Besluit bestuur SP71 naar aanleiding van het AEF-rapport "Symbiose mensen - systemen: governance en interne sturing Servicepunt71".

Transcriptie

1 Besluit bestuur SP71 naar aanleiding van het AEFrapport "Symbiose mensen systemen: governance en interne sturing Servicepunt71". Context In april 2016 heeft het bestuur SP71 de strategie vastgesteld voor de ontwikkeling van het Servicepunt71 richting Daarbij zijn de volgende strategische keuzes gemaakt: 1. Vasthouden en versterken van successen 2. Optimaliseren van de bestaande professionele dienstverlening 3. Focus op de Leidse regio en op de gemeentelijke opgaven 4. Goede samenwerking veronderstelt partnerschap 5. Goed werkgeverschap. Ondertussen zijn er tussen de gemeenten onderling en met SP71 ook goede afspraken gemaakt over de samenwerking op het gebied van de informatisering (VRIS). De herijking van de strategie riep de vraag op of de bestaande governance en sturing verbeterd zou kunnen worden. AEF is gevraagd advies uit te brengen over hoe gezamenlijk partnerschap, slagvaardigheid, effectiviteit en eenvoud in de gezamenlijke besluitvorming kan worden bevorderd. Daarbij is aandacht gevraagd voor zowel cultuuraspecten als voor systeemaspecten. Besluiten Het bestuur heeft kennisgenomen van het rapport van AEF en ook van het advies van de Ondernemingsraad van SP71. Het bestuur herkent zich in hoofdlijnen in de analyse en aanbevelingen van AEF en heeft oog voor de zorgen die geuit worden in het advies van de Ondernemingsraad. Na het aanhoren van de Ondernemingsraad en gesprekken met de secretarissen van de gemeenten en de directeur van SP71 heeft het bestuur in goed overleg het volgende besloten: 1 Op hoofdlijnen doet AEF een vijftal aanbevelingen. Niet overgenomen wordt de aanbeveling om Zoeterwoude een uitzonderingspositie in te laten nemen. Het bestuur is van mening dat elke deelnemende gemeente bijzonder is. Hiervoor is voldoende aandacht. 2 De vier overige aanbevelingen worden door het bestuur SP71, wat betreft de geduide richting, overgenomen: a. Kies voor versnelde uitvoering van de doorontwikkeling b. Wijzig de rolinvulling/rolverdeling bestuur, secretarissen en directeur SP71. c. Werk aan samenwerkingsvaardigheden en cultuuraspecten d. Plan, monitor en handhaaf de voortgang. 3 Het bestuur heeft kennisgenomen van het advies van de Ondernemingsraad van SP71 en heeft begrip voor de zorgen die geuit zijn over de aanbevelingen van AEF, voorzover die raken aan het werkgeverschap en de verantwoordelijkheid van het management van SP71. Om die reden zullen het management van SP71 en de Ondernemingsraad nauw betrokken worden bij de uitwerking van de aanbevelingen van AEF. Dit geldt overigens ook voor de medewerkers van SP71 en de deelnemende gemeentelijke organisaties. Verbeteringen in de sturing zullen vooral tot stand moeten komen door meer handelingsruimte te geven aan professionals, meer samenwerking en uitwisseling met gemeenten en de daarbij passende leiderschapsstijl. 4 De secretarissen van de gemeenten krijgen de opdracht in goed overleg met het management en de Ondernemingsraad van SP71, op basis van bijlage 1 van het rapport, een voorstel te doen aan het bestuur voor een herijking van de bevoegdheden tussen bestuur, secretarissen, directeur en het samenwerkend management van gemeenten en SP71 (WGB). Hierdoor ontstaan verhoudingen zoals die in een standaard gemeente normaal zijn. Specifiek vraagt het bestuur in dit voorstel aandacht te besteden aan de

