REALISATIE. Programma Management Scan DRAAGVLAK GRIP INZICHT ANALYSE. M e e r g r i p o p u w ve ra n d e r i n g e n

Transcriptie

1 Programma Management Scan M e e r g r i p o p u w ve ra n d e r i n g e n GRIP DRAAGVLAK ANALYSE REALISATIE INZICHT & M A N A G E M E N T C O N S U L T A N T S

2 NA VIER WEKEN WEET U PRECIES HOE U HET PROGRAMMA EFFECTIEVER MAAKT Herkenbare problemen We investeren (te) veel in het programma en twijfelen aan de echte bijdrage aan onze business ambities. Onze programma s hebben een hoog zichzelf-instandhoudend karakter. Wij als Stuurgroep hebben moeite om een afdoende beeld te krijgen van de effectiviteit van de inspanning die het programma levert. Onze grootste programma s lijken soms een bedreiging voor onze going concern verantwoordelijkheid. De sturing op planning en budget gaat te weinig over risico s en afhankelijkheden. Het lijkt soms of we zijn vergeten een eindpunt te markeren voor onze programma s....pakt u aan met de Programma Management Scan De Programma Management Scan is bedoeld voor programma s met een fundamentele impact op de organisatie. Met de Programma Management Scan krijgt u meer grip op uw veranderorganisatie. U verhoogt de effectiviteit van het programma. De Programma Management Scan: biedt u de gebundelde ervaring van de senior programmamanagers van Voogt Pijl & Partners in de vorm van een compacte en gestructureerde scan op uw programma s levert u versneld inzicht in wat kan en moet verbeteren aan uw programma s (op meerdere dimensies), waarbij onze aanpak ervoor zorgt dat dit gedeeld wordt door de belangrijkste stakeholders van het programma verhoogt de alignment van het programma met uw business ambities aanzienlijk levert u als verantwoordelijke grip om de veranderorganisatie op een effectieve wijze te verbeteren. De Programma Management Scan genereert concrete acties en aandachtspunten voor verbetering maakt programma s onderling vergelijkbaar en bevordert daarmee de best practices binnen de organisatie geeft u een uitstekend instrument in handen om het besparingspotentieel van een programma te verkennen. Wij bieden inzicht in de belangrijkste potentiële verdiengebieden in het programma vormt de basis voor training van uw eigen programmamanagers in toepassing van de scan, waardoor u voor een langere termijn de kritische toets in uw organisatie borgt.

3 Alle elementen in beeld Onze aanpak: gebundelde ervaring met focus en snelheid De Programma Management Scan heeft haar wortels in onze dagelijkse praktijk als senior programmamanagers. Wij hebben geleerd dat succes niet zozeer zit in procedurele aanvliegroutes en rapportage formats. Het zit zowel in praktische structuur- en procesgerelateerde elementen, als in de zachte elementen van een programma. Voogt Pijl & Partners hanteert in de Programma Management Scan een model van de levenscyclus van programma s en heeft daarbij de succesfactoren per fase geïdentificeerd. Deze succesfactoren toetsen wij op uw programma s waarbij, wij de stakeholders meenemen in het proces. De uitkomst van onze aanpak is een direct uitvoerbaar Plan van Aanpak, gedragen door de belangrijkste stakeholders. In dit plan staat een samenvatting van de analyse en de concrete verbeterpunten, acties en aanbevelingen. Dit leveren wij u binnen vier weken. In de praktijk blijkt dat juist deze elementen vaak belangrijke oorzaken zijn van het niet optimaal functioneren van programma s. De toegevoegde waarde van onze Programma Management Scan zit dus in het snel in kaart brengen van de juiste (effectieve) interventies op uw veranderorganisatie en de toename van uw grip hierop. Onderdelen van onze aanpak: diepte-interviews met sleutelpersonen in de besturing van het programma elektronische enquête voor de stakeholders van het programma workshop met een geselecteerde groep van stakeholders om de analyse te bespreken en verbeter- en actiepunten vorm te geven. Wanneer u dat wenst kan Voogt Pijl & Partners u na de scan ondersteunen bij de implementatie van de gesignaleerde verbeterpunten. Fasen en succesfactoren Initiatie Ophanging Doelen Ophanging Ophanging faciliteert adequate besluitvorming Structuur is duidelijk Organisatie ervaart het mandaat van de opdrachtgever als legitiem Doelen Kaders/doelen van het programma zijn helder geformuleerd en gedocumenteerd Projectkaders en doelen zijn duidelijk gerelateerd Uitvoering Aansturing Stijl Vaardigheden Instrumentarium Veranderkracht Verzilvering Overdracht Aansturing Er wordt bestuurd op samenhang Er is sprake van een adequate planning binnen het programma (resources, milestones, voortgang) Er wordt nadrukkelijk gestuurd op het behalen van doelen en verzilveringen Stijl Stijl van programma-aansturing is passend bij de situatie Er is een juiste balans tussen draagvlak en voortgang Scoring 4 Ophanging 3,5 Vaardigheden Programmamanager en projectleiders zijn op hun taken berekend Programma (en projecten) wordt bemenst met voldoende en bekwame medewerkers Individuen binnen het programma functioneren als een effectief team Overdracht 3 2,5 2 1,5 Doelen Instrumentarium Planning & Control is adequaat belegd en ingevuld Methoden, standaarden en procedures worden adequaat toegepast Veranderkracht 1 Aansturing Veranderkracht programma Programma past zich aan ontwikkelingen aan Er is sprake van een beheerst proces van verandering en aanpassing (scope & changes) Instrumentarium Gemiddelde scores Vaardigheden Stijl Overdracht aan de lijn Programma stelt de lijn in staat veranderingen te realiseren Er is een goede koppeling tussen het programma en de lijn De lijn is klaar voor het verzilveren van de deliverables van het programma

