Er zijn 15 leden aanwezig en 7 leden van het bestuur. De presentielijst is beschikbaar bij de secretaris van de vereniging.

Transcriptie

1 Algemene leden vergadering LTV Flehite Verslag 14 maart 2018 Er zijn 15 leden aanwezig en 7 leden van het bestuur. De presentielijst is beschikbaar bij de secretaris van de vereniging. Afmeldingen: Nienke Binkhorst, Karin Volkerts, Babette de Koning, Sabrina van der Bor, Evert Bos 1. Opening en vaststelling agenda Mark van der Plas opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Met deze aanvullingen wordt agenda goedgekeurd door de ALV. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Ledenadministratie: o Per 1 dec 34 junioren en 55 senioren lidmaatschap opgezegd o In totaal 648 leden bij start seizoen Vorig jaar 656 leden meer jeugdleden. o Senioren: voor betalende volwassen leden waarvan 46 nieuwe leden, 26 dag leden waarvan 1 nieuw. 5 Kortingsleden (blessure leden) o Junioren: 134 junioren waarvan 24 nieuwe leden o 5 Leden van verdienste o 4 werknemers (Henk en 3 trainers). o Op wachtlijst 20 senioren, 0 junioren onder de 12 jaar en 2 boven twaalf jaar Overeenkomst met tennisschool Pruijs is voor 2 jaar verlengd in samenspraak met JC en TC. Barcommissie heeft contract met ImBev verlengd voor 4 jaar. Er is voor ImBev gekozen mede omdat zij het huidige assortiment kunnen blijven leveren. Er komt een koeling voor 8 fusten en 4 tap punten met 1 wisseltap Geen ingekomen stukken 3. Verslag van de ALV d.d. 15 november 2017 goedgekeurd door de ALV Pagina 1: ITA certificering moet IVA Certificering zijn Pagina 2: Opmerking John van den Blankenvoort opslaan van gegevens van de commissies. Antwoord bestuur: vrijwel alle commissies slaan hun verslagen op, meestal via dropbox. Tijdens overdracht krijgen nieuwe commissie leden toegang tot deze verslagen en documenten om zich in te kunnen lezen. Daar waar personeel in dienst is, worden contracten, evaluatie en functioneringsgesprekken via het secretariaat vast gelegd, zodat in de overdracht daar beroep op gedaan kan worden. Pagina 3: geen opmerking Pagina 4: geen opmerking Pagina 5: geen opmerking Tijdens de ALV van november 2017 is besproken dat het beleid rondom barprijzen bekend gemaakt gaan worden in de ALV van maart Dit staat geagendeerd voor deze ALV ALV LTV Flehite Maart

2 Pagina 6: o Opmerking Ina Kurvers : de vraag over de toss is goed omschreven alleen het antwoord niet. De eerste woensdag na opening van het park, start de toss i.p.v. de 2 de woensdag. De 2 de woensdag is de competitie trainingsavond. Dit staat goed omschreven in de jaarkalender De vraag was echter of de competitie trainingsdag op de 2 de woensdag verschoven kan gaan worden naar een andere dag in deze week, zodat de toss kan doorgaan. Antwoord bestuur: we hebben hier in het bestuur naar gekeken en besloten om deze ene woensdag niet te verschuiven. Het is maar 1 woensdag en verschuiven naar een andere dag betekent dat er twee dagen niet vrij gespeeld kan gaan worden. o Vraag van Brent van Dorst omtrent blaashal mogelijkheden. Antwoord bestuur: mogelijkheid tot blaashal nog niet concreet opgestart. Dit gaat nog wel in gang gezet worden, omdat het interessant genoeg is om uit te zoeken. Brent van Dorst heeft aangegeven dat er wel mensen zijn, die hierover willen nadenken. Het bestuur komt bij hem terug zodra een werkgroep hiervoor opgestart gaat worden. 4. Financiën Exploitatie 2017 Lening in de exploitatie was hoger dan de lening daadwerkelijk was. Deze is nu afgelost zonder boete. Barbijdrage is een stuk hoger dan begroot, omdat er toch veel mensen zijn die er voor kiezen om niet de bardienst te draaien. Geen verdere vragen over de inkomsten Geen vragen over de uitgaven Balans 2017 Schuld is weg, omdat we de lening hebben afgelost. Vraag Marchiene Buiter: wat gaat er met de winst gebeuren, wetende dat Flehite financieel gezond is? Antwoord bestuur: uitgangspunt is dat wat Flehite financieel ontvangt, terug gaat naar activiteiten, projecten en onderhoud. Zoals bijvoorbeeld de banen. We zitten nu bijvoorbeeld 10 jaar met de gravelbanen deze hoeven nu nog niet te vervangen, maar het zal wel in de toekomst moeten gebeuren. Het moment waarop en wat voor soort banen moet onderzocht worden. Of wellicht dat er een blaashal kan gaan komen. Financieel gezond betekent dat we over zulke grote projecten kunnen gaan nadenken. Wel is in de najaarsvergadering besloten om de contributie niet te verhogen voor 2018 gezien de gezonde financiële situatie. Belangrijk is dat Flehite een gezonde club is met veel leden. Echter nog niet zo lang geleden, hadden we geen gezonde club. Een reserve op de rekening is daarom wel goed, ook gezien de landelijke tendens dat de leden aantallen terug loopt. Tot slot zijn er een aantal maatregelen genomen om de club weer gezond te krijgen, zoals bijvoorbeeld de verplichting voor de commissies in augustus van het jaar een gedetailleerd begroting in te leveren en hun uitgaven te verantwoorden. De discipline is om binnen deze begroting te blijven. ALV LTV Flehite Maart

