Rapportage. Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

Transcriptie

1 Rapportage Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

2 Rapportage Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier Colofon Evaluaties uitgevoerd door Jeroen Moonen, Sjaak Hoekstra en Bas Coopmann, in opdracht van Marjolijne Herbergs en Ingrid Klokke vanuit de Programma directie Ruimte voor de Rivier

3 Inhoudsopgave Colofon 2 Samenvatting 4 1 Inleiding Algemeen Doel Werkwijze Leeswijzer Planning en vervolg 9 2 Evaluaties Overdiepse Polder Projectfactsheet Bevindingen Ontpoldering Noordwaard Projectfactsheet Bevindingen Kribverlagingen fase II Projectfactsheet Bevindingen Nederrijn Projectfactsheet Bevindingen Deventer Projectfactsheet Bevindingen 32 3 Niet-maatregelspecifieke bevindingen en constateringen 38 4 EMVI-evaluatie 43 5 Lessen uit de evaluatie 45 Bijlage gespreksverslagen 48 April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 3 van 48

4 Samenvatting Met deze evaluatie wordt beoogd te leren van de reeds uitgevoerde aanbestedingen van maatregelen binnen het programma Ruimte voor de Rivier. De opgedane ervaringen vormen voor de PDR en realisatoren input om het aanbestedingsproces beter te kunnen verzorgen en als professionele partner en opdrachtgever waar mogelijk tegemoet te komen aan de verbeterpunten en wensen vanuit zowel de realisatoren als de markt(partijen). De resultaten worden gedeeld met de realisatoren, de betrokken marktpartijen en hun koepelorganisaties en de relevante afdelingen binnen Rijkswaterstaat. In het kader van deze evaluatie zijn gesprekken gevoerd met de projectteams van de aanbestedende diensten (realisatoren) en met de inschrijvende marktpartijen. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar de bevindingen van de aanbestedende dienst, de bevindingen van de inschrijvende marktpartijen en die van de PDR zelf. De inhoud van de verschillende interviews is divers en de bevindingen en ervaringen verschillen per project, aanbesteding en partij. Desalniettemin zijn er, los van de heel projectspecifieke zaken, wel algemene conclusies te trekken. In de interviews zijn veel uiteenlopende zaken genoemd; in deze samenvatting worden de belangrijkste en meer algemene zaken uitgelicht. De tot op heden geëvalueerde aanbestedingen zijn met succes uitgevoerd binnen budget. Uit de interviews komt het beeld naar voren dat er in zijn algemeenheid tevredenheid is over de wijze waarop de markt bij de verschillende maatregelen voor Ruimte voor de Rivier wordt betrokken, de doorlopen aanbestedingsprocedures en de professionaliteit van de aanbestedingsteams. Wel worden er diverse punten genoemd, zowel door aanbestedende diensten als door inschrijvende marktpartijen, die men graag anders zou zien. Er is dus ruimte voor verbetering geconstateerd. Ten aanzien van deze punten is het aan de PDR om enerzijds waar mogelijk door middel van kennisoverdracht en begeleiding de geïnventariseerde best practises uit te dragen, en anderzijds waar nodig te bepalen hoe met de bevindingen om te gaan en of een aanpassing van beleid en/of uitgangspunten noodzakelijk is. Onderstaand worden de belangrijkste bevindingen vanuit de aanbestedende diensten (realisatoren) en inschrijvende marktpartijen genoemd. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 4 van 48

5 Inschrijvende marktpartijen: Marktpartijen zijn overwegend tevreden over de wijze waarop door middelvan de aanbestedingskalender van PDR en de website van het programma informatie wordt gegeven over de globale inhoud van de maatregelen en de planning van de aanbestedingen. Er is diversiteit in aanpak en systematiek van zowel contractopbouw als de manier van aanbesteden bij de verschillende realisatoren. Die ruimte biedt de programmabrede aanpak en inkoopstrategie ook bewust. Dit heeft niet geleid tot problemen of daadwerkelijke klachten. Wel maken de resultaten van de evaluatie duidelijk dat het op onderdelen beter kan en er behoefte is bij de markt aan een (nadere) uniformering van contracten en wijze van aanbesteden; zowel om de kwaliteit te verhogen als om het maken van inschrijvingen te vereenvoudigen. Er is waardering vanuit de markt dat ook andere realisatoren dan RWS binnen het programma in toenemende mate gebruik maken van geïntegreerde contracten en de UAV-gc. Gezien de beperkte ervaring ziet men hier ook een uitdaging voor zowel de uitvoerend aannemer als de opdrachtgevers, om gedurende de uitvoering goed met deze wijze van contracteren en bijbehorende contractbeheersing op basis van systeemgerichte contractbeheersing (SCB) om te gaan. Marktpartijen vinden de maatregelen over het algemeen (te) ver uitgewerkt als eenmaal met de aanbesteding wordt begonnen. Daardoor voelt de markt zich minder uitgedaagd en beperkt in het aanbieden van oplossingen. In de aanbestedingen wordt door de aanbestedende diensten te veel informatie op ongestructureerde wijze aangeboden. Marktpartijen hebben behoefte aan overzicht van dominante informatie, omdat in de aanbestedingstijd niet alles kan worden doorgrond. Ook bestaat de neiging om (te) veel verantwoordelijkheden/risico s bij de opdrachtnemer te leggen. Binnen het programma zijn kansen geboden aan het MKB o.a. door ervoor te kiezen projecten niet te bundelen en te sturen op proportionele selectie-eisen. Dit heeft in de praktijk gewerkt. Naar voren is gekomen dat de omgang met de markt in het kader van een aanbesteding door verschillende aanbestedende realisatoren als spannend wordt ervaren. Er bestaat angst om te veel of de verkeerde dingen te zeggen, waarop men later kan worden gepakt. Gevolg hiervan is dat er minder open wordt gecommuniceerd dan mogelijk is, bijvoorbeeld in de inlichtingenfase en in de terugkoppeling over de beoordeling van de inschrijvingen. De omgang kan dus minder formeel en gespannen. Daarnaast mist de markt waardering voor de gedane inspanning die op eenvoudige wijze kan worden gegeven door bijvoorbeeld meer cachet te geven aan het moment van indienen van de inschrijving. Een heikel punt is het al dan niet toekennen van een ontwerp- ofwel rekenvergoeding aan de inschrijvers. Inschrijvers geven aan dat de inspanning die de markt moet leveren om een goede aanbieding te maken, vaak wordt onderschat. PDR zal daarom samen met de realisator per project gaan overwegen of gezien de gevraagde inspanning een ontwerpvergoeding gerechtvaardigd is. Aandachtspunt blijft de proportionaliteit en noodzakelijkheid van selectie-eisen en -criteria en het aantal gevraagde referenties. Om te borgen dat er geen te hoge en/of te veel eisen worden gesteld en er meer uniformiteit komt in de eisen/criteria blijft PDR hier onverminderd op sturen; April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 5 van 48

