Handleiding Risicomonitor. versie 2.0 Kinderopvang en Peuterspeelzalen

Transcriptie

1 Handleiding Risicomonitor versie 2.0 Kinderopvang en Peuterspeelzalen

2

3 3 Handleiding Risicomonitor 2.0 Voorwoord De Risicomonitor is bedoeld voor alle organisaties in de kinderopvang en voor peuterspeelzalen. Met de Risicomonitor inventariseer je eenvoudig op locatieniveau de risico s op het gebied van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden. Zonder allerlei boekjes te hoeven raadplegen. Met een actief actieplan pak je de risico s gericht aan. Consument en Veiligheid en FCB bieden je de Risicomonitor gezamenlijk aan. Ons doel? Wij willen het managen van veiligheid, gezondheid en arbo voor jou een stuk eenvoudiger maken. Door alle informatie op één plek te bundelen. Ontstaan Risicomonitor De eerste initiatieven om veiligheid, gezondheid en arbo gezamenlijk digitaal te monitoren, zijn afkomstig van de MOgroep Kinderopvang. Consument en Veiligheid en FCB hebben de Risicomonitor vervolgens samen ontwikkeld, in nauwe samenwerking met het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid en de MOgroep Kinderopvang. Subsidie voor het project werd verstrekt door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Ook FCB verzorgde een deel van de financiering. De RI Arbo is voorgelegd aan de werkgevers- en werknemersorganisaties, zodat zij dit als branche-ri ondersteunen. Waarom deze Risicomonitor? Jaarlijks moeten organisaties een RI Veiligheid en een RI Gezondheid uitvoeren en een Plan van Aanpak opstellen. Daarnaast moeten ze een actuele RI Arbo hebben, die gemiddeld eens in de 3 à 4 jaar wordt uitgevoerd. Het Plan van Aanpak moet jaarlijks geëvalueerd worden. Het lijkt echter dat het beschikken over een RI en het tevreden stellen van de inspecteur soms het hoofddoel is geworden. Het primaire proces (goede opvang van het kind) staat niet altijd centraal. Vaak stopt het proces van de RI na het uitvoeren van de inventarisatie en krijgt het uitvoeren van het Plan van Aanpak minder aandacht. Ook worden de oplossing of beheersing van gesignaleerde risico s niet altijd verankerd in beleid en in daadwerkelijke veranderingen op de werkplek. Een tweede reden voor de ontwikkeling van de Risicomonitor was dat de RI Gezondheid en de RI Veiligheid nog niet digitaal beschikbaar waren. De RI Arbo Kinderopvang was al wel digitaal beschikbaar, maar nog niet gespecificeerd naar werkvormen (buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen, etc.). In de Risicomonitor zijn alle drie de RI s nu digitaal samengebracht en is het mogelijk om ze naar werkvorm te specificeren. Bovendien maakt de Risicomonitor het mogelijk om

4 4 Handleiding Risicomonitor 2.0 eenvoudiger te voldoen aan de verschillende inspecties, zodat administratieve lasten worden teruggedrongen. De voordelen van de Risicomonitor op een rijtje De Risicomonitor ondersteunt kwaliteitsmanagement van veiligheid, gezondheid en arbeidsomstandigheden voor kinderen en medewerkers op een efficiënte en effectieve wijze, van werkvloer tot en met directie. De inhoud van de drie RI s is in de Risicomonitor nauwkeurig op elkaar afgestemd. Er is zoveel mogelijk inhoudelijke samenhang, zowel op vraag- als op oplossingenniveau. De Risicomonitor biedt een totaaloverzicht van verbeterpunten. Organisaties kunnen zo de kwaliteitscyclus op deze onderwerpen beter toepassen in hun totale bedrijfsvoering. De Risicomonitor maakt het mogelijk om de RI s toe te spitsen op de specifieke situatie van je organisatie. Je vindt in de RI bijvoorbeeld geen vragen over arbo als er geen personeel in dienst is en geen vragen over trappen als er in het gebouw geen trappen aanwezig zijn. In de Risicomonitor kunnen direct betrokkenen (leidinggevenden en uitvoerende medewerkers) de cyclus van inventariseren, plannen en uitvoeren makkelijk zélf uitvoeren.

5 5 Handleiding Risicomonitor 2.0 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Aanmelden organisatie of locatie Aanmelden organisatie met meerdere locaties Aanmelden organisatie met 1 locatie Aanmelden nieuwe locatie als nieuwe gebruiker Aanmelden nieuwe locatie als organisatiemanager Accepteren nieuwe locatie als organisatiemanager 15 2 Aanmelden medewerker Aanmelden medewerker van een organisatie Aanmelden medewerker van een locatie Accepteren nieuwe medewerker Medewerker aanmaken door de locatiemanager Groep aanmaken door de locatiemanager Profiel wijzigen 24 3 Inrichten organisatie 27 4 Inrichten locatie Contactgegevens Werkvormen en leeftijdsgroepen Algemene kenmerken van de locatie Ruimtes Rollen medewerkers Rechten behorende bij een rol Gebruikers 36 5 Aanmaken RI Aanmaken RI Veiligheid voor KDV, BSO en PSZ Aanmaken RI Veiligheid voor GOO Aanmaken RI Arbo Aanmaken RI Gezondheid voor KDV, BSO en PSZ Aanmaken RI Gezondheid voor GOO Aanmaken RI Brandveiligheid Bekijken bestaande RI s 56

6 6 Handleiding Risicomonitor Bestaande RI kopiëren 57 6 Uitvoeren RI Risico-inschatting Maatregelen Aanvaarden risico Observaties uit de praktijk Eigen scenario aanmaken Verschillen inventarisatie Arbo, Veiligheid en Gezondheid voor KDV, BSO, PSZ RI afsluiten RI tijdelijk afsluiten RI definitief afsluiten Acties Actieplan 69 7 Rapportages 71 8 Berichten 73 9 Agenda Actieplan Status wijzigen Taak bewerken Logboek Ongevallenregistratie Bibliotheek Zoeken in bibliotheek Artikel insturen Forum Veel gestelde vragen 87 Colofon 89

7 7 Handleiding Risicomonitor Aanmelden organisatie of locatie Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Stap 2 Check of je organisatie of locatie al is aangemeld. Zoek je organisatie of locatie door (een deel van) de naam in te vullen bij Je organisatie of locatie. Stap 3 Je organisatie of locatie is bekend? Dan kun je je aanmelden als medewerker van deze organisatie of locatie. Zie hoofdstuk 2. Je organisatie of locatie is nog niet aangemeld? Meld je dan aan als beheerder van: - Een organisatie met meerdere locaties. - Een organisatie met 1 locatie. - Een locatie als onderdeel van een organisatie.

8 8 Handleiding Risicomonitor Aanmelden organisatie met meerdere locaties Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Wanneer je organisatie nog niet is aangemeld, klik je op de link bovenin de pagina om je organisatie aan te melden. Stap 2 Kies Organisatie met meerdere locaties. Klik op Volgende stap. Stap 3 Vul de organisatiegegevens in en welke werkvormen van toepassing zijn op je organisatie.

9 9 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Na het invullen en verzenden van het formulier wordt een naar FCB verzonden met het verzoek je organisatie te accepteren. Geregistreerde kinderopvangorganisaties en peuterspeelzalen worden geaccepteerd. Je ontvangt een waarin staat of je organisatie is geaccepteerd of geweigerd. Na je aanvraag heb je een tijdelijke toegang van 5 dagen tot de Risicomonitor. Je kunt je profiel bekijken en aanpassen. Je kunt nog geen locaties aanmaken en RI aanmaken of bekijken. Bij weigering wordt je toegang opgeheven. Bij acceptatie wordt dit omgezet tot een geaccepteerde aanmelding. Na acceptatie ben je als aanmelder van je organisatie organisatiemanager en ontvang je alle aanvragen van medewerkers die een locatie aanmelden en voor jouw organisatie hebben gekozen. Daarnaast kun je als organisatiemanager locaties aanmaken en medewerkers van de organisatie registreren. 1.2 Aanmelden organisatie met 1 locatie Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Wanneer je organisatie nog niet is aangemeld, klik je op de link bovenin de pagina om je organisatie aan te melden.

