Zo werkt de Risicomonitor Voor kinderopvang en peuterspeelzalen (voor organisatie met meerdere locaties*)

Transcriptie

1 Zo werkt de Risicomonitor Voor kinderopvang en peuterspeelzalen (voor organisatie met meerdere locaties*) De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken. Deze handleiding De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw organisatie. Je ziet welke stappen te nemen zijn voor je organisatie. Maar ook welke stappen de locaties kunnen nemen voor de eigen locatie. De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen in een veilige en gezonde omgeving In de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang staat goede opvang van kinderen centraal, die bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind in een veilige en gezonde omgeving. Daarnaast is een goede werkplek voor uw medewerkers van belang. Het is wettelijk verplicht om jaarlijks minimaal een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid uit toe voeren en een up-to-date risico-inventarisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden te hebben. De Risicomonitor ondersteunt je om aan deze verplichting te voldoen. Met behulp van de Risicomonitor kun je overzichtelijk risico s inventariseren op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. En daarna makkelijk een actieplan en een rapportage voor de GGD of Arbodienstverlener maken. Kortom alle informatie bij elkaar die je nodig hebt om te werken aan het verkleinen van de risico s in je kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: Ondersteuning bij het effectief managen van de risico s op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI s) voor de 3 gebieden. De Risicomonitor stemt de inhoud van de verschillende RI s automatisch op elkaar af. Daarbij kun je zelf de inhoud van de RI s afstemmen op de situatie bij jouw kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzaal of gastouderopvang. Je krijgt dan alleen vragen die gelden in jouw situatie. Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is. Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven. Meer informatie Heb je vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding*? Kijk dan onder 'Help' bij Veel gestelde vragen op Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'. 1

2 * Heeft je organisatie maar 1 locatie, of heb je een gastouderbureau? Gebruik dan niet deze handleiding voor een organisatie met meerdere locaties. Op via Help', 'Handleiding' kun je de handleiding downloaden voor een organisatie met 1 locatie of de handleiding specifiek voor gastouderopvang. Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en stappenplan door. Je leest daar stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op organisatieniveau (door de organisatiebeheerder) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau neemt (door de locatiebeheerder). Stappen op organisatieniveau en locatieniveau De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau. Een organisatie met meerdere locaties begint met het aanmelden van de organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere locaties aan. Ofwel meerdere locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen. Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau gaat het om stappen die je op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau gaat het om stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd. Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 10 zijn de basisstappen van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI s) voor je organisatie en locaties wilt uitvoeren. Bij stap 1 tot en met 5 vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en medewerkers aan. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor. STAPPENPLAN OP HOOFDNIVEAU ORGANISATIE Stappen op organisatieniveau: stap 1, 2, 3, 4, 6, 9, 11, 12 STAPPENPLAN VOOR IEDERE LOCATIE Stappen op locatieniveau: stap 5, 7, 8, 10, 11, Aanmelden van je organisatie 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is 1.2 Controleer of organisatie al is aangemeld 1.3 Meld je organisatie aan 2. Aanmaken locaties van je organisatie 2

3 2.1 Aanmaken van een locatieaccount 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties 2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties 3. Aanmaken organisatiestructuur 3.1 Aanmaken van verschillende mappen 3.2 Locaties in de mappen plaatsen 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen 4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen 4.4 Aanpassen profiel medewerkers 5. Inrichten van een locatie 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid) 5.4 Ruimtes aanmaken (voor de RI Veiligheid) 5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie 5.6 Medewerkers aanmaken voor je locatie en rollen koppelen 5.7 Aanpassen profiel medewerkers 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) 3

4 voor je organisatie 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen 6.4 Publiceren RI s voor de locaties 7. Risico-inventarisatie voor je locatie 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie 7.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 7.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen 8. Het actieplan voor je locatie 8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan 8.2 Maken van het actieplan 8.3 Status van je maatregel aanpassen 9.Maken van managementrapportages voor je organisatie 10. Maken van rapportages voor je locatie 10.1 Maken van een rapportage van een RI 10.2 Maken van een rapportage voor de GGD of Arbodienst/arbodeskundige 11. Logboek en ongevallenregister Aanmaken logboek Registreren van ongevallen 11.2 Registreren van ongevallen 12. Info en help Nieuws Bibliotheek 12.2 Bibliotheek 12.3 Forum 12.3 Forum 4

