Bibliotheekvernieuwing maal twaalf. Nulmeting stand van zaken in de twaalf Nederlandse provincies

Transcriptie

1 Bibliotheekvernieuwing maal twaalf Nulmeting stand van zaken in de twaalf Nederlandse provincies Marijne Lekkerkerker Zunderdorp Beleidsadvies en Management In opdracht van de Stuurgroep Bibliotheken Den Haag, Januari 2003

2 Voorwoord In dit rapport doen we verslag van de stand van zaken ten aanzien van de wijze waarop in de verschillende provincies in Nederland invulling wordt gegeven aan bibliotheekvernieuwing. Bibliotheekvernieuwing staat ten dienste aan inhoudelijke vernieuwing en versterking: behoud van en verbreding van het bereik van de bibliotheek, versterken van de informatiefunctie met aandacht voor de mogelijkheden en uitdagingen van informatie en communicatie technologieën, verdere professionalisering van de bibliotheekmedewerkers en de ontwikkeling van cultureel ondernemerschap. Toch richten wij ons in deze rapportage niet zozeer op de inhoud als wel op de structuur die moet helpen deze vernieuwingen te realiseren. In het rapport Open poort tot kennis dat de stuurgroep herstructurering openbaar bibliotheekwerk (onder voorzitterschap van W. Meijer) in april 2000 uitbracht en in het Koepelconvenant dat in december 2001 werd ondertekend door vertegenwoordigers van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, wordt omschreven dat ten behoeve van de vernieuwing in de verschillende provincies een bibliotheeknetwerk tot stand moet komen, gevormd door basisbibliotheken en ondersteund door onder meer een (provinciaal of regionaal) facilitair bedrijf. In deze rapportage kunnen we geen recht doen aan de inhoudelijke vernieuwingen die reeds soms al vóór de landelijke aandacht voor bibliotheekvernieuwing zijn ingezet. Verschillende bibliotheken werken (al dan niet formeel) samen, er zijn gezamenlijke projecten, in diverse provincies bestaat één lenerspas, er zijn contacten met andere instellingen, er wordt gewerkt aan functie-innovatie en aan kwaliteitsverbetering en er wordt vooral ook heel hard gewerkt en overlegd. Het is echter vaak nog te vroeg om te spreken van een direct verband tussen basisbibliotheek- en netwerkvorming en inhoudelijke en organisatorische verbeteringen. Om deze reden beperken we ons in dit onderzoek hoofdzakelijk tot de structuur van bibliotheekvernieuwing. Daarbij tekenen we aan dat de structuur in dienst van inhoudelijke vernieuwing moet staan. Met dit rapport willen we een handzame eerste indruk geven van de verschillende processen en een format voor onderlinge vergelijking aanreiken. Wanneer de herstructurering concreter vorm heeft gekregen, is een uitgebreidere rapportage noodzakelijk met oog voor vorm, inhoud èn de onderlinge wisselwerking daartussen.

3 Inhoudsopgave Inleiding pagina 1 Provincie Drenthe pagina 3 Provincie Flevoland pagina 6 Provincie Fryslân pagina 9 Provincie Gelderland pagina 13 Provincie Groningen pagina 16 Provincie Limburg pagina 20 Provincie Noord-Brabant pagina 24 Provincie Noord-Holland pagina 28 Provincie Overijssel pagina 33 Provincie Utrecht pagina 37 Provincie Zeeland pagina 41 Provincie Zuid-Holland pagina 45 Slotbeschouwingen pagina 49 Bronnen pagina 56

4 Inleiding Aanleiding onderzoek De aanleiding voor de Stuurgroep Bibliotheken om dit onderzoek te laten verrichten was tweeledig. Op de eerste plaats is het de taak van de Stuurgroep, ondersteund door het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing, om het vernieuwingsproces te ondersteunen en te begeleiden. Om dat te kunnen doen, is het onontbeerlijk een overzicht te krijgen van de ontwikkelingen zoals deze in de provincies vorm krijgen. Op de tweede plaats bood de toezegging van staatssecretaris Van Leeuwen, tijdens het overleg met de vaste Kamercommissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op 26 september 2002, om de verschillende ontwikkelingen in provincies en gemeenten te inventariseren, een heel directe aanleiding om het onderzoek uit te voeren. De toezegging van de staatssecretaris volgde op de zorg die Tweede-Kamerleden uitten over een goed verloop van het herstructureringsproces, mede gezien het verschil in grootte en middelen tussen verschillende gemeenten en provincies en de beperkte financiële middelen die het Rijk vooralsnog beschikbaar heeft gesteld voor het proces. Aanpak In de praktijk blijkt dat provincies elk hun eigen uitgangssituatie kennen. In de ene provincie is men al een tijd geleden begonnen met een herziening van het openbaar bibliotheekwerk. In andere provincies gaf de ondertekening van het Koepelconvenant een belangrijke impuls aan vernieuwing. Mede hierdoor zijn verschillende keuzes gemaakt in de vertaling van de vernieuwingsdoelstellingen naar de praktijk. Met dit rapport hebben wij geprobeerd deze ontwikkelingen in kaart te brengen en inzicht te geven in de richtingen die zijn ingeslagen en de kansen, successen en problemen die daarbij naar voren zijn gekomen. De informatie in deze rapportage is gebaseerd op schriftelijke bronnen zoals bestedingsplannen, nieuwsbrieven en plannen van aanpak, en op 45 vraaggesprekken die we in de periode december 2002 januari 2003 voerden. Deze gesprekken werden (soms persoonlijk en vaker telefonisch) gevoerd met diverse betrokkenen per provincie: bibliotheekdirecteuren en -bestuurders, stuurgroepleden, provinciale beleidsambtenaren, gemeenteambtenaren, adviseurs, en directeuren en medewerkers van ondersteunende instellingen. Personeel en vrijwilligers van de bibliotheken en leidinggevenden en bestuursleden van met name kleine bibliotheken in gemeenten met minder dan inwoners (de zogenoemde 30- gemeenten) zijn minder aan het woord geweest. Het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing is zich van deze beperking bewust en streeft ernaar om in 2003 activiteiten te organiseren om juist deze mensen meer te betrekken en kennis te nemen van hun mening en ervaring. Kanttekening Voordat u dit verslag gaat lezen, willen we graag een paar kanttekeningen plaatsen. In het voorwoord gaven we al aan waarom voor de invalshoek structuur is gekozen. Op deze plaats willen we opmerken dat de breedte van het onderzoek verslaglegging van de stand van zaken in alle twaalf provincies en het korte tijdsbestek waarin we het onderzoek verrichten, noodzakelijkerwijs ten koste gingen van de diepte. Maar we hebben er ook bewust voor gekozen geen gedetailleerde beschrijvingen te geven van alle bijzonderheden per provincie. Het gaat immers om een nulmeting, niet bedoeld om te adviseren, maar om te informeren. We hebben ervoor gekozen grote lijnen aan te geven en niet diep in te gaan op deelprocessen of op tijdelijke vertragingen of versnellingen in het proces. Bovendiep verwachten we dat deze rapportage al snel gedateerd zal zijn. Dat klinkt raar, maar onderstreept in feite alleen maar dat de processen van bibliotheekvernieuwing volop in ontwikkeling zijn. Enkele provincies zijn al jaren gelden begonnen en daarmee wat verder op weg, andere provincies moeten de bibliotheekvernieuwing nog concreet vorm geven. Deze verschillen vindt u terug in de verslagen, die overigens een gelijke opbouw hebben. Opbouw rapportage Na deze inleiding treft u op de volgende pagina s de verslagen aan van de stand van zaken in de twaalf Nederlandse provincies. Aanbevelingen voor het verdere proces achten we in deze rapportage minder op hun plaats. De invulling van de bibliotheekvernieuwing is immers aan de betrokken partijen en dient niet van bovenaf te worden gedicteerd. Wel zullen we in het slothoofdstuk enkele opmerkelijke ontwikkelingen aanstippen die tijdens het onderzoek naar voren kwamen. Ook geven we een opsomming van onderwerpen die ons inziens om nadere verkenning en of onderzoek vragen. 1

5 Tot slot Wij hopen en verwachten dat deze rapportage niet alleen informatief is voor de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Tweede Kamer, maar ook voor alle betrokkenen in de bibliotheken, de gemeenten, de provincies en de ondersteunende instellingen. Dit rapport zal dan ook breed worden verspreid en ook op de internetsite over bibliotheekvernieuwing worden geplaatst ( De bevindingen in deze rapportage zullen door het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing worden besproken met betrokkenen in de provincies. De Stuurgroep wil de informatie bij de tijd houden en zal jaarlijks een vervolgverslag opstellen. 2

