Handleiding client portal Autotask

Transcriptie

1 Handleiding client portal Autotask

2 Welkom bij de client portal van Autotask Dit is de handleiding voor de client portal van Autotask. Autotask is het systeem waarmee je vanaf nu alle KWIS-meldingen kunt generen. KWIS staat voor Klacht Wens Informatie of Storing. Via onderstaande mail ben je uitgenodigd om vanaf heden KWIS-meldingen te generen via de client portal van Autotask. Maak je eigen wachtwoord aan Voordat je begint, maak je eerst een wachtwoord aan. Dit doe je als volgt: log in op de client portal van Autotask. Dit kan via de link Of via de link in de welkomstmail. Vul bij User Name je eigen adres in. Klik vervolgens op I forgot my password. De tekst A password reset has been sent to the address on file verschijnt in je scherm.

3 Ga naar Outlook en open het hieronder staande scherm via de link die in de staat. Maak hier je eigen wachtwoord aan en onthoud deze goed! Gebruik hier wederom je eigen adres (User Name). Tip: ben je je wachtwoord vergeten, dan kun je op deze manier ook weer een nieuw wachtwoord aanmaken.

4 Maak een ticket aan Ga naar NEW TICKET. Je krijgt in het volgende scherm een aantal keuzemogelijkheden. Je kunt hier kiezen voor: 01 Klacht 02 Wens 03 Informatie 04 Storing Algemeen verzoek

5 We kiezen in dit voorbeeld voor 01 Klacht. Klik daarna op Continue. Vul vervolgens de TICKET DETAILS in. Bij Title* zet je het onderwerp van je melding. Contact* laat je zo staan (dit is namelijk je eigen adres). Bij Description* zet je de beschrijving van je melding. Let op! Geeft altijd een locatie op. Denk hierbij aan bijvoorbeeld gebouwdeel, etage, kantoor of werkplek. Gaat het om een computer of printer. Geeft dan altijd een computer- of printernummer door. Bij Service Provider Priority* kun je kiezen of je melding Low, Medium, High of Critical is. Kies hier altijd voor Medium. De medewerkers van de servicedesk zullen de prioriteit indien nodig aanpassen.

6 Vervolgens klik je op Save & Close. Echter, wil je een bijlage toevoegen, sluit dan af met Save & View. Het toevoegen van een bijlage (bijvoorbeeld een foto) gaat als volgt: klik op Attachment. Zet bij Name* een omschrijving van de bijlage. Klik bij File* op Bladeren en kies een je bestand (bijvoorbeeld een foto). Klik vervolgens op Attach File. Wil je nog een bestand toevoegen, klik dan wederom op Bladeren.

7 Ben je gereed, klik dan op Save & Close. Klik tenslotte op x Close. Je ticket wordt nu in behandeling genomen door de servicedesk. Je ontvangt binnen 12 uur een reactie met een meldingsnummer erin.

8 Vanaf nu kun je de status van je ticket volgen in het hoofdscherm onder OPEN TICKETS. Wat nu verder? Het is de bedoeling dat alle communicatie omtrent je melding vanaf nu via Autotask gaat en niet meer via . Wil je zien wat de huidige stand van zaken is, open dan de desbetreffende ticket door op het ticketnummer de klikken. Bij Add a Quick Note kun je vragen stellen omtrent je melding. Sluit af met Submit.

9 Vanaf nu ontvang je van elke wijziging of toevoeging een . Tenslotte ontvang je een laatste wanneer je melding is afgehandeld. Wij wensen je veel succes met Autotask. Heb je vragen of opmerkingen over Autotask of deze handleiding dan kun je hiervoor terecht bij de medewerkers van de servicedesk of mail naar