Basistraining Voorlichting geven Hand-out

Transcriptie

1 Basistraining Voorlichting geven Hand-out Welkom bij de basistraining Voorlichting geven. Leuk dat je je hebt opgegeven om meer te weten te komen over voorlichting geven, voorlichtingen voorbereiden en jezelf presenteren. Het cursusmateriaal bestaat uit theorie en praktische oefeningen en wordt in 3 bijeenkomsten van 2 ½ uur behandeld. Het doel van deze training is, zoals hierboven beschreven staat, je kennis vergroten over voorlichting geven, maar vooral zelf aan de slag gaan! Er wordt tijdens de bijeenkomsten van je verwacht dat je meerdere keren iets presenteert. Het is een interactieve training dus voel je vrij om je vragen te stellen en je opmerkingen te plaatsen. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 1

2 BIJEENKOMST 1 Programma uur Introductie, welkom en voorstelronde Doel van de training Theorie: De uitvoering van een voorlichting Praktijkoefening uur Evaluatie en afsluiting Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 2

3 Betekenis van "Voorlichting" Voorlichting is het geven van informatie door middel van communicatie. Het doel ervan is de ontvanger te ondersteunen in een keuze of beslissing of het vormen van een mening. Het geven van voorlichting kan gevraagd of ongevraagd plaatsvinden en is vaak grotendeels één richting op: de voorlichter is een expert op het gebied van de voorlichting. De rol van de ontvanger is vaak beperkt tot het stellen van vragen. Voorlichting kan op allerlei manieren plaatsvinden, vaak is de voorlichting mondeling, schriftelijk of via tv en film. Als het gaat om voorlichting geven binnen de ervaringsdeskundigheid, bestaat voorlichting geven voornamelijk uit het delen van je ervarings- of herstelverhaal. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 3

4 Basiscursus Voorlichting geven Theorie Inhoud De uitvoering van een voorlichting Wat heb ik nodig? Presenteren kun je leren! Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 4

5 De uitvoering van een voorlichting De uitvoering bespreken we aan de hand van vijf onderdelen: De structuur De opening Technieken Hulpmiddelen De afsluiting De structuur Een goede presentatie heeft een heldere structuur en wordt verdeeld in stukken, die goed te volgen, te begrijpen en te verwerken zijn. Dit houdt in dat je je presentatie duidelijk maakt voor je publiek, dat het makkelijk is om ernaar te luisteren en vooral om alles te begrijpen. Denk hierbij aan herhaling en het samenvatten van de dingen die je vertelt. Kop-romp-staart. Kop: het begin, hier is een inleiding met een overzicht en een persoonlijke opening. Romp: bevat de kern van je verhaal, dat wat je wilt vertellen en welke argumenten en standpunt(en) je hebt. Staart: bestaat uit het samenvatten van de boodschap en de afsluiting. De opening Een goed begin is het halve werk. Dat is de gedachte achter een aantrekkelijke opening. Wie in de eerste minuten van de presentatie de aandacht weet te trekken, heeft grote kans dat het publiek aandachtig zal blijven luisteren. Waarom sta je daar, wat beweegt je en wat ga je doen Geef je luisteraars een pakkende start die bij jou past Vervolgens vertel je in het kort wat men kan verwachten en hoe je presentatie is opgebouwd. Check daarna of iedereen het tot zover begrijpt en of er mensen zijn die nog wat willen vragen. Zo betrek je je toehoorders. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 5

6 Technieken Je presenteert niet alleen met woorden. Je gezichtsuitdrukking, bewegingen en gebaren communiceren ook. Met lichaamstaal zet je een boodschap kracht bij of doe je er juist afbreuk aan. Mensen die verbaal en non-verbaal verschillende boodschappen uitzenden, brengen anderen in verwarring over hun bedoelingen. Zijn jouw woorden niet gelijk aan je lichaamstaal, dan vertrouwen mensen op de non-verbale signalen en minder op wat je zegt. Bouw beweging in. Gebruik handen én voeten om je presentatie kracht bij te zetten, maar zorg er voor dat je niet onrustig overkomt. Oogcontact is heel goed en belangrijk om de aandacht vast te houden. Haal je blik van je briefje en maak oogcontact door af en toe rustig rond te kijken. Betrek je publiek actief. Mensen vinden dat prettig. Interactie is dé manier om ervoor te zorgen dat je verhaal beklijft. Door je luisteraars er actief bij te halen, wordt je presentatie ook voor jezelf leuker en inspirerender. Stel controlevragen zodat je weet of de mensen naar je luisteren. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 6

