VAN KERNOPGAVE NAAR ONTWIKKELINGSAGENDA EN ONTWIKKELINGSTRAJECT

Transcriptie

1 Memo VAN KERNOPGAVE NAAR ONTWIKKELINGSAGENDA EN ONTWIKKELINGSTRAJECT Aan Stuurgroep Netwerk Noordoost Van dr. Igno Pröpper Vught, 9 mei 2014

2 Inhoudsopgave 1 Van kernopgave naar ontwikkelingsagenda Van ontwikkelingsagenda naar ontwikkelingstraject

3 1 Van kernopgave naar ontwikkelingsagenda De opvolging van de aanbevelingen van de evaluatie van ANNO valt grofweg uiteen in drie stappen: 1 Het komen tot een gemeenschappelijk beeld van de gewenste situatie: de kernopgave. 2 Het opstellen van een ontwikkelingsagenda: een lijst met maatregelen en acties die moeten bijdragen aan het realiseren van de kernopgave. 3 Het opstellen van een ontwikkelingstraject waarin is uitgewerkt door wie en wanneer de maatregelen worden uitgevoerd. Op basis van de eerdere discussies in de stuurgroep en de keuzes die op 24 april gemaakt zijn, presenteren we onderstaande ontwikkelingsagenda. Opgave 1 Vergroten van lokale én regionale bestuurskracht 1 In de ANNO-samenwerking meer, sneller en met minder middelen realiseren. a ANNO biedt een platform/ netwerk voor in principe alle onderwerpen (waarbij de samenwerkingspartners zelf per onderwerp bepalen of het nodig en wenselijk is dit te integreren). b Er vindt op termijn een herijking plaats van de ambities en de projectenlijst. Hierbij wordt duidelijk hoe de inmiddels ontwikkelde visies gerealiseerd gaan worden in nieuwe projecten. 2 Om meer te realiseren, worden de krachten beter gebundeld. Daarbij gaat het om tijd, expertise, inzet, inzichten, geld (ook van derden) en andere hulpmiddelen. Kernmaatregel: Het uitwerken van een werkwijze en passende spelregels voor een organische ontwikkeling van de regionale agenda, waarbij een onderscheid wordt gemaakt in drie typen onderwerpen: onderwerpen in verkenning, onderwerpen waarover een visie wordt ontwikkeld en onderwerpen die worden gerealiseerd. Verkennen Visievormen Iedere deelnemer kan onderwerp en eigen inzet op tafel leggen Gezamenlijke verkenning onderwerp + maken afsprakenof onderwerp wordt opgepakt (en door wie) Gezamenlijke visievorming Afsprakenover realisatie (+ wie welk aandeel levert in realisatie opgave) Realiseren Uitvoering door meest gerede partij Gezamenlijke monitoring/ evaluatie en bijsturing 3

4 Kernmaatregel: Op korte termijn integratie van de blauwgroene opgaven. In werksessies verkennen wat de regionale opgaven zijn ten aanzien van blauwgroen en deze toevoegen aan de regionale agenda. Inventariseren waar de blauwgroene en andere opgaven elkaar kunnen versterken en synergie kan ontstaan. Benoemen en beschikbaar stellen van passende capaciteit en middelen om de extra opgaven te realiseren. Kernmaatregel: Herijking van de Agenda Netwerk Noordoost Inhoudelijke actualisatie van de Agenda in werksessies met colleges, raden en maatschappelijk veld. Daarbij voortbouwen op wat er al is en aanvullingen laten landen in concrete regionale opgaven (het is dus niet nodig alles opnieuw te doen en tot een geheel nieuw masterplan te komen). Op basis hiervan projecten selecteren waarbij strenger wordt gekeken naar de mate waarin deze projecten échte regionale meerwaarde hebben (en niet projecten die alleen fysiek gemeenteoverstijgend plaatsvinden). De selectie van de te realiseren projecten goed laten aansluiten bij de beschikbare capaciteit en middelen. Taalgebruik aanpassen waarbij helder is wanneer het gaat om visievorming en wanneer om realisatie (dan wel beleidsafstemming versus uitvoering). Zorgen dat maatschappelijke partners, raden en provinciale staten bij de herijking zijn aangehaakt. 4