6 Marktpartijen hebben een voorkeur voor een niet-openbare procedure, waarbij een beperkt aantal partijen geselecteerd wordt voor inschrijving. Bij het toepassen van de nietopenbare procedure geven zij bovendien de voorkeur aan een nadere selectie op basis van proportionele en duidelijke criteria in plaats van loting. Tot slot zijn marktpartijen geen voorstander van de door Rijkswaterstaat voorgestane zelfselectie; De toepassing van EMVI als gunningscriterium wordt algemeen als positief ervaren. Wel zijn de verschillen in de wijze waarop dit gebeurt groot en is daar verbetering en/of uniformering mogelijk. Het beleid zoals dat door de PDR op dit punt is ingezet sluit aan bij de behoefte van de inschrijvers en waar toegepast blijkt het in de praktijk effectief. Aandachtspunt hierbij is dat de bij inschrijving aangeboden EMVI-waarde, daadwerkelijk ook in de uitvoering wordt gerealiseerd en dat daar ook op wordt getoetst. Anders blijft de EMVI een papieren tijger en wordt er op oneigenlijke gronden gegund. Er is invulling gegeven aan de innovatiedoelstelling binnen het programma door bij de maatregelen in de Neder-Rijn ruimte te geven voor twee pilots: (1) een met het gebruik van best value procurement (BVP), de eerste keer dat dit gebeurt bij een nat project, en (2) het aanbesteden van een P D&C contract, waarbij ook een deel van de planstudie bij de markt wordt gelegd met het realisatiecontract. De eerste bevindingen van het door één combinatie laten uitvoeren van het ontwerpwerk en de daadwerkelijke realisatie zijn positief, al is het nog te vroeg voor echte conclusies. Aanbestedende diensten (Realisatoren) en PDR: De contractvorm die overwegend wordt gebruikt bij de maatregelen is E&C, met enerzijds onderdelen die verder uitgedetailleerd zijn qua ontwerp en anderzijds onderdelen die meer ontwerpruimte overlaten aan de markt. Dit komt overeen met de inkoopstrategie van PDR. Deze strategie blijkt in de praktijk een passend kader te zijn geweest voor de realisatoren. Er is gekozen voor een programmabreed beleid voor de wijze waarop EMVI wordt toegepast (beperkt aantal criteria, sturen op doelen, kansen en risico s). De ervaringen tot nu toe bevestigen dat daarmee een juiste lijn is ingezet en dat hierop nog scherper gestuurd mag worden. De samenwerking tussen de realisatoren en PDR was niet altijd optimaal en ging zeker niet vanzelf. De rol van Markt&Aanbesteding als enerzijds hulp -biedende partij (facilitatie) en anderzijds toetser zijn soms slecht met elkaar te combineren. PDR was niet altijd even consistent in de doelstellingen en bijbehorende sturing, toetsing richting realisatoren. Het aantal geschillen over de marktbenadering is (ook in aanmerking nemende de nog niet geëvalueerde maar wel afgeronde aanbestedingen) beperkt gebleven. In enkele gevallen hebben deze wel geleid tot juridische procedures. Deze zijn tot op heden in het voordeel van de aanbestedende realisator beslecht. Door mee te doen met het programma Ruimte voor de Rivier hebben waterschappen en andere realisatoren kennis en ervaring kunnen opdoen met geïntegreerde contracten onder de UAV-gc, het gebruiken van EMVI als gunningscriterium en systeemgerichte contractbeheersing. Juist omdat hier bij de meeste realisatoren nog weinig ervaring mee was, heeft PDR sterk ingezet op vroegtijdige betrokkenheid en facilitatie in het inkoopproces. Al vanaf SNIP2A is pro-actief met initiatiefnemers en realisatoren gesproken over het marktbenaderingsproces. Daarnaast is veel geïnvesteerd in het organiseren van opleidingen (o.a. contractmanagersdagen) en het uitwisselen van ervaringen tussen de projecten. Uit de April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 6 van 48

7 evaluatie blijkt dat dit door de aanbestedende diensten zeer op prijs gesteld en als erg nuttig ervaren wordt. Het is de uitdaging om de opgedane kennis zowel bij waterschappen als de PDR te borgen en vast te houden voor volgende projecten en programma s. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 7 van 48

8 1 Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Doel In het kader van het programma Ruimte voor de Rivier worden door verschillende realisatoren (diverse gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat) meer dan 30 maatregelen langs de IJssel, Rijn, Lek en Waal gerealiseerd om de veiligheid van het rivierengebied te borgen. Voor al deze maatregelen, die zijn gebundeld in ca. 19 projecten, dienen evenzoveel Europese aanbestedingen te worden georganiseerd om marktpartijen te contracteren voor de daadwerkelijke uitvoering van de projecten. Op dit moment, 1 e kwartaal 2012, is circa de helft van de maatregelen, die circa 2/3 van het realisatiebudget vertegenwoordigen, aanbesteed of loopt de aanbesteding reeds. Komend jaar starten naar verwachting de overige maatregelen met de marktbenadering. Vanuit de Programmadirectie Ruimte voor de Rivier (PDR) is de ambitie om professioneel en op een eenduidige wijze de markt te benaderen. Nu, circa. halverwege het aantal aanbestedingen, is het een goed moment om de balans op te maken en te inventariseren welke lessen er uit de eerste aanbestedingen te trekken zijn. Deze lessen kunnen helpen de aankomende aanbestedingen te verbeteren. Daarom zijn, mede op verzoek van, en in overleg met, de betrokken marktpartijen en brancheorganisaties, de op dit moment reeds afgeronde aanbestedingen door de PDR geëvalueerd. Met deze evaluatie wordt beoogd te leren van de reeds uitgevoerde aanbestedingen. Deze ervaringen en aanbevelingen worden beschikbaar gesteld aan de realisatoren en projectteams die nog een aanbesteding moeten doorlopen en ook door de PDR gebruikt om waar nodig het beleid van de PDR met betrekking tot markt en aanbesteding aan te scherpen en/of aan te vullen. De opgedane ervaringen vormen voor de PDR en realisatoren belangrijke input om in de toekomst het aanbestedingsproces (nog) beter te kunnen verzorgen en als professionele opdrachtgever tegemoet te komen aan de aandachtspunten en wensen hieromtrent vanuit onder andere de markt(partijen). De resultaten van deze evaluatie worden uiteraard ook ter beschikking gesteld aan de deelnemende marktpartijen, de koepelorganisaties en breder binnen Rijkswaterstaat. 1.3 Werkwijze De bevindingen van de evaluaties van de maatregelen die de aanbesteding van het realisatiecontract achter de rug hebben zijn opgenomen in deze rapportage. In deze evaluaties is zowel gekeken naar de ervaringen van de aanbestedende diensten, als van de bij de aanbestedingen betrokken marktpartijen. De evaluatie heeft plaatsgevonden aan de hand van een dossierstudie, gesprekken met het projectteam van de aanbestedende dienst en gesprekken met de inschrijvende marktpartijen. Hierbij is naast een algemene terugblik ook specifiek gesproken over het doorlopen aanbestedingsproces, de toegepaste procedure, het contract, de selectie, de opzet en beoordeling van de EMVI en de gunning. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 8 van 48