7 Hulpmiddelen Weet je dat je publiek meer oog is dan oor? Mensen zijn voor twintig procent op de oren gericht en voor tachtig procent op de ogen. Luisteraars zijn dus eigenlijk liever kijkers. En de boodschap voor sprekers is dan ook: laat zien wat je zegt. Maak eens gebruik van voorwerpen om je thema te verbeelden. De afsluiting Het is gebruikelijk om pas aan het einde van de presentatie vragen te laten stellen, wees je er van bewust dat je dan daarvoor tijd inbouwt en dat je dat doet vóór de uiteindelijke afsluiting. Het is zaak om een goede conclusie te hebben en je eigen presentatie, mening en vraag samen te vatten in een prettige zin of vraag. Vertrek met iets aardigs, dan blijf je in de gedachten van je publiek. Het belang van een goede hekkensluiter is erg belangrijk: wat je het laatst zegt, ligt het meest vers in het geheugen. Voor veel voorlichters is dit het moeilijkste onderdeel van het geven van voorlichting. Het eindigen van je verhaal is een heel spannend moment, je weet immers niet wat de reactie van je publiek zal zijn. Zolang je aan het woord bent, is je publiek stil, maar wat gaat er gebeuren als jij stil bent? Toch is dat ook het mooiste moment van je voorlichting. Hieruit blijkt namelijk of je boodschap over is gekomen. Probeer je eigen verhaal niet kleiner te maken door bijvoorbeeld zelf meteen te vragen of er vragen zijn. Rond je verhaal ook niet af met zinnen als dit was het. Hiermee doe je jezelf en je verhaal te kort. Ontvang de reactie van het publiek, het is namelijk een compliment. Of het nu stil blijft of er komt applaus; het is een uiting van waardering van je publiek voor jou en voor je verhaal. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 7

8 Wat heb ik nodig? We hebben het nu gehad over het voorbereiden en geven van voorlichting en wat je nodig hebt om een voorlichting te kunnen geven. Maar wat heb jij persoonlijk nodig? Voor iedereen kan dat iets anders zijn. Denk er eens over na of je graag staat tijdens je voorlichting, of liever zit. Wil je gebruik maken van een PowerPointpresentatie of wil je het graag klein houden? Wat verwacht je van je publiek? Mogen ze tijdens je verhaal hun vragen al stellen of liever als je klaar bent met praten? Geef van tevoren ook aan dat je graag wil dat de telefoons uitstaan en tassen en/of laptops van tafel zijn als je dat prettiger vindt. Durf hierin voor jezelf op te komen en een sfeer te creëren waarin jij je veilig genoeg voelt om je verhaal te vertellen. Van alle onderdelen waar voorlichting geven uit bestaat, is dit het belangrijkst. Niemand kan je verplichten op een bepaalde manier je verhaal te vertellen. Jij bent de baas over jouw voorlichting. Als er aan jou gevraagd wordt om voorlichting te komen geven, dan mag jij aangeven wat jij nodig hebt om dit op een goede manier te kunnen doen. Presenteren kun je leren! Los van het verhaal dat je vertelt, is het heel belangrijk hoe je jezelf presenteert. Denk hierbij aan je houding, je taalgebruik, je intonatie Er zijn heel veel aspecten die je presentatie of voorlichting kunnen maken of breken als het gaat om hoe je jezelf presenteert. Iedereen heeft zijn of haar eigen manier van presenteren en dat is ook goed. Oefen hiermee en ga op zoek naar je eigen manier. Het belangrijkst is dat je je op je gemak voelt als je voor een groep staat, want dat wordt gezien! Hieronder worden een paar aspecten van het presenteren besproken. Houding Je houding is een van de belangrijkste dingen. Heb je een open houding of ben je juist heel gesloten? Hoe zit of sta je erbij? Heb je een actieve of een passieve houding? Probeer enthousiasme uit te stralen met je houding. Als jij zelf al geen actieve houding hebt, dan wordt het voor je publiek ook een stuk moeilijker om actief te luisteren. Probeer met je houding je publiek te boeien. Dit kun je doen door rechtop te gaan zitten of staan, gebaren te maken (let er op dat je daarin niet overdrijft!), iedereen in je publiek een keer aan te kijken en niet continu naar je aantekeningen te kijken. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 8

