Toekomstscenario s voor de centrale repro. Xerox kennissessie 16 april 2014

Transcriptie

1 Toekomstscenario s voor de centrale repro Xerox kennissessie 16 april 2014

2 Agenda Richard van Hoorn Zelfstandig Ooa organisatieadviseur Gespecialiseerd in printmedia ICT Projectleider Media Alliantie Agenda: Onvermijdelijke trends voor de centrale repro Wat leren uit onderzoek? Dilemma s voor facilitair management 4 Toekomstscenario s voor de centrale repro

3 Repro of facilitair documentcentrum? Diverse verschijningsvormen: Van klassieke repro tot MultiChannel facilitair documentcentrum. Dienstbaar aan de organisatie Facilitair Marketing of ICT? Media center Document beheer Cross media Data output center facilitair documentcentrum Print facilities Huisdrukkerij Print center repro communicatie Post en documenten Grafisch productiecentrum

4 Repro Informatie was papier Repro(duceren) Stencil technology Offset ICT (wat is dit?)

5 Workflow tot 2000 Distributie was papier (OneChannel) 25 keer kopiëren graag!

6 2014: Is papier nog nodig, in de digitale wereld? Functie papier Verpakken Informeren Communicatie in de digitale wereld Je kunt niets in een Facebook pagina verpakken, verpakkingen worden slimmer Digitaal, tenzij.. (de boodschap gelezen moet worden?) Een kost niets maar levert steeds minder op, actieve printmedia binnen een MultiChannel dialoog werkt wel

7 Printmedia? Print is dood Print is big! Alles wordt digitaal Print is luxe Drukken is duur ongelezen Wat doen we met de repro?

8 Onvermijdelijke trends: Opkomst digitale media niet zonder effect Massa volume in print daalt Papierfabrieken, drukkers, uitgevers publieksbladen en kranten in nood

9 Onvermijdelijke trends Van passieve naar actieve printmedia: Minder printen, duurzaam en met meer effect Printing on demand, actieve printmedia en direct mail groeit Nieuwe kansen voor massa individueel inkjet printen Aansluiting op big data en social media, dialoog communicatie Hoe faciliteer je de customer journey? (voorkom chaos)

10 Onvermijdelijke trends Van repro naar facilitair documentcentrum?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <!--Product keuze en algemene specificaties--> <InputParameter> <Name>ProductType</Name> <Row>3</Row> <Column>3</Column> <Type>STRING</Type> </InputParameter> <InputParameter> <Name>DeliveryDate</Name> <Row>4</Row> <Column>3</Column> <Type>DATETIME</Type> </InputParameter> <InputParameter> <Name>Quantity</Name> <Row>5</Row> <Column>3</Column> <Type>INT</Type> </InputParameter> <InputParameter> <Name>NoOfPages</Name> <Row>7</Row> <Column>3</Column> <Type>INT</Type> </InputParameter> <InputParameter> <Name>Binnenwerk_NoOfPages</Name MultiChannel partner: Sterke daling geprinte informatieproducten, media onafhankelijke dienstverlening Groei geordende MultiChannel dienstverlening Kwaliteit afdruk sterk verbeterd, verbreding printproductie Media ketenregie, samen met ICT, Post, archivering, documentbeheer en communicatie

11 Wat leren uit onderzoek? Quocirca: Unlocking the Value of the Print Room Richard van Hoorn: Media Ketenregie, organisatie van communicatie in een digitale wereld Ontwikkelen van Centrale printservices (samen met VU-Amsterdam)

12 2013: Quocira 250 interviews > 1000fte bedrijven in Europa Het facilitair documentcentrum nu: Veel kleine opdrachten, pieken en dalen, moeite met afstemming capaciteit op de vraag Mogelijkheden van de afdeling vaak onderbenut Herbezinning op toegevoegde waarde Introductie bestelsystemen, variabele dataprinting en MultiChannel communicatie diensten Kennis van buiten naar binnen brengen, gebruik maken van kennistransfer

13 2013: Quocira vooral de digitale workflow verbeteren Verbeterpunten voor de toekomst, volgens 250 Europese facilitair managers Verbetering papier naar digitale workflow Meer productiviteit Technologie innovatie Kosten transperantie Web base bestelsystemen Cross channel communicatie Lagere kosten 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

14 Ontwikkelingsfasen facilitair documentcentrum (eigen onderzoek, samen met VU Amsterdam) Hogere ontwikkelingsfase = succesvollere afdeling 2. Intern bestelsysteem 3. Integratie met bedrijfsprocessen 4. Media ketenregie 1. Stand alone printers Volgende stap, het faciliteren van een dialoog

15 Organisatie inrichting - Systeem en proces koppeling + Document output manager Printprovider MultiChannel partner Communicatie ontzorger Wat is de rol van kennis? Afdelingen succesvoller na: Toevoeging MultiChannel services Koppeling met bedrijfsprocessen - MultiChannel services +

16 Kennisbehoefte, per fase Ontwikkelingsfase 1. Stand alone printers, werk aangeleverd via persoonlijke contacten, balie of Cruciale kennis Grafisch technologische basiskennis, persoonlijke commerciële vaardigheden 2. Introductie interne bestelsystemen Workflowautomatisering en web-to-print 3. Integratie met bedrijfsprocessen ICT kennis, koppelen aan databases en ERPsystemen, organisatie, financiën en omgeving 4. Media ketenregie MultiChannel kennis, media keuzeprocessen, netwerkorganisatie

