Ship2Report Handleiding Crew & Pax tool

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Ship2Report Handleiding Crew & Pax tool"

Heidi van der Woude
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Ship2Report Handleiding Crew & Pax tool

2 Hoofdstuk 1: Aan de slag Om de applicatie te kunnen gebruiken, moet u inloggen op de website. U hebt deze gegevens van ons ontvangen. Indien u geen inloggegevens heeft, kunt u contact opnemen met onze sales afdeling via sales@dirkzwager.com. Inloggen in Ship2Report 1. Ga naar 2. Vul in het vak User name uw gebruikersnaam in 3. Vul in het vak Password uw wachtwoord in 4. Klik op Log in. U bent nu ingelogd op Ship2Report. Wanneer u het vakje Remember me aanklikt, dan worden uw inloggegevens onthouden en hoeft u dit niet telkens opnieuw in te geven. Bent u uw password vergeten, dan kunt u deze opnieuw aanvragen via Lost password? op de inlogpagina. Er wordt nu een mail aan u verstuurd, dit is het mailadres waarop o.a. de nieuwsbrieven verstuurd worden. Ontvangt u geen mail, neem dan contact op met de Sales afdeling via Chat of mail sales@dirkzwager.com. Pagina 2 van 7

3 Hoofdstuk 2: Uitleg iconen Home Door op home te klikken komt u terecht in het startscherm van de applicatie. Dit is tevens de pagina die u te zien krijgt als u inlogt Visits / MyList Overzichtslijsten zoals expected, in port, arrived etc. Search Zoeken in de scheepsdatabase AIS Land based AIS en/of Satellite AIS ISPS Overzicht van uw ISPS aanmeldingen PAX Crew & Pax declaraties My Fleets Overzicht van uw vloten My Contacts Overzicht van uw adressenboek My Alerts Overzicht van al uw ingestelde waarschuwingen Settings Op deze pagina kunt u uw voorkeuren instellen wat betreft lijsten en landkaart of uw wachtwoord wijzigen Log out Klik hier om uit te loggen uit de applicatie Pagina 3 van 7

4 Hoofdstuk 3: Insturen nieuwe PAX-declaratie via een Excel-sheet Startsituatie: U beschikt over één of meerdere Excelsheets met daarin de PAX-gegevens. Het formaat van het Excelsheet kan zijn: AnNa, Portbase, of Dutch Immigration U weet o.a. het UCRN van het scheepsbezoek 1. Kies uit de rechter balk het PAX-icoontje 2. Kies New pax declaration 3. Vul Visit information in: a. Kies de juiste company (zie ook 3.6) b. Na het invoeren van (een deel van) de scheepsnaam, wordt er een lijstje getoond van beschikbare schepen c. Nadat er een schip gekozen is, wordt vervolgens bij het veld UCRN de gevonden scheepsbezoeken getoond. Indien u een UCRN kiest, worden de velden automatisch gevuld. Indien er geen bezoeken getoond worden, dient u het veld UCRN en de velden eronder zelf te vullen d. De velden MSW sequence number en MSW reference number laat u leeg. e. Kies create PAX declaration 4. Kies Upload list a. File type: geef aan welk type bestand u gaat uploaden b. File options: niet van belang bij de eerste keer insturen c. Person status: indien het Excelsheet per persoon aangeeft of deze aan boord is en blijft, van boord gaat of aan boord gaat, kiest u: read from file. Als dat niet het geval is, kunt u hier aangeven wat voor dit Excelsheet de status is van alle personen die vermeld staan. Dit is later eventueel per persoon te wijzigen. d. Person type: indien het Excelsheet per persoon aangeeft of het bemanning betreft of passagiers, kiest u: read from file. Als dat niet het geval is, kunt u hier aangeven welke type personen er in dit Excelsheet vermeld staan. Dit is later eventueel per persoon te wijzigen Na Choose file... kiest u het Excelsheet dat op uw computer staat. Kies openen en daarna upload. Het bestand wordt nu ingelezen en vertaald Pagina 4 van 7