6 Provincie Drenthe Inleiding In Drenthe hebben in de jaren 1998 en 1999, parallel aan de gemeentelijke herindeling (van 36 naar twaalf), bestuurlijke fusies van bibliotheken plaatsgevonden. De provincie telt nu twaalf gemeenten met elk één bibliotheekbestuur. Zeven daarvan bevinden zich in gemeenten met rond de inwoners, twee in gemeenten met rond de inwoners, twee met rond de inwoners en één in een gemeente met ruim inwoners. Tien bibliotheken (ook de voorheen zelfstandige bibliotheek Emmen) zijn aangesloten bij de Provinciale Bibliotheekcentrale (PBc) en twee bibliotheken (Assen en Hoogeveen) zijn zelfstandig. De openbare bibliotheek Assen werkt samen met de PBc op het gebied van bijvoorbeeld salarisadministratie, automatisering en collectievorming. Ook werkt deze bibliotheek samen met de bij de PBc aangesloten bibliotheek Emmen. De bibliotheek Hoogeveen werkt samen met de PBc op het gebied van salarisadministratie en Bibliobussen. Specifiek voor de vele plattelandsgemeenten is dat er geen sprake is van één centrumgemeente of centrumbibliotheek. Doel van de herstructurering De provincie zet in op vergroting van de samenwerking van de zelfstandige en aangesloten bibliotheken, op informatie-uitwisseling en op vergroting van het zelfbewustzijn. Deze doelen krijgen structuur door de vorming van basisbibliotheken in een samenhangend lokaal netwerk. Er wordt uitgegaan van één basisbibliotheek per gemeente. Mede gezien de recente gemeentelijke herindeling is er voor verdere schaalvergroting geen draagvlak. De positie van de PBc c.q. de omvorming van de PBc tot facilitair bedrijf is nog onderwerp van gesprek. Visie Parallel aan de gemeentelijke herindeling en de bestuurlijke fusies van bibliotheken, is binnen de provincie ingezet op functie-innovatie als middel om de bibliotheekorganisaties aan te passen aan de nieuwe constellatie en aan de moderne eisen die aan bibliotheken worden gesteld. Dit met gebruikmaking en versterking van de kwaliteiten die medewerkers reeds in huis hebben. In het traject van functie-innovatie is later aansluiting gezocht bij het rapport van de stuurgroep Meijer. Op grond van dit rapport en het statenstuk Vernieuwing Openbaar Bibliotheekwerk besloot de provincie eigen provinciaal bibliotheekbeleid te ontwikkelen en een Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing in te stellen. Uitgangspunt is dat met de vorming van basisbibliotheken wordt aangesloten op de recente gemeentelijke herindeling. Ook zetten provincie, bibliotheken en de PBc zich in om bibliotheekwerk meer onder de aandacht van gemeenten te brengen en maken zij zich sterk voor verdere netwerkvorming. Proces De Drentse Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing streeft er naar vóór augustus 2003 een eindadvies uit te brengen over de Drentse invulling van het concept basisbibliotheek. Daarbij neemt men de uitwerking van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing (zoals verwoord in de digitale brochure Basisbibliotheek) als uitgangspunt. Verder zal de stuurgroep in 2003 een plan van aanpak opstellen en deeladviezen ten behoeve van het provinciale beleidsplan uitbrengen. De deeladviezen richten zich op netwerkvorming, digitalisering, vraaggericht werken en horizontale integratie. Mede op basis van al deze informatie wordt in een later stadium de positie van de PBc aan de orde gesteld. Als voorwaarde voor het ontstaan van basisbibliotheken (onafhankelijk van de definiëring daarvan) in Drenthe geldt dat de huidige, met name kleinere, bibliotheken zelfstandiger moeten gaan opereren. Functie-innovatie wordt daartoe als eerste instrument gezien. De herstructurering van het bibliotheekwerk is in Drenthe dan ook gestart met functie-innovatie en de aanstelling van een lokale bibliotheekmanager per gemeente. Verder wordt bekeken in hoeverre de bibliotheken specialismen in huis hebben en/of kunnen ontwikkelen ten behoeve van het gehele netwerk. Stand van zaken Binnen de werk- en stuurgroep heeft men zoals gezegd gewerkt aan het definiëren van de basisbibliotheek en van de kerntaken van deze bibliotheek. De bibliotheken in Assen, Hoogeveen en Emmen worden, gezien hun schaalgrootte, al als basisbibliotheek aangeduid. Het accent in de overleggroepen verschuift nu van de inhoud naar de (toekomstige) structuur van het Drentse bibliotheeknetwerk. Binnen de stuurgroep overleggen betrokkenen over de wenselijkheid van het bibliotheeknetwerk, het hoe en waarom ervan en over de verdeling van verantwoordelijkheden en taken in een netwerk. 3

7 Rol provincie De provincie heeft een regierol, brengt partijen bijeen en ondersteunt de werk- en stuurgroep. Ook wil de provincie gemeenten motiveren en wellicht ook faciliteren om bibliotheekbeleid te ontwikkelen en dit beleid te integreren in het verdere cultuurbeleid en -bereik. De provincie investeert in de periode jaarlijks extra in het openbaar bibliotheekwerk. Dit geld is bestemd voor stijgende personele kosten en een kwaliteitsimpuls voor de digitalisering van informatievoorziening aan burgers. Rol gemeenten De bibliotheken zijn parallel aan de bestuurlijke herindeling gefuseerd. De provincie, de PBc en de bibliotheken maken zich nu sterk voor de invulling van de betrokkenheid van gemeenten bij hun lokale bibliotheekwerk. Mede daarom worden nu per gemeente lokale bibliotheekmanagers aangesteld die elk een aantal bibliotheekvestigingen onder hun hoede nemen. Deze managers fungeren als lokaal aanspreekpunt en leggen mede een basis voor de lokale worteling van het bibliotheekwerk. Zo worden ook de lijnen met het gemeentebestuur en de gemeenteambtenaren bekort. De PBc heeft (zoals ook vóór de herindeling al gebeurde) met de bibliotheken per gemeente een overeenkomst van dienstverlening gesloten. Verdeling Rijksgelden Een klein deel wordt ingezet om de stuur- en werkgroep te faciliteren. Het overgrote deel van de middelen is bestemd voor functie-innovatie in de bibliotheken in de negen kleine gemeenten (de uitvoering is in handen van de PBc). De grote gemeenten Assen, Hoogeveen en Emmen betreuren het dat zij niet konden meedelen in het beschikbare budget. Provinciale Bibliotheek Centrale In Drenthe voert de Provinciale Bibliotheekcentrale (PBc) in Assen ondersteunende taken uit ten behoeve van de aangesloten bibliotheken in tien gemeenten. De PBc is belast met de uitvoering van (delen van) de vernieuwing van de bibliotheken en ontvangt hiertoe extra financiële middelen van de provincie. De PBc verzorgt het werkgeverschap voor de tien aangesloten bibliotheken. Herziening van dit werkgeverschap is vooralsnog niet aan de orde. De PBc voert ook veel inhoudelijke- en beleidsmatige taken uit en heeft in het algemeen een centrale en centralistische positie in het Drentse bibliotheekwerk. Ook de zelfstandige bibliotheken werken op onderdelen samen met de PBc. Facilitair bedrijf en kennis- en infocentrum De toekomstige rol van de PBc binnen het Drentse bibliotheeknetwerk is onderwerp van gesprek binnen de stuurgroep. De PBc heeft al een kennis- en informatiecentrum, maar hoe een en ander in de toekomst zal worden georganiseerd, moet nog uitkristalliseren. De vraagt is nu vooral hoe de samenwerking van de vooralsnog aangesloten bibliotheken, de zelfstandige bibliotheken en de PBc daadwerkelijk in één netwerk kan worden gegoten. Binnen dit netwerk zouden taken en specialismen op verschillende niveaus kunnen worden verdeeld en opgepakt. De subsidierelatie tussen de provincie en de PBc wordt in elk geval tot 2004 gehandhaafd. Daarna zal de PBc met een productbegroting moeten werken opdat het voor de provincie duidelijk is welke producten zij stimuleert en wat de kostprijs daarvan is. Ook kan aldus een beter onderscheid worden gemaakt tussen lokale en provinciale bibliotheekactiviteiten. Grootte basisbibliotheken De invulling van het begrip basisbibliotheek is aan de orde geweest in de werk- en stuurgroep, maar is praktisch nog niet uitgekristalliseerd. Verdere fusies van de bibliotheken die parallel aan de gemeentelijke herindeling reeds tot twaalf zijn samengevoegd, zijn niet aan de orde. Vanuit de gemeenten Hoogeveen en in mindere mate Assen gingen stemmen op om te komen tot vier basisbibliotheken waarbij de grotere gemeenten een centrumpositie innemen en een centrumbibliotheek huisvesten. Hiervoor is evenwel geen politiek draagvlak. Genoemde bibliotheken werken in stuurgroepverband mee aan de opzet om twaalf basisbibliotheken te vormen. In dat geval zullen de negen basisbibliotheken in de kleinere gemeenten een verzorgingsgebied rond de inwoners hebben, Assen een verzorgingsgebied rond de , Hoogeveen rond de en in Emmen rond de inwoners. Rol adviesbureau In Drenthe is geen adviesbureau betrokken, omdat dat door een meerderheid niet nodig wordt geacht. Wel zijn er binnen de provincie meer uren vrijgemaakt om het vernieuwingsproces te begeleiden. 4

