JAARLIJKSE ALGEMENE LEDENVERGADERING VOC-MAARSSEN

Transcriptie

1 NOTULEN JAARLIJKSE ALGEMENE LEDENVERGADERING VOC-MAARSSEN Zaterdag 16 september 2017 in vergaderzaal Bloemstede, Maarssenbroek Aanvang uur. Einde ca uur Aanwezige leden: 32 mensen 1. Opening Openingswoord voorzitter. Heren 2 promotie mislukt, Dames 2 gedegradeerd, Dames 3 gepromoveerd mede door inspanning van Joop van der Veen. Straks komt er een presentatie van Wouter om een ander licht op de huidige situatie te laten schijnen. Sponsors worden bedankt, Wouter, Magda en Frank. Voorzitter geeft aan dat we zuinig moeten zijn op de vrijwilligers. Het gaat niet altijd goed maar bekritiseer ze niet. Met kennisgeving afwezig zijn: Joris van Kleinwee, Ilona Dorst, Susan Vos 2. Vaststellen agenda Geen aanvullingen, goed gekeurd. 3. Benoeming stembureau Gillian Schuurman en Esmee Mengers. 4. Mededelingen Denk aan SponsorKliks! Het kost niets meer, maar geeft voordeel aan de vereniging bij al uw aankopen. Ook de grote Clubactie heeft nu een superlot voor 150,00 euro. Laten we ons allemaal inspannen om zo gratis bedragen voor de verenigingen binnen te halen.

2 Voorstel is om SponsorKliks meer te promoten, bijvoorbeeld bij aanvoerdersbijeenkomsten of door trainers het te laten bespreken bij de trainingen, middels teamgroep apps enz. Ook dit scenario neerleggen voor de grote Clubactie. Daarnaast kunnen meer loten gekocht worden bij de Vriendenloterij. Alle noodzakelijke links zijn te vinden op de website. 5. Ingekomen stukken Geen 6. Notulen goedkeuring ALV 2016 d.d. 17 september 2016 Goedgekeurd 7. Jaarverslagen en beleid bestuur, RC, JC, TC en WS Goedgekeurd 7a Presentatie Wouter Heije werkgroep JC/TC beleidsplan (zie bijlage). Met dit plan wil het bestuur een positieve boost geven aan VOC-Maarssen. Wouter geeft aan dat er b.v. bij de jeugd weinig beleid en structuur aanwezig is. Door de inspanning van Wouter, Annemarie, Francine enz. zie je goede vooruitgang. Jeugdtrainers moeten op 1 lijn zitten en het op dezelfde manier aanleren. Een aantal bestuursleden leveren al 20 a 30 jaar veel inspanning om iedereen te kunnen laten spelen. Moet verdeeld worden. Wat afgelopen jaar misging was bijvoorbeeld het materiaalbeheer. Piet Verlaan springt dan in dit gat. Demian vraagt of er iemand aangesteld wordt om mensen aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Dit zal Wouter in de toekomst als taak op zich nemen. Vooruitkijken met behulp van bijvoorbeeld een jaarplanning is essentieel. Technisch hart bestaat momenteel uit: Frank, Dennis, Brechje en Wouter. Een actie die ontstaan is om de jeugd te stimuleren is Voor de mini s de club van 50. Annemarie Valen heeft hier certificaten voor gemaakt. Dit is ontstaan van de Cool Moves

3 Mini Volleybal van de Nevobo. Tevens wordt er aangegeven dat er bijvoorbeeld niet gevoetbald wordt met een volleybal. Pieter Siepman mist het stukje scheidsrechters. Pieter geeft aan bericht te hebben ontvangen van de Nevobo dat Heren 1 niet in de promotieklasse mag spelen omdat wij te weinig scheidsrechters hebben op de vereniging. Pieter wil dit graag als aanvulling op dit plan zien. Wouter gaat deze opmerking erin verwerken. Pieter geeft aan dat we structureel vrijwilligers missen. De mensen die hier zitten moeten actief vrijwilligers werven. Pieter wil dat we erover gaan denken om iets van een verplichting op te nemen in het beleid. Dit zie je ook bij andere verenigingen gebeuren. We gaan kijken hoe we dit in de vereniging uit gaan zetten. Wouter geeft aan dat we een kleine vereniging zijn en niet moeten dwingen. Demian geeft aan dat we talenten moeten benutten, eerst in kaart brengen van de talenten. Pieter heeft alle kennis m.b.t. de scheidsrechters, Demian zou wel wat met sponsoring willen doen, maar zou graag in kaart gebracht willen zien waar ieders talenten liggen. Dit bijvoorbeeld met behulp van een aanvink-lijst. Demian wil hier wat aan meewerken. Rogier van de Voorst geeft aan dat we de actielijst van de presentatie onder zouden kunnen verdelen in onderliggende acties. Deze lijst zou op de website vermeld kunnen worden. Mensen kunnen dan intekenen op de actielijst. Pieter geeft aan er wel de aandacht op gevestigd wordt maar dat de vervolgactie weleens ontbreekt. Melanie geeft aan dat er maanden van tevoren datums bekend moeten zijn. B.V. het scholentoernooi. Demian vraagt of er nog iets uit de ideeënbus, geopperd op de ALV in 2016, gekomen is. Wouter geeft aan dat dat vervangen is door dit plan. Pieter geeft aan dat het valt of staat met betrokkenheid. Demian geeft aan dat ideeën soms geld kosten. Middels return on investment, zal er resultaat geboekt gaan worden. Langer termijn moet ook meegenomen worden. Piet geeft aan dat er best financiële reserves aanwezig zijn in de vereniging. Demian geeft aan dat het misschien zinvol is VOC als een bedrijf te zien. Annemarie wil graag hulp bij de mini s van tot uur. Laten we iedereen benaderen om te kijken wat eenieder zou kunnen doen. Yvonne en Pieter geven aan dat je beter op de trainingen langs kunt gaan om mensen persoonlijk te benaderen bij te springen.