9 In deze rapportage wordt per maatregel in een factsheet een korte samenvatting gegeven van de belangrijkste karakteristieken van het project en in het bijzonder de marktbenadering. Vervolgens worden achtereenvolgens de bevindingen van de aanbestedende dienst, de betrokken marktpartijen en de PDR weergegeven. Per maatregel zijn steeds de meer projectspecifieke bevindingen weergegeven. Bevindingen die niet op een specifieke maatregel betrekking hebben, zijn afzonderlijk weergegeven in hoofdstuk 3. Deze tussentijdse rapportage beschrijft de bevindingen van de evaluaties van de maatregelen, Overdiepse Polder, de Ontpoldering Noordwaard, Kribverlaging fase II, Neder-Rijn en Deventer. 1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per maatregel en invalshoek gepresenteerd, waarbij (project)specifieke bevindingen en daarbij behorende aanbevelingen worden gedaan. Hoofdstuk 3 behandelt de meer algemene, niet projectspecifieke bevindingen. Hoofdstuk 4 gaat in op de EMVI-evaluatie van de maatregelen zoals die binnen RWS wordt uitgevoerd en ook voor de PDR informatie oplevert. In hoofdstuk 5 komen de geleerde lessen naar aanleiding van de evaluaties aan de orde. Aan de hand van een analyse (van de rode draad) van de bevindingen per maatregel worden algemene conclusies en aanbevelingen geformuleerd. 1.5 Planning en vervolg Vooralsnog is van een beperkt aantal projecten de aanbesteding afgerond. Zodra er meer aanbestedingen achter de rug zijn, worden ook die geëvalueerd en wordt de rapportage aangevuld met de resultaten daarvan. De komende evaluaties worden lean ingestoken waarbij wordt gefocust op het staven van de gesignaleerde lessen en eventuele aanvullende leerpunten ten opzichte van onderhavig evaluatierapport. De eerstvolgende evaluaties betreffen de recent afgeronde aanbestedingen van de maatregelen Avelingen en Zwolle (Q2 2012). Periodiek, per kwartaal, wordt de rapportage aangevuld met de resultaten van de evaluaties van de tot dan toe uitgevoerde aanbestedingen en de bevindingen en conclusies naar aanleiding daarvan. Naar verwachting betreft dit de projecten Millingerwaard, Kribverlaging fase 3, Munnikenland en Lent in Q3/Q Hiermee is dan ¾ van alle aanbestedingen geëvalueerd. De evaluatierapportage hiervan wordt meegenomen in de ¾ review van het programma Ruimte voor de Rivier eind April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 9 van 48

10 2 Evaluaties 2.1 Overdiepse Polder Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het ruimte geven aan de rivier door middel van het Terpenplan : de primaire waterkering wordt verlegd. Tegen deze waterkering zullen ook de toekomstige woningen en opstallen op terpen komen te staan. De boerderijen zijn in de nieuwe situatie hoogwatervrij en onder alle omstandigheden bereikbaar. De huidige dijk (primaire waterkering) wordt afgegraven tot het niveau van de waterstand die gemiddeld eens in de 25 jaar wordt overschreden, waarbij buiten deze periode normaal landbouwkundig gebruik mogelijk blijft. Het gebied tussen de nieuwe dijk en het Oude Maasje krijgt een natuurbestemming. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden betreffen: - het realiseren van o.a.: (1) grondwerk, dijk en terpen; (2) wegen, waterbouwkundige kunstwerken (gemaal, uitlaatconstructie en (3) inrichten natuurgebied - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen. Belangrijkste projectrisico s Als grootste risico s zijn geïdentificeerd: - afwijkende grondsamenstelling - kwaliteitssysteem ON onvoldoende - toepassen SCB in uitvoering is nieuw - aanvullende vergunningseisen voor waterschap - vertraging sloop opstallen doordat - archeologische vondsten nieuwbouw particulieren vertraagd of onvoldoende afgestemd is - K&L inventarisatie en afstemming - vertraging vergunningen werkzaamheden - geen tijdige overeenstemming beheerdersverklaringen - autonome ontwikkeling van bedrijven gaat door tijdens planstudie Contract E&C-contract op basis van de UAV-gc. Uitwerkingsniveau eisen was gedetailleerd, niveau DO waarbij tevens een referentie-ontwerp van de ruimtelijke kwaliteit is meegegeven. Dit omdat kwaliteit voldoende moest worden gespecificeerd, t.a.v. procedures, vergunningen en vanwege omgevingseisen. E.e.a. mede doordat eerste uitwerking en gedachte was om RAW-bestek op de markt te zetten. In eerste instantie geen hiërarchie in eisen opgenomen, dit is later aangepast om beter aan te sluiten bij functioneel specificeren. Aanbesteding De belangrijkste kenmerken van de doorlopen aanbestedingsprocedure: April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 10 van 48

