Integratie FMIS & Service Management

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Integratie FMIS & Service Management"

Elisabeth de clercq
9 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Integratie FMIS & Service Management FMIS In het Facilitair management informatie systeem worden de aanvragen afgehandeld rondom facilitaire producten en diensten. Het aanvragen, uitvoeren en beheren van facilitaire aanvragen is ondergebracht in het specialistisch interne bedrijfsonderdeel F&H. Het FMIS systeem is hiermee het IB-specifieke bronsysteem voor facilitaire producten en diensten. Service Management Het Service management systeem is het centrale platform waarin alle dienstverlening van de Gemeente Utrecht aan haar interne en externe klanten 1 wordt ontsloten. Dit betekent dat het Self service portaal de ingang is voor alle aan te vragen producten en diensten voor de verschillende gebruikers. Hier vandaan komen gebruikers op een specifiek Tegelijkertijd is dit het centrale platform voor inzicht en overzicht: Een eindgebruiker wil een overzicht hebben van de status van al zijn/haar eigen aanvragen. De IB Servicedesk wil een overzicht hebben van de status van alle aanvragen per gebruiker. Link Self Service Portaal > FMIS Op het self service portaal worden de producten en diensten van o.a. F&H ontsloten. Een efficiënte integratie wordt gerealiseerd door het deep linken vanaf de Self Service Portaal naar het FMIS systeem. Op het Self Service Portaal wordt de aanvrager naar het juiste product/dienst geleid. Door middel van het klikken op het bijbehorende icoon of URL, komt de gebruiker in de aanvraagprocedure terecht voor dát specifieke product of dienst. Na het invullen en bevestigen van de aanvraag in het FMIS systeem, wordt er vanuit het FMIS systeem een XML bericht verstuurd naar Service manager. Deze maakt vervolgens een Service Manager record aan met daarin basisinformatie van de FMIS aanvraag. Stroomdiagram Aan het einde van dit document is een stroomdiagram opgenomen waarin de verschillende connectors opgenomen zijn. Timing connectors De connectors hoeven niet per definitie realtime te synchroniseren. Wel is het belangrijk dat de records in het FMIS systeem resp. het Service Management systeem binnen 5 minuten synchroon zijn. Service meldingen met Hoge Prioriteit moeten direct gesynchroniseerd kunnen worden. 1 Bijvoorbeeld Medewerkers, Huurders, afnemers van zakelijke diensten, niet zijnde inwoners. 1

2 [1] Aanmaken Service Management record Het doel van dit (systeem)bericht is om de FMIS aanvraag ook met beknopte inhoud zichtbaar te krijgen in het Service management platform. Bij het aanmaken van een nieuw FMIS service verzoek (bevestigen) wordt een samenvattend Service Verzoek aangemaakt in Service manager met de status nieuw. Dit exemplaar zorgt ervoor dat de IB Servicedesk een totaaloverzicht houdt van alle diverse aanvragen per medewerker. XML bericht vanuit FMIS naar Service Manager om initieel record voor aanvraag aan te maken in Service manager: <Aanvraag:Aanmaken_SSP_Record> <AanvraagDatumTijd> T12:00: :00</aanvraagDatumTijd> <AanvraagActieCode>AANMAKEN</AanvraagActieCode> <AanvraagTitel>TITEL</AanvraagTitel> <AanvraagStatusCode>NIEUW</AanvraagStatusCode> <aanvraag:aanmaken_ssp_record> 2

3 [2] Bijwerken Service management record vanuit FMIS Het doel van dit (systeem)bericht is om de Servicedesk versie van FMIS aanvraag te actualiseren als het FMIS record wijzigt. Bij het behandelen van een FMIS service verzoek wijzigt de informatie en de status van het FMIS record. Deze bijgewerkte informatie wordt door deze connector ook bijgewerkt in Service manager. XML bericht vanuit FMIS naar Service Manager om record voor aanvraag bij te werken in Service manager: <Aanvraag:Bijwerken_SSP_Record> <AanvraagActieCode>BIJWERKEN</AanvraagActieCode> <AanvraagTitel>TITEL</AanvraagTitel> <UpdateDatumTijd> T12:00: :00</UpdateDatumTijd> <AanvraagStatusCode>ACTUELE STATUS</AanvraagStatusCode> <aanvraag:bijwerken_ssp_record> 3

4 [3] Bijwerken FMIS record vanuit Service management Belangrijk Het FMIS systeem is het bronsysteem voor Facilitaire aanvragen. De Servicedesk wil eenvoudige wijzigingen 2 wel graag snel toevoegen vanuit Service manager. Bijvoorbeeld het toevoegen van een telefoonnotitie en dergelijke. Dit heeft het voordeel dat ze voor eenvoudige zaken niet ook de aanvraag in het FMIS systeem hoeft te openen. Het doel van dit (systeem)bericht is om eenvoudige wijzigingen in het Service Manager record te verwerken in de aanvraag in het FMIS systeem. Zodra het Service Manager record is bijgewerkt, worden deze wijzigingen ook verwerkt in het FMIS record. XML bericht vanuit Service Manager naar FMIS om de notities van de aanvraag bij te werken in FMIS: <Aanvraag:Bijwerken_FMIS_Record> <AanvraagActieCode>BIJWERKEN</AanvraagActieCode> <aanvraag:bijwerken_fmis_record> 2 Eenvoudige zaken nog verder te definiëren. 4

5 Stroomdiagram 5

Vergelijkbare documenten

Gebruikershandleiding Ifective Service Portaal

Gebruikershandleiding Ifective Service Portaal Versie: 2.1 Ifective Koekoeksweg 3 8084 GN t Harde Tel.: (0525) 637212 fax: (0525) 653444 email: [email protected] website: www.ifective.nl Inhoudsopgave