Groepsleiderinstructie

Transcriptie

1 Uitreikblad met instructies Indexeringsrollen Hier volgt een korte samenvatting van de rollen in het indexeringswerk en hoe die samenwerken. Groepsleider De groepsleider houdt toezicht op het indexeringswerk voor FamilySearch. Hij of zij: Werft indexeerders. Kiest arbiters. Instrueert indexeerders en arbiters. Brengt verslag uit over de voortgang. Indexeerders De tijd die individuele werkers aan het indexeren besteden, kan sterk uiteenlopen. Indexeerders kunnen van enkele uren tot vele uren per week indexeren. Indexeerders voeren voor FamilySearch indexeringsen arbitragetaken uit. Indexeerders werven Als groepsleider is het een van uw voornaamste taken om andere mensen te recruteren om met het indexeringswerk te helpen. Raadpleeg het onderstaande overzicht om te zien wie te rekruteren en hoe. Waarom zijn zij de ideale indexeerders? Moeilijkheden Wervingsideeën Reizigers Willen een bijdrage leveren, indexeren duurt niet lang Weinig tijd Maak strooibiljetten en uitreikbladen Oudere leden Meer tijd, vinden vreugde in dienstbaarheid Weinig computerervaring, oude apparatuur Nodig ze uit om in hun vrije tijd als indexeerder vrijwilligerswerk te doen, geef er een les over in een bejaardentehuis Jongeren Hebben tijd, ouders vinden het fijn als ze hierbij betrokken zijn Gebrek aan kennis van geschiedenis Neem contact op met vrijwilligersorganisaties voor jongeren, houd wedstrijden Aan huis gebonden leden Veel vrije tijd, kans om te dienen Hebben misschien andere prioriteiten Maak strooibiljetten voor ziekenhuizen, leg bezoekjes af Leden van de gemeenschap Interesse in gegevens over voorouders, interesse in plaatselijke projecten Hebben misschien andere prioriteiten Leg strooibiljetten in openbare gelegenheden (zoals bibliotheken), praat met andere organisaties of verenigingen Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina van 9

2 Naast deze ideeën voor specifieke doelgroepen zijn hier enkele algemene ideeën om mensen te werven, zoals in het filmpje wordt besproken: Begin mensen over indexering te vertellen Wees creatief Organiseer instructiebijeenkomsten Stuur nieuwe mensen een om ze welkom te heten Vraag een vereniging of organisatie om een instructie te mogen geven Maak gebruik van plaatselijke organisaties, nieuwsbrieven en andere hulpmiddelen Zoek naar mensen die met hun familiegeschiedenis willen beginnen Arbiters kiezen Niet iedereen kan arbiter worden of moet dat worden. Hier volgen wat suggesties voor het kiezen van arbiters. Als arbiter kiest u een indexeerder: Heeft ten minste.000 vermeldingen geïndexeerd (volgens Organisatiestatistieken) Van wie niet veel batches overgedaan hoeven worden (minder dan 0, procent van het totaal) Die oog voor detail heeft (ze controleren hun eigen werk, ze nemen de tijd om het goed te doen) Die de online instructies opvolgt (helpvelden, projectinformatie) Ideeën voor instructies Controleer of de indexeerders en arbiters in uw groep de oriëntatie, vaardigheidstraining en support hebben gekregen die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Hieronder vindt u voorbeelden. De oriëntatie kan bestaan uit: Een kort overzicht van het indexerings- of arbitrageproces. Een beschrijving van de rollen in het indexeringswerk. Uitleg van de noodzaak om accuraat te werk te gaan. Een demonstratie van het gebruik van het instructiemateriaal voor FamilySearchindexering of -arbitrage. Een uitleg van hoe we zowel algemene als projectspecifieke instructies kunnen vinden. Vaardigheidstraining omvat onder andere instructies: Hoe we de computerprogramma s kunnen gebruiken. Hoe bepaalde soorten historische documenten te lezen en te indexeren. Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina van 9

