A.L.V Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof

Transcriptie

1 Utrecht, 27 januari 2010 A.L.V Beheervereniging Binnentuin Eelderdiephof Uitnodiging voor A.L.V Hierbij nodigt het bestuur van de BBE u uit om de komende ALV bij te wonen op donderdag 11 februari De ALV wordt georganiseerd op Terras1 van het ROC gebouw aan de Vondellaan (ingang om de hoek bij de entree van Vondelparc ). U bent welkom vanaf uur, waarna stipt om zal worden gestart. We verwachten om uiterlijk af te sluiten. De stemming zal geschieden middels hand opsteken zodat direct besluiten genomen kunnen worden. Middels de stemformulieren zullen we achteraf de stemverhoudingen per vraag zichtbaar maken. Het is dus belangrijk deze in te vullen (en in te leveren) of deze per volmacht aan de BBE te bezorgen. Agenda ALV 11 februari Voorstellen huidig bestuur en actieve leden 2. Toelichting verrichte taken in Toelichting Tuinreglement stemming 4. Toelichting keuze hovenier Miltenburg 5. Toelichting inplanten van boomspiegels stemming 6. Terugbetalen extra lening bij Bouwfonds stemming 7. Toelichting financieel resultaat Decharge bestuur over 2009 stemming 9. Begroting 2010 en meerjaren begroting stemming 10. Samenstelling bestuur 2010 stemming Presentatie hovenier Miltenburg 1. Huidig bestuur en actieve leden De taken van de BBE bestaan uit het beheren van de binnentuin, het in stand houden of vernieuwen van het terrein en het zorgen voor een uniforme uitstraling van het terrein. De BBE heeft zelf beperkte beslissingsbevoegdheid die betrekking heeft op het onderhoud en de aanschaf van tuinbenodigdheden. Voor het overgrote deel werkt de BBE voorstellen ter verbetering uit en legt deze voor aan haar leden. Verder komt de BBE tijdens de vergaderingen van de hoofdvereniging fase 1 en 2 een stem toe. Het dagelijks bestuur behoudt de algemene leiding en verantwoordelijkheid over de staat van de binnentuin en de lopende zaken. Vanwege de vele werkzaamheden is er assistentie vanuit bijna alle torens om de taken gezamenlijk uit te voeren. Er wordt zoveel mogelijk gecommuniceerd via een nieuwsbrief en via de actieve leden per toren. Verder is er een centraal adres voor algemene opmerkingen en vragen: tuin.eelderdiephof@gmail.com. Dagelijks Bestuur BBE Toren 7. Joost van Schip Toren 9. Elvira van den Brekel Toren 11. Ineke de Weerdt - Voorzitter - Penningmeester - Secretaris Actieve leden BBE Toren 2. Marga Smit Toren 3. Kristel van Dijk Toren 4. Lou Krabshuis Toren 5. Lydia Meijerink Toren 6. Jorrit de Groot Toren 8. Willem Jan Bierman Toren 10. Renata Fideli Toren 12. Sylvia Wiersma 1

2 2. Verrichte taken in 2009 Via de nieuwsbrieven is steeds gecommuniceerd welke taken zijn uitgevoerd door de BBE, met daarbij een toelichting op de gemaakte keuzes. Hierbij een korte samenvatting van de belangrijkste activiteiten sinds de ALV van 26 februari: - Afstemmen met Bos, Provincie, Bouwfonds over het aanleggen sproeiinstallatie - Afstemmen met Eneco, CityTec, etc. over aansluiten lantaarnpalen Eelderdiephof - Afstemmen met Bouwfonds over het bestraten van de Eelderdiephof (incl. fietsenrekken) - Afstemmen met Wencop en Bouwfonds over het onderhoud van de binnentuin - Organiseren van enkele dagen om onkruid te wieden met leden van de BBE - Kiezen van een hovenier voor het onderhoud vanaf 1 januari maken van contract - Afstemmen met Behouden Huis over het innen van de contributie - Afstemmen met Univé over de definitieve verzekeringen - Afstemmen met notaris over communicatie lidmaatschap BBE naar nieuwe leden - Melden van klachten aan Bouwfonds en de verdere opvolging hieromtrent - Acties nemen naar aanleiding van klachten en opmerkingen van leden (indien mogelijk) - Afstemmen met betrokken partijen wanneer de uniforme uitstraling in het geding is - Schrijven van een tuinreglement + maken van bordjes met tuinregels - Deelnemen aan vergaderingen van Hoofdfase 1 (1 x) en Hoofdfase 2 (3 x) - Organiseren