17 Facilitair documentcentrum, op een kenniseiland Help me, ik snap het niet!

18 Belang van kennis 20 interviews met managers facilitair documentcentrum (2011) Niet belangrijk Enigszins belangrijk Neutraal Hoog Heel hoog 1. Colormanagement en huisstijlbewaking Kennis over de grafische industrie Toegepaste vormgeving, DTP- diensten Commerciële vaardigheden en klantgerichtheid Web-to-print en interne bestelsystemen Toepassen van variabele dataprinting, databasebeheer en content management Inzicht in de ontwikkeling van het eigen en extern printvolume Ontwikkelen van contacten op management- niveau Financiële en kostprijsanalyse Ontwikkelen van nieuwe crossmedia en online dienstverlening

19 Belangrijkste kennisbronnen Leveranciers van printers Onafhankelijke adviseurs/trainers Commerciële printproviders Contacten met collega CPS- managers Zelfstudie 1. Colormanagement en huisstijlbewaking Kennis over de grafische industrie Toegepaste vormgeving, DTP- diensten Commerciële vaardigheden en klantgerichtheid Web-to-print en interne bestelsystemen Toepassen van variabele dataprinting, databasebeheer en content management Inzicht in de ontwikkeling van het eigen en extern printvolume Ontwikkelen van contacten op management- niveau Financiële en kostprijsanalyse Ontwikkelen van nieuwe crossmedia en online dienstverlening

20 Het krachtenspel Dilemma s voor facilitair documentcentrum Is het facilitair documentcentrum een profit center? Wat zijn de barrières voor outsourcing en wat moeten we zelf blijven doen? Hoe beheersen we het total cost of ownership, per customer journey? MultiChannel regievoering

21 Communiceren in een digitale wereld een (nieuw en genetwerkt) facilitair proces Idee (Briefing) Creatie (DTP - Concept) Interne productie (facilitair documentcentrum) Uitbesteden (Facilitaire Regie) Media en informatieketen in digitale wereld, opnieuw inrichten Toekomstscenario facilitaire mediaregie kiezen

22 Facilitair documentcentrum, spin in het digitale web Facilitaire ketenregie, mogelijk met ICT koppelingen in slimme netwerken Creatie en Print via het web

23 4 toekomstscenario s voor het facilitair bedrijf Iedere keuze is goed, maar moet wel passen bij de organisatie Kennis van buiten Samenwerken in slim netwerk MultiChannel regievoerder Zelf kennis ontwikkelen Facilitair productiehuis Facilitair mediacentrum Eigen printproductie Printproductie uitbesteden

24 Facilitair productiehuis bedrijf binnen de organisatie Kennis van buiten Zelf kennis ontwikkelen Samenwerken in slim netwerk Facilitair productiehuis MultiChannel regievoerder Facilitair mediacentrum Toenemende behoefte aan kennis, kostbaar om in te kopen, hoe bepaal je de behoefte aan training? Opvangen van pieken en dalen in aanbod van werk Operationele transactie inkoop en tenders, prijsvergelijkingen Eigen printproductie Printproductie uitbesteden Tip: Volumedaling opvangen door met andere repro s uit de branche samen te werken

25 Facilitair mediacentrum creativiteit en media regie in eigen huis Kennis van buiten Samenwerken in slim netwerk MultiChannel regievoerder Media ketenregie in eigen huis, snel schakelen zonder afhankelijkheid van derden Zelf kennis Facilitair Facilitair Veel behoefte aan kennis, kan niet zonder uitgebreide investeringen in medewerkers ontwikkelen productiehuis mediacentrum Eigen printproductie Printproductie uitbesteden Tip: trek goede medewerkers van buiten aan, genoeg beschikbaar!

26 Samenwerken in slim netwerk gebruik maken van de marktdynamiek Kennis van buiten Samenwerken in slim netwerk MultiChannel regievoerder Nieuwe organisatievorm, gebruik maken van het web Eigen capaciteit aanvullen met capaciteit derden, logica vastleggen in systemen Zelf kennis ontwikkelen Facilitair productiehuis Facilitair mediacentrum Geschikt voor geleidelijke afbouw reproafdeling Eigen printproductie Printproductie uitbesteden Tip: Koppel je preferred suppliers programma aan een slim netwerk

27 MultiChannel regievoerder zorg uit handen, zonder controleverlies Kennis van buiten Samenwerken in slim netwerk MultiChannel regievoerder Betere informatiebeveiliging, afhandeling complexe opdrachten, invoer innovatieve technologie (Quocira 2013) Zelf kennis ontwikkelen Facilitair productiehuis Facilitair mediacentrum Gebruik maken van kennistransfer en optimalisatie mogelijkheden van leveranciers Eigen printproductie Printproductie uitbesteden Tip: Te realiseren via prestatieinkoop

28 Welk scenario, in uw organisatie? en.. Hoe kom je daar? Visie Organisatiedoel Ambities Informatieplan Draagvlak Management support Stakeholders betrokken Inrichting Kennistransfer Transformatie naar faciliterende digitale organisatie

29 Laaghangend fruit plukken? Los eerst praktische puzzels op Effectiviteit van print verhogen? Verdwijnt er niet te veel drukwerk in de prullenbak? Sluit uw pakket aan op uw netwerk? Aansluiting op productiemiddelen van leveranciers. Transactiekosten verminderen? Tijdverlies aan informatieoverdracht via telefoon, en tussenpersonen. Zelf doen of uitbesteden? Wat wil je nog in eigen huis maken?

30 Conclusies We gaan ons aanpassen aan de digitale tijd Digitalisering dwingt tot inrichten facilitair documentcentrum Om chaos te voorkomen Procesaanpassing en MultiChannel benadering onvermijdelijk Kennis is een succesfactor Kennisoverdracht in vertrouwde samenwerking helpt afdelingen verder

31 Advies, management summary Gebruik kennistransfer, om te veranderen naar MultiChannel facilitair documentcentrum Ontwikkel vertrouwensrelaties in een extern netwerk