Office 365 Backup. Whitepaper Karsten Herben, Oktober KEMBIT Services

Transcriptie

1 Office 365 Backup Whitepaper Karsten Herben, Oktober 2017 KEMBIT Services +31 (0) Kantoor Wijnandsrade Opfergeltstraat 2, 6363 BW Wijnandsrade Kantoor Eindhoven High Tech Campus 41, 5656 AE Eindhoven

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding On-Premise Cloud omgeving Beperkingen per licenties Exchange online Optie In-place archief Optie In-place bewaring Wat zit er standaard in Office 365? Basisfunctionaliteit Retentie Restore uit retentie Conclusie Extra informatie SkyKick Office 365 licenties Nog vragen?... 8 KEMBIT innovation & intelligence 2 9

3 1 Inleiding 1.1 On-Premise Bedrijven met On-Premise Exchange zijn gewend om te werken met back-up mogelijkheden die een gehele server, database of mailbox kunnen back-uppen. Bij een calamiteit vallen ze terug op de back-up om de functionaliteit of mailbox items te herstellen. Bij een migratie naar Office 365 met Exchange Online is de verwachting van veel bedrijven gelijkblijvend aan dat wat ze gewend zijn. De realiteit is echter anders, de gewenste flexibiliteit van gebruikelijk back-uppen is niet langer mogelijk. Wel zijn er zogenoemde Third Party oplossingen die voorzien in enkele gewenste functionaliteiten. Microsoft bewaakt globaal nauwlettend de wettelijke richtlijnen, zo ook de kaders die van toepassing zijn voor Office 365. Voor de ontstane back-up uitdaging biedt Microsoft enkele hulpmiddelen aan. Dit document haalt deze hulpmiddelen aan en biedt een Third Party oplossing voor de back-up van Office 365 gegevens. KEMBIT innovation & intelligence 3 9

4 2 Cloud omgeving 2.1 Beperkingen per licenties Office 365 is met verschillende licenties verkrijgbaar. In dit document worden niet alle verschillen tussen deze licenties beschreven. De back-up (en restore) mogelijkheden worden nader toegelicht Exchange online Exchange online is onderdeel van de Office 365 suite en is verkrijgbaar in meerdere varianten, waaronder: Exchange online plan 1; onderdeel van Office 365 E1 Exchange online plan 2; onderdeel van Office 365 E3 & E5 Voor deze varianten wordt gefocust op de back-up (en restore) mogelijkheden. De opties die hiervoor relevant zijn: In-place archief en In-place bewaring Optie In-place archief De optie In place archief geeft de gebruiker een tweede mailbox waar de oude mail in bewaard kan worden. Door middel van ingestelde regels worden items uit de primaire mailbox verplaatst naar de archief mailbox. Een standaardregel is bijvoorbeeld dat alle items ouder dan twee jaar worden verhuisd naar de archief mailbox. Uiteraard kunnen deze regels worden aangepast aan de wensen van de klant. KEMBIT innovation & intelligence 4 9

5 Het in-place archief zorgt ervoor dat de primaire mailbox niet te groot wordt. De primaire mailbox moet immers iedere keer worden geladen als Outlook wordt opgestart. Door het aantal items in deze mailbox te beperken zal het werken in Outlook optimaler verlopen.!let OP: Bij Exchange plan 1 gaat het gebruik van het in-place archief ten koste van de totaal beschikbare mailboxgrootte van 50 GB. Bij Exchange plan 2 is het gebruik van het in-place archief onbeperkt in opslagruimte. Het in-place archief is dus een optie om oude mail te bewaren. Vanuit dit archief kan door de gebruiker (per ongeluk) permanent verwijderd worden. Er is dus geen volwaardige back-up functionaliteit Optie In-place bewaring Deze optie is alleen onderdeel van Exchange plan 2. Met In-place bewaring kan worden aangegeven dat een (of agenda-item, contactpersoon, etc.) bewaard moet worden, ook als deze handmatig wordt verwijderd uit de primaire mailbox of uit het in-place archief. Deze optie is momenteel nog actief binnen Exchange online, maar zal binnenkort vervangen worden door de retentie functionaliteit vanuit Office 365. De werking van deze functie zal in het volgende hoofdstuk verder worden beschreven. KEMBIT innovation & intelligence 5 9