van BBE vergaderingen met alle actieve leden (6 x) - Informeren van de leden via de nieuwsbrief (5 x) - Reageren op s van leden via tuin.eelderdiephof@gmail.com - Bijhouden van actuele adresgegevens van bestaande en nieuwe leden - Samenstellen van een welkomstpakket BBE voor nieuwe leden - Voorbereiden van de inboetronde eind december 2009 (is uitgesteld naar 5 februari 2010) - Voorbereiden ALV van 11 februari Tuinreglement Naast de splitsingsakte en statuten dient er ook een tuinreglement te zijn waarin formeel staat vermeld wat de regels zijn voor het gebruik van de binnentuin. Via nieuwsbrief 7 (dd. 17 oktober 2009) is het concept tuinreglement gestuurd waarop alle leden hebben kunnen reageren. Na het verwerken van diverse opmerkingen van leden is een definitieve versie samengesteld, welke is bijgesloten in de bijlagen. Om ook voor buitenstaanders de regels duidelijk te maken zullen bordjes worden geplaatst bij de toegangswegen tot de binnentuin (dus bij alle uiteinden van de Eelderdiephof). Hierop staan de belangrijkste regels kort en bondig weergegeven. Ook deze is als bijlage bijgesloten. STEMMING: Gaat u akkoord met het tuinreglement? 4. Keuze hovenier Via nieuwsbrief 7 (dd. 17 oktober 2009) is de keuze voor hovenier Miltenburg al toegelicht: Tot eind december 2009 is Bouwfonds verantwoordelijk geweest voor het onderhoud van de binnentuin, wat door hen is uitbesteed aan hovenier t Wencop. Hiervoor waren tussen beide bedrijven afspraken gemaakt die zich beperkte tot het hoognodige. Hierdoor zijn diverse zaken niet goed aangepakt, hoewel de BBE hier steeds met klem op heeft aangedrongen. De tuin ziet er momenteel redelijk uit, maar volgens professionals is de status verre van optimaal. Vanaf 1 januari 2010 is de BBE verantwoordelijk en dienen we zelf een hovenier in de arm te nemen. Na veel onderzoek, gesprekken en onderhandelingen draagt de BBE hovenier Miltenburg voor (zie Belangrijkste redenen om voor deze hovenier te kiezen zijn: aantoonbare ervaring met grote tuinen, meerdere personen in dienst, een proactieve instelling, een goede communicatie, betrekken van leden en uiteraard de offerte. Zij zijn oa. verantwoordelijk voor de grasmat in Galgenwaard, het talud langs de HSL en de daktuin van Cinemec te Ede (langs A12). Miltenburg geeft aan dat met name het eerste jaar intensief onderhoud moet worden gepleegd, zodat de jaren erna er alleen hoeft worden bijgehouden. Het contract dat we willen aangaan is daarom gebaseerd op twee jaar, dus tot en met Na onderhandeling is een gelijkelijk bedrag overeengekomen van ,- voor beide jaren, met eenzijdige opzegging mocht blijken dat de gemaakte afspraken niet worden nagekomen. Het maaien van de groenstrook langs de Eelderdiephof komt helaas 400,- hoger uit dan aanvankelijk geoffreerd (via de nieuwsbrief was namelijk al een bedrag van ,- gecommuniceerd). Per jaar zullen enkele tuindagen worden georganiseerd waarop we met welwillende leden de hovenier 2

3 assisteren met onkruid wieden, steentjes rapen, snoeiafval en bladeren ruimen, etc. Tevens hebben we toegezegd dat de torens zelf het zwerfafval rond hun toren opruimen, waardoor er een flinke besparing wordt gerealiseerd. Hetzelfde geldt in het geval van het sneeuw vrijmaken van de diverse stoepen. De BBE wil graag nog even de keuze verder toelichten. Het is steeds duidelijk geweest dat er vanaf 1 januari 2010 een eigen hovenier moet worden aangesteld. Na ca. 10 hoveniers te hebben gesproken bleken er uiteindelijk 3 redelijke alternatieven over te blijven: Wencop (ca ,- per jaar, slechte ervaring met deze hovenier), Miltenburg (zie boven) en een eenmansbedrijf ( ,-, geen aantoonbare referentie). Een werkgroep binnen de BBE heeft (in overleg met bestuur) steeds in het belang van alle leden gehandeld en gekozen voor een zo goedkoop mogelijke, doch betrouwbare hovenier. Over de keuze van de hovenier en het gemaakte contract zal niet worden gestemd. Na de ALV zal hoveniersbedrijf Miltenburg zich voorstellen en zijn werkwijze en plannen toelichten. Tevens is er dan de mogelijkheid om vragen te stellen over het onderhoud. 