Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatform

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatform Voor intern gebruik binnen de Vlaamse overheid en lokale overheden Meer info op of Inhoudstabel Wijzigingshistoriek Introductie Wat heb ik nodig om het digitale tekenplatform te gebruiken? Hoe verloopt het digitaal ondertekenen? Document tekenbaar maken... 6 Stap 1: bereid uw document voor... 6 Voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3)... 6 Aanpasbare lay-out (GENX)... 8 Vrije lay-out (FREE)... 9 Stap 2: mail uw document naar het digitale tekenplatform... 9 Stap 3: uw bestand wordt omgezet naar een tekenbaar document Stap 4: uw tekenbaar document wordt teruggestuurd Document digitaal ondertekenen Digitale handtekeningen valideren Automatische validatie handtekening Manuele validatie handtekening Mogelijke statussen digitale handtekeningen Wanneer is een digitale handtekening ongeldig? Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

2 Wijzigingshistoriek Versie Datum Auteur Opmerkingen /08/2013 Du Seuil Daniël - Wijziging doorgeven parameters aanpasbare template GenX (paragraaf 4) - Problemen Vreemde tekens in bestandsnaam (stap 2 paragraaf 4) - Verwijderen Java en OS-vereisten en toevoegen opmerking e-id middelware (paragraaf 2) /01/2016 Heirman Jan Aanpassing grootte bijlage Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

3 1. Introductie Dankzij het digitale tekenplatform (DTP of e-signingplatform) kan u uw documenten rechtsgeldig digitaal handtekenen. Het digitale tekenplatform zet documenten om naar tekenklare PDF s, die u vervolgens kunt ondertekenen met behulp van uw elektronische identiteitskaart(eid) en uw pincode. Dit gemeenschappelijke platform wordt u aangeboden door de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib). U kan op 2 manieren gebruik maken van de digitale tekendienst: Via een interface, gratis beschikbaar voor alle medewerkers van de Vlaamse overheid en lokale besturen. Deze interface wordt beschreven in deze handleiding. Via een webservice waarmee u de functionaliteit van het digitaal ondertekenen in uw toepassing kan integreren door middel van een IT-project. Mogelijke toepassingen van het digitaal tekenplatform zijn: het digitaal ondertekenen van contracten tussen de Vlaamse overheid en toekomstige werknemers; het afhandelen van subsidiedossiers die getekend moeten worden door meerdere partijen; het beheren van digitale bouwdossiers en interne formulieren,. INFO: de schermafbeeldingen in deze handleiding kunnen licht verschillen, afhankelijk van de versie van Adobe Reader die u gebruikt. In deze handleiding werd Adobe Reader v11 gebruikt. OPGELET: Adobe Reader versie 11 (XI) bevat een bug die digitaal ondertekenen niet mogelijk maakt. Vanaf versie is de bug opgelost en upgraden naar deze versie is dus aangewezen. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

4 2. Wat heb ik nodig om het digitale tekenplatform te gebruiken? OPGELET: indien u beschikt over een Microsoft-Windows-PC van de Vlaamse overheid - via de ICT-dienstenleverancier voldoet uw computer automatisch aan de nodige vereisten en hoeft u niets te ondernemen om te werken met het DTP. Wenst u het digitale tekenplatform te gebruiken, dan dient uw computer aan volgende vereisten te voldoen: Beschikken over een eid-reader (extern of intern) Beschikken over volgende software: o Adobe Reader v9.3 of recenter: hiermee kunt u een digitaal ondertekend document raadplegen en documenten digitaal ondertekenen. Adobe Reader is gratis te downloaden op twee manieren: Via het programma HP CAE (Client Automation Application Self-Service Manager dat u terugvindt op uw pc: meer info over HP CAE op het ICTextranet. Dit programma wordt enkel gebruikt binnen de Vlaamse overheid. Voor het downloaden van Adobe Reader via HP CAE hebt u geen installatierechten nodig. De laatste versie van Adobe Reader kan steeds gratis gedownload worden vanaf Hiervoor hebt u wel installatierechten nodig. OPGELET: indien u niet beschikt over een Microsoft-Windows-PC van de Vlaamse overheid (via de ICT-dienstenleverancier) dan dient u Adobe Reader nog te configureren. Zie configuratie handleiding op o o Microsoft Office 2003 of recentere versie, OF LibreOffice: hiermee kunt u een document voorbereiden dat u in een later stadium digitaal wil (laten) ondertekenen. eid-middleware: dit zorgt voor de communicatie tussen de eid-kaartlezer en Adobe Reader (bijvoorbeeld: FEDICT). Deze software kan gratis gedownload worden vanaf (installatierechten nodig) OPGELET: Versie (actuele versie op 9/08/2013 van de eid middleware geeft een foutmelding (Windows cryptographic Service provider reported an error) die het geldig ondertekenen van een document belet. Gelieve niet up te graden naar deze versie en de versie af te wachten. In deze versie is dit probleem is opgelost. Wie toch al een versie geïnstalleerd heeft wordt aangeraden de beta versie te installeren vanaf De versie van uw e-id middleware kan u controleren via start > alle programma's > Belgium eid > eid viewer > Hulp > Over Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