8 Overlegstructuren In september 2002 werd op initiatief van de provincie de Stuurgroep Bibliotheekvernieuwing ingesteld. Naast een onafhankelijk voorzitter hebben vertegenwoordigers van provincie, gemeenten en bibliotheken zitting in de stuurgroep. Deze mensen zullen de provincie en de gemeenten anderhalf jaar lang adviseren over de bibliotheekvernieuwing. De voorzitter van de stuurgroep zit ook de Werkgroep Bibliotheekvernieuwing voor. Wat maakt het verschil Ook in Drenthe is de specifieke uitgangspositie bepalend. Er heeft een gemeentelijke herindeling plaatsgevonden, de PBc vervult een centrale rol en het onderwerp bibliotheekvernieuwing is relatief laat ter hand genomen in de stuur- en werkgroep. Ook de inzet en betrokkenheid van personen is, net als in andere provincies, medebepalend. Voorbeelden andere provincies De ontwikkelingen in andere provincies worden globaal gevolgd, waarbij men speciaal oog heeft voor Overijssel en Groningen. Succesfactoren Er is al een netwerk van de PBc, de aangesloten bibliotheken en - op onderdelen - de twee zelfstandige bibliotheken waarbinnen taken gezamenlijk worden opgepakt. Dit kan als basis voor de verdere vormgeving en vernieuwing van het netwerk dienen. Er is een groot politiek draagvlak voor bibliotheekvernieuwing, al weten gemeentebestuurders niet altijd hoe zij invulling aan gemeentelijk bibliotheekbeleid kunnen geven (zie bij aandachtspunten). De constellatie van één (basis)bibliotheek per gemeente en de relatief kleine omvang van Drenthe houdt het proces zelf en de gemeentelijke aansturing van de bibliotheken helder. De constructieve opstelling van de PBc. Aandachtspunten Het vernieuwingsproces kwam in Drenthe relatief laat op gang en komt nu in een stroomversnelling; mede daarom is het noodzakelijk goed met alle betrokkenen te communiceren. Nog geringe rol van gemeenten en aangesloten bibliotheken in de concrete vormgeving van de bibliotheekvernieuwing. De invulling en taakverdeling van basisbibliotheken, met name bij de bibliotheken die nu nog bij de PBc zijn aangesloten. Onderlinge relatie basisbibliotheken en hun bevoegdheden ten aanzien van het facilitair bedrijf (uitwerking opdrachtgever-opdrachtnemer relatie). Financiën, in algemene zin en voor wat betreft innovaties die op landelijk niveau worden ontwikkeld en gefinancierd, maar op regionaal niveau moeten worden geï mplementeerd zonder dat daar extra middelen voor beschikbaar zijn. 5

9 Provincie Flevoland Inleiding Flevoland telt ruim inwoners en zes gemeenten, te weten Lelystad, Almere, Noordoostpolder, Dronten, Zeewolde en Urk. Als jongste provincie van Nederland kent Flevoland geen Provinciale Bibliotheek Centrale. Doel van de herstructurering Er wordt ingezet op versterking en modernisering van de provinciale netwerkstructuur en daarmee op ontvlechting van lokale en provinciale taken en bevoegdheden. Inzet is te komen tot een structuur met lokale bibliotheken en een bovenlokale voorziening voor facilitaire en back office taken. Een deel van de beschikbare Rijksgelden wordt in de bibliotheken van Urk en Zeewolde (de twee 30- gemeenten) specifiek ingezet op kwaliteitsverbetering. Vorming van basisbibliotheken door middel van fusie is vooralsnog niet aan de orde, maar wordt op termijn niet uitgesloten. Visie Zoals hieronder wordt toegelicht, kwam de discussie over een herziening van de samenwerkingsstructuur in Flevoland bottom up op gang. Omdat in de verdere bespreking van de toekomstige structuur vele plannen de revue passeerden en er geen concrete vervolgstappen konden worden gezet, besloot de provincie het proces naar zich toe te trekken en samen met de gemeenten een sturende rol te vervullen. Bij de vormgeving van het Flevolandse bibliotheekwerk geldt in het algemeen het uitgangspunt doe lokaal wat lokaal kan, maar doe bovenlokaal wat beter bovenlokaal kan worden aangepakt. De structuur staat in de huidige plannen voorop: de inhoudelijke bibliotheekvernieuwing moet volgens betrokkenen nog vorm krijgen. Proces Sinds 1991 kennen de bibliotheken in Flevoland een lichte vorm van federatieve samenwerking in de Stichting Samenwerkende Bibliotheken Flevoland (SSBF). De provinciale bibliotheektaken zijn verspreid over de drie grootste bibliotheken. De bibliotheek Almere is verantwoordelijk voor de automatisering en de schoolmediatheekdienst, de bibliotheek Noordoostpolder voor de financiële administratie, transport en het secretariaat van de SSBF en de bibliotheek Lelystad voor de wisselbibliotheekdienst. De bibliotheek Urk levert beleidscapaciteit voor de SSBF. Deze opzet voldeed lange tijd, maar groeit nu door de toename van de bevolking en uitbreiding van de dienstverlening uit haar jasje. Ook de verstrengeling van functies en bevoegdheden speelde een rol (zie hieronder de paragraaf Overlegstructuren ). Daarom werd in september 2002 door het SSBF-bestuur een bijeenkomst georganiseerd voor de lokale bibliotheekbesturen over de toekomstige samenwerkingsstructuur in Flevoland. Tijdens deze bijeenkomst werden verschillende opties besproken. Niet lang daarna bracht een aantal leden van het Provinciaal Directie Overleg (PDO) bibliotheekdirecteuren een notitie uit waarin onder meer werd voorgesteld een facilitair netwerkbureau op te richten. Deze notitie kwam zogezegd bottom up tot stand. Het was ook afgestemd met de SSBF, al voorzag deze laatste de notitie niet van een definitief akkoord. Vervolgens bracht de provincie, met gebruikmaking van elementen uit de PDO-notitie, een eigen rapport uit. De bespreking hiervan met bibliotheek- en gemeentebestuurders leverde echter geen consensus op. Verschillende bibliotheken kwamen met verschillende voorstellen voor de verdere vormgeving van de bibliotheekvernieuwing. Hierop besloot de provincie het proces naar zich toe te trekken. Stand van Zaken In december 2002 ondernamen de betrokken provinciale medewerker en een extern adviseur een inventariserende ronde langs de zes bibliotheekdirecteuren waarbij in sommige gevallen ook leden van het lokale bestuur aanwezig waren. Hier is een verslag van gemaakt dat op het moment van dit schrijven nog niet in brede kring is besproken. Eén van de uitkomsten is dat er verschil van mening bestaat over de vormgeving van het bovenlokaal netwerkbureau. Er wordt onder meer gesproken van de optie vijf plus één (waarbij de bibliotheek Almere alleen voor facilitaire zaken bij het netwerkbureau is betrokken) en over de optie alle zes. De verschillende visies zijn onder meer terug te voeren op het feit dat de bibliotheek Almere de grootste bibliotheek is met al een tweetal omvangrijke taken die de bibliotheek ten behoeve van de gehele provincie uitvoert. De bibliotheek Almere wil deze bibliotheekinhoudelijke taken (waaraan binnenkort ook de Wetenschappelijke Steunfunctie wordt toegevoegd) grotendeels in eigen huis houden. Wèl is deze bibliotheek bereid te 6

10 onderzoeken of het gemeenschappelijk uitvoeren van facilitaire taken ten goede komt aan de (lokale) kwaliteit, continuï teit en efficiency. De andere bibliotheken willen de facilitaire functies en back office taken liever in een nieuw op te richten netwerkbureau onderbrengen. De benodigde dienstverlening zou dan deels door dit bureau en deels door de bibliotheken zelf kunnen worden verricht of gezamenlijk worden ingekocht. Deze discussie is nog niet afgelopen, maar er is goede hoop dat toch alle zes bibliotheken zullen instemmen met de oprichting van een netwerkbureau. De provincie is voornemens hier een kwartiermaker voor te benoemen. Los van de structuur werken de bibliotheken ook intern aan de vertaalslag van (elementen uit) het rapport van de stuurgroep Meijer, onder meer in organisatie-ontwikkeltrajecten met daarin aandacht voor functie-innovatie en voor het scheiden van verschillende functies en taken. Rol provincie De provincie heeft een procesbegeleidende en gaandeweg sturende rol op zich genomen. De provincie heeft een ambtenaar vrijgemaakt voor de begeleiding van het project. Er wordt naar gestreefd de uitwerking van het netwerkbureau nog vóór de zomer van 2003 af te ronden. Hierna kan de daadwerkelijke oprichting ter hand worden genomen. Rol gemeenten De gemeenten worden door de provincie nauw bij de vormgeving van het netwerkbureau betrokken. In het algemeen zijn de lijnen in Flevoland tussen bibliotheken en gemeenten betrekkelijk kort. Verdeling Rijksgelden De middelen worden ingezet ten behoeve van twee samenhangende ontwikkelingen: (1) de totstandkoming van een sterk en breed gedragen provinciaal bibliotheekstelsel waarin zowel facilitaire als back office taken en beleidsontwikkeling ten behoeve van de lokale bibliotheken wordt ondergebracht en (2) kwaliteitsverbetering van de bibliotheekorganisaties in Urk en Zeewolde (30- gemeenten). Een aanzienlijk deel van de beschikbare middelen (ruim 40 procent) wordt besteed aan externe procesbegeleiding. De provincie treedt op als opdrachtverlener, de stuurgroep (zie onder overlegstructuren) zal kunnen fungeren als toezichthouder. Provinciale Bibliotheek Centrale Flevoland is Nederlands jongste provincie en met aanvankelijk een beperkt inwonertal. Mede daarom is er in Flevoland voor gekozen geen Provinciale Bibliotheek Centrale op te richten. Er werd ruim tien jaar geleden gekozen voor een bovenlokale organisatie, de SSBF, om de bibliotheken nauw te betrekken bij de invulling en uitvoering van bovenlokale taken. Hierbij speelden ook efficiency overwegingen een rol. Facilitair bedrijf en kennis- en infocentrum Bovenlokale taken worden deels onder de bibliotheken in Flevoland verdeeld en deels ingekocht. Binnen de SSBF wordt overlegd en worden (naar draagkracht) taken onder de bibliotheken verdeeld. Dit leidt wel eens tot kritiek op het verschil tussen halen en brengen. Omdat de beschreven opzet niet langer voldoet (zie hieronder), wordt nu ingezet op de vorming van een bovenlokale voorziening voor facilitaire- en back office taken. Dit netwerkbureau zal ook inhoudelijke taken uitvoeren. Volgens betrokkenen zal de levensvatbaarheid van het bureau mede afhankelijk zijn van de bereidheid van bibliotheken om vast te leggen dat zij voor langere tijd producten en diensten van het netwerkbureau zullen afnemen. Binnen de SSBF operen reeds drie kennisteams (algemeen, basisonderwijs en voortgezet onderwijs). Dit werd mede mogelijk gemaakt door een extra subsidie van de provincie. Dit betrof echter geen structurele subsidie, daarom zijn de activiteiten in relatie met de kennisteams momenteel op een lager pitje gezet. Grootte basisbibliotheken Er wordt niet ingezet op basisbibliotheekvorming in de zin van bundeling van bibliotheken in één basisbibliotheek die aldus alle kerntaken kan verrichten. In vier van de zes gemeenten in Flevoland bestaat reeds een middelgrote bibliotheek. Almere bestrijkt een gebied van inwoners, Lelystad heeft inwoners, Dronten en de Noordoostpolder inwoners. Zeewolde (gemeentebibliotheek) heeft inwoners en Urk inwoners. Een fusie tussen de twee laatstgenoemde bibliotheken ligt niet voor de hand wegens organisatie- en plaatsspecifieke redenen. De bibliotheken van Lelystad en Dronten voeren gesprekken over intensivering van de onderlinge samenwerking. Wellicht besluiten deze bibliotheken in een later stadium de samenwerking te formaliseren. Ook zijn er gedachten om op den duur de zes Flevolandse bibliotheken onder één 7