5 12.4 Over Risicomonitor 12.4 x 12.5 Handleiding 12.6 Veel gestelde vragen 12.7 Contact Stap 1. Aanmelden van je organisatie Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Meld dan eerst je organisatie aan. Nadat je organisatie is aangemeld, kun je de locaties van je organisatie aanmaken. Aanmelden in 3 stappen 1. Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico inventarisaties binnen de organisatie en je locaties. 2. Controleer of je organisatie al is aangemeld. 3. Meld je organisatie aan. 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per locatie (locatiebeheerder op locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI s en het beheer. 1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig. Ga naar de homepage van Klik op Aanmelden. Vul (een deel van) je organisatienaam in bij Je organisatie en klik op OK. Al aangemeld? Vraag dan bij je collega s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten. Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan. 1.3 Meld je organisatie aan Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. 5

6 Klik op Aanmelden op de homepage van en vervolgens op 'Organisatie aanmelden'. Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties of organisatie met 1 locatie). Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. Voorbeeld kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzaal (KDV, BSO & PSZ): Kinderopvang Gezellige Beestenboel is een organisatie met meerdere (25) locaties in Nederland. Directeur Pieterman leidt de organisatie. Iedere locatie wordt op haar beurt geleid door een vestigingsmanager. Directeur Pieterman is in dit voorbeeld eindverantwoordelijk (de organisatiebeheerder). En hij meldt de organisatie aan als organisatie met meerdere locaties. De verschillende vestigingsmanagers zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie (de locatiebeheerders). De gebruikersnaam van dhr. Pieterman is bijvoorbeeld: Gezellige Beestenboel. De gebruikersnaam van de vestigingsmanager van locatie Berenstraat is: Gezellige Beestenboel Berenstraat. Voorbeeld gastouderopvang (GOO): Gastouderopvang Een blij thuis is een gastouderbureau met meerdere (50) gastouders ofwel locaties. Directeur Van Schaik leidt de organisatie. Alle gastouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun locatie. In dat geval is Directeur Van Schaik eindverantwoordelijk (de organisatiebeheerder) en meldt hij de organisatie aan als organisatie met meerdere locaties. De verschillende gastouders zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie (de locatiebeheerders) Het kan ook voorkomen dat het gastouderbureau verantwoordelijk is voor alle gastouders. Directeur Van Schaik is dan eindverantwoordelijk voor zowel het gastouderbureau als alle gastouders. In dit geval meldt hij zijn organisatie aan als organisatie met 1 locatie (de locatiebeheerder). Later kan hij per gastouderadres een Risico-Inventarisatie (RI) aanmaken. Zijn er veel gastouderadressen? Dan kan de directeur er ook voor kiezen om per bemiddelingsmedewerker (die bemiddelen voor meerdere gastouderadressen) een locatie aan te maken. Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvangt de organisatiebeheerder binnen 5 werkdagen een van FCB. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je organisatie aanmaken. Stap 2. Aanmaken locaties van je organisatie Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie aanmaken. Aanmaken locaties in 3 stappen 1. Aanmaken van een locatieaccount. 2. Bekijken van aangemaakte locaties. 3. Aanpassen van aangemaakte locaties. 2.1 Aanmaken van een locatieaccount 6

7 Maak voor iedere locatie een apart account aan. Aan ieder locatieaccount kun je een locatiebeheerder toekennen die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Je bouwt als het ware je organisatie, na door al je locaties en later ook de bijbehorende ruimtes binnen de locaties aan te maken in de Risicomonitor. Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens Locaties' en 'Nieuwe locatie'. Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van de locatie, voorafgegaan door de naam van de organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. Klik op Locatie aanmaken zodra alle gegevens zijn ingevuld. De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen op locatieniveau. Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in een keer wilt aanmaken, kan je hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor. Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie Directeur Pieterman heeft zijn organisatie Kinderopvang Gezellige Beestenboel aangemeld. Hij heeft 25 locatieaccounts aangemaakt: voor iedere locatie een apart account. De naam van de locatie is iedere keer gebruikt als gebruikersnaam, voorafgegaan door de naam van de organisatie: Gezellige Beestenboel Berenstraat, Gezellige Beestenboel Hartenstraat, Gezellige Beestenboel Wolvenstraat, enzovoorts. Mevrouw Van den Ven is verantwoordelijk voor de locaties Berenstraat en Hartenstraat. Directeur Pieterman heeft mevrouw Van den Ven daarom ingevuld als locatiebeheerder van deze locaties. Zij ontvangt hierover een met daarin alle accountgegevens, zodat zij zelf kan inloggen op locatieniveau. Tip: keuze wachtwoord en adres Een organisatiebeheerder kan er voor kiezen om ook locatiebeheerder te zijn. In dat geval is het handig om voor het locatieaccount een wachtwoord en adres te kiezen dat hetzelfde is als bij het organisatieaccount. De organisatiebeheerder hoeft dan maar 1 wachtwoord te onthouden. En hij ontvangt alle berichten vanuit de Risicomonitor op 1 adres. Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en adres gebruiken. Dit geldt niet voor de gebruikersnaam. Deze moet altijd uniek zijn. 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties Ga naar Account en vervolgens Locaties. Klik daarna op het tabblad Overzicht locaties. 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties Ga naar Account en vervolgens Overzicht locaties. Selecteer de locatie die je wilt aanpassen. Klik vervolgens op <het loepje>. Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op <het pennetje> en pas de gegevens aan. 7

