Agenda ALV BBE Stemming: gaat u akkoord inhoud van het verslag van de ALV 2014?

Transcriptie

1 Agenda ALV BBE 2015 Datum: 30 maart 2014 Aanvang: uur tot circa Locatie: Restaurant de Branding (zaal achter de bar) 1. Opening 2. Vaststellen notulen van de vorige ALV ( ) - Stemming: gaat u akkoord inhoud van het verslag van de ALV 2014? 3. Verrichte taken in 2014 In het afgelopen jaar heeft de BBE de reguliere werkzaamheden de volgende taken verricht: - Reguliere bestuurstaken zoals begroting, jaarrekening - Aansturen administratie - Beheren van contracten met onder andere hovenier, sproei-installatie, riool-reinigingsbedrijf - Rondes doen met de hovenier - Reparaties kapotte lampen Net als in 2013 heeft ook in 2014 het bestuur de belangen van de leden van de BBE in de rechtszaak van 9 buitenparkeerders behartigd. Een 9-tal eigenaren heeft de vereniging BBE gedagvaard en geëist dat zij met onmiddellijke ingang hun lidmaatschap van en betalingen aan de BBE zou mogen staken. Op de ALV die begin 2014 is gehouden, is deze zaak uitvoerig aan de orde geweest. Vrijdag 19 december 2014 hebben wij bericht gekregen van onze advocaat dat de rechter vonnis heeft uitgesproken in deze zaak. De zaak was diverse keren bij de rechtbank doorgeschoven (wegens drukte nemen wij aan). Het vonnis komt erop neer dat de rechtbank heeft geoordeeld dat sprake is van "kwalitatief lidmaatschap", dat wil zeggen dat het lidmaatschap onlosmakelijk verbonden is aan het eigenaarschap van een appartementsrecht, ook als dat appartementsrecht enkel een parkeerplaats betreft. Naar het oordeel van de rechtbank zijn de splitsingsakten en andere stukken daar volstrekt duidelijk en consistent in. Andere argumenten aangedragen door de eisers spelen daarom geen rol. De gedaagde (de BBE) is in het gelijk gesteld en de eisers zijn veroordeeld tot betaling van de proceskosten. Omdat de BBE over een rechtsbijstandverzekering beschikt zijn er geen advocaatkosten door de BBE gemaakt. De eisers hebben na de uitspraak drie maanden de gelegenheid om eventueel in hoger beroep te gaan. 4. Verslag onderhoud binnentuin In samenwerking met onze hovenier Miltenburg-Groen zijn met grote zorg gedurende het jaar onder andere de volgende reguliere tuinwerkzaamheden uitgevoerd: Grasmaaien in binnentuin en groenstrook aan de Eelderdiephof; Bemesten en het verticuteren van het gras; Schoffelen en onkruid vrij houden / maken van de gehele tuin; 1

2 Snoeien van bomen, struiken en planten; Bijplanten of scheuren van verschillende soorten planten en siergrassen op meerdere plekken in de tuin waar dit noodzakelijk was; Gladheidsbestrijding onder meer door: anti-mos behandeling, zand strooien Actieve leden van de BBE hebben nog de volgende acties ondernomen: Waar nodig zijn kapotte lampen vervangen; Voor meer informatie omtrent de tuin verwijzen wij u naar onze website 2

3 5. Balans en resultaat 2014 Onderstaand is het resultaat van de exploitatie over 2014 weergegeven. Beheer vereniging Binnentuin Eelderdiephof Exploitatierekening 2014 Lasten Alle bedragen in EUR Realisatie 2014 Baten Diverse verzekeringen 1.210,69 Energieverbruik 833,79 Administratiekosten 2.548,83 Vergaderkosten 296,83 Onderhoud tuin ,41 Extra onderhoud tuin 644,42 Bestuurskosten 350,83 Bankkosten 435,32 Onvoorziene uitgaven 148,45 Reservering 7.500,00 Juridische kosten 1.162,81 Diversen 115,00 Totaal ,38 Opbrengst contributie leden ,00 Interest bank 269,96 Afronding debiteuren 33,76 Totaal ,72 Resultaat: 4.107,34 Exploitatie rekening : detail-overzichten Verzekeringen Bestuurders aansprakelijkheidverzekering 484,00 Unive, NN pakketpolis 726, ,69 Energiekosten Electriciteitsverbruik incl teruggave van 33,21 373,79 Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 833,79 Administratie en Beheer Kosten administratief beheer Zimko jan - dec 2.400,00 Aanschaf IBANC software 50% van 297,66 148, ,83 Vergaderkosten Huur spraakversterking, catering ALV en borrel 265,65 Vergoeding catering huur spraakversterking aan Parkeergarage - 132,82 Huur zaal ALV 328,00 3