5 Opgave 2 Doorleefd beeld dat gezamenlijke ambities en aanpak lokale en regionale belang dienen 1 Bij alle betrokken partijen bestaat het doorleefde beeld dat gezamenlijke ambities en aanpak zowel het lokale als het regionale belang dienen. a Alle actoren zijn betrokken in een gemeenschappelijk werkproces en/of zijn aangesloten doordat het proces transparant is georganiseerd. b Beoogde effecten worden in kaart gebracht zodat duidelijk wordt hoe ambities bijdragen aan zowel het regionale als het lokale belang. c Niet alleen de ambities zijn doorleefd, maar ook de gekozen aanpak: alle partijen weten wat zij moeten inzetten en wellicht opgeven om de gezamenlijke ambitie te realiseren. 2 Ambities en aanpak zijn democratisch gedragen doordat betrokkenheid van gemeenteraden en Provinciale Staten geborgd is: a De volksvertegenwoordiging houdt regie op de samenwerking in de zin dat eigen motieven en doelen centraal staan (in plaats van een samenwerkingsverband dat taken overneemt van de gemeente zonder heldere aansturing). b Het goed laten aansluiten van bestuurders en raadsleden bij de samenwerking is met name van belang in de komende periode na de gemeenteraadsverkiezingen. Kernmaatregel: Gemeenteraden en provinciale staten structureel en op strategische momenten betrekken. Volksvertegenwoordigers worden via werksessies betrokken bij de herijking Agenda Netwerk Noordoost, maar ook bij opstellen van specifieke regionale visies. Raden en Provinciale Staten worden bij regionale beleidsafstemming altijd op drie momenten betrokken 1 Bij de start: het meegeven van uitgangspunten 2 Bij de besluitvorming: het vaststellen van kaders 3 bij de evaluatie: controleren en mogelijk bijsturen Kernmaatregel: Bij besluitvorming transparant maken hoe regionale acties en doelen ook het lokale belang dienen. Bij besluitvorming over doelen en acties altijd de beoogde maatschappelijke effecten (lange termijn) en tussentijdse mijlpalen (korte termijn) in kaart brengen. Bij beschrijving beoogde resultaten altijd expliciet voor alle partijen melden waarom dit specifiek voor hen van belang is. Kernmaatregel: Bij besluitvorming transparant maken of en waar ruimte is voor lokale keuzes. Helder maken waar de regio één lijn moet trekken (en waarom) en waar er ruimte is voor lokaal maatwerk. Wanneer er ruimte is voor lokaal maatwerk aan de colleges en raden verschillende keuzeopties, inclusief mogelijke afwegingen. 5

6 Kernmaatregel: Realisatie breed toegankelijk digitaal platform dat samenwerking bevordert en aan alle betrokken partijen voortgang en resultaten transparant maakt. Makkelijk toegankelijk platform opzetten waarop duidelijk is wat er gebeurt in de samenwerking en waar dit aan bijdraagt. Op het platform resultaten expliciet benoemen in begrijpelijke taal. Op het platform ruimte creëren voor interactie en suggesties. 6

