Handleiding Voor basisscholen

Transcriptie

1 1 Handleiding Voor basisscholen versie KOV voor basisscholen met meerdere locaties* Zo werkt de Risicomonitor De Risicomonitor is een digitaal hulpmiddel bij het uitvoeren van Risico-Inventarisaties (RI s). Alle organisaties en bijbehorende locaties in het basisonderwijs, maar ook de kinderdagopvang, buitenschoolse opvang, peuterspeelzalen en gastouderopvang kunnen deze Risicomonitor gebruiken. Deze handleiding De Risicomonitor is een instrument met veel mogelijkheden. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je dit instrument het beste in kunt zetten voor jouw basisschool. Je ziet welke stappen te nemen zijn. Maar ook welke stappen de locaties kunnen nemen voor de eigen locatie. De Risicomonitor helpt bij goede opvang van kinderen in een veilige en gezonde omgeving In het onderwijs en de kinderopvang staat goede opvang van kinderen centraal, die bijdraagt aan de ontwikkeling van het kind in een veilige en gezonde omgeving. Daarnaast is een goede werkplek voor je medewerkers van belang. Voor de kinderopvang is het wettelijk verplicht jaarlijks minimaal een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid uit toe voeren en een up-to-date risico-inventarisatie op het gebied van arbeidsomstandigheden te hebben. Voor het onderwijs geldt dit niet. Er geldt echter wel een zorgplicht vanuit de wet Primair Onderwijs, wat betekent dat de school kinderen een veilige leeromgeving moet bieden. De Risicomonitor ondersteunt je om aan deze verplichting te voldoen met betrekking tot de fysieke veiligheid. Met behulp van de Risicomonitor kun je overzichtelijk risico s inventariseren op het gebied van diverse thema s over fysieke veiligheid. En daarna makkelijk een actieplan en een rapportage voor bijvoorbeeld de GGD of gemeente opstellen. Kortom alle informatie bij elkaar die je nodig hebt om te werken aan het verkleinen van de risico s in je school. * Heeft je basisschool maar 1 locatie? Gebruik dan niet deze handleiding specifiek voor basisscholen met meerdere locaties. Op via Help kun je de handleiding downloaden voor een basisschool met 1 locatie.

2 De voordelen van de Risicomonitor Maak je gebruik van de Risicomonitor? Dan kun je de volgende voordelen ervaren: > Ondersteuning bij het effectief managen van de risico s op het gebied van diverse veiligheidsthema s. > Het periodiek uitvoeren van overzichtelijke Risico-Inventarisaties (RI s). > Het koppelen van direct te nemen maatregelen (ofwel acties) aan ongewenste risico s. Van deze acties kun je een actieplan maken en dit vervolgens opnemen in je dagelijkse bedrijfsvoering. > Minder administratieve rompslomp doordat de Risicomonitor een digitaal instrument is. > Het betrekken van meerdere organisatie- en locatiemedewerkers bij de RI's, door de mogelijkheid hen een eigen inlog voor de Risicomonitor te geven. > Biedt je basisschool buitenschoolse opvang aan, of maakt jouw school onderdeel uit van een brede school? Grote kans dat de kinderopvang (BSO/TMO) de Risicomonitor óók gebruikt. Een geïntegreerd veiligheidsplan was nog nooit zo makkelijk te realiseren. De Risicomonitor is hiermee klaar voor de toekomst: er zullen immers steeds meer brede scholen ontstaan. Definities Organisatie: Locatie: Veiligheid: Veiligheidscoördinator: Schoolbestuur of basisschool met nevenvestigingen Schoollocatie Fysieke veiligheid van de school en zijn omgeving Verantwoordelijke voor het veiligheidsbeleid binnen de school of het schoolbestuur. Dit kan iedereen zijn, bijvoorbeeld de directeur, preventiemedewerker, conciërge, of docent Meer informatie Heb je nog vragen over het gebruik van de Risicomonitor na het lezen van deze handleiding? Kijk dan onder 'Help' bij Veel gestelde vragen op Staat je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. In het colofon op de laatste pagina vind je de contactgegevens of kijk op de website onder 'Help' en 'Contact'. Aan de slag met de Risicomonitor Stap voor stap aan de slag Wil je de Risicomonitor gaan gebruiken? Neem dan eerst onderstaande toelichting en stappenplan door. Je leest stap voor stap hoe de Risicomonitor werkt. Het gaat om stappen die op organisatieniveau (door de organisatiebeheerder: de persoon die de centrale coördinatie voor de risico-inventarisaties heeft) te nemen zijn. Maar ook om stappen die een locatie op locatieniveau neemt (door de locatiebeheerder/locatiemedewerker). Stappen op organisatieniveau en locatieniveau De Risicomonitor bestaat uit 2 lagen: een organisatieniveau en een locatieniveau. Een basisschool met meerdere locaties (nevenvestigingen) of een schoolbestuur waar meerdere basisscholen onder vallen begint met het aanmelden van de organisatie. Ofwel het aanmaken van één organisatieaccount op organisatieniveau. Daarna log je in op je organisatieaccount en maak je op dit niveau meerdere schoollocaties aan. Ofwel meerdere locatieaccounts die onder het organisatieaccount hangen. Doordat de Risicomonitor bestaat uit 2 lagen zie je in onderstaand stappenplan zowel stappen op organisatie- als locatieniveau. Bij stappen op organisatieniveau (rood) gaat het om stappen die je op hoofdniveau voor je organisatie neemt. Bij stappen op locatieniveau (grijs) gaat het om stappen die iedere locatie apart neemt voor de eigen locatie. Als locatie kun je met de stappen starten zodra stap 1 tot en met 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd. Basisstappen en extra functies Stap 1 tot en met 10 zijn de basisstappen van de Risicomonitor. Deze zijn van groot belang als je Risico-Inventarisaties (RI s) voor je organisatie en locaties wilt uitvoeren. Bij stap 1 tot en met 5 vul je eerst allerlei gegevens in en maak je locaties, een organisatiestructuur, rollen en medewerkers aan. Dit kost tijd. Maar zodra je deze stappen hebt doorlopen, kun je snel starten met het uitvoeren van de RI s. Stap 11 en 12 beschrijven extra functies die je ook kunt gebruiken in de Risicomonitor. 2

3 Stappenplan / inhoudsopgave De Risicomonitor bestaat uit twee lagen, een organisatie- en een locatieniveau. Stappen op organisatieniveau (rood) neem je op hoofdniveau voor je organisatie. Stappen op locatieniveau (grijs) neemt iedere locatie apart voor de eigen locatie. Als locatie start je met je stappen nadat stap 1 t/m 4 op organisatieniveau zijn uitgevoerd. STAP 1. AANMELDEN VAN JE ORGANISATIE Bedenk wie eindverantwoordelijk is Controleer of je organisatie al is aangemeld Meld je organisatie aan... 4 STAP 2. AANMAKEN LOCATIES VAN JE ORGANISATIE Aanmaken van een locatieaccount Bekijken van aangemaakte locaties Aanpassen van aangemaakte locaties Verwijderen van aangemaakte locaties... 7 STAP 3. AANMAKEN ORGANISATIESTRUCTUUR Aanmaken van verschillende mappen Locaties in de mappen plaatsen Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur... 9 STAP 4. AANMAKEN ROLLEN EN MEDEWERKERS VOOR JE ORGANISATIE Welke rollen en medewerkers aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen Aanpassen profielmedewerkers STAP 5. INRICHTEN VAN EEN LOCATIE Locatiegegevens controleren en aanpassen Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) Ruimtes aanmaken Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen Aanpassen profiel medewerker STAP 6. RISICO-INVENTARISATIE KLAARZETTEN OP ORGANISATIENIVEAU Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je organisatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s op organisatieniveau RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Publiceren RI s naar de locaties STAP 7. RISICO-INVENTARISATIE VOOR JE LOCATIE Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s RI s bekijken, aanpassen of verwijderen...27 STAP 8. HET ACTIEPLAN VOOR JE LOCATIE Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan Maken van het actieplan Status van je maatregel aanpassen...29 STAP 9. MAKEN VAN MANAGEMENT-RAPPORTAGES VOOR JE ORGANISATIE OF BEKIJKEN VAN RI S OF RAPPORTAGES VAN JE LOCATIES Maken van managementrapportages voor je organisatie Bekijken van RI s of rapportages van je locaties...32 STAP 10. MAKEN VAN RAPPORTAGES VOOR JE LOCATIE Maken van een rapportage van een RI Maken van een rapportage voor de GGD of gemeente...34 STAP 11. LOGBOEK EN ONGEVALLENREGISTER Aanmaken logboek Registreren van ongevallen...35 STAP 12. INFO EN HELP Nieuws Bibliotheek Forum Over Risicomonitor Handleiding Veel gestelde vragen Contact...38 Stappen die je alleen op ORGANISATIENIVEAU neemt Stappen die je alleen op LOCATIENIVEAU neemt, iedere locatie doet dit voor de eigen locatie Stappen die je op hoofdniveau van je organisatie neemt, maar die ook door iedere locatie apart genomen kunnen worden 3