8 2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties (doorontwikkeling release 2) Wil je een locatie verwijderen? Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'. Onderaan de lijst zie je de optie om een locatie te verwijderen. Klik op de locatie die je wilt verwijderen. Je krijgt dan altijd een pop-up scherm met de vraag: 'Weet je dit zeker?' Hiermee wordt voorkomen, dat je per ongeluk een locatie verwijdert. Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in mappen Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een manager die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties kun je vervolgens hieronder indelen. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een mappenstructuur aan te maken. Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen 3.1 Aanmaken van mappen 3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Voordeel van een organisatiestructuur Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI s). En het maken van rapportages op organisatieniveau. Een organisatiestructuur zorgt daardoor voor meer overzicht en gemak. Je kunt bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten. 3.1 Aanmaken van verschillende mappen Maak voor iedere categorie een aparte map aan. Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens naar Locaties. Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je verschillende mappen aanmaken als je wilt. Maak een nieuwe map aan door op <symbool map +> te klikken. Vul de naam van de map in (bijvoorbeeld naam van de regio s, werkvormen, enzovoorts) en klik op OK. Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur Directeur Pieterman wil de 25 locaties van zijn organisatie Kinderopvang Gezellige Beestenboel structuren op regio. Hij maakt 4 mappen aan: Regio Noord, Regio Oost, Regio Zuid en Regio West. Omdat locatie Berenstraat in Groningen is gevestigd, plaatst hij deze locatie in de map Regio Noord. Locatie Hartenstraat in Zwolle plaatst hij in de map Regio Oost. Locatie Wolvenstraat in Eindhoven in de map Regio Zuid. En locatie Reestraat in Amsterdam in de map Regio West. 8

9 3.2 Locaties in de mappen plaatsen Ga naar Account en dan naar Locaties Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten. Selecteer vervolgens de locaties die je wilt toevoegen en klik daarna op Selectie in map plaatsen. De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst. 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun je ook verwijderen. Een map verplaatsen Ga naar Account en dan naar Locaties. Ga vervolgens op de map staan die je wilt verplaatsen. Klik op <het pennetje>. Met het <pijltje> kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen. Een map bewerken of verwijderen Ga naar Account en dan naar 'Locaties'. Selecteer de map die je wilt bewerken of verwijderen. Klik op <het pennetje>. Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen. Klik op 'OK' als je klaar bent. Wil je de map verwijderen? Klik dan op <het kruisje>. Let op: verwijderen organisatiestructuur Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. De eerste map met je organisatienaam en je locaties blijven altijd staan. Deze kun je nooit verwijderen, ook al verwijder je een aangemaakte map. Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau. Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI s) en bijbehorende acties, rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regiomanagers, arbocoördinatoren of kwaliteitsfunctionarissen. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4 stappen 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen 4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen 4.4 Aanpassen profiel medewerkers 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken 9