7 Opgave 3a Een gezamenlijke werkwijze: opgaven gestuurd werkproces Samen bouwen aan opgaven In de samenwerking vindt een gezamenlijk proces plaats van bouwen aan gemeenschappelijke opgaven. Het gaat dan om het gezamenlijk verkennen van vraagstukken; het ontwerpen van plannen en het formuleren van opgaven en oplossingsrichtingen; het gezamenlijk realiseren van deze opgaven; en ten slotte het evalueren van de samenwerking en de resultaten ervan. Krachten bundelen met relevante partijen: maatwerk 1 Per onderwerp wordt gekozen welke partijen een zinvolle bijdrage kunnen leveren ( Themagerichte samenwerking ). Dit past ook bij het idee van samenwerking in een netwerk waarbij alleen relevante partijen bouwen aan oplossing en uitvoering. 2 Als partijen geen belang bij een bepaald onderwerp hebben of zien, kunnen zij passen. Hiermee wordt ongewenste bestuurlijke en ambtelijke drukte voorkomen doordat niet iedereen over alles met elkaar in gesprek moet zijn. Transparant proces In een transparant proces zijn alle betrokkenen (partners, raden/ps, bestuurders en ambtenaren) aangehaakt. Tijdens dit proces worden de opgaven vertaald in evalueerbare doelen in termen van maatschappelijke effecten én uitvoeringsprestaties. Het is duidelijk welk aandeel iedere partner heeft in de realisatie van de opgave. De inhoud bepaalt zodoende de rol- en taakverdeling. Kernmaatregel: In een aantal concrete pilots werken volgens de nieuwe werkwijze. Bij het herijken van de Agenda Netwerk Noordoost en rond een aantal opgaven werken volgens de nieuwe werkwijze waarbij de opgave centraal staat in alles wat gebeurt. In werksessies verkennen en bouwen aan gemeenschappelijke opgaven. De ervaringen in deze pilots rijk beschrijven, verspreiden en als voorbeeld stellen voor andere trajecten. Kernmaatregel: In verkenningsfase maatwerk centraal stellen: er is ruimte om te passen In de verkenningsfase werken aan een gemeenschappelijk beeld van de opgaven en het belang daarvan voor alle partners. Een expliciet keuzemoment inbouwen waarop partners kunnen aangeven of zij mee gaan bouwen aan de realisatie van de opgave. Kernmaatregel: Bij elke opgave quick wins behalen (en vieren). Het formuleren en kiezen van oplossingsrichtingen zowel richten op lange termijn doelen als op quick wins. Bij het realiseren van quick wins dit ook actief benoemen en uitdragen. 7

8 Kernmaatregel: Een cockpit realiseren met overzicht over de agenda, mijlpalen en resultaten. In een voor de partners toegankelijke cockpit helder maken wie, wat, wanneer doet en tot welke resultaten dit heeft geleid. Kernmaatregel: Nieuwe werkwijze borgen en ontwikkelen in lijn met idee van lerende organisatie. Handboek herijken op basis van de nieuwe werkwijze. Pool aan ambtenaren (zie 3e) trainen en wegwijs maken in de nieuwe werkwijze. Nieuwe werkwijze presenteren/toelichten aan collegeleden, raads- en statenleden en partners. 8

9 Opgave 3b Een lichte en dienende samenwerkingsstructuur a b c d De stuurgroep stelt strategische visie vast, heeft een sterke toezichthoudende rol, bewaakt de kwaliteit en samenhang en vervult een faciliterende regierol. Het inhoudelijk zwaartepunt ligt bij de themagroepen. Zij zorgen voor inhoudelijke kaders op basis waarvan de projecttrekkers zo slagvaardig mogelijk kunnen handelen. De gemeenten en provincie faciliteren het netwerk (als algemene overheden). Andere partijen zoals maatschappelijke organisaties, bedrijven/ ondernemers, andere overheden en inwoners hebben eenvoudig toegang tot het netwerk. Partijen ervaren de ruimte om ideeën en initiatieven in te dienen. Er is een repertoire aan financieringsconstructies die op maat ingezet kunnen worden. Kernmaatregel: De samenwerkingsstructuur kritisch tegen het licht houden (vanuit het idee waar en hoe kan het slagvaardiger en lichter.) De rol van stuurgroep, themagroepen kritisch tegen het licht houden. Vanuit consensus over rol van stuurgroep en themagroepen ook de bemensing en werkwijze tegen het licht houden. Actuele rol projectgroep uitwerken en meenemen in actualisatie handboek Zoveel mogelijk werken volgens het uitgangspunt dat na het vaststellen van kaders de uitvoering zoveel mogelijk wordt gemandateerd aan de ANNO-organisatie (om de slagkracht en snelheid te vergroten). Kernmaatregel: Creëren mogelijkheden voor partners om op verschillende manieren deel te nemen aan het netwerk. In kaart brengen welke verschillende rollen partners kunnen innemen in het Netwerk. Per rol in kaart brengen hoe een partner toegang krijgt tot het Netwerk. Duidelijker de deur openzetten zodat partners zich uitgenodigd voelen om aan te haken in een rol die bij hen past (zie ook opgave 3d). Kernmaatregel: Inventariseren van mogelijke financieringsconstructies en herijken gezamenlijke inzet van middelen Per partij in kaart brengen welke financieringsconstructies er mogelijk zijn. Per situatie in kaart brengen welk van de beschikbare constructies het beste toegepast kan worden. Zorgen dat de inzet van financiële middelen vanuit gemeente en provincie niet volledig is vastgetimmerd en zo ruimte creëren voor snelle ondersteuning van goede initiatieven. 9

