Dit memo beschrijft de wijzigingen aan OpusR in het netwerk van CentraM per ingang van 1 september a.s..

Transcriptie

1 M E M O R A N D U M Aan : Schuldhulpverleners CentraM CC: Van : Joost Vermeulen, Empower-U Datum : 15 augustus 2011 Onderwerp : Wijzigingen aan OpusR 1 Inleiding Dit memo beschrijft de wijzigingen aan OpusR in het netwerk van CentraM per ingang van 1 september a.s.. Het is belangrijk dat u hiervan zorgvuldig kennisneemt, en de aanwijzingen in dit memo volgt om OpusR op een andere manier te starten. De huidige versie van OpusR zal namelijk in november a.s. buiten gebruik gesteld worden; als u op dat moment nog lopende dossiers in de oude versie van OpusR heeft bent u die dan kwijt! Dit memo gaat achtereenvolgens op de volgende punten in : Waarom deze veranderingen aan OpusR? Overgang van de oude naar de nieuwe OpusR Inloggen op de nieuwe omgeving van OpusR. Starten van OpusR en aanmaken van een gebruikersaccount Het nieuwe OpusR staat in een tijdelijke omgeving. Wat zijn de beperkingen? Werken met OpusR Printen Hulp bij problemen, verdere vragen 2 Waarom deze veranderingen aan OpusR? Er doet zich nu een aantal redenen tegelijkertijd voor, welke samen tot gevolg hebben dat er eigenlijk geen andere optie is dan een geheel nieuwe installatie van OpusR te doen : De huidige versie van OpusR in het netwerk van CentraM (versie 12) is zeer verouderd. De actuele versie is 15; een rechtstreekse upgrade van 12 naar 15 is niet mogelijk. Gepland is dat in november het hele netwerk van CentraM vervangen wordt. De servers waarop OpusR nu geïnstalleerd staan, worden dan buiten gebruik gesteld. OpusR moet dus sowieso op de nieuwe servers geïnstalleerd worden. 1

2 Er zijn vier aparte databases van OpusR. Deze situatie is erg verwarrend en problematisch bij het oplossen van problemen en installeren van upgrades. Dit leidt ook problemen bij het toevoegen van nieuwe gebruikers. Het advies van de leverancier van OpusR (Kred it) is om in deze situatie te beginnen met een nieuwe installatie van OpusR, en de oude vier installaties te laten uitsterven. In het nieuwe netwerk komt er dus één database voor OpusR voor alle schuldhulpverleners van CentraM. 3 Overgang van het oude naar het nieuwe OpusR Het is praktisch gesproken niet mogelijk om de huidige vier databases van OpusR tot één nieuwe database samen te voegen. De overgang zal daarom als volgt in zijn werk gaan : - Vanaf nu worden alle nieuwe verzoekschriften in de nieuwe OpusR omgeving aangemaakt. - De oude OpusR omgeving wordt alleen nog gebruikt om bestaande trajecten af te wikkelen of informatie over bestaande trajecten op te vragen. - Volgens onze informatie is de maximale doorlooptijd van een traject ca. 3 maanden. Dat betekent dat op 1 december alle huidige trajecten in de oude OpusR-omgeving afgewikkeld moeten kunnen zijn. De oude OpusR-omgeving zal daarom aan het eind van dit jaar definitief buiten gebruik gesteld worden. Dan is een opvraging uit de gegevens in principe niet meer mogelijk; alleen in uitzonderlijke gevallen is hierop een uitzondering mogelijk. Dan moet met een wachttijd van minstens één week rekening gehouden worden om gegevens nog in te kunnen zien. Dien vanaf nu alle nieuwe verzoekschriften in via de nieuwe OpusR; de huidige OpusR wordt aan het eind van dit jaar definitief buiten gebruik gesteld. 4 Inloggen op de nieuwe omgeving van OpusR U kunt vanaf uw huidige werkplek inloggen op het nieuwe netwerk en de nieuwe omgeving van OpusR. Daarvoor heeft u een speciale inlognaam en wachtwoord nodig, die wij in een aparte brief aan u verstrekken. Ga als volgt te werk : - Op uw bureaublad ziet u een ikoontje OpusR Nieuw. 2

3 - Dubbelklik dit ikoontje. Indien u op een werkplek zit waar dit ikoontje niet zichtbaar is : - Ga naar Start / Bureau-accessoires / Communicatie / Verbinding met Extern Bureaublad Het volgende schermpje verschijnt : Stel via Opties / tabblad Weergave in, dat u een weergave in Volledig Scherm wilt : 3

4 Typ vervolgens op het tabblad Algemeen als server-adres opusr.centram.nl In het inlogscherm dat verschijnt : 4

5 Log in met uw hiervoor ontvangen inlognaam en het bijbehorende wachtwoord (xx.xx.9999). Indien er beveiligingswaarschuwingen komen, klik deze dan weg / bevestig deze voor gezien. 5