6 2.2 Wat zit er standaard in Office 365? Basisfunctionaliteit Als een gebruiker een mailbericht verwijdert uit zijn mailbox, dan is het mailbericht nog niet helemaal weg. Dit mailbericht wordt eerst bewaard in de folder verwijderde items. Na een bepaalde periode (14 dagen standaard, 30 dagen maximaal) wordt het bericht verwijderd uit de folder verwijderde items. Als een gebruiker het bericht voor het verstrijken van deze tijd verwijdert uit de folder verwijderde items, dan wordt het bericht voor de resterende tijd van die periode nog bewaard in een recoverable items folder. De recoverable items folder is alleen toegankelijk voor beheerders. Als de retentieperiode is verstreken dan wordt het mailbericht permanent verwijderd en is het niet meer terug te halen. Voor SharePoint, en daarbij dus ook OneDrive, geldt hetzelfde principe. De retentieperiode is hier echter 93 dagen Retentie Microsoft hecht veel waarde aan het bieden van functionaliteit waardoor de gebruikers kunnen voldoen aan de diverse compliancy-standaarden (NEN, ISO, SOC, enz.) die in de wereld bestaan. In veel van deze standaarden is een bewaarplicht van de communicatie opgenomen. Om hieraan te voldoen heeft Microsoft een retentiefunctionaliteit ingebouwd. Deze is bekend onder diverse namen als In place hold, litigation hold, of preservation hold. Feitelijk komt dit allemaal op hetzelfde neer. Microsoft heeft in Office 365 een retentiemechanisme ingebouwd waarmee kan worden aangegeven of bepaalde items bewaard moeten blijven. Deze functionaliteit geldt zowel voor als voor SharePoint (OneDrive) en kan heel specifiek worden ingericht met bepaalde regels, zoals bijvoorbeeld: Bewaar alle items met de woorden geheim & vertrouwelijk voor een periode van drie jaar. Bewaar alle items uit de management mailboxen voor altijd. Bewaar alle documenten gelabeld ISO documentatie voor altijd. Ook kun je aangeven dat alle items uit alle mailboxen en SharePoint ongelimiteerd bewaard moeten worden.!let OP: Dit geldt alleen voor gebruikers met een Office 365 licentie E3 of E5. Deze retentie werkt dus niet voor gebruikers met een Office 365 E1 licentie en gedeelde mailboxen zonder licentie! KEMBIT innovation & intelligence 6 9

7 2.2.3 Restore uit retentie Als deze retentie geactiveerd wordt dan kan in principe dus ieder item worden teruggezet. Wat er bewaard wordt is echter alleen het item zelf en niet de locatie. Effectief worden alle items in één grote bewaarbak gestopt en wordt het restoren dus een uitdaging. Deze retentie is bedacht om te voldoen aan wet- en regelgeving, niet om als back-up te dienen. Een restore van gegevens uit de grote retentie bewaarbak gebeurt op basis van regels. Je kunt dus bijvoorbeeld een restore uitvoeren als: Geef mij alle items met het woord vertrouwelijk Geef mij alle mails met afzender jjansen tussen 1 januari en 31 januari Geef mij alle items van gebruiker ppeters Het zoekresultaat van deze items wordt weggeschreven naar een PST bestand. Vervolgens kunnen deze items dan weer in een bestaande mailbox worden ingelezen. Zoals eerder aangegeven worden de locaties van items niet bewaard. Alle wordt dus in de basismap teruggezet, ook al had de gebruiker een mooie onderverdeling gemaakt met mappen. Omdat de bovenstaande retentie dus gaat om het aantonen van een paper trail krijg je ook alle verschillende versies van een bestand terug. Als je een restore doet van een bepaald bestand uit de maand januari, dan ontvang je dus alle versies van dat bestand retour. Omdat deze vorm van opslag door Microsoft wordt gecomprimeerd, geredupliceerd en weggeschreven naar suboptimale storage (lees: langzame schijven) kan een restore van zelfs maar één bestand al enkele uren duren. Over de RTO (recovery time objective) worden geen garanties gegeven Conclusie Binnen Office 365 is het voor bepaalde licenties in te stellen dat items worden bewaard. Het terugzetten van items is echter zeer bewerkelijk en kan lang duren. Hoewel de retentie zijn nut kan hebben bij het verzamelen van bewijslast of ander onderzoek, is het niet ideaal om te gebruiken voor standaard back-up functionaliteit. Het kan wel dienen als vangnet om cruciale data terug te kunnen halen. KEMBIT innovation & intelligence 7 9

8 3 Extra informatie Zoals besproken in de inleiding zijn er op het moment van schrijven enkele Third Party tools die een Office 365 backup mogelijk maken. KEMBIT is onder andere bekend met SkyKick. 3.1 SkyKick SkyKick is, in tegenstelling tot de standaardoplossingen in Office 365, veel meer te vergelijken met een conventionele back-up applicatie. Zodra SkyKick is gekoppeld aan een Office 365 omgeving kan iedere mailbox van een back-up worden voorzien. Dit werkt met alle type licenties van Office 365. SkyKick kan dus gebruikt worden met een Office 365 E5 mailbox maar ook een Office 365 E1 mailbox. Zelfs een gedeelde mailbox zonder Office 365 licentie kan worden opgenomen in de back-up. SkyKick bewaart alle mail en SharePoint gegevens voor een ongelimiteerde tijd en voor een ongelimiteerde opslaggrootte. Een restore kan door een gedelegeerde beheerder worden uitgevoerd. Hierbij kan eenvoudig door de back-up heen worden gebladerd en kan een specifieke map of enkele s worden teruggezet. 3.2 Office 365 licenties In het onderstaande overzicht staan alle relevante Office 365 licenties en de bijbehorende Exchange editie vermeld. De optie in-place bewaring is alleen beschikbaar bij licenties met Exchange plan 2, zoals vermeld in het bovenstaande verhaal. Business (max 300 gebruikers) Enterprise (ongelimiteerd aantal gebruikers) Std Premium Essentials Proplus E1 E3 E5 Exchange Editie nvt Plan 1 Plan 1 nvt Plan 1 Plan 2 Plan Nog vragen? KEMBIT heeft veel specialistische kennis en ervaring en is uiteraard bereid om op vervolgvragen verder in te gaan. Wenst u meer informatie? Neem contact op via contactus@kembit.nl of bel met (088) KEMBIT innovation & intelligence 8 9

9 KEMBIT B.V. Kasteel Wijnandsrade Opfergeltstraat BW Wijnandsrade High Tech Campus Eindhoven High Tech Campus AE Eindhoven +31 (0) contactus@kembit.nl kembit.nl