4 Onze rol Ervaren teams Meer grip krijgen op uw veranderorganisatie gaat niet vanzelf. Dit kan komen doordat stakeholders zo hun eigen achtergronden, motieven en belevingen hebben. Daarnaast kan het komen doordat de structuur en werking van het programma het effectief sturen belemmeren. De Programma Management Scan is er om u hierin inzicht te verschaffen. Het verschaft u vervolgens de juiste handvaten om effectief de grip op uw veranderorganisatie te verbeteren. Onze rol Met de Programma Management Scan bieden wij een doeltreffend instrument dat snel toepasbaar is. Wij verzamelen en analyseren informatie, organiseren de workshop en presentatie, structureren het proces, brengen onze expertise en ervaring in, dragen instrumenten en methodieken aan, toetsen, faciliteren en inspireren. Uitdagen Het vakmanschap en persoonlijk trackrecord van onze mensen vormt de basis om u als gelijkwaardig gesprekspartner te adviseren over uw veranderorganisatie. Soms dagen wij u uit, dan weer prikkelen wij u of houden u een spiegel voor. Wij zorgen voor versnelling of gaan, als dat nodig is, op de rem staan. Altijd met als doel u verder te helpen bij het doorvoeren van een impactvolle verandering in uw organisatie. Als consultants en programma-managers maken wij samen met onze opdrachtgevers voortdurend complexe veranderingen waar. Als Voogt Pijl & Partners doen wij dat op onze eigen, daadkrachtige wijze. Voogt Pijl & Partners is een bureau van ervaren organisatieadviseurs en programmamanagers, dat zich richt op het realiseren van impactvolle veranderingen binnen de financiële sector. Op die manier verhogen wij de effectiviteit en rentabiliteit bij onze opdrachtgevers. Soms in de rol van management consultant (bij het ontwerpen van de verandering en het begeleiden van het proces), soms in de rol van programmamanager (bij het managen van de implementatie). Wij hebben ruime ervaring met het realiseren van veranderingen binnen de financiële sector. Daarbinnen werken wij voornamelijk in opdracht van het senior management van banken, verzekeraars en pensioenfondsen. Wij begeleiden fusietrajecten, kostenbesparingstrajecten, organisatieverandering, integratietrajecten en verbeteren de prestaties van en samenwerking tussen organisatieonderdelen. Voogt Pijl & Partners houdt er graag de vaart in. Programma s moeten een duidelijk einde hebben. Onze continuïteit komt voort uit de tevredenheid van onze opdrachtgevers, die ons graag weer inzetten voor de volgende stap vooruit. Via een gedegen analyse en een heldere scoring van sterktes en zwaktes krijgt u concrete verbeteren actiepunten

5 Ruime expertise in Programma Management Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast In deze Voogt Pijl & Partners publicatie hebben wij onze inzichten en ervaringen met programmamanagement gebundeld. Daarbij hebben wij citaten gevoegd uit onze interviews met topbestuurders uit de financiële sector over de praktijk van programmamanagement in hun organisaties. De belangrijkste accenten die Voogt Pijl & Partners legt in het programma management. 1. Pas op voor niet-legitieme argumenten voor het starten van programma s. 2. Combineer formele ophanging met informele ophanging voor werkelijk succes. 3. Creëer constructieve informele ophanging met duidelijkheid over doel, aanpak, impact en inspanning. 4. Niet alles vraagt programma sturing! Misbruik de sturingswijze niet. 5. Sturen is een continu proces. Bespreek regelmatig de bijgestelde businesscase. 6. Kies wat u het meest dominante stuurcriterium vindt: tijd, geld, capaciteit of scopebeheersing. 7. Draagvlak ontwikkelen is zeer wenselijk. Echter, soms is het een onhaalbare luxe. 8. Een programmamanager zonder formeel mandaat ontwikkelt geen daadkracht. 9. Vertrouwen, rolzuiverheid en wederzijdse afstemming van de verwachtingen zijn de kern in een relaties tussen u en uw programmamanager. 10. Een goede programmamanager is een schaap met vijf poten. De Programma Management Scan In korte tijd (binnen vier weken) brengen wij samen met u de juiste (effectieve) interventies in kaart, waarmee u de grip op uw veranderorganisatie verhoogt. Het proces borgt dat de inzichten worden gedeeld door de belangrijkste stakeholders en dat de uitwerking concrete verbeteringen en acties oplevert. Kenmerkend aan de Programma Management Scan is snel resultaat en juiste interventies

6 Informatie Meer weten over inzet van de Programma Management Scan? Neem dan contact op met een van onze consultants via Wij beantwoorden al uw vragen en helpen u graag met het verhogen van grip op uw veranderorganisatie. Als gebruik van collectieve ervaring u behoedt voor vergissingen dan is dat in alle gevallen waardevol & M A N A G E M E N T C O N S U L T A N T S Voogt Pijl & Partners Management Consultants Utrechtseweg 90a 3818 EN Amersfoort T F