4 Stap 1. Aanmelden van je organisatie Aanmelden in 3 stappen 1.1 Bedenk eerst wie eindverantwoordelijk is voor de risico inventarisaties binnen je organisatie en je locaties 1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld 1.3 Meld je organisatie aan 1.1 Bedenk wie eindverantwoordelijk is Bedenk wie voor de gehele organisatie (organisatiebeheerder op organisatieniveau) eindverantwoordelijk is voor de Risico-Inventarisaties (RI s) en het beheer daarvan. Deze persoon meldt de organisatie uiteindelijk aan. Bedenk daarna wie per schoollocatie (locatiebeheerder op locatieniveau) verantwoordelijk is voor de RI s en het beheer. Dit is vaak een veiligheidscoördinator. Let op: keuze locatiebeheerder. Bedenk goed wie eindverantwoordelijk is voor de locatie. Deze locatiebeheerder is gekoppeld aan 1 persoon, die standaard alle rechten krijgt. Het is handig als je hier direct de juiste persoon invult. Deze persoon kun je later aanpassen als dat nodig is (zie stap 5.7). 1.2 Controleer of je organisatie al is aangemeld Controleer of je organisatie al is aangemeld in de Risicomonitor. Het kan voorkomen dat een collega je al voor is geweest. Aanmelden van jouw organisatie is dan niet meer nodig. > Ga naar de homepage van > Klik op Aanmelden. > Vul (een deel van) je organisatienaam in bij Je organisatie en wacht totdat er een pop-up veld verschijnt. Dit kan enkele seconden duren. > Al aangemeld? Vraag dan bij je collega s na wie dit heeft gedaan. Vraag die persoon jou toe te voegen aan de Risicomonitor als medewerker met de juiste rol en rechten. > Nog niet aangemeld? Meld dan je organisatie aan. 1.3 Meld je organisatie aan Als je organisatie nog niet is aangemeld, meld deze dan aan. > Klik op Aanmelden op de homepage van en vervolgens op 'Organisatie aanmelden'. > Vink aan wat voor soort organisatie je bent (organisatie met meerdere locaties). > Vul je organisatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. > Vul je accountgegevens in. Kies als gebruikersnaam bij voorkeur de naam van je organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. 4

5 Voorbeeld basisschool Schoolbestuur Goed op weg is een organisatie met meerdere (10) schoollocaties in Amsterdam. De heer Pieterman is vanuit het schoolbestuur verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid op de basisscholen. Iedere locatie heeft op haar beurt een eigen veiligheidscoördinator die verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid op de locatie. Directeur Pieterman is in dit voorbeeld eindverantwoordelijk (de organisatiebeheerder). En hij meldt de organisatie aan als Organisatie met meerdere locaties. De verschillende veiligheidscoördinator zijn verantwoordelijk voor hun eigen locatie (locatie-beheerders). De gebruikersnaam van dhr. Pieterman is voorbeeld: Goed op weg. De gebruikersnaam van de veiligheidscoördinator van locatie Springplank is: Goed op weg Springplank. Acceptatie van je aanmelding Na aanmelding ontvangt de organisatiebeheerder binnen 5 werkdagen een van VeiligheidNL. Hierin staat of je aanvraag is geaccepteerd. Na acceptatie kun je de verschillende locaties van je organisatie aanmaken. 5

6 Stap 2. Aanmaken locaties van je organisatie Na acceptatie van je organisatie kun je als organisatiebeheerder de locaties van je organisatie aanmaken. Aanmaken in 3 stappen 2.1 Aanmaken van een locatieaccount 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties 2.1 Aanmaken van een locatieaccount Voorbeeld: aanmaken locaties van je organisatie Veiligheidscoördinator Pieterman heeft zijn organisatie Goed op weg aangemeld. Hij heeft 10 locatieaccounts aangemaakt: voor iedere schoollocatie een apart account. De naam van de locatie is iedere keer gebruikt als gebruikersnaam, voorafgegaan door de naam van de organisatie: Goed op weg Springplank, Goed op weg Bokkesprong, Goed op weg School met de Bijbel, enzovoorts. Mevrouw Van den Ven is als veiligheidscoördinator verantwoordelijk voor de locaties Springplank en Bokkesprong. Veiligheidscoördinator Pieterman heeft mevrouw Van den Ven daarom ingevuld als locatiebeheerder van deze twee locaties. Zij ontvangt hierover een met daarin alle accountgegevens, zodat zij zelf kan inloggen op locatie niveau. Tip: werkvormen bij samenwerking met de kinderopvang Maak de schoollocatie onderdeel uit van de bredeschool, of maakt de BSO gebruik van de schoollocatie in het uitvoeren van de risico inventarisaties. Geef bij aanmelding van de locatie bij de werkvormen aan dat op de locatie zowel basisonderwijs als BSO wordt gehouden. Maak voor iedere locatie een apart account aan. Aan ieder locatieaccount kun je een locatiebeheerder toekennen die de locatie gaat beheren in de Risicomonitor. Je bouwt als het ware je organisatie na, door al je locaties aan te maken in de Risicomonitor. > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens Locaties' en 'Nieuwe locatie'. > Vul de locatiegegevens in en vink aan welke werkvormen daar gelden. > Vul de accountgegevens voor de locatie in. Kies als locatienaam bij voorkeur de naam van de schoollocatie, voorafgegaan door de naam van de organisatie. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. > Klik op Locatie aanmaken zodra alle gegevens zijn ingevuld. > De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen op locatieniveau. > Wanneer je meerdere nieuwe locaties binnen je organisatie in een keer wilt aanmaken, kan je hiervoor een Excel-sheet gebruiken dat het invoeren van de gegevens efficiënter maakt. Ga naar 'Account' 'Locaties' 'Meerdere nieuwe locaties'. Je vult in een Excel-sheet de gegevens van de locaties in en importeert deze daarna in de risicomonitor. 6

7 Tip: keuze wachtwoord en adres Je kunt zo vaak als je wilt hetzelfde wachtwoord en adres gebruiken. Dit geldt niet voor de gebruikersnaam. Deze moet altijd uniek zijn. Een organisatiebeheerder kan er voor kiezen om ook locatiebeheerder te zijn. In dat geval is het handig om voor het locatieaccount een wachtwoord en adres te kiezen dat hetzelfde is als bij het organisatieaccount. De organisatiebeheerder hoeft dan maar 1 wachtwoord te onthouden. En hij ontvangt alle berichten vanuit Risicomonitor op 1 adres. 2.3 Aanpassen van aangemaakte locaties > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Selecteer de locatie die je wilt aanpassen. > Klik vervolgens op. > Er opent een nieuw scherm met alle locatiegegevens. Klik op en pas de gegevens van de locatie aan. 2.2 Bekijken van aangemaakte locaties > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Klik daarna op het tabblad Overzicht. 2.4 Verwijderen van aangemaakte locaties Wil je een locatie verwijderen? > Ga naar 'Account' en vervolgens 'Locaties'. > Onderaan de lijst zie je de optie om een locatie te verwijderen. > Klik op de locatie die je wilt verwijderen. Je krijgt dan altijd een pop-up scherm met de vraag: 'Weet u zeker dat u de geselecteerde locaties wilt verwijderen?' Hiermee wordt voorkomen, dat je per ongeluk een locatie verwijdert. 7

8 Stap 3. Aanmaken organisatiestructuur Na het aanmaken van de locaties kun je als organisatiebeheerder de locaties structureren in mappen Op basis van bijvoorbeeld regio, werkvorm of naam van een veiligheidscoördinator die verantwoordelijk is voor een aantal locaties kunnen mappen worden aangemaakt. De locaties kun je vervolgens hieronder indelen. Let op: Dit is een mogelijkheid. Je bent niet verplicht een mappenstructuur aan te maken. Aanmaken organisatiestructuur in 3 stappen 3.1 Aanmaken van mappen 3.2 Locaties in de structuur (mappen) plaatsen 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Voordeel van een organisatiestructuur Maak je een organisatiestructuur aan? Dan kun je deze structurering bijvoorbeeld gebruiken bij het voorbereiden en publiceren van Risico-Inventarisaties (RI s). En het maken van rapportages op organisatieniveau. Een organisatiestructuur zorgt daardoor voor meer overzicht en gemak. Je kunt bijvoorbeeld in 1 keer een RI of rapportage aanmaken voor alle locaties die in een map zitten. 3.1 Aanmaken van verschillende mappen Maak voor iedere categorie een aparte map aan. > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Je ziet daar al 1 map staan met de naam van je organisatie. Binnen deze map kun je verschillende mappen aanmaken als je wilt. > Maak een nieuwe map aan door op te klikken. Vul de naam van de map in (bijvoorbeeld naam van de regio s) en klik op OK. 3.2 Locaties in de mappen plaatsen > Ga naar Account en vervolgens Locaties. > Klik op de map waarin je een bepaalde locatie wilt zetten. > Selecteer vervolgens de locaties die je wilt toevoegen en klik daarna op Selectie in map plaatsen. > De locaties zijn nu in de geselecteerde map geplaatst. Voorbeeld: aanmaken van een organisatiestructuur Directeur Pieterman wil de 10 locaties van zijn schoolbestuur Goed op weg structureren op regio. Hij maakt 4 mappen aan: Regio Noord, Regio Oost, Regio Zuid en Regio West. Omdat locatie Springplank in Amsterdam oost is gevestigd, plaatst hij deze locatie in de map Regio oost. Locatie Bokkesprong uit Amsterdam west plaatst hij in de map Regio West, enzovoort. 8