11 bestuur samen te brengen. Vooralsnog gaat men echter uit van de huidige zes bibliotheken. Ook hier geldt dat een sterke netwerkstructuur de beperkte grootte van de bibliotheken kan compenseren. Rol adviesbureau Een extern adviseur is tot eind 2002 in opdracht van de provincie betrokken geweest bij de inventariserende gesprekken met bibliotheekdirecteuren. Vanuit het PDO is een onafhankelijk interim voorzitter aangetrokken, die tot 1 maart 2003 het PDO-overleg begeleidt. De P&O afdeling van de Overijsselse Bibliotheek Dienst begeleidt het veranderingsproces in de bibliotheken in Zeewolde, Urk en de Noordoostpolder. Overlegstructuren De SSBF wordt aangestuurd door een bestuur bestaande uit zes vertegenwoordigers van de lokale bibliotheekbesturen. De SSBF heeft geen werkgeversfunctie of eigen huisvesting en bestaat feitelijk alleen uit een door de provincie gesubsidieerd bestuur. De zes bibliotheekdirecteuren voeren overleg in het Provinciaal Directeuren Overleg (PDO). Het PDO adviseert de SSBF over de ontwikkeling en uitvoering van bovenlokale taken en verricht zelf uitvoerende werkzaamheden zoals de opstelling van jaarplannen, begrotingen en afrekeningen. De directeuren zijn in dienst van de lokale bibliotheken en zijn niet formeel aangesteld ook werk voor de SSBF te verrichten. Deze structuur heeft een aantal voordelen zoals korte lijnen, betrokkenheid en de mogelijkheid in korte tijd activiteiten op te zetten. Er zijn echter ook nadelen. Er is weinig formatie beschikbaar in de SSBF en deze formatie is bij verschillende bibliotheken ondergebracht. Dit heeft soms versnippering tot gevolg. Ook hebben SSBFtaken soms concurrentie van bibliotheekeigen taken. Bovendien treedt er vervlechting op tussen rollen. Zo is de bibliotheek die een bovenlokale taak uitvoert zowel leverancier als klant. En ook op bestuurlijk niveau is verstrengeling van rollen aanwezig. Omdat dit fricties opleverde, werd een onafhankelijk voorzitter van het PDO aangesteld. Om deze vervlechting structureel het hoofd te bieden, wordt nu ingezet op de oprichting van een bovenlokale voorziening voor facilitaire en back office taken. Onder regie van de provincie heeft ook regelmatig overleg plaats tussen gemeenten, lokale bibliotheken en het SSBF. Ten slotte heeft de provincie het initiatief genomen om een stuurgroep en een projectgroep te vormen. De stuurgroep (ingesteld in september 2002) bestaat uit de gemeentelijke portefeuillehouders bibliotheekwerk en een bestuurlijk vertegenwoordiger van de SSBF en staat onder voorzitterschap van de gedeputeerde bibliotheekwerk. De projectgroep wordt gevormd door provincie- en gemeenteambtenaren en bereidt de vergaderingen van de stuurgroep voor. Wat maakt het verschil Flevoland heeft als jongste provincie een heel aparte uitgangssituatie. Er is geen PBC en de lokale bibliotheken zijn van begin af aan gewend geweest bovenlokaal samen te werken in de SSBF. Dit heeft het grote voordeel dat men reeds gewend is samen te werken. Bovendien is men niet belast met historisch gegroeide relaties. Daar staat tegenover dat er geen ondersteunende structuur is waarop men voort kan bouwen. Voorbeelden andere provincies De specifieke inrichting van de samenwerking zoals die sinds 1991 vorm kreeg, kent zowel voor- als nadelen. De voorgenomen oprichting van het netwerkbureau en de discussies die daarbij spelen, kunnen ook inzichtelijk zijn voor andere provincies. In Flevoland worden globaal de ontwikkelingen in de andere provincies gevolgd, met onder meer aandacht voor Zeeland en Groningen. Gezien de geografische nabijheid richten enkele bibliotheken en gemeenten zich ook op Noord-Holland respectievelijk Overijssel. Succesfactoren De specifieke uitgangspositie van Flevoland heeft, zoals beschreven, zowel voor- als nadelen. Het feit dat de bibliotheken van begin af aan gewend zijn onderling samen te werken, wordt als basisvoordeel benoemd. Aandachtspunten Verschil in grootte en de verschillende culturen van de Flevolandse bibliotheken. Vormgeving en huisvesting netwerkbureau. Het is relatief eenvoudig over plannen te praten; de concrete invulling ligt gevoeliger. Afweging halen en brengen bij bovenlokale samenwerking en krachtenbundeling. 8

12 Provincie Fryslân Inleiding Het Friese bibliotheekwerk wordt totnogtoe voor het overgrote deel uitgevoerd door bibliotheken in kleinere gemeenten die zijn aangesloten bij de Friese Centrale Bibliotheekdienst (CBD). Er zijn maar vijf gemeenten groter dan inwoners; in deze gemeenten zijn zelfstandige bibliotheken te vinden. De overige 26 bibliotheken zijn aangesloten bij de CBD. Doel van de herstructurering Doel van de herstructurering in Fryslân is te komen tot een bibliotheeknetwerk bestaande uit - in de huidige opzet vermoedelijk zeven - bibliotheekclusters. De bibliotheken zullen, met behoud van de lokale verankering, profiteren van de clustering door onder meer kwaliteitsverbetering, professionalisering en kortere aansturingslijnen. De clusters zullen samen met de omgevormde CBD een serviceorganisatie vormen van en voor de bibliotheken. De bibliotheekclusters komen tot stand door fusies tussen de huidige zelfstandige en bij de CBD aangesloten bibliotheekstichtingen. De term basisbibliotheek wordt vermeden, met name omdat gemeenten zeer hechten aan een blijvende lokale verankering van de bibliotheken. De provincie, bibliotheken en de CBD willen gemeenten dan ook stimuleren bibliotheekbeleid te ontwikkelen. In vroege processtukken werd de coöperatie genoemd als model om de serviceorganisatie vorm te geven. Na juridisch advies bleek dit model toch minder geschikt omdat uitgangspunt van een coöperatie is dat bestuurders door leden worden aangesteld en gecontroleerd. In de serviceorganisatie zouden de directeuren van de bibliotheekclusters, bestuurder en lid worden van de coöperatieve serviceorganisatie. Omdat er dan geen leden overblijven voor de in het coöperatiemodel noodzakelijk geachte controle, werd ervoor gekozen om de serviceorganisatie toch juridisch de stichtingsvorm te geven. Ook de onderlinge financiële relaties zouden zo eenvoudiger zijn te duiden. Het achterliggende idee van de coöperatie samenwerken met behoud van eigenheid blijft echter ook in de stichtingsvorm gehandhaafd. Visie In Fryslân werd al vóór de totstandkoming van het rapport van de stuurgroep Meijer gediscussieerd over een herdefiniëring van de rol van de CBD. Aanleiding was onder meer de sinds jaar en dag bestaande spanning tussen het centrale werkgeverschap van de CBD en het (decentrale) beleid van de verschillende gemeenten. Het idee was dit te veranderen om zo de bij de CBD aangesloten bibliotheken verantwoordelijk te maken voor eigen beleid en personeel. Zo zouden betrokken gemeenten ook directer de consequenties van mogelijke bezuinigingen ervaren. Daarbij werd al in een vroeg stadium nagedacht over de CBD als dienstverlenende organisatie voor de hele provincie. De CBD was initiatiefnemer van deze discussies omdat zij meer (inhoudelijk) ondersteunende taken wilde verrichten en minder uitvoerende taken. In 2002 werd het veranderingstraject van de CBD geï ntegreerd met de vernieuwingsimpuls zoals deze vanuit de provincie vorm kreeg en waarbij het rapport van de stuurgroep Meijer en het Koepelconvenant leidraad waren. Proces In 2002 werd in opdracht van de provincie door adviesbureau Twynstra Gudde een plan van aanpak voor de vernieuwing van het bibliotheekstelsel opgesteld. Daarin werd gaandeweg naar integratie gestreefd met de initiatieven van de CBD. De aanpak kent de sporen clustervorming, netwerkvorming en draagvlak/communicatie, en is onderverdeeld in de volgende fasen: start up fase december 2001 januari 2002; transitiefase, bestaande uit: a) voorbereiding februari 2002 medio 2002; b) implementatie medio 2002 medio 2004; nazorgfase vanaf medio De start up fase is nu afgerond, maar de voorbereidingsfase, in tegenstelling tot de aanvankelijke planning, nog niet. Begin 2003 kan naar verwachting worden begonnen met de implementatie. In de implementatiefase moet de projectorganisatie gaan kantelen. Waar tot nu toe de werkgroepen (die handreikingen schrijven ten behoeve van de voortgang van het proces) een centrale rol speelden, wordt deze rol tijdens de implementatie overgenomen door de kwartiermakers van de clusters en van de service-organisatie. De kwartiermakers zullen fusies, de vormgeving van de clusters en de serviceorganisatie gaan begeleiden. De werkgroepen krijgen een ondersteunende en faciliterende rol. 9