6 Om verzoekschriften per aan de Raad voor de Rechtsbijstand te sturen, hebben we een werkend -programma nodig. Daarom wordt nu eerst automatisch Outlook gestart om dit programma correct in te stellen. Eenmaal ingelogd verschijnt automatisch de volgende melding : Bevestig deze door op OK te klikken. Outlook wordt nu gestart. In het volgende schermpje kunt u uw naam en initialen evt. wijzigen : Sluit nu Outlook af door op het kruisje rechtsbovenin te klikken. Tenslotte verschijnt de volgende melding : Deze melding wordt in paragraaf 6 nader toegelicht. 5 Starten van OpusR en aanmaken van een account We beginnen met een lege database van OpusR. Ook de accounts (gebruikersnamen) in OpusR moeten we opnieuw aanmaken. De eerste stap die u daarom moet doen, is een gebruikersnaam en wachtwoord voor uzelf aanmaken in OpusR. Start OpusR met het ikoontje op het bureaublad. 6

7 Voer hier de speciale gebruikersnaam opusr met wachtwoord opusr in om met beheerautorisatie in te loggen. Ga vervolgens naar Tabellen / Medewerkers : Klik op Toevoegen. Vul het scherm dat verschijnt als volgt in : 7

8 Kies een geschikt wachtwoord; in combinatie met de Code zult u voortaan met dit wachtwoord in OpusR inloggen. Klik OK / Sluiten en sluit vervolgens OpusR. Nu kunt u met uw eigen code en inlognaam in OpusR inloggen. 6 Het nieuwe OpusR staat in een tijdelijke omgeving. Wat zijn de beperkingen? De nieuwe OpusR is geïnstalleerd in het nieuwe netwerk. Echter, het nieuwe netwerk is nog niet in (algemeen) gebruik genomen; tot medio november gebruikt CentraM nog het oude netwerk. Dit heeft de volgende belangrijke implicaties : - Vanuit Outlook in de nieuwe Opus-R omgeving kunt u wel naar externen versturen, maar inkomende komt aan in het oude netwerk. Gebruik Outlook in de nieuwe OpusR-omgeving alleen om met OpusR naar de Raad voor de Rechtsbijstand te mailen. - Op de M:-schijf en op de P:-schijf vindt u kopieën van de bestanden op de netwerkschijven in het oude netwerk. Deze informatie inmiddels enigszins verouderd en zal bij het definitief invoeren vernieuwd worden. Als u dus een bestand inkijkt op de P: of M:-schijf kan dit verouderd zijn; als u informatie opslaat op de P: of M:-schijf zal dit niet in het oude netwerk zichtbaar worden en uiteindelijk gewist worden. - De enige uitzondering hierop is het mapje P:\_OpusR. Hier kunt u tijdelijke bestanden die u maakt ivm OpusR opslaan, en deze bestanden zullen bewaard blijven. Sla hierin bv. de export-bestanden uit Central Station op. Gebruik de OpusR-omgeving alleen voor OpusR, niet voor andere werkzaamheden. 8

9 7 Werken met OpusR Ik neem aan dat het werken met OpusR voor uw vertrouwd is. Het is mogelijk nuttig om de volgende punten nog even onder uw aandacht te brengen : - U kunt in de nieuwe OpusR-omgeving ook Central Station starten, om een schuldhulpdossier te exporteren, dat u vervolgens in OpusR kunt importeren. Sla het export-bestandje met Central Station op in P:\_OpusR. OpusR staat ingesteld om het daar te zoeken. - We beginnen met een schone database, dus ook met een leeg bestand met crediteuren. U zult dus mogelijk crediteuren die al lang in het bestand stonden opnieuw moeten invoeren. Voordeel hiervan is dat we een hoop vervuiling ook gelijk in één keer kwijt zijn. 8 Printen Standaard print het nieuwe OpusR naar de printer die u ook geselecteerd had voor uw overige werkzaamheden. Controleer daarom vóór uw op OpusR inlogt, of een afdruk vanuit b.v. Word of Outlook op de gewenste printer eruit komt. Het is mogelijk dat printers die voorzien zijn van verschillende laden vervelend doen en papier niet uit de juiste bak pakken. Kies liever een printer met alleen wit papier als u met OpusR wilt werken. Mocht u er niet uit komen, mail dan naar ict@centram.nl, dan zullen wij u helpen om een oplossing te vinden. 9 Hulp bij problemen, verdere vragen Indien u ondanks deze informatie geen toegang kunt krijgen tot OpusR, of problemen ervaart bij het werken met OpusR, neem dan de volgende twee stappen : Kijk op de webpagina Indien vanuit reacties van uw collega s nieuwe informatie of bijstellingen op dit memo ontstaan, worden deze op deze pagina bekend gemaakt. Indien dit geen oplossing biedt : mail naar ict@centram.nl. Vermeld dan wanneer en hoe wij u telefonisch het best kunnen bereiken. Wij zullen dan per of telefonisch contact opnemen om u zo goed mogelijk te helpen. 9