9 Let op: verwijderen organisatiestructuur Verwijder je een aangemaakte map? Dan verwijder je alleen de aangemaakte structuur. De eerste map met je organisatienaam en je locatie blijven altijd staan. Deze kun je nooit verwijderen, ook al verwijder je een aangemaakte map. 3.3 Aanpassen van de aangemaakte organisatiestructuur Een aangemaakte organisatiestructuur kun je uitbreiden of bewerken. Aangemaakte mappen kun je ook verwijderen. Een map verplaatsen > Ga naar Account en dan naar Locaties. Ga vervolgens op de map staan die je wilt verplaatsen. > Klik op. Met het kun je de map vervolgens naar boven of beneden verplaatsen. Een map bewerken of verwijderen > Ga naar Account en vervolgens 'Locaties'. > Selecteer de map die je wilt bewerken of verwijderen. > Klik op. Je kunt nu de naam van de map aanpassen door een nieuwe naam in te vullen. Klik op 'OK' als je klaar bent. > Wil je de map verwijderen? Klik dan op. 9

10 Stap 4. Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie In deze stap maak je als organisatiebeheerder rollen en medewerkers aan op organisatieniveau. Het gaat hier alleen om rollen en medewerkers die op meerdere locaties betrokken zijn bij het uitvoeren, bekijken of bewaken van Risico-Inventarisaties (RI s) en bijbehorende acties, rapportages en ongevallenregistratie op organisatieniveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan regiomanagers, coördinatoren of kwaliteitsfunctionarissen. > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op rol toevoegen> en vul daarna de naam van de rol in. Klik vervolgens op Opslaan. Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 4.3). Aanmaken rollen en medewerkers voor je organisatie in 4 stappen 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen 4.3 Medewerkers aanmaken en koppelen aan rollen 4.4 Aanpassen profiel medewerkers 4.1 Welke rollen en medewerkers aanmaken Bedenk welke rollen en medewerkers je wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Een medewerker op organisatieniveau maak je bij voorkeur aan op naam van de organisatie + functienaam. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Bij het toekennen van de rechten houd je rekening met de taken die binnen een rol vallen. 4.2 Rollen aanmaken en rechten toekennen > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. > Je ziet een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een rol in jouw organisatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol mag hebben. Doe dit voor alle rollen in jouw organisatie die je wilt aanmaken. > Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam van de standaardrol organisatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. Voorbeeld: aanmaken rollen voor je organisatie Veiligheidscoördinator Pieterman werkt, bij het inventariseren van de risico s op organisatieniveau, veel samen met de Arbo coördinator van het schoolbestuur. De veiligheidscoördinator maakt de rol de Arbo coördinator aan en kent deze coördinator de volgende rechten toe bij het onderdeel RI s: bekijken/invullen en aanmaken/wijzigen. Binnen de rol Arbo coördinator is het nu mogelijk om RI s te bekijken en te wijzigen. 10

11 Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet ziet. Of niet kan uitvoeren. Let op: aanpassen rechten organisatiebeheerder De rol Organisatiebeheerder kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de organisatiebeheerder aan te passen (zie stap 4.4). Hier kun je de gegevens van de nieuwe organisatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de organisatiebeheerder. 4.3 Medewerkers aanmaken voor je organisatie en koppelen aan rollen > Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. > Klik dan op. Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord. Let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties. > Heb je bij stap 4.2 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. > Klik vervolgens aan of de medewerker op locatieniveau selecteerbaar moet zijn. > Geef daarna aan welke rechten de medewerker mag hebben. Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. > Geef vervolgens aan welk werkgebied of locatie(s)tot de medewerker behoren. Zo kun je een medewerker verantwoordelijk maken voor acties op locatieniveau. Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. Klik vervolgens op. Klik op het. Klik vervolgens onderin het scherm op het werkgebied of de locatie die je wilt toevoegen. En kies vervolgens Voeg toe. Ben je klaar met het toevoegen van het werkgebied of locaties, klik dan op Opslaan. > Wil je een bevestiging verzenden aan betreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. > Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je op organisatieniveau wilt aanmaken. Aangemaakte medewerkers verwijderen Wil je de naam van een vertrekkende medewerker verwijderen? Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht. > Selecteer de medewerker die je wilt verwijderen. En klik daarna op Geselecteerde gebruikers verwijderen. > Na de check of u de geselecteerde gebruiker echt wilt verwijderen, wordt deze daadwerkelijk verwijderd. 11

12 Aanpassen persoonsgegevens als organisatiebeheerder > Ga naar Account en klik vervolgens op Medewerkers. > Wijs met je muis op de medewerker in het overzicht waarvan je het profiel wilt aanpassen. > Klik vervolgens op. Je kunt de persoonsgegevens, de rechten, het werkgebied en het wachtwoord of adres wijzigen. > Klik daarna op Opslaan. Aanpassen persoonsgegevens als medewerker > Ga naar Account en klik vervolgens Profiel. > Pas nu je voor- of achternaam aan. Pas je gebruikersnaam, wachtwoord of adres aan via de knop wijzig gebruikersprofiel. Vul je huidige wachtwoord in en wijzig daarna je gegevens. > Klik hierna op Opslaan. Voorbeeld: aanmaken medewerkers, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Veiligheidscoördinator Pieterman voert mevrouw Poppe in als medewerker. Zij is Arbo coördinator en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De veiligheidscoördinator voert als gebruikersnaam in: Goed op weg Arbo en geeft aan dat het werkgebied van mevrouw Poppe de hele organisatie is. Hij klikt hiervoor op de eerste map met de organisatienaam en vervolgens op voeg toe. Mevrouw Poppe is immers voor alle locaties werkzaam, en kan zo van al deze locaties RI s bekijken, invullen, aanmaken en wijzigen. Tip: zichtbaarheid bij selecteren op locatieniveau Geef je bij een medewerker aan dat deze selecteerbaar moet zijn op locatieniveau? Dan staat hij in het aangegeven werkgebied in de lijst van personen waaraan een verantwoordelijkheid of taak te delegeren is op locatieniveau. Tip: aangeven werkgebied Geef je bij een medewerker aan welke locaties tot zijn werkgebied behoren? Dan kan hij later RI s en rapportages bekijken van de betreffende locaties op organisatieniveau. 4.4 Aanpassen profielmedewerkers Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. 12

13 Tip: wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten? Vraag dan je huidige wachtwoord opnieuw aan via de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en voer je gebruikersnaam in. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord per . Dit wachtwoord kun je daarna zelf weer aanpassen. Tip: Ben je je gebruikersnaam vergeten? Ga dan naar de homepage van Klik op Ik ben mijn gegevens vergeten en klik daarna op ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. De gebruikersnaam wordt dan per verstuurd naar het e-adres dat is aangegeven bij aanmaken van het organisatieaccount. 13

14 Stap 5. Inrichten van een locatie Als locatiebeheerder kun je een locatie inrichten zodra de aanvraag is geaccepteerd. Je kunt ook andere mensen van je locatie dit laten doen. Maak hen dan eerst als medewerker aan voor je locatie en geef een rol en bijbehorende rechten (zie stap 5.4). Een locatie moet je inrichten voordat je start met het aanmaken van een Risico-Inventarisatie (RI). Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de uitvoering van je RI s. Inrichten van een locatie in 7 stappen 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) 5.4 Ruimtes aanmaken 5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen 5.6 Medewerkers aanmaken en rollen koppelen 5.7 Aanpassen profiel medewerker 5.1 Locatiegegevens controleren en aanpassen > Ga naar en log daar in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatieaccount. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor Locatie als onderdeel van een organisatie staan. > Ga naar Account, tabblad Locatie > Controleer alle locatiegegevens. Wil je gegevens aanpassen? Klik dan op naast Contactgegevens. Vul daarna de nieuwe gegevens in > Klik vervolgens op Opslaan. 5.2 Werkvormen en leeftijdsgroepen aangeven De werkvormen en leeftijdsgroepen per locatie vul je in voor het maken van een RI Veiligheid. Werk je in de Risicomonitor samen met een kinderopvangorganisatie dan zijn deze gegevens ook van belang voor de RI gezondheid. > Ga naar Account, Locatie en vervolgens naar het tabblad Overzicht' > Klik op naast Werkvormen en leeftijdsgroepen en geef vervolgens aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de locatie heeft. Klik daarna op Opslaan. > Wil je aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen later aanpassen? Bijvoorbeeld omdat je in een later stadium samen gaat werken met een kinderopvangorganisatie. Klik dan op Werkvormen en leeftijdsgroepen. Pas de aangegeven werkvormen en leeftijdsgroepen aan. Klik daarna op Opslaan. 14

