MEMO. 1. Inleiding. 2. Aanleiding

Transcriptie

1 MEMO Aan : Presidium Afdeling : Publiekszaken - KCC - communicatie Van : A. Jacobs, pbz-kcc-communicatie Datum : Onderwerp : Motie communicatie 1. Inleiding Voor de inwoners veranderen wereld en samenleving snel. Sociale media zijn van grote invloed en moderne media brengen de ontwikkelingen bij hen thuis. Inwoners maken hun keuze in dit enorme aanbod aan informatie. En ook: waarop ze invloed willen uitoefenen. Vaak richten ze hun aandacht op de eigen, directe leefomgeving. Een belangrijke ontwikkeling is een overheid die burgers en bedrijven meer ruimte wil geven. Het automatisme dat de overheid alles regelt ontwikkelt zich in de richting dat er een beroep wordt gedaan op de eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Dit vraagt een andere houding van ons. Het is daarom goed in te spelen op deze nieuwe maatschappij, gebaseerd op een hoge mate van vertrouwen (High Trust). Een opmaat naar deze toekomst heeft de gemeenteraad vorig jaar in oktober gemaakt bij de vaststelling van de nota Burgerparticipatie. Een handvat voor bestuur en beleidsmedewerkers om de communicatie gestructureerd en projectmatig aan te pakken. Maar ook met méér ruimte voor inwoners en ondernemers om ons beleid (en de uitvoering daarvan) te beïnvloeden. Hiervoor is inmiddels een implementatieplan geschreven. In dit plan is sprake van een handvat om de communicatie niet meer achteraan in het beleidsproces, maar in het hart van het beleid te krijgen: de methode factor C. Verderop in de notitie geven we hierover uitleg. De basis van een goede aanpak van communicatie en de methode factor C, is projectmatig werken. Begin 2012 wordt de methode uitgerold onder projectleiders en beleidsmedewerkers. Door communicatie vooraan in het beleidsproces een duidelijke plek te geven, krijgen we meer grip en overzicht. Het is nu eenmaal zo dat we vaak benoemen wat niet goed gaat. Dat moet ook, om er van te leren. Het is dan wel jammer dat, de zaken die wel goed gaan, daardoor minder aandacht krijgen. 2. Aanleiding In de laatste raadsvergadering voor de vakantie (7 juli 2011)is door DGS een motie ingediend over de communicatie. De laatste tijd heeft het college op diverse momenten steken laten vallen in de communicatie. Dit is ondermeer voorgevallen bij het Plan Kienehoef Noord, het Klimbos, de Multifunctionele Accommodatie de Holm en laatst weer bij het leerlingenvervoer. Iedere keer is het gebrek aan communicatie of onvolledige communicatie wel door DGS aan de orde gesteld, maar zichtbare verbeteringen bleven uit. Daarom vonden wij het tijd om hier een motie over in te dienen. Het probleem zit niet alleen in de communicatie van het college of ambtenaren naar inwoners, instellingen, bedrijven of verenigingen. Het lijkt ook alsof de afstemming tussen het ambtelijk apparaat en de wethouders niet optimaal is. Daarnaast wordt ook de Gemeenteraad niet altijd volledig en tijdig geïnformeerd. Dit kost iedereen een hoop negatieve energie en tijd. Het brengt extra werk met zich mee. Projecten gaan hiermee onnodig lang duren. De motie werd gesteund door het CDA en BVT Rooi. Hierin heeft het college de opdracht gekregen een onderzoek in te stellen om het proces van de communicatie binnen de gemeente structureel te verbeteren.