5 3. Hoe verloopt het digitaal ondertekenen? Om een document digitaal te ondertekenen, moeten volgende stappen doorlopen worden. Mogelijk zijn niet alle stappen relevant voor u: Document tekenbaar maken: Maak uw document op en bepaal de positie(s) waar de digitale handtekening(en) in uw document moeten komen. Maak hiervoor gebruik van de verschillende lay-outs handtekenposities van het DTP. Stuur het document via mail naar het DTP en ontvang een tekenklare PDF-versie van uw document. Document digitaal ondertekenen: Onderteken met uw e-id-lezer in het Adobe- Reader-programma het PDF-document en stuur het eventueel door naar anderen die het ook moeten ondertekenen. Digitale handtekening valideren: Controleer of alle digitale handtekeningen valide zijn en of het document niet gewijzigd is na het plaatsen van uw handtekening. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

6 4. Document tekenbaar maken Om een document digitaal tekenbaar te maken moet u enkele stappen doorlopen. STAP 1: In een eerste stap moet u uw document (Microsoft-Office- of Libre-Officedocument) voorbereiden door te bepalen waar de handtekenvelden moeten komen. STAP 2: Vervolgens moet u het document verzenden naar het digitale tekenplatform. STAP 3: Het digitale tekenplatform zet het om naar een tekenbaar document. STAP 4: Dit tekenbaar document in pdf-formaat wordt u onmiddellijk teruggestuurd via mail. Stap 1: bereid uw document voor Waar het handtekenveld juist moet komen op uw document zal uiteraard afhangen van de opzet en structuur van uw document. In bepaalde gevallen wilt u de handtekening onderaan plaatsen of juist bovenaan; moeten er drie personen kunnen tekenen; moet uw handtekening op de tweede pagina komen; enzovoort. Om al deze mogelijkheden te kunnen opvangen maakt het digitale tekenplatform gebruik van verschillende templates of lay-outs. U kan kiezen uit: - drie voorgedefinieerde lay-outs met de naam GEN1, GEN2 en GEN3, - een aanpasbare lay-out: GENX, - een vrije lay-out: FREE. Onderstaand beschrijven we het gebruik van deze verschillende lay-outs. Het type lay-outs geeft u bij stap 2 door in het bericht naar het digitaal tekenplatform zo bepaalt u de juiste positie van de handtekenvelden. INFO: Binnen DTP wordt gewerkt met verschillende lay-outs die echter geen fysieke documenten of templates zijn. Lay-outs zijn eerder handtekenposities die gebruikt kunnen worden in de maildienst van DTP. Voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3) Bij deze lay-out wordt het handtekenveld op een voorgedefinieerde positie geplaatst. Voorzie daarom de nodige blanco regels in het te tekenen document: hier zal het digitale tekenplatform de handtekeningvelden plaatsen die nodig zijn om een document digitaal te ondertekenen. Het aantal gewenste handtekeningen bepaalt waar u blanco ruimtes moet voorzien. Het digitale tekenplatform hanteert momenteel drie voorgedefinieerde lay-outs voor het bepalen van het aantal en de plaats van de handtekeningvelden: GEN1, GEN2 en GEN3. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

7 Wilt u één handtekening toevoegen, kies voor GEN1 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. Wenst u twee handtekeningen toe te voegen, kies dan voor GEN2 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. Wenst u drie handtekeningen toe te voegen, kies dan voor GEN3 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. De positie van een handtekeningveld wordt bepaald door een combinatie van x- en y-coördinaten die gemeten worden vanaf de linkerbenedenhoek van de pagina. De coördinaten x=0 en y=0 verwijzen dus naar de uiterste linkerbenedenhoek van de pagina. De breedte van een handtekeningveld is altijd 61 mm of 172 punten. De hoogte bedraagt 32 mm of 90 punten. Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 115mm of 327 pt Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-coördinaat: 123mm of 350 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-coördinaat: 123mm of 350 pt y-coördinaat: 115mm of 327 pt Handtekening 3: Pagina: laatste pagina Plaats: onder handtekening 1 x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 58mm of 165 pt Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