10 Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een medewerker maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie + functienaam. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je rekening met de taken die binnen een rol vallen. 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt aanmaken. Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op <het pennetje>. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol organisatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op <het symbool + rol toevoegen> en vul daarna de naam van de rol in. Klik vervolgens op Opslaan.Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3). Voorbeeld: aanmaken rollen voor je organisatie Directeur Pieterman werkt, bij het inventariseren van de risico s op organisatieniveau, veel samen met de Manager Personeel & Organisatie. De directeur maakt de rol Manager P&O aan en kent deze manager de volgende rechten toe bij het onderdeel RI s: bekijken/invullen en aanmaken/wijzigen. Binnen de rol Manager P&O is het nu mogelijk om RI s te bekijken en te wijzigen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen organisatiebeheerder De rol Organisatiebeheerder kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de organisatiebeheerder. 4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. Klik dan op <Nieuwe medewerker toevoegen>. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Gebruik bij voorkeur als gebruikersnaam de naam van de organisatie gevolgd door de naam van de functie, bijvoorbeeld: Gezellige Beestenboel P&O (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). Mocht je je gebruikersnaam vergeten zijn, dan kan je deze gemakkelijk terugredeneren. 10

11 Klik vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn (zichtbaar voor alle locaties). Geef daarna aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Zo kun je een medewerker verantwoordelijk maken voor acties op locatieniveau. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op <het pennetje>. Klik op het <symbool play/ toevoegen>. Klik vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En kies vervolgens Voeg toe. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties, klik dan op Opslaan. Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen of verwijderen? Of wil je de rol, functie of rechten van een medewerker later wijzigen? Of het werkgebied of de optie selecteerbaar op locatieniveau aanpassen? Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt nu de naam, functie, de rechten, het werkgebied of de selecteerbaarheid op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan. Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Directeur Pieterman voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is Manager P&O en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De directeur voert als gebruikersnaam in: Gezellige Beestenboel P&O en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op Voeg toe. Mevrouw Poppe is immers op alle locaties werkzaam, en kan zo van al deze locaties gegevens RI's bekijken, invullen, aanmaken en wijzigen. Tip: zichtbaarheid bij selecteerbaar op locatieniveau Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak te delegeren is op locatieniveau. Tip: aangeven werkgebied Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI s en rapportages bekijken van de betreffende locaties op organisatieniveau. 4.4 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden door de medewerker zelf. Aanpassen persoonsgegevens en wachtwoord of adres Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. Klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt de persoonsgegevens en je wachtwoord of e- mailadres wijzigen. Klik daarna op Opslaan. 11

12 Tip: wachtwoord vergeten Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuwe aan via de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per . Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. Tip: gebruikersnaam vergeten Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en klik daarna op Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. De gebruikersnaam wordt dan per verstuurd naar het adres dat is aangegeven bij aanmaken van het organisatieaccount. Stap 5. Inrichten van een locatie Als locatiebeheerder kun je een locatie inrichten zodra deze is aangemaakt. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende rechten (zie stap 5.5). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI s. Inrichten van een locatie in 7 stappen 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen voor de RI Veiligheid en Gezondheid) 5.4 Ruimtes aanmaken (voor de RI Veiligheid) 5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen 5.6 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen 5.7 Aanpassen profiel medewerkers 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor locatie als onderdeel van een organisatie staan. Ga naar Account, tabblad Locatie Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op <het pennetje>naast Contactgegevens. Vul daarna de nieuwe gegevens in en klik vervolgens op Opslaan. 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid en gezondheid. Voor het maken van een RI Arbo vul je alleen werkvormen in. De leeftijdsgroepen zijn niet van belang bij de RI Arbo. Ga naar Account, Locatie en vervolgens naar het tabblad Overzicht' Klik op <het pennetje>naast Werkvormen en leeftijdsgroepen en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op Opslaan. Wil je later aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aanpassen? Ga dan weer naar <het pennetje>naast Werkvormen en leeftijdsgroepen. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op Opslaan. 12