5. Inplanten van boomspiegels In de binnentuin staan 7 magnolia s in speciale boombakken van ca. 2 x 2 meter. Momenteel zijn deze boomspiegels niet beplant en is de kale grond zichtbaar, als ook het onkruid wat hierin groeit. Aangezien de bakken prominent in de binnentuin aanwezig zijn stelt de BBE voor om deze te beplanten. Hiervoor heeft hovenier Miltenburg een plan gemaakt waarbij hij heeft gelet op zowel uitstraling als kosten. Iedere boomspiegel zal worden beplant met eenzelfde lage plant om rust te creëren. In totaal zullen er 2 plantensoorten worden gebruikt in verschillende kleuren paars en lila. Ze zijn beide lang bloeiend en in de winter redelijk groen (zie bijlage). De totale kosten zijn eenmalig en bedragen 1.565,-, wat overeenkomt met 0,50 per gebruikseenheid per maand. STEMMING: Gaat u akkoord met het beplanten van de boomspiegels? 6. Extra lening bij Bouwfonds Via nieuwsbrief 6 (dd. 20 juli 2009) is het volgende gecommuniceerd over de extra bronboring: Bij het boren van de put voor de sproeiinstallatie bleek het hoge ijzergehalte (na de eerste boring) een tegenvaller die iedereen hoogst heeft verbaasd. Dit risico is door de deskundigen vooraf verkeerd geschat. Op basis van andere bronnen in omgeving ging iedereen er vanuit dat het ijzergehalte ook in onze tuin laag zou zijn. Een proefboring op die diepte was niet mogelijk (even duur als een bronboring). In de offertes van Bos staat vermeld dat zij wel verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de boring, maar niet voor de kwaliteit van het water. Tijdens de voorlichting in de kantoorsilo is het ijzergehalte wel besproken, maar is dit niet heel scherp als een groot risico gecommuniceerd. Na deze bijeenkomst is toestemming om te boren gevraagd aan de Provincie. Zij hebben vervolgens toestemming gegeven te boren tot de kleilaag op ca 54 meter. Dit water bleek later een ijzerwaarde van 10 mg te hebben. Filtreren bleek bij zo n hoge waarde niet mogelijk en de enige optie zou dan zijn om toch leidingwater te gebruiken. Gelukkig heeft de BBE het bij de Provincie voor elkaar gekregen om tot onder de kleilaag te mogen boren (wat zeer ongebruikelijk is, zeker voor particulieren). De extra kosten zijn vervolgens onderhandeld met Bos tot max ,- (het mandaat van de BBE), waarbij Bos de overige 3.000,- voor haar rekening neemt. Met Bouwfonds is een extra lening van 5.000,- overeen gekomen (0% rente, max. tot 2012). Tijdens de ALV zal worden gestemd of u akkoord gaat om deze renteloze lening in 2012 terug te betalen. Het alternatief is dat het direct wordt terugbetaald vanuit de pot reserves, waardoor de contributie voor 2010 hoger zal uitkomen. STEMMING: Gaat u akkoord om de lening van 5.000,- in 2012 terug te betalen? 7. Toelichting balans en resultaat 2009 (zie bijlage) 1. Verzekeringen: de BBE heeft een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering, een rechtsbijstandsverzekering en een verzekering voor hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuursleden. Op deze post staan de afgedragen premies voor het jaar Elektriciteit: De lampen in de tuin verkrijgen hun elektriciteit vanuit de parkeergarage. Op deze post staat het bedrag wat door de parkeergarage aan de BBE is doorbelast mbt verlichting in de binnentuin. 3