8 Aanpasbare lay-out (GENX) Bij de aanpasbare lay-out kan u in tegenstelling tot de voorgedefinieerdelay-out zelf bepalen waar u de velden wil plaatsen op uw document. U kan tot tien velden positioneren over de verschillende pagina s waar gebruikers handtekeningen kunnen toevoegen. Positie doorgeven van een handtekenveld: Wanneer u het document naar het digitale tekenplatform stuurt dan dient u door te geven op welke positie(s) de handtekenvelden moeten komen. De positie wordt bepaald door een x-y-coördinaat in punten uitgerekend van de linkerbenedenhoek van het handtekenveld (x=0 en y=0 is de linkerbenedenhoek van uw document). U kan ook aangeven op welke pagina het handtekenveld moeten komen (in positieve getallen vanaf eerste pagina of in negatieve getallen vanaf laatste pagina (zie onderstaande voorbeelden). Veld=71/228; (handtekenveld op 71 pt van linkerkant en 228 pt van onderkant op pagina 1) Veld=71/228/2; (handtekenveld op 71 pt van linkerkant en 228 pt van onderkant op pagina 2) Veld=50/75/-1; (handtekenveld op; 50 pt van linkerkant en 75 pt van onderkant op laatste pagina) Veld=80/75/-3; (handtekenveld op 80 pt van linkerkant en 75 pt van onderkant op derde laatste pagina) Positie bepalen van een handtekenveld: Om de juiste positie te bepalen van een handtekenveld kunt u beroep doen op onderstaande info: - 1 mm = 2,83 punten - 1 A4 = 595x842 punten - Handtekenveld = 172 pt lengte, 90 pt breedte - U kunt gebruik maken van de figuur om het veld te positioneren en de coördinaten te achterhalen. o Pas hiervoor de meeteenheid binnen MS Word aan naar punten: Bestand > opties > Geavanceerd > Weergeven afmetingen eenheden: punten. o Voeg bovenstaand figuur in en pas grootte en positie aan. Tekstterugloop > terugloopstijl > voor tekst. Positie > absolute positie t.o.v. pagina en vink opties uit. o Versleep nu de figuur naar de juiste positie en achterhaal via de grootte en het positiemenu de absolute positie van dit veld. (bv. horizontaal of x-coördinaat = 150 punten, verticaal of y-coördinaat = 200 punten) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

9 o DTP rekent van linksonder terwijl MS Word rekent van linksboven. U moet dus nog de y-coördinaat aanpassen: MS Word positie x = 150 en y = 200 DTP x = 150 en y = (verticale positie) 90 (hoogte veld) = 552 In DTP dient u dus veld=150/552; door te geven. OPGELET: indien in uw formulier of document door gebruikersinput de tekst gaat verschuiven, kan de positie van uw handtekenveld niet meer correct zijn. Tracht het handtekenveld dan ook te positioneren op een positie die niet meer kan wijzigen. Vrije lay-out (FREE) Bij deze lay-out kan u (in Adobe Reader) zelf bepalen waar de handtekenvelden moeten komen. Selecteer met de muis het gewenste gebied. Daar wordt de digitale handtekening geplaatst. Er kunnen tot tien handtekenvelden toegevoegd worden aan het document. Stap 2: mail uw document naar het digitale tekenplatform Stel een bericht op. Verwijs in de eerste regel van het bericht naar de gewenste lay-out, voorafgegaan door type= (DUS: type=gen1, type=gen2, type=gen3, type=free, type=genx). Bij type=genx dient u ook aan te geven waar de handtekeningen moeten komen via de optie Veld=(zie bovenstaand voorbeelden) en gescheiden door een puntkomma. Het bericht dient aan een aantal voorwaarden te voldoen: o Het mag slechts één bijlage bevatten. Een met meerdere bijlagen wordt niet toegelaten op het digitale tekenplatform. o Vermijd vreemde tekens zoals aanhalingstekens of accolades in de naam van uw bestand. o De maximale grootte van het bijgevoegde bestand is beperkt tot 20 MB. Indien uw bericht niet aan deze voorwaarde voldoet, krijgt u een foutboodschap. Dit is de uiterste limiet. Indien in de ketting andere mail serviceproviders gebruikt worden dan VO WPAAS kan het zijn dat lagere limieten van toepassing zijn. Vraag de limiet eventueel na bij uw eigen mail serviceprovider. Verstuur het document naar [email protected] (medewerkers Vlaamse overheid) of [email protected] (medewerkers lokale besturen) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