5 5. De rode vlakken geven aan welke informatie er ontbreekt. U kunt er voor kiezen het Excelsheet aan te passen en opnieuw te uploaden (kies dan bij file options : replace entire list ), of om de aanpassingen in het scherm door te voeren. Ondanks dat er rode vlakken zijn, kan de PAXdeclaratie wel worden verstuurd naar Grensbewaking 6. Kies send declaration om te deze PAX-declaratie te versturen naar de overheid Hoofdstuk 3.1: Verzending controleren Startsituatie: u heeft reeds een PAX-declaratie verstuurd 1. In het detailscherm van de PAX-declaratie staat rechtsboven de verzenstatus. Bij status kunnen de volgende teksten staan: Message sent: de PAX-declaratie is door Ship2Report verstuurd Message accepted: de PAX-declaratie is door Grensbewaking succesvol ontvangen. Dit zegt niets over of Grensbewaking de inhoud geaccepteerd heeft of niet 2. Het kan een paar minuten tot een kwartier duren voordat de verandering van status aan Ship2Report wordt gemeld en voor u te zien is 3. Indien u kies voor PAX overview ziet u een lijst van al uw PAX-declaraties met deze status Pagina 5 van 7

Hoofdstuk 3.2: Insturen nieuwe PAX-declaratie via handmatige invoer Startsituatie: u weet het UCRN van het scheepsbezoek 1. Volg stap 1 t/m 4 van Insturen nieuwe PAX-declaratie via een Excel-sheet 2.

6 Hoofdstuk 3.2: Insturen nieuwe PAX-declaratie via handmatige invoer Startsituatie: u weet het UCRN van het scheepsbezoek 1. Volg stap 1 t/m 4 van Insturen nieuwe PAX-declaratie via een Excel-sheet 2. Vul de regel onder PAX in en kies daarna + 3. Nadat u een regel ingevuld heeft, kies dan save changes 4. Kies send declaration om te deze PAX-declaratie te versturen naar de overheid Hoofdstuk 3.3: Aanpassen reeds aangemaakte PAX-declaratie Startsituatie: U heeft reeds een PAX-declaratie aangemaakt in Ship2Report 1. Open vanuit PAX overview de juiste PAX-declaratie 2. U kunt handmatig gegevens aanpassen en personen toevoegen / verwijderen. Kies de plus, bewerk of verwijderknop. U kunt ook direct op een regel klikken om deze te bewerken. Na het bewerken kiest u de groene vink en save changes 3. U kunt ook een nieuw Excelsheet uploaden. Bij het uploaden kunt u kiezen om de bestaande lijst te vervangen (file options = replace entire list) of toe te voegen (file options = add to existing list). 4. Tot slot kiest u send declaration. Er wordt een update verstuurd naar Grensbewaking Pagina 6 van 7

7 Hoofdstuk 3.4: Overdragen naar een andere agent Startsituatie: u heeft reeds een PAX-declaratie verstuurd 1. Open vanuit PAX overview de juiste PAX-declaratie 2. Geef van de meest recent verstuurde PAX-declaratie de volgende gegevens door aan de nieuwe agent: MSW Sequence number en MSW Reference Hoofdstuk 3.5: Overdracht ontvangen van een andere agent Startsituatie: u heeft van de vorige agent het MSW Sequence number en MSW Reference ontvangen 1. Start met een nieuwe PAX-declaratie 2. Vul bij visit information de velden MSW Sequence number en MSW Reference in Hoofdstuk 3.6: Bedrijven configureren 1. Open Settings 2. Geef per bedrijf waar u PAX-declaraties voor indient, de gevraagde gegevens op November 2016 Koninklijke Dirkzwager Gebruikershandleiding Ship2Report Alle rechten voorbehouden. Volgens de auteursrechtelijke bepalingen mag deze handleiding niet zonder schriftelijke toestemming van Royal Dirkzwager geheel of gedeeltelijk worden gekopieerd. Het gebruik van dit product is onderworpen aan de voorwaarden van de licentieovereenkomst van dit pakket. Deze handleiding is met uiterste zorg samengesteld. Royal Dirkzwager aanvaardt geen aansprakelijkheid voor druk- of typefouten. Sommige programmaonderdelen zullen, afhankelijk van uw abonnement, niet beschikbaar zijn. U zult een melding krijgen wanneer u dit onderdeel probeert te gebruiken. Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met onze Sales afdeling, tel: Pagina 7 van 7

Vergelijkbare documenten

Ship2Report Handleiding

Ship2Report Handleiding Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 : Aan de slag 3 Hoofdstuk 2 : Uitleg iconen 4 Hoofdstuk 3 : Aanmeldingen via ISPS 5 Hoofdstuk 3.1 : Aanmelden bij een terminal 8 Hoofdstuk 3.2 : Overzicht