3 Hoe specifieke instructies voor een bepaald project te vinden en op te volgen. Hulp kan bestaan uit: Waardering uiten en aanmoedigen. Vaststellen op welke gebieden vergissingen worden gemaakt en uitleggen hoe die te corrigeren of te vermijden zijn. Breng verslag uit over de voortgang van het indexerings- en arbitragewerk in de groep. Vragen beantwoorden en ideeën bespreken. Geef indexeerders een kans om ervaringen met het werk met elkaar uit te wisselen. Met als gevolg: Vrijwilligers krijgen vertrouwen in hun eigen vaardigheden. Vrijwilligers leren nieuwe vaardigheden en voelen zich gewaardeerd. Vrijwilligers krijgen een gevoel van samenwerking, eenheid en enthousiasme voor familiehistorisch werk. Vrijwilligers produceren kwalitatief hoogstaande indexen. Samenwerken met een vereniging of organisatie Vraag geregelde vergaderingen met de leider van de vereniging of organisatie aan om idexeringservaringen uit te wisselen en verslag uit te brengen, zoals: Verslag uitbrengen over de voortgang van het indexeringswerk. Doelen stellen die zinvol zijn voor de vereniging of organisatie. Plaatselijke leiders vragen om indexeerders aan te moedigen en te motiveren. Actiepunten op te stellen om in de volgende vergadering door te nemen. Leider aanmelden Het is uw taak contact op te nemen met FamilySearch om uw rol als groepsleider te bevestigen. Om te beginnen als groepsleider doet u de volgende drie stappen:. Geef u op indexing.familysearch.org op als vrijwilliger, of log in met uw FamilySearch-account.. Installeer het indexeringsprogramma ( 3. Bel FamilySearch om u als leider aan te melden. (V.S. en Canada: ) (Buiten de VS zoekt u op het telefoonnummer op.) Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 3 van 9

4 Inloggen. Ga naar: Klik zo nodig op de afrollijst Taal en selecteer de taal. 3. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Inloggen. 4. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen. Gebruikersinformatie bekijken Op het werkblad staat een lijst met de huidige gebruikers in uw groep. Om de lijst met gebruikers te sorteren, klikt u een kolomknop aan. Om de lijst bijvoorbeeld te alfabetiseren, klikt u op Achternaam. Om alleen gebruikers met een bepaalde rol te zien, zoals arbiters, klikt u bovenaan op de afrollijst Filter op rol en kiest u een rol. Om de gebruikersinformatie te zien, klikt u op de naam van de persoon. 3 Naar een gebruiker zoeken. Klik op de tab Zoeken.. Typ de naam van de persoon, de gebruikersnaam of het adres in. U kunt een deel van de naam met een sterretje weergeven (*). Het sterretje kan vooraan, in het midden of achteraan een gedeeltelijke naam worden geplaatst. 3. Klik op Zoeken. 4. Om gebruikersinformatie te zien of te bewerken, klikt u in de zoekresultaten op de naam van de persoon. 3 Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 4 van 9

5 Gebruikersinformatie bewerken U kunt ring- en wijkinformatie bewerken of een indexeerder de rol van arbiter of groepsleider toewijzen. U kunt geen andere gebruikersinformatie bijwerken. De gebruiker kan die informatie bijwerken als hij of zij op de website inlogt.. Op het werkblad klikt u op de naam van de persoon.. Klik op Bewerken. 3. In de subgroep of het veld Wijk voert u eventuele veranderingen in. 4. Om een rol toe te wijzen, klikt u op het vakje naast Arbiter of Groepsleider. 5. Klik op Opslaan. Rapporten bekijken of afdrukken. Klik op de tab Rapporten.. Kies het soort rapport. 3. Selecteer het tijdsbestek, zoals per kwartaal. 4. Selecteer de specifieke data. 5. Selecteer de indeling. HTML: Gebruik dit om het document online te bekijken. PDF: Gebruik dit om het document te en of af te drukken. CSV: Gebruik deze 6 5 spreadsheetindeling om de statistieken in OpenOffice Calc te importeren om grafieken of schema s te maken. XLS: Gebruik deze spreadsheetindeling om de statistieken in Microsoft Excel te importeren om grafieken of schema s te maken. 6. Klik op Genereer rapport. Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 5 van 9