13 Let op: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Heeft je locatie bijvoorbeeld een babygroep van 0-2 jaar en een peutergroep van 2-4 jaar? Kruis dan alle categorieën aan waarbinnen deze leeftijden vallen: de categorie 0-2, 2-4 maar ook 0-4. Let op: andere indeling leeftijdsgroep De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw locatie een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling valt. Heb je bijvoorbeeld een kinderdagverblijf met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan de leeftijdsgroep 0-4 jaar. 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) De algemene kenmerken kun je invullen voor het maken van een RI Veiligheid en Gezondheid. Als je dit invult, dan krijg je de scenario s (vragen) die over deze kenmerken gaan niet in de inventarisatie terug. Vul je de algemene kenmerken niet in? Dan krijg je mogelijk vragen in de inventarisatie die niet voor jouw locatie van toepassing zijn. Ga naar Account, Locatie en zie vervolgens het tabblad Overzicht'. Klik op <het pennetje>naast Algemene kenmerken en geef vervolgens aan welke algemene kenmerken voor jouw locatie gelden. Vink kenmerken uit die niet gelden. Wil je later aangegeven algemene kenmerken aanpassen? Ga dan weer naar <het pennetje>naast Algemene kenmerken. Pas de aangegeven kenmerken aan. Klik daarna op Opslaan. Doe dit dan op dezelfde manier. Voorbeeld: aangeven algemene kenmerken Locatie Reestraat van de organisatie Kinderopvang Gezellige Beestenboel heeft geen speeltoestellen. Bij de algemene kenmerken kan het kenmerk In de buitenruimte / op de speelplaats staat een speeltoestel worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor Locatie Reestraat zullen straks geen vragen worden gesteld over speeltoestellen. Deze worden er uitgefilterd. Let op: pas je algemene kenmerken aan nadat al een RI is gemaakt? Dan heeft dit geen invloed op de al aangemaakte RI. Let op: algemene kenmerken bij gastouderopvang Ben je een gastouder? Dan kun je In de RI Veiligheid voor gastouderopvang (GOO) per module aangeven wat de algemene kenmerken zijn (in plaats van per ruimte). Deze kenmerken krijg je automatisch voorgelegd wanneer je een RI aanmaakt (zie stap 7). 5.4 Ruimtes aanmaken De ruimtes maak je aan voor het maken van een RI Veiligheid voor kinderdagopvang (KDV), buitenschoolse opvang (BSO) en peuterspeelzalen (PSZ). Per ruimte kun je aangeven welke kenmerken hiervoor gelden. Als je dit invult, krijg je later alleen de scenario s (vragen) te zien die voor de ruimte gelden. Vragen die niet van belang zijn voor jouw ruimtes krijg je niet te zien. Deze zijn uit de inventarisatie gefilterd. Ga naar Account, Locatie en vervolgens naar het tabblad Overzicht'. 13

14 Klik bij het kopje ruimtes op < symbool huisje +>. Je ziet vervolgens aan de rechterkant een rijtje met veelvoorkomende standaardruimtes, zoals een binnenbergruimte, een leefruimte, een slaapkamer etc. Komt een ruimte binnen jouw locatie voor? Selecteer deze ruimte dan door er op te klikken. Als je wilt, kun je aan de linkerkant van het scherm de naam van de standaardruimte aanpassen. Selecteer op deze manier elke ruimte die voorkomt op je locatie. Geef bij iedere ruimte aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de ruimte gebruiken. Vink daarna de algemene kenmerken uit die niet voor de ruimte gelden. Klik hierna op Opslaan. Wil je aangemaakte ruimtes verwijderen? Ga dan met je muis op de ruimte staan en klik op <symbool vuilnisemmer>. Let op: namen ruimtes Als je een naam kiest voor een ruimte, gebruik dan altijd de standaardnaam van de ruimte in combinatie met de naam van de groep. Bijvoorbeeld Leefruimte groep Beertjes. Als je de ruimte alleen Beertjes zou noemen, dan weet je niet meer om welke ruimte het gaat. Tip: toevoegen ruimte op basis van bestaande ruimte Staat een ruimte niet in het rijtje met standaardruimtes (bijvoorbeeld een stal bij een buitenschoolse opvang met boerderij)? Dan kun je ook een ruimte aanmaken op basis van een ruimte die overeenkomt. Of op basis van een ruimte met zo weinig mogelijk scenario s (bijvoorbeeld een buitenbergruimte ). Als je dan in een later stadium een RI van deze ruimte wilt maken, dan kun je zelf nieuwe scenario s aanmaken met bijbehorende maatregelen (zie stap 7). Voorbeeld: aangeven kenmerken ruimtes In de buitenbergruimte van Locatie Reestraat werken kinderen niet met gereedschap. Bij de kenmerken van die ruimte kan het kenmerk Kinderen werken met gereedschap' worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor Locatie Reestraat, ruimte buitenbergruimte zullen straks geen vragen worden gesteld over gereedschap. Deze worden er uitgefilterd. Let op: geen ruimtes bij gastouderopvang Ben je een gastouder? Dan hoef je geen ruimtes aan te maken. In de RI Veiligheid voor gastouderopvang (GOO) staan standaard alleen modules ofwel vragen die gelden voor gastouders. Deze stap kun je dus overslaan. 5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken. Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op <het pennetje>. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol locatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. 14