11 Procedure: openbaar Ontwerpvergoeding: nee Selectiecriteria: uitsluitingsgronden, selectie-eisen: omzet en ervaring o.h.g.v. grondverzet, primaire waterkering en natuurtechnisch inrichten incl. omzeteisen bij deze ervaring. Inschrijvers: - Combinatie Van Oord Nederland B.V. / GMB Infa B.V. / Oldenkamp B.V. - Combinatie De Vries & Van der Wiel / Dredging International - Combinatie FL. Liebregts B.V. / Van den Herik Kust en Oeverwerken b.v. - Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf B.V. - Combinatie Boskalis B.V. / Martens en Van Oord Aannemingsbedrijf B.V. - Combinatie Dura Vermeer Divisie Infra B.V. / Ploegam B.V. - Combinatie MNO vervat B.V. / Van den Heuvel Werkendam B.V. / Aannemingsbedrijf AVK B.V. Gunningscriterium: EMVI, met als criteria: - kwaliteitsplan - communicatieplan - procesbeschrijving coördinatie - procesbeschrijving ontwerp +verificatie - procesbeschrijving uitvoering + grond stromenschema, -balans - procesbeschrijving risicomanagement + risicoregister - procesbeschrijving planning + overall planning - procesbeschrijving V&G + voorbeeld V&G plan - procesbeschrijving duurzaamheid. Gunning: positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) EMVI-systematiek: prijs - kwaliteit op basis van een wiskundige formule en nadere onderverdeling op de genoemde subcriteria. Scoretabel van 6 tot 10. Op alle subcriteria sprake van knock-out bij niet voldoen aan de eisen uit de vraagspecificatie. Doorlooptijd inschrijving: Doorlooptijd van de inschrijving bedroeg ca. 2,5 maand, deze is later verlengd i.v.m. aanvullende informatie die op een laat tijdstip beschikbaar kwam tot in totaal 3 maanden Bijzonderheden: 1. In verband met grote kans op aanvullingen op het RIP als gevolg van de beroepsprocedure bij de Raad van State, is met de gunning gewacht tot het onherroepelijk worden van de bestemmingsplannen. 2. De winnende inschrijver is na een klacht van een concurrerende marktpartij gepasseerd vanwege een referentie die alsnog niet bleek te voldoen wat betreft de vereiste omzet Bevindingen Hieronder staan afzonderlijk voor de aanbestedende dienst, marktpartijen en de PDR de belangrijkste bevindingen die in de evaluatiegesprekken aan de orde zijn gekomen. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 11 van 48

12 Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. De taak- en rolverdeling bij overdracht van de planstudiefase naar de realisatiefase (marktbenadering) dient eenduidig vooraf te worden vastgelegd. Dit speelt nog sterker indien, zoals in dit geval, de eerste fase door een andere partij wordt uitgevoerd dan in de tweede fase het geval is (van provincie naar waterschap). Enerzijds moeten de afspraken die worden gemaakt in de planstudie zijn gebaseerd op de voorgestane marktbenadering, concreet betekent dit dat voor E&C dat niet, via afspraken met de omgeving, het ontwerp al geheel wordt vastgelegd. Anderzijds moeten alle gemaakte afspraken zorgvuldig worden overgedragen zodat deze op een juiste wijze landen in het contract. Geschiedt dit onvoldoende dan gaat kostbare tijd verloren en ontstaan er nodeloos discussies. Contract 2. Eisen in het contract dienen vanaf het begin topdown en functioneel gespecificeerd te worden. Zodoende is ook een meer functionele uitwerking mogelijk. In het contracteringsproces is een omgekeerde werkwijze aangehouden, wat wellicht een gemiste kans is geweest. 3. Zo SMART mogelijk beschrijven van de gunningscriteria is belangrijk, zodat in de uitvoering ook daadwerkelijk gestuurd kan worden op de naleving van hetgeen is aangeboden in de inschrijving. Procedure 4. Kies alleen een openbare procedure indien zekerheid bestaat over beperkt aantal inschrijvers (i.v.m. beperking van de transactiekosten). 5. Stel een ontwerpvergoeding beschikbaar indien, zoals hier het geval was, een forse inspanning wordt gevraagd om te kunnen inschrijven (inschrijvers hebben in dit geval nog zelf grondboringen moeten uitvoeren om een voldoende risico-inschatting te kunnen maken). Selectie 6. Zorg voor proportionele selectiecriteria, met name ten aanzien van de omzeteisen bij geëiste deskundigheid. Gevraagde (mate van) ervaring was hier niet altijd even relevant. Aanbestedingsproces 7. Geef in eerste inlichtingen aan welke (contract)informatie nog later tijdens aanbesteding beschikbaar komt, zodat inschrijvers hierop kunnen inspelen. En kies meerdere momenten om nota s te versturen, zodat inschrijvers niet lang op antwoorden hoeven te wachten. Dit heeft goed gewerkt. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 12 van 48

13 EMVI 8. Kies de EMVI-criteria doelstelling- en risicogestuurd. Door fors aantal is er geen of te beperkt onderscheidend vermogen (beperkt gewicht per criterium en uitmiddeling door vele criteria). 9. De beoordeling van de EMVI bij voorkeur monetariseren (in plaats van punten en formules) zodat (1) duidelijk is of voldoende prikkel uitgaat van een criterium, (2) of de meerwaarde in evenwicht is met de verwachte extra inspanning en (3) hoeveel OG over heeft voor extra kwaliteit. 10. Neem onderlinge consistentie van onderdelen uit het Plan van Aanpak mee in de beoordeling. Beoordeling, gunning 11. Check of (in te vullen) formats bij inschrijving 1-op-1 overeenkomen met tekst en eisen uit het beschrijvend document (voorkom tegenstrijdigheden) (t.a.v. referentie voor ervaringseisen klopte de invulbijlage niet met de hoofdtekst waardoor uiteindelijk beste inschrijver gepasseerd moest worden) Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Algemeen 1. In zijn algemeenheid een heldere aanbestedingsprocedure en een professioneel team, wel hier en daar wat missers. 2. Het verstrekken van informatie over de wijze van inschrijven van een partij aan een andere inschrijver, zoals hier is voorgekomen, is zeer onprofessioneel en ook aanbestedingsrechtelijk niet goed. Contract 3. Controle in de uitvoering op het daadwerkelijk leveren van de aangeboden EMVI-waarde en dit zonodig sanctioneren is essentieel. 4. Vraagspecificatie was ongestructureerd, uiteindelijk wel duidelijk genoeg (de eisen op zichzelf). Selectie 5. Inhoudelijke controle op de selectie-eisen moet beter om fouten te voorkomen, zodat niet in een later stadium alsnog partijen moeten worden uitgesloten. 6. De selectie-eisen zijn door één partij als disproportioneel ervaren, in het bijzonder voor combinaties. 7. Er zijn eisen als niet relevant ervaren gezien het project en de projectomgeving (zoals omgang met boeren). Nut en noodzaak van eisen moet soms beter worden toegelicht. Aanbestedingsproces 8. Marktpartijen zijn allen niet zo tevreden over het inlichtingenproces. Antwoorden kwamen te laat, aanvullende informatie tijdens aanbesteding was te laat waardoor ook uitstel van indienen inschrijvingen nodig was. 9. Grote terughoudendheid van OG bij inlichtingen (antwoorden toelichten), informatie verstrekken en het (niet) vragen om verduidelijking. Hier moet in zijn algemeenheid minder krampachtig mee om worden gegaan. (Dit heeft relatie met hoeveelheid informatie in contract. OG probeert alles juridisch dicht te timmeren). EMVI 10. De prijs-kwaliteit verhouding in de EMVI is positief beoordeeld. 11. Er was sprake van te veel en te algemene EMVI-criteria die daarom niet onderscheidend waren. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 13 van 48