2 We zien gelukkig dat 90% van het werk wel goed gaat. De pijn zit vooral in de communicatie bij de grote projecten, die vaak een beeldbepalende uitstraling hebben voor de gemeente. In veel grote projecten krijgt de communicatie nog te weinig aandacht. Vaak wordt er pas nagedacht over de communicatie bij de besluitvorming of implementatiefase van beleid, dus achteraan in het beleidsproces. In deze notitie beschrijven we hoe we onze organisatie kunnen ondersteunen en kunnen waarborgen dat er tijdens het gehele beleidstraject aandacht is voor (professionele) communicatie: de factor C in ons beleid! 3. Strategische uitgangspunten We willen begrip en draagvlak voor onze projecten en de keuzes die we maken in het beleid. We willen ook onze inwoners meer hierbij betrekken. Het beeld van de gemeente, de dienstverlening en de communicatie, mag minder bureaucratisch zijn en snel en gemakkelijk voor iedereen beschikbaar: in de juiste volgorde en op het goede moment. We spreken over de communicatie van de gemeente. Met gemeente bedoelen we hier: raad, college en alle medewerkers. De inwoner maakt géén onderscheid tussen raadsleden, collegeleden en medewerkers. Hij/zij heeft te maken met: DE GEMEENTE. Dienstverlening en communicatie liggen erg dicht bij elkaar. Een één op één gesprek, het beantwoorden van een vraag aan de balie of telefoon is dienstverlening. Maar daar start ook de communicatie. Daarom zijn drie zaken van belang: Betrouwbaarheid. De inwoners van Sint-Oedenrode mogen betrouwbaarheid verwachten van de gemeente: we communiceren op het juiste moment en eerlijk over de keuzes die we maken. We leggen daarbij altijd uit waarom. Verbinding. Bestuurders en medewerkers zoeken actief contact met de inwoners. We wisselen kennis uit en delen die. En we hebben oog en oor voor wat de samenleving belangrijk vindt. De geluiden uit de samenleving vertalen we naar de beleidsplannen. Het buiten binnen halen is leidend voor alle communicatie en participatie. Toegankelijkheid en transparant. De gemeente is bereikbaar en daarmee is de dienstverlening snel en gemakkelijk toegankelijk en laagdrempelig. De communicatie is transparant, daarmee is de informatievoorziening actueel, begrijpelijk en vindbaar. 4. Tactische uitwerking Projectmatig werken Het is lastig om de communicatie goed te organiseren als projectmatig werken en communicatie niet de nodige aandacht krijgen binnen onze organisatie. Men is genoeg doordrongen van het feit dat communicatie/interactie de weg is naar beter (gedragen) beleid. Toch heeft men moeite om de weg er naar toe te bepalen. Daarom stokt de interactie nu vaak bij het Meeweten (informeren, voorlichten) en Meedenken, ofwel raadplegen van de (vertegenwoordigers van de) inwoner. Cultuur Verder vergt interactief handelen vaardigheden die niet iedere beleidsmedewerker zo maar in huis heeft. Dit is te begrijpen, omdat men van oudsher voldoende vakinhoudelijke kennis veel belangrijker vond. De vaardigheden omgevingsbewustzijn en communicatie zijn eerder enigszins onderbelicht geweest. Wat we nu vragen van de 2

3 beleidsmedewerkers betekent daarom niets minder dan een cultuurverandering. Ondersteuning vanuit de organisatie door opleiding of training is daarom gewenst. Al eerder startte de organisatie met het project Klantgericht Communiceren. De rode draad in dit project is dat we bij het schrijven de klant/lezer centraal zetten. College en organisatie zijn verantwoordelijk voor een goede communicatie met de omgeving. In elke fase van het beleidsproces moet nagedacht worden over de communicatie, bij interactieve processen zelfs in hoge mate. Het is de uitdaging om dat bewustzijn onder projectleiders en beleidsmedewerkers te bevorderen. 