2 mogelijkheid van escalatie richting het bestuur wanneer belangen uiteen lopen. Doel van de aangepaste governance is primair een andere werkwijze en cultuur te faciliteren die door AEF als volgt is omschreven: Meer creativiteit van onderop, en een leiderschapsstijl die dienend en faciliterend is. Bij meer innovatie en meer intelligentie door een nieuw samenspel. Vier uitgangspunten staan hierbij centraal in de governance in de nieuwe fase: gedeelde ambities en doelen, rolzuiverheid en rolvastheid, openheid in wensen en verwachtingen, respecteren van onderlinge verschillen en belangen. 5 Naast een herijking van bevoegdheden vraagt het bestuur de gemeentesecretarissen en de directeur van SP71 te werken aan het creëren van een cultuur waarin ruimte is voor de gedeelde en ambities en doelen, rolzuiverheid en rolvastheid, openheid in wensen en verwachtingen, respecteren van onderlinge verschillen en belangen. 6 Het bestuur vraagt van het management van SP71 de interne sturing van SP71 aan te sluiten op de voorgestane governance. Doel hiervan is professionals te stimuleren nieuwe ideeën aan te dragen en deze te verwerkelijken. De uitgangspunten die hierbij centraal staan zijn door AEF als volgt omschreven: De interne sturing faciliteert professionals. Taken en verantwoordelijkheden worden zoveel mogelijk naar hiërarchische lagere organen gemandateerd. Randvoorwaarde voor deze verandering is kwaliteit en autonomie van professionals zodat zij hun grotere verantwoordelijkheid goed invulling kunnen geven. 7 Aanpassing van de governance en de interne sturing zijn beide gericht op het versterken van het gevoel voor collectiviteit en samen leren van de medewerkers van de gemeenten en SP71. Slagvaardige governance en goed belegde verantwoordelijkheden tot op het niveau van de individuele medewerker geven meer ruimte om individueel talent tot bloei te laten komen. Zoals AEF dit omschrijft: De leidraad voor de doorontwikkeling is daarbij ruimte voor spelplezier, cocreatie en durf om ideeën uit te proberen, om fouten te maken en om te leren. 8 Het bestuur verwacht in zijn vergadering van 7 juli 2017 over voorgaande nadere besluiten te nemen.

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Succesfactoren Aandachtspunten t.b.v. het doorontwikkelen A. Governance Ja Deels Nee

26 Succesfactoren Aandachtspunten t.b.v. het doorontwikkelen Ja Deels Nee

27

28

29

30

31

32

33

34

35 Voorbeeldagenda bestuur (2x per jaar) Agenda Vergadering : Bestuur Servicepunt71 Datum : 1 juni 2017 Tijd : Opening en vaststelling agenda Relevante strategische ontwikkelingen en vraagstukken 2018 (opinionerende discussie) Voortgang gezamenlijke doorontwikkeling (ter informatie) Begroting Servicepunt (ter goedkeuring) Hamerstukken i.h.k.v. mandaten SGB en WGB (ter informatie en goedkeuring) Rondvraag en sluiting

36 Voorbeeldagenda SGB (6x per jaar) Agenda Vergadering : SGB Servicepunt71 Datum : 2 maart 2017 Tijd : Opening en vaststelling agenda Opdrachtgever/afnemer rol A. Voortgang gezamenlijke doorontwikkeling (ter goedkeuring) B. Planning takenpakket communicatie C. VRIS strategie en prioriteiten (ter informatie en goedkeuring) D. Mandatering onderwerpen WGB Eigenaars en werkgeversrol Overige Rondvraag en sluiting

37 Voorbeeldagenda WGB+ Agenda Vergadering : WGB Servicepunt71 Datum : 7 maart 2017 Tijd : Opening en vaststelling agenda 2. Voortgang gezamenlijke doorontwikkeling A. Overhevelen bedrijfsvoeringscapaciteit gemeenten naar Servicepunt71 B. Planning takenpakket communicatie 3. Voortgang VRIS A. Invulling van planning uitvoering Overige lopende zaken per gebied 5. Communicatie en implementatie in de 5 organisaties (afstemming) 6. Voortgang oefenen in cocreatie 7. Rondvraag en sluiting