13 De benoeming van de kwartiermakers zal naar verwachting de nodige voeten in de aarde hebben omdat deze personen veelal tevens de beoogde directeuren van de nieuwe organisaties zullen zijn. De samenstelling van de stuurgroep Bibliotheek fan Moarn zal naar alle waarschijnlijkheid wijzigen om ruimte te bieden aan de voorlopige besturen van de gevormde clusters en van de service-organisatie. Stand van zaken Er zijn nu zeven clusters in ontwikkeling. Daaronder bevinden zich groepen die al volgende stappen willen zetten, maar ook zes à zeven bibliotheken (in gebieden die de zich op de grens van natuurlijke geografische eenheden bevinden) die nog twijfelen of ze met het ene of het andere cluster willen meegaan. Twee gemeenten en bibliotheken hebben twijfels geuit of ze überhaupt wel willen clusteren. In deze gemeenten voelt men zich, ondanks geringe schaalgrootte, sterk genoeg om zelfstandig verder te gaan. Daarbij speelt ook dat men het werkgeverschap, in tegenstelling tot de opzet, liever ziet gehandhaafd bij de CBD. De hoop is dat deze gemeenten zich alsnog bij grotere gehelen zullen aansluiten, omdat men anders in de toekomst weerstand tegen mogelijk freerider gedrag verwacht. In drie gebieden (Noordoost-, Zuidwest- en Midden-Fryslân) worden gesprekken gevoerd of zijn reeds intentieverklaringen getekend om tot fusie te komen. De zelfstandige bibliotheek in Smallingerland heeft aangegeven alleen verder te willen binnen het te vormen netwerk. In het algemeen geldt dat er zowel ongeduld is als terughoudendheid. De afwachtende positie is met name te vinden in kleinere gemeenten met CBD-bibliotheken. De post Cultuur is daar vaak maar een deel van een (gemeentelijke) portefeuille en krijgt niet altijd evenveel aandacht. Er wordt vanuit de provincie veel informatie verspreid, maar in situaties als net beschreven niet altijd direct opgepikt. Verder geldt dat de regiodirecteuren voor de bij de CBD aangesloten bibliotheken wel tijd in clustervorming en informatieverspreiding steken, maar dat leiding en bestuur in de kleinere bibliotheken niet altijd direct meewillen. Ook is er angst dat schaalvergroting tot sluiting van kleinere filialen kan leiden. Er wordt nu door veldteams clustering gewerkt met de zogenoemde 360 graden methode waarbij bibliotheken worden gestimuleerd 360 graden in het rond te kijken naar mogelijke samenwerkingspartners. Hoewel de zelfstandige bibliotheken met opzet (in verband met vermeende expansiedrang) niet het voortouw in clustervorming hebben genomen, staan zij in het algemeen positiever ten opzichte van de ontwikkelingen. De stuurgroep zal in januari en februari 2003 een serie werkbezoeken aan diverse (kleinere) gemeenten (en mogelijke clusters) brengen om ook daar te informeren en geï nformeerd te worden en het proces verder aan te zwengelen. Rol provincie De provincie voert de regie, stuurt aan en is opdrachtgever van adviesbureau Twynstra Gudde dat het proces begeleid. Hoe de bibliotheekclusters ten slotte worden gevormd (wie wil fuseren met wie) is een zaak van betrokken bibliotheken en gemeenten zelf. De provincie stelt extra financiële middelen ter beschikking om het proces te faciliteren. Betrokkenen hebben niet de indruk dat de provinciale regie ten koste gaat van de uitwerking van het opdrachtgeverschap van gemeenten. Er worden veel mensen uit gemeenten en bibliotheken bij het proces en in de stuurgroep en de werkgroepen betrokken. De verwachting wordt uitgesproken dat de (activiteiten van) de verschillende werkgroepen bijeen komen en dat het proces zeker na de geplande werkbezoeken in januari en februari in een versnelling komt. Rol gemeenten Hoewel gemeenten in het algemeen wat huiverig zijn voor intergemeentelijke samenwerking begint men wel (financiële) voordelen van gezamenlijke aansturing te zien. Voor de gemeentelijk subsidiegelden voor de bibliotheekclusters wordt (in de werkgroep nieuwe rol gemeenten ) het principe van basispakket en pluspakket bestudeerd. Een en ander is echter nog niet gedetailleerd uitgewerkt. In de handreiking van de werkgroep zal ook het gezamenlijk gemeentelijk opdrachtgeverschap worden uitgewerkt. Tevens wordt een hoofdstuk over het meten van prestaties en effecten voorbereid. Vooralsnog gaat men uit van aparte gemeentelijke subsidies naar de bibliotheekclusters waarin gemeenten eigen subsidiestromen en eigen afrekeningen onderscheiden. Het is dus niet zo dat gemeenten gezamenlijk het bibliotheekcluster financieren. Verdeling Rijksgelden De beschikbare gelden worden gebundeld ingezet voor het proces als geheel. Een groot deel wordt besteed aan de intensieve externe procesbegeleiding. In de provincie overheerst de mening dat (de volgende ronde) gelden pas decentraal kunnen worden ingezet als helder is hoe het nieuwe bibliotheekstelsel eruit ziet, bijvoorbeeld wanneer er concrete samenwerkingsplannen zijn of al een 10