14 12. De EMVI-criteria waren erg op het proces gericht. Alle marktpartijen kunnen dit nu wel, of men heeft i.i.g. een goed plan in de kast liggen. In toekomstige projecten hier niet meer naar vragen. 13. Er is onvoldoende onderscheidend gescoord Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces en vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen 1. Deze maatregel is als één van de eerste maatregelen binnen het programma de markt op gegaan. Binnen de PDR was op dat moment nog niet uitgekristalliseerd hoe maatregelen het beste te toetsen, te begeleiden en faciliteren. De Overdiepse Polder is wat dat betreft voor de PDR een leerschool geweest. Volgende maatregelen zijn mede op basis hiervan intensiever vooraf begeleid. Contract 2. Vroegtijdig nadenken over de marktbenaderingsstrategie is een vereiste. Indien een gedetailleerde uitwerking een feit is, is een terugkeer naar meer functionele specificaties moeilijk of zelfs onmogelijk. Dit vergt in het bijzonder aandacht van de PDR en de realisator indien er een overgang gaat plaatsvinden van in dit geval provincie naar waterschap. 3. De markt maakt zich zorgen over de daadwerkelijke realisatie van voor de EMVI aangeboden meerwaarde; komt die er ook echt en stuurt de OG daar op? Het is verstandig om in het contract in ieder geval een EMVI-sanctie op te nemen, bijvoorbeeld zoals RWS dat doet, hier was dat niet opgenomen. Ook in de contractbeheersing hier expliciet op toetsen. Procedure 4. Achteraf gezien was een ontwerpvergoeding hier wel op zijn plaats geweest, gezien de benodigde inspanning om een prijs en goede inschrijving te kunnen maken. Selectie 5. Nauwgezet blijven toetsen of aan de selectie-eisen wordt voldaan middels de opgevoerde referenties; daar als PDR ook gericht op sturen bij de realisatoren. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 14 van 48

15 EMVI 6. Er zijn erg veel criteria gebruikt, waardoor uiteindelijk onvoldoende sturing plaats kan vinden op de echte risico s en kansen en het moeilijk wordt voor inschrijvers om zich te onderscheiden. 7. Een EMVI met de hier uitgevraagde procesbeschrijvingen is onwenselijk, te algemeen en nagenoeg niet onderscheidend. 8. In de EMVI uitgaan van geldbedragen (monetariseren) verdient de voorkeur boven het gebruik van puntensystemen en formules. Daarmee wordt duidelijker wat het effect is van een EMVI, waar op wordt gestuurd en wat het kost. Overigens lijkt de markt hier niet zo n last van te hebben. 9. Een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR. De PDR onderschrijft de bevindingen van de markt t.a.v. aantal criteria, onderscheidend vermogen van de criteria en het toepassen van gemonetariseerde criteria. Dit is ook opgenomen in de strategie en wordt uitgedragen richting realisatoren tijdens de voorbereiding. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 15 van 48

16 2.2 Ontpoldering Noordwaard Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het gedeeltelijk afgraven van de dijken om in- en uitstroom-openingen te creëren. Grote delen van de polder worden hierdoor buitendijks gebied. Het doel is het water bij hoge waterstanden zo hoog mogelijk bovenstrooms af te leiden en af te voeren richting het Hollandsch Diep. De polder wordt verdeeld in een zogeheten doorstroomgebied dat minimaal enkele keren per jaar vooral in de wintermaanden onder water staat en enkele hoge kade polders die slechts in extreme situaties moeten kunnen meestromen. Uitgangspunt bij de uitvoering van de maatregel is dat de huidige bewoners in de Noordwaard moeten kunnen blijven wonen. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voren werkzaamheden betreffen: - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen - het realiseren van o.a. grondwerk; kunstwerken (vnl. bruggen); kades en wegen. Belangrijkste projectrisico s Als grootste risico s zijn geïdentificeerd: - ON geeft onvoldoende invulling aan ruimtelijke kwaliteit - beheer en onderhoud door ON sluit niet aan bij wensen/verwachtingen grondeigenaren - onduidelijkheid over de vereiste onderhoudsinspanning na oplevering - toezeggingen aan derden / maatwerkafspraken worden niet nagekomen - ON heeft onvoldoende oog voor LCC benadering - ON accepteert onderhoudsverplichting niet of slechts tegen een zeer hoge prijs - met langdurige onderhoudsverplichting kan RWS niet goed ingrijpen in het gebied als het niet functioneert zoals het dat moet doen. - vast aan ON terwijl vergunningen niet verleend worden - beheerder accepteert opgeleverde objecten niet - project vertraagt door vertraging in het planproces Contractvorm Er is gebruik gemaakt van een D&C-contract op basis van de UAV-gc. Hierin is waar mogelijk functioneel gespecificeerd, binnen de (beperkte) ruimte die het Rijksinpassingsplan (RIP) en het voorkeursalternatief laten. Verschillende onderdelen zijn noodzakelijkerwijs gedetailleerd uitgewerkt. Ontwerpvrijheid zit vooral rondom uitvoeringswijze, ontwerp van kunstwerken, gemalen en wegen en duurzaamheidaspecten. Als beheersmaatregel voor het risico dat het planologisch proces vertraging oploopt en men dan vast zit aan een ON, is ervoor gekozen om een faseovereenkomst te gebruiken. Daarmee kunnen April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 16 van 48

