Notulen ALV 14 maart 2016

Transcriptie

1 Notulen ALV 14 maart Welkom en opening Reinoud van de Broek (Voorzitter) heet alle aanwezigen van harte welkom. Speciaal welkom voor Max van den Broek, als jongste aanwezige lid. Er zijn 54 leden aanwezig. 2. Vaststellen agenda Vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Afmeldingen: Margriet Mijer, Annet Abeen, Joost Frenken, Tom van der Lest, Jan Tymen Nysingh, Karien Guldemond, Nanneke Quik. Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Notulen ALV 3 november 2015 goedkeuren Vanaf dit jaar worden geen papieren stukken meer verstrekt. Ze konden digitaal worden opgevraagd bij de secretaris. Er wordt aan gewerkt om ze voortaan beschikbaar te stellen via een link op de Shot website. De notulen van de ALV op 3 november 2015 zijn besproken en worden goedgekeurd. 5. Vrijwilliger van het jaar Vrijwilligers zijn enorm belangrijk voor onze club. Vandaar dat Erik van Netten verkozen wordt tot vrijwilliger van het jaar. Hij heeft elke maandag geklust, met fantastisch resultaat. En gaat daar voorlopig nog mee door. (NB: dit agendapunt is naar voren gehaald in de vergadering) 6. Terugblik 2015 Bar en horeca, terugblik De barcommissie heeft heel veel positieve feedback gekregen op hun motto: van de leden, voor de leden, door de leden. Er is een heel goed financieel resultaat behaald door de barcommissie, Welke belangrijk is voor de exploitatie van de vereniging. Er is bij de bar gezorgd voor betere hygiëne, een beter assortiment, en meer gezelligheid. Dank aan de drie dames (Maartje Vermeulen, Simone Sars, Désirée Nysingh) die dit mogelijk hebben gemaakt alsook de supportgroep om hen heen. De gemeente gaat ons nauwlettender in de gaten houden, in het kader van de nieuwe horecawet met betrekking tot verantwoord alcohol schenken. Iedereen die bardienst doet moet een IVA certificaat halen, dat kan ook online behaald worden. Op dinsdag en donderdag wordt overdag het minste omzet gedraaid. Op deze dagen zal a.s. seizoen het clubhuis overdag gesloten zijn. 1 P a g i n a

2 Sponsorcommissie, terugblik 30k aan inkomsten binnengehaald, 14k meer dan vorig jaar. Fantastische prestatie! De contacten met middenstand in Zeist zijn verder aangehaald. De Club van 100 is actief geweest in het werven van leden voor de Club van 100. Zij hebben dit jaar een financiële bijdrage geleverd aan de nieuwe loungebanken voor het terras en de historische fotowand. Technische commissie, terugblik De problemen met betrekking tot de bezetting en de facturering zijn door Kristine en haar commissie op orde gebracht. Het plan is om vanaf 1 oktober met een tennisschool te gaan samenwerken. VCL opzet is in nieuwe stijl opgericht. 25 VCL-ers zijn gecertificeerd. Ton Rietveld heeft daarin een belangrijke rol gespeeld. Het 1 e team is kampioen geworden, doorstromen naar eredivisie is niet gebeurd omdat de eredivisie op een ander tijdstip wordt gehouden dan in het weekend, en hoge (financiële) eisen stelt. Het 2 e team is op het nippertje gedegradeerd. Er was sprake van zeer geslaagde toernooien zoals het Open Jeugd Toernooi, SHOT Open, de Onderlinge en ook het ITF. Er is veel vraag naar trainingen bij de Shot leden. Tijdens de zomertraining neemt ongeveer 45% van de leden les. Jeugdleden 75% en senior leden 33%. Activiteitencommissie, terugblik Er is succesvol naar samenwerking met andere commissies gezocht. De Laddercompetitie wordt in nieuw jasje gehesen. De activiteiten zijn per saldo kostenneutraal afgesloten. Bij de activiteitencommissie zijn áltijd leden nodig om de enorme hoeveelheid werk te helpen verzetten. Park en clubhuis, terugblik Er loopt nog een procedure met de bouwer. Een andere aanpak van het baanonderhoud lijkt te slagen. Om dit te bereiken wordt een beperkt aantal banen open gehouden tijdens de winterperiode. Reinoud roept de leden op mee te doen aan de klusdag. De berg zand naast baan 9 en 10 is weggehaald en hiermee is langs de randen van de parkeerplaats een verhoging aangebracht. Het onderhoud van de groenvoorziening wil het bestuur graag verbeteren maar de mankracht en / of financiële middelen ontbreken hiervoor. 2 P a g i n a