15 Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op <het symbool + rol toevoegen> en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op Opslaan. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.6). Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Directeur Pieterman heeft mevrouw van Manen aangemeld als locatiebeheerder van de Locatie Wolvenstraat. Mevrouw van Manen maakt vervolgens de rol Assistent Leidinggevende aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol Assistent Leidinggevende is het nu mogelijk om RI s te bekijken (lezen) en in te vullen. Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. 5.6 Medewerkers aanmaken voor je locatie en rollen koppelen Bedenk welke medewerkers je wilt aanmaken. Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Nieuwe medewerker. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). Heb je bij stap 5.5 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. Klik vervolgens op Medewerker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers en rollen aanpassen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker aanpassen? Of wil je de rol of functie van een medewerker later wijzigen? Ga naar Account, Medewerkers, 'Overzicht medewerkers' Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op <het pennetje>. Je kunt nu de naam, functie en rechten op locatieniveau aanpassen. Klik vervolgens op Opslaan. Voorbeeld: medewerkers aanmaken, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Mevrouw van Manen maakt Saar van der Boom aan als medewerker voor de locatie Berenstraat van de organisatie Gezellige Beestenboel. Zij is Assistent Leidinggevende (AL) en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De gebruikersnaam van Saar van der Boom is: Gezellige Beestenboel Berenstraat AL. Tip: medewerkers aanmaken als een groep In bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken. Als bijvoorbeeld 1 persoon de voornaamste taken op zich neemt namens de anderen, dan is het niet 15

16 nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 11.2). 5.7 Aanpassen profiel medewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op organisatieniveau (zie stap 4.4). Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau Als organisatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) maken en als het ware klaarzetten voor locaties door gegevens zover mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als het om zaken gaat die organisatiebreed gelijk zijn, zoals bepaalde afspraken, beleid of protocollen. De locatiebeheerder kan de klaargezette RI vervolgens verder zelf aanvullen, nadat de RI gepubliceerd is naar de locatie(s). Je kunt ook andere medewerkers RI s laten klaarzetten of laten aanpassen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2). Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen 6.1 Aanmaken Risico-Inventarisaties (RI s) 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen 6.4 Publiceren RI s voor de locaties Verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) op organisatieniveau Je kunt verschillende soorten RI s maken voor je organisatie: Arbo Brandveiligheid KOV, PSZ en BO Gezondheid GOO Gezondheid KDV, BSO en PSZ Hygiënecode Let op: geen RI Veiligheid op organisatieniveau De RI Veiligheid KDV, BSO en PSZ (kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuterspeelzalen) kun je niet op organisatieniveau maken. Het is van belang dat fysiek in de ruimtes wordt gekeken hoe groot het risico op gestelde scenario's is. Dit kan niet vanuit de organisatie worden vastgesteld. 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je organisatie Ben je nog niet ingelogd? log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar RI s en kies Nieuwe RI opstellen. Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI s. Kies het soort RI dat je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in (met datum of jaartal en leeftijdsgroep) en klik op Volgende. Geef aan voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je een RI wilt aanmaken. Klik daarna op Volgende. 16

17 Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op Toevoegen. Wil je alleen voor enkele locaties binnen een map een RI aanmaken? Selecteer in de map dan alleen deze locaties en voeg deze daarna toe. Klik daarna op Volgende. Vink vervolgens alle gewenste modules aan. Geef per module aan of je deze op organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de verantwoordelijke gezet. Klik daarna op Voltooien. Heb je aangegeven dat je een RI wilt voorbereiden op organisatieniveau? Dan wordt deze direct gestart. Wil je deze later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s', en dan op 'Overzicht RI s. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 6.2). Tip: RI s aanmaken met organisatiestructuur Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om makkelijk RI s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle locaties die in een map zitten. Tip: RI s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren) Maak je voor de 2 e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Arbo die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder Is genomen'. LET OP: je maakt een RI Veiligheid en een RI gezondheid aan voor elke werkvorm/leeftijdsgroep binnen je opvangorganisatie. Je maakt bijvoorbeeld voor je KDV babygroep van 0-2, voor je KDV peutergroep van 2-4 en voor je PSZ peutergroep van 2-4 allemaal een aparte RI Veiligheid én gezondheid aan. Voor de RI Veiligheid inventariseer je per werkvorm/leeftijdsgroep alle ruimtes waar de kinderen kunnen komen. Voor de RI Gezondheid inventariseer je vervolgens per module. Module Gezondheidsrisico s door overdracht van ziektekiemen Dagopvang/peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke groep van je locatie. BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan er voor gekozen worden met één module te werken voor je gehele locatie. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van het binnenmilieu Dagopvang: Maak deze module aan voor elke leefruimte en slaapruimte van je locatie. Peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke leefruimte van je locatie. BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als de ruimtes waarin de opvang plaatsvindt bouwtechnisch erg verschillend zijn. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van het buitenmilieu Maak deze module aan voor elke buitenspeelplaats van je locatie. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van (het uitblijven van) medisch handelen Dagopvang/peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke groep van je locatie. 17