17 indien nodig eerst alleen voorbereidende werkzaamheden worden opgedragen, in afwachting van een onherroepelijk RIP. Aanbesteding Procedure: niet openbaar, met nadere selectie van max. 5 gegadigden o.b.v. ranking Ontwerpvergoeding: ja Gunning positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft prijs als de kwaliteit) EMVI criteria: a. proceskwaliteit b. hinder tijdens de uitvoering c. onderhoudsvriendelijkheid ontwerp & uitvoering d. ruimtelijke kwaliteit EMVI systematiek: gunnen op waarde, monetariseren Doorlooptijd van de inschrijving: ca. 6 maanden Gunningscriterium: EMVI Inschrijvers: - Combinatie CFE - De Vries & van de Wiel - Combinatie Boskalis/MvO/VHB/Gebr. Van Kessel - Combinatie Colijn Aannemersbedrijf BV / Van den Biggelaar Aannemersbedrijf BV - Combinatie GMB/Van Oord/BAM/Oldenkamp - Ballast Nedam Bevindingen Hieronder staan afzonderlijk voor de aanbestedende dienst, de marktpartijen en de PDR de belangrijkste bevindingen die in de gevoerde evaluatiegesprekken aan de orde zijn gekomen Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Contract 1. Omgevingsproducten (RIP en vergunningen) zijn door de contractmanager en deskundigen gescreend om te voorkomen dat via het planologisch proces het contract teveel een RAWkarakter krijgt. Selectie 2. Wees zorgvuldig bij beoordeling selectie: ruim voldoende tijd in voor de beoordeling in verband met check referenties, stel intern protocol op en zorg voor deskundige beoordelaars en hanteer ook bij selectie een alcatelperiode, gebruik die tijd voor toelichting aan de afgewezen partijen. Aanbestedingsproces 3. Toelichting van de aanbieding (ook aan beoordelaars), helpt bij totstandkoming goede beoordeling. Echter presentatie zelf scoort niet mee in EMVI. In de toelichting is tevens het beoordelingsproces uitgelegd aan inschrijvers. Over en weer elkaar op deze manier informeren wordt als zeer positief ervaren en helpt ook bij het voorkomen van een rechtsgang. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 17 van 48

18 Beoordeling, gunning 4. Zorg voor deskundigheid (en status, helpt ook bij acceptatie oordeel door inschrijvers en bij rechtsgang) van beoordelaars. 5. Omgevingspartijen betrekken in de beoordeling was in dit geval zinvol, maar noopt wel tot goede instructie en een goed protocol bij de beoordeling. 6. Instructie en format beoordelingsformulieren: niet alleen cijfer geven, ook onderbouwing is belangrijk en laat beoordelaars in de voorbereiding meewerken aan de criteria en het opstellen van de inschrijvingsleidraad, dit helpt bij het meetbaar krijgen van de criteria. 7. Team van beoordelaars (min. 2) helpt objectiviteit. 8. Organiseer eigen weerstand bij definitieve (plenaire) beoordeling. Zorg voor een integrale beoordelaar, die zelf niet scoort, maar raakvlakken en consistentie tussen criteria checkt. En een jurist t.a.v. (formulering) onderbouwing en consistentie hiervan met uitvraag. 9. In alcatelperiode mondelinge terugkoppeling met inschrijvers en daarna eventuele uitgebreide terugkoppeling t.a.v. inhoudelijke beoordeling. De terugkoppeling helpt inschrijvers bij oordeelvorming over beoordelingsproces en de uiteindelijke score, dit voorkomt (onnodige) rechtsgang van afgewezen inschrijvers. 10. Bij terugkoppeling tactische bewoordingen kiezen en nadenken over de informatie (en hoe) die wordt uitgewisseld Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Algemeen 1. Het aanbestedingsproces is in het algemeen als gestructureerd en transparant ervaren, de kaders waren duidelijk, het proces was helder. 2. Het inkoopteam is dan ook als zeer professioneel ervaren, er was een goede (persoonlijke) relatie met het aanbestedingsteam. Contract 3. Contractstructuur, opzet, format e.d. helder en goed. Procedure 4. Rondleiding door projectgebied is zeer positief ontvangen, echter graag op een later tijdstip. Het team is na 2 weken nog niet gevormd, ondanks dat OG denkt van wel. 5. Informatie in aankondiging en selectie goed en voldoende. 6. Doorlooptijden en momenten van indienen ook goed. Aanbestedingsproces 7. Geautomatiseerd systeem t.a.v. vraag en antwoord zeer goed, want betekende iedere week een antwoord (NvI). 8. Teveel (onnodige,) niet zinvolle inschrijvingsinspanning (zoals het maken van een maquette) en wat is daar uiteindelijk mee gedaan, indruk van inschrijver is dat hier niets mee is gedaan EMVI 9. Van het criterium hinderbeperking in de EMVI was niet duidelijk waarom en waarvoor hier was gekozen, gezien de landelijke omgeving. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 18 van 48

19 10. Weging, scoresysteem en uiteindelijke scores (range van beoordelingen) positief, echter wel teveel EMVI en enkele criteria niet onderscheidend danwel relevant. Beoordeling, gunning 11. Verbeterpunt is het contact met de beoordelaars nu die deels geen onderdeel waren van het projectteam (beoordelaars vanuit omgevingspartijen, zoals Welstand). Laat hen zaken toelichten en bij inlichtingen aanwezig zijn zodat een beeld kan worden gevormd van wat belangrijk is en ze zelf ook op één lijn zitten met het aanbestedingsteam. Heel positief was dat ze inclusief rol bekend waren, transparant. Deskundigheid beoordelaars toegejuicht, echter: 12. Aantal beoordelaars werd wel als probleem (niet zo transparant) gezien. Indruk van marktpartijen is dat niet alle beoordelaars voldoende in het (totale) contract zijn ingelezen en daarmee integraliteit van de beoordeling van biedingen onvoldoende is geborgd? 13. Presenteren eigen bieding als zeer positief ervaren. 14. Terugkoppeling beoordeling zeldzaam professioneel en goed. 15. Vertraging in uitslag (niet,) te laat gecommuniceerd Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen 1. De wijze van kwaliteitsborging van de voorbereiding van het contractdossier en de aanbesteding is erg goed geweest (zeer uitvoerige collegiale toets). 2. Overall indruk ten aanzien van het gehele inkoopproces: zorgvuldig en professioneel, in die zin een voorbeeldproject. Kwaliteit van het team was goed zichtbaar in het goede resultaat: een zorgvuldig doorlopen procedure op basis van een goed contractdossier. 3. De expliciete toets van RIP en vergunningen op onnodig strikte en/of gedetailleerde voorschriften om te voorkomen dat het contract onvoldoende ruimte zou laten aan de markt is goed geweest en verdient navolging. Desalniettemin had hier ook tijd gewonnen kunnen worden door in de planstudie direct met functioneel specificeren te beginnen. 4. Samenwerking maatregel - PDR verliep niet vlekkeloos. Dit kwam mede door onduidelijkheid over rollen en taken van PDR versus de reguliere RWS-organisatie waar de maatregel ook nog mee te maken had. 5. De ervaringen na gunning leren dat je wanneer je iets echt belangrijk vindt en precies weet wat je wilt, bijvoorbeeld v.w.b. techniek of vormgeving, je dat ook het beste voor kunt schrijven (dus niet functioneel uitvragen). Aanbestedingsproces 6. Beperk de inschrijfinspanning tot wat echt noodzakelijk is en vraag niet meer uit. EMVI 7. Beperkt aantal criteria, maar wel veel subcriteria. Daardoor alsnog in totaal veel criteria. Dat kan minder. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 19 van 48

