Casus: KEMBIT LunchApp

Transcriptie

1 Casus: KEMBIT LunchApp Flow, PowerApps en SharePoint toegepast in de praktijk KEMBIT AUTEURS: RUUD OPHELDERS, ROEL ADAMS +31 (0) Kantoor Wijnandsrade Opfergeltstraat 2, 6363 BW Wijnandsrade Kantoor Eindhoven High Tech Campus 41, 5656 AE Eindhoven

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Business Case Architectuur van de oplossing SharePoint PowerApp Flow Dagelijkse Inschrijvingen Inschrijving Reset Conclusie KEMBIT innovation & intelligence 2 14

3 De grootste kracht van Office365 ligt ongetwijfeld in de samenwerking van de verschillende onderdelen. In deze whitepaper kijken we naar een praktijksituatie waarin PowerApps, SharePoint en Flow zijn gebruikt om snel en eenvoudig een applicatie in elkaar te zetten voor het inschrijven voor lunch bij de plaatselijke brasserie. 1 Inleiding Business Case In het prachtige Kasteel Wijnandsrade waar ons kantoor gevestigd is, werd onlangs een nieuwe brasserie geopend. Deze locatie werd hiermee meteen de nieuwe kantine van KEMBIT. Initieel was het idee dat collega s zich dagelijks via de mail zouden moeten aanmelden, zodat de brasserie wist hoeveel plekken er gedekt moeten worden. Een KEMBITmedewerker zou dan de mails verwerken tot een overzicht en dit vervolgens naar de brasserie sturen. Dit zou echter voor een vervelende administratieve last zorgen en we zouden geen IT bedrijf zijn als we niet meteen gingen zoeken naar een manier om dit te automatiseren. Zoals Agent Smith zei in The Matrix; Never send a human to do a machine s job. Never send a human to do a machine s job. De wens was om dit op te kunnen lossen met een applicatie die via meerdere platformen te benaderen is zowel via desktop als mobiel. Daarnaast zou er iedere dag dat de brasserie geopend is op een vast tijdstip een mail gestuurd moeten worden naar de brasserie met het aantal inschrijvingen voor die dag. Uiteraard was het de bedoeling om zo snel mogelijk deze applicatie te introduceren binnen het bedrijf en voor zo n relatief eenvoudige casus is een maandenlang maatwerkproject natuurlijk uitgesloten. Gelukkig bevat ons Office365 abonnement al alle tools die we nodig hebben om vrij eenvoudig aan alle eisen te voldoen. De gekozen oplossing is om met behulp van PowerApps inschrijvingen in te voeren in SharePoint, waarna met Flow deze inschrijvingen dagelijks doorgestuurd worden naar de brasserie. In dit whitepaper beschrijven we hoe we dit voor elkaar gekregen hebben en hoe makkelijk het is om kleine repetitieve taken te automatiseren. KEMBIT innovation & intelligence 3 14

4 2 Architectuur van de oplossing De high-level architectuur van de oplossing is samengevat in de volgende afbeelding: Figuur 1: High-level architectuur van LunchApp oplossing We zien hier dat er interactie is tussen SharePoint, Flow en PowerApps om de oplossing te implementeren. De uitkomst van de implementatie is zowel een dagelijkse deelnemerslijst per aan de brasserie als een PowerApp waarin elke medewerker per dag van de huidige week zijn aanwezigheid bij de lunch kan aangeven. Per hoofdstuk van deze whitepaper belichten we de hoofdonderdelen van de totaaloplossing. KEMBIT innovation & intelligence 4 14

5 3 SharePoint Als dataopslag hebben we in dit geval gekozen voor een SharePoint lijst in ons intranet waarin we per medewerker een item bijhouden. De lijst bevat de volgende kolommen: Figuur 2: Kolommen van de SharePoint lijst Lunch Overzicht Een simpele lijst, die in een paar minuten te configureren is. (De oplettende lezer heeft meteen in de gaten dat er op maandag een rustdag in de brasserie is). De lijst bevat in essentie voor elke dag van de week waarop er lunch geserveerd kan worden een ja/nee veld, plus een ja/nee veld waarin kan worden aangegeven of de instellingen voor elke week onthouden mogen worden ( Herhaal elke week? ). Daarnaast wordt het Gemaakt door veld gebruikt om te kijken bij wie het huidige lijstitem hoort. Een voorbeeld van de inhoud van de lijst: KEMBIT innovation & intelligence 5 14

6 Figuur 3: Voorbeeld van data in de Lunch Overzicht lijst De lijst dient als basis voor de PowerApp waarmee we deze data in een handige en mobiele interface kunnen presenteren. Daarnaast zal Flow toegang tot de lijst krijgen om elke dag een samenvatting van de gegevens naar de brasserie te sturen en om in het weekend de items te resetten die niet de optie Herhaal elke week aan hebben staan. KEMBIT innovation & intelligence 6 14

