Startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing

Transcriptie

1 Startnotitie Bestuurlijke Vernieuwing Status: Definitief In opdracht van: College Ambtelijk opdrachtgever: Inge Bakker Projectleider/procesmanager: Jannet Wielinga Datum: 4 november 2010 Versie: 2 Bestandslocatie:

2 Inhoudsopgave Startnotitie 1. Inleiding 2. Inhoudelijke specificatie 2.1 Probleem of situatieschets 2.2 Doelstelling 2.3 Breder kader of programma, relatie met andere projecten 2.4 Beoogde resultaten en kwaliteitseisen 3. Procesvoering 3.1 Omgevingsanalyse 3.2 Rolneming, partners en andere externe betrokkenen 3.3 Betrokkenheid van de burgers 3.4 Strategische communicatie 4. Beheersaspecten 4.1 Werkorganisatie 4.2 Tijdsplanning mijlpalen 4.3 Financiering 4.4 Risicobeheersing en kwaliteitszorg 4.5 Informatievoorziening 5. Gevraagde beslissing Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 2 -

3 1. Inleiding De aanleiding voor het project bestuurlijke vernieuwing is drieledig: 1. De gemeenteraad geeft in het bestuursakkoord aan dat zij inwoners wil stimuleren actief betrokken te zijn bij de inrichting van hun eigen leefomgeving 2. Uit het KplusV onderzoek dat dit voorjaar werd afgerond blijkt dat de gemeente geen inhoudelijke strategische visie heeft. 3. Het rekenkamerrapport Communicatie in Beeld (2009) concludeert dat een duidelijke visie op communicatie en participatie ontbreekt. Doel van het project bestuurlijke vernieuwing is om, in samenspraak met inwoners en andere belanghebbenden van Noordenveld te komen tot een visie op de gemeente. De gemeente is hier het leefgebied, niet de gemeentelijke organisatie. Tegelijkertijd stellen we de vraag hoe inwoners de communicatie ervaren. Concreet moet het project de volgende resultaten opleveren: - een visie op Noordenveld in 2025; - vastgestelde visie en beleid rond communicatie & participatie. 2. Inhoudelijke specificatie 2.1 Probleem of situatieschets Ontbreken van een visie Het ontbreken van een inhoudelijke strategische visie is een probleem. Immers: er is geen goede wind voor de zeiler die niet weet waar hij heen vaart. Hierdoor ontbreekt de vertaling van doelstellingen naar acties voor de organisatie door middel van een systematische planning. Medewerkers ervaren dit als een probleem Daarnaast zal het ook lastig zijn de kerntakendiscussie goed af te ronden zonder een visie op de langere termijn. Ontbreken van een actueel communicatie- en participatiebeleid De rekenkamer heeft de communicatie rond twee grote projecten onderzocht: het IGS en de herinrichting Norg. Daaruit bleek dat in beide gevallen communicatie niet vanaf het begin van de projecten op een structurele manier betrokken is geweest. Dit heeft o.a. geleid tot missers in de communicatie. Het ontbreken van een duidelijk participatiebeleid heeft geleid tot veel ontevredenheid bij de betrokken inwoners. Doordat de organisatie participatie niet structureel heeft meegenomen in de projecten zijn soms formele termijnen voor inspraak niet gehaald. Voor insprekers was niet altijd duidelijk wat met hun reacties is gebeurd en waarom met de ene reactie wel iets is gedaan en met de andere niet. De bestuurlijke besluitvorming is daarmee niet bepaald transparant. 2.2 Doelstelling van het beleidsproces of project Doel van het project bestuurlijke vernieuwing is om, in samenspraak met inwoners en andere belanghebbenden van Noordenveld te komen tot een visie op de gemeente. De gemeente is hier het leefgebied, niet de gemeentelijke organisatie. Tegelijkertijd stellen we de vraag hoe inwoners de communicatie ervaren. Concreet moet het project de volgende resultaten opleveren: - een visie op Noordenveld in 2025, waarbij de inwoners betrokken worden bij het tot stand komen van de visie en we ervaring opdoen met de inzet van nieuwe media om deze betrokkenheid te verhogen; - vastgestelde visie en beleid rond communicatie & participatie. Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 3 -