20 8. Score van -1 tot 3 werkt goed, geen rapportcijfersfeer en kleine range betekent dat er onderscheidend wordt gescoord, mits de beoordelaars daarop ook worden geïnstrueerd. Beoordeling, gunning 9. Voorzichtigheid is geboden met het opnemen van mensen van buiten het projectteam in de beoordelingscommissie. Dit vraagt veel afstemming en zorgvuldigheid. Scherp kijken of dit de moeite loont. 10. Beoordelingsproces, inclusief toelichting van de aanbieding door de inschrijvers, en terugkoppeling hiervan is zeer zorgvuldig en uitgebreid doorlopen. Kan worden beschouwd als best practice. 11. Er was een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 20 van 48

21 2.3 Kribverlagingen fase II Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het verlagen van de kribben op de Midden-Waal, gedeelte grofweg tussen Nijmegen en Ochten. Het doel is het doorstroomprofiel van de rivier zodoende te vergroten en daarmee een daling van de hoogwaterstanden te bereiken. Eerder is de pilot Kribverlagingen fase I op de markt gezet met onder andere als doel om hiervan, voor de kribben, te leren voor de volgende fasen. Uit de evaluatie en de bevindingen van de aanbesteder blijkt dat er op een zorgvuldige wijze is omgegaan met de informatie en kennis die is opgedaan bij de pilot die is uitgevoerd in fase I van de kribverlagingen. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voren werkzaamheden betreffen: - het ontwerp en uitvoeren van de kribverlaging o.b.v. de meegegeven ontwerpkaders - het onderhouden van de kribben en de reeds uitgevoerde kribben van fase I voor de Midden- Waal tot één jaar na oplevering - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen - het uitvoeren van de benodigde onderzoeken - het verzorgen van een plan van aanpak BKK en het verwerken van vrijkomende materialen conform dit plan - het afdekken van of monitoren van de erosie rond K&L ter plaatse. Belangrijkste projectrisico s Als grootste risico s zijn geïdentificeerd: - met uitsluitend functioneel specificeren wordt onvoldoende invulling gegeven aan de eisen en wensen (ontwerp ligt goeddeels vast via WBRvergunning); ontwerp ON past niet - uitloop werkzaamheden door onvoldoende werkbare dagen - onverwachte vondsten (K&L, NGE, archeologie) - OG te veel betrokken bij grondstromen en omgang daarmee - ON die niet goed (kan) werken onder kwaliteitsborging - onderhoud kribben sluit niet goed aan bij overige onderhoud op de Waal - te laat of niet verkrijgen vergunningen door ON - beschadiging K&L - kwaliteit kernmateriaal is anders dan onderzocht - ontwerp is niet stabiel - onvoldoende oppervlak aan verlaging - vrijkomende materialen worden niet nuttig toegepast - missen van kansen om in 2012 nog meer kribben te verlagen (meer werkbare dagen) April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 21 van 48

22 Contractvorm Er is gebruik gemaakt van een D&C contract op basis van de UAV-gc met een onderhoudsperiode van 1 jaar. Hierin is waar mogelijk functioneel gespecificeerd, binnen de (beperkte) ruimte die de ontwerpkaders (i.v.m. halen doelstelling) nog laten. Ontwerpvrijheid is verder ingekaderd door enkele uitvoeringswijzen uit te sluiten i.h.k.v. risicobeheersing. Aanbesteding Procedure: openbaar, vanwege maximale concurrentie, snelheid, beperkte inschrijvingsinspanning en verwachting van beperkt aantal geïnteresseerden Selectie: (1) omzeteisen, (2) algemene ervaring: UAV-gc, projectmanagement, ontwerp en uitvoering gecombineerd en (3) technische bekwaamheid o.h.g.v. waterbouwkundige werken op en in stromend water opengesteld voor scheepvaart Doorlooptijd van de inschrijving: ca. 4 maanden Gunning: positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) Ontwerpvergoeding: nee Gunningscriterium: EMVI EMVI-systematiek: gunnen op waarde, monetariseren EMVI-criteria: a. risico-inventarisatie en efficiëntie beheersmaatregelen; b. kwaliteit van ontwerpoplossing over gangsconstructies; c. ontwerpproces, tot en met verificatie; d. presentatie en toelichting. - knock-out op a. en b. Aantal inschrijvers: - L. Paans en zonen B.V. - Combinatie Van den Herik Kust en Oeverwerken B.V. / Boskalis B.V. - Combinatie Martens & Van Oord B.V. / Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf B.V. - Aannemersbedrijf Gebroeders Van der Lee V.O.F. - Aannemingsbedrijf De Klerk B.V. Bijzonderheden: 1. Twee partijen zijn op basis van knock-out op de EMVI-criteria gepasseerd. 2. Er zijn enkele bijzonder lage inschrijvingen ontvangen Bevindingen Hieronder staan afzonderlijk voor de aanbestedende dienst, marktpartijen en de PDR de belangrijkste bevindingen die in de evaluatiegesprekken aan de orde zijn gekomen. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 22 van 48

