Korte handleiding voor de medewerker t.b.v. UT -flex

Transcriptie

1 Korte handleiding voor de medewerker t.b.v. UT -flex UT-flex is een webapplicatie voor medewerkers en studenten van de Universiteit Twente. Vraag en aanbod van werk (klussen) worden via dit virtuele uitzendbureau bij elkaar gebracht. Studenten kunnen solliciteren op klussen. Het administratieve proces rond het aanstellen van student-assistenten en oproepkrachten wordt zoveel mogelijk via workflow afgewikkeld. Als u - als medewerker - een klus (bijv. student-assistentschap) wilt laten verrichten door een student, dan kunt u deze klus via deze applicatie aanmelden. U kunt dit doen via: daarna naar informatie voor medewerkers (links) en My Campus Medewerkersportal (rechts) en vervolgens webapplicaties, of direct naar mijn Webbapplicaties (rechts) en UT-Flex (links). UT-Flex is gebouwd voor besturing van het Windowssysteem. De besturingssystemen Firefox en Linlux kunnen problemen geven.. 1

2 2

3 Om toegang te krijgen tot UT-flex dient u zich iedere keer te identificeren met uw medewerkersnummer en wachtwoord. 3

4 Nadat u zich heeft geïdentificeerd als UT-medewerker kunt u een klus (student-assistentschap / oproepkracht) aanmelden voor UT-flex. U dient een korte omschrijving van de werkzaamheden, de periode, het aantal begrote uren en het financiële nummer te vermelden. Vervolgens selecteert u, door wie uw aanvraag voor ondersteuning binnen uw eenheid moet worden goedgekeurd. Een deel van de naam intikken is voldoende voor een automatisch namenoverzicht. Wanneer er voor een klus een beperkt aantal uren gewerkt mag worden (budget), kunt u door de functie blokkeren dit activeren. Wanneer de namen van de studenten die de klus gaan vervullen al bekend zijn, kunt u dit evens al aangeven. De goedkeurder, veelal een p-functionaris, bepaalt op basis van de CAO de hoogte van het bruto uurloon. Ook wordt het begrote aantal uren voor het verrichten van de klus definitief vastgesteld. 4

5 Via dit scherm kunt u raadplegen welke UT studenten beschikbaar zijn om uw klus te kunnen verrichten. Indien u al een kandidaat op het oog hebt voor het verrichten van een klus en deze komt niet voor in de lijst, dan kunt u deze student tippen om zich in te schrijven via UT-flex. Door het opgeven van meerdere zoekitems kan de studentenlijst beperkt worden. Hebt u belangstelling voor een bepaalde student, dan kunt u door op de naam te klikken meer achtergrondinformatie krijgen. Het telefoonnummer van betreffende student vindt u, indien al vrijgegeven, onder de gegevens voor flexwerker. 5

6 6

7 Indien u als medewerker een student geselecteerd heeft, dan kunt u zijn naam doorgeven aan de p- functionaris) goedkeurder. Deze persoon van uw faculteit of dienst kan een klus koppelen aan de student. De goedkeurder doet dit via een speciale UT- Flexapplicatie. De gegevens worden opgeslagen t.b.v. de dienst PA&O (UT-flex). Vervolgens krijgt de student een automatisch bericht met gegevens over de klus, de periode en bruto uurloon. Wanneer er geen eerdere klussen zijn geweest dan zal in de eveneens om een aantal persoonlijke documenten gevraagd worden. Verder dient hij of zij de gegevens voor de voor de salarisadministratie via het scherm gegevens salarisadministratie aan te vullen. Bevestigingsmail bij eerste koppeling: Subject: Werkzaamheden bij de Universiteit Twente Beste Michel Zoontjes Hierbij bevestigen we dat je werkzaamheden mag verrichten voor de activiteit "Testen van oracle forms applicaties" (klusnr: ) in de periode van t/m Voor deze klus word je aangesteld als oproepkracht, je salaris bedraagt EUR per uur. Dagelijks kun je als oproepkracht de gewerkte uren registreren in de module urenverantwoording van UT-Flex. Aan het eind van de maand kun je eenmalig alle gewerkte uren ter goedkeuring aanbieden bij: J.B.H. Westerik De goedgekeurde uren worden vervolgens voor uitbetaling doorgestuurd naar de salarisadministratie. Op dit moment ontbreken een aantal gegevens om het dienstverband bij de salarisadministratie te registreren. Dit zijn het sofi-nummer, een kopie van een identiteitsbewijs (voor- en achterkant) of paspoort en het bank- of Postbanknummer. Als je de gegevens nog niet hebt aangeleverd kun je ze via de module "Gegevens salaris-administratie" van UT-Flex aanbieden. Het kopie identiteitsbewijs (voor- en achterkant) of paspoort moet je naar de PA&O Service Desk (Spiegel 517, Toestel 8011) sturen. Zonder deze gegevens kunnen de door jouw gewerkte uren niet door de salarisadminstratie worden uitbetaald. Met vriendelijke groet, PAO-Service Desk 7