10 Opgave 3c Sterk samenspel tussen gemeenten en provincie Het samenspel tussen gemeenten en provincie wordt versterkt: a Partijen spreken naar elkaar uit wat ze verstaan onder samenwerking op basis van gelijkwaardigheid en wat ze daarbij van elkaar verwachten. b Telkens is gepreciseerd of sprake is van een horizontale of een verticale relatie. c De ontwikkeling van de provinciale aanpak rond streekagenda s is een kapstok hiervoor en geen beer op de weg. Kernmaatregel: Gemeenten en provincie komen tot overeenstemming over elkaars rol in de ANNO-samenwerking en de betekenis van de provinciale aanpak rond streekagenda s voor de toekomst van de samenwerking. In de Stuurgroep afspraken maken over de betekenis van gelijkwaardigheid tussen gemeente en provincie. In de Stuurgroep afspraken maken over de betekenis en gevolgen van de provinciale aanpak rond streekagenda s voor de samenwerking in het Netwerk Noordoost. De gemaakte afspraken delen met partners, gemeenteraden en Provinciale Staten en organisaties en elkaar aanspreken op naleving afspraken. Kernmaatregel: Bij specifieke opgaven duidelijk maken wat de rol en verantwoordelijkheid van de gemeenten en provincie is. Bij het verkennen en bouwen aan opgaven steeds transparant maken wat de rol en verantwoordelijkheid van alle partijen is. Ter ondersteuning hiervan een kaart ontwikkelen waarop per opgave helder is wat ieders rol en taak is en welke concessies eventueel gedaan zijn. Daarbij specifiek voo0r de relatie tussen gemeenten en provincie expliciet benoemen of bij een opgave sprake is van een horizontale of verticale relatie. Kernmaatregel: Provincie neemt vanaf de start actief deel aan de projecten, met het oog op de realisatie van provinciale doelen. Provincie maakt intern capaciteit vrij om deel te nemen aan het gemeenschappelijk verkennen van en bouwen aan opgaven. Net als andere partijen legt provincie hierbij provinciale doelen en belangen op tafel. 10

11 Opgave 3d Sterk samenspel met maatschappelijke partners Per opgave wordt gekeken wat een passende rol is voor maatschappelijke partners. Hierdoor worden maatschappelijke partijen daar ingezet waar hun kracht ligt en betrokken op de manier die bij hen past: voor de een is dit meedenken met strategische regionale visievorming, voor de ander is dat meewerken in de uitvoering van concrete projecten. Kernmaatregel: Overzicht over het netwerk en de belangen van partners organiseren. Op basis van een netwerkanalyse structureel overzicht over alle partners in het netwerk creëren. Per opgave alle relevante partners in kaart brengen, inclusief: 1 de belangen van de partners; 2 het aandeel van de partners in de realisatie van de opgave. Kernmaatregel: Meer investeren in het betrekken van partners. Een omslag in cultuur en uitstraling realiseren: partners worden niet alleen betrokken om doelen gemeenten en provincie te realiseren, maar het netwerk staat ook open wanneer partners denken eigen doelen beter en goedkoper te kunnen realiseren door krachten te bundelen met de regio (vanuit optiek van gezamenlijk regionaal belang) Maatschappelijke partners zijn nadrukkelijk betrokken bij herijken masterplan, Agenda en het formuleren van opgaven. 11