38 Voorstel rol en zeggenschapsverdeling voor de fase van doorontwikkeling van Servicepunt71 Versie 1.2 # # Besluiten Rol vaststellend orgaan (=bestuur/sgb): Artikel in regeling Rollen en verantwoordelijkheden organen 1 Bedrijfsvoeringscyclus Eigenaar Opdrachtg/afnem Werkgever er GR MndtR Bestuur SGB Directeur SP71 MT SP71 WGB 1 a Begroting SP71 X X 7.2.a Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 1 c Jaarrekening SP71 X 7.2.b Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 1 d Resultaatbestemming X 7.2.c Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 1 e Kaders van het werkplan en het strategisch organisatieplan van het lichaam X X 7.2.d Informeren Goedkeruren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 1 f Beleidsplan van het lichaam SP71 X X 23.1 N.v.t. Goedkeruren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 1 g Meerjarenstrategie SP71 X X Informeren Goedkeruren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 1 h Kwartalrapportage X X N.v.t. Informeren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 1 i Aangaan strategische samenwerking tbv de productie X X N.v.t. Goedkeruren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 1 j Benoemen accountant X N.v.t. Op en vaststellen Informeren N.v.t. N.v.t. 2 Beleid en activiteiten op de onderdelen die SP71 verzorgt 2 a Financieel beleid op de bedrijfsvoeringsonderdelen die SP71 uitvoert X Informeren Goedkeruren Vaststellen Opstellen Ondersteunen 2 b Strategisch beleid op de bedrijfsvoeringsonderdelen die SP71 uitvoert X Informeren Goedkeruren Vaststellen Opstellen Ondersteunen 2 c Tactisch beleid op de bedrijfsvoeringsonderdelen die SP71 uitvoert X N.v.t. Goedkeruren Vaststellen Opstellen Ondersteunen 2 d Operationeel beleid op de bedrijfsvoeringsonderdelen die SP71 uitvoert X N.v.t. N.v.t. Vaststellen Opstelen Opstellen 2 e Beslissingen met vm (grote) politieke consequenties of precedentwerking X 5.e Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 2 f Besluit dat leidt tot (grote overschrijding van budgetten of kredieten X X 5.f Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 2 g Besluit met belangrijke financiële en/of juridische consequenties X X f.g Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 2 h Aanschaf onroerend goed, verstrekken schuldbrieven, aangaan leningen e.d. X X Informeren Goedkeruren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 3 Toetreding, wijziging, uittreding, opheffing 3 a Voorstel aan de deelnemers tot toe/uittreding (andere) deelnemers X 7.2.g Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 3 b Voorwaarden voor toetreding X 7.2.e Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 3 c Voorwaarden voor uittreding X 7.2.f Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 3 d Regelen gevolgen en (financiële voorwaarden) van de uittreding X 30.3 Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 3 e Opheffen regeling X Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 3 f Gevolgen opheffing en opstellen liquidatieplan X Goedkeuren Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 4 Organisatie en personeel 4 a Organisatiebesluit ambtelijke organisatie vsp71 X 14.2 N.v.t. Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 4 b Benoemen, schorsen, ontslaan directeur X 15.1 Goedkeuren Op en vaststellen Informeren Informeren Informeren 4 c Beoordelen directeur X Informeren Op en vaststellen Informeren N.v.t. N.v.t. 4 d Vaststellen instructie directeur X 14.4 N.v.t. Op en vaststellen Informeren Informeren Informeren 4 e Bij verhindering of ontstentenis directeur zijn vervanging regelen X 14.5 N.v.t. Vaststellen Opstellen Informeren Informeren 4 f Benoeming, schorsing en ontslag van MTleden X N.v.t. Informeren Op en vaststellen Ondersteunen Ondersteunen 4 g Beoordelen MTleden X N.v.t. N.v.t. Op en vaststellen N.v.t. N.v.t. 4 h Benoeming, schorsing en ontslag van personeelsleden X 15.1 N.v.t. N.v.t. Informeren Op en vaststellen Ondersteunen 4 i Beoordelen medewerkers X N.v.t. N.v.t. Informeren Op en vaststellen Ondersteunen 4 j Arbeidsvoorwaarden medewerkers X N.v.t. Informeren Op en vaststellen Ondersteunen N.v.t. 5 Informatieplicht 5 a Colleges informeren voor beoordeling gevoerde en te voeren beleid en inlichtingen die door colleges worden verlangd X 12.1 Verantwoordelijk Vaststellen Opstellen Ondersteunen Ondersteunen 6 Archief 6 a Archiefbescheiden X 26.1 Informeren Informeren Op en vaststellen Ondersteunen 6 b Zorg voor bewaring en beheer, alsmede toezicht op beide taken X 26.2 Regels vaststellen Informeren Informeren Op en vaststellen Ondersteunen 6 c Bewaring archiefbescheiden X 26.3 Archiefbewaarplaats aanwijzen Informeren Informeren Op en vaststellen Ondersteunen Legenda Bevoegdheid Opstellen Vaststellen Goedkeuren Ondersteunen Informeren N.v.t. Omschrijving Het besluit maken, formuleren Het (voorgenomen) besluit nemen Het besluit toetsen aan vastgestelde uitgangspunten en goedkeuren of goedkeuring onthouden Voorstellen uitwerken en/of informatie aanleveren Tijdig en volledig geïnformeerd worden (zodat het orgaan in staat wordt gesteld zijn rol in de governance te kunnen spelen) Niet van toepassing / geen rol