15 Let op: bij meerdere leeftijdsgroepen Kies alle leeftijdscategorieën die op je locatie voorkomen. Wordt er op je locatie bijvoorbeeld les gegeven aan kinderen van 4-8 en 8-12? Kruis dan beide categorieën aan waarbinnen deze leeftijden vallen: de categorie 4-8, 8-12 maar ook Let op: andere indeling leeftijdsgroep De Risicomonitor hanteert de meest gangbare leeftijdsgroepen. Hanteert jouw schoollocatie een andere indeling in leeftijdsgroep? Vink dan de leeftijdsgroep aan waarbinnen jouw indeling valt. Heb je bijvoorbeeld een schoollocatie met de leeftijdsgroep 6-12 jaar? Kies dan de leeftijdsgroep 4-12 jaar. 5.3 Algemene kenmerken aangeven (filtervragen) De algemene kenmerken kun je invullen voor het maken van een RI Veiligheid. Als je dit invult, dan krijg je de scenario s (vragen) die over deze kenmerken gaan niet in de inventarisatie terug. Vul je de algemene kenmerken niet in? Dan krijg je mogelijk vragen in de inventarisatie die niet voor jouw locatie van toepassing zijn. > Ga naar Account, Locatie en zie vervolgens het tabblad Overzicht'. > Klik op naast Algemene kenmerken en geef vervolgens aan welke algemene kenmerken voor jouw locatie gelden. Vink kenmerken uit die niet gelden. > Wil je later aangegeven algemene kenmerken aanpassen? Klik weer op naast Algemene kenmerken. Pas de aangegeven kenmerken aan. Klik daarna op Opslaan. Doe dit dan op dezelfde manier. Voorbeeld: aangeven algemene kenmerken Locatie Springplank van de organisatie Goed op weg heeft geen speeltoestellen. Bij de algemene kenmerken kan het kenmerk In de buitenruimte / op de speelplaats staat een speeltoestel worden uitgevinkt. In de RI Veiligheid voor Locatie Springplank zullen straks geen vragen worden gesteld over speeltoestellen. Deze worden er uitgefilterd. Let op: pas je algemene kenmerken aan nadat al een RI is gemaakt? Dan heeft dit geen invloed op de al aangemaakte RI. 5.4 Ruimtes aanmaken Als basisschool maak je onder Account - Locatie GEEN ruimtes aan. De RI Veiligheid is opgebouwd uit modules, waar specifieke ruimtes per module kunnen worden geïnventariseerd. Pas bij het selecteren van de te inventariseren modules (zie Stap 6) geef je aan welke kenmerken op de ruimten van toepassing zijn. Werk je samen met een kinderopvangorganisatie binnen één account? Maak dan wel alle ruimtes aan waar de kinderopvang binnen jou locatie gebruik van maakt. > Ga naar Account, Locatie en vervolgens naar het tabblad Overzicht'. > Klik bij het kopje ruimtes op. Je ziet vervolgens aan de rechterkant een rijtje met veelvoorkomende standaardruimtes, zoals een binnen-bergruimte, een leefruimte, een slaapkamer etc. > Komt een ruimte binnen jouw locatie voor? Selecteer deze ruimte dan door er op te klikken. Als je wilt, kun je aan de linkerkant van het scherm de naam van de standaardruimte aanpassen. Selecteer op deze manier elke ruimte die voorkomt op je locatie. > Geef bij iedere ruimte aan welke werkvormen en leeftijdsgroepen de ruimte gebruiken. Vink daarna de ruimte specifieke kenmerken uit die niet voor de ruimte gelden. Klik hierna op Opslaan. > Wil je aangemaakte ruimtes verwijderen? Ga dan met je muis op de ruimte staan en klik op. 5.5 Rollen aanmaken en rechten toekennen voor je locatie Bedenk welke rollen je als locatiebeheerder wilt aanmaken. Een rol maak je aan op functieniveau. Per rol geef je vervolgens aan welke rechten daarbij horen. Houd hierbij rekening met de taken die binnen een rol vallen. > Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Rollen. > Je ziet vervolgens een rijtje met veelvoorkomende, standaardrollen. Komt een van deze rollen binnen jouw locatie voor? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Je kunt nu aangeven welke rechten de rol moet hebben. Doe dit voor alle rollen binnen jouw locatie die je wilt aanmaken. > Wil je de naam van een standaardrol aanpassen? Wijs dan met je muis op deze rol en klik vervolgens op. Vul de nieuwe naam van de rol in en klik op Opslaan. Let op: de naam 15

16 van de standaardrol locatiebeheerder kun je niet aanpassen. De andere namen van standaardrollen wel. > Wil je een extra rol toevoegen aan het rijtje? Klik dan op en vul daarna de naam van de rol in. Geef ook aan welke rechten de rol mag hebben. Klik vervolgens op Opslaan. Let op: deze extra rol is direct zichtbaar in het rijtje. Je kunt deze echter pas gebruiken zodra je een medewerker aanmaakt, die wordt gekoppeld aan deze rol (zie stap 5.5). Let op: aanpassen rechten locatiebeheerder De rol Locatiebeheerder kun je niet wijzigen. Deze rol heeft standaard alle rechten en is gekoppeld aan 1 persoon ofwel naam. Wil je deze persoon aanpassen? Dan kan dat door het profiel van de locatiebeheerder aan te passen (zie stap 5.6). Hier kun je de gegevens van de nieuwe locatiebeheerder invullen. Je kunt ook altijd een rol toevoegen en een medewerker daaraan koppelen, die dezelfde rechten krijgt als de locatiebeheerder. Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. 5.6 Medewerkers voor je locatie aanmaken en rollen koppelen Bedenk welke medewerker(s) je wilt aanmaken. Wil je bijvoorbeeld docenten de RI s van zijn of haar schoollocatie laten bekijken, maak dan de rol docent aan en vink bij rechten bekijken en invullen aan. > Ga naar Account, Medewerkers en klik vervolgens op het tabblad Nieuwe medewerker. > Vul gebruikersnaam en naam van de medewerker in. Geef ook zijn rol ofwel functie aan en kies een wachtwoord (let op: de Risicomonitor maakt een verschil tussen kleine letters, hoofdletters en spaties). > Heb je bij stap 5.5 al rollen (ofwel functies) aangemaakt, dan worden de rechten die je aan de rol hebt toegekend direct ingevuld zodra je bij de nieuwe medewerker zijn rol (functie) aangeeft. > Klik vervolgens op Gebruiker toevoegen. De toegevoegde medewerker zie je terug in het overzicht. > Wil je een bevestiging verzenden aan desbetreffende medewerker? Vink dan de optie aan. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin alle accountgegevens waarmee hij kan inloggen. > Voer bovenstaande acties uit voor alle medewerkers die je wilt aanmaken. Voorbeeld: rollen aanmaken en rechten toekennen Veiligheidscoördinator Pieterman heeft mevrouw Van Manen aangemeld als locatiebeheerder van de Locatie School met de Bijbel. Mevrouw Van Manen maakt vervolgens de rol Assistent Leidinggevende aan. Omdat deze rol geen gegevens mag wijzigen en aanmaken, kent de locatiebeheerder de volgende rechten toe: bekijken/invullen. Binnen de rol Assistent Leidinggevende is het nu mogelijk om RI s te bekijken (lezen) en in te vullen. Tip: medewerkers aanmaken als een groep On bepaalde situaties kan het handig zijn om medewerkers samen als groep aan te maken, Als bijvoorbeeld 2 personen voor de klas staan en je hun gezamenlijk een R wilt laten doen voor hun klaslokaal. Het is dan niet nodig iedere medewerker apart aan te maken. Het aanmaken van een groep gaat op dezelfde manier als het aanmaken van een medewerker. Vul de naam van de groep in bij naam medewerker. Geef alle medewerkers die tot de groep behoren de inloggegevens. Dit kan handig zijn als je ze een bepaalde taak zelf wilt laten doen. Bijvoorbeeld het registreren van ongevallen vanuit de groep (zie stap 11.2). Let op: rechten rol en bijbehorende functies Ken je bepaalde rechten niet toe aan een rol? Houd er dan rekening mee dat een medewerker bepaalde functies niet kan bekijken. Of niet kan uitvoeren. 16