23 Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. Samenwerking met de PDR is erg goed verlopen. PDR is goed meegenomen in het proces, mede door het betrekken van de PDR bij de beoordeling en daarmee het opstellen van de documenten. Hierdoor was de PDR inhoudelijk op de hoogte, was er over en weer vertrouwen en verloopt de samenwerking en toetsing vlot. 2. Zorg als aanbesteder zelf voor een gedegen kwaliteitsborging en betrek hierin de PDR (o.a. risicosessies), zodat PDR voldoende inhoudelijk op de hoogte is, vooraf kan faciliteren en meekijken waarmee de formele toetsmomenten soepel verlopen. Vanuit de PDR is heel actief gefaciliteerd en dit is positief ervaren. Contract 3. Inventariseer de grootste project- en inkooprisico s in het inkoopplan zodat deze ook worden geadresseerd in het contract, de selectie-eisen en de EMVI-criteria. 4. Er is gestructureerd en functioneel gespecificeerd, waar nodig (ontwerp kribben) zijn uitgebreide(re) ontwerpkaders voorgeschreven. Combinatie vrijheden laten waar het kan en nader specificeren waar nodig werkt en past binnen UAV-gc. Echter, met name omdat het hier verbouw betrof is er geworsteld om dit goed in het contract verwoord te krijgen. 5. Omgang met vrijkomende materialen, verontreinigde grond en hergebruik is een lastig punt dat veel discussie opwerpt tussen ON en OG. 6. Wees kritisch t.a.v. de informatie die je meegeeft in het contract (kan ook tegen je werken), structureer en filter dit goed en geef aan wat belangrijk is. Procedure 7. Openbare procedure afhankelijk van marktconsultatie toepassen, hieruit bleek een beperkt aantal inschrijvers zodat deze procedure kon worden toegepast. Aanbestedingsproces 8. Toepassen van geautomatiseerd systeem via internet voor vragen en antwoorden werkt goed, is aan te bevelen. 9. In eerste inlichtingen aangeven welke (contract)informatie nog later tijdens aanbesteding beschikbaar komt, zodat inschrijvers hierop kunnen inspelen. En meerdere momenten kiezen om nota s te versturen, zodat inschrijvers niet lang op antwoorden hoeven te wachten werkt positief. 10. Eerste inlichtingen op een later moment kiezen, niet al na twee weken zodat inschrijvers echt goed voorbereid zijn. 11. Vraag om een uitgebreidere inschrijvingsstaat, nu heeft het vanwege grote verschil tussen inschrijfprijs en raming erg lang geduurd om te bepalen dat het een passende inschrijving betrof. EMVI 12. Zorg voor beperkte, echt projectspecifieke EMVI-criteria. Dit heeft hier zeer goed gewerkt (blijkens de hoge kwaliteit inschrijvingen) in het bijdragen aan de doelstellingen en om aanvullende kwaliteit te verkrijgen. 13. EMVI-sanctie werkt goed als incentive dat ON zich eraan houdt. Echter, daadwerkelijk boete opleggen bij niet voldoen in uitvoering is lastig. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 23 van 48

24 14. Knock-out op ontwerp heeft echt gewerkt en is toegepast in de beoordeling (hierop zijn partijen afgevallen), dit borgt goed een minimale kwaliteit aanbieding. 15. Het helpt in de beoordeling en onderbouwing om al een beeld (referentie) te hebben van slechte en goede score. Beoordeling, gunning 16. Stel een beoordelingsprotocol op en houd vooraf een sessie met beoordelaars om beoordelingswijze op één lijn te krijgen. 17. Meer tijd inruimen voor de beoordeling, specifiek de finale plenaire sessie, uiteindelijk is op onderdelen een knoop doorgehakt vanwege tijdgebrek in de sessie (gepland was één dagdeel), waarbij op één aspect een andere uitkomst zou zijn geweest indien er meer tijd was geweest. 18. Presentatie van de biedingen heeft toegevoegde waarde, voor de vervolgfase (aanbesteding fase 3 van Kribben) wordt overwogen om mee te nemen om de beoordeling van de plannen t.a.v. score nog aan te passen op basis van de presentatie. 19. Organiseer eigen weerstand bij definitieve (plenaire) beoordeling. Zorg voor een integrale beoordelaar, die zelf niet scoort, maar raakvlakken en consistentie tussen criteria checkt. Rol is hier zeer goed ingevuld door de voorzitter, kies deze zorgvuldig. 20. Geef in alcatelperiode mondelinge terugkoppeling aan inschrijvers en daarna eventuele uitgebreide terugkoppeling t.a.v. inhoudelijke beoordeling Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Contract 1. Eisen waren te abstract geformuleerd om te voldoen aan functioneel specificeren, waardoor tegenstrijdige dwangpunten ontstonden. 2. Te grote hoeveelheid informatie meegegeven, in korte aanbestedingsperiode is dit niet te overzien door inschrijvers. 3. Ontwerpverantwoordelijkheid voor ON strookt niet met het alsnog dichttimmeren van het ontwerp door OG. 4. Uit contract en toelichting leek ruimtelijke kwaliteit belangrijk, kwam echter niet terug in EMVI. Inschrijver vraagt zich ook af in hoeverre dit hier relevant is. Aanbestedingsproces 5. In de (individuele) inlichtingen meer informatie geven over mogelijke oplossingsrichtingen, zodat inschrijver een beeld kan vormen of de voorgestane oplossingsrichting wordt gewaardeerd. 6. Eerste inlichtingen waren te snel om goed als inschrijver voor te kunnen bereiden, echter er waren meerdere gepland en op aanvraag zijn aanvullende inlichtingen gegeven, dat is als positief ervaren. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 24 van 48

25 EMVI 7. EMVI-criteria waren goed en projectspecifiek, ook presentatie is gewaardeerd, wordt als transparant ervaren, wellicht in het vervolg zorgen dat o.b.v. presentatie score voor plannen nog kan worden bijgesteld. 8. EMVI-sanctie ook daadwerkelijk toepassen in de uitvoering, anders komen partijen weg met beloven van kwaliteit maar dit niet waarmaken (en wel goed scoren in de beoordeling). 9. Er is onderscheidend gescoord (grote range in toegekende scores), wat als positief wordt ervaren Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen 1. Er is op een zorgvuldige wijze omgegaan met de informatie en kennis die is opgedaan door de pilot die is uitgevoerd in fase I. 2. Er was sprake van een deskundig inkoopteam bij de realisator. 3. Er was sprake van een goede samenwerking en open communicatie tussen project en PDR. Contract 4. Het werkt niet goed om ontwerpvrijheid te suggereren waar deze er niet is. Zowel door projectteam als inschrijvers is geworsteld met ontwerpvrijheid laten middels een algemene ontwerpformule voor de kribben terwijl voor elke krib afzonderlijk was voorgeschreven waar die aan moest voldoen en hoe die moest worden uitgewerkt. 5. Wees kritisch t.a.v. de (hoeveelheid) informatie die je meegeeft in het contract, structureer en filter dit goed en geef aan wat belangrijk is. EMVI 6. EMVI-waarde was hoog genoeg, hier is geleerd van fase I. De criteria waren beperkt, projectspecifiek en hebben duidelijk bijgedragen aan de project doelstellingen en het verkrijgen van aanvullende kwaliteit. 7. Een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR. April 2012 Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier Pagina 25 van 48