18 BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan ervoor gekozen worden met één module te werken voor je gehele locatie. 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s De RI s verschillen op een aantal belangrijke punten. Houd hier rekening mee bij het inventariseren van de risico's. Verschillen tussen de RI s Soort RI RI Arbo Verplichting maatregelen en aanvaarding risico Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. Inventariseren per ruimte of module Je inventariseert per module. Meer informatie over de verschillende modules? Lees de toelichting bij <het symbool i> in de RI Arbo RI Gezondheid Je bent wel verplicht om alle mogelijke maatregelen te doorlopen en te nemen. Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. Doe je dit niet, dan kun je niet verder met je RI. Je inventariseert per module (gezondheidsrisico s door overdracht van ziektekiemen, als gevolg van het binnenmilieu, als gevolg van het buitenmilieu en als gevolg van (het uitblijven van)medisch handelen). Je inventariseert je risico s via RI s' en dan 'Overzicht RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. Binnen het tabblad inventarisatie zie je nu per module of ruimte de verschillende scenario s die daarbij horen. Bij de RI Gezondheid wordt de risico-inschatting al voor je bepaald. Bij andere RI s moet je dit zelf inschatten per scenario. Je schat dan zelf de kans dat dit voorkomt en de kans op ernstig letsel in. (release 2) Is een scenario niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef een toelichting waarom. Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze wilt gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Let op: je bent alleen bij de RI Gezondheid verplicht om voor alle maatregelen aan te 18

19 geven of je ze hebt genomen of gaat nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen scenario of eigen maatregel toevoegen. Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: dit scenario is niet van toepassing, het aanvaarden van het risico en het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheden kun je gebruiken, maar het hoeft niet. Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe. Vul vervolgens een titel en een omschrijving van het scenario in. Klik op volgende. Daarna geeft je aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en geef je een toelichting bij de maatregel(en). Klik daarna op Terug naar de RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. Tip: invullen observaties uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk, En zo nee, wat er is gebeurd? Let op: toelichting bij aanvaarding risico Is een risico heel klein en aanvaard je daardoor het risico? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld Toelichting bij risico wordt aanvaard. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies voor printen Alleen scenario nummers en tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt. 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is naar locatieniveau. Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en klik op <symbool het loepje> om deze te openen. 19

20 Als je een RI wilt aanpassen, klik dan op <symbool het pennetje>. Je kunt daar de naam van de RI aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen. Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'. Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op <symbool prullenbakje>. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is naar de locatie(s). 6.4 Publiceren RI s voor de locaties Publiceer de RI s voor de locaties zodra je klaar bent met de voorbereiding en op organisatieniveau. Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via het <loepje> en Klik daarna onderaan de pagina op Publiceer deze RI naar de locaties. De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een waarin hem wordt gevraagd de RI op locatieniveau (verder) in te vullen. Let op: invullen RI en acties na publicatie niet meer mogelijk Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen vanuit het organisatieaccount. Wel vanuit de locaties. Daarbij kun je ook geen acties meer aangeven. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. klik op <symbool het pennetje>, voeg de nieuwe locatie toe en klik op Publiceer deze RI naar de locaties. Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.5). Risico-inventarisatie voor je locatie in 3 stappen 7.1 Aanmaken Risicio-inventarisaties (RI s) voor je locatie 7.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 7.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) op locatieniveau Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI s mogelijk: Arbo Brandveiligheid KOV, PSZ en BO Gezondheid GOO Gezondheid KDV, BSO en PSZ Hygiënecode Veiligheid KDV, BSO en PSZ Veiligheid GOO 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor Locatie als onderdeel van een organisatie staan. Ga naar RI s en kies Nieuwe RI opstellen 20