4 Vergoeding huur zaal aan Parkeergarage - 164,00 296,83 Onderhoud tuin Onderhoudscontract ,24 Onderhoud sproei installatie 793,64 Onderhoud riool / drainage putten 408, ,41 Extra onderhoud tuin Herstel bestrating en vullen spoelgaten 644,42 644,42 Bestuurskosten Diverse bestuursvergaderingen 151,00 Vergoeding voor extra inspanningen tuinleden 199,83 350,83 Bankkosten Bankkosten 435,32 435,32 Onvoorziene uitgaven incasso kosten 48,40 herstelwerkzaamheden hekje 100,05 148,45 Reservering , ,00 Juridische kosten Kosten opstellen brief notaris 1.162, ,81 Diverse Website Hosting 105,00 Kopieerkosten 10,00 105,00 Servicekosten Jan t/m April 262 eenheden * 12 per maand ,00 Mei t/m December 262 eenheden * 12,50 per maand , ,00 Overige baten Rente 269,96 269,96 4

5 Onderstaand is de realisatie over 2014 afgezet tegen de begroting. Beheer vereniging Binnentuin Eelderdiephof Exploitatierekening versus begroting 2014 Alle bedragen in EUR Lasten Realisatie Begroting Verklaring Diverse verzekeringen 1, , Energieverbruik extra aanschaf software pakket Administratiekosten Zimko 2, , Vergaderkosten Onderhoud tuin 19, , verlaagd BTW tarief (6%) Extra onderhoud tuin , minder administratieve kosten Diversen Bankkosten Rechtzaak buitenparkeerders 1, , Onvoorziene uitgaven , weinig extra onderhoud Reservering 7, , Totaal 34, , Baten Opbrengst contributie leden 38, , Interest bank Afronding debiteuren Totaal 39, , Het jaar 2014 is afgesloten met een positief resultaat van 4.107,34. Oorzaak is gelegen in minder onvoorziene kosten, minder extra onderhoud aan tuin en verlenging van het lage BTW-tarief voor o.a. tuinwerkzaamheden. In de bijlage is een meerjarenoverzicht van de realisatie van de BBE opgenomen. 5

6 Balans De realisatie over 2014 resulteert in het volgende balans-overzicht: Beheer Vereniging Binnentuin Eelderdiephof Timmerwerf Balans 2013 en 2014 Alle bedragen in EUR Realisatie Realisatie Bezittingen Sproei installatie Afschrijving sproeiinstallatie Bank RABO RC Spaarrekening Debiteuren Nog te ontvangen rente Overige vorderingen , , Schulden Vooruit Ontvangen servicekosten 5, , Nog te betalen Rekeningen 1, Reservering/Eigen Vermogen 26, ,785,03 Resultaat boekjaar ,107,34 39, , Kascommissie De huidige samenstelling kascommissie is als volgt: Pieter van Hees en Ien Heldoorn Voor de kascontrole voor het volgend jaar doet het bestuur van de BBE een oproep voor vrijwilligers. 7. Decharge bestuur Bijgaand is de verklaring van de kascommissie gevoegd. - Stemming: verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2014? 8. Begroting en bijdragen 2015 Het jaar 2014 is afgesloten met een positief financieel resultaat van 4107,34. Het bestuur stelt voor om dit bedrag te verrekenen met de jaarlijkse reservering volgens het MOP plan. Het beleid is jaarlijks te reserveren voor groot onderhoud. Door het positieve resultaat toe te voegen aan de reserves hoeft nog maar ca gedurende 2015 opgebracht te worden voor reservering. De maandelijkse bijdrage kan dan vanaf mei per eenheid omlaag van 12,50 naar 10. 6