10 10 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Kies Organisatie met 1 locatie. Makkelijk als je een organisatie hebt met 1 locatie. Je hoeft nu bijvoorbeeld geen organisatiestructuur aan te maken. Let op: kies deze aanmelding alleen als je 1 locatie hebt en ook niet verwacht binnenkort meerdere locaties te krijgen binnen je organisatie. Je kunt geen nieuwe locaties toevoegen. Klik op Volgende stap. Stap 3 Vul de organisatiegegevens in en welke werkvormen van toepassing zijn op je organisatie.

11 11 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Na het invullen en verzenden van het formulier wordt een naar FCB verzonden met het verzoek je organisatie te accepteren. Geregistreerde kinderopvangorganisaties en peuterspeelzalen worden geaccepteerd. Je ontvangt een waarin staat of je organisatie is geaccepteerd of geweigerd. Na je aanvraag heb je een tijdelijke toegang van 5 dagen tot de Risicomonitor. e kunt je profiel bekijken en aanpassen. Je kunt nog geen locaties aanmaken en RI aanmaken of bekijken. Bij weigering wordt je toegang opgeheven. Bij acceptatie wordt dit omgezet tot een geaccepteerde aanmelding. Na acceptatie ben je als aanmelder van je organisatie met 1 locatie ben je locatiemanager en ontvang je alle aanvragen van medewerkers van de locatie. Daarnaast kun je als locatiemanager medewerkers van de organisatie = locatie registreren. 1.3 Aanmelden nieuwe locatie als nieuwe gebruiker Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Wanneer je locatie nog niet is aangemeld, klik je op de link bovenin de pagina om je locatie aan te melden.

12 12 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Kies Locatie als onderdeel van een organisatie. Klik op Volgende stap. Stap 3 Vul de locatiegegevens in en welke werkvormen van toepassing zijn op je locatie.

13 13 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Na het invullen en verzenden van het formulier wordt een naar de organisatiemanager verzonden met het verzoek je als aanmelder te accepteren. Afhankelijk van de keuze van de organisatiemanager ontvang je een waarin staat of je als aanmelder bent geaccepteerd of geweigerd. Na acceptatie ben je locatiemanager en ontvang je aanvragen van medewerkers die zich aanmelden voor deze locatie. Daarnaast kun je als locatiemanager medewerkers van de locatie registreren. 1.4 Aanmelden nieuwe locatie als organisatiemanager Stap 1 Klik op het tabblad BEHEER en kies Nieuwe locatie.

14 14 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Vul de locatiegegevens in en bepaal wie de locatiemanager wordt. Deze persoon krijgt alle rechten. Als organisatiemanager kun je ook de rol van locatiemanager op je nemen. Je moet dan een nieuwe gebruikersnaam kiezen (bijvoorbeeld de naam van de locatie), maar kunt hetzelfde adres en wachtwoord gebruiken. Stap 3 Kies de werkvormen die op de locatie van toepassing zijn. Klik onderaan het scherm op Locatie aanmaken.

15 15 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Per krijgt de locatiemanager de gegevens toegezonden en kan hij of zij inloggen in de Risicomonitor. 1.5 Accepteren nieuwe locatie als organisatiemanager Wanneer een locatie zich bij de Risicomonitor heeft aangemeld, krijg je als beheerder van het organisatieaccount hierover een . Je kunt de aanvraag van de locatie als volgt bekijken: Stap 1 Klik op het tabblad BEHEER en kies Nieuwe aanvragen. Stap 2 Je ziet een overzicht van locaties die een aanvraag tot autorisatie hebben ingediend. Als je de muis over de locatienaam beweegt, verschijnt het vinkje en prullenbakje in beeld waarmee je de aanvraag kunt accepteren of weigeren. Zodra je dit hebt gedaan, krijgt de aanvrager een over de acceptatie of weigering. Stap 3 Als je de aanvraag hebt geaccepteerd, kun je de locatie terugvinden in de lijst met

16 16 Handleiding Risicomonitor 2.0 gekoppelde locaties onder het tabblad BEHEER, kies organisatie en klik daar op de tab structuur. Indien gewenst kun je de gegevens over de locatie aanpassen. Hier heb je als beheerder namelijk rechten toe. Wijs op een locatie en klik op het loepje. Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens die met een klik op het pennetje te wijzigen zijn.

17 17 Handleiding Risicomonitor 2.0

18

19 19 Handleiding Risicomonitor Aanmelden medewerker 2.1 Aanmelden medewerker van een organisatie Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Stap 2 Selecteer je organisatie door (een deel van) de naam in te voeren. Het invoerveld laat zien welke organisaties zijn geregistreerd en gekozen kunnen worden. Heb je je organisatie gevonden? Vul dan in de velden eronder je gegevens in om je aan te melden als medewerker bij de organisatie. Stap 3 Na het invullen en verzenden van het formulier ontvang je een . Hierin staat een link waarop je moet klikken om je aanvraag te bevestigen. Na deze bevestiging wordt er een verzonden naar de organisatiemanager met het verzoek je als aanmelder te accepteren. Afhankelijk van de keuze van de organisatiemanager ontvang je een waarin staat of je bent geaccepteerd of geweigerd.

20 20 Handleiding Risicomonitor Aanmelden medewerker van een locatie Stap 1 Klik op de homepage op de button Aanmelden. Stap 2 Selecteer je locatie door (een deel van) de naam in te voeren. Het invoerveld laat zien welke locaties zijn geregistreerd en gekozen kunnen worden. Heb je je locatie gevonden? Vul dan in de velden eronder je gegevens in om je aan te melden als medewerker bij de locatie. Stap 3 Na het invullen en verzenden van het formulier ontvang je een . Hierin staat een link waarop je moet klikken om je aanvraag te bevestigen. Na deze bevestiging wordt er een verzonden naar de locatiemanager met het verzoek je als aanmelder te accepteren. Afhankelijk van de keuze van de locatiemanager ontvang je een waarin staat of je bent geaccepteerd of geweigerd. 2.3 Accepteren nieuwe medewerker Accepteren van een nieuwe medewerker accepteren door organisatie- of locatiemanager. Wanneer een medewerker zich bij de Risicomonitor heeft aangemeld, krijg je als beheerder van het organisatie- of locatieaccount hierover een .

21 21 Handleiding Risicomonitor 2.0 Je kunt de aanvraag van de medewerker als volgt bekijken: Stap 1 Klik op het tabblad BEHEER en kies Medewerkers of kies de link in het bovenstaande bericht. Stap 2 Je ziet een overzicht van nieuwe medewerkers die een aanvraag tot autorisatie hebben ingediend. Als je de muis over de naam beweegt, verschijnt het vinkje en prullenbakje in beeld waarmee je de aanvraag kunt accepteren of weigeren. Zodra je dit hebt gedaan, krijgt de aanvrager een over de acceptatie of weigering.

22 22 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Als je de aanvraag hebt geaccepteerd, kun je de medewerker in de lijst met medewerkers terugvinden in het zelfde tabblad. Indien gewenst kun je de rechten en gegevens over de medewerker aanpassen. Hier heb je als beheerder namelijk rechten toe. 2.4 Medewerker aanmaken door de locatiemanager Stap 1 Log op de homepage in als locatiemanager. Stap 2 Klik op het tabblad BEHEER en kies Nieuwe medewerker.