4 3. Citytec elektriciteitsverbruik: de straatverlichting aan de binnenzijde van de binnentuin komen op het budget van de BBE. Op deze post staat het bedrag wat de BBE hiervoor betaald heeft vanaf september 2009, toen de lichten zijn aangegaan. 4. Citytec aansluiting: de BBE heeft besloten om nog geen contract aan te gaan met Citytec aangaande aansluiting en onderhoud. Reden hiervoor is dat het contract allerlei eisen stelt aan de afnemer en Citytec zelf daar weinig daartegenover stelt. Hiervoor is dus geen bedrag afgeboekt. 5. Citytec jaarlijks onderhoudscontract: zie opmerking bij punt Administratie kantoor Het Behouden Huis : betreft gedeelde administratie met Parkeergarage Vereniging. In het jaar 2009 is in totaal een post van 3.551,29 afgeboekt. 7. Vergaderkosten: in 2009 is eenmaal een ALV gehouden (samen met de parkeergarage) en eenmaal een informatiebijeenkomst aangaande de sproei installatie. 8. Onderhoud: kosten compleet jaarlijks onderhoud van de tuin, zijn in 2009 nog betaald door Bouwfonds. Hier is dus geen bedrag afgeboekt. 9. Onvoorziene uitgaven: hieronder o.a. zijn de volgende kosten geboekt: advies dakbegroeiing 47,70, sleutels toegang 26,45, inschrijving KvK 26,14, bankkosten 184,80, porto en kopieerkosten 116, Aflossing sproei installatie: dit bedrag behelst de jaarlijkse aflossing van het renteloze voorschot dat Bouwfonds aan de BBE heeft gegeven. De rente van ,- wordt over 3 jaren terugbetaald, waarvan 2009 het eerste jaar vormt. Dit bedrag wordt dus in januari 2010 overgeboekt naar het bouwfonds. 11. Stroom sproei installatie: dit zijn de kosten voor het elektriciteitsverbruik van de krachtstroom voor de sproei installatie. Een bedrag van is hiervoor in 2009 afgeboekt (procedure zoals onder punt 2, loopt via de parkeergarage en zij belasten de kosten door). 12. Onderhoudscontract sproei installatie: in najaar heeft de eerste inspectie plaats gevonden. Hiervoor is een bedrag van 459,10 gerekend. 13. Inkomsten via contributie: Totale opbrengsten van servicebijdragen zijn , Inkomsten via rente: Bijschrijving van totale rente over Telespaarrekening: 95, Resultaat: het positieve saldo van 8.613,37 wordt voor een deel gebruikt als reservefonds 2010 (namelijk 5.000,-) en voor een deel als inkomsten 2010 (namelijk 3.613,37). Hierdoor is de reservepot al gevuld en kan de contributie worden beperkt. 8. Decharge bestuur Na toelichting op het afgelopen boekjaar vraagt het bestuur financiële en bestuurlijke decharge (=vrijwaring) aan over STEMMING: Verleent u decharge aan het bestuur over het boekjaar 2009? 9. Toelichting begroting 2010 en meerjarenbegroting (zie bijlage) 1. Verzekeringen: in 2009 is er gekozen voor resp. een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering, een rechtsbijstandsverzekering en een verzekering voor hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuursleden. Het gebudgetteerde bedrag is gebaseerd op uitgaven Elektriciteit: de BBE is verantwoordelijk voor de kosten van de elektriciteit voor de lampen in de binnentuin, de lantaarnverlichting van het voetpad aan de binnenzijde van de tuin en de elektriciteit die verbruikt wordt voor de sproei installatie. Kosten hiervoor zijn gebaseerd op gemaakte kosten in 2009 en geëxtrapoleerd naar jaarafname. 3. Administratie kantoor Het Behouden Huis : betreft gedeelde administratie met Parkeergarage Vereniging. Inclusief kosten voor kopiëren etc. (gebaseerd op uitgaven 2009) 4. Vergaderkosten: per jaar zal er 1 à 2 keer een ALV georganiseerd worden. 5. Onderhoud: kosten compleet jaarlijks onderhoud van de tuin door de firma Miltenburg. 6. Diversen: hier zijn de jaarlijks terugkerende kosten opgenomen voor de Kamer van Koophandel en de bankkosten. 7. Onvoorziene uitgaven: voor het jaar 2010 vastgesteld op 0, omdat we in 2009 een grote reserve hebben opgebouwd van 8.614,37. Hiervan willen we een 3.616,37 gebruiken voor verlagen van de contributie en een euro vastleggen in het reservefonds en eventueel inzetten voor onvoorziene uitgaven. 8. Aflossing sproei-installatie: dit is de jaarlijkse aflossing aan bouwfonds voor de renteloze lening. 9. Reservering sproei-installatie: vanaf 2011 zal er jaarlijks een bedrag van 1000 hiervoor worden gereserveerd 4