5. Operationeel plan Klantgericht communiceren Het project klantgericht communiceren is een project met een open einde. Met andere woorden: klantgericht communiceren vraagt blijvend de aandacht. We sturen op het vasthouden van de resultaten en ondernemen voortdurend actie om te verbeteren. Ook nieuwe medewerkers leren onze uitgangspunten. Implementatie nota burgerparticipatie In de Leidraad Burgerparticipatie en interactief beleid staat een stappenplan. De stappen 4 tot en met 6 komen overeen met wat tijdens werksessies voor beleidsmedewerkers (en deels ook teamleiders, DT en college) van factor C wordt behandeld. De factor C -methode( C van Communicatie) gaat uit van drie K s (zie in de bijlage de uitleg hierover). Relatie college en gemeenteraad Ook in de relatie college gemeenteraad is aandacht voor communicatie. Op de raadsdag met het college was communicatie onderwerp van gesprek. Ook was er overleg over de aanpassingen in de nota s. In de toekomst blijft het belangrijk hierover met elkaar van gedachten te wisselen. Paragraaf communicatie en interactie Rol van beleidsmedewerkers/ projectleiders In het format van raads- en collegevoorstellen is een paragraaf Communicatie en interactie opgenomen. De opsteller van het beleidsvoorstel kan hierin aangeven welk pad wordt bewandeld om het ( interactief) traject in te gaan en hoe te komen tot begrijpelijk en uitlegbaar beleid. Het team communicatie kan ingeschakeld worden als ondersteunend adviseur bij het schrijven van de paragraaf. De factor C -methode( C van Communicatie) gaat uit van drie K s en is het vertrekpunt bij het schrijven van de paragraaf. Burgerparticipatie onderwerp in jaarplannen/planning en control Rol van teamleiders In de planning en controlcyclus, zoals in de begroting, heeft participatie een duidelijke plek. Ook in de teamjaarplannen voor 2012 nemen de teamleiders een apart hoofdstuk Participatie op. Daarin worden beleidsprojecten benoemd die voor burgerparticipatie of een interactief proces in aanmerking komen. Ook wordt aandacht besteed aan hoe de participatietrajecten worden bekostigd en geëvalueerd. Van de verzamelde projecten wordt een lijst samengesteld. De coördinator van dit traject is de programmadirecteur Beleid en Ontwikkeling. Communicatie in beleid Rol bestuur Communicatie krijgt een duidelijke plaats in het beleidstraject. Dit nemen we op in raads- en collegevoorstellen zodat het bestuur ook een besluit kan nemen over het gekozen communicatietraject. Het is daardoor mogelijk bij te sturen. 3

4 6. Belendende documenten In het Coalitieakkoord is te lezen: We moeten burgers vroegtijdig betrekken bij nieuwe planvorming en nieuw beleid en ook communicatie, voorlichting en interactie met alle belanghebbenden bij het opstellen en uitvoeren van plannen worden hierbij steeds belangrijker. (Herijking) Visie de Rooise Draad : Een intensieve samenwerking tussen bedrijfsleven, burgers en overheid moet ervoor zorgen dat Sint-Oedenrode vitaal blijft. Gezocht moet worden naar nieuwe vormen en instrumenten van burgerparticipatie (wijk, buurt en kerngericht). Uit de meerjarenraming Programmabegroting 2012 hoofdstuk Bestuur/samenwerking (pag. 57), is te lezen dat de gemeente streeft naar een slagvaardig bestuur (burgerparticipatie). Hiervoor worden burgers vroegtijdig betrokken bij nieuwe planvorming en nieuw beleid, door: -implementatie notitie interactief beleid en burgerparticipatie; -inzet sociale media. Tot slot De Nota burgerparticipatie en interactief beleid biedt een eerste aanzet om organisatiebreed de communicatie anders te waarderen en op te pakken. Bovendien is een implementatieplan geschreven waarin de factor C - methode wordt beschreven om onze organisatie op een communicatief hoger plan te krijgen. Want, we weten allen dat het meer en meer van ons wordt verlangd om goed te communiceren en dat het daarmee dus noodzaak is. Communicatie is maatwerk. Een uitspraak die door het presidium nog eens werd onderstreept. Communicatie is ook mensenwerk. In onze gemeentelijke organisatie is iedereen er zich van bewust dat