23 23 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Voer de gegevens van de nieuwe medewerker in. Staat de gewenste functie er niet bij? Voeg die dan zelf toe. Zie paragraaf 3.5. Geef aan welke rechten de nieuwe medewerker krijgt. Vink de rechten aan die je vindt passen bij de functie/rol van deze medewerker in de Risicomonitor. Klik onderaan de pagina op de button Gebruiker toevoegen. Stap 4 De nieuwe gebruiker ontvangt een op het opgegeven adres met de mededeling dat hij of zij is aangemeld als nieuwe gebruiker van de Risicomonitor. Let op: als een locatiemanager een nieuwe medewerker aanmaakt voor de locatie, vervalt de autorisatieprocedure. Je maakt als locatiemanager deze medewerker immers zelf aan en hoeft dus geen toestemming te verlenen dat deze medewerker toegang krijgt. 2.5 Groep aanmaken door de locatiemanager Je wilt toegang verstrekken tot de Risicomonitor aan een groep, zodat zij het logboek en de ongevallenregistratie (beschikbaar na uitbreiding maart / april 2010) in de Risicomonitor kunnen raadplegen of invullen. Er wordt gebruik gemaakt van 1 gezamenlijke computer. Om te zorgen dat niet elke medewerker opnieuw moet

24 24 Handleiding Risicomonitor 2.0 inloggen in de Risicomonitor, kun je een groep aanmaken. Je maakt deze aan zoals je een nieuwe medewerker aanmaakt: zie paragraaf 2.3. Deze delen hun gebruikersnaam en wachtwoord. 2.6 Profiel wijzigen Wanneer je je als gebruiker aanmeldt voor de Risicomonitor, wordt er een profiel opgesteld. Standaard zijn hierin de persoonsgegevens ingevuld en de gegevens van de organisatie/locatie waarvoor je werkt. In de persoonsgegevens wordt als voornaam standaard Algemeen ingevuld en als achternaam je gebruikersnaam. Je kunt deze en overige gegevens in je profiel eenvoudig wijzigen. Stap 1 Log in, klik op het tabblad BEHEER en kies PROFIEL.

25 25 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Wijzig je gegevens en voeg eventueel een foto toe. Stap 3 Klik op Wijzig gebruikersprofiel om je wachtwoord en/of adres te wijzigen. Om je wachtwoord te kunnen wijzigen, moet je eerst je oude wachtwoord invullen. Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan je organisatie- of locatiemanager om een nieuw tijdelijk wachtwoord. Dit wachtwoord kun je vervolgens in je profiel weer wijzigen.

26

27 27 Handleiding Risicomonitor Inrichten organisatie Je hebt je aangemeld als een organisatie met meerdere locaties. Maak je eigen organisatiestructuur aan. Kies voor tabblad BEHEER en kies organisatie. Kies daar het tabblad structuur. Nieuwe map aanmaken Maak een map aan door op het symbool map met een + te klikken. Geef de nieuwe map een naam en klik op OK.

28 28 Handleiding Risicomonitor 2.0 Er zijn links meerdere mappen in een map rechts aan te maken. In deze nieuwe mappen kun je ook weer mappen plaatsen. Zo kun je een uitgebreide boomstructuur maken die in principe oneindig is.

29 29 Handleiding Risicomonitor 2.0 Bewerk een aangemaakt map Selecteer de map die je wilt bewerken. Klik op het pennetje om de map te bewerken. Je kunt de map met het pijltje verplaatsen. Met het x verwijder je deze map. Kies OK wanneer je klaar bent. Plaats locaties in een map Hiermee cluster je zelf locaties zoals dat past bij je eigen organisatie. Bijvoorbeeld in regio s, per plaats of alle locaties van peuterspeelzalen bij elkaar. In de volgende ontwikkeling van de Risicomonitor kun je voor zelf gekozen clusters een RI aanmaken en invullen vanuit organisatieniveau voor meerdere locaties. En de clustering is van belang om rapportages te maken voor grotere onderdelen van je organisatie. Selecteer de locaties die je in een map wilt plaatsen door het vinkje voor de locatie aan te zetten. Selecteer de map waarin je de locaties wilt plaatsen. Klik vervolgens onderaan de pagina op de button selectie in map plaatsen.

30 30 Handleiding Risicomonitor 2.0

31 31 Handleiding Risicomonitor Inrichten locatie Wanneer je de Risicomonitor voor het eerst gebruikt, moet je de kenmerken van de locatie invoeren. Stap 1 Klik op het tabblad BEHEER en kies Locatie. Stap 2 Onder het tabblad ALGEMEEN kun je de volgende gegevens van de locatie invullen: - Contactgegevens. - Werkvormen en leeftijdsgroepen. - Algemene kenmerken van de locatie (invullen om de RI veiligheid te kunnen gebruiken). - Aanwezige ruimtes met bijbehorende kenmerken (invullen om de RI veiligheid te kunnen gebruiken). 4.1 Contactgegevens Contactgegevens die zijn opgegeven bij het aanmelden van de locatie kun je wijzigen door op het pennetje te klikken.

32 32 Handleiding Risicomonitor Werkvormen en leeftijdsgroepen Geef aan welke werkvormen op de locatie worden toegepast. Geef voor het uitvoeren van een RI Veiligheid of RI Gezondheid tevens aan voor welke leeftijden dit geldt. Let op: kies alle leeftijdscategorieën die voorkomen in je locatie. Het is mogelijk dat je organisatie/locatie andere leeftijdsgroepen hanteert dan de Risicomonitor. In de Risicomonitor zijn namelijk de meest gangbare leeftijdsgroepen aangehouden. Valt je groep daar precies tussen, maak dan meerdere leeftijdsgroepen aan. Heb je bijvoorbeeld een kinderdagverblijf met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan bij het aanmaken van de RI voor de leeftijdsgroepen 0-4 jaar. 4.3 Algemene kenmerken van de locatie Elke locatie is anders. De ene locatie bevindt zich op de begane grond, de andere in een gebouw met trappen. Sommige locaties grenzen wellicht aan een vijver of sloot. Dergelijke kenmerken kun je hier selecteren voor de RI veiligheid. Zijn de kenmerken niet van toepassing? Dan legt de Risicomonitor de vragen in de RI s ook niet aan je voor.

33 33 Handleiding Risicomonitor Ruimtes Het aantal en soort ruimtes is vaak per locatie verschillend. De RI Veiligheid wordt daarom ruimtespecifiek aangeboden. De scenario s die de Risicomonitor aanbiedt, passen bij die ruimte. Stap 1 Geef voor het starten van een RI Veiligheid aan welke ruimtes op je locatie aanwezig zijn. Geef ook aan welke werkvorm en leeftijdsgroep van deze ruimtes gebruikmaken. Maak een nieuwe ruimte aan met de button +. Stap 2 Je kunt elke ruimte een eigen naam geven, zodat je bijvoorbeeld kunt terugzien of alle slaapkamers van de groepen zijn aangemaakt.

34 34 Handleiding Risicomonitor 2.0 Per ruimte moet je ook een aantal specifieke kenmerken aangeven om vragen die niet van toepassing zijn uit de RI te kunnen filteren. 4.5 Rollen medewerkers Binnen de locatie kan de locatiemanager diverse rollen toekennen aan medewerkers die een RI gaan uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een pedagogisch medewerker of kwaliteitsmedewerker. Maar ook een groep kan een RI uitvoeren. Stap 1 Klik op het tabblad BEHEER en kies Locatie. Stap 2 Klik op het tabblad ROLLEN. De rollen die het meest binnen de organisatie/locatie voorkomen, zijn standaard voor je aangemaakt. Je kunt echter ook een nieuwe rol aanmaken door op de button + te klikken.