6 Arbiters uitkiezen. Om te zien welke vrijwilligers reeds arbiter zijn, maakt u een rapport Ringlijst aan.. Om nieuwe arbiters te vinden, maakt u een rapport Wijkstatistieken aan. Zoek naar indexeerders die: a. Minimaal tweeduizend documenten hebben geïndexeerd. b. Een klein aantal batches moeten overdoen (<0.0% van het aantal geïndexeerde documenten). 3. Neem contact op met de persoon en vraag: a. Hebt u oog voor detail? Controleert u uw eigen werk? b. Volgt u de veldhulpinstructies? c. Leest u de projectgegevens en volgt u de instructies op? 4. Als dat zo is, vraag dan of ze arbiter willen worden. Laat ze de arbiterlessen volgen die online beschikbaar zijn. 5. Wijzig hun gebruikersgegevens en wijs ze de rol van arbiter toe. a b Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 6 van 9

7 Een boodschap sturen U kunt een boodschap sturen naar de indexeerders en arbiters in uw groep. U kunt de gebruikers op de hoogte stellen als u een instructiebijeenkomst organiseert, u kunt statistieken of doelen doorgeven of andere kwesties aankaarten.. Klik op de tab Boodschappen.. Klik op Nieuw bericht aanmaken. 3. Typ het onderwerp van uw boodschap. 4. Klik op de kalender om zo nodig de vervaldatums aan te passen. De vervaldatum geeft aan wanneer de boodschap automatisch door het systeem wordt verwijderd. De standaardwaarde is 30 dagen. 5. Typ de inhoud van de boodschap. Noot:U kunt maximaal tweeduizend tekens invoeren. Kopieer en plak geen tekst uit Word. 6. Klik op Verzenden. De boodschap wordt naar alle gebruikers in uw groep verzonden. 7. Om een verzonden boodschap te bekijken, klikt u op de boodschap in de lijst. 8. Om een boodschap te verwijderen, klikt u het vakje naast de boodschap aan en klikt u op Boodschappen verwijderen. De boodschap wordt voor alle gebruikers verwijderd Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 7 van 9

8 versturen Het voordeel van een boodschap is dat die in de tab Boodschappen verschijnt. Iedereen kan een boodschap bekijken. Ze hoeven geen adres te hebben. Maar u kunt ook een boodschap naar het e- mailadres van specifieke gebruikers sturen.. Maak een ringlijst in csv-formaat aan.. Kopieer de adressen uit de spreadsheet naar het BCC -veld van een Schrijf de boodschap en verstuur die zoals gebruikelijk. Een gebruiker verwijderen Volg deze richtlijnen om te bepalen wanneer u gebruikers verwijdert. Als een gebruiker voor korte tijd weg is, maar van plan is om terug te keren en meer te indexeren, laat u hem of haar in het systeem staan. Als een lid van de kerk verhuist, laat u hem of haar zien hoe hij of zij de pagina Mijn informatie kan bijwerken om de nieuwe ring te selecteren. Als een gebruiker niet meer wil indexeren, verwijdert u die gebruiker.. In de tab Bekijken klikt u het vakje aan naast de naam van de gebruiker die verwijderd moet worden.. Klik op Verwijderen. 3. Op de boodschap Weet u zeker ( ), klikt u op OK. De gebruiker wordt verwijderd uit uw ring of groep. Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 8 van 9

9 Een gebruiker toevoegen De meeste gebruikers kiezen een groep of ring van de kerk om bij te horen als ze inloggen om te indexeren. Maar als beheerder kunt u zo nodig een gebruiker aan uw groep toevoegen. U hebt de gebruikersnaam van de persoon nodig om hem of haar aan uw groep toe te voegen.. Onderaan de tab Bekijken, in het vakje naast Vrijwilliger toevoegen, typt u de gebruikersnaam van de persoon, waarna u op Vrijwilliger toevoegen klikt. Noot: Als u de gebruikersnaam verkeerd spelt, geeft een rode foutmelding in de linkeronderhoek aan dat er geen gebruiker met die gebruikersnaam bestaat. U dient de naam opnieuw in te typen en weer op Vrijwilliger toevoegen te klikken. De persoon wordt aan uw ring of groep toegevoegd. Taakomschrijving december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 9 van 9