3 verslag kascommissie Ronald Koorn, Arend Pasma (als vervangend penningmeester) en Brent van Dorssen hebben namens de kascommissie alle rekeningen gecheckt. De facturaties zijn doorgenomen en er is een steekproef genomen van 3 facturen. De ledenadministratie is bekeken; afschrijving 2017 is gecontroleerd evenals de balans en verlies/winst rekening. Tot slot is de afgeloste rekening is gecheckt. Conclusie is dat de administratie op orde is met tekst en uitleg. De kascommissie 2018 zal bestaan uit Brent van Dorssen en Ronald Koorn. Indien Ronald alsnog besluit niet door te gaan, zal Marchiene Buiter zijn rol overnemen. Arnoud den Hartog zal aankomend jaar slapend lid zijn van de kascommissie. Conclusie: kascommissie vraagt nu decharge aan de leden van de vergadering over de resultaten van Dit is akkoord bevonden. Hierdoor is het mogelijk voor Daniel om af te treden als penningmeester van Flehite. 5. Barprijzen 2018 In 2016 en 2017 is een verlaging doorgevoerd van de barprijzen om onder de BTW grens te blijven. Dat is niet gelukt door de toernooien. Daarom is besloten om BTW plichtig te gaan worden. Kijkende naar de afgelopen jaren zijn de inkoopprijzen omhoog gegaan, is er een accijnsverhoging doorgevoerd en heeft Flehite een nieuw contract met InBev afgesloten. Deze ontwikkelingen maken dat het bestuur aan de ALV wil voorleggen om de barprijzen rond de 10% te verhogen in 2018 (inkoopprijzen 10% omhoog gegaan vanaf 2016). T.o.v is dit een 5% prijsverhoging en t.o.v %. Koffie producten worden iets verhoogd, frisdrank gaat met 10 cent in prijs omhoog en alcohol met 10 tot 20 cent. Vergeleken met horeca zijn we nog goedkoop, maar om nog wel een gezonde marge te draaien moeten de prijzen iets omhoog. Vraag Erwin Klein: wat is een gezonde marge? Antwoord bestuur: marge moet wel rond de 30-35% zitten. Daar zitten we nu krap aan. We moeten nu BTW afdragen verwachting is dat we rond de 5000 aan de belastingdienst (BTW) gaan afdragen en dat moet terug komen uit de marge. Daniel geeft aan dat er veel van het bar geld van vorig jaar is overgebleven. Dit is goed voor de financiële situatie, maar niet goed voor de bardiensten. Daarom heeft de barcommissie maatregelen genomen in overleg met het bestuur: bijvoorbeeld dat het label alleen afgegeven wordt als de bardienst ingeschreven is. En de competitie teams worden verplicht bardienst te draaien tijdens de competitie. Vraag Jan van Mameren: in de mail over de bardiensten staat dat je je label niet kan afhalen als je geen bardienst invult. Wat als je het nog niet weet, krijg je dan je label niet? Antwoord bestuur: het is een impuls om de bardienst beter bezet te krijgen. Als je geen bardienst wilt draaien, kun je het afkopen. Dit is bewust niet gemeld, omdat de hoop is dat het een impuls is naar de leden toe om wel bardienst te draaien. Verder is er een nieuw barrooster de software wijziging zorgt er voor dat je een nieuw wachtwoord moet invullen. ALV LTV Flehite Maart