3 De aangepaste baanverlichting (baan 9 12) heeft een forse besparing opgeleverd in het energieverbruik op die banen (50% minder) terwijl de verlichting nog ruim aan de normen van de KNLTB voldoet. Kernboodschappen Er is aan leden gevraagd actief mee te denken en er zijn taskforces opgericht. Die hebben hun vruchten afgeworpen. Bevindingen zijn opgenomen in het beleid. De hoge vaste kosten blijven zorgen baren, alsook het dalende ledental. Dit is een landelijke trend. Het ledental is door de opzeggingen gedaald van naar 911. Dit betekent dat ongeveer 20% van de leden het lidmaatschap hebben opgezegd. Het jaar 2017 starten we met 911 leden. De nieuwe aanmeldingen zijn hierin nog niet meegenomen. Iets meer jeugdleden hebben opgezegd dan seniorleden. Ouderen zoeken beweging en gezelschap: dit vraagt om diversificatie van de lidmaatschapsvorm die wij nu bieden, waarover zal worden nagedacht. Het pleidooi blijft om meer leden te betrekken bij het vele werk dat er verricht moet worden om de club draaiend te houden. Er blijven nu nog structurele issues bestaan die de komende jaren getackeld moeten worden. Óf er komen meer vrijwilligers óf we moeten de contributie in de nabije toekomst verhogen. 7. Financieel jaarverslag 2015 Het jaar 2015 is financieel gezien een goed jaar geweest voor de vereniging. De bar is in eigen beheer geëxploiteerd met heel groot succes en er waren meer sponsoropbrengsten dan voorzien, alsook een meevaller bij de financiële commissie doordat de factuur van de Stichting lager is uitgevallen dan begroot. Tevens was er sprake van een eenmalige bijdrage in de exploitatie van 25 euro voor juniorleden en 35 euro voor seniorleden. In totaal heeft de vereniging hiermee haar liquiditeit en solvabiliteit kunnen verbeteren met Euro Alles bij elkaar heeft het per saldo gezorgd voor een positief resultaat van euro. De penningmeester maakt het jaarverslag inzichtelijk aan de hand van een enkele overzichten in de Powerpoint presentatie. 8. Verslag financiële commissie en verlenen van decharge aan de penningmeester voor het gevoerde beleid Jos van der Meer, penningmeester, leest het verslag van de financiële commissie voor. Er wordt decharge verleend aan de penningmeester. 9. Verlenen decharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid Aan het bestuur wordt decharge verleend. 3 P a g i n a

4 10. Voorstel wijziging samenstelling van het bestuur: a) aftredend en niet herkiesbaar Tom van der Lest (Park & Accommodatie) Leden stemmen hiermee in, Tom blijft wel voorzitter van de P&A commissie. Een groot applaus voor hem. 11. Vooruitblik seizoen 2016 Financiën, vooruitblik De contributie wordt verlaagd voor bepaalde leeftijdscategorieën en de entreegelden worden voor alle nieuwe leden naar beneden aangepast. Dit komt later aan de orde heeft een budget dat in evenwicht is (nul resultaat). Horeca, vooruitblik Prijzen in het clubhuis. De prijs van bier wordt verhoogd met 20 cent en wijn met 10 cent. De openingstijden voor het clubhuis worden aangepast. In 2016 was het clubhuis doordeweeks elke dag open vanaf s morgens 9 uur. In 2017 zal het clubhuis overdag gesloten zijn op maandag van uur en op dinsdag en donderdag van uur. Verantwoord Alcohol gebruik: de gemeente zal dit jaar komen controleren, onverantwoord alcohol schenken zal leiden tot een boete van euro. Drie keer een boete betekent verlies van de vergunning. Simone Sars stelt voor dat mensen die alcohol geven aan minderjarigen zelf die boete moeten betalen. Reinoud vraagt om ruimte om beleid hieromtrent verder te ontwikkelen. Het bestuur wil iedereen aanmoedigen om met de KNLTB pas te betalen. Dit bespaart in de kosten en zorgt voor een snellere afhandeling van de betaling. Daarnaast staat op de KNLTB pas de geboortedatum waarmee kan worden vastgesteld of de 18-jarige leeftijd al is bereikt. Alle jongerenpoulers hebben de IVA cursus gedaan. We voldoen inmiddels aan de eis dat 40 personen de cursus gedaan moeten hebben. Desondanks wil het bestuur alle leden die bardienst doen oproepen om de cursus online te doen. Het kost heel weinig tijd. Activiteitencommissie, vooruitblik De activiteitenkalender staat vanaf vanavond op de site. Nieuwe activiteiten: de Ladder, Vrijdagavond Tennis tijdens de VJC, het Middelbare School toernooi en het FamilieToernooi. Het Onderlinge toernooi wordt anders van opzet. Het wordt opgesplitst in twee delen: één voor de Jeugd en één voor Senioren. Een aanpak die bij veel andere verenigingen succesvol is, waarbij er meer aandacht komt voor de jeugd. 4 P a g i n a