12 Opgave 3e Interne organisaties in dienst van samenwerking a b c d e Spelers benoemen strategische hoofdlijnen over de gewenste maatschappelijke situatie rond bepaalde opgaven. Spelers hebben voldoende bestuurlijk en ambtelijk mandaat om slagvaardig binnen de samenwerking op te trekken. Spelers kunnen elkaar hierop aanspreken of bevragen. Spelers kunnen qua budget en uitvoeringskracht hun eigen aandeel in de samenwerking leveren. Budget en uitvoeringskracht zijn beschikbaar, kunnen snel worden aangewend en het is duidelijk wie mandaat heeft om ze in te zetten. Samenwerking maakt onderdeel uit van het reguliere proces en is niet iets wat je ernaast doet. Regionale afspraken werken door in lokale/provinciale acties. De provincie zorgt voort dwarsverbanden tussen sectoren zodat de organisatie één helder standpunt vertolkt in de samenwerking. Het is helder wat de rol van gebieds- en vakgedeputeerde is. Kernmaatregel: Alle gemeenten en de provincie zorgen dat de interne organisatie meer in dienst staat van de samenwerking. Alle gemeenten en provincie maken eigen plan van aanpak over betere aansluiting van de interne organisatie. Uitgangspunt is dat zodra ANNO-programma is vastgesteld door college en directieniveau, dit leidend is: interne gebruikelijke ambtelijke processen worden daaraan ondergeschikt gemaakt. In de plannen wordt in ieder geval aandacht besteed aan het implementeren van een werkwijze voor goede ambtelijke en bestuurlijke afstemming vooraf (goed mandaat) en terugkoppeling achteraf. Kernmaatregel: Transparant maken wie vanuit welke organisatie bijdraagt aan een opgave. Een pool aan professionals uit de verschillende organisaties organiseren die bekend worden gemaakt met de werkwijze in ANNO-verband. Per opgave uit deze pool een geschikt opgaveteam formeren. In de cockpit (zie 3a) is voor iedereen transparant wie lid zijn van het opgaveteam voor een opgave. 12

13 2 Van ontwikkelingsagenda naar ontwikkelingstraject Het ontwikkelingstraject bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat kernmaatregelen waar direct mee gestart kan worden. Deel 2 bevat kernmaatregelen voor doorontwikkeling na de zomer. Ontwikkelingstraject deel 1: meteen aan de slag Deel 1 van het ontwikkelingstraject omvat de kernmaatregelen die de grootste prioriteit hebben en waar nu direct mee aan de slag kan worden gegaan. Kernmaatregel (1) Gemeenten en provincie komen tot overeenstemming over elkaars rol in de ANNO-samenwerking en de betekenis van de provinciale aanpak rond streekagenda s voor de toekomst van de samenwerking. Dit gebeurt primair in de stuurgroep. Het evaluatierapport en de aanbevelingen vormen hiervoor een basis. Afspraken worden vastgelegd in een gezamenlijke toekomstvisie waar de betrokken partijen op aangesproken kunnen worden. (2) Het uitwerken van een werkwijze en passende spelregels voor een organische ontwikkeling van de regionale agenda, waarbij een onderscheid wordt gemaakt in drie typen onderwerpen: onderwerpen in verkenning, onderwerpen waarover een visie wordt ontwikkeld en onderwerpen die worden gerealiseerd. (3) Op korte termijn integratie blauwgroene opgaven In werksessie gaan themagroep Ruimte & Infra en betrokken ambtenaren op zoek naar quick wins: waar kunnen projecten van ANNO en projecten rond blauwgroen elkaar versterken. Hierbij direct aandacht voor de rol die maatschappelijke partners gaan spelen bij deze dwarsverbanden. (4) Bij besluitvorming transparant maken hoe regionale acties en doelen ook het lokale belang dienen + Bij besluitvorming transparant maken of en waar ruimte is voor lokale keuzes. Dit gebeurt zoveel mogelijk bij alle besluiten die de komende tijd genomen worden in de themagroepen. Wie voert uit/ geeft leiding? Stuurgroep Stuurgroep Themagroep Ruimte & Infra Themagroepen 13