9 Taalgebruik Ook je taalgebruik moet je aanpassen aan je publiek. Voor jouzelf zijn bepaalde woorden misschien heel gebruikelijk, maar voor je publiek kunnen die woorden moeilijk zijn. Hou hier rekening mee. Probeer in te schatten wat je wel en niet kunt zeggen en leg indien nodig sommige dingen uit. Hierbij is het heel belangrijk om op je publiek te letten terwijl je aan het woord bent. Je kunt vaak goed zien of de mensen die naar je aan het luisteren zijn, je verhaal begrijpen of niet. Probeer hier op in te spelen. Je kunt ook voor je begint aan je verhaal aan je publiek aangeven dat als ze iets niet begrijpen, dat ze dat mogen vragen. Of juist aangeven dat je als je klaar bent met spreken, hun vragen zult beantwoorden. Daarnaast is het wel belangrijk dat je blijft praten op een voor jou natuurlijke manier. Natuurlijk is het belangrijk dat je je netjes uitdrukt, maar spreektaal is veel prettiger om naar te luisteren dan naar iemand die heel hard zijn best doet om correct Nederlands te praten, zolang je maar goed verstaanbaar bent. Humor Een goede manier om je publiek te blijven betrekken bij je verhaal is door middel van humor. Dit is tevens een van de moeilijkste dingen van voorlichting geven. Zeker omdat het gaat om zware onderwerpen, kan het moeilijk zijn om daarin humor aan te brengen. Toch kan dit juist je verhaal versterken. Humor bij ellende komt binnen! Je gunt je publiek op dat moment ook een stukje ontlading. Te veel ellende achter elkaar komt namelijk niet meer binnen. Humor kan een welkome pauze zijn in een verhaal waarin veel ellende naar voren komt. Publiek De reactie van je publiek kan heel bepalend zijn voor je eigen gevoel over je voorlichting. Ook kan je publiek door de vragen die gesteld worden en door bijvoorbeeld de houding van het publiek tijdens je verhaal je verhaal beïnvloeden. Vaak wordt bij het voorbereiden van een voorlichting vergeten dat er een reactie komt van je publiek. Je kunt als voorlichter je verhaal perfect voorbereid hebben, maar dan toch overrompeld worden door een vraag uit het publiek. Probeer van tevoren stil te staan bij wat je eigen verwachtingen zijn van je publiek. Als je dit voor jezelf duidelijk hebt, kun je dit van tevoren aangeven. Dit staat uitgebreider beschreven in het hoofdstuk Het voorbereiden van de voorlichting. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 9

10 Oefening: Reacties publiek (Weerstand, complimenten en vragen). (Ruimte om aantekeningen te maken) Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 10

11 Evaluatie: Reacties publiek (Weerstand, complimenten en vragen). Ruimte om aantekeningen te maken. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 11

12 BIJEENKOMST 2 Programma uur Korte terugblik op vorige bijeenkomst Theorie: Het voorbereiden van een voorlichting Praktijkoefening uur Evaluatie en afsluiting Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 12

13 Korte terugblik vorige bijeenkomst De vorige bijeenkomst hebben we met name behandeld wat er nodig is voor de uitvoering van een voorlichting. Het ging o.a. over de indeling (kop-romp-staart), technieken (je presenteert niet alleen met woorden, maar bijvoorbeeld ook met houding, oogcontact en beweging) en hulpmiddelen (inzet van voorwerpen). Verder zijn ook nog de afsluiting, wat je nodig hebt en hoe je jezelf presenteert aan de orde geweest. Het voorbereiden van een voorlichting Als je gevraagd wordt om voorlichting te geven, dan zijn er een aantal dingen die je van tevoren moet weten om je verhaal op een goede manier te kunnen vertellen. Tijdens de voorbereiding van je voorlichting houd je de volgende vragen in je achterhoofd: Wie zijn je toehoorders, wie wil je bereiken? (doelgroep) Wat wil je overbrengen, wat is de essentie? (boodschap) Welk effect wil je bereiken, waarom deze presentatie? (doel) Deze vragen ga je verder uitdiepen tijdens het voorbereiden aan de hand van specifiekere vragen. Allereerst begin je met wie je doelgroep is. Hierbij stel je jezelf de volgende vragen: Aan welke doelgroep ga je voorlichting geven? Wat weet je over de doelgroep? Ken je de doelgroep? Zijn het hulpverleners, gelijkgestemden, scholieren? Wat weten zij al over het onderwerp? Heb je ervaring met deze doelgroep? Wat zijn de verwachtingen? Welk belang heeft het publiek bij je verhaal? Welke kenmerken zijn verder van belang? Denk aan: leeftijd, opleidingsniveau. Als je zelf niet bekend bent met de doelgroep, schroom dan niet om degene van wie de vraag voor voorlichting komt, te bellen of te mailen met je vragen. Dit geldt uiteraard ook voor vragen over het doel van de voorlichting. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 13