4 2.3 Breder kader of programma, relatie met andere processen/projecten. Het project Bestuurlijke Vernieuwing heeft twee deelstromen. Aan de ene kant bestaat het uit Visie 2025, aan de andere kant uit Communicatie en Participatie. De deelstromen zijn onderling verbonden, in die zin dat de deelstroom Visie 2025 een proeftuin is voor communicatie en participatie, waarbij de ervaringen uit het visie-traject als input dienen voor het opstellen van het communicatie- en participatiebeleid. Het project staat in directe relatie tot de kerntakendiscussie. Deze twee zijn zo op elkaar afgestemd dat in de kerntakendiscussie de resultaten kunnen worden meegenomen van het rondje Noordenveld. Het GCC. Hoe wij communiceren met onze burgers gaat natuurlijk niet alleen over informatievoorziening via de website, de media, of een rondje Noordenveld. Het gaat ook over hoe individuele medewerkers communiceren. We moeten ons afvragen in hoeverre we deze laatste vormen van communicatie meenemen in onze vraagstelling aan de inwoners in het Rondje Noordenveld. In de communicatienota kan het GCC wellicht als medium worden meegenomen. Beide deelstromen zullen gevolgen hebben voor vrijwel alle processen en projecten die hierna volgen. De visie 2025 wordt een toetssteen waaraan alle toekomstige projecten getoetst worden. Een nieuw communicatie- en participatiebeleid zal ook gevolgen hebben. Naar aanleiding van het rekenkamerrapport is al besloten dat elk projectplan een communicatieparagraaf moet bevatten. Ook zal bij elk project gekeken worden op welk niveau (zie participatieladder) en op welke manieren de inwoners van Noordenveld en andere belanghebbenden kunnen participeren. 2.4 Beoogde resultaten en kwaliteitseisen Zoals al genoemd zal dit project drie resultaten opleveren: 1 e Een visie op Noordenveld 2025 De visie moet dusdanig duidelijk zijn dat deze richtinggevend is voor toekomstig beleid (zonder als dwangbuis ervaren te worden). De visie komt tot stand in een participatief proces met betrokkenheid van inwoners en andere (externe) belanghebbenden. 2 e Een communicatienota, die het beleid op het gebied van communicatie voor de komende jaren richting geeft 3 e Een participatienota, waarin beleid wordt uitgestippeld over de manieren waarop wij inwoners en andere belanghebbenden willen laten participeren. 3. De procesvoering 3.1 Omgevingsanalyse Interne belanghebbenden Gemeenteraad: stelt het budget beschikbaar voor het project Bestuurlijke Vernieuwing College: is bestuurlijk opdrachtgever Collega s: voor collega s zijn de uitkomsten belangrijk omdat ze gevolgen zullen hebben voor hun werkwijze. Dat geldt zowel voor de Visie 2025, die als paraplu gaat dienen voor toekomstig beleid. Het geldt uiteraard ook voor het communicatie- en participatiebeleid. We moeten nadenken over hoe we in de organisatie hiervoor een breed draagvlak creëren. Door de korte doorlooptijd van het project Bestuurlijke vernieuwing is het niet haalbaar om dit binnen het project te realiseren. Het is wel belangrijk dat het project op de een of andere manier een vervolg krijgt om draagvlak te creëren binnen de organisatie Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 4 -

5 Externe belanghebbenden Inwoners: de inwoners van de gemeente hebben belang bij een prettige woon- en leefomgeving. Aangezien we naar de toekomst kijken, is het ook belangrijk de mening van de jongeren in onze gemeente te polsen. Bedrijven/ondernemers: hebben belang bij een gunstig ondernemersklimaat. Scholen (directies en besturen) Dorps- en wijkbelangenverenigingen Ondernemersvereniging(en) Recron 3.2 Rolneming, partners en externe betrokkenen Interne belanghebbenden De rol van de interne belanghebbenden in het hele voortraject t/m het Rondje Noordenveld is bescheiden. Doel van dit deel is immers te inventariseren wat er bij de inwoners leeft. Intern dient vooral te luisteren wat er bij extern leeft. In het vervolg wordt intern uiteraard betrokken. Na de inventarisatie gaat de projectgroep aan de slag met het schrijven van een visie op Daarbij betrekken zij de resultaten van het rondje Noordenveld. Tevens zullen hierbij voor zover nodig collega s van buiten de projectgroep worden ingeschakeld. De visie wordt uiteindelijk door de raad vastgesteld. Externe belanghebbenden De rol van de externen is opiniërend van aard. In het rondje Noordenveld kunnen zij in interactieve sessies hun ideeën over de toekomst van de gemeente kwijt. Er wordt gebruik gemaakt van een werkvorm waarbij iedereen die aanwezig is op de avonden een gelijkwaardige inbreng kan hebben. Externen moeten een duidelijk beeld krijgen van waarin zij participeren: doel is een visie te ontwikkelen op de gemeente in Het gaat dus niet over de scheefliggende stoeptegel, het kan wel gaan over de manier waarop de gemeente met dit soort meldingen omgaat. Belangenorganisaties worden in een vroeg stadium op de hoogte gesteld van het voornemen. Ook worden zij van harte uitgenodigd om op de avonden van het rondje Noordenveld te participieren in het interactieve proces. 3.3 Betrokkenheid van de burgers Burgers worden in het stadium van beeldvorming betrokken bij de ontwikkeling van de toekomstvisie. In een interactief proces kunnen zij aangeven welke dingen zij positief ervaren aan het wonen, werken en leven in Noordenveld. Ook kunnen zij aangeven hoe hun ideale omgeving eruit ziet in De resultaten van dit rondje worden meegenomen in het ontwikkelen van de visie. 3.4 Strategische communicatie Er wordt een strategisch communicatieplan opgesteld. In het plan komen in elk geval de volgende aspecten aan de orde: interne communicatie naar organisatie en Raad; externe communicatie die in elk geval gericht is op: o mensen enthousiast te maken om deel te nemen aan het rondje Noordenveld o communicatie van het resultaat; Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 5 -