35 35 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Maak je eigen functie/rol aan. De locatiemanager bepaalt wat een medewerker met een bepaalde rol binnen de Risicomonitor kan bekijken, invullen of aanmaken. Wanneer je de functie hebt opgeslagen, is deze functie beschikbaar wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt (zie paragraaf 2.4) Rechten behorende bij een rol Aan elke rol kunnen rechten worden toegekend. De organisatie- of locatiemanager bepaalt wat een medewerker met een bepaalde rol binnen de Risicomonitor kan bekijken, invullen of aanmaken.

36 36 Handleiding Risicomonitor 2.0 De rechten van de organisatie- en locatiemanager zijn niet aan te passen. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde rechten aan niemand zijn toegekend. 4.6 Gebruikers Binnen de locatie kan de locatiemanager medewerkers aanmaken die een RI zullen uitvoeren. Zie voor het aanmaken van nieuwe medewerkers paragraaf 2.4.

37 37 Handleiding Risicomonitor Aanmaken RI Je kunt een RI aanmaken op locatieniveau. Als je alleen een organisatie account hebt, moet je eerst een locatie aanmaken. Met de inloggegevens van de locatie kun je starten met het aanmaken van een RI. 5.1 Aanmaken RI Veiligheid voor KDV, BSO en PSZ Stap 1 Klik op de homepage op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen. Stap 2 Selecteer de RI Veiligheid (KDV,BSO,PSZ). Geef de RI Veiligheid een naam. Wanneer je voor bijvoorbeeld een peutergroep een RI Veiligheid wilt uitvoeren, geef je de naam van deze groep op. Eventueel kun je ook een beschrijving toevoegen. Klik op Volgende.

38 38 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Selecteer voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je de RI Veiligheid wilt uitvoeren. Klik op Volgende. Stap 4 Selecteer de ruimtes waarvoor je de RI wilt uitvoeren.

39 39 Handleiding Risicomonitor 2.0 Geef aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de RI. Als deze persoon niet in de lijst staat om te selecteren als verantwoordelijke, maak je deze persoon als nieuwe medewerker van de locatie aan. Zie paragraaf 2.3. De ruimtes die je in dit scherm te zien krijgt, zijn gekoppeld aan de aangemaakte ruimtes onder BEHEER > LOCATIE. Zie voor het aanmaken van ruimtes paragraaf 3.4. Stap 5 Geef aan wanneer de RI moet zijn afgerond, door op de kalender een datum te selecteren. Klik op Voltooien om de aangemaakte RI op te slaan. Stap 6 De RI wordt opgestart en je kunt beginnen met inventariseren.

40 40 Handleiding Risicomonitor Aanmaken RI Veiligheid voor GOO Stap 1 Klik op de homepage op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen. Stap 2 Selecteer de RI Veiligheid (GOO).

41 41 Handleiding Risicomonitor 2.0 Geef de RI Veiligheid (GOO) een naam. Bijvoorbeeld de naam van de gastouder waarvoor een RI Veiligheid wilt uitvoeren. Eventueel kun je ook een beschrijving toevoegen. Klik op Volgende. Stap 3 Selecteer voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je de RI Veiligheid (GOO) wilt uitvoeren. Klik op Volgende. Stap 4 Afwijkend van de RI veiligheid voor de KDV, BSO en PSZ is de RI veiligheid voor de gastouderopvang niet ingedeeld per ruimtes, maar modules. Dit komt door de

42 42 Handleiding Risicomonitor 2.0 opzet van de RI, waarbij er voor gekozen is niet per ruimte de risico's te inventariseren, maar per thema. Selecteer de modules waarvoor je de RI veiligheid wilt uitvoeren. Als deze modules filtervragen hebben om de inventarisatie voor je op maat te maken, klappen deze modules automatisch open. Door op het pennetje te klikken kun je ook zelf de modules openen, aangevinkte filtervragen wijzigen en sluiten. Met de button + kun je een module kopiëren, oftewel meerdere malen aanmaken. Deze extra modules worden onderaan de lijst met modules toegevoegd. De module slapen kun je zo bijvoorbeeld per slaapkamer uitvoeren. De volgende modules worden in de RI Veiligheid (GOO) behandeld: Modules: - Veilig spelen in en om huis - De grootste veiligheidsrisico's - Slapen - Calamiteiten - Vervoer Stap 5 Geef aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de RI. Als deze persoon niet in de lijst staat om te selecteren als verantwoordelijke, maak je deze persoon als nieuwe medewerker van de locatie aan. Zie paragraaf 2.3. Stap 6 Geef aan wanneer de RI moet zijn afgerond, door op de kalender een datum te selecteren. Klik op Voltooien om de aangemaakte RI op te slaan.

43 43 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 7 De RI wordt opgestart en je kunt beginnen met inventariseren. 5.3 Aanmaken RI Arbo Stap 1 Klik op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen.

44 44 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Selecteer de RI Arbo. Geef de RI Arbo een naam. Wanneer je voor bijvoorbeeld een peutergroep een RI Arbo wilt uitvoeren, geef je de naam van deze groep op. Eventueel kun je ook een beschrijving toevoegen. Klik op Volgende. Stap 3 Selecteer voor welke werkvorm je de RI Arbo wilt uitvoeren. Er zijn meerdere werkvormen tegelijk te kiezen. Klik op Volgende.

45 45 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Selecteer de modules waarvoor je de RI Arbo wilt uitvoeren. Als deze modules filtervragen hebben om de inventarisatie voor je op maat te maken, klappen deze vragen automatisch open. Door op het pennetje te klikken kun je ook zelf de vragen openen, antwoorden bewerken en sluiten. Stap 5 Geef aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de RI. Als deze persoon

46 46 Handleiding Risicomonitor 2.0 niet in de lijst staat om te selecteren als verantwoordelijke, maak je deze persoon als nieuwe medewerker van de locatie aan. Zie paragraaf 2.4. Met de button + kun je de module kopiëren, oftewel meerdere malen aanmaken. Deze extra modules worden onderaan de lijst met modules toegevoegd. Daarmee kun je de module bijvoorbeeld per groep inventariseren. Hieronder wordt per module toegelicht hoe je kunt kiezen om de module eenmaal of meerdere malen aan te maken. Module Arbo- en verzuimbeleid Als het arbo- en verzuimbeleid organisatiebreed gelijk is, kun je (in release 2) deze module voor de gehele organisatie tegelijk inventariseren. Deze module wordt dan ingevuld onderdeel van alle RI s die je daarvoor geselecteerd hebt. Module Agressie en onveiligheid Deze module kun je per locatie inventariseren. Module Balie of receptiewerkplek Deze module kun je per locatie inventariseren. Als er op je locatie geen sprake is van dit werk, hoef je deze module niet te selecteren. Module Beeldschermwerk Deze module kun je per locatie inventariseren. Als er sprake is van grote verschillen binnen een locatie, kun je deze module meerdere keren aanmaken, bijvoorbeeld per afdeling. Als er op je locatie geen sprake is van dit werk, hoef je deze module niet te selecteren. Module Besmettingsrisico s Als de omstandigheden per locatie of misschien zelfs per groep sterk verschillen, is het goed om de module op dit niveau in te zetten. Als de omstandigheden overal (vrijwel) gelijk zijn, kun je de module op organisatieniveau gebruiken. Module Chauffeurswerk

47 47 Handleiding Risicomonitor 2.0 Deze module kun je per locatie inventariseren. Als er op je locatie geen sprake is van dit werk, hoef je deze module niet te selecteren. Module Fysieke belasting Deze module kun je per locatie inventariseren. Als de omstandigheden per groep sterk verschillen, is het goed om de module meerdere keren aan te maken, voor elke groep. Module Huisvesting en algemene voorzieningen Deze module kun je per locatie inventariseren. Als de omstandigheden op een locatie sterk wisselen, kun je meerdere modules aanmaken en benoemen naar onderdeel van de locatie. Module Medische verzorging Deze module kun je inventariseren per locatie of per groep waar dit werk voorkomt. Als er op je locatie geen sprake is van dit werk, hoef je deze module niet te selecteren. Module Werkdruk en functie-inhoud Werkdruk en functie-inhoud kunnen per groep anders zijn of anders worden beleefd. Maak deze module aan per locatie of voor elke groep of afdeling van je locatie. Stap 6 Geef aan wanneer de RI moet zijn afgerond, door op de kalender een datum te selecteren. Klik op Voltooien om de aangemaakte RI op te slaan. Stap 7 De RI wordt opgestart en je kunt beginnen met inventariseren.