8 UT-flex dient te beschikken over het bank- of girorekeningnummer, het sofi-nummer, een ondertekende model loonheffingskorting en een kopie van een geldig identificatiebewijs van de student. De student ontvangt van dit dienstverband een formele schriftelijke bevestiging, dit is zijn akte van aanstelling. De student wordt aangesteld als student-assistent en/of oproepkracht conform de CAO Nederlandse Universiteiten. De student krijgt een 0-uren aanstelling. Gewerkte uren moeten altijd achteraf gedeclareerd worden. De overige arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in de bepalingen van algemene aard. Deze bepalingen zijn via de site te raadplegen. 8

9 Verricht hij /zij meerdere klussen bij de UT bijvoorbeeld als student-assistent of als oproepkracht dan dient hij de gewerkte uren per klus te registreren. 9

10 Vervolgens kunnen de gewerkte uren door de student via dit scherm dagelijks worden bijgehouden. Aan het eind van de maand ontvangt u, als medewerker, een met een overzicht van de gewerkte uren en een verzoek deze goed te keuren. Indien u akkoord gaat op de uren opgave, dan kunt u dit aangeven. Vervolgens worden de uren via UT-flex (workflow) aangeboden bij de salarisadministratie om uit te betalen. Indien u niet akkoord gaat dan kunt u dit de student laten weten. Deze flexwerer kan zijn opgave dan corrigeren en heel belangrijk weer opnieuw aanbieden ter goedkeuring. Uren die u voor de 10 e van de maand heeft goedgekeurd, worden diezelfde maand rond de 25 e uitbetaald. Zijn de uren goedgekeurd vóór de 10 e en de student heeft op de 25 e zijn geld niet ontvangen, neem dan contact op met de salarisadministratie toestel

11 Het goedkeuren van de uren gaat via link naar de Staffware-applicatie: Om toegang te krijgen tot de webbapplicatie dient u zich iedere keer te identificeren met uw medewerkersnummer en wachtwoord. 11

12 Wanneer u van meerdere studenten de uren goedkeurt, staan ze in uw Staffwarelink onder elkaar gerangschikt op datum binnenkomst. De datum die vermeld wordt is de deadlinedatum waarop er een herinneringsmail verstuurd zal worden naar de goedkeurder. Dit is 7 werkdagen na het aanbieden van de uren door de flexer zelf. U kunt een regel aanklikken voor het inzien van de urenregistratie van betreffende student. 12

13 Het kan verschillen hoe uitgebreid de urenregistratie door de student is ingevuld, afhankelijk van de decentrale afspraken. Standaard staat de applicatie op goedgekeurd ja Doorsturen: Wanneer u de urenregistratie voor u accoord is, kunt u op de button doorsturen klikken. De uren worden direct weggeschreven naar het eerstvolgende betaalbestand van UT-Flex. De gegevens zijn dan niet meer beschikbaar in de Staffwarelink. Wel krijgen de student en u als goedkeurder een automatische bevestigingsmail uit het systeem. Wanneer u niet accoord gaat de uren, kunt u de button ja in nee ( klik op vinkje) wijzigen. Er komt dan een regel beschikbaar waarin u voor de student een reden van afkeuring mee kunt geven. In de automatisch verstuurde retourmail naar de student is deze informatie zichtbaar en kunnen de uren gecorrigeerd worden. Wel dienen de uren opnieuw weer te worden aangeboden via de bekende route ter goedkeuring. Bewaren: Wanneer u later de informatie wilt inzien, om bijvoorbeeld eerst navraag te doen, klikt u op de button bewaren en verlaat u de link. De informatie blijft beschikbaar totdat u bij de betreffende student de uren goed- of afgekeurd zijn. 13

