord. Gemiddelde wachttijd is hetzelfde als gemiddelde speed of answer (snelheid van beantwoording of ASA). 뀀c GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 158

160 Appendix B Watchdog berichten Hieronder is een overzicht gegeven van alle Watchdog berichten die via kunnen worden verstuurd: Bericht WatchDog service on <MachineName> has stopped WatchDog service for company <CompanyName> on <MachineName> has started WatchDog intervals on <MachineName> are changed No communication with CDR Import service WatchDog message: Communication with CDR Import has been restored on company <Company name> Monitor has no valid dongle The monitor for pbx <PABX name> is started The monitor for pbx <PABX name> is stopped No communication with monitor WatchDog message: Monitor communication has been restored on company <Company name> WatchDog message: Warning, no cdrs received for pbx <PABX name> on company <Company name> Number of calls since last mail on pbx <PABX name> WatchDog: Failed to connect to coreservice Error in the watchdog polling process Uitleg De Watchdog service is gestopt op tijdstip X De Watchdog service van <CompanyName> is gestart op tijdstip X De Watchdog controle interval instellingen van <CompanyName> is veranderd Er is geen communicatie met de CDR import service op <MachineName> sinds tijdstip X (dit bericht is configureerbaar bij de Watchdog instellingen) De communicatie met de CDR import service van <CompanyName> is hersteld De Monitor beschikt niet over een valide dongle en zal direct worden gestopt De Monitor service voor <PABX name> is gestart De Monitor service voor <PABX name> is gestopt Er is geen communicatie met de Monitor service op <MachineName> sinds tijdstip X (dit bericht is configureerbaar bij de Watchdog instellingen) De communicatie met de Monitor service van <PABX_name> is hersteld De Monitor van <PABX_name> heeft geen CDR gegevens ontvangen sinds de start van de Watchdog service of sinds tijdstip X 㒐 Sinds de laatste status mail zijn er X gesprekken ingelezen door de Monitor van <PABX_name> Er is een fout opgetreden in de communicatie tussen het Watchdog proces en de coreservice. De Watchdog service geeft de volgende foutmelding: <System error message>. Er is een fout opgetreden in het Watchdog proces. De Watchdog service geeft de volgende foutmelding: <System error message>. In de bovenstaande berichten worden de volgende variabelen gebruikt, deze worden gedefinieerd in de System Administration tool: Variabele <MachineName> <PABX name> <Company name> Uitleg naam van de server waarop de Watchdog service draait naam van de PABX naam van de Company GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 159

161 Appendix C Artikeltypen Hieronder is een overzicht gegeven van alle type artikelen die worden ondersteund in Florin: Artikeltype Uitleg Bedienpost Een bedienpost voor telefonisten en receptionisten. PC bedienpost Een PC bedienpost voor telefonisten en receptionisten. GSM (mobiele) telefoon Mobiele telefoontoestellen, ook wel mobiel, mobieltje of gsm genoemd. DECT telefoon Digitale draadloze telefoons, bedoeld voor thuis- of kantoorgebruik. WiFi telefoon Telefoontoestellen, waarmee men via WiFi netwerken kan bellen. ISDN telefoon Digitale ISDN telefoontoestellen. Analoge telefoon Klassieke analoge telefoontoestellen. Digitale telefoon Digitale telefoontoestellen. Fax Analoge of digitale faxtoestellen. SIP telefoon VoIP telefoontoestellen die gebruik maken van het SIP protocol. VoIP telefoon Modem Voice over IP (VoIP) telefoontoestellen, waarmee men via het Internet of een ander IPnetwerk kan bellen. Modem apparaten waarmee men dataverbindingen kan opzetten over vaste netwerken. GSM Modem Modems waarmee men dataverbindingen kan opzetten over het mobiele netwerk. Ӵ Pieper Klassieke semafoon (of pieper). PDA Handheld pc s (handcomputers) van bijvoorbeeld Palm of BlackBerry. Laptop Draagbare computers. VDN Avaya Vector Directory Numbers (VDN's). Onbekend Onbekend artikeltype. Overig Artikelen waarvan het type niet is opgenomen in deze lijst. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 160

162 Appendix D Gebruikersrollen In Florin kunnen aan medewerkers verschillende gebruikersrollen worden toegekend. De gebruikersrollen bepalen tot welke onderdelen de gebruiker toegang heeft in de Florin applicatie. Hiermee kunnen we personen alleen de toegang verschaffen die ze voor hun werk nodig hebben. De volgende gebruikersrollen kunnen worden toegekend: Rol Omschrijving Modules Eindgebruiker Wil inzage in eigen belgedrag en kosten. Geen Recensent Wil rapporten kunnen maken van "zijn" afdeling. In de Rapporten, Gespreksanalyse, Taakbeheer rapporten zijn de telefoonnummers gedeeltelijk gemaskeerd. Manager Wil rapporten uitdraaien van "zijn" afdeling. Rapporten, Gespreksanalyse, Taakbeheer Supervisor Wil alle rapporten kunnen uitdraaien en systeembeheertaken uitvoeren over bepaalde afdelingen. Rapporten, Gespreksanalyse, Taakbeheer, Financieel, Systeembeheer Systeembeheerder Heeft toegang tot alle onderdelen en kan alle systeembeheertaken uitvoeren over de gehele organisatie. Alle 喰 ҿ GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 161

163 Pridis TTM contactgegevens Pridis TTM Berencamperweg 6-B Postbus RH Nijkerk Nederland t: +31 (0) f: +31 (0) e: i: + Copyright 2010, PRIDIS TTM De vermelde functionaliteiten en specificaties zijn onder voorbehoud en kunnen per Florin software versie afwijken. De gegeven voorbeelden zijn indicatief. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PRIDIS TTM. GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 162

164 No parts of this publication may be reproduced, transmitted, transcribed, stored in a retrieval system, or translated into any other language, in any form or by means electronic, mechanical or optical without written permission from PRIDIS TTM. 㒐 GEBRUIKERSHANDLEIDING FLORIN 7 163