48 48 Handleiding Risicomonitor Aanmaken RI Gezondheid voor KDV, BSO en PSZ Stap 1 Klik op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen.

49 49 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Selecteer de RI Gezondheid. Geef de RI Gezondheid een naam. Wanneer je voor bijvoorbeeld een peutergroep een RI Gezondheid wilt uitvoeren, geef je de naam van deze groep op. Eventueel kun je ook een beschrijving toevoegen. Klik op Volgende. Stap 3 Selecteer voor welke werkvorm en leeftijdsgroep je de RI Gezondheid wilt uitvoeren. Klik op Volgende.

50 50 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Selecteer de modules waarvoor je de RI Gezondheid wilt uitvoeren. Als deze modules filtervragen hebben om de inventarisatie voor je op maat te maken, klappen deze vragen automatisch open. Door op het pennetje te klikken kun je ook zelf de vragen openen, antwoorden bewerken en sluiten. Met de button + kun je de module kopiëren, oftewel meerdere malen aanmaken. Deze extra modules worden onderaan de lijst met modules toegevoegd. Daarmee kun je de module bijvoorbeeld per groep of per ruimte inventariseren. Bij het aanmaken van modules wordt er een onderscheid gemaakt tussen dagopvang/peuterspeelzalen en buitenschoolse opvang. Gezondheidsrisico s hangen nauw samen met gedrag. Als kinderen in een vaste groep met vast personeel verblijven, kunnen de risico s per groep verschillen (als personeel op groep A een goede handhygiëne hanteert, hoeft dat niet op groep B het geval te zijn). Daarom dienen in een peuterspeelzaal en kinderdagverblijf risico s op iedere groep in kaart gebracht te worden. Omdat kinderen en groepsleiding op een BSO soms niet in vaste groepen verblijven, kan er voor gekozen worden om de bevindingen van de observaties op de BSO in één module te bundelen. Als hiervoor wordt gekozen is het van belang dat het handelen van alle pedagogisch medewerkers in alle ruimtes wordt meegenomen. Alleen als ruimtes grote verschillen vertonen (ruimte 1 kan goed geventileerd worden terwijl ruimte 2 geen enkel raam heeft), of de opvang in aparte groepen plaatsvindt, is het van belang dat voor de ruimtes apart een module (binnenmilieu in dit geval) aangemaakt wordt. Maak de volgende aantallen modules per locatie aan:

51 51 Handleiding Risicomonitor 2.0 Module Gezondheidsrisico s door overdracht van ziektekiemen Dagopvang/peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke groep van je locatie. BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan er voor gekozen worden met één module te werken. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van het binnenmilieu Dagopvang: Maak deze module aan voor elke leefruimte en slaapruimte van je locatie. Peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke leefruimte van je locatie. BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als de ruimtes waarin de opvang plaatsvindt bouwtechnisch erg verschillend zijn. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van het buitenmilieu Maak deze module aan voor elke buitenspeelplaats van je locatie. Module Gezondheidsrisico s als gevolg van (het uitblijven van) medisch handelen Dagopvang/peuterspeelzaal: Maak deze module aan voor elke groep van je locatie. BSO: Maak deze module voor elke groep van je locatie aan als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan ervoor gekozen worden met één module te werken. Stap 5 Geef aan wanneer de RI moet zijn afgerond, door op de kalender een datum te selecteren. Klik op Voltooien om de aangemaakte RI op te slaan. Stap 6 De RI wordt opgestart en je kunt beginnen met inventariseren.

52 52 Handleiding Risicomonitor Aanmaken RI Gezondheid voor GOO Voor het aanmaken van de RI Gezondheid voor de gastouderopvang kunnen dezelfde stappen doorlopen worden als in paragraaf 4.6. Kies bij het selecteren dan de RI dan alleen voor RI Gezondheid (GOO). In deze RI worden de scenario binnen andere modules voorgelegd dan de RI Gezondheid voor de werkvormen KDV, BSO en PSZ. De volgende modules worden in de RI Gezondheid (GOO) behandeld: Modules: - Gezonde opvang in en om huis - Medisch handelen 5.6 Aanmaken RI Brandveiligheid Stap 1 Klik op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen.

53 53 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Selecteer de RI Brandveiligheid. Geef de RI Brandveiligheid een naam. Bijvoorbeeld de naam van het gebouw waarvoor een RI Brandveiligheid wilt uitvoeren. Eventueel kun je ook een beschrijving toevoegen. Klik op Volgende. Stap 3 Selecteer voor welke werkvorm(en) je de RI Brandveiligheid wilt uitvoeren. Klik op Volgende.

54 54 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Selecteer de modules waarvoor je de RI Brandveiligheid wilt uitvoeren. Met de button + kun je een module eventueel kopiëren, oftewel meerdere malen aanmaken. Deze extra modules worden onderaan de lijst met modules toegevoegd. De volgende modules worden in de RI Brandveiligheid behandeld: Modules: - Blusmiddelen - Blussen - Bouwmaterialen - Brand melden - Brandcompartimenten - Inrichting - Installaties - Instructies medewerkers - Ontruimen - Ontstekingsbronnen - Risico & Verzekering Stap 5 Geef aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de RI. Als deze persoon niet in de lijst staat om te selecteren als verantwoordelijke, maak je deze persoon als nieuwe medewerker van de locatie aan. Zie paragraaf 2.3.

55 55 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 6 Geef aan wanneer de RI moet zijn afgerond, door op de kalender een datum te selecteren. Klik op Voltooien om de aangemaakte RI op te slaan. Stap 7 De RI wordt opgestart en je kunt beginnen met inventariseren.

56 56 Handleiding Risicomonitor Bekijken bestaande RI s Stap 1 Klik op het tabblad RI S. Stap 2 Onder het tabblad OVERZICHT vind je de lijst met aangemaakte RI s. Wanneer er veel RI s zijn aangemaakt, kun je de lijst filteren op type RI en/of werkvorm. Ook kun je de zoekfunctie gebruiken. Aan het icoon voor de RI kun je zien of het een RI Veiligheid, Arbo of Gezondheid betreft.