17 Voorbeeld: medewerkers aanmaken, gebruikersnaam kiezen en koppelen aan rollen Mevrouw Van Manen maakt Saar van der Boom aan als medewerker voor de locatie School met de Bijbel van de organisatie Goed op weg. Zij is assistent leidinggevende (AL) en wordt daarom gekoppeld aan deze rol. De gebruikersnaam van Saar van der Boom is: Goed op weg School met de Bijbel (AL). 5.7 Aanpassen profiel medewerker Iedere medewerker die is aangemaakt in de Risicomonitor, heeft een eigen profiel met gegevens. Deze gegevens kunnen altijd aangepast worden. Dit gaat op dezelfde manier als op organisatieniveau (zie Stap 4.4). 17

18 Stap 6. Risico-inventarisatie klaarzetten op organisatieniveau Als organisatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) maken en als het ware klaarzetten voor locaties door gegevens zover mogelijk in te vullen. Dit is vooral handig als het om zaken gaat die organisatie breed gelijk zijn, zoals bepaalde afspraken, beleid of protocollen. De locatiebeheerder kan de klaargezette RI vervolgens verder zelf aanvullen, nadat de RI gepubliceerd is naar de locatie(s). Je kunt ook andere medewerkers RI s laten klaarzetten of laten aanpassen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 4.2). Risico-inventarisatie voor je organisatie in 4 stappen 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen 6.4 Publiceren RI s naar de locaties > Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de actielijst van de verantwoordelijke gezet. > Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een wilt sturen over de in te vullen module. > Klik op Volgende. > Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere type RI s die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario s die in meerdere RI s voorkomen worden dan overgenomen. > Klik op Voltooien. De RI wordt gestart. Wil je de RI later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s', en dan op 'Overzicht RI s. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 6.2). Let op: De RI Veiligheid BO (basisonderwijs) kun je niet op organisatieniveau maken. Het is van belang dat fysiek op de locatie(s) wordt gekeken hoe groot het risico op gestelde scenario s is. Dit kan niet vanuit de organisatie worden vastgesteld. Alleen de RI Brandveiligheid kan door basisscholen op organisatieniveau worden voorbereid. 6.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je organisatie > Ben je nog niet ingelogd? log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je organisatie. Je logt nu in op organisatieniveau. Je ziet rechtsboven in de Risicomonitor Organisatie met meerdere locaties staan. > Ga naar RI s en kies Nieuwe RI. > Je ziet vervolgens het rijtje mogelijke RI s. Kies de RI Brandveiligheid (KO, PSZ, BO), vul een herkenbare naam in (met datum of jaartal) en klik op Volgende. > Kies de locaties waarvoor je een RI wilt maken. Ga op de locaties staan en klik op Toevoegen. Wil je alleen voor enkele locaties binnen een map een RI aanmaken? Selecteer in de map dan alleen deze locaties en voeg deze daarna toe. Klik daarna op Volgende. > Vink vervolgens alle gewenste modules aan. > Geef per module aan of je deze op organisatieniveau wilt invullen (ofwel voorbereiden voor de locaties) of alleen op locatieniveau (in te vullen door de locaties zelf en daardoor niet zichtbaar op organisatieniveau). Geef ook aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. 18

19 Let op: > Het achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of het filtervragen zijn die voor jou locaties van toepassing zijn. > Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. > Het betekent dat meer informatie kan worden opgevraagd over inhoud van de module. Tip: RI s aanmaken met organisatiestructuur Heb je een organisatiestructuur aangemaakt? Dan kun je deze mappenstructuur gebruiken om makkelijk RI s aan te maken. Je kunt dan een RI aanmaken per locatie, maar ook in 1 keer voor alle locaties die in een map zitten. Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze Nee aangevinkt. Klik je Ja aan, dan worden de antwoorden uit de meest recent aangemaakte RI s overgenomen waarin het scenario ook voorkomt. Voorbeeld: Je werkt samen met de BSO in het uitvoeren van de RI veiligheid. De RI veiligheid voor de BSO heb je al helemaal uitgevoerd. Vervolgens maakt je een Nieuwe RI Veiligheid BO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI veiligheid voor KOV BSO en PSZ wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario s ingevuld die zowel in de RI veiligheid voor BO als in de RI veiligheid voor KOV, BSO en PSZ gelden. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande RI Tip: RI s aanmaken op basis van bestaande RI (RI kopiëren) Maak je voor de 2 e keer een RI Brandveiligheid aan? Bijvoorbeeld een RI Brandveiligheid die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de Te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder Is genomen. 6.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s op organisatieniveau In de RI Brandveiligheid inventariseer je per module. Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen. > Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van de risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. > Wanneer je de inventarisatie hebt afgesloten, open je deze weer via RI s' en vervolgens 'Overzicht RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. > Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. 19

20 > Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen maatregel toevoegen. > Is een scenario niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef aan waarom dit zo is. > Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Bijvoorbeeld omdat het risico heel klein is. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. > Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheid kun je gebruiken, maar het hoeft niet. > Klik na het invullen van een scenario op 'Volgende en opslaan', je komt dan bij het volgende scenario van je module. > Je doorloopt op deze manier alle scenario's van je modules waaruit je RI bestaat. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt) Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing' Mis je een scenario voor je organisatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe : > Vul een titel en een omschrijving van het scenario in. > Klik op volgende. > Geef aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en > Geef eventueel een toelichting bij de maatregel(en). > Klik op Terug naar de RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. 20

21 6.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op organisatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet gepubliceerd (doorgezet) is naar locatieniveau. > Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht RI s'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te openen. > Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op. Je kunt daar de naam van de RI aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, de deadline aanpassen en de locatie(s) kiezen. > Klik hierna altijd op 'Wijzigingen opslaan'. Als je een RI wilt verwijderen, klik dan op. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Let op: je kunt een RI alleen verwijderen als deze nog niet gepubliceerd is. Tip: invullen observatie uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observaties uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk. En zo nee, wat er is gebeurd.? Tip: RI overzicht Onder Home, het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI s. Onderaan de RI s staat een link: Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI s. Klik hier voor het complete overzicht. Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht. Tip: poll aanmaken Wil je weten wat collega s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op Maak poll en vul in wat je wilt weten. Sluit af met Poll aanmaken. Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderaan aan de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Let op: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies voor een printen Alleen scenario nummers er tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt. 21

22 6.4 Publiceren RI s naar de locaties Publiceer de RI s naar de locaties zodra je klaar bent met de voorbereiding en op organisatieniveau. > Ga naar RI s' en dan naar 'Overzicht'. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt publiceren. Open deze RI via het en Klik daarna onderaan de pagina op Publiceer deze RI naar de locaties. > De locatiebeheerder ontvangt vervolgens een waarin hem wordt gevraagd de RI op locatieniveau (verder) in te vullen. Let op: aanpassen of verwijderen RI na publicatie niet meer mogelijk0 Na publiceren kun je een RI op organisatieniveau niet meer aanpassen of in zijn geheel verwijderen vanuit het organisatieaccount. Wel vanuit de locaties. Daarbij kun je ook geen acties meer aangeven. Na publicatie kun je een RI nog wel opnieuw publiceren naar nieuwe locaties. Klik op, voeg de nieuwe locatie toe en klik op Publiceer deze RI naar de locaties. 22