7 4 PowerApp De PowerApp zal de mobiele (en desktop-) toegang voor de eindgebruiker verschaffen tot hun eigen item in de lijst. In dit ene item wordt de voorkeur voor de aanwezigheid bij de lunch bijgehouden. PowerApps is als mobiele app beschikbaar voor ios en Android in de respectievelijke stores en men kan na aanmelding in de app met zijn eigen O365-organisatieaccount de door de organisatie beschikbaar gestelde PowerApps gebruiken, zoals bijvoorbeeld de KEMBIT LunchApp. Voor meer informatie over PowerApps, zie onze whitepaper die specifiek over PowerApps gaat. Bij het aanleggen van de PowerApp kiezen we voor een standaard SharePoint sjabloon: Vervolgens is de gekozen gegevensbron de SharePoint lijst Lunch Overzicht. Hierna legt PowerApps zelf volgens een standaard sjabloon een kant en klare app aan. Een standaard app bevat al meteen 3 schermen: - Overzicht-scherm van de items in de lijst - Weergave-scherm van een lijstitem - Bewerk-scherm van een lijstitem Onze applicatie moet zo simpel mogelijk functioneren en daarom niet te veel schermen bevatten. Onze oplossing bevat slechts 2 schermen: het overzicht-scherm met daarop een doorklik naar een bewerk-scherm. Het overzicht-scherm bevat een aantal UI-elementen die zijn toegevoegd t.o.v. het standaard template om de app te personaliseren, zoals een gebruikersnaam, functietitel en foto. Deze informatie komt uit de zogenaamde Office365 gebruikers gegevensbron, die we extra aan de app hebben toegevoegd waardoor de app toegang krijgt tot deze standaard account informatie. Daarnaast bevat de pagina nog wat artwork en versie info en de doorklik naar het bewerk-scherm. Het interessante aan dit scherm is het feit dat hier slechts 1 item getoond wordt uit de SharePoint lijst, namelijk het item dat toebehoort aan de huidige gebruiker met de titel Mijn lunchinschrijving. Dit is geïmplementeerd door een filter op het standaard controle-element BrowseGallery toe te passen: Figuur 4: Overzicht-scherm KEMBIT innovation & intelligence 7 14

8 Figuur 5: Filtering van de BrowseGallery item grid Op deze manier wordt de inhoud van de Lunch Overzicht lijst uit SharePoint gefilterd weergegeven en toont dit alléén de inschrijving van de gebruiker die de PowerApp momenteel gebruikt. Het bewerk-scherm ziet er als volgt uit: Het scherm bevat de mogelijkheid om het item te bewerken door met de schuif-knoppen de onderliggende SharePoint-velden met Ja/Nee te vullen. Daarnaast heeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn/haar invoer op te slaan middels het vinkje rechtsboven, de inschrijving te verwijderen met de prullenbak-knop of terug te keren zonder op te slaan met het pijltje linksboven. Onderaan het scherm zijn nog een logo en een informatielabel verwerkt. Hier wordt de gebruiker eraan herinnerd om zijn voorkeur van de huidige dag steeds vóór 10 uur door te geven dat is namelijk het triggermoment voor het aftrappen van de verbonden Flow. Figuur 6: Bewerk-scherm (EditScreen) PowerApps bevat veel mogelijkheden om met Excel-achtige formules bewerkingen te doen op data. Het label dat de informatie toont over de huidige week bovenaan de pagina wordt dynamisch gevuld door middel van de volgende formule: Figuur 7: Formule voor berekening van dynamisch label KEMBIT innovation & intelligence 8 14

9 Hier wordt slim gebruik gemaakt van de WeekDay() en Today() functies om dynamisch data te berekenen, wat de tekst Inschrijving van oplevert in de huidige week. Er zijn nog een aantal technische trucs toegepast om ervoor te zorgen dat een gebruiker die nog geen item in de SharePoint lijst heeft direct een nieuw item kan aanleggen in de PowerApp, met de titel Mijn Lunchinschrijving en alle data initieel op false. Deze details zullen echter niet in deze whitepaper toegelicht worden. KEMBIT innovation & intelligence 9 14