4 8. Balans en financieel jaarverslag 2016/2017 Balans en financieel jaarverslag zijn in de ALV gepresenteerd en goedgekeurd. Het uitgebreide jaarverslag ligt ter inzage bij de penningmeester WINST- EN VERLIESREKENING - realisatie realisatie begroting realisatie begroting BATEN 14/15 15/16 16/17 16/17 17/18 Contributies e.d , , , , ,00 Contributies NeVoBo 9.472, , , , ,00 Inschrijfgeld + kostenbijdragen leden 145,00 195,00 200,00 255,00 200,00 Jeugdsubsidie+ bijdragen 1.312,50 890, ,00 - Toernooien en beach 755,83 229,48 400,00 12,57-400,00 Rente 793,34 562,33 700,00 262,47 700,00 Advertenties Nieuwsnet / website 135,00 Ontvangen sponsorgelden en bijdragen 1.486, , , , ,00 totaal baten , , , , ,00 realisatie realisatie begroting realisatie begroting LASTEN 14/15 15/16 16/17 16/17 17/18 Zaalhuur , , , , ,00 Trainerskosten 8.079, , , , ,00 NEVOBO afdracht 9.412, , , , ,50 NEVOBO-boetes, beker e.a. 354,50 54,00 300,00 10,00 300,00 Secr./Porti/Tel./Repr./Verg/Adm 1.722, , , , ,00 Materiaal 328, , , , ,00 Kleding 725,25 156,84 82,83- Clubkrant Jeugdcommissie 3.593,50 679, , , ,00 Recreantencommissie 260,45 261,15 300,00 86,53 300,00 Technische Commissie 29,50 24,70 100,00 69,25 100,00 Evenementen slotfeest en Njaar 676, ,40 500,00 973,63 500,00 Reservering jeugdplan en trainers uit sponsoring 2.700,00 totaal lasten , , , , ,50 Saldo (winst/verlies) 3.620, , ,00-163,06-675,50- Toelichting financieel jaarverslag 2016/2017 en begroting Voor de kledingvoorraad (o.a. kledinghuurovereenkomst jeugd) is een bedrag van 600,00 opgenomen op de balans. Voor de kosten opleidingen trainers is 1200,00 ontvangen van de gemeente. Deze zijn toegevoegd aan de reservering voor opleidingen. Deze is nu 6.760,--. Voor de kosten jeugdplan en vrijwilligers is 1650,00 toegevoegd aan de reserve. Deze is 8180,--. Ontvangen Resultaat is positief door ontvangen subsidies en sponsorbijdragen en door extra contributie. Totaal 61 nieuwe leden, waarvan 42 nieuwe leden na 5 september Helaas ook 36 opzeggingen na 5 september 2016 tot heden, waarvan 6 nieuwe leden) Mogelijkheden tot verbetering resultaat: Inkomsten verhogen door meer leden Inkomsten verhogen door extra activiteiten cq sponsoracties Risico voor inkomsten sponsoring is nu maximaal 1.000,00 Overblijvend verlies of baten ten laste van eigen vermogen.