14 1. Mail naar goedkeurder (als de uren ter goedkeuring zijn aangeboden) Staffware, beschikbaar tot ongeveer 15 januari 2008 Onderwerp: Er staan UT-Flex uren ter goedkeuring in uw Staffware inbak. Geachte medewerker, Er staan gedeclareerde uren van Putman, W.G. ter goedkeuring in uw Staffware inbak. In verband met een tijdige salarisbetaling wordt u verzocht de goedkeuring zo spoedig mogelijk af te handelen. Goedkeuringsnummer : Dubbelklik op de onderstaande link om naar uw Staffware inbak te gaan Dit is een automatisch gegenereerde mail. Stuurt u daarom svp. geen reply naar dit adres. Eventuele reply's worden naar een onbeheerde mailbox doorgestuurd en dus niet beantwoord. 14

15 2. Mail naar student (bij afkeuring) Onderwerp: Uw UT-Flex uren zijn afgekeurd. Geachte student, Goedkeuringsnummer: De door u gedeclareerde UT-Flex uren zijn niet goed gekeurd door uw leidinggevende om de volgende reden: het uren limiet is overschreven Om het salaris tijdig te kunnen verwerken, verzoek ik u contact op te nemen met uw leidinggevende Dit is een automatisch gegenereerde mail. Stuurt u daarom svp. geen reply naar dit adres. Eventuele reply's worden naar een onbeheerde mailbox doorgestuurd en dus niet beantwoord.\ 3. Mail naar student (bij goedkeuring), cc naar goedkeurder Onderwerp: Uw UT-Flex uren zijn goegekeurd. Geachte student, Goedkeuringsnummer : De aantal gewerkte uren (16.0) van de klus 'Assistentie meetpracticum project A' ( ) betreffende Voort, H.C. in de maand Oktober, 2007 zijn goedgekeurd. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Service Desk van de dienst PA&O (tst Spiegel-517) Dit is een automatisch gegenereerde mail. Stuurt u daarom svp. geen reply naar dit e- mailadres. Eventuele reply's worden naar een onbeheerde mailbox doorgestuurd en dus niet beantwoord. Opvolger Staffware: het Oracle Workflowsysteem De werkwijze bij de opvolger van Staffware, Oracle Workflow is niet veel anders. Een belangrijk verschil is dat u als goedkeurder uw mail kunt doorsturen naar een collega ter goedkeuring. Dit was in het oude systeem niet mogelijk. Verder is de historie van de klus en de gekoppelde flexers beschikbaar. U kunt de historie op verschillende manieren raadplegen, namelijk per klus en per flexwerker. Wanneer u op de betreffende naam klikt, komt de onderliggende informatie (urenstaat) beschikbaar. Uren die slechts ingevoerd zijn en buiten de 3-maandentermijn vallen worden in de historie niet meegenomen. 15

16 16

17 1. Mail naar student (goedkeuring), cc naar goedkeurder Opvolger van Staffware, Oracle Workflow Beschikbaar van ongeveer 15 januari 2008 Subject: Goedkeuring (gedeelte) declaratie ingediende uren Beste S.H.M. Hesse Goedkeuringsnummer: De aantal gewerkte uren 13.0 van de klus Kantine Spiegel ( ) in de periode zijn goedgekeurd. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Service Desk van de dienst PAO (tst Spiegel 517). 17

18 2. Mail naar student (afkeuring) Subject: Afkeuring declaratie ingediende uren Beste S.H.M. Hesse Goedkeuringsnummer: De door u gedeclareerde uren van de klus Kantine Spiegel ( ) in de periode zijn niet goedgekeurd door uw leidinggevende om de volgende reden: uren zijn niet in overeenstemming met werkelijk gewerkte uren in september 2007 Om het salaris tijdig te kunnen verwerken, verzoek ik u contact op nemen met uw leidinggevende. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Service Desk van de dienst PAO (tst Spiegel 517). 18

19 Voor specifieke informatie klikken op naam betreffende flexwerker 19