10 5 Flow 5.1 Dagelijkse Inschrijvingen Voor het dagelijks versturen van een met de inschrijvingen wordt Flow gebruikt. Flow is een platform binnen Office365 voor het aan elkaar knopen van allerlei verschillende systemen; niet eens alleen van Microsoft zelf, maar bijvoorbeeld ook Twitter, DropBox en vele andere bekende diensten. Voor onze LunchApp was het echter al voldoende om iedere dag de Lunch Overzicht lijst in SharePoint uit te lezen en aan de hand daarvan een te versturen. De trigger van een Flow bepaalt wanneer deze wordt uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer een item wordt aangemaakt in een SharePoint lijst, een Tweet met een bepaalde hashtag wordt gepost of vanuit een simpel terugkeerpatroon. Dat laatste is wat wij gebruiken om iedere dag op een vast tijdstip (10:00 s ochtends) de Flow te starten. Figuur 8: Terugkeerpatroon stap in Flow De volgende stap is om te bepalen welke dag van de week het is om te kunnen bepalen wie zich voor die bewuste dag heeft ingeschreven. Dit bleek een technische uitdaging te zijn omdat hier geen standaard stap voor bestaat in Flow, maar gelukkig zijn er manieren om kleine stukjes code uit te voeren met behulp van de Opstellen stap die onderdeel is van de Gegevensbewerkingen categorie. Hierin is het mogelijk om gebruik te maken van functies uit de Azure Logic Apps Workflow Definition Language aangezien Flow gebaseerd is op Azure Logic Apps. Figuur 9: 'Opstellen'-stap in Flow KEMBIT innovation & intelligence 10 14

11 Met behulp van nog een aantal van deze stappen is het mogelijk om de Nederlandse naam van de huidige dag op te halen. Complexere logica die niet standaard binnen één Flow Actie beschikbaar is kan zo alsnog uitgevoerd worden met enige programmeerkennis. Vervolgens kan er een connectie worden gemaakt met de Lunch Overzicht SharePoint lijst en met behulp van de waarde uit de vorige stappen kunnen we deze dusdanig filteren zodat we alleen de inschrijvingen voor die specifieke dag als resultaat krijgen. Figuur 10: SharePoint lijst items ophalen Ten slotte worden er nog een aantal berekeningen uitgevoerd om te bepalen hoeveel inschrijvingen er zijn. Daarna kan er een worden opgesteld waarin in de tekst gebruik kan worden gemaakt van de resultaten van alle vorige stappen. Figuur 11: Versturen van KEMBIT innovation & intelligence 11 14

12 Het resultaat is dat het verzamelen van de inschrijvingen en het doorgeven ervan aan de brasserie per volledig geautomatiseerd is. Het interessante hieraan is dat het op deze manier dus mogelijk is om vanuit Office365 naar een externe partij te communiceren zonder dat deze toegang nodig heeft tot de Office365 omgeving. Uiteindelijk is dit echter nog maar een kleine greep uit de mogelijkheden die Flow biedt - zo zou deze Flow bijvoorbeeld nog uit te breiden zijn met een actie die het aantal inschrijvingen naar een Excel bestand schrijft om de historie bij te houden of een actie die een bevestiging stuurt naar alle mensen die zich hebben ingeschreven. 5.2 Inschrijving Reset De tweede toepassing van Flow in de LunchApp is het wekelijks resetten van alle inschrijvingen waarvoor niet is aangegeven dat deze herhaald moeten worden (de 'Herhaal elke week?' kolom in SharePoint). Net zoals bij de vorige Flow is de trigger een terugkeerpatroon, alleen dit keer om de zeven dagen in plaats van iedere dag. Om te bepalen op welke dag van de week de Flow wordt gestart zorgen we ervoor dat onder de geavanceerde instellingen de initiële starttijd staat ingesteld op de juiste dag en tijd. Figuur 12: Terugkeerpatroon stap in Flow Vervolgens worden in de volgende stap vanuit SharePoint alle items ingeladen waarvoor de 'Herhaal elke week?' kolom op 'nee' staat. Dit zijn alle inschrijvingen die moeten worden gereset. Ten slotte wordt per item dat hieraan voldoet de inschrijving teruggezet naar de oorspronkelijke waarden. KEMBIT innovation & intelligence 12 14

13 Figuur 13: Bewerken van alle SharePoint lijst items Bij het doorlopen van de items zouden ook nog additionele acties uitgevoerd kunnen worden; zoals bijvoorbeeld het versturen van een om mensen in te lichten dat hun inschrijving is teruggezet. KEMBIT innovation & intelligence 13 14

14 6 Conclusie Met behulp van de tools binnen Office365 hebben we in vrij korte tijd een mooie oplossing kunnen neerzetten voor een praktisch probleem. PowerApps, Flow en SharePoint werken vlekkeloos samen en zijn ideaal om kleine repetitieve administratieve taken te automatiseren. Uiteraard hebben deze tools meer beperkingen dan een volledige maatwerkoplossing. Echter het gemak waarmee systemen kunnen worden gekoppeld maakt het een erg interessante oplossingsrichting voor administratieve taken die bij veel bedrijven nu nog met s of rondgestuurde Excel bestanden worden uitgevoerd zeker omdat menig bedrijf al een Office365 abonnement heeft waarvan het zonde zou zijn als niet alle mogelijkheden benut zouden worden. KEMBIT innovation & intelligence 14 14