57 57 Handleiding Risicomonitor Bestaande RI kopiëren Wanneer je de gegevens van een reeds uitgevoerde RI wilt gebruiken voor een nieuwe RI (bijvoorbeeld een jaar later), kun de eenvoudig een bestaande RI kopiëren. Stap 1 Klik op het tabblad RI S en kies Nieuwe RI opstellen. Stap 2 Selecteer het type RI die je wilt gaan uitvoeren en kies voor de optie Op basis van bestaande RI. Geef de RI een naam, eventueel een beschrijving en klik op Volgende

58 58 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Kies de RI op basis waarvan je een nieuwe RI wilt uitvoeren. Stap 4 Selecteer de modules waarvoor je de RI wilt gaan uitvoeren. Kies de verantwoordelijke die de module moet gaan uitvoeren en de datum waarop de RI uiterlijk gedaan moet zijn. Stap 5 Klik op Voltooien om de RI te starten. In de RI zie je de antwoorden die je de oude antwoorden van de bestaande RI terug. Zijn de antwoorden het zelfde? Klik dan op Opslaan bovenaan of opslaan en volgende onderaan de pagina. Is de situatie gewijzigd? Verander de antwoorden en klik vervolgens op Opslaan en volgende.

59 59 Handleiding Risicomonitor Uitvoeren RI Je kunt een RI op 2 manieren starten: 1 Direct na het aanmaken van de RI. Zodra je de aanmaak hebt voltooid, wordt de RI geopend. 2 Via het tabblad RI S op de homepage. Stap 1 Klik op de homepage op het tabblad RI S. Stap 2 Onder het tabblad OVERZICHT vind je alle aangemaakte RI s. Open de RI die je wilt gaan uitvoeren. Wijs met de muis de RI aan en klik op het vergrootglas dat achter de naam van de RI verschijnt. Stap 3 Onder het tabblad INVENTARISATIE zie je per ruimte of module het aantal scenario s dat daaronder vallen. Zodra je op een scenarionummer klikt, verschijnt het scenario in beeld.

60 60 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Bij elk scenario moet je een risico-inschatting maken (zie paragraaf 6.1). Ook moet je aangeven welke maatregelen zijn genomen of genomen zullen worden om het risico te verkleinen (zie paragraaf 6.2). Als je behoefte hebt aan extra informatie over het scenario (bijvoorbeeld over de ernst van het letsel dat kan optreden) kun je rechts van het scenario op Toelichting klikken. Met de button x kun je deze toelichting vervolgens weer sluiten. Wanneer er een toelichtingsbutton achter de maatregel staat, kun je extra informatie over de maatregel lezen.

61 61 Handleiding Risicomonitor 2.0 Pas als je op de button Volgende en opslaan onderaan het scenario of op de button opslaan rechts van de scenario's hebt geklikt, worden de ingevulde gegevens opgeslagen. Het scenarionummer krijgt dan direct de kleur van de risicoinschatting die voor het scenario is gemaakt. Wil je het scenario overslaan? Klik dan op de button Overslaan of direct op het nummer van een nieuw scenario. 6.1 Risico-inschatting De RI Veiligheid voor KDV, BSO en PSZ en de RI Arbo starten elk scenario met de vraag wat de kans is dat het scenario zich voordoet en wat de ernst van het letsel zal zijn als het scenario zich voordoet. Afhankelijk van de ingevulde risico-inschatting krijgt het scenarionummer een kleur. - Kleurt het scenarionummer rood? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen groot. - Kleurt het scenarionummer oranje? Dan is de kans op het scenario groot en de ernst van de gevolgen klein (of omgekeerd). - Kleurt het scenarionummer groen? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen klein. In de RI Gezondheid wordt de risico-inschatting automatisch voor je ingevuld. Om de kans op een scenario zo klein mogelijk te maken, moet je alle maatregelen hebben genomen die onder het scenario worden opgenoemd. - Heb je bij alle maatregelen aangegeven deze te hebben genomen? Dan is de kans dat het scenario zich voordoet klein. - Heb je bij 1 of meer maatregelen aangegeven deze te moeten nemen? Dan is de kans dat het scenario zich voordoet groot. Scenario's zonder risico-inschatting In de RI Veiligheid voor GOO, RI Brandveiligheid en beleidsvragen in de RI Arbo hoeft geen risico inschatting voor een scenario gemaakt te worden. Afhankelijk van de ingevulde antwoorden bij de maatregelen krijgt het scenarionummer een kleur. - Kleurt het scenarionummer rood? Dan zijn 1 of meerdere maatregelen op te nemen gezet.

62 62 Handleiding Risicomonitor Kleurt het scenarionummer oranje? Dan wordt het risico op het scenario aanvaard. - Kleurt het scenarionummer groen? Dan zijn alle ingevulde maatregelen op genomen gezet. 6.2 Maatregelen Bij de RI Veiligheid en de RI Arbo kun je per scenario maatregelen kiezen uit de lijst en/of zelf maatregelen formuleren. Je bent dus vrij in de maatregelen die je kiest. Ook kun je volstaan met alleen maatregelen die je zelf aanmaakt. Bij de RI Gezondheid ben je verplicht voor alle maatregelen aan te geven of je ze genomen hebt. Daarnaast kun je ook aangeven of je eigen maatregelen genomen hebt. Stap 1 Maak een eigen maatregel aan door deze in te vullen in het tekstblokje eigen maatregel. In het toelichtingen-veld kun je eventuele opmerkingen over de maatregel noteren. Je kunt deze opmerkingen later teruglezen door op de i achter de maatregel te klikken. Klik op + om de maatregel op te slaan. Stap 2 Geef aan of je deze maatregel al hebt genomen of nog gaat nemen.

63 63 Handleiding Risicomonitor 2.0 Let op: Zolang de gegevens in het scenario nog niet zijn opgeslagen, kan de eigen maatregel worden verwijderd met het kruisje achter de toelichtingsbutton. Stap 3 Voeg nog een maatregel toe met het + teken, indien gewenst. 6.3 Aanvaarden risico Soms kiest een locatie er bewust voor om een risico op een bepaald scenario te aanvaarden. Bijvoorbeeld omdat het binnen het pedagogisch beleid ligt om kinderen te leren omgaan met bepaalde risico s, of omdat het risico zo klein gevonden wordt dat er bewust geen maatregelen worden genomen. In dergelijke gevallen kun je bij een scenario aanvinken dat het risico wordt aanvaard. Je bent dan altijd verplicht een toelichting te geven. 6.4 Observaties uit de praktijk Per scenario staan maatregelen genoemd. Bij de RI gezondheid zijn veel maatregelen gedragsmaatregelen. Bij de RI veiligheid en de RI Arbo komen deze ook voor, naast technische en organisatorische maatregelen. Je kunt de maatregelen dan beschouwen als observatievragen. De inventarisatie voer je uit door te observeren in de groep of ruimte. Wordt deze maatregel in de praktijk uitgevoerd / is de maatregel genomen? Of wordt de maatregel in de praktijk niet uitgevoerd en is dit aan te merken als een te nemen maatregel? Door deze observaties op te schrijven onderbouw je keuzes om maatregelen al dan niet als genomen of te nemen te beoordelen. Het tekstveld Observaties uit de praktijk is hiervoor bedoeld.

64 64 Handleiding Risicomonitor Eigen scenario aanmaken Elke locatie is anders. Het kan daarom zo zijn dat je bepaalde scenario's mist die voor jouw gebouw relevant zijn. Of uit de ongevalregistratie is een risico aan het licht gekomen die niet in de standaard scenario's is te ondervangen. Het is mogelijk voor dergelijke risico's eigen scenario's aan te maken. Stap 1 Klik naast de scenarionummers op de button Voeg scenario toe. Stap 2 Beschrijf in het tekstvak 'Titel' je eigen scenario en geef in het teskvak 'Omschrijving 'eventueel een toelichting op je scenario. Klik op Volgende. Stap 3 Geef aan op welke manier je maatregelen beantwoord moeten worden. Standaard wordt aangegeven of een maatregel is genomen of te nemen is. Klik op Volgende.