4 Vraag Florentien Segaar: wordt er bij de inschrijving ook gelet op het IVA certificaat? Antwoord bestuur: er is het afgelopen jaar veel aandacht aan besteed. Ook bij de inschrijving. Er zijn best wel veel triggers, zoals bijvoorbeeld ook in de info mail die je krijgt als je bardienst gaat draaien. Inmiddels zijn er iets meer dan 300 certificaten van de 450 senioren. Gekeken naar wat er terug gekomen is aan bargelden, moet dit volgens het bestuur redelijk sluitend zijn. Vraag Rutger Veldhuijsen: er zijn best wel veel mensen die niet komen opdagen, terwijl ze zich wel ingeschreven hebben voor de bardienst. Dit is voor de afsluiters best wel frustrerend, omdat de afsluiter dan eerst de bar moet gaan opruimen en schoonmaken. Gaat de barcommissie hier nog wat aan doen? Antwoord bestuur: de barcommissie zal het oppakken om te kijken wat de mogelijkheden zijn. ALV gaat akkoord met verhogen barprijzen 6. Jaarverslagen commissies TC: geen vragen Parkcommissie: geen vragen Secretariaat: geen vragen Barcommissie: geen vragen JC: geen vragen 7. Rookbeleid LTV Flehite Op basis van de rook enquête in 2017 is een werkgroep samengesteld om een voorstel te maken voor een rookbeleid Flehite. Deze werkgroep heeft een voorstel gedaan welke besproken is in de bestuursvergadering van afgelopen maart Het advies van de werkgroep: Het gaat om een gastvrije vereniging. We willen roken wel faciliteren. Het wordt een rookvrij park met uitzondering van rookvrije plekken. Besluit bestuur: Er komen twee plekken waar mensen mogen roken. Meest linkse hoek van het terras naast baan 4 en een plek onder het overstek bij baan 2. Deze plekken worden afgebakend en ingericht met tafels waar asbakken in staan. Dit wordt duidelijk gecommuniceerd met de leden via de flash. Het rookbeleid gaat in per 27 maart Vraag Erwin Klein: hoe gaat het rookbeleid gecommuniceerd worden aan de gasten? Antwoord bestuur: op de captainsavond wordt het medegedeeld aan de teamcaptains, toernooicommissie worden ook bij de communicatie betrokken. En het zal in de Flash gecommuniceerd worden. Tevens zullen de asbakken verdwijnen achter de bar. Verder moeten we er met elkaar voor zorgen dat het rookbeleid ook uitgevoerd gaat worden. Na een jaar zal het geëvalueerd worden met de leden om te kijken hoe het bevalt. 8. Bestuur mutaties ALV LTV Flehite Maart

5 Daniël van Gelder treedt af als penningmeester. Hij heeft zich niet opnieuw verkiesbaar gesteld. Het bestuur van LTV Flehite draagt Arend Pasma voor om aan de vrijgekomen vacature invulling te geven. De leden van Flehite hebben het voorstel goedgekeurd. 9. Rondvraag Jan van Mameren: dank voor het rookbeleid. Was goed om in deze commissie te zitten. Afhangbord: er zijn regels tot hoe laat de jeugd mag gaan tennissen. De labels maken echter geen onderscheid tussen jeugd en senioren, waardoor jeugd kan afhangen op seniorentijden. Dit zorgt soms voor discussies. Is hier iets aan te doen? Antwoord bestuur: er wordt elk jaar een baanschema gemaakt met momenten waarop de jeugd en senioren wel en niet kunnen spelen. Het bestuur zal gaan kijken of dit te programmeren is in het afhangbord. Het is een trend dat mensen twee keer af gaan hangen voor een single achter elkaar. Wat is hier aan te doen? Antwoord bestuur: het is bekend. Het is een hiaat in de mogelijkheden, maar sportief is het incorrect. Het is een gedragsitem. Bestuur zal contact opnemen met Roeland of dit gepareerd kan worden via het afhangbord. Is het voor het bestuur mogelijk om een plan te maken dat je hier 365 dagen kan gaan tennissen of Flehite? Antwoord bestuur: dit gaat meegenomen worden in de mogelijkheden naar de toekomst toe. Brent van Dorst: De kascommissie wil ook graag de controle doen over de baromzet. We zien nu alleen de inkoop en verkoop? Antwoord bestuur: we moeten nu BTW aangifte doen per kwartaal. Hierdoor is de administratie anders. De baromzet is door dit nieuwe systeem goed te controleren. De kascommissie gaat met de penningmeester samen zitten hoe deze vraag op een voor de kascommissie tevreden manier kan worden beantwoord. Controle van de sluitingstijden. Wat gaat hier mee gebeuren? Antwoord bestuur: afgelopen jaar was een start jaar. Vanaf dit jaar zal het strenger gecontroleerd gaan worden. De uitzonderingsregel via aanvraag tijdens toernooien geldt nog steeds. De barcommissie gaat weer uitzondering aanvragen voor de toernooien. De toernooien moeten dan aan de barcommissie doorgeven hoeveel avonden ze nog gespeeld hebben na de sluitingstijd. Opmerking: de barcommissie gaat nog in gesprek met Esther Vermeulen om te kijken hoe het bar eten wat meer verantwoordelijk kan zijn. Verder moet er nog nagedacht worden over de gevolgen van BTW opgave voor de keuze van eten aanbieden tijdens toernooien. 10. Sluiting ALV sluit om 22 uur ALV LTV Flehite Maart