14 bibliotheekcluster is gevormd. Is dat laatste het geval dan kan een decentrale subsidiestroom als premie worden ingezet. Provinciale Bibliotheek Centrale De Friese PBC, de CBD, begon al in 2000 met een intern veranderingstraject. Aanleiding was de erkenning dat het de vele kleine bij de CBD aangesloten besturen ontbrak aan innovatiekracht. Dit zou weer mede het gevolg zijn van het feit dat de besturen zelf geen verantwoordelijkheid droegen voor de directievoering en het personeel van de bibliotheken. De CBD concludeerde dat men wilde streven naar bestuurlijke schaalvergroting en af wilde van het centraal werkgeverschap. Dit omdat men de verantwoordelijkheid voor zowel personeel als beleid liever in één hand en bij de bibliotheken zelf legt. Tegelijkertijd werd nagedacht over het nieuw te vormen netwerk en de functie en positie van een ondersteunende organisatie voor alle Friese bibliotheken daarin. Dit leidde in april 2001 tot het rapport Op één Spoor. Men realiseerde zich dat de omvorming van de CBD van leidinggevende naar een serviceorganisatie tevens een cultuurverandering binnen de eigen organisatie zou vergen. In het volgende rapport genaamd Sporen werd hier nader op ingegaan. In juni 2002 werd besloten het veranderingstraject van de CBD te integreren in de werkzaamheden van de stuurgroep Bibliotheek fan Moarn. Opzet is de CBD om te vormen tot een serviceorganisatie waarin zowel het facilitair bedrijf als een kenniscentrum wordt ondergebracht. De bibliotheekclusters zullen zelf verantwoordelijk voor het werkgeverschap worden, al kunnen diensten ten aanzien van dit werkgeverschap wel van de serviceorganisatie worden afgenomen. Beschreven opzet (die hieronder inhoudelijk wordt toelicht) heeft de instemming van betrokkenen. Dit is mede het gevolg van het belang dat de provincie aan deze opzet hecht en aan de middelen die zij daartoe ter beschikking stelt. Facilitair bedrijf en kennis- en infocentrum De front office en een deel van de bibliotheekinhoudelijke back office en facilitaire taken zullen door de bibliotheekclusters afzonderlijk worden uitgevoerd. De clusters bepalen tezamen welke taken zij collectief willen laten uitvoeren (dit kan naar verloop van tijd ook weer worden aangepast). Elk bibliotheekcluster zal als eigen werkgever optreden. De te vormen serviceorganisatie zal drie functies omvatten: (1) kenniscentrum, (2) facilitair bedrijf en (3) beleidsondersteuning. De serviceorganisatie zal voor een belangrijk deel worden gevormd door de binnendienst van de huidige CBD en grotendeels worden gefinancierd door provinciale subsidies. Het bestuur van de serviceorganisatie wordt gevormd door de bibliotheekdirecteuren van de clusters waarmee de serviceorganisatie werkelijk van en voor de bibliotheken zal zijn. Dat impliceert ook dat de bibliotheken zelf de verantwoordelijkheid dragen voor het beleid van de organisatie. De provincie voert de regie over de totstandkoming van de serviceorganisatie. Grootte basisbibliotheken Het totale verzorgingsgebied in Fryslân bedraagt zo n inwoners. Voor de clusters in ontwikkeling gaat het steeds om tot inwoners. Bij de samenwerking wordt voor zover mogelijk aangesloten bij geografische nabijheid. Er wordt niet specifiek ingezet op groot met klein, maar in de praktijk zijn in diverse clusters zowel grotere als kleinere bibliotheken vertegenwoordigd. Men verwacht dan ook geen zogenoemde donut-modellen waarbij kleinere bibliotheken onderling samenwerken zonder aansluiting te zoeken met grotere bibliotheken. De zelfstandige bibliotheek Smallingerland neemt een aparte positie in. Deze bibliotheek heeft aangegeven alleen verder te willen gaan. De bibliotheek bestrijkt een verzorgingsgebied van zo n inwoners. Rol adviesbureau In opdracht van de provincie begeleidt Twynstra Gudde het veranderingsproces in Fryslân en bewaakt het de voortgang. Het adviesbureau is vertegenwoordigd in alle werkgroepen. Deze betrokkenheid wordt overwegend positief ervaren. Onderzoeksbureau IOO heeft doorrekeningen uitgevoerd om inzicht te verwerven in de kosten van de bibliotheekclusters en het nieuwe bibliotheeknetwerk. Vooralsnog leveren de aangeleverde cijfers vooral stof tot nadere discussie. Overlegstructuren In de stuurgroep Bibliotheek fan Moarn zijn alle betrokken partijen vertegenwoordigd. Voorzitter is een oud-burgemeester en oud-wethouder met veel ervaring in de Friese gemeenten. Hier werd expliciet voor gekozen vanwege al eerdere beleving in Fryslân dat herziening van rollen en taken van provincie en gemeenten niet eenvoudig is. Naast de stuurgroep zijn diverse werkgroepen gevormd. Deze zijn geclusterd rond de drie belangrijkste sporen van het veranderingsproces. Zo kent het spoor clustervorming werkgroepen clustervorming, nieuwe rol gemeenten, cultuur en innovatie, twee 11

15 veldteams clustering en een taskforce gericht op de benoemingsprocedures voor de kwartiermakers. Het spoor netwerkvorming kent een werkgroep het netwerk en de ondersteuning en een werkgroep ondernemingsplan serviceorganisatie. Het spoor communicatie kent de werkgroep draagvlak en communicatie. Met succes is getracht alle relevante geledingen te vertegenwoordigen in stuur- en werkgroepen. De meeste werkgroepen worden voorgezeten door leden van de stuurgroep. Dit waarborgt de informatie-uitwisseling over en weer. Wat maakt het verschil Tijdens de interviews werd genoemd dat persoonlijke instellingen en betrokkenheid van doorslaggevend belang kunnen zijn evenals (tijd nemen voor) goede informatie-uitwisseling en verwerking. Ook werd benadrukt dat het belangrijk is raakvlakken te benoemen tussen het bibliotheekwerk en andere beleidstrajecten. Dat werkt als extra stimulans om een rol in het vernieuwingsproces op te pikken. Dat geld voor de bibliotheken zelf maar ook voor bijvoorbeeld gemeenteambtenaren en potentiële externe partners. Voorbeelden andere provincies Vanuit de provincie worden globaal de ontwikkelingen in andere provincies gevolgd. Twynstra Gudde is behalve in Fryslân, ook nauw betrokken bij de vernieuwingsprocessen in Utrecht, Zeeland en Noord-Brabant. Succesfactoren Goede en intensieve begeleiding van het adviesbureau. Door het lopende proces zijn betrokken partijen meer gaan samenwerken. Voor zover bibliotheken zijn betrokken, voelen zij zich medeverantwoordelijk voor de te vormen serviceorganisatie. Het wij-zij gevoel, zoals voorheen wel ten aanzien van de CBD bestond verdwijnt. Aandachtspunten Afwachtende houding (kleinere) gemeenten die daardoor achterblijven, onder andere door de wisseling van portefeuillehouders na de laatste gemeentelijke verkiezingen. Daarnaast is in veel kleine gemeenten Cultuur maar een deel van de portefeuille, waardoor bibliotheekbeleid relatief weinig aandacht krijgt en informatie niet altijd goed wordt bijgehouden. De ingewikkeldheid van het proces en de hoeveelheid betrokken actoren (bibliotheekbestuurders, wethouders, ambtenaren, ondernemingsraden etc). In dergelijke gevallen moet in elk geval de inhoud zeer helder zijn. Uitblijvende extra Rijksmiddelen: behalve dat extra geld goed kan worden gebruikt, frustreert dit betrokken partijen ook. Er is altijd wel iemand die de plannen financieel onderbouwd wil zien en juist dat blijkt zo moeilijk. Er wordt wel een en ander doorgerekend, maar de uitkomsten daarvan zijn niet onomstreden. 12

16 Provincie Gelderland Inleiding In Gelderland zijn tien zelfstandige bibliotheken actief en zijn 57 hoofdvestigingen aangesloten bij Biblioservice Gelderland. Deze netwerkorganisatie verricht faciliterende taken ten behoeve van de (aangesloten) bibliotheken, draagt bij aan de ontwikkeling van het bibliotheekwerk en vervult in opdracht van de aangesloten bibliotheken de werkgeverstaken. Bibliotheek Arnhem voert provinciale netwerktaken uit en is verantwoordelijk voor de wetenschappelijke steunfunctie. Doel van de herstructurering Doel van de bibliotheekvernieuwing in Gelderland is een zodanige hervorming van de sector dat deze ook in de toekomst kan inspelen op de informatiebehoefte van de samenleving. Daartoe wordt ingezet op de vorming van basisbibliotheken (vóór 1 januari 2005), een Gelders Bibliotheek Netwerk en herziening van de ondersteuningsstructuur. Visie De provincie koos er aanvankelijk voor bij de invulling van haar regisserende rol veel ruimte te laten voor het bibliotheekveld en dus niet met dwingende kaders of richtlijnen te komen. Als algemeen uitgangspunt voor de veranderingen gold enerzijds het Koepelconvenant en anderzijds het welzijnsen cultuurbeleid van de provincie zoals dat werd vastgelegd in de Cultuurnota en de Meerjarenvisie Welzijn. Uitgangspunt was dat elke lokale instelling en elke gemeente een eigen beleid voert. In het beleidsplan dat de provincie eind 2002 opstelde, wordt echter benadrukt dat de provincie op verzoek van gemeenten en bibliotheken in het vervolg van het traject nadrukkelijker de regie en implementatie van de bibliotheekvernieuwing op zich zal nemen. Proces Netwerkvorming Vóór het rapport van de stuurgroep Meijer werd in Gelderland binnen het Overleg Gelderse Openbare Bibliotheken (OGOB) en (de uitvoerende tak daarvan) het Gelders Directie Overleg (GDO) al over krachtenbundeling gesproken. Men concludeerde dat men de landelijke ontwikkelingen niet wilde afwachten, maar nu al wilde inzetten op minder vrijblijvende samenwerking. Eind jaren 90 werd daartoe een werkgroep netwerkvorming opgericht. Hieraan namen vertegenwoordigers deel van Biblioservice en van de zelfstandige bibliotheken. Het overleg resulteerde in een model voor het Gelders Bibliotheek Netwerk. Dit model werd echter door Biblioservice verworpen, onder meer vanwege onenigheid over de posities van het te vormen facilitair bedrijf en kenniscentrum. Daarop werd een tweede werkgroep opgericht om een nieuw model voor te bereiden. Tot nu toe is er nog geen overeenstemming over de inrichting van het Bibliotheek Netwerk en over de positie van Biblioservice daarbinnen. Deze meningsverschillen vertragen vooralsnog de verdere voortgang. Basisbibliotheekvorming De provincie organiseerde in 2002 twee provinciale en zes regionale bijeenkomsten voor gemeentebestuurders, ambtenaren en vertegenwoordigers van de bibliotheeksector om de bibliotheekvernieuwing in Gelderland te bespreken en mede vorm te geven. De provincie is voornemens een Task Force in te stellen van mensen met autoriteit om het proces van basisbibliotheekvorming te stimuleren en te concretiseren Stand van zaken Er zijn nog geen basisbibliotheken gevormd. De herziening van de ondersteuningsstructuur is nog onderwerp van discussie en ook de vorming van een Gelders Bibliotheek Netwerk vergt nadere uitwerking. Ondertussen voeren diverse bibliotheken en gemeenten gesprekken over onderlinge samenwerking: In Noordwest Veluwe gaat de onderlinge samenwerking in de richting van de vorming van één bibliotheekstichting. Er vinden gesprekken plaats rond Doetinchem en rond de Graafschap. In Winterswijk heeft de gemeente omliggende gemeenten uitgenodigd om over de vorming van een basisbibliotheek te spreken. Beuningen en Wijchen voeren gesprekken op bestuursniveau, waarbij de gedachte uitgaat naar de vorming van een basisbibliotheek met een verzorgingsgebied van rond de inwoners. Dit 13