14 Vervolgens ga je aan de slag met de boodschap: Wat wordt het onderwerp van je betoog? Wat wil je gezegd hebben en wat wil je publiek horen en weten? Pas je taalgebruik en voorbeelden aan je publiek aan. Zoek een passende presentatievorm en kies je hulpmiddelen. Dan volgt de werkwijze: Welke strategie wil je gebruiken in de voorlichting, bijvoorbeeld confronteren of juist meegaan met de voor te lichten groep? Op welke manier wil je de gestelde doelen bereiken? Welke werkvorm en /of openingsvorm wil je gebruiken (kan dit ook qua tijd?)? Vervolgens ga je verder met het doel van de voorlichting. Je kunt jezelf de volgende vragen stellen om erachter te komen wat het doel is: Wat wil je met de voorlichting bereiken? Op welke termijn wil je dit bereiken? Hoe weet je dat je doel bereikt is? Het doel kan liggen op het gebied van: kennis: wat weten mensen na de voorlichting door jou? attitude: welke houding hebben ze t.a.v. het onderwerp na de les? vaardigheden: wat kunnen/beheersen mensen na de voorlichting? Bij het bepalen van het doel is het belangrijk dat je naar je doelgroep kijkt. Wat maakt dat jij dit doel belangrijk vindt; zoek naar je motivatie en geef daar woorden aan. Zet je doel om in een zin die goed klinkt en maak er een titel of subtitel van die je vaak kunt herhalen. Tot slot ga je aan de slag met het materiaal dat je nodig hebt voor een voorlichting. Welk materiaal heb je nodig in de voorlichting (laptop, video, bord, etc.) en lukt het om dit materiaal te regelen? Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 14

15 Checklist Voor je een voorlichting gaat geven, kun je gebruik maken van deze checklist. Weet je alles over je doelgroep? Sluit je verhaal en je taalgebruik aan bij de doelgroep? Sluit de manier waarop je de voorlichting gaat geven, aan bij de doelgroep? Heb je voor jezelf duidelijk wat je doel is? Bereik je je doel met het verhaal dat je nu hebt? Weet je wat je gaat vertellen? Voel je je prettig bij het geven van deze voorlichting? Wat heb je nodig om je prettig(er) te voelen? Weet je waar de voorlichting plaatsvindt en hoe je er naar toe gaat? Weet je met wie je samen de voorlichting geeft? Heb je een voorbereidend gesprek gehad met je collega? Heb je afspraken gemaakt met je collega over feedback geven en ontvangen? Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 15

16 Oefening: Wat is voor jou een Herstelmoment? Als je voorlichting geeft over je ervaringen, weet je waar je zoal tegenaan bent gelopen. Maar ook wat ondersteunend is geweest of nog steeds is bij je Herstel. Wat was dat voor jou? (Ruimte om aantekeningen te maken) Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 16

17 Evaluatie: Wat is voor jou een Herstelmoment? Wat zijn mijn aandachtspunten bij het geven van voorlichting: (Ruimte om aantekeningen te maken). Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 17

18 BIJEENKOMST 3: Programma 9.30 uur: Welkom 9.45 uur: Oefening uur: Evaluatie en afsluiting Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 18

19 Welkom Welkom bij de derde bijeenkomst van de Basistraining Voorlichting geven. Tijdens de tweede bijeenkomst heb je geleerd je goed voor te bereiden door je af te vragen wat je boodschap, wie je doelgroep, wat je wilt bereiken met je voorlichting en of je materiaal nodig hebt. Maar ook wat je persoonlijk nodig hebt. Bovendien hebben we een korte oefening gedaan, door het delen van een Herstelmoment. Dit is het belangrijkste om te leren voorlichting te geven: vooral doen. Daarom ga je daar vandaag mee aan de slag, aan de hand van een thema. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 19

20 Oefening: Thema: Doelgroep: Doel: (Ruimte voor aantekeningen). Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 20

21 Reacties publiek (weerstand, complimenten en vragen). Ruimte voor aantekeningen. Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 21

22 Evaluatie en afsluiting Cliëntenservicepunt De Woenselse Poort Cliëntenbelangenbureau GGzE Pagina 22