7 BEGROTING UITGAVEN Verzekeringen: er is een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering, een rechtsbijstandsverzekering en een verzekering voor hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuursleden afgesloten bij Univé. 2. Energiekosten: De lampen in de tuin verkrijgen hun elektriciteit vanuit de parkeergarage. De krachtstroom voor de sproei installatie wordt ook betrokken vanuit de parkeergarage. De kosten hiervoor worden verrekend met de VVE Parkeergarage 1 en 2. De stroom voor lantaarnpalen op tussenwegen wordt geleverd door Greenchoice en rechtstreeks betaald door de BBE. 3. Administratie kantoor: het betreft gedeelde administratie met Parkeergarage Vereniging. Ieder betaalt hiervan de helft. Het bedrag ter vergoeding van geleverde diensten aan de firma Zimko is 2400 euro. 4. Vergaderkosten / verenigingskosten: kosten voor de jaarlijkse ALV (samen met de Parkeergarage) en bestuursvergaderingen. Totale vergaderkosten voorzien van Onderhoud tuin: dit zijn de kosten met betrekking tot onderhoud tuin, het twee maal per jaar doospuiten van de sproei installatie en het jaarlijks onderhoud van rioolputten / drainage putten. 6. Extra onderhoud tuin: in de begroting is rekening gehouden met de vervanging van een 3 tal zieke bomen en het jaarlijks terugkeren herstellen van diverse verzakkingen in de tuin en herbestratingen. 7. Diversen: hieronder vallen kopieer en portokosten, de kosten voor de website. 8. Bankkosten: bankkosten à per jaar. 9. Onvoorziene uitgaven: gezien verleden gebudgetteerd op Reservering volgens MOP: conform MOP plan wordt er jaarlijks gereserveerd, echter doordat we het positieve jaar resultaat van 2014 gebruiken voor de reservering à komt het bedrag dit jaar op BEGROTING BATEN Te ontvangen contributie voor 2015 op basis van 262 eenheden. Bestuur stelt voor om maandelijkse contributie vanaf 1 mei vast te stellen op 10,00 per eenheid. OVERZICHT BIJDRAGE BBE LEDEN 2015 MAAND BIJDRAGE PER EENHEID BIJDRAGE PER APPARTEMENT MET 1 PARKEERPLEK januari 12, februari 12,

8 maart 12, april 12, mei juni juli augustus september oktober november december Totaal

9 Begroting 2015 Verzekeringen OVERZICHT BEGROTING BBE 2015 UITGAVEN wettelijke aansprakelijkheid 302,89 Bestuursaansprakelijkheid 484,00 Rechtsbijstand 423,80 subtotaal totaal 1.210,69 Energie kosten Verlichting binnentuin 300,00 Krachtstroom sproei installatie 160,00 Greenchoice: electriciteitsverbruik 450,00 Administratie kantoor Zimko Kosten administratief beheer jan/dec 2.400,00 totaal 2.400,00 Vergaderkosten / verenigingskosten Zaalhuur / vergaderkosten 500,00 totaal 500,00 Onderhoud tuin Onderhoudscontract tuin ,00 Onderhoud sproei installatie 1.000,00 Onderhoud riool / drainage putten 450,00 totaal ,00 Extra onderhoud tuin vervanging dode bomen 500,00 Herbestrating / verzakkingen 750,00 totaal 1.250,00 Diversen copieerkosten 50,00 portikosten 80,00 website Your Hosting 120,00 totaal 250,00 Bankkosten Bankkosten 450,00 totaal 450,00 Onvoorziene uitgaven onvoorziene uitgaven 2.500,00 totaal 2.500,00 Reservering Reservering volgens MOP plan 3.500,00 totaal 3.500,00 TOTALE UITGAVEN BBE , ,69 BATEN Te ontvangen contributie ,69 Rente 250,00 TOTALE INKOMSTEN BBE ,69 9

10 Beheer Vereniging Binnentuin Eelderdiephof - Stemming: gaat u akkoord met de begroting en de bijdragen ( 10 per eenheid vanaf mei 2015) voor 2015? 9 Samenstelling bestuur Op dit moment is de samenstelling van het Dagelijks Bestuur van de BBE als volgt: Bart van der Laag - voorzitter (herbenoemd 2014) Elvira vanden Brekel - penningmeester (herbenoemd 2012) Pim Cirkel - secretaris (benoemd 2013) Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn vervolgens herbenoembaar. - Stemming: gaat u akkoord met herbenoeming van Elvira van den Brekel als penningmeester? De werkzaamheden van de BBE worden verricht door actieve leden en het dagelijks bestuur gezamenlijk. Op dit moment zijn de volgende leden actief in de BBE: Marga Smit (toren 2) Carla Beijsens (toren 4) Bert Jansen (toren 6) Willem Jan Bierman (toren 8) Jan Roest (toren 10) Belangstellenden zijn van harte welkom. Alle actieve leden leveren bijdragen op een of meer terreinen, vaak ook gekoppeld aan eigen kennis en belangstelling. 10. Rondvraag en afsluiting Bijlage: meerjarenoverzicht realisatie BBE 10

11 Overzicht uitgaven Alle bedragen in EUR Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie Realisatie Diverse verzekeringen , , , , Energieverbruik , Administratiekosten 3, , , , , , Vergader en bestuurskosten Onderhoud tuin , , , , , Extra onderhoud tuin , Diversen , , Verrekening niet te innen openstaande servicekosten Correctie balansposten/servicekosten voorg. jaren Bankkosten Kamer van Koophandel Onvoorziene uitgaven , , , Extra beplanting , Rechtzaak buitenparkeerders , Reservering , , , Aflossing bronboring / broninstallatie 18, , , , Totaal 24, , , , , ,