5 Daarnaast wordt het weer mogelijk gemaakt dat de senioren aan 3 onderdelen kunnen deelnemen in plaats van maximaal 2. Tevens wordt de Onderlinge omgedoopt tot de Clubkampioenschappen. Erik van Netten: is er voldoende over nagedacht? En wordt na een eerlijke evaluatie die negatief uitpakt, de veranderingen die minder goed worden beoordeeld weer teruggedraaid? Reinoud: zeker! René: volwassenen kunnen nu aan alle onderdelen meedoen, evaluatie zal uitsluitsel geven, en zo nodig gaan we terug naar het oude systeem. Simone Sars: zijn beide onderdelen al bemand? René: ja, op een haar na is dat rond. Sponsorcommissie, vooruitblik Het doel is om dit seizoen weer Euro 30k aan sponsorbijdragen te verwerven. Reinoud bedankt alle sponsoren voor hun bijdrage in het afgelopen jaar. Niesje Schukinck Kool: vraagt om een bijdrage aan het Shot Senior Open, al is het maar een klein bedrag. Technische commissie, vooruitblik Op 1 oktober wordt er naar gestreefd om te gaan samenwerken met een tennisschool. Aan de huidige Shot trainers alsook aan externe partijen wordt gevraagd te pitchen hierop. In april komen de richtlijnen beschikbaar met het streven om in juni tot een besluit te komen. Het financiële risico wordt op deze manier buiten de club gebracht, alsook wordt de regeldruk aanzienlijk verminderd voor de TC, en kan de geboden kwaliteit beter gewaarborgd worden. Evelien Swaders: als er een externe tennisschool komt, waar blijven de huidige trainers? Reinoud: de huidige trainers kunnen ook pitchen voor de tennisschool, maar er bestaat ook een kans dat wij met een externe partij in zee gaan. Daarbij bestaat de mogelijkheid dat trainers onder leiding van de tennisschool op Shot training blijven geven. De keuze volgt in september en wordt voorgelegd aan de leden in de ALV van oktober/november. De TC wil ook een actief jeugdbeleid voeren en ruimere aandacht hebben voor de doorstroming van de jeugd naar selectieteams van de senioren. Hoge verwachte deelname competitie senioren teams (40). Wellicht zal er een verschuiving optreden in het budget toptennis door de vergoedingen omlaag te brengen ten gunste van de subsidiëring van de trainingen. De TC heeft als doelstelling dat meer leden Shotkleding gaan dragen tijdens de wedstrijden ITF Seniors heeft rating 2 gekregen. Het toernooi is gestart op rating 5, zeven jaar geleden. 5 P a g i n a