17 is opvallend omdat samenwerking met de kleinere gebieden ten westen van Wijchen op het eerste gezicht meer voor de hand zou liggen. In januari worden eveneens gesprekken tussen Nijmegen en Wijchen gevoerd. In het Rivierengebied hebben oriënterende gesprekken plaats over samenwerkingsmogelijkheden. Rol provincie De provincie voert de regie en neemt de bestuurlijke contacten (IPO, VNG, Rijk) voor haar rekening. Daarnaast faciliteert de provincie het proces door onderzoek. De bibliotheken en Biblioservice zouden de concrete ontwikkeling van een bibliotheeknetwerk voor hun rekening nemen. Deze sporen moeten samenkomen in het provinciaal bibliotheekbeleidsplan waaraan eind 2002 de laatste hand werd gelegd en dat is gebaseerd op overleg met gemeenten en andere betrokken partijen. De provincie is voornemens het verdere traject van basisbibliotheekvorming te laten begeleiden door een Task Force. De provincie heeft aangegeven dat de middelen die zij nu nog aan Biblioservice uitkeert ten behoeve van directievoering en financiële administratie van de aangesloten bibliotheken, in de toekomst zullen worden ingezet voor het lokale bibliotheekwerk. Rol gemeenten De Gelderse gemeenten zijn verantwoordelijk voor de aansturing van het lokale bibliotheekwerk en daarmee voor de (vorming van) basisbibliotheken. De opdrachtgeversrol wordt in verschillende gemeenten verschillend opgepakt (onder meer afhankelijk van de grootte van gemeenten en van persoonlijke betrokkenheid). Verdeling Rijksgelden Na aftrek van de middelen die de provincie voor haar eigen uitvoeringskosten mag aanwenden, wordt 75 procent van de middelen beschikbaar gesteld aan gemeenten tot inwoners ten behoeve van de vorming van basisbibliotheken. Daarbij gold als voorwaarde dat de gemeenten een bibliotheekbeleidsplan zullen opstellen. De overige 25 procent is bestemd voor provinciale ondersteuning van het lokale bibliotheekwerk, gericht op kwaliteitszorg, personeelsbeleid en organisatieontwikkeling. Provinciale Bibliotheek Centrale In Gelderland verricht Biblioservice de PBC-taken ten behoeve van de aangesloten bibliotheken. Vanaf 2005 zal er (voor zover daarvan al sprake was) geen gedwongen winkelnering meer zijn. Biblioservice zal worden omgevormd tot facilitair bedrijf. Ook zal een kenniscentrum worden opgericht. De positionering van facilitair bedrijf en kenniscentrum binnen het netwerk is echter nog niet duidelijk en dit zorgt vooralsnog voor enige spanning en vertraging. Facilitair bedrijf en kennis- en infocentrum Doelstelling is Biblioservice om te vormen tot een facilitair bedrijf en een kenniscentrum op te richten voor alle bibliotheken in Gelderland. De uitwerking hiervan is nog onderwerp van discussie. Provincie en gemeenten kennen een gedeelde verantwoordelijkheid ten aanzien van een aantal nader te bepalen back office taken van het facilitair bedrijf. Het ondersteunen van het kenniscentrum beschouwt de provincie als haar primaire taak, vanwege de ontwikkelingsfunctie. De uitvoering van projecten vanuit het kenniscentrum is echter een gedeelde verantwoordelijkheid. Werkgeverschap Tot 2005 bekostigt de provincie het lokale management en de financiële administratie van bibliotheken in verzorgingsgebieden tot inwoners. Vanaf 2005 zijn de (besturen van) basisbibliotheken hier zelf verantwoordelijk voor. Omdat de bibliotheken hier in de praktijk tegenop blijken te zien, bestaat er vanuit de provincie vooralsnog geen bezwaar tegen voortzetting van het centrale werkgeverschap door Biblioservice mits de kosten van het lokale personeelsbeleid lokaal worden gedragen. Wanneer de basisbibliotheken eenmaal zijn gevormd, zullen deze het werkgeverschap zelf regelen en daarbij al dan niet beslissen bepaalde taken uit te besteden. Grootte basisbibliotheken De provincie geeft in het beleidsplan aan dat de optimale grootte van een basisbibliotheek rond de inwoners ligt. De provincie tekent daarbij aan dat de schaalgrootte in de praktijk veelal afhankelijk is van situatiespecifieke factoren. Sommige kleinere gemeenten en bibliotheken focussen op een schaalgrootte van inwoners om aldus te voldoen aan de provinciale voorwaarden van de subsidieverdeling in het kader van de 5,5 miljoen gelden. In de gesprekken die nu worden gevoerd, lijkt te worden uitgegaan van in omvang beperkte basisbibliotheken die wellicht later (in een 14

18 groeimodel) tot verdere schaalvergroting overgaan. In de huidige situatie moet ervoor worden gewaakt dat sommige bibliotheken buiten spel komen te staan ofwel dat een zogenoemd donut-model ontstaat waarbij kleinere bibliotheken samenwerken zonder daarbij een grotere bibliotheek te betrekken. Rol adviesbureau Adviesbureau De Beuk is door de provincie ingeschakeld om het vernieuwingsproces te begeleiden tot de totstandkoming van het provinciaal beleidsplan. In 2003 zal de provincie besluiten of zij ook voor het verdere proces externe ondersteuning wil aanzoeken. Adviesbureau Andersson Elffers Felix is eerder - in opdracht van het OGOB - betrokken geweest bij de werkgroep netwerkvorming. Overlegstructuren In Gelderland voeren de besturen van de zelfstandige bibliotheken en van Biblioservice overleg in het OGOB. De directies van deze bibliotheken overleggen in het GDO. In opdracht van OGOB werd een werkgroep netwerkvorming ingesteld. Vanuit de provincie werd het initiatief genomen een klankbordgroep in te stellen ter begeleiding van de opstelling van het provinciaal bibliotheekbeleidsplan. Wat maakt het verschil In Gelderland is er bewust voor gekozen de bibliotheekvernieuwing van onderop vorm te laten krijgen. De provincie heeft dus geen richtinggevende visie verwoord of kaders opgesteld. Het voordeel van deze aanpak is dat het proces inderdaad bottom up tot stand is gekomen en dat er gaandeweg betrokkenheid bij het vernieuwingsproces is verworven. Nadeel is dat een en ander redelijk vrijblijvend en ook traag vorm krijgt. Inmiddels lijkt de provincie - in overleg met betrokkenen - een meer expliciete regierol op zich te nemen. Voorbeelden andere provincies Gedeputeerde Staten van Gelderland hebben 1 miljoen beschikbaar gesteld voor een aantal pilot Kultushusen waarin ook een bibliotheekvoorziening kan worden opgenomen. In een Kulturhus, als concept voornamelijk bedoeld voor plattelandsgemeenten, worden diverse culturele en maatschappelijke instellingen - waaronder in veel gevallen ook een bibliotheek - samengebracht om zo schaalvoordelen te behalen en te voorkomen dat afzonderlijke vestigingen worden gesloten. In de Gelderse pilots zal ook aandacht worden besteed aan de inzet van ICT. Voor de ontwikkeling van het concept en de pilots Kulturhusen trekt de provincie op met Overijssel waar reeds enkele Kulturhusen zijn gevormd. Succesfactoren De bottom up benadering heeft ertoe geleid dat enkele bibliotheken toewerken naar onderlinge krachtenbundeling. In vele gemeenten is bibliotheekvernieuwing onderwerp van gesprek op bestuurlijk niveau. De provincie heeft met haar faciliterende aanpak mensen bij elkaar weten te brengen en zo samenwerking en afstemming gestimuleerd. Aandachtspunten Communicatie: informatie over doel en richting van de bibliotheekvernieuwing is niet altijd helder gecommuniceerd of opgevangen. Sommige gemeenten veronderstellen dat de basisbibliotheekvorming kostenverhogend zal uitpakken en nemen daarom een terughoudende positie in. Er is behoefte aan duidelijker kaders (ook ter verduidelijking van de verschillende rollen) en regie. De toekomstige positie van Biblioservice in het netwerk is nog onduidelijk. Sommige betrokkenen vrezen een tweedeling in de bibliotheekvernieuwing tussen samenwerkende zelfstandige bibliotheken en de (nog) bij Biblioservice aangesloten bibliotheken. 15