6 4. Beheersaspecten Besloten is dit traject zo veel mogelijk met eigen mensen te doen. De grootste kostenpost wordt gevormd door de besteedde uren door de projectleden. De kosten bestaan daarnaast uit zaalhuur voor het rondje Noordenveld, huur van geluidsapparatuur, drukwerk en andere pr-middelen. 4.1 Werkorganisatie Het project wordt in hoofdlijnen uitgevoerd door de projectgroep. Na de inventarisatie in het rondje Noordenveld zullen beleidsmedewerkers van de betreffende vakgroepen hun input moeten leveren voor het project. De projectgroep bestaat uit de volgende leden: Karolien Demydzuk Irene van der Laan Stephan Lap Elma van Montfoort Gert van Rossum Roy Stavenga Alma Wegkamp Jannet Wielinga (projectleider) Vanuit Communicatie wordt het project ondersteund door Hinke Vonk 4.2 Tijdsplanning mijlpalen Het project kent de volgende mijlpalen: Rondje Noordenveld: half januari t/m 1 maart 2001 Vaststelling Visie 2025; 21 juni Financiering De kosten bestaan uit de volgende posten: Een deel van de inzet van eigen personeel leidt tot een vervangingsvraag. Het betreft 480 uren, waarvan 192 uur à 25,00 = 4.800,00. Plus 288 uren à 40,00 = ,00. Totaal vervanging personeel = ,00 Overige middelen: Vergaderkosten ,00 Communicatiemiddelen ,00 Onvoorzien 5.000,00 Totaal overige middelen: , Kwaliteitszorg en risicobeheersing Het belangrijkste risico voor dit traject bestaat uit de relatief korte doorlooptijd van het project. De ervaring leert dat gemeenten voor het ontwikkelen van een toekomstvisie meestal meer tijd uittrekken (enkele jaren). Een strakke planning en regelmatige check daarop (liggen we nog op koers) moeten dit risico beheersen. Voordeel van de korte doorlooptijd is wel dat het makkelijker is om de aandacht van iedereen vast te houden. Een tweede risico is dat de inventarisatie onder de burgers andere dingen oplevert dan wat de politiek wenselijk acht. Van tevoren moet duidelijk worden wat wij gaan doen met de resultaten uit het rondje Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 6 -

7 Noordenveld. Verwachtingspatronen moeten helder zijn. Maar perk het niet te veel in, zeker niet op voorhand. Vertrouw op de wisdom of the crowd. Een risico dat hiermee te maken heeft is dat de politiek niet luistert naar de uitkomsten van het rondje Noordenveld. Het gaat hier niet om officiële inspraak, dus de politiek hoeft er niets mee. Wanneer zij er echter niet mee doet, zal dit het vertrouwen en de betrokkenheid van de burger in de politiek niet bepaald vergroten. 4.5 Informatievoorziening Het inzetten van nieuwe media in onze communicatie is een van de subdoelen van dit project. Daarom hebben wij er als projectgroep voor gekozen de informatievoorziening te laten verlopen via een zogenaamd NING. Dit is opengesteld voor de projectleden, opdrachtgevers en andere medewerkers die bij het project betrokken zijn. De informatie over het project is verder te vinden in CORSA onder de noemer BV/startnotitie Verslagen van de activiteiten van de projectgroep worden fysiek bewaard op de kamer van de projectleider en digitaal in de persoonlijke map van de projectleider. Verslagen van het overleg tussen ambtelijk opdrachtgever en/of bestuurlijk opdrachtgever en projectleider worden door de projectleider bewaard op haar werkplek. 5. Gevraagde beslissing Er vindt een gecoördineerde besluitvorming plaats over de startnotities. Startnotitie Bestuurlijke vernieuwing - 7 -