deskundige personeelszaken

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING deskundige personeelszaken Functietitel: Dienst: Niveau: deskundige personeelszaken dienst personeel B1-B3 A. Plaats in de organisatie: deskundige personeelszaken directeur ouderenzorg B. Doel van de functie: Ondersteunen, voorbereiden en uitvoeren van het personeelsbeleid binnen de welzijnsvereniging en op een actieve manier vorm geven aan de functie van deskundige personeelszaken zodat op een resultaatsgerichte, ondersteunende, adviserende en coachende manier kan bijgedragen worden tot de uitbouw van een hedendaags en dynamisch Human Resource Management binnen de context van een publieke zorgorganisatie. Pagina 1 van 6

2 C. Resultaatgebieden: 1. COÖRDINEREN EN UITVOEREN VAN DE LOONADMINISTRATIE Als deskundige personeelszaken zorg je ervoor dat de loonadministratie en andere specifieke personeelstaken correct en efficiënt uitgevoerd worden. Dossierbeheer: Verzamelen van persoonsgegevens, deze invoeren, verwerken en up-to-date houden zodat op elk ogenblik over een correcte en recente informatie wordt beschikt: Opvolgen van de personeelsdossiers Bijhouden adressenbestand Opvolgen schaalanciënniteit Organiseren van het medisch onderzoek: jaarlijks, bij indiensttreding, Opstellen arbeidsovereenkomsten, individuele weddevaststellingen Berekenen jaarlijks verlof Opvolgen van dossiers arbeidsongevallen van personeel, mandatarissen, vrijwilligers en studenten. Behartigen van diverse aanverwante taken (zoals vakbondspremies, kinderbijslagfonds, gemeenschappelijke sociale dienst, ). Aanspreekpunt zijn voor alle medewerkers bij vragen over hun loopbaan, personeelsdossier of verloning. Loonbeheer Verwerken van gegevens en opstellen van formulieren die invloed hebben op de verloning van de personeelsleden met als doel een correcte en tijdige bezoldiging uit te voeren: Coördineren, uitvoeren en opvolgen van de loonadministratie voor personeelsleden, in samenwerking met de administratief medewerker personeel en het sociaal secretariaat. Verwerking van alle gegevens die invloed hebben op het loon en de vergoeding van alle personeelsleden zoals berekenen en bestellen van de maaltijdcheques, de uitbetaling van onregelmatige prestaties, Opvolgen van loonbeslag. Up-to-date houden van kennis rond sociale wetgeving en loonadministratie. 2. ONTWIKKELEN EN UITVOEREN VAN PROCESSEN INZAKE PERSONEELBELEID EN VERRICHTEN VAN BELEIDSVOORBEREIDEND EN -UITVOEREND WERK Actueel houden en formuleren van voorstellen en adviezen over organogram, rechtspositieregeling, arbeidsreglement en personeelsinvulling. Actueel houden en formuleren van voorstellen tot aanpassing van functiebeschrijvingen. Bieden van ondersteuning bij het ontwikkelen van adequate procedures voor werving, selectie, loopbaanbegeleiding van het personeel. Opmaken van ontwerpbesluiten m.b.t. personeelsaangelegenheden voor de directeur ouderenzorg, het directiecomité of de Raad van Bestuur. Opzoeken, inputten, doorgeven en controleren van personeelsgegevens in het kader van subsidiëring of erkenning van de woonzorgvoorzieningen (vb. RAAS-applicatie). Zoeken naar gepaste oplossingen om mensen en middelen optimaal in te zetten met inbegrip van het onderzoeken van alternatieve tewerkstellingsmogelijkheden. Signaleren van nuttige informatie inzake de algemene organisatie en het personeelsbeheer binnen de verschillende diensten. Initiatief nemen en suggesties doen voor het verbeteren en optimaliseren van de werking van de personeelsdienst. Actief participeren aan werkoverleg inzake personeelsmanagement en de administratieve organisatie. Budgetverantwoordelijkheid voor bepaalde personeelsbudgetten. Bieden van ondersteuning bij het opstellen van de ontwerpbudgetten, de budgetwijzigingen, de meerjarenplanning en de jaarrekening. Opmaken en bijhouden van statistische gegevens in het kader van jaarverslag, rapportage aan Raad van Bestuur,.. (zoals ziekteverzuimcijfers, statistische gegevens medewerkers, ). Pagina 2 van 6