65 65 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Geef aan welke maatregelen je met betrekking tot het nieuwe scenario hebt genomen, of van plan bent te nemen. Geef bij elke maatregel eventueel een toelichting. Klik op Terug naar RI. Stap 5 Het scenario heeft het laatste nummer in de scenariorij gekregen. Klik op het scenarionummer om het scenario in te vullen.

66 66 Handleiding Risicomonitor Verschillen inventarisatie Arbo, Veiligheid en Gezondheid voor KDV, BSO, PSZ Net als het inschatten van de risico s is het invullen van de maatregelen bij de RI s Veiligheid en Arbo anders opgebouwd dan bij de RI Gezondheid. Inventariseren Gezondheid Om gezondheidsrisico s tot een minimum te beperken, moeten er maatregelen worden genomen ten aanzien van gedrag. Je moet aangeven welke maatregelen zijn genomen. Maatregelen moeten bijna altijd schriftelijk zijn vastgelegd. Daarom volgt na de vraag of de maatregel in de praktijk wordt uitgevoerd (is genomen) ook nagenoeg altijd de vraag of dit schriftelijk is vastgelegd. En zo ja, waar dit beleid is terug te vinden. De kans dat een scenario zich voordoet is pas klein als alle maatregelen worden genomen en vastgelegd zijn. Je kunt er ook voor kiezen om het risico te aanvaarden, voorzien van een goede toelichting. Inventariseren Veiligheid en Arbo Afhankelijk van de situatie op de locatie kun je bepaalde maatregelen nemen om te voorkomen dat een scenario zich voordoet. Soms moeten alle maatregelen worden genomen die worden getoond, soms maar één. En je kunt eigen maatregelen toevoegen. Je bent vrij in het aanvinken welke maatregelen je hebt genomen of zult nemen. Is een maatregel niet voor jouw situatie van toepassing, dan laat je deze open. Ook kun je ervoor kiezen om het risico op een scenario te aanvaarden en dit toe te lichten. 6.7 RI afsluiten Wanneer je een toetsingsrapport voor de GGD wilt uitdraaien, is het noodzakelijk de RI definitief af te sluiten. Wanneer je niet de eindverantwoordelijke bent voor de risico inventarisatie, zou je de RI eerst tijdelijk kunnen afsluiten, en aan de eindverantwoordelijke te vragen de RI definitief af te sluiten. Let op: als je de RI definitief afsluit, kun je geen wijzigingen meer aanbrengen in de inventarisatie en het opstellen van de acties RI tijdelijk afsluiten Klik onderaan het scherm op de button Sluit deze RI tijdelijk.

67 67 Handleiding Risicomonitor 2.0 Later kun je de RI weer activeren en wijzigen, door op de button Open RI te klikken. Je vindt deze button rechtsonder het eerste scenario RI definitief afsluiten Klik onderaan het scherm op de button Sluit deze RI definitief. Je kunt de RI en bijbehorende acties nu niet meer aanpassen. De datum van definitieve afsluiting wordt automatisch vermeld op het toetsingsrapport voor de GGD (veiligheid en gezondheid) of voor de arbodienst of arbodeskundige (arbo). 6.8 Acties Na het afronden van de inventarisatie of direct na het scoren van een scenario kun je voor de maatregelen die je wilt gaan nemen, bepalen door wie en uiterlijk wanneer dit moet gebeuren. Stap 1 Open (indien nodig) de gewenste RI en klik op het tabblad ACTIES. Achtereenvolgens zie je: - De betreffende module. - De scenario nummers

68 68 Handleiding Risicomonitor Het betreffende scenario. - De risico-inschatting die je het scenario hebt gegeven. - De maatregelen waarvan je tijdens het inventariseren hebt aangegeven deze te willen nemen. LET OP: de kleuren van de scenarionummers corresponderen met de risicoinschatting van deze scenario s. De kleur geeft dus NIET het aantal te nemen maatregelen of de prioriteit van de maatregelen aan, al staat dit natuurlijk wel in relatie tot elkaar. Voor een scenario waarvan de kans groot is dat het scenario zich voordoet en de kans op ernstig letsel ook groot is (rood scenarionummer) zul je eerder maatregelen moeten nemen dan wanneer de kans en ernst klein zijn (groen scenarionummer). Stap2 Klik op een maatregel en vul in: - Wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de maatregel. In de lijst met mogelijke verantwoordelijken vind je alle gebruikers die in de Risicomonitor voor de betreffende locatie zijn aangemaakt. - Een inschatting van de tijd die het uitvoeren van de maatregel zal kosten (optioneel). - Een inschatting van de kosten om de maatregel uit te voeren (optioneel). - De datum wanneer de maatregel uiterlijk moet zijn uitgevoerd. Eventueel kun je nog een toelichting plaatsen in het veld Toelichting actie. De prioriteit van de maatregel is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting.

69 69 Handleiding Risicomonitor 2.0 De prioriteit om een maatregel te nemen is hoog wanneer: - de kans groot is dat een scenario zich voordoet en de kans op ernstig letsel ook groot is, of - de kans klein is dat een scenario zich voordoet, maar de kans op ernstig letsel groot is. De prioriteit om een maatregel te nemen is laag wanneer - de kans groot is dat een scenario zich voordoet, maar de kans op ernstig letsel klein is, of - de kans klein is dat een scenario zich voordoet en de kans op ernstig letsel ook klein is Actieplan Om een overzicht te krijgen van alle gedefinieerde acties kun je het actieplan genereren. Stap 1

70 70 Handleiding Risicomonitor 2.0 Klik links onderaan in het tabblad ACTIES op de button Maak Actieplan. Stap 2 Klik op Openen om het actieplan als Word-document te openen. Klik op Opslaan om het document eerst op je eigen computer op te slaan. Stap 3 Het actieplan opent in Word. Je ziet een overzicht van de maatregelen die genomen moeten worden, wie hiervoor verantwoordelijk is en wanneer de maatregelen moeten zijn uitgevoerd. Ook zie je het gereserveerde budget en de tijd om de maatregel uit te voeren, mits je dit hebt ingevuld. Je kunt het actieplan altijd inzien in het RI-overzicht. Helemaal rechts onder het kopje Documenten kun je het actieplan downloaden.

71 71 Handleiding Risicomonitor Rapportages NB: Om de toetsingsrapportage voor de GGD (veiligheid en gezondheid) of de Arbodienst of arbodeskundige (arbo) te kunnen maken, moet je de RI eerst definitief afsluiten. Zie hiervoor paragraaf 5.6. Stap 1 Kies het tabblad RAPPORTAGES en klik onderaan het scherm op de button Nieuwe rapportage. Stap 2 Kies het type rapportage dat je wilt uitdraaien. Stap 3 Selecteer de RI waarvoor je de (toetsings)rapportage wilt maken. Let op: in dien je voor een toetsingsrapportage kiest kun je alleen kiezen uit RI s die je definitief hebt afgesloten.

72 72 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Geef de rapportage een naam. Bijvoorbeeld de naam van de locatie, werkvorm, maand en jaar. Klik op Opslaan en uitvoeren Stap 5 Klik op Openen om de toetsingsrapportage te openen. Klik op Opslaan om het document eerst op je eigen computer op te slaan. De (toetsings)rapportage opent als Word-document. Je ziet aangemaakte documenten en rapportages terug in het overzicht van de RI s, rechts bij documenten.

73 73 Handleiding Risicomonitor Berichten Jouw collega's binnen de locatie of organisatie, die ook een inlog account hebben voor de Risicomonitor kunnen je een bericht sturen of jij kunt dit aan hun doen. Stap 1 Klik op BERICHTEN Je ziet een overzicht van je berichten. Eventueel kun je de berichten filteren op ongelezen of gelezen berichten.