19 Provincie Groningen Inleiding Groningen is een plattelandsgebied met één grote stedelijke kern, vele kleine kernen en ongeveer inwoners. De provincie telt 25 gemeenten.de meeste bibliotheken in de provincie kennen een stichtingsbestuur. In vier gemeenten is de bibliotheek een gemeentelijke dienst. In 2000 werd de netwerkorganisatie Biblionet Groningen opgericht uit een fusie van de Provinciale Bibliotheek Centrale Groningen (PBCG) en de Openbare Bibliotheek Groningen. Naast de stadsbibliotheek in Groningen en haar filialen zijn er in de provincie nog acht grotere centrumbibliotheken. De lokale bibliotheken zijn zelfstandig, het werkgeverschap is centraal bij Biblionet ondergebracht. Doel van de herstructurering Na de fusie van de PBCG en de Openbare Bibliotheek Groningen hebben provincie en gemeenten ervoor gekozen geen nieuwe structuurdiscussie te beginnen. Wel gaan diverse bibliotheekorganisaties onder de noemer clustervorming allianties met elkaar aan. Dit gaat dan veelal om niet-fysieke krachtenbundeling die verschillend vorm kan krijgen (waarbij onder meer aan een de facto coöperatiemodel kan worden gedacht). Inzet is de versterking van vooral de kleinere bibliotheken tot werkbare eenheden, liefst met eigen specialiteiten en eventueel een gezamenlijk bestuur. Biblionet Groningen fungeert als netwerkorganisatie in feite als één basisbibliotheek. Visie In Groningen gaat men uit van een pragmatische en procesmatige benadering; er wordt niet met kaders gewerkt, maar ontwikkelingen worden gevolgd en waar nodig bijgestuurd. De provincie staat achter het proces van clustervorming (van lokale bibliotheken in grotere samenwerkingsverbanden), maar benadrukt dat de initiatieven daartoe door de bibliotheken en gemeenten zelf (bottom up dus) moeten worden genomen en gedragen. In de praktijk zoekt men zoveel mogelijk aansluiting bij reeds bestaande samenwerkingsverbanden van gemeenten op andere beleidsterreinen. Uitgangspunt is: doe lokaal wat lokaal kan, maar doe bovenlokaal wat bovenlokaal moet. Proces In 2002 bezocht de provincie alle gemeenten (ook de stad Groningen) om het proces van bibliotheekvernieuwing te bespreken. Ook werd veel tijd besteed aan de opstelling van het bestedingsplan. In januari en februari 2003 staan bijeenkomsten op de agenda voor bibliothecarissen en bibliotheekbesturen waarbij clustervorming centraal staat. Doordat de structuurdiscussie met de totstandkoming van Biblionet al is afgerond, ligt het accent nu meer op inhoudelijke vernieuwing. De invulling daarvan is gebaseerd op drie peilers: clustervorming, organisatieverandering en productmanagement. Stand van zaken De clusters moeten in de praktijk veelal nog vorm krijgen. Er zijn diverse spontane ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het gebied rond De Blauwe Stad, waarbij de bibliotheken in Winschoten, Reiderland en Scheemda bredere onderlinge samenwerking bespreken. In Bellingwedde en Vlagtwedde is al een cluster gevormd. Ook Appingedam en Loppersum vormen samen een cluster. Voor de periode januari-februari 2003 zet de provincie met vier sessies sterk in op het goed informeren van de lokale bibliothecarissen en bibliotheekbesturen over de consequenties van de clustervorming. De serviceorganisatie van Biblionet heeft mede daarom een brochure over clustervorming uitgebracht. Sommige lokale bibliotheekbesturen zijn vooralsnog wat huiverig, omdat zij aantasting van hun zelfstandigheid vrezen. Er zullen evenwel geen witte vlekken ontstaan: alle bibliotheken zijn bij Biblionet aangesloten. Rol provincie De provincie voert in samenspraak met Biblionet de regie. Deze regierol omvat ondersteuning, stimulering en begeleiding van het vernieuwingsproces. De provincie ziet in continuï teit een voorwaarde voor succes. Het bestedingsplan dat werd ingediend voor de verdeling van de beschikbare Rijksgelden voor 2001 en 2002 omspant daarom de periode tot Biblionet brengt elk jaar een beleidsnotitie uit, volgt de lopende ontwikkelingen en zal deze waar nodig bijsturen. 16

20 Rol gemeenten Gemeenten financieren de kerntaken van de lokale bibliotheken. Het merendeel van de Groninger bibliotheken wordt aangestuurd door een autonome stichting, waarin de gemeente soms wel en soms niet participeert. Belangrijk is dat bibliotheken meer op de politieke agenda komen en blijven, ook in relatie tot andere beleidsterreinen. Tijdens de werkbezoeken vroegen gemeenteambtenaren de provincie om hen te ontlasten. De provincie wil daarom gemeenten faciliteren (onder meer door deskundigheidsbevordering) om beleid te kunnen maken en stelt daartoe financiële middelen ter beschikking. Bibliotheken financieren taken die zij op netwerkniveau laten uitvoeren uit de door de gemeenten verstrekte middelen. De gemeenten hebben ermee ingestemd het centraal werkgeverschap bij Biblionet te behouden. Het opdrachtgeverschap van gemeenten krijgt al concreet vorm: in één gemeente wordt met een prestatiecontract gewerkt en in andere gemeenten werkt met diverse vormen van budgetfinanciering. Verdeling Rijksgelden Na aftrek van de middelen die de provincie voor haar procesbegeleidende rol mag uittrekken, worden de Rijksgelden ten behoeve van de totstandkoming van één bibliotheeknetwerk - ingezet voor alle openbare bibliotheken, ook in de drie gemeenten met meer dan inwoners. De middelen voor 2001 en 2002 worden aangewend voor een aantal projecten die door de provincie zijn geformuleerd. Gezien de korte tijd tussen beschikking en de indiening van bestedingsplan, liggen hier geen afzonderlijke bestedingsplannen vanuit de gemeenten aan ten grondslag. Provinciale Bibliotheek Centrale In 2000 is Biblionet Groningen opgericht door een fusie van de PBCG en de Openbare Bibliotheek Groningen. Biblionet is een netwerkorganisatie en omvat het geheel van openbare bibliotheken in de provincie Groningen, aangevuld met een serviceorganisatie voor facilitaire en (een deel van de) back office taken. Alle Groningse gemeenten hebben een overeenkomst van dienstverlening met Biblionet afgesloten, de stad Groningen ondertekende een convenant met Biblionet. De PBCG heeft als voorwaarde voor de fusie bedongen dat de provinciale subsidie aan het faciliterende bedrijf (nu dus Biblionet) tot en met het jaar 2004 op hetzelfde niveau wordt gehandhaafd. Daarna wordt de fusie geëvalueerd en de budgetrelatie opnieuw bezien. Biblionet kent een Raad van Toezicht die de directie controleert op hoofdlijnen van beleid, en kennis, kunde en een netwerk ter beschikking stelt. Door middel van de instelling van een Cliëntenraad wil men het draagvlak onder de deelnemers van het netwerk onderhouden. De leden van de Cliëntenraad waren voorheen lid van het bestuur van de PBCG. Dezelfde mensen hebben nu in de Cliëntenraad een adviserende functie (en moeten daar in het algemeen nog wat in groeien). De raad fungeert ook als klankbord en draagt twee personen (die zelf niet lid zijn van de Cliëntenraad) voor de Raad van Toezicht van Biblionet voor. De Ondernemingsraad draagt ook een lid voor. De overige twee leden worden benoemd bij coöptatie. Facilitair bedrijf en kennis- en infocentrum In het algemeen geldt het adagium: doe lokaal wat lokaal kan en bovenlokaal wat bovenlokaal moet. Biblionet is één samenwerkingnetwerk dat gezamenlijk back en front office taken oppakt. Het werkgeverschap en management zijn centraal ondergebracht bij het samenwerkingsnetwerk en worden in opdracht van het netwerk uitgevoerd door de serviceorganisatie (zie hieronder). Andere taken worden binnen het netwerk verdeeld en ondergebracht. Zo is de centrale vestiging van de Openbare Bibliotheek Groningen belast met de Wetenschappelijke Steunfunctie en heeft zij een rol in het interbibliothecair leenverkeer. De bibliotheek van Stadskanaal draagt zorg voor de centrale CD inkoop. Er is ten aanzien van Biblionet dus niet zozeer sprake van een klant-leverancier relatie, maar eerder (zoals ook in Overijssel) van een organisatie van en voor de bibliotheken. Op dit moment vraagt de financiële situatie van met name de serviceorganisatie van Biblionet de nodige aandacht. Tegelijkertijd moet er ruimte worden gevonden om nieuw beleid te ontwikkelen. In de praktijk zal dat ombuigingen tot gevolg hebben. Ook wordt ingezet op het binnenhalen van projectsubsidies. De financiële situatie is niet louter zorgelijk: het werkt ook als stimulans voor efficiency en schaalvergroting. Werkgeverschap Het formele werkgeverschap berust bij Biblionet; de praktische uitvoering van het werkgeverschap ligt bij de bibliotheek- of clustermanagers die weer nauwe relaties onderhouden met de lokale leidinggevenden en het lokale bibliotheekpersoneel. Aldus wordt getracht het nadeel van lange lijnen bij werkgeverschap op afstand te ondervangen. Het centrale werkgeverschap fungeert, mede gezien 17