6 Park en accomodatie, vooruitblik Waterdoorlatendheid van de banen moet worden verbeterd. Het hekwerk rond de banen wordt opgeknapt. Aankleding park, beplanting bij banen 11/12 zal verder worden gerealiseerd, en er zal parkverlichting worden aangelegd. Ronald Eleveld: de entree vanuit Schaerweijde is nogal shabby. Reinoud: dat klopt, we pakken het stapsgewijs aan. Simone Sars: dit onderwerp komt nu voor de derde keer aan de orde. De situatie rondom het huis van Sas ziet er niet uit. Reinoud: we zijn continue in gesprek met Sas, maar dat levert niet altijd het gewenste resultaat. Wintertennis, vooruitblik Veel leden willen ook in de winter (overdekt) kunnen doortrainen op Shot. We zijn daarover in gesprek met Schaerweijde. Er worden diverse opties bekeken: een andere ondergrond neerleggen voor winterbanen, een blaashal, een tijdelijke tentconstructie, of een permanente hal, of alles bij het oude laten. Op de volgende ALV zullen hierover de eerste voorstellen worden gedaan en kan er over gestemd worden. Hier wordt door het bestuur op teruggekomen. Pablo vd Bosch en Jan Rijndert Visser zullen dit project uitvoeren. 12. SHOT in cijfers Reinoud presenteert feiten en cijfers: outside in perspectief. 13. Vaststellen contributie 2016 De contributiebedragen 2016 zijn als volgt (basis + opslag): Junior t/m 12 jaar: euro = 125 euro (was 150 euro) Junior 13 t/m 17 jaar: 150 euro + 5 euro = 155 euro Senior Jong 18 t/m 24 jaar 150 euro + 10 euro = 160 euro (was 225 euro) Senior (vanaf 25 jaar): euro = 235 euro Senior Student 19 t/m 24 jaar: euro = 110 euro (was 112 euro) Voor de indeling is de leeftijd op bepalend (dezelfde systematiek als bij de KNLTB wordt hierbij gevolgd). De opslag is nieuw in Als men een machtiging afgeeft voor een automatische incasso voor 15 april a.s. dan wordt de opslag in de contributie gestort als bartegoed op de KNLTB pas van betreffend lid. De entreegelden voor junioren worden verlaagd van 150 naar 40 euro en voor senioren van 150 naar 80 euro. Studenten hoeven geen entreegeld meer te betalen (was 13 euro). Alle voorstellen worden goedgekeurd. 6 P a g i n a

7 Peter Corver: zou je mensen kunnen belonen die leden aanbrengen? Erik van Netten: is er overwogen om het lidmaatschap te koppelen aan training? Een package deal maken? Jos: er wordt bij alle nieuwe leden contact gelegd door de trainers. Reinoud: dat zou zeker in het beleid kunnen passen. Ronald: een pakket zou uitgebreid kunnen worden met korting bij Sunny Camp op materiaal en kleding. Of een buddy systeem opzetten. 14. Voorstel afkopen bardiensten en boetes bij niet verschijnen Voorstellen afkoop bar: 40 euro en 100 euro boete per keer bij niet op komen dagen. De voorstellen worden goedgekeurd. 15. Begroting 2016 De begroting 2106 is in evenwicht (een nul resultaat). In de begroting is rekening gehouden met lagere contributie inkomsten en minder entreegelden. De begroting wordt goedgekeurd. Voor het toptennis zal het budget iets onder dat van 2015 blijven, en het streven blijft maximaal euro te besteden, en minder spelersvergoedingen uit te keren, alsook meer geld aan training te besteden. 16. Lid van Verdienste / belangrijke data Benoeming Liesbeth Marinisse tot lid van verdienste. Zij heeft zich jarenlang ingezet voor de Onderlinge en het Charity Toernooi. Hulde! Reinoud vraagt aandacht voor de Klusdag op 20 maart a.s. en voor de opening van het seizoen op 3 april a.s. De volgende ALV staat gepland in november. 17. Rondvraag & sluiting Erik van Netten: Tom vd Lest heeft zich terug getrokken als voorzitter P&A, komt Jan Rijndert Visser in de plaats van hem? Reinoud: nee, Jan Rijndert doet algemene zaken en houdt zicht bezig met de diverse opties om wintertennis te faciliteren op Shot. Tom blijft voorzitter P&A. Reinoud bedankt Sas, Brigitte de Beer en Annet Abeen voor hun inzet in het afgelopen seizoen. Niesje bedankt het bestuur voor hun inzet van afgelopen jaar. Ze spreekt de hoop uit dat iedereen volgend jaar weer de handen uit de mouwen steekt en wenst het bestuur veel succes. 7 P a g i n a