74 74 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Klik op Nieuw bericht om een nieuw bericht aan je collega die ook van de Risicomonitor gebruik maakt, te versturen Stap 3 Selecteer de persoon die je een bericht wilt sturen. Door middel van het plus teken rechts van het namenveld kun je een extra persoon toevoegen. Vink onderin het vakje "Stuur dit bericht ook per " aan indien het bericht ook naar het reguliere adres van de betreffende persoon verstuurd moet worden. Stap 4 Klik op Verstuur om het bericht te versturen.

75 75 Handleiding Risicomonitor Agenda In de agenda zijn gegevens terug te vinden ten aanzien van de volgende drie onderwerpen: - Het actieplan - Het logboek - Het ongevallenregister 9.1 Actieplan In het actieplan staan alle taken die naar aanleiding van de inventarisatie aan jou zijn toegewezen. De actielijst kan op maat gemaakt worden door te filteren op de status van de actie, of alleen eigen acties te laten tonen. Standaard staan al deze filteropties aan Status wijzigen Stap 1 Kies het tabblad AGENDA en kies ACTIEPLAN. Stap 2 Selecteer de taak die je wilt bekijken en klik hierop. De taak opent in een nieuw scherm. Klik op wijzig status om de status te wijzigen.

76 76 Handleiding Risicomonitor Taak bewerken Stap 1 Klik je op het pennetje naast de taak, dan kun je de taak bewerken. Stap 2 Net als bij het definiëren van de acties in de risico inventarisatie kun je nu de volgende gegevens wijzigen:: - Wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de maatregel. In de lijst met mogelijke verantwoordelijken vind je alle gebruikers die in de Risicomonitor voor de betreffende locatie zijn aangemaakt.

77 77 Handleiding Risicomonitor Een inschatting van de tijd die het uitvoeren van de maatregel zal kosten (optioneel). - Een inschatting van de kosten om de maatregel uit te voeren (optioneel). - De datum wanneer de maatregel uiterlijk moet zijn uitgevoerd. Eventueel kun je nog een toelichting plaatsen of aanvullen in het veld Toelichting actie. De prioriteit van de maatregel is automatisch gekoppeld aan de risico-inschatting en kun je dus niet wijzigen. 9.2 Logboek In het logboek staan naast de taken uit het actieplan ook de taken die je hebt aangemaakt, danwel toegewezen hebt gekregen naar aanleiding van andere zaken. Bijvoorbeeld taken ten aanzien van de brandveiligheid of speeltoestellen. In dit tabblad kun je ook notites maken. Stap 1 Kies het tabblad AGENDA en kies LOGBOEK indien je deze nog niet hebt geopend.

78 78 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 2 Selecteer onder aan de actielijst voor nieuwe taak of notitie. Achtereenvolgens kun je de volgende gegevens invoeren: - gaat het om een taak of notitie - onder welke categorie valt de taak of notitie - wat is de deadline van de taak of notitie, en gaat het om een eenmalige taak of notitie of is het iets terugkerends. - indien terugkerend, wat is de frequentie van de terugkerende taak - omschrijf kort de taak of notitie. Deze omschrijving zie je terug in je actielijst. - geef eventueel een uitgebreidere toelichting op je taak of notitie. - geef aan wie verantwoordelijk is voor de taak of notitie. - stuur indien het niet jezelf betreft de verantwoordelijke een zodat hij of zij gewezen wordt op de taak of notitie. Klik tot slot op aanmaken om de taak of notitie op te slaan.

79 79 Handleiding Risicomonitor Ongevallenregistratie Door ongevallen, bijna ongevallen en incidenten goed bij te houden kun je anticiperen op de actuele situatie. In de agenda is een ongevallenregister opgenomen waarin je alles kunt bijhouden. Stap 1 Kies het tabblad AGENDA en kies ONGEVALLENREGISTER indien je deze nog niet hebt geopend. Stap 2 Selecteer onder aan de lijst met incidenten voor ongeval melden. Geef eerst een korte omschrijving van het incident. Deze beschrijving vind je terug in de overzichtslijst. Vul vervolgens een aantal persoonskenmerken en kenmerken tav het incident in.

80 80 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 3 Afhankelijk van of het een medewerker of kind betreft, en of het om een ongeval, bijna ongeval of incident gaat, word je een vragenlijst voorgelegd. Vul de vragenlijst zo volledig mogelijk in, om een goed beeld te krijgen van de gebeurtenis. Stap 4 Klik op opslaan om de registratie toe te voegen aan het ongevalregister. Stap 5 Indien er naar aanleiding van het incident een actie moet worden ondernomen, kun je deze gelijk invullen in het actieplan. Zie hiervoor paragraaf 9.2 Indien je naar aanleiding van het incident een nieuw scenario aan je risico inventarisatie wilt toevoegen kun je dit doen in de risico inventarisatie. Zie hiervoor paragraaf 6.5.

81 81 Handleiding Risicomonitor Bibliotheek In de bibliotheek van de Risicomonitor vind je uitgebreide informatie over veiligheid, gezondheid en arbo, dat je kan ondersteunen bij het maken van de risico inventarisaties. De startpagina van de bibliotheek laat standaard de laatste artikelen zien die vakgenoten (gebruikers van de Risicomonitor) hebben ingestuurd. De nieuwste artikelen op de site, en een selectie aan artikelen die door de experts (Consument en Veiligheid, FCB, LVHC) in de bibliotheek zijn gezet Zoeken in bibliotheek Je kunt naar artikelen zoeken binnen deze 3 categorieën, maar ook binnen de werkvormen of specifiek zoeken naar artikelen waar te downloaden documenten aan gekoppeld zijn. Tot slot kun je ook zoeken binnen artikelen die door de inhoudelijke experts zijn geplaatst of binnen artikelen die door vakgenoten zijn geplaatst Artikel insturen Als gebruiker van de Risicomonitor kun je zelf ook artikelen in de bibliotheek plaatsen.

82 82 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 1 Klik op BIBLIOTHEEK. en kies voor Nieuw artikel of kies Artikel insturen onderaan de pagina, indien je de bibliotheek al hebt geopend. Stap 2 Vul achtereenvolgens de volgende gegevens in de invoervelden in: - Titel artikel - Introductie (inleiding van het artikel) - Artikeltekst - Voeg eventueel een afbeelding toe - Voeg eventueel documenten toe - Geef aan bij welke subcategorie het artikel hoort. Onder deze sectie zal het artikel terug te vinden zijn. - Geen aan voor welke werkvorm(en) het artikel relevant is - Geef aan met behulp van welke zoektermen het artikel gevonden moet kunnen worden. - Ga akkoord met de publicatievoorwaarden. Klik op Insturen om het artikel te plaatsen.

83 83 Handleiding Risicomonitor 2.0

84

85 85 Handleiding Risicomonitor Forum Wanneer je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met andere organisaties wilt delen, kun je dit doen via het forum. Stap 1 Klik op FORUM Stap 2 Kies voor welke werkvorm je een opmerking of vraag wilt plaatsen, of waar je wilt zoeken naar reacties. Klik op de naam van de werkvorm Stap 3 Klik op het bericht en vervolgends op REAGEREN om erop te reageren of klik op NIEUWE POST om zelf een bericht te plaatsen. Type je reactie, vraag of opmerking en klik op PLAATSEN om je bericht op het forum te zetten.

86 86 Handleiding Risicomonitor 2.0 Stap 4 Klik op het tabblad FORUM om weer terug te gaan naar het forumoverzicht.

87 87 Handleiding Risicomonitor Veel gestelde vragen Onder de button Veel gestelde vragen vind je veel gestelde vragen over de Risicomonitor, de wettelijke verplichtingen en het gebruikersbeleid. Deze button staat in elk scherm op dezelfde plaats.