5 De fout in de presentatie is hersteld. Piet geeft aan dat de RABOBANK en de Gemeente extra sponsorgeld hebben gegeven. Daarnaast geld ontvangen van de vriendenloterij, SponsorKliks en de Grote Clubactie. Pieter zou graag willen dat het verworven geld ook geïnvesteerd moet worden aan goede ideeën. Er za l b.v. geld gereserveerd worden voor het plan wat Wouter gepresenteerd heeft. 9. Verslag kascommissie en decharge bestuur De kascommissie bestaande uit Joris van Kleinwee en Annemarie Valen hebben de financiële stukken gecontroleerd en in orde bevonden, waarvan verslag is gedaan. Door de vergadering wordt décharge aan het bestuur verleend voor de financiën en het gevoerde beleid over het seizoen Verkiezing bestuursleden (dagelijks bestuur) Herkozen: Voorzitter Maarten Gadellaa Secretaris Magda Gadellaa Penningmeester Piet Verlaan Vicevoorzitter: vacature Jessica mist de taakomschrijving van de vacature vicevoorzitter. Deze omschrijving komt op de website. 11. Benoeming commissies etc. Overige bestuursleden Technische commissie: Dennis van Rijnsoever Technisch hart (nieuw beleid): Wouter Heije Jeugd cie.: Andre Oost Recreantencommissie: Herman Korfage Benoeming commissies etc. Wedstrijdsecretaris: Beach cie.: PR-zaken en communicatie: Materiaalbeheer: Kledingbeheer: Webmaster: Redactieleden: Vrijwilligers coördinator: Vertrouwenspersoon: Kascommissie: Commissie van Beroep: Joop van der Veen Dennis Schoonderwoerd, Tommer Lahat vacature (redactie, sponsorwerving, activiteiten) Frank Engbers vacature Rogier van Kerkhof Joop van der Veen (contentbeheerder) vacature (artikelen website en facebook) vacature Frank Engbers en vacature (V) Annemarie Valen, Yvonne Letter en Pieter Siepman Bob Reijm en Tom Rikhof Wouter is toegevoegd aan overige bestuursleden. Frank Engbers is de nieuwe materiaalbeheerder.

6 Er is nog een vacature voor kledingcommissie., vrijwilligers coördinator, Pr-zaken en vertrouwenspersoon. Frank Engbers heeft zich aangemeld maar het bestuur heeft de dwingende wens om ook nog een vrouw aan te stellen. Pieter Siepman geeft ook aan dat een vrouw zeer wenselijk is. Jessica geeft aan dat de vertrouwenspersoon zich voor zou moeten stellen aan de trainingsgroepen. Yvonne en Pieter geven zich op voor kascommissie. Rogier van Kerkhof vraagt om een profiel voor de invulling van de vacatures die niet bemand zijn. Dennis geeft aan dat dit meegenomen wordt in het plan gepresenteerd door Wouter. Zodat er geen overlapping is en het de duidelijkheid vergroot. 12. Begroting , huur zaalruimte en contributies Begroting is goedgekeurd (zie voor toelichting ook agendapunt 8) Bij zaalruimte is rekening gehouden met enige uitbreiding. De contributie wordt ongewijzigd vastgesteld. Debora vraagt of de begroting van boetes noodzakelijk blijft. Resultaat van de boetes is gelukkig heel laag. In de begroting zijn hier zowel de boetes als de deelname aan de bekercompetitie opgenomen. 13. Rondvraag Debora, zijn er 3 nieuwe tablets aangeschaft maar 4 jeugdteams. Is wifi geregeld? Wifi is geregeld en er zijn 3 nieuwe tablets en we hadden er al 1. Pieter geeft aan dat bij andere verenigingen niet alle wedstrijden live bij worden gehouden. Na overleg met Joop proberen wij toch de wedstrijden live bij te houden. Mocht het misgaan in de wedstrijd, dan kun je de uitslag altijd nog achteraf doorgeven. Pieter meldt dat heren 1 mag volgend jaar geen promotieklasse kan spelen omdat wij geen scheidsrechters hebben die fluiten voor de bond. We moeten 24 punten bij elkaar fluiten. Dominique geeft aan dat er een nieuwe speelster in dames 1 is (Roeska) die graag hoog wilt fluiten. Misschien kunnen we haar benaderen. Nu hebben we een 68 en 65-jarige scheidsrechter die als enige kunnen fluiten in de regio (promotie en derde divisie). Dit probleem moet erkend worden. Gillian en Hilde willen Facebook en social media oppakken om meer mensen te bereiken. Zij hebben ervaringen vanuit de studentenvereniging. Website is niet meer voldoende om veel mensen te bereiken. Jessica heeft interesse in het vicevoorzitterschap en de PR. 14. Sluiting De presentatie van Wouter zal ook op de site worden gepubliceerd, als bijlage van dit verslag. Maarten geeft aan dat de ALV in principe altijd de 3e zaterdag in september is. Volgend jaar is de ALV dan op 15 september 2018