3 Ondersteunen van de diensthoofden bij het beheren van de tijdsregistratie en opmaken van de uurroosters voor het personeel. Uitvoeren van de nodige controles op dit vlak met als doel het zorgen voor een correcte administratieve verwerking van deze gegevens en het formuleren van adviezen tot verbetering van de tijdsregistratie en uurroosterplanning. Opnemen van een adviserende en coördinerende rol bij de uitbouw van een verdere digitalisering van de personeelsadministratie. Superviseren van de personeelsadministratie uitgevoerd door de administratief medewerker personeel. 3. ONTWIKKELEN VAN HUMAN RESOURCES MANAGEMENT BINNEN DE ORGANISATIE Leveren van een bijdrage aan en ondersteuning bieden bij het ontwikkelen, implementeren, opvolgen en evalueren van een Human Resource Management in samenwerking met de directie en de diensthoofden, teneinde te beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om de opdracht en doelstellingen van de welzijnsvereniging te realiseren. Coördineren van Human Resources in overleg en samenwerking met het directiecomité en met de diensthoofden/budgethouders. Uitwerken en opvolgen van het vormingsbeleid binnen de organisatie (zoals detecteren van vormingsnoden, opstellen van vormingsplan, formuleren van adviezen op vlak van VTO, ). Uitwerken en opvolgen van een ziekteverzuimbeleid binnen de organisatie. Ontwikkelen, uitvoeren en opvolgen van het beleid inzake aanwerving, selectie en onthaal (zoals plannen en organiseren van selectieproeven, opvolging van de aanstelling van nieuwe medewerkers, onthaal verzorgen van nieuwe medewerkers, signaleren van wervingsbehoeften, ). Ontwikkelen, uitvoeren en opvolgen van het beleid inzake evaluatie en functionering van de medewerkers (zoals ondersteunen van de diensthoofden bij het voeren van functioneringsgesprekken en het coachen van medewerkers, formuleren van adviezen met betrekking tot de implementatie van coaching, functionering en evaluatie binnen de diensten, ). Ontwikkelen, uitvoeren en opvolgen van een retentiebeleid met als doel medewerkers gemotiveerd en langer te binden aan de organisatie. Meehelpen bij de voorbereiding, opvolging en implementatie van specifieke HRM-projecten. Ontwikkelen, uitvoeren en opvolgen van een competentiemanagement binnen de organisatie (zoals uitwerking en herziening van de functiebeschrijvingen, ). 4. VOEREN VAN EEN GERICHTE INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE Onderhouden van goede interne en externe contacten, meer specifiek de contacten met de personeelsleden enerzijds en de contacten met externe diensten, zoals de weddecentrale, RVA, VDAB, anderzijds. Klantgericht beantwoorden van vragen via telefoon of . Opvolging en afhandeling van deze vragen. Goede contacten onderhouden met de personeelsleden en het verstrekken van informatie. Vertalen van de vragen en behoeften van de medewerkers naar diensthoofden of directie. Advies uitbrengen en informatie meedelen aan de personeelsleden m.b.t. personeelsaangelegenheden. Bijdrage leveren bij de opmaak en verspreiden van nieuwsbrieven of andere communicatie naar de medewerkers. Goede contacten onderhouden en nauw samenwerken met de weddecentrale, en andere instanties (VDAB, ABB, VVSG, personeelsdienst gemeente, ). Informatie verschaffen aan de externe dienstverlenende partners en netwerken met de betrokken organisaties. Actief deelnemen aan overleg binnen de organisatie. Een bijdrage leveren aan het algemeen kwaliteitsbeleid binnen de organisatie. Pagina 3 van 6

4 D. Competentieprofiel: 1. GENERIEKE COMPETENTIES Resultaatgerichtheid inventariseert beschikbare middelen streeft naar een maximaal resultaat zoekt naar de meest optimale werkmethoden grijpt in wanneer resultaten niet voldoen zet door bij tegenslag of problemen Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Samenwerking helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s stipt na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Organisatiegerichtheid / loyaliteit voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie. Integriteit houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. Kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar. Wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of functie en motiveert hen om deze na te leven. Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie Pagina 4 van 6

5 2. FUNCTIESPECIFIEKE GEDRAGSCOMPETENTIES Inzet werkt met enthousiasme en gedrevenheid stelt zich positief op staat open voor vragen en taken die op zich afkomen gaat ervoor om de taken uit te voeren durft verantwoordelijkheid te nemen Zelfvertrouwen heeft vertrouwen in eigen standpunten en draagt deze uit geeft gemaakte fouten openlijk toe heeft een stevige en weerbare opstelling in contacten laat zich aanspreken op gedrag en staat open voor feedback straalt gezag en vertrouwen uit treedt consequent en vastberaden op Plannen en organiseren plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties / resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig verzekert continuïteit en behoud overzicht Mondelinge communicatie formuleert helder en duidelijk houdt een samenhangend betoog sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon vraagt door op gegeven informatie toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen brengt structuur en geeft houvast gaat strategisch om met argumenten Kwaliteitsvol werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is voorkomt dat er fouten worden gemaakt Pagina 5 van 6

6 3. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Administratieve procedures Grondige kennis van en ervaring met personeelsbeheer, personeelsadministratie en personeelsmanagement. Voldoende kennis van en ervaring met administratieve organisatorische ondersteuning. Kennis van wetgeving, regelgeving en uitvoeringsbesluiten relevant voor de functie Voldoende kennis van wetgeving met betrekking tot de functie (personeelsbeheer, sociale wetten, arbeids(tijd)wet, ). Basiskennis van de wetgeving met betrekking tot het lokaal bestuur (zoals rechtspositieregeling, decreet lokaal bestuur,..). Relevante kennis van de algemene management- en HRM-technieken en -toepassingen. PC-vaardigheden Grondige kennis tekstverwerking (Word). Grondige kennis rekenbladen (Excel). Grondige kennis software (Outlook). Het zich eigen maken van gespecialiseerde software betreffende de personeelsdienst, tijdsregistratie en uurroosterplanning. Pagina 6 van 6