communicatie belangrijk bijdraagt aan het welslagen van het werk. De factor communicatie krijgt echter nog te vaak, in een professionele setting, niet de plek die het verdient. Het vereist andere kennis om te weten wanneer met welke middelen voor welke doelgroepen er wordt gecommuniceerd en ook andere vaardigheden om de boodschap over te brengen. Het vereist ook een andere instelling om open en duidelijk te durven zijn, naar elkaar, naar het college, naar de raad en naar de buitenwereld. Wij hopen met deze notitie voldoende antwoord en gehoor te hebben gegeven aan uw motie van 7 juli Wij rekenen op uw vertrouwen dat we nodig hebben in een proces dat we voortvarend ingaan, maar wat wel de nodige tijd vergt om daadwerkelijk echt goed in onze genen te krijgen. In de genen van ons als mens en als organisatie. In 2013 ontvangt u in ieder geval onze evaluatie over de aanpak en de waardering van: - de methode factor C, - de in- en externe communicatie in het algemeen, - de interactieve aanpak van enkele projecten en - de mate van participatie van diverse doelgroepen binnen projecten. 4

5 BIJLAGE 1 Een beknopte uitleg van Factor C (K3) Hoe komen we tot een communicatief, begrijpelijk en uitlegbaar beleid? Je begint hiervoor eerst de omgeving gestructureerd in kaart te brengen en na te denken over rollen, posities en kennis van de actoren. Een goede omgevingsanalyse maakt als het goed is, al deel uit van een integrale projectaanpak die gehanteerd wordt bij het projectmatig werken. Om daar nog een communicatief aspect aan toe te voegen is een methode ontwikkeld, die is gestoeld op en daarom goed past binnen, het projectmatig werken. Bovendien wordt duidelijk dat communicatie een belangrijk onderdeel is tijdens alle beleidsfases. Vanaf de agendering van een probleem, tijdens de planvorming door een projectteam, bij de besluitvorming door bijvoorbeeld de raad tot en met de daadwerkelijke invoering, uitvoering en evaluatie van een project. Krachtenveldanalyse In deze werksessie wordt een omgevingsanalyse gemaakt. Dit is een bekende methode bij projectmatig werken en zal veel beleidsmedewerkers bekend voorkomen. Bij een krachtenveldanalyse worden de rollen, posities en kennis van de actoren-doelgroepen in beeld gebracht. Een extra aspect bij methode factor C, is dat ook de mate van invloed en manier waarop het best gecommuniceerd kan worden met een doelgroep, uit de analyse naar voren komt. (Dit onderdeel komt aan de orde bij de stappen 4, 5 en 6 van het Stappenplan in Leidraad Burgerparticipatie en Interactief werken) Kernboodschap Na de krachtenveldanalyse wordt bekeken hoe de communicatie richting doelgroepen zo effectief mogelijk kan verlopen. Het gaat hier om het verschil in woordgebruik van beleidsmedewerker en de doelgroep, de argumenten die aan beide zijden worden aangedragen en hoe nader tot elkaar te komen. Verder komt in deze werksessie naar voren waar de doelgroep behoefte aan heeft en hoe de beleidsmedewerker deze behoefte vertaald naar het beleid en welke woorden daarbij passen. (Dit onderdeel komt aan de orde bij stap 4 van het Stappenplan in Leidraad Burgerparticipatie en Interactief werken) (communicatie)kalender In de kalender wordt in de tijd aangegeven wat de mijlpalen in het project zijn, hoe er gecommuniceerd wordt met welke middelen met wie en door wie. Dit is het plan van aanpak van de communicatie. Omdat de doelgroep in fase K1 goed is geanalyseerd, wordt nu ook duidelijk of de doelgroep het beste benaderd kan worden met bijvoorbeeld een folder of een bijeenkomst. En alle andere communicatiemiddelen en ~vormen die maar mogelijk zijn. Door gebruik te maken van de kalender is op voorhand in grote lijnen nagedacht over de volgorde van communiceren, de koers, rollen en verantwoordelijkheden. (Dit onderdeel komt aan de orde bij stap 5 van het Stappenplan in Leidraad Burgerparticipatie en Interactief werken) 5