23 Stap 7. Risico-inventarisatie voor je locatie Als locatiebeheerder kun je verschillende Risico-Inventarisaties (RI s) invullen voor je locatie. Je kunt dit ook door andere medewerkers laten doen als je hen hiervoor rechten geeft (zie stap 5.4). Risico inventarisatie voor je in 3 stappen 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie 7.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s 7.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Verschillende Risico Inventarisaties (E+RI ) op locatieniveau Op locatieniveau zijn er verschillende soorten RI s mogelijk: > Arbo > Brandveiligheid KO, PSZ en BO > Gezondheid GOO > Gezondheid KDV, BSO en PSZ > Hygiënecode > Veiligheid KDV, BSO en PSZ > Veiligheid GOO > Veiligheid BO > Vink vervolgens alle gewenste modules. Geef per module aan wie verantwoordelijk is voor het invullen. > Geef daarna aan wanneer het invullen klaar moet zijn. Dit kun je doen door op de kalender een datum te selecteren. Deze datum wordt automatisch in de agenda van de verantwoordelijke gezet. > Geef eventueel aan dat je de verantwoordelijke een wilt sturen over de in te vullen module. > Klik op Volgende. > Geef aan of je antwoorden wilt overnemen uit andere RI types die je al eerder hebt uitgevoerd. Antwoorden van scenario s die in meerdere RI s voorkomen worden dan overgenomen. > Klik op Voltooien. De RI wordt gestart. Wil je de RI later invullen? Dan kun je deze terugvinden via RI s, en dan 'Overzicht RI's'. Ga met je muis op de RI staan en klik op om deze te openen. De RI kun je dan invullen (zie stap 7.2). Let op: Niet alle RI s zijn relevant voor het basisonderwijs Voor het basisonderwijs zijn alleen de RI s Veiligheid BO en brandveiligheid KO, PZS en BO relevant. Naast deze RI s worden ook de RI Arbo en Veiligheid KDV, BSO en PSZ in de lijst getoond, maar deze zijn bedoeld voor de kinderopvang. 7.1 Aanmaken Risico-inventarisaties (RI s) voor je locatie > Ben je nog niet ingelogd? Log dan in met je gebruikersnaam en wachtwoord van je locatie. Zodra je bent ingelogd, zie je rechtsboven in de Risicomonitor Locatie als onderdeel van een organisatie staan. > Ga naar RI s en klik vervolgens op Nieuwe RI > Je ziet het rijtje mogelijke RI s. Kies de RI die je wilt aanmaken, vul een herkenbare naam in en klik op Volgende. > Geef aan voor welke werkvorm je de RI wilt aanmaken. Klik daarna op Volgende. Als je alleen basisonderwijs hebt ingevuld onder het menu account verschijnt deze automatisch aangevinkt in beeld. 23

24 Tip: Antwoorden overnemen uit andere RI s In de laatste stap voor het aanmaken van een nieuwe RI kun je er voor kiezen antwoorden over te nemen uit andere RI typen die je al hebt ingevoerd. Standaard staat bij deze vraag de keuze Nee aangevinkt. Klik je Ja aan, dan worden de antwoorden uit de meeste recent aangemaakte RI s overgenomen waarin het scenario ook voorkomt. Voorbeeld: Je werkt samen met de BSO in het uitvoeren van de RI veiligheid. De RI veiligheid voor de BSO heb je al helemaal uitgevoerd. Vervolgens maak je een Nieuwe RI Veiligheid BO aan. In de laatste stap geef je aan dat je de antwoorden uit de RI veiligheid voor KOV, BSO en PSZ wilt overnemen. Wanneer je de RI opent zijn de antwoorden op de scenario s ingevuld die zowel in de RI veiligheid voor BO als in de RI veiligheid voor KOV, BSO en PSZ gelden. Let op: het betreft hier een andere functionaliteit dan het aanmaken van een RI op basis van een bestaande. Let op: > Het achter de module betekent dit dat er filtervragen op de module van toepassing zijn. Ga na of de filtervragen voor jouw locatie van toepassing zijn. > Het betekent dat de module gekopieerd kan worden indien je voor meerdere ruimtes de module wilt invullen. > Het betekent dat meer informatie kan worden opgevraagd over inhoud van de module. Tip: RI s aanmaken op basis van bestaande RI (kopiëren) Maak je voor de 2 e keer een bepaalde RI aan? Bijvoorbeeld een RI Veiligheid die je in 2011 hebt aangemaakt, maar nu ook in 2012 wilt doorlopen. Kies dan bij het maken van een nieuwe RI de optie Op basis van bestaande RI. Dan worden de ingevulde antwoorden van die RI overgenomen. Zijn de te nemen maatregelen uit de RI inmiddels uitgevoerd? Dan vind je deze automatisch terug onder is genomen. Maak je RI op basis van een bestaande RI bijvoorbeeld direct aan als je je RI definitief hebt gesloten. Je beleidscyclus gaat hierdoor continu door, zonder onderbrekingen. 24

25 7.2 Inventariseren risico s in de aangemaakte RI s In de RI veiligheid BO en RI Brandveiligheid inventariseer je per module. Je bent niet verplicht om alle mogelijke maatregelen te nemen. Je maakt een keuze uit de genoemde optionele maatregelen of je kunt een eigen maatregel toevoegen. > Nadat je een RI hebt aangemaakt, start je met inventariseren van je risico's. De aangemaakte RI opent zich in het tabblad inventarisatie. > De eerste module van je RI wordt automatisch getoond. Onder de naam van de module zie je een x aantal grijze blokjes. Deze genummerde blokjes geven de scenario's weer die moeten worden geïnventariseerd. > Bij de RI veiligheid maak je allereest een risico inschatting. Je schat voor elk scenario zelf in wat de kans is dat het scenario voorkomt en de kans op ernstig letsel. > Per scenario zie je vervolgens een rij met mogelijke maatregelen. Geef per maatregel aan of je deze al genomen hebt, of dat je deze gaan nemen. Of laat deze leeg als je de maatregel niet wilt nemen. Als je wilt, kun je zelf een eigen maatregel toevoegen. > Is een scenario niet van toepassing? Vink dan 'Dit scenario is voor ons niet van toepassing' aan en geef aan waarom dit zo is. > Je kunt er ook bewust voor kiezen een bepaald risico te aanvaarden. Bijvoorbeeld omdat het risico heel klein is. Vink dan aan dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven. > Bij het inventariseren kun je ook kiezen voor: het invullen van observaties uit de praktijk. Deze mogelijkheid kun je gebruiken, maar het hoeft niet. > Klik na het invullen van een scenario op 'Volgende en opslaan', je komt dan bij het volgende scenario van je module. > Je doorloopt op deze manier alle scenario's van je modules waaruit je RI bestaat. Na het invullen van een scenario, krijgt het scenario een bepaalde kleur: rood, oranje, groen, donkergrijs of lichtgrijs. Legenda van de kleuren: Rood: Het scenario is beantwoord en ten minste 1 maatregel staat op 'Te nemen' (risico wordt aanvaard is NIET aangevinkt). Oranje: Het scenario is beantwoord en 'Het risico wordt aanvaard'. Groen: Het scenario is beantwoord en in orde, er hoeven geen verdere maatregelen meer te worden genomen. Donkergrijs: Het scenario is onbeantwoord. Lichtgrijs: Het scenario is beantwoord met ' Niet van toepassing'. 25

26 Let op: toelichting bij scenario niet van toepassing Is een scenario niet van toepassing? Dan ben je wel verplicht om hierop een toelichting te geven in het veld Toelichting bij scenario niet van toepassing. Mis je een scenario voor je locatie? Dan kun je zelf een scenario toevoegen via Voeg scenario toe. > Vul een titel en een omschrijving van het scenario in. > Klik op volgende. > Geef aan welke eigen maatregel(en) je wilt nemen of hebt genomen en > Geef eventueel een toelichting bij de maatregel(en). > Klik op Terug naar de RI. Toegevoegde scenario s worden als laatste nummer toegevoegd in de module of ruimte. Let op: bij het aanmaken van een eigen scenario kun je geen risico inschatting maken. Tip: invullen observaties uit de praktijk Je kunt een genomen of te nemen maatregel onderbouwen met observatie s uit de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of de maatregel juist wordt uitgevoerd in de praktijk. En zo nee, wat er is gebeurd? Tip: RI tijdelijk sluiten Ben je met een RI bezig en wil je niet dat iemand anders hierin gaat invullen? Sluit de RI dan tijdelijk af. Deze optie vind je terug onderin de pagina. Je kunt een tijdelijke afgesloten RI altijd weer openen en daarna aanpassen. Tip: RI printen Wil je een RI printen? Klik dan op Print deze RI en selecteer vervolgens de modules die je wilt printen. Klik daarna op Print de geselecteerde modules. Tip: kies zo veel mogelijk voor printen Alleen scenario nummers en tekst. Zo voorkom je dat de print heel omvangrijk wordt. 26

27 7.3 RI s bekijken, aanpassen of verwijderen Je kunt een RI op locatieniveau alleen aanpassen als deze nog niet definitief is afgesloten. > Wil je een RI bekijken en/of verder invullen, ga dan naar RI s' en vervolgens naar 'Overzicht RI s. Je komt dan bij het overzicht van de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je wilt bekijken en/of verder wilt invullen en klik op om deze te openen. > Als je qua opzet een RI wilt aanpassen, klik dan op. Je kunt de naam van de RI wijzigen, de deadline aanpassen, de filtervragen aanpassen, modules toevoegen of verwijderen, verantwoordelijke aanpassen. > Wil je de status van een RI bekijken. Klik dan op het tabblad 'Status' binnen een aangemaakte RI. Je ziet dan per ruimte of module de voortgang van het de reeds ingevulde scenario's. Stel je hebt 2 van de 6 mogelijke scenario s van je module slapen ingevuld dan geeft de status 4/6 aan (je moet er nog 4 invullen). Het cijfer bij een gekleurd blokje, bijvoorbeeld groen, geeft aan hoe vaak het voorkomt dat je een scenario hebt ingevuld waarbij er geen acties op te nemen staan. > Als je een RI wilt verwijderen, klik dan in RI overzicht op. Voordat de RI definitief wordt verwijderd krijg je nog de bevestigingsvraag: 'Weet je zeker dat je deze RI wilt verwijderen. Wanneer je dan op 'OK' drukt is de RI verwijderd. Let op: Je kunt alleen een RI verwijderen als deze nog niet definitief is gesloten. Let op: RI definitief afsluiten Sluit een RI op locatieniveau niet definitief af als je deze nog wilt aanpassen. En als je hiervoor nog acties wilt aangeven of een actieplan wilt maken. Heb je per ongeluk toch een RI definitief gesloten, maak dan een RI aan op basis van de RI die je hebt gesloten (zie stap 7.1) Tip: poll aanmaken Wil je weten wat collega s van een bepaald scenario vinden? Dan kun je dit aan hen voorleggen via een poll. Klik hiervoor op Maak poll en vul in wat je wilt weten. Sluit af met Poll aanmaken. Tip: recente RI s op dashboard Onder Home, het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI s. Onderaan de RI s staat een link: Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI s. Klik hier voor het complete overzicht. Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht. 27