10 INFO: het digitale tekenplatform negeert het onderwerp van het bericht. Enkel adressen van medewerkers van de Vlaamse overheid en lokale besturen kunnen documenten verzenden naar of OPGELET: Bij type GENX is het sinds 9/8/2013 niet meer nodig om uw bericht als platte tekst te versturen maar dient u wel de puntkomma toe te voegen achter elk veld en type (zie voorbeeld). Stap 3: uw bestand wordt omgezet naar een tekenbaar document Het digitale tekenplatform zet het document om naar een PDF. Het voegt één of meerdere velden toe voor de digitale handtekening(en), op vooraf gedefinieerde posities. Of het laat de gebruiker toe om dit zelf te bepalen via het Type=FREE. Het aantal handtekeningvelden hangt af van de gevraagde lay-out. Stap 4: uw tekenbaar document wordt teruggestuurd Zodra het document succesvol verwerkt werd, stuurt het digitale tekenplatform u het tekenklare document terug in PDF formaat, voorzien van (een) tekenveld(en). U ontvangt dit document normaal onmiddellijk. U kunt het document nu ondertekenen. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

11 5. Document digitaal ondertekenen Zodra het document omgezet is naar een tekenbaar document, kunt u het document vanuit Adobe Reader ondertekenen met behulp van uw elektronische identiteitskaart (eid). Open het PDF-document met Adobe Reader. Plaats uw elektronische identiteitskaart in uw eid-lezer. In documenten op basis van de aanpasbare en voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3 en GENX) worden de handtekeningvelden gemarkeerd met een rode pijl en een blauw kader. Klik op dit kader om het tekenproces te starten. In documenten op basis van de vrije lay-outs (FREE) zijn er standaard geen handtekenvelden voorzien: het is aan de gebruiker om deze velden zelf te plaatsen. Klik op het menu uitgebreid en selecteer vervolgens in de rubriek ondertekenen de optie document ondertekenen of handtekening zetten. Anders Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

12 Met uw rechtermuisknop kan u nu een gebied selecteren waar uw handtekening moet komen. OPGELET: om een geldige digitale handtekening te plaatsen bij deze vrije velden dient u nog een tijdstempeldienst in te stellen. Ga naar Bewerken > voorkeuren > handtekeningen > tijdstempel voor document > nieuw (tijdstempelserver) en geef volgende server-url in (bij naam zet u TSA-DTP) en klik op OK. Het menu Document ondertekenen verschijnt waar u in de eerste plaats uw eigen naam dient te selecteren in de rubriek Ondertekenen als (enkel van toepassing indien meerdere personen uw eid-lezer op uw toestel gebruiken). Selecteer uw naam met de opties signature tussen haakjes. U kan opteren voor een standaardtekst-weergave of een andere weergave (zie verder). Klik op ondertekenen. Adobe Reader vraagt u vervolgens om het document op te slaan op een locatie naar keuze. Na het opslaan van het PDF-document dient u uw pincode in te geven en te klikken op OK. Let wel: tijdens het tekenen hebt u een internetconnectie nodig omdat tijdens het zetten van uw handtekening er ook een tijdsstempel wordt gevraagd aan de trusted timestamping authority van de Vlaamse overheid. Deze stappen kunnen in het geval van meerdere tekenbevoegde partijen herhaald worden voor iedere unieke partij. Uw digitale handtekening verschijnt in het document. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

13 INFO: de weergave van uw digitale handtekening aanpassen Met de standaardinstellingen van Adobe Reader, verschijnt bij de weergave van uw digitale handtekening automatisch uw rijksregisternummer (dit heet in Adobe uw herkenningsnaam ), met een standaardtekst digitaal ondertekend door en het logo van Adobe Reader. Het is mogelijk om de weergave van uw handtekening aan uw persoonlijke voorkeur aan te passen. U kunt bijvoorbeeld uw rijksregisternummer weglaten, een foto toevoegen, een reden toevoegen,. Wenst u de weergave van uw digitale handtekening aan te passen, dan doet u dit als volgt: Klik op het rode pijltje om uw handtekening toe te voegen. Het venster document ondertekenen verschijnt. Ga naar Weergave > nieuwe weergave maken. Het venster Handtekeningsweergave configureren verschijnt. Pas in dit venster de instellingen aan naar wens. Sla verschillende weergaveopties op onder een andere naam ( titel ) zodat u ze een volgende keer snel terugvindt. U kan dit ook aanpassen via bewerken > voorkeuren > beveiliging > maken en weergave > op nieuw klikken bij weergaven U kunt bijvoorbeeld: Een afbeelding importeren: bijvoorbeeld uw pasfoto of het logo van uw organisatie. Uw herkenningsnaam - dus uw rijksregisternummer weglaten. Het logo van Adobe weglaten. Een locatie en contactgegevens weergeven bij ondertekening. Let op! Hiervoor dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > voorkeuren > handtekeningen > maken en weergave > aanvinken locatie en contactgegevens weergeven. Een reden van tekenen toevoegen, bijvoorbeeld Gelezen en goedgekeurd Let op! Hiervoor dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > voorkeuren > handtekeningen > maken en weergave > aanvinken redenen weergeven. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