14 Kernmaatregel (5) De nieuwe werkwijze ontwikkelen en borgen: De projectgroep en een pool van ambtenaren worden getraind in de nieuwe werkwijze (opgave gestuurd werken). Het direct toepassen van de nieuwe werkwijze in de herijking Sociaal Economisch Masterplan en een aantal pilots dan wel lopende projecten (zie ook de kernmaatregelen 2,3 en 4). De training wordt ook zoveel mogelijk aan deze concrete projecten gekoppeld ( werk met werk maken ). In deze projecten waarin de nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd is ook ruimte voor maatwerk ( themagerichte samenwerking en ruimte om te passen ). Er wordt gewerkt aan benoemen van evalueerbare doelen, quick wins en mijlpalen. Op basis van tussentijdse evaluatie worden de successen ook gedeeld en worden verbeterpunten doorgevoerd. (6) Alle gemeenten en de provincie zorgen dat de interne organisatie meer in dienst staat van de samenwerking: Alle gemeenten en provincie maken eigen plan van aanpak over betere aansluiting van de interne organisatie. In de plannen wordt in ieder geval aandacht besteed aan de capaciteit die beschikbaar is voor de samenwerking, de financieringsconstructies die mogelijk zijn en de werkwijze voor goede ambtelijke en bestuurlijke afstemming vooraf (goed mandaat) en terugkoppeling achteraf. Er wordt een gezamenlijk ambtelijk team geformeerd om ook op dit punt samen te werken waar dit zinvol is. Het directeurenoverleg borgt dat de plannen van voldoende kwaliteit zijn en spreekt andere partijen aan op naleven plannen. Wie voert uit/ geeft leiding? Directeurenoverleg Directeurenoverleg en alle organisaties. Ontwikkelingstraject deel 2: doorontwikkelen en realiseren voorwaarden In deel 2 van het ontwikkelingstraject benoemen we de overige kernmaatregelen: deze maatregelen zijn van belang om na deel 1 verder door te ontwikkelen. Kernmaatregel (7) Herijking van de Agenda Netwerk Noordoost Inhoudelijke actualisatie van de Agenda in werksessies met colleges, raden en maatschappelijk veld. Op basis hiervan projecten selecteren waarbij strenger wordt gekeken naar de mate waarin deze projecten échte regionale meerwaarde hebben en de mate waarin ze aansluiten bij beschikbare capaciteit en middelen. Wie voert uit / geeft leiding? Directeurenoverleg Wanneer Na maken van afspraken over de opgaven die in het Netwerk Noordoost worden opgepakt. 14

15 Kernmaatregel (8) Gemeenteraden en Provinciale Staten structureel op strategische momenten betrekken (9) Realisatie digitaal platform programma van eisen opstellen met gebruikers; kijken wat er al is en in welke mate daar op voortgebouwd kan worden; gewenste platform realiseren. (10) Een cockpit realiseren met overzicht over de agenda, mijlpalen en resultaten. programma van eisen opstellen met gebruikers; kijken wat er al is en in welke mate daar op voortgebouwd kan worden; gewenste cockpit realiseren. (11) Op basis van een netwerkanalyse structureel overzicht over alle partners in het netwerk creëren. Vanuit deze analyse per opgave alle relevante partners in kaart brengen, inclusief: de belangen van de partners; het aandeel van de partners in de realisatie van de opgave. (12) Werken aan structuur: De samenwerkingsstructuur kritisch tegen het licht houden. Mogelijkheden creëren voor partners om op verschillende manieren deel te nemen aan het netwerk. Inventariseren van mogelijke financieringsconstructies en herijken gezamenlijke inzet van middelen. Wie voert uit / geeft leiding? Directeurenoverleg Wanneer Bij selectie opgaven voor Netwerk Noordoost, opstellen nieuwe Agenda Netwerk Noordoost en daarna. Projectgroep Vanaf zomer 2014 Projectgroep Vanaf zomer 2014 Directeurenoverleg Vanaf zomer 2014 Directeurenoverleg en stuurgroep Vanaf zomer 2014 Uitvoering en planning De dagelijks leiding over de implementatie van de ontwikkelingsagenda, het ontwikkelingstraject en de in- en externe communicatie hierover ligt bij het Directeurenoverleg. Het directeurenoverleg brengt verslag uit aan de Stuurgroep als de bestuurlijk opdrachtgever. De Projectgroep heeft ten aanzien van het gehele traject een ondersteunende rol als denktank. Het directeurenoverleg maakt een nadere detailplanning voor de uitvoering van het ontwikkelingstraject. Het hele traject zal waarschijnlijk de looptijd van ongeveer 1 jaar hebben. 15