28 Stap 8. Het actieplan voor je locatie Na het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie (RI) moet je voor de te nemen maatregelen uit de RI aangeven wie deze gaat nemen. En wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Hiermee maak je een actieplan voor je locatie. Actieplan maken in 2 stappen 8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan 8.2 Maken van het actieplan 8.3 Status van je maatregel aanpassen 8.1 Geef per te nemen maatregel verantwoordelijke, deadline en prioriteit aan > Zit je al in de RI? Ga dan direct naar het tabblad Acties. Zit je nog niet in de RI? Ga dan eerst naar RI s, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI. Klik op en daarna op het tabblad Acties. Je ziet nu een overzicht van alle acties (maatregelen die je nog moet nemen) van de desbetreffende RI in een overzichtelijke lijst. Je kunt ook direct op het menu 'Acties' klikken in de hoofd navigatie en vervolgens op 'Overzicht acties'. Je ziet dan alle acties van de RI's die je als locatie hebt aangemaakt. Filter eventueel op de gewenste RI om de acties hiervan te zien. > Klik op de actie die je wilt bewerken. De gehele actieregel is 'clickable'. > Geef per actie een deadline, prioriteit (laag of hoog) en een verantwoordelijke aan. > Klik vervolgens op 'Alles opslaan'. > Wil je een bepaalde actie uit laten voeren door een medewerker op organisatieniveau? Geef betreffende dan aan als verantwoordelijke. Op organisatieniveau moet het vinkje Selecteerbaar op locatieniveau dan wel zijn aangevinkt voor deze medewerker. De actie van jouw locatie komt dan vervolgens ook in het overzicht van acties op organisatieniveau te staan. > In de meest rechter kolom zie je de status van de actie. Lees in 8.3 hoe je deze kunt wijzigen. Let op: standaardinstellingen voor je maatregelen als je deze niet specificeert. Standaard staat de deadline van een maatregel op de datum waarop je de deadline van de RI hebt gezet en wordt als verantwoordelijke de locatiebeheerder ingevuld. Tip: filteren van maatregelen Je kunt de maatregelen in het overzicht selecteren op prioriteit, verantwoordelijke, maatregel of module, door een filter in te stellen. Wil je bijvoorbeeld alle maatregelen van een bepaalde medewerker veranderen of inzien, dan kan je 'filteren' op verantwoordelijke. Alle maatregelen waarvoor de desbetreffende medewerker verantwoordelijk is, komen overzichtelijk onder elkaar te staan. Klik op 'Alles' als je de selectie weer wilt opheffen en je alle maatregelen weer wilt zien in je overzicht. 28

29 Tip: recente RI s op dashboard Onder 'Home', het dashboard van je Risicomonitor vind je aan de linkerkant van je scherm een overzicht van de laatste vijf gewijzigde RI's. Onderaan de RI's staat een link: 'Dit zijn de laatste 5 gewijzigde RI's. Klik hier voor het complete overzicht'. Via deze route ben je ook snel bij je RI overzicht. 8.2 Maken van het actieplan Wil je een overzicht van te nemen maatregelen (of acties)? Maak dan een actieplan. > Ga naar RI s, en dan naar 'Overzicht RI's'. Ga vervolgens met je muis naar de aangemaakte RI waarvoor je een actieplan wilt maken. > Klik op en daarna op het tabblad Acties. Klik vervolgens op Maak Actieplan. > Je kunt kiezen voor een actielijst in Word of in Excel. > Er verschijnt een scherm Bestand downloaden. Kies Openen om het actieplan als Word- of Excel document te openen. Kies Opslaan' als je dit actieplan eerst op je computer wilt opslaan. > In je actieplan zie je een overzicht van: de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn, de prioriteit van de maatregel, wie deze moet uitvoeren, de te nemen maatregel, de ruimte of module waarvoor de maatregel geldt en de status van de maatregel. > De status open geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, maar nog binnen de deadline valt. De status OK geeft aan dat de maatregel uitgevoerd is en de status laat geeft aan dat de maatregel nog niet is uitgevoerd, en dat de deadline inmiddels verstreken is. Tip: Je kunt ook direct klikken op het tabblad 'Acties' in het hoofdmenu en dan 'Overzicht acties'. Standaard zie je hier ALLE acties voor je locaties weergegeven. Stel desgewenst een filter in voor een specifiek RI, als je alleen de maatregelen wilt zien uit die RI. De overzichtslijst kan je exporteren naar Word of Excel door op 'Maak actieplan' te drukken. Let op: Je ziet alleen de maatregelen in je actieplan staan die je in de overzichtslijst geselecteerd hebt. Wat je op je scherm ziet in je overzichtslijst, zie je ook in je Word of Excel actieplan. 8.3 Status van je maatregel aanpassen Heb je een maatregel op je locatie genomen? Pas dan de status van je maatregel aan. > Ga in de hoofdnavigatie naar 'Acties' en vervolgens 'Overzicht acties'. > Je ziet nu een overzicht met daarin alle maatregelen voor je locatie die je nog moet uitvoeren. > Stel desgewenst een filter via de filterbalk onder kolom 'Maatregel' in om maatregelen snel te kunnen vinden, of de status van identieke maatregel aan te passen en meerdere keren voorkomen. > Klik op de maatregel waarvan je de status wilt wijzigen. > Klik vervolgens op. > In het scherm dat zich dan opent vul je in wanneer je de maatregel hebt uitgevoerd en geef je desgewenst een omschrijving. De datum van uitvoering komt terug in je rapportage. > Klik vervolgens op Wijzig status. De status van je maatregel is nu aangepast. > De maatregel komt nu te staan in de lijst Toon uitgevoerd > Klik op Toon uitgevoerd voor een lijst met maatregelen die je reeds hebt uitgevoerd. 29

30 30

31 Stap 9. Maken van managementrapportages voor je organisatie of bekijken van RI s of rapportages van je locaties Voor je organisatie kun je diverse managementrapportages maken. Zo kun je per RI-type (in geval van basisonderwijs alleen Brandveiligheid) bijvoorbeeld een totaaloverzicht maken met daarin acties op de verschillende locaties (het actieplan). Of je maakt een overzichtsrapportage waarin in aantallen wordt weergegeven hoeveel scenario's zijn beoordeeld met een grote kans dat het voorkomt of met een grote kans op ernstig letsel. Ook is eenvoudig terug te vinden hoe vaak een bepaalde maatregel is aangevinkt om te nemen. Hier kan je vervolgens op organisatieniveau actie op nemen. Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario s, acties of RI s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI s en rapportages bekijken. De organisatiebeheerder kan de managementrapportages maken. Ook andere medewerkers kunnen dit doen als zij hiervoor de rechten hebben (zie stap 4.2). 9.1 Maken van managementrapportages voor je organisatie Keuze uit 3 verschillende managementrapportages 1. Actieplan 2. Overzicht Rapportage 3. Overzicht Rapportage beknopt > Ga naar Rapportages' en kies daarna Nieuwe Rapportage. > Geef vervolgens aan voor welk RI je een managementrapportage wilt maken (momenteel is dit nog niet mogelijk voor een RI Veiligheid). Vul een naam in voor je rapportage met een max.grootte van 50 karakters en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. > Geef daarna aan wat voor soort managementrapport je wilt maken. Klik hierna op Volgende. > Geef aan voor welke werkvorm(en) en leeftijdsgroep(en) je een rapportage wilt maken. Klik daarna op Volgende. > Kies de locatie(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Ga op de locatie(s) of map(pen) staan en klik op Toevoegen. Klik daarna op Volgende. > Kies de module(s) waarvoor je een rapportage wilt maken. Klik daarna op Voltooien > De rapportage verschijnt in het overzicht van rapportages. > Klik op de rapportage om deze in Word of Excel te openen. 31