14 6. Digitale handtekeningen valideren De geldigheid van de digitale handtekeningen kan u automatisch of manueel valideren in Adobe Reader. Tijdens het validatieproces worden een aantal controles uitgevoerd op het handtekeningveld om te verifiëren dat: de handtekening afkomstig is van een Belgische eid-kaart; de eid-kaart nog geldig was op het moment van ondertekening; de integriteit van het document bewaard is, met andere woorden dat niemand wijzigingen aangebracht heeft nadat het document digitaal ondertekend werd. Automatische validatie handtekening Afhankelijk van de instellingen in Adobe Reader, worden handtekeningen ook automatisch gevalideerd wanneer u een PDF met digitale handtekening(en) opent. Normaal is deze optie standaard ingesteld in Adobe Reader. Dit controleert u door in het menu Bewerken > Voorkeuren > Handtekeningen > bij Verificatie optie meer aanklikken > Handtekeningen verifiëren wanneer het document wordt geopend aanvinken. Manuele validatie handtekening U kunt de digitale handtekening(en) handmatig valideren door in Adobe Reader de eigenschappen van een handtekeningveld op te vragen. Open de PDF met de digitale handtekening en klik op de knop Handtekeningen links in het Adobe-Readervenster of op het menu handtekeningvenster onder uitgebreid. Selecteer met uw rechtermuisknop in het venster Handtekeningen de handtekening die gevalideerd moet worden en kies Handtekening valideren in het menu. U kan ook alle handtekeningen in een document in één keer valideren. Klik hiervoor op de link Alles valideren. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

15 In het dialoogvenster Validatiestatus handtekening wordt aangegeven of de handtekening geldig is. Klik op Eigenschappen van handtekening in het Validatiestatus- dialoogvenster om meer informatie over de handtekening te bekijken: o In het venster Eigenschappen van handtekening kan u nagaan of de handtekening geldig is, of de pdf nog gewijzigd is in tussentijd en wanneer de handtekening juist geplaatst is. Meer informatie over het certificaat van de ondertekenaar is te vinden onder de knop certificaat van de ondertekenaar weergeven. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari

16 Mogelijke statussen digitale handtekeningen Het pictogram van de digitale handtekening naast de naam van het veld in het venster Handtekeningen geeft de aanwezigheid van een niet ondertekend handtekeningveld aan. Een pictogram met een blauw lint geeft aan dat de PDF is gecertificeerd. Dat wil zeggen dat de PDF een geldige handtekening voor certificering bevat. Handtekeningen voor certificering kunnen zichtbaar of onzichtbaar zijn. Een pictogram met een vinkje geeft aan dat de handtekening geldig is. Een pictogram met een rode x geeft aan dat de handtekening ongeldig is. Een pictogram met een waarschuwingsdriehoek geeft aan dat het document is gewijzigd na toevoeging van de handtekening. Een pictogram met een vraagteken geeft aan dat de handtekening niet kan worden gevalideerd omdat het certificaat van de ondertekenaar niet voorkomt in uw lijst met vertrouwde identiteiten. Als de status van de handtekening onbekend of niet gecontroleerd is of als het document na ondertekening is gewijzigd, moet de gebruiker de handtekening handmatig valideren om na te gaan wat de oorzaak van het probleem is. Wanneer is een digitale handtekening ongeldig? De status van een handtekening kan ongeldig zijn om de volgende redenen: Het certificaat van de ondertekenaar is ingetrokken. Het certificaat van de ondertekenaar is verlopen. Het certificaat van de ondertekenaar is verwijderd uit de lijst met vertrouwde identiteiten of het vertrouwensniveau is gewijzigd. De PDF is gewijzigd nadat deze is ondertekend of gecertificeerd. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - januari