5 10. Aflossing extra bronboring: dit zijn de kosten voor de extra boring die gedaan is voor de sproei installatie. Voorstel is om deze kosten in 2012 af te lossen aan Bouwfonds, dus zal dan pas meegenomen worden in het budget als uitgave. 11. Onderhoudscontract sproei-installatie: leidingen zullen 2 keer per jaar doorgespoten worden (eind van de zomer en begin van de winter. Kosten hiervoor zijn in totaal Extra optie: in 2010 zullen mogelijk extra planten aangebracht worden in de bakken van de magnolia s (boomspiegels). Totale kosten hiervan zijn 1.565,- (7 boomspiegels a 223,50). 13. Contributie exclusief extra boomspiegels zal uitkomen op 13,99 per maand per gebruikseenheid 14. Contributie inclusief extra boomspiegels zal uitkomen op 14,49 per maand per eenheid 15. Reservefonds: zal uitkomen op 5.000,- indien er geen beroep wordt gedaan op de post onvoorziene kosten. Indien hier wel een beroep op wordt gedaan zal het uiteindelijke bedrag in het reservefonds lager uitkomen. STEMMING: Gaat u akkoord met de financiële begroting voor 2010? 10. Samenstelling bestuur BBE voor 2010 Wegens andere verplichtingen legt Joost van Schip zijn functie als voorzitter na de ALV van 11 februari 2009 neer. Joost zal tot de zomer 2010 nog wel als actief lid de vergaderingen van de BBE bijwonen om zo de taken goed over te dragen. Hierdoor is de voorzittersfunctie vacant voor het dagelijks bestuur van de BBE. Na het aanbrengen van de structuren en het vastleggen van de belangrijkste zaken is de BBE nu in een veel rustiger fase beland. Vanaf de ALV van 11 februari ligt de nadruk vooral op het continueren en handhaven van vaststaande zaken. De nadruk zal komen te liggen op de klachtenafhandeling en de afstemming met de hovenier. Verder zullen er ongetwijfeld enkele onverwachte dilemma s zijn die op een constructieve manier moeten worden opgelost. We verwachten dat de tijdsdruk van het dagelijks bestuur hierdoor veel minder zal zijn dan voorheen. Als dagelijks bestuur kunnen we melden dat de BBE bestaat uit een enthousiaste club mensen uit de torens met ieder een eigen taak en discipline. Verder is het erg leuk om actief betrokken te zijn bij een prachtige binnentuin en regelmatig contact te hebben met medebewoners, externe parkeerders en diverse externe partijen. De nieuwe voorzitter werkt samen met het dagelijks bestuur en coördineert het ondersteunende team van actieve leden. Het uitgangspunt daarbij is om de doelen van de BBE (zie punt 1.) te handhaven en tevens de belangen van alle leden te behartigen. Om deze reden zijn we op zoek naar een persoon die kan organiseren, die verantwoordelijkheidsgevoel heeft, die standvastig de statuten en tuinreglement handhaaft, die communicatief is ingesteld naar de diverse partijen en die daadkrachtig de zaken geregeld weet te krijgen. Het dagelijks bestuur doet een klemmend beroep op u om na te denken over uw mogelijke kandidatuur voor deze functie. Gegadigden kunnen vrijblijvend informatie inwinnen via tuin.eelderdiephof@gmail.com of bij een van de huidige bestuursleden. Indien u dit doet vóór 8 februari dan kunnen we tijdens de ALV de kandidaten voorstellen aan de leden. Tijdens de ALV zal het huidige bestuur uw mandaat vragen om uit de voorgestelde kandidaten een keuze te maken of indien nodig een kandidaat te zoeken. Tijdens de ALV Parkeergarage op 23 maart kunnen we dan stemmen over de beoogde nieuwe voorzit(s)ter. Samenstelling dagelijks bestuur BBE voor 2010: - Voorzitter: -... (vacant) - Penningmeester - Elvira van den Brekel - Secretaris - Ineke de Weerdt STEMMING: Krijgt het BBE bestuur mandaat om een nieuwe voorzitter voor te dragen? 11. Vragen aan de BBE De BBE stelt het op prijs, indien u vragen heeft over de agendapunten, deze schriftelijk in te dienen en wel vòòr 8 februari aanstaande. (tuin.eelderdiephof@gmail.com ) Sluiting ALV 5

6 Presentatie hovenier Miltenburg Bijlagen: - Notulen ALV (nieuwsbrief 3) - Tuinreglement (definitieve versie) - Voorstel bordje met tuinregels - Voorstel beplanting 7 boomspiegels - Financiële balans en resultaat Financiële begroting 2010 en meerjaren begroting - Stemformulier + machtiging 6