32 Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. Tip: bewerken managementrapportage in Word en Excel Je kunt een aangemaakte managementrapportage in Word of Excel opslaan op je computer en desgewenst zelf aanpassen aan jou wensen. Tip: totaaloverzicht acties van de verschillende locaties Wil je de voortgang van de acties op de verschillende locaties monitoren? En bekijken welke acties eventueel met elkaar samenhangen? Maak dan een totaaloverzicht met daarin de acties op de verschillende locaties. In dit overzicht kun je zien: of acties al zijn uitgevoerd of nog niet, wie deze moet uitvoeren, en de datum waarop de maatregel uitgevoerd moet zijn. 9.2 Bekijken van RI s of rapportages van je locaties Kom je via je managementrapportages bepaalde scenario s, acties of RI s tegen die je nader wilt bekijken? Dan kan je op organisatieniveau ook de locatie RI s en rapportages bekijken en desgewenst aanpassen. > Ga naar RI s en daarna naar Locatie RI s. > Ga vervolgens met je muis op de locatie staan waarvan je de gegevens wilt bekijken > Klik op RI s voor het overzicht van de aangemaakte RI s op de locatie, of > Klik op Rapportages voor het overzicht van de aangemaakte rapportages op de locatie > Ga dan met je muis op de RI of rapportage staan die je wilt bekijken en klik op. > Een RI die de status open heeft, kun je desgewenst verder invullen of aanpassen. > Klik hierna op Opslaan. 32

33 Stap 10. Maken van rapportages voor je locatie Heb je een Risico-Inventarisatie (RI) aangemaakt en ingevuld? Dan kun je hiervan 2 soorten rapportages maken. Maken van 2 soorten rapportages 10.1 Maken van een rapportage van een RI Maken van een rapportage voor de GGD of gemeente 10.1 Maken van een rapportage van een RI > Ga naar Rapportages en vervolgens Nieuwe Rapportage. > Klik op de link Rapportage van een RI. > Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage e met een max. grootte van 50 karakters en geef aan of je dit document als Word of Excel wilt. > Klik op Opslaan en uitvoeren. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. 33

34 Let op: RI definitief afsluiten Zijn RI s nog niet definitief? Dan zie je deze niet terug in het overzicht van RI s waarvan je een rapportage voor de GGD of Arbodienst kunt maken. Een definitief afgesloten RI kun je NIET meer aanpassen. Je kunt hiervan nog wel een kopie maken voor een nieuwe RI (zie ook stap 3). Let op: een rapportage voor de GGD Wil je een rapportage voor de GGD maken van een RI Veiligheid? Sluit dan eerst de RI definitief af. Daarna kun je de rapportage doornemen met de GGD. Tip: rapportage van een RI Je kunt altijd een rapportage van een aangemaakte RI maken. Ook al is deze niet volledig ingevuld of definities afgesloten Maken van een rapportage voor de GGD of gemeente Let op: Je kunt een rapportage voor de GGD of gemeente alleen maken als de RI definitief is afgesloten. > Ga naar RI s' en dan naar Overzicht RI s. Je komt dan bij de aangemaakte RI s terecht. Ga met je muis op de RI staan die je definitief wilt sluiten en klik op om deze te openen. Klik vervolgens onderaan de pagina op Sluit deze RI definitief. > Ga naar Rapportages en kies daarna Nieuwe Rapportage. > Klik vervolgens op de link Rapportage voor GGD. > Ga met je muis naar de RI waarvan je een rapportage wilt maken. Dubbelklik om deze te openen. Vul een naam in voor je rapportage en geef aan of je dit document in Word of Excel wilt maken. Klik hierna op Opslaan en uitvoeren. Het kan enkele minuten duren voordat de rapportage is gemaakt. Wil je een aangemaakte rapportage later pas bekijken. Klik dan op Rapportages' en dan op 'Overzicht Rapportages'. Ga met je muis op de rapportage staan en dubbelklik om deze te openen en te bekijken. 34

35 Stap 11. Logboek en ongevallenregister Het tabblad 'Acties' bevat nog twee handige functies: een logboek en een ongevallenregister Aanmaken logboek Je kunt terugkerende taken, eenmalige acties of notities bijhouden in het logboek > Ga naar Acties en kies daarna Logboek. > Klik op Nieuwe taak of notitie om een nieuw onderwerp toe te voegen. Vul alle gegevens over het onderwerp in en klik op Opslaan. > Wil je een bestaande taak of notitie bewerken? Ga dan met je muis naar het taak of notitie onder de tabbladen 'Taken' of 'Notities' en klik vervolgens op. > Wil je een bestaande taak of notitie verwijderen? Ga dan met je muis naar de taak of notitie en klik vervolgens op Registreren van ongevallen Je kunt (bijna) ongevallen en incidenten bijhouden in een ongevallenregister. > Ga naar Acties en vervolgens Ongevallenregister. > Klik op Ongeval registreren om een ongeval of incident toe te voegen. Vul alle gegevens over het ongeval of incident in en klik op Opslaan. > Wil je een ongeval of incident bewerken? Ga dan met je muis naar het ongeval of incident en klik vervolgens op. > Moet er actie worden ondernomen door het ongeval of incident? Maak dan hiervoor een nieuwe taak of notitie aan. Je kunt ook direct een nieuw scenario met bijbehorende maatregelen (acties) aan je Risico-inventarisatie (RI) toevoegen (zie stap 7.2) Dan komt de actie uiteindelijk automatisch in het actieplan terecht. Let op: Het is op dit moment niet mogelijk een rapportage te maken van de geregistreerde ongevallen.. 35

36 Stap 12. Info en help De Risicomonitor bevat tot slot nog 2 belangrijke menu items in de hoofdnavigatie: 'Info' en 'Help' Nieuws 12.2 Bibliotheek 12.3 Forum 12.4 Over Risicomonitor 12.5 Handleiding 12.6 Veel gestelde vragen 12.7 Contact 12.1 Nieuws Nieuws over de Risicomonitor tref je aan onder het kopje Nieuws. De meest recente berichten lees je ook onder Home op je dashboard Bibliotheek In de Bibliotheek vind je allerlei nuttige artikelen over veiligheid, gezondheid en Arbo. Deze informatie kan je helpen bij het maken van de Risico-Inventarisaties (RI s). > Ga naar Bibliotheek en kies het aandachtsgebied/tabblad waarvan je artikelen wilt zien. > Je kunt ook zelf een artikel in de Bibliotheek plaatsen. Bijvoorbeeld de huisstijlregels of protocollen van je organisatie. Ga naar Bibliotheek en kies voor Artikelen insturen. Vul alle gegevens van het artikel in, sluit deze bij en klik vervolgens op Insturen. > Je kunt hierbij aangeven of je het artikel alleen zichtbaar wilt maken voor de medewerkers van jouw organisatie of dat het artikel voor alle gebruikers van de Risicomonitor zichtbaar is. LET OP: Stuur je een artikel in als je bent ingelogd op organisatieniveau? Dan is dit alleen zichtbaar voor de organisatie en de bijbehorende locaties 36

37 12.3 Forum Via het Forum kun je een bericht, vraag, opmerking of discussiepunt met een andere organisatie delen. En zo ervaringen uitwisselen. > Ga naar Forum en kies de werkvorm waarvoor je bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt hebt. > Door op de werkvorm te klikken, zie je alle forumonderwerpen die voor de werkvorm zijn geplaatst. Je kunt hierin zoeken via de zoekfunctie. Of je kunt zelf een onderwerp inbrengen via Nieuwe post. > Wil je reageren op een onderwerp van iemand anders? Klik dan op het onderwerp, tik je reactie in en klik vervolgens op Plaatsen. Let op: Heb je een (technische) vraag of opmerking over de Risico-Monitor? Neem dan contact op met de helpdesk van VeiligheidNL, FCB of LCHV. Zij helpen je graag verder Over Risicomonitor In Over Risicomonitor lees je meer informatie over het gebruik van de Risicomonitor voor de verschillende werkvormen. Daarnaast lees je meer over de verschillende onderdelen gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden Handleiding Ben je aan het werk in de Risicomonitor, heb je ondersteuning nodig, maar de handleiding niet bij de hand? Dan kun je de voor jou geschikte handleiding Risicomonitor downloaden onder het menu item Help Veel gestelde vragen Bekijk het antwoord op veel gestelde vragen over bijvoorbeeld de functies van de Risicomonitor. > Klik op Veel gestelde vragen onder het menu item 'Help'. > Je kunt hier het antwoord op de veel gestelde vragen per onderwerp bekijken. > Staat je vraag er niet bij? Ga dan naar Stel een vraag en vul deze daar in. Je vraag wordt dan doorgestuurd naar de helpdesk van de Risicomonitor